Теория процесса анализа учета персонала

Анализируя данные таблицы 2.7, можно наблюдать с увеличением численности рабочих и повышение количества отработанных дней, что положительно влияет на объемы произведенных работ, повышение средней продолжительности дня - в 2003 г. -6,5 ч., в 2004 г. - 7,22 ч., в 2005 г. - 7,29 ч., что говорит о повышении производительности труда на предприятии.

Соответственно увеличивается количество отработанных дней на каждого рабочего. В 2003 г. - 250 рабочих дней, в 2004 г. - 253 рабочих дня, в 2005 г. - 259 рабочих дней.

Эти показатели формируются по учетным данным штатного расписания и личных карточек сотрудников, как и квалификационный состав , представленный в таблице 2.8:

Таблица 2.8 Анализ квалификационного состава работников

На основании анализа профессиональной квалификации персонала предприятия, структура которой составлена на основании учетной документации отдела кадров, можно сделать вывод, что руководящий состав и специалисты все имеют высшее образование.

Ежегодно повышается образование у рабочих предприятия, посредством окончания учебных заведений и повышения квалификации, при этом количество рабочих со средне-специальным образованием повысилось на 6 человек в 2004 г. относительно 2003 г., в 2005 г. повысилось на 5 человек относительно 2004 г.

На основании анализа разряда рабочих, ежегодно наблюдается их повышение, при этом доля 2 и 3 разряда снижается, а доли 4,5,6 разряда повышаются. Данные показатели являются результатом повышения квалификации рабочих и постоянной работой над ее повышением, которой уделяют большое значение на предприятии, т.к. на долю рабочих и приходится весь объем выполнения строительно-ремонтных работ.

Средний квалификационный разряд рабочих ежегодно повышается.

В 2003 г. он составлял - 3,7 разряда, в 2004 г. - 4,13 разряда, а в 2005 г. - 4,32 разряда. Данный показатель является выше среднего, и имеет прогрессирующий рост.

На основании характеристики учета персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн» и анализа учетных данных, можно сделать вывод о тщательности и регулярности учета персонала предприятия по всем показателям, соблюдение всех норм кадрового учета и законодательства РФ.

На основании детальной отчетности предприятия можно провести полноценный анализ персонала по всем показателям.

При всей положительной оценке учета персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн», следует отметить тот факт, что вся система учета производится «вручную», т.е. все учетные данные обрабатываются без применения специальных компьютерных программ по учету персонала. Все данные по учету персонала заносятся в компьютер как документы World (все приказы, штатное расписание, графики отпусков) и таблицы Exel (самостоятельно введенные сотрудниками отдела кадров графики, табеля учета персонала и др.).

Недостатки системы учета, используемой на предприятии в том, что она очень трудоемка, существуют возможности допущения ошибок и найти их бывает достаточно сложно, при этом если изначально был зафиксирован неверный показатель, он повлечет дальнейшие ошибки в учете. А значит и в анализе персонала так же возникнут неточности.

Для решения этой проблемы на предприятии рекомендуется внедрить компьютерную программу «Кадры - Зарплата 1С» или систему персонифицированного учета «Кадры».

Внедрение данной программы позволит усовершенствовать систему учета в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн» следующим образом:

повысить производительность труда специалистов отдела кадров

повысить качество и достоверность кадрового учета

перейти от учета к анализу кадров предприятия внутри программы

привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствии с законами

Произведем расчет эффективности внедрения новой компьютерной программы персонифицированного учета «Кадры» в течение трехлетнего периода на основании сравнения с расходами по учету персонала «вручную» в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн» в таблице 2.9:

Таблица 2.9 Расчет эффективности внедрения новой компьютерной программы персонифицированного учета «Кадры»

Для полного понимания экономической эффективности внедрения программы, необходимо сделать следующие пояснения:

Стоимость внедряемой программы составляет 12380 руб., установка программы, на два компьютера предприятия и адаптацию ее параметров под систему и возможности оперативной памяти компьютеров предприятия составляет 2500 руб.

Обслуживание программы осуществляет фирма, в которой приобретена лицензионная программа, что предполагает ежемесячные обновления баз данных программы относительно законов, параметров документов и др. работником фирмы, услуги фирмы в первый год составляют 800 руб. в месяц или 9600 руб. в год. Но ежегодно планируется повышение стоимости обслуживания программы во втором году до 12000 руб. в год, в третьем году использования программы - до 15000 руб. в год.

