Документационное обеспечение управления

Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО "РДВ-медиа" этот пункт не прописан.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов.

Следует отметить что основной поток документов в ООО "РДВ-медиа" рассматривает и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании доверенности.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись "В дело" с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов.

Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.



2.8 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления. Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Как правило, предварительно составляется номенклатура дел структурного подразделения, лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, затем создается сводная номенклатура дел организации.

Так как документооборот компании сравнительно небольшой и у ответственных за ведение делопроизводства в отделах сотрудников имеется достаточный объем работы по профилю их подразделения, а также, как правило, сотрудники мало знакомы с правилами ведения делопроизводства, что является существенным минусом в организации документооборота компании. Дела компании хранятся в секретариате, а составлением номенклатуры дел занимается секретарь Генерального директора.

Рассмотрев номенклатуру дел организации ООО "РДВ-медиа", Приложение № 3, сразу возникает ряд пожеланий по ее усовершенствованию:

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска, предназначена для обеспечения правильного формирования и учета дел в Издательстве.

Номенклатура дел Издательства утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел ООО "РДВ-медиа" необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие:

место составления;

на какой год составляется номенклатура дел;

названия разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения.

Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом.

В графе 1 проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "Общая переписка").

Порядок расположения дел внутри номенклатуры дел определяется степенью их важности. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Издательства получают выписки соответствующих ее разделов.

Примерная форма номенклатуры дел, разработанная автором работы для ООО "РДВ-медиа" представлена в Приложении №4.

2.9 Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ООО "РДВ-медиа" формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, распоряжения, доверенности).

В работе по формированию дел в Издетельстве, секретарь придерживается следующих правил:

- помещать в дело только исполненные документы;

- группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться черновики, лишние экземпляры;

- дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов, заголовок дела проставляют на каждом деле с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится секретарем Генерального директора Издательства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, заверительные надписи не составлять.

В структуре ООО "РДВ-медиа" до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив. Дела хранятся в подразделениях (отдел кадров, бухгалтерия) и основная документация в Секретариате. За сохранность документов в делах отвечает секретарь Генерального директора.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО "РДВ-медиа" обладает рядом небольших недостатков, которые проявляются в организации документооборота структурных подразделений. Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации, но так как объем документов не высок и основные хранятся в Секретариате и безпрепятственно выдаются руководителям структурных подразделений или сотрудникам с их разрешения, то вопрос об усовершенствовании документооборота в план развития Компании пока не входит.

Самым главным недостатком в организации документооборота Компании является отсутствие архива.



3. Совершенствование документационного обеспечения ООО "РДВ-медиа"

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО "РДВ-медиа"

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО "РДВ-медиа" были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:

Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота Компании. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.

Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел Издательства.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое "дело" в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Рекомендуемая Номенклатура дел приведена в Приложении № 5. А при переходе Организации на электронный документооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронные документы и базы данных.

Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив. Отсутствует экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на хранение на основе принятых критериев.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

При разработке Положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

- Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

- Основные задачи экспертной комиссии.

- Основные функции.

- Права экспертной комиссии.

- Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.

Опись дел составляется в двух экземплярах:

- 1 экземпляр передается вместе с делами в архив;

- 2 экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии.

Обобщая, можно предложить следующий порядок подготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующего использования:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел, подлежащих хранению в архиве;

- составление и оформление описей дел;

- передача дел в архив Издательства.

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.

Для такой крупной организации как ООО "РДВ-медиа", имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Документооборот в организации ООО "РДВ-медиа" представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных крупных организаций. Управление компанией в принципе строится на нескольких типах документов - это организационно-распорядительная документация, входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, клиентами. Например, любой договор должен быть согласован с многочисленными службами Издательства - бухгалтерией, юристконсультом. Каждый согласующий имеет по регламенту в своем распоряжении три рабочих дня, но часто время согласования документов затягивается, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов,

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО "РДВ-медиа". Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.3 Совершенствование организации документооборота путем создания архива

В связи с тем, что ООО "РДВ-медиа" достаточно крупная организация встал вопрос о создании архива. Архив создается на основании Положения об архиве. В Приложении № 4 рекомендовано Положение об архиве организации ООО "РДВ-медиа".

