Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы дипломной работы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью "РДВ-медиа", а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Дипломная работа состоит из введения, трех частей, заключения и приложений.

В ходе дипломной работы рассматривались структура, количественные характеристики документооборота, движение входящих, исходящих и внутренних документов. Изучался процесс создания организационно-распорядительных документов. Анализировался порядок формирования и организация хранения документов.

Во введении дипломной обосновывается актуальность темы, определяются цели, задачи, структура работы. В первой главе представлена общая характеристика организации ООО "РДВ-медиа", направления деятельности, структура. Вторая глава представляет схему работы с документами в данной организации. В третьей главе содержатся выводы, заключенные в ходе изучения организационной деятельности работы с документами Компании ООО "РДВ-медиа".

При написании настоящей дипломной работы были использованы документы, регламентирующие организацию документооборота ООО "РДВ-медиа".



1. Краткая характеристика ООО "РДВ-медиа"

1.1 История создания ООО "РДВ-медиа"

Общество с ограниченной ответственностью "РДВ-медиа" - является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации, является членом гильдии издателей периодической печати и осуществляет свою деятельность на коммерческой основе. Днем рождения издательского дома считается 6 октября 1992 года (выход в свет первого номера газеты "Работа для вас"). Непосредственным предметом деятельности Общества является: осуществление редакционно-издательской деятельности, газет, журналов, а также других научных, технических, найчно-популярных и рекламных изданий, каталогов, проспектов и иной печатной продукции. Раньше аналогов "РДВ" в нашей стране просто не существовало, и даже на Западе объявления о вакансиях чаще всего публиковались в воскресных номерах ежедневных газет. Издательский дом был первопроходцем, все выстраивали с нуля - и схему привлечения рекламодателей, и службу продаж, и редакционную работу. Сами формулировали российский рынок классифайдовых изданий и в итоге создали уникальные продукты, с которыми трудно конкурировать. Со временем вырос большой издательский дом, который заботится не только о трудоустройстве читателей, но и об образовании и досуге. А в ближайшей перспективе планируется активно развивать интернет-ресурсы. Главная миссия издательского дома "РДВ-медиа" - помочь жителям мегаполисов ориентироваться в потоке информации. В какой бы ситуации ни оказался человек - будь то отдых, поиск работы или выбор учебного заведения - издательский дом протянет ему руку помощи, отсеит самое главное, интересное, полезное, чтобы читатель не тратил время впустую, а эффективно использовал каждую минуту своей жизни. В настоящее время издательский дом выпускает следующие печатные издания и интернет-проекты:

- Газета "Работа для Вас"

- Газета "Элитный персонал"

- Газета "Из первых рук"

- Журнал "Ваш Досуг"

- Журнал "Куда пойти учиться"

- Справочники и web-сайты различной тематики

С помощью этих изданий люди находят хорошую работу, строят карьеру, повышают квалификацию, интересно проводят досуг. А издательский дом… зарабатывает деньги.

Адрес издательства: 109004, Москва, Малый Дровяной пер., д.3, стр. 1.

1.2 Структура ООО "РДВ-медиа"

Подразделения и их функции.

1. Руководство Разработка и контроль исполнения стратегических и тактических планов по реализации стратегии развития компании.

1.1. Секретариат Документооборот, организационное обеспечение деятельности руководства

2. Департамент газетных изданий (ДГИ)

РЕДАКЦИЯ "Работа для Вас" и "Из первых рук" подготовка и выпуск газет "Работа для Вас" и "Из первых Рук", справочников по трудоустройству, подготовка статейных материалов, проведение горячих линий с читателями, ведение специальных проектов

РЕДАКЦИЯ "Элитный персонал" подготовка и выпуск газеты "Элитный Персонал", справочников по бизнес-образованию и рекрутменту

Отдел продаж "Работа Для Вас" (ОП РДВ) Продажа рекламных площадей в газете "Работа Для Вас" и др. изданиях.

группа по работе с кадровыми агентствами. Работа с кадровыми агентствами

группа консультирования. Прием звонков и консультирование клиентов по вопросам размещения рекламы

группа привлечения клиентов Привлечение новых клиентов, возвращение ушедших

группа обслуживания клиентов Ведение постоянных клиентов.

Отдел продаж "Элитный Персонал" (ОП ЭП) Продажа рекламных площадей в газете "Элитный персонал" и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел Интернет продаж (ОИП) Продажа рекламных мест на сайте "rabota.ru" и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел продаж "Из первых рук" (ОП ИПР) Продажа рекламных площадей в газете "Из Первых рук" и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел Интернет-проектов (ОИП) Разработка и поддержка интернет-проектов ДГИ (rabota.ru, e-personal.ru, iz1ruk.ru): программирование, верстка, разработка интерфейсов и дизайна, создание и размещение контента, поддержка пользователей по вопросам работы с сайтом

Отдел продвижения (ОПр) Реклама изданий.