Значительное упрощение учета персонала предприятия и формирование отчетности предполагает высвобождение одного специалиста отдела кадров, который непосредственно занимается учетом персонала, и вменение другому специалисту в должностные обязанности учет персонала и формирование отчетности по персоналу. В связи с чем, необходимо произвести выплаты по сокращению специалисту отдела кадров в течение трех месяцев в размере средней заработной платы, которая составляет 15000 руб. в месяц, ежемесячно производить доплату за расширение сферы деятельности другому специалисту в размере 20 % от заработной платы. Так как средняя заработная плата в отделе кадров составляет 15000 руб., то 20 % доплаты составят 3000 руб. в месяц.

Ежегодный рост доплат обусловлен инфляционными процессами, в связи с чем индексация заработной платы составит 11 % в год (средний показатель по данным Госкомстата) и соответственно доплата составит в первом году - 36000 руб., во втором году - 39960 руб., в третьем году - 44356 руб.

Стоимость использования «ручной» обработки данных характеризуется объемом заработной платы сокращенного сотрудника отдела кадров, что ежегодно составило бы в первом году - 180000 руб., во втором году - 199800 руб., в третьем году - 221778 руб. (с учетом индексации).

На основании чего можно рассчитать экономический эффект проекта, что составляет разность между затратами на ручной и труд и использование программы. При этом экономическая эффективность внедрения проекта составит в первом году внедрения - 74520 руб, во втором году - 147840 руб, в третьем году - 162442 руб.

Необходимо отметить, что программа «Кадры» позволяет некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель решать в несколько минут, так как она самостоятельно формирует внесенные первичные учетные данные в различные формы отчетов по необходимым параметрам.

Например, в программе существует функция «Сформировать отчет» в параметрах «Мастер документов». При использовании этой функции предполагается ввести количество столбцов с необходимыми к отчету требованиями. Например, «должность», «стаж работы», «образование», «пол», возраст». После того, как установки к необходимым данным отчета были определены, ставится указатель «сформировать отчет» и программа самостоятельно, на основании внесенных первичных данных личных карт сотрудников, штатного расписания и т.д. сформирует вид отчета желаемых параметров. Формирование отчета происходит в течение двух минут. Формирование подобного отчета по всем сотрудникам предприятия «в ручную» занимает не менее двух рабочих дней и не гарантирует отсутствие ошибок.

Благодаря использованию компьютерной программы «Кадры» снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.

Данная система позволит перейти от простого учета кадров на более высокий уровень. Будет возможно проводить анализ движения кадров по разным аспектам, на основе исходных данных легко получать нужную управленческую информацию.

Функции автоматизированной системы позволяют производить:

Ведение базы сотрудников

Прием на работу новых сотрудников

Увольнение сотрудников

Кадровое перемещение

Оформление отпусков

Оформление больничных листов

Ведение штатного расписания

Ведение страховых номеров ПФ

Ведение ИНН сотрудников

Информационно-справочное обслуживание

Отчетность

перед бухгалтерией

перед Пенсионным фондом

перед статистическими органами

перед руководством

Рассмотрим объекты конфигурации программ, рекомендуемых для внедрения на предприятии (рис.2.2):

Рис.2.2 Объекты конфигурации кадровой программы

Представим структуру программной системы «Кадры», рекомендуемую для внедрения (рис.2.3):

Рис.2.3 структура программы «Кадры»

Данной программой предусмотрен весь перечень требований пользователей и заказчиков:

-- к системе

охват основных входящих и исходящих документов

ведение штатного расписания

ведение нормативно-справочной информации

принцип баз данных: однократный ввод и многократное использование

соблюдение деловых правил предметной области

контроль действий со стороны программы

-- к списку сотрудников

разделить работающих и уволенных

разделить основные сведения о сотрудниках и кадровые данные

отбор сотрудников по реквизиту

-- к документам

журналы документов Кадровые Документы, Больничные Листы, Отпуска

отбор документов за период, по типу, по автору

сортировка документов по дате, по ФИО

отбор документов по типу, по реквизиту

авторство документов

возможность отмены действий (документов)

сквозная нумерация кадровых документов

к отчетам

средство формирования отчетов произвольной структуры по сотрудникам

средство формирования отчетов произвольной структуры по документам

Структура меню программы «Кадры» выглядит следующим образом (табл.2.9):

Таблица 2.9 Структура меню программы «Кадры»

Характеризуя структуру меню программы можно говорить о полном охвате всех параметров учета персонала предприятия.

Значительным положительным качеством компьютерной программы «Кадры» является автоматическая проверка на ошибки, возможность заполнять приказы, при этом одновременно формировать отчетность предприятия и сразу вывести на печать готовый бланк приказа, добавлять различные элементы в справочники программы, заполнять кадровые данные и вносить изменения, автоматически вносить изменения в штатном расписании, сохранять данные документов в журнале программы, а так же удалять документ.