Положение об архиве - это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятия (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, принимаем во типовой текст Положения об архивном отделе.

Во время исполнения документы хранятся у исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе секретариата до передачи в архив организации.

Способ хранения дел - шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий архивом, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Если необходимо документ изъять из дела для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист-заместитель (рис. 1).

Рис. 1

Рис. 2 - Пример оформления листа-заместителя

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов (рис. 2).

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Порядок передачи документов в архив ООО "РДВ-Медиа" рекомендуется установить в соответствие с "Основными правилами работы архивов организаций". Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив зав. архивом проверяет качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование картотеки включается в сдаточную опись.

Порядок передачи документов на государственное хранение

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователь).

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.

Документы передаются по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче дел в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов в случае необходимости делают дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического состояния документов.

При обнаружении дефектов об этом составляется акт, а устранение дефектов проводится силами организации.

Вместе с документами передаются 3 экземпляра описи и 1 экземпляр акта приема-передачи. Историческая справка о фондообразователе и архивном фонде состоит из трех разделов.

1. История фондообразователя.

2. История архивного фонда.

3. Характеристика документов архивного фонда.

В первом разделе отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты о создании, преобразованиях организации (ликвидации);

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации, ее изменения.

Во втором разделе исторической справки указываются:

- количество дел в фонде и крайние даты фонда;

- время поступления фонда в архив организации;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- степень сохранности документов.

В третьем разделе исторической справки приводится:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличию документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат (НСА) к фонду;

- цель (цели) использования документов фонда.

При дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации, делаются дополнения к исторической справке.

Историческая справка представляется в государственный архив вместе с описью.

В исторической справке к архивной коллекции указывают сведения по истории создания коллекции, ее составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив.

Также рекомендуется разрабатывать электронное архивирование документов на ООО "РДВ-Медиа". Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Также вносится в компьютер Номенклатура дел, она является самостоятельной таблицей в базе данных документов организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.



Заключение

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Общества с ограниченной ответственностью "РДВ-медиа" и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы для подготовки передаче дел в архив, Положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,

2. Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем генерального директора по общим вопросам);

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутренних документов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрение руководителю.

4. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

7. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО "РДВ-медиа", значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.



Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000. - 188 с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: Учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд.-Ростов н/Д: Феникс, 2000.-318с.

3. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - 272с.

4. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2002. - 360 с.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999. - 224 с.

6. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

7. Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 г. № 725.

8. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1990.

9. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991.

10. Демин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб.: Питер, 2005.

11. Демин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003.

12. Квалификационный справочник должностей служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

14. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. - 1999. - № 2-3. - С. 16-21.

15. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.

16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел - синтез" 2002 - 384 с.

17. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез" 2001 - 324.

18. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

19. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. - М: Минтруд РФ, 2002.Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

20. Общероссийский классификатор управления документации ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995. С.1-6.

21. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 2003.

22. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 г.

23. Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. - М.: Академия, 1989. - 162 с.

24. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2004.

25. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2007. - 192с.

26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68. - М., 2001.

27. Унификация текстов управленческих документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

28. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев, 1989.



Приложение

Примерное положение об архиве организации "РДВ-медиа"

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

1. Общие положения

1.1. Документы ООО "РДВ-Медиа", имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях. *

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование докум ООО "РДВ-Медиа"ентов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В ООО "РДВ-Медиа" для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

ООО "РДВ-Медиа" обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив ООО "РДВ-Медиа" создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив у ООО "РДВ-Медиа" руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве ООО "РДВ-Медиа" разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив ООО "РДВ-Медиа" работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива ООО "РДВ-Медиа" осуществляет руководство ООО "РДВ-Медиа".

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

...