Анализ кадрового делопроизводства ССК "Ангел"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ

Директором предприятия является индивидуальным предпринимателем (код 91 согласно Общероссийскому классификатору организационно-правовых форм ОК 028-99 (ОКОПФ)). Предприятие представляет собой сеть салонов красоты «Ангел» (далее - ССК «Ангел»).

Таблица 1 - Собственность предприятия, отраженная в Общероссийском классификаторе основных фондов

Код	КЧ	Наименование группировки (категории)	Кол-во, шт.
11 0001090	4	Прочие здания, кроме жилых, не включенные в другие группировки (категории)	6
14 2897340	0	Трубы отопительные ребристые	5
14 2897480	6	Умывальники бытовые	5
14 2897555	1	Смесители для умывальников (в том числе специального назначения: локтевые, медицинские, для парикмахерских и прочие)	5
14 2897571	3	Краны водоразборные для раковин и моек	5
14 2919523	1	Решетки и регулирующие устройства (для воздуховода)	5
14 2919526	6	Воздуховоды прямоугольного сечения с размерами малой стороны до 500 мм	5
14 2944202	6	Огнетушители пенные	5
14 3020201	7	ЭВМ общего назначения (с выходом в Интернет)	1
14 3222130	2	Аппараты и абонентские устройства телефонные	6
14 3230170	5	Радиокомплексы (музыкальные центры, магнитофоны с радиоприемником)	6
14 3313523	8	Комплексы программно-технические для автоматизации работы бухгалтера, экономиста	1
14 3319281	0	Системы передачи извещений о проникновении и пожаре, работающие по линиям телефонной сети	6
16 2930311	9	Электромашинки для стрижки волос	5
16 2930312	7	Электробритвы	5
16 2930321	6	Электрофены, электрощипцы для завивки волос, электробигуди и т. п.	5
16 3330410	8	Часы настенные электронно-механические	5
16 3612421	6	Наборы мебели для оборудования рабочих мест в учреждениях	1

Предприятие расположено в 5 помещениях, площадью 40 м² каждое, расположенных на первом этаже жилых домов в разных концах города. Офис бухгалтера расположен в одном из бизнес-центров города. Ниже перечислена собственность предприятия со всеми обозначениями согласно Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ).

Помимо вышеупомянутых категорий собственности (техника, оборудование, предметы обихода и пр.), в собственности предприятия находится имущество, не указанное в Общероссийском классификаторе основных фондов. Основную часть этого имущества можно разделить на три основных категории:

- мебель, предметы интерьера (столы, трюмо и шкафчики для размещения косметики, стулья, кресла и др.);

- рабочие инструменты длительного пользования (расчески, ножницы различных размеров, бигуди, кисточки, косметические губки, кисточки и другие инструменты для макияжа, маникюра, педикюра);

- канцелярские расходные материалы, одноразовые инструменты, декоративная и лечебная косметика (бумага, ватные диски и палочки, шампуни, бальзамы, ополаскиватели, лаки для волос, спреи, краска для волос, тени, тушь, помада и другие косметические средства).

В таблице 2 приведены должности и количество рабочих и служащих на предприятии со всеми обозначениями в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Таблица 2 - Состав персонала предприятия

Код	КЧ	Наименование профессии	Тарифный разряд	Код выпуска ЕКТС	Код по ОКЗ
20336	9	Бухгалтер	2		2411
13138	7	Косметик (визажист)	4	66	5141
13456	3	Маникюрша	2	66	5141
16437	6	Парикмахер	4	66	5141

В таблице 3 приведены сведения об образовании сотрудников предприятия со всеми обозначениями в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОК 009-2003).