Отдел маркетинга (ОМ) Контроль эффективности изданий и участие в разработке новых предложений клиентам

Отдел регионального развития (ОРР) Расширение и совершенствование сети региональных изданий, обеспечение финансового взаимодействия с региональными изданиями

3. Департамент журнальных изданий (ДЖИ)

РЕДАКЦИЯ "Ваш Досуг" Подготовка и выпуск журнала "Ваш Досуг". Планирование номеров, заказ материалов и фотоиллюстраций, создание флет-плана, редактирование текстов, верстка статей, создание макета номера, создание паспортов для отправки в типографию

РЕДАКЦИЯ "Куда пойти учиться" Подготовка и выпуск журнала "Куда пойти учится".

Заказ редакционных и рекламных материалов, фотоиллюстраций и рисунков, редактирование редакционных и рекламных материалов, подготовка информационных материалов, верстка статей, рекламных и информационных материалов, работа над макетом номера

Информационная служба (ИС) Сбор и занесение в базу данных информации для справочников и веб-проекта ucheba.ru

Отдел продаж "Ваш досуг" (ОП ВД) Продажа рекламных площадей в журнале "Ваш Досуг" на сайте "dosug.com" и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов

группа по работе с брендами.

группа рубричной рекламы.

группа спец. проектов

группа "Культура"

группа Интернет продаж

Отдел продаж "Куда пойти учиться" (ОП КПУ) Продажа рекламных площадей в журнале "Куда пойти учиться" и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов

Отдел Интернет-проектов" (ОИП) Техническая поддержка и разработки на сайте "dosug.com", "ucheba.ru

"dosug.com"

"ucheba.ru"

Отдел продвижения (ОП)

Группа по продаже билетов (ГПБ) Взаимодействие с поставщиками билетов

4. Финансовый департамент (ФД)

4.1. Бухгалтерия (бух) Ведение бухгалтерского и налогового учета

4.2. Кассовая группа (КГ) Расчетно-кассовое обслуживание

4.3. Финансово экономический отдел (ФЭО) Финансовое планирование, составление и контроль исполнения бюджета, управленческий учет, анализ.

5. Прочие подразделения

5.1. Административно хозяйственный отдел (АХО) Обеспечение подразделений мебелью, оргтехникой, канцтоварами. Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях и на территории предприятия.

5.2. Отдел эксплуатации и ремонта (ОЭР) Эксплуатация и устранение неисправностей инженерных сетей здания (электрика, сантехника, вентиляция, кондиционирование), проведение косметического ремонта помещений. Обслуживание лифта.

5.3. Отдел по работе с персоналом (ОП) Подбор персонала для предприятия и ведение кадрового делопроизводства

5.4. Юридический отдел (ЮО) Юридическое сопровождение деятельности предприятие

5.5. Производственный отдел (ПО) Подготовка и передача материалов в типографию. Набор, корректура, составление указателей, изготовление модульной рекламы, сканирование и цветокоррекция, общая верстка и пре-пресс изданий.

5.6. Отдел программно технических средств (ОПТС) Поддержка и развитие компьютерной и телефонной сети предприятия, программного обеспечения

5.7. Отдел контроля и аналитики распространения (ОКАР) Контроль распространения изданий выпускаемых ИД

5.8. Отдел приема рекламы (ОПР) Прием объявлений во все издания от клиентов лично подающих объявления, агентов, Рекламных агентств

5.9. Информационный отдел (ИО) Администрирование АСУ

5.10 Курьерская служба (КС) Доставка документов клиентам ИД

На момент корректировки дипломной работы подписывается приказ о создании Департамента "Образование" и просисываются его функции.

Структура организации указана в Приложении № 1

1.3 Региональное развитие ООО "РДВ-медиа"

Московский издательский дом "РДВ-медиа"" объединяет мощную корпоративную сеть изданий в 32 регионах Российской Федерации, где выпускается 43 издания силами сотрудников 28 региональных редакций.

Региональная сеть существует более десяти лет и представляет в городах России весь спектр газет и журналов издательского дома: "Работа для Вас", "Ваш Досуг", "Куда пойти учиться", "Элитный персонал", "Из первых рук". Основы региональной сети были заложены в 1995 году созданием редакций и выпуском газеты в городах Екатеринбург, Ижевск, Саратов, к которым в дальнейшем добавились такие крупные региональные центры как Санкт-Петербург, Новосибирск, Нижний Новгород и многие другие. Сегодня в большинстве городов России газеты "Работа для Вас" являются на региональных рынках лидерами в СМИ по тематике трудоустройства.