Заключение

Актуальность темы «Учет и анализ персонала» обусловлена тем, что формирование отчетности и прием управленческих решений на основании учетных данных играет ведущую роль для всей деятельности отдела кадров и предприятия вообще.

Цель работы достигнута посредством решения следующих задач: рассмотрены теоретические аспекты системы учета персонала; охарактеризована сущность учета и анализа персонала; изучена система учета и анализ персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн»; выявлены сильные и слабые стороны системы учета персонала; представлено конкретное предложение по улучшению системы учета и анализа персонала на предприятии.

Практическая значимость учета и анализа персонала выражается тем, что на основании учетных данных формируется вся исходящая документация отдела кадров, которая необходима для руководства предприятия, для бухгалтерии предприятия, Пенсионного фонда, статистических органов, производится анализ персонала предприятия.

В работе учет и анализ персонала был изучен на примере ООО «ЭкоЛандшафтДизайн», основными видами деятельности которого являются: ландшафтное проектирование, проектно-изыскательные работы, ремонтно-строительные работы, транспортные услуги, сдача и наем в аренду движимого и недвижимого имущества, оказание консультационных и информационных услуг.

На основании оценки состояния производственной деятельности предприятия, можно сделать следующие выводы: в 2004 году, по сравнению с 2003 г., выручка увеличилась на 24,10%, в 2005 г. выручка увеличилась на 68,75 %. Данный факт обусловлен расширением выполняемых работ, который увеличился в 2004 г. относительно 2003 г. на 18,77 %, в 2005 г. относительно 2004 г. - на 51,29 %, что является очень высоким показателем результатов деятельности предприятия.

Прибыль за анализируемый период 2003-2005 г.г. увеличилась более чем в 2 раза. Она возросла на 2534,12 тысяч рублей в 2004 г. и на 7947,94 тыс.руб. в 2005 г. %. Рост прибыли обусловлен увеличением объемов работ ООО «ЭкоЛандшафтДизайн».

Основными источниками, обеспечивающими приток новых средств в активы предприятия, являются собственные средства, их удельный вес в 2003 году составил 114807 тыс.руб., в 2004 г. - 128910 тыс. руб. и в 2005 г. - 140994 тыс. руб., на основании чего можно сделать вывод, что предприятие является финансово устойчивым.

Для учета персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн», отдел кадров осуществляет следующие действия: прием на работу новых сотрудников, увольнение сотрудников, кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности/специальности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект), воинский учет, учет членства в профсоюзе, оформление отпусков, оформление больничных листов, ведение штатного расписания, ведение табеля учета рабочего времени, отчетность на основании учета персонала (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством)

На основании характеристики учета персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн» и анализа учетных данных, можно сделать вывод о тщательности и регулярности учета персонала предприятия по всем показателям, соблюдение всех норм кадрового учета и законодательства РФ.

При всей положительной работе по учету и анализу персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн», следует отметить тот факт, что вся система учета производится «вручную», т.е. все учетные данные обрабатываются без применения специальных компьютерных программ по учету персонала.

Недостатки системы учета, используемой на предприятии в том, что она очень трудоемка, существуют возможности допущения ошибок и найти их бывает достаточно сложно, при этом, если изначально был зафиксирован неверный показатель, он повлечет дальнейшие ошибки в учете. А значит, в анализе персонала так же возникнут неточности.

Для решения этой проблемы на предприятии рекомендуется внедрить компьютерную программу персонифицированного учета «Кадры».

Внедрение данной программы позволит усовершенствовать систему учета в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн» следующим образом: повысить производительность труда специалистов отдела кадров; повысить качество и достоверность кадрового учета; перейти от учета к анализу кадров предприятия внутри программы; привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствии с законами; легко получать нужную управленческую информацию.

Новизна внедрения новой системы учета персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн» на основе компьютерной программы «Кадры» обусловлена тем, что некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут, так как программа самостоятельно формирует внесенные первичные учетные данные в различные формы отчетов по необходимым параметрам.

Благодаря использованию компьютерной программы «Кадры» снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.

Затраты на внедрение, обслуживание и использование программы «Кадры» в течение трех лет составят соответственно: 105480 руб., 51960 руб., 59356 руб., при этом экономический эффект от внедрения программы составит соответственно 74520 руб., 147840 руб., 162442 руб.

Полученные результаты свидетельствуют о высокой эффективности и целесообразности внедрения программы «Кадры» для учета и анализа персонала в ООО «ЭкоЛандшафтДизайн».