Основные цели и задачи, стоящие перед московским издательским домом, заключаются в поддержке и развитии бизнес процессов в регионах при активном взаимодействии с сотрудниками региональных редакций, внедрении передовых издательских технологий, продвижении бренда компании и изданий на региональных рынках.

ИМИДЖ КОМПАНИИ

Имидж компании складывается из истории ООО"РДВ-Медиа", идеологии, которой компания следует в жизни, а также соответствующих этой идеологии имиджевых характеристик.

Основываясь на своей идеологии, компания формирует и поддерживает имидж, складывающийся из следующих характеристик:

современная;

ориентированная на активную работу с клиентами;

профессиональная;

несущая социальную ответственность за собственную деятельность;

высоко оценивающая собственную деятельность.



2. Организация службы ДОУ в ООО "РДВ-медиа"

2.1 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

- функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования,

- копирования и тиражирования документов,

- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

- функции, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

- обработка поступающих и отправляемых документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

- обеспечение защиты документной информации,

- организация работы с обращениями граждан;

- функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Несмотря на то, что ООО "РДВ-медиа" существует почти 15 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2002 года. Документационное обеспечение управления в ООО "РДВ-медиа" осуществляется секретарем Генерального директора.

Должностная инструкция секретаря разработана руководителем отдела кадров на основании …?

Организация документооборота производится на основании "Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО"РДВ-медиа", утвержденной 04.01.2003 г., нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО"РДВ-медиа".

К таковым относятся следующие документы:

- Конституция Российской Федерации.

- Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

- Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" (с последующими изменениями).

- Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. "Об информации, информатизации и защите информации".

- Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

- Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. "Об электронной цифровой подписи".

- Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).

- Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

- Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации".

- Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р "О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины".

- ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

- ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации" (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект "О документационном обеспечении управления" находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)".

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие - 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности Издательство направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности Издательство издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в Издательство осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в Издательстве и используемые сотрудниками в управленческом процессе (внутренние и организационно-управленческие).

С каждым годом наблюдается увеличение документов в организации



Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно в секретариате.

В Департаментах организации не ведется учет документации, в большинстве своем - это гарантийные письма от клиентов, на основании которых выставляется счет.

Исключение составляют Финансовый департамент (ведется регистрация выдачи справок) и отдела кадров (ведется регистрация приказов по личному составу).

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Документы изготавливаются на бумаги форматом А4 (210Х297 мм).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Приложение № 2.

Бланк ООО "РДВ-медиа" не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:

- не указана правовая форма организации;

- не указаны коды: ОГРН; ОКПО; ИНН; КПП;

- справочные данные смещены в правый нижний угол;

- расположение элементов не соответствует правилам;

- справочные данные смещены в правый нижний угол;

- нет ограничительной черты для реквизитов;

- нет ссылки на номер и дату входящего документа.

На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение № 3.

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями Департаментов (приказы, распоряжения);

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD.

Секретарь Генерального директора контролирует правильность оформления документов в соответствии с требованиями инструкции.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

2.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "РДВ-медиа"

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3. Организация контроля исполнения документов.

4.4. Поисковая система по документам.

4.5. Составление номенклатуры дел.

4.6. Формирование и оформление дел.

4.7. Экспертиза ценности документов.

4.8. Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО "РДВ-медиа" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Ведет документооборот в компании ООО "РДВ-медиа" секретарь Генерального директора.

Также необходимо отметить, что в ООО "РДВ-медиа" присутствуют Учредительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи), так как на протяжении деятельности Компании вносились изменения в Устав, это отражено документально. Существует Решение Учредителя об образовании ООО "РДВ-медиа", Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО "РДВ-медиа" следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.



2.3 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "РДВ-медиа" осуществляется централизованно секретарем Генерального директора (за исключением регионального отдела).

Входящие документы проходят в Издательстве следующие этапы обработки:

- Прием и первичная обработка документов;

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают.

Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов;

- судебных документов.

- Предварительное рассмотрение и регистрация документов;

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем Директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

- Рассмотрение документов руководством Издательства;

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Секретарь Генерального директора обладает дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Он введен для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

- Передача документов исполнителю;

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал передается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

- Контроль исполнения и подшивка исполненных документов в дело.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций, эти письма не регистрируются и не хранятся,

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

2.4 Порядок работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов в ООО "РДВ-медиа" состоит из следующих операций:

- подготовка и оформление документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка исходящих документов.

Проект документа составляется исполнителем. Документ должен быть подготовлен в 2-х экземплярах, если он будет отправлен адресату по почте, и в одном экземпляре, если он будет отправлен по факсу.

Все исходящие внешние документы (письма, факсы) оформляются на бланке и регистрируются. Подготовленный документ передается исполнителем секретарю (для передачи на подпись Генеральному директору или заместителю Генерального директора). Перед передачей документа на подпись руководителю, секретарь генерального директора обязан проверить наличие необходимых виз, правильность оформления документа в соответствии с требованиями государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку. После подписания исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые (исходящие) документы регистрируют в день подписания (утверждения). Приложения к исходящим документам не регистрируют.

Исходящие письма без регистрации отправке не подлежат. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимается вместе со списком рассылки. Исходящие документы отправляют по почте, факсу или с курьером. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал - отправляется адресату, копия подшивается в дело. Документы, отправляемые по факсу печатаются в одном экземпляре на черно-белых бланках (для факсов) и после отправки факса, подшиваются в дело.

Письма повышенной важности отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае к оригиналу прикладывается ксерокопия, на которой адресат ставит отметку получения, затем этот экземпляр подшивается в дело и хранится в секретариате.

2.5 Регистрация документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. ООО "РДВ-медиа" придерживается такой модели регистрации документов, все письма, содержащие важную информацию, регистрируются в Секретариате. Исключение составляет бухгалтерия, которая имеет свою регистрацию на выдаваемые справки и Отдел кадров, где также ведется своя регистрация приказов по личному составу

В ООО "РДВ-медиа" регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь Генерального директора разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. Журнал существует в электронном виде в программе Excel, где каждая страница является отдельным журналом регистрации документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора, служебные записки).

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО "РДВ-медиа" осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

делопроизводство номенклатура входящий исходящий



Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу "название вида документа".

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен одним или несколькими реквизитами из следующего списка:

- Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата

- Срок исполнения;

- Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

- Исполнители;

- Ход исполнения

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. Так как требования к оформлению являются рекомендательными, а а система регистрации документов в Компании ООО "РДВ-медиа" централизованна, то на исходящем документе проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация исходящих документов ООО "РДВ-медиа" ведется в электронном журнале, содержащем следующие графы:

В Компании регистрацией внутренних документов занимается также секретарь Генерального директора. Сюда входят все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, зам. Ген. Директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, Распоряжения, Доверенности, Договора и Командировочные удостоверения.

ООО "РДВ-медиа" имеет в своем составе дочерние предприятия, территориально находящиеся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих предприятий, регистрируются как входящие.

2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

- Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности - распорядительный документ Издательства. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, совершенствования структуры и организации работы Издательства, финансирования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности и т.п.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Издательства.

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа в целом.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте приказа не предусмотрено иное. После регистрации приказ доводится до исполнителей. Список сотрудников, которым передается приказ, определяется исполнителем приказа. Приказ передается сотрудникам Издания под подпись.

- Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в Издательстве преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций.

Правила оформления и порядок работы с распоряжениями устанавливаются в соответствии с утвержденными правилами оформления и порядком работы с приказами.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Распоряжения подписывают Генеральный директор, заместитель Генерального директора согласно их компетенции. Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

- Протоколы

- Протокол - организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях.

Протоколы оформляются на бланке и содержат следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный номер;

- место заседания;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть состоит из следующих реквизитов: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью.

- Служебные письма

Служебные письма готовятся, как ответы на запросы различных организаций, как инициативные письма, как сопроводительные письма к документам. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства. По умолчанию срок составляет 10 дней.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля арабскими цифрами. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Текст письма строится по схеме: введение (основание для составление письма), доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме), заключение (выводы, предложения).

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю организации и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка составляется по инициативе автора или по указанию руководителя.



Служебная записка включает:

- название структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись (с указанием должности, фамилии и инициалов).

При необходимости, служебная записка согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Подписывает служебную записку составитель.

2.7 Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Практическую работу по контролю осуществляет секретарь Генерального директора.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства.

Документы ставятся на контроль Генеральным директором либо Зам. Генерального директора Издательства.

Документ, подлежащий исполнению, передается исполнителю секретарем Генерального директора. Распорядительные документы передаются под личную подпись.

При необходимости выполнения пунктов документа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Изменение срока, отмена или приостановление исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Контроль исполнения документов осуществляет секретарь Генерального директора.

В контрольные сроки исполнитель обязан предоставить в электронном виде или на бумажном носителе отчет о ходе исполнения документа секретарю Генерального директора. При невозможности исполнить документ в срок, исполнитель обязан указать в отчете причину невыполнения и предложить перенести срок исполнения.

Документ снимается Генеральным директором с контроля после его исполнения.

Приостанавливать исполнение документов, изменять срок исполнения, а также отменять их имеет право только Генеральный директор Издательства.

В ООО "РДВ-медиа" для ведения контроля исполнения используется компьютерная база данных в программе Microsoft Exсel, в которую заносятся все документы требующие исполнения. База данных по контролю содержит следующие графы:

Секретарь осуществляет следующие операции:

- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля.

После указания руководителя ООО "РДВ-медиа" о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита "заголовок" букву "К". Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

...