Библиографический список

1. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: (управление предприятиями на уровне высших стандартов: теория и практика эффективного управления). - М.: Изд-во «Экономика, 2004. - 368 с.

2. Брэддик У. Менеджмент в организации. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 462 с.

3. Виноградов Е.А., Маусов Н.К., Ламскова О.М. Персонал в фирмах индустриально развитых стран. - М.: Изд-во Рос. экой, акад., 2002. - 206 с.

4. Волгин А.П., Матирко В.И., Модин А.А. Управление персоналом в условиях рыночной экономики - М.: Дело, 2002. - 256 с.

5. Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер: Для руководителя-практика. / Пер. с англ. - М.: Дело, 2004. - 320 с.

6. Генкин Б.М. Экономика и социология труда. - СПб., 1995. 216 с.

7. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Организация и биржи. ЮНИТИ, 2004. - 487 с.

8. Глущенко Е.В., Захарова Е.В., Тихонравов Ю.В. Теория управления. - М.: Вестник, 2005. - 336 с.

9. Гончаров В.В. Важнейшие понятия и концепции в современном управлении. - М.: МНИИПУ, 2000. - 176 с.

10. Гроув Э.С. Высокоэффективный менеджмент. / Пер. с англ. - М.:Филинъ, 2003. - 280 с.

11. Десслер Гари. Управления персоналом / Пер. с англ. - М.: «Изд-во Бином», 2001. - 432 с.

12. Дикарева А.А., Мирская М.И. Социология труда. - М.: Высш. Школа, 2000. - 264 с.

13. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 2003. - 607 с.

14. Журавлев П.В., Карташев С.А., Маусов Н.К., Одегов Ю.Г. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера.- М.: Экзамен, 2000. - 576 с.

15. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировой опыт в управлении персоналом. - М.: Рос. экон. акад. 2002. - 232 с.

16. Журавлев П.В. Управление персоналом в предпринимательских организациях. - М.: Рос. экон. акад. 2001. - 358 с.

17. Климов Е.А. Основы психологии. - М.: ЮНИТИ, 2004. - 394 с.

18. Кохно П.А., Мирюков В.А., Комаров СЕ. Управление стимулированием. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 321 с.

19. Кулапов М.Н., Маусов Н.К. Персонал предприятий в условиях перехода к рынку. - М.: Изд-во Рос. экон. акад. - 2003. - 289 с.

20. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. Под ред. П.В. Шеметова. - М.: Инфра-М, 2004. - 312 с.

21. Маусов Н.К., Кокорев И.А., Ламскова О.М. Мотивация и карьера персонала. - М.: Рос. экон. акад., 2003. - 326 с.

22. Мильнер Б.З. Теория организаций.- М.: Инфра-М, 2003. - 336 с.

23. Одегов Ю.Г., Кулапов М.Н., Маусов Н.К. Эффективность системы управления персоналом (социально-экономический аспект). - М.: Рос. экон. акад., 2003. - 294 с.

24. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В., Безделов Д.А. Управление персоналом организации. - М.: Изд-во Рос. экон. акад., 2005. - 182 с.

25. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. - М.: Финстатинформ, 2002. - 878 с.

26. Питер Э.Л. Менеджмент -- искусство управлять / Пер. с англ. -- М.: Инфра-М, 1995. -- 144 с.

27. Поляков В.А. Технология карьеры. - М.: Экономика, 2005. - 389 с.

28. Рофе А.И. Экономика и социология труда. - М.: «МИИ», 2004. - 284 с.

29. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н. Рынок труда. М.: 2003. - 264 с.

30. Турчинов А.И. Профессиональная и кадровая политика: проблемы развития теории и практики. - М.: МПСИ, Флинта, 2005. - 272 с.

31. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики. Под ред. Р. Марра, Г. Шмидта. М.: Изд-во МГУ, 2003. - 480 с.

32. Управление персоналом / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. М.: Банки и биржи, Юнити, 2001. - 423 с.

33. Управление персоналом в организации. /Под науч. ред. А.Я. Кабанова. М.: Инфра-М, 2001. - 446 с.

34. Файоль А. Общее и промышленное управление. / Пер. с франц. М.: Контроллинг, 2005. - 111с.

35. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента. Управление в системе цивилизованного предпринимательства. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 224 с.

36. Человеческие ресурсы: Концепция развития. - М.: РГАТиЗ, 2001.- 84 с.

Приложение 1. Показатели деятельности ООО «ЭкоЛандшафтДизайн»

Приложение 2

Рис.1. Организационная структура ООО «ЭкоЛандшафтДизайн»

Размещено на Allbest.ru