Таблица 3 - Сведения об образовании персонала предприятия

Код	Наименование специальности	Квалификация
		Код	Наименование
080109	Бухгалтерский учет, анализ и аудит	65	Экономист
100108	Парикмахерское искусство	52	Модельер-художник
100109	Косметика и визажное искусство	52	Технолог с углубленной подготовкой

Всего на предприятии трудится 16 человек:

- один бухгалтер (экономист по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», дипломированный специалист с высшим образованием);

- пять косметиков (визажисток) (технолог с углубленной подготовкой по специальности «Косметика и визажное искусство», среднее профессиональное образование);

- пять маникюрш (технолог с углубленной подготовкой по специальности «Косметика и визажное искусство», среднее профессиональное образование);

- пять парикмахерш (модельер-художник с повышенным уровнем подготовки по специальности «Парикмахерское искусство», среднее профессиональное образование).

Все расчеты с поставщиками, налоги и сборы, отчисления в государственные учреждения (ФНС, Пенсионный фонд и др.), выплата заработной платы, премий и т. п. сотрудникам, и пр. производятся в российских рублях (код 643/RUR согласно Общероссийскому классификатору валют ОК МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000 (ОКВ).

Ввиду малого масштаба предприятия, штатного юриста в ССК Ангел» нет, но в случае необходимости Директор по всем юридическим вопросам обращается в юридическую контору «Филиппаки и партнеры».

Подбор и найм работников осуществляется при содействии ГУ «Центр занятости населения города Ставрополя» и рекрутингового агентства «Handhunters Express».

Полисы обязательного медицинского страхования выдаются ЗАО МСК «SoVita - Солидарность для жизни». Медицинское обслуживание (выдача больничных листов, диспансеризация, медицинские комиссии и др.) производится в городских поликлиниках.

Имеющаяся во всех помещениях ССК «Ангел» охранно-пожарная сигнализация (система извещения о проникновении или пожаре) соединена по телефонной линии с отделениями пожарной охраны и милиции, что обеспечивает оперативное реагирование на возникшую угрозу и экономию на услугах вневедомственной охраны.

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Общие положения

В рассматриваемом предприятии принята Инструкция по кадровому делопроизводству от 01. 09. 2009 г., которая устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ССК «Ангел» и направлена на совершенствование кадровой работы на предприятии. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в ССК «Ангел» возлагаются на бухгалтера. Он несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают директору. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства ССК «Ангел» определяются должностными инструкциями.

2.2 Основные требования к оформлению кадровых документов

В соответствии с действующим законодательством в ССК «Ангел» создаются следующие кадровые документы:

- приказы (распоряжения);

- инструкции;

- договоры (контракты);

- акты;

- протоколы;

- письма;

- должностные инструкции;

- документы по личному составу;

- другие документы.

Кадровые документы ССК «Ангел» должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

Все виды организационно - распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного государственного образца либо на общем бланке ССК «Ангел».

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом ССК «Ангел», - дата его принятия; для утверждаемого документа ССК «Ангел» - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т. п.).

Кадровые документы подписываются директором, или лицом, исполняющим его обязанности.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

2.3 Правила подготовки и оформления кадровых документов

Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы ССК «Ангел». Приказ (распоряжение) оформляется на бланке ССК «Ангел» или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается директором ССК «Ангел» или уполномоченным им лицом.

Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи трудовой книжки), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке ССК «Ангел». Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу ССК «Ангел».

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника ССК «Ангел». На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником ССК «Ангел».

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников ССК «Ангел», называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

- трудовые договоры;

- приказы по личному составу;

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Приказы по личному составу ССК «Ангел» оформляются, в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказы по личному составу - это распорядительные документы, издаваемые директором в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с ССК «Ангел».

Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:

- прием на работу (форма Т-1,Та);

- перевод на другую работу (форма Т-5, Т-5а);

- увольнение (форма Т-8, Т-8а);

- предоставление отпусков (форма Т-6, Т-6а);

- график отпусков (форма Т-7);

- другие документы.

Штатное расписание - это форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы (форма Т-3).

2.4 Документы по установлению трудовых отношений

Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме работника ССК «Ангел» на работу.

Личное заявление работника ССК «Ангел» о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме. В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия директора ССК «Ангел»), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии, с какой квалификацией) автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись, дата.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Свой личный листок сотрудник, поступающий на работу, заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.

Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1, Т-1а и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка ССК «Ангел» (п. 2. 2). Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме и содержит следующие данные работника: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2» (приложение 9), внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для лиц, поступающих на работу впервые).

Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5. Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. Приказ о переводе объявляется работнику ССК «Ангел» под расписку.

Увольнение работника ССК «Ангел», т. е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Текст приказа об увольнении начинается со слова «Уволить», далее указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия), номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст. 77 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6.

Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в ССК «Ангел». По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Согласно ст. 122 ТК РФ по истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:

- женщине - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «Предоставить отпуск», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым директором ССК «Ангел» или лицом, им уполномоченным, не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений ССК «Ангел» на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности ССК «Ангел» и пожелание работников. График отпусков составляется бухгалтером ССК «Ангел».

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника ССК «Ангел» оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед ССК «Ангел» и государством работники ССК «Ангел» могут быть представлены к государственным наградам.

Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.). На основании такого приказа сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф. Т-2 работника ССК «Ангел».

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора ССК «Ангел» или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника ССК «Ангел» возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям.

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности - не позднее двух лет со дня его совершения. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

До применения взыскания должно быть затребовано от работника ССК «Ангел» объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего - нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

2.5 Документы по учету кадров

Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

- внутренняя опись документов дела;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копия документов об образовании;

- копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

- характеристика или рекомендательное письмо;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор;

- копия приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:

- подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);

- характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации - постоянно. Личные дела хранятся в ССК «Ангел» как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника.

Журналы (книги) учета - документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:

- личные карточки ф. Т-2;

- журнал регистрации приказов;

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации входящей документации;

- журнал регистрации исходящей документации;

- трудовые книжки работников;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Личная карточка работника ССК «Ангел» оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется главным бухгалтером в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или в печатном виде, формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника ССК «Ангел» должны своевременно отражаться в личной карточке.

Главный бухгалтер в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе ССК «Ангел». Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст. 62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 89 ТК РФ).

Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.

Удостоверение копий, связанных с работой производится директором Общества или Главным бухгалтером.

2.6 Организация документооборота

Вся поступающая в ССК «Ангел» корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. Вся отправляемая ССК «Ангел» корреспонденция регистрируется в журнале исходящих документов.

Таблица 4 - Перечень основных управленческих документов, используемых в ходе деятельности предприятия

Код	КЧ	Наименование	Индекс
0211031	3	Договор об аренде / покупке помещения
0211071	5	Заявление на государственную регистрацию
0211072	1	Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211101	1	Письмо об изготовлении печати, штампа
0211151	9	Приказ о создании предприятия
0211171	3	Распоряжение Главы администрации территории (домоуправления) о предоставлении земельного участка (помещения)
0211191	0	Свидетельство о регистрации
0211231	2	Устав
0211241	8	Учредительный договор
0213011	4	Акт о ликвидации
0213101	9	Письмо с сообщением о ликвидации
0213151	6	Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
0213161	1	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
0251151	1	Приказ по вопросам основной деятельности
0251221	8	Указание по вопросам основной деятельности
0252051	9	Должностная инструкция
0252111	1	Положение о структурном подразделении
0252131	2	Правила внутреннего трудового распорядка
0252211	6	Структура и штатная численность
0252251	8	Штатное расписание
0281071	4	Заявление о приеме на работу
0281081	6	Контракт о назначении на должность
0281151	8	Приказ о приеме на работу
0281161	3	Протокол общего собрания рудового коллектива о приеме на работу
0282071	8	Заявление о переводе на другую работу
0282141	6	Представление о переводе на работу
0282151	1	Приказ о переводе на другую работу
0283071	1	Заявление об увольнении
0283151	5	Приказ об увольнении
0283161	0	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
0284021	8	График отпусков
0284071	5	Заявление о предоставлении отпуска
0284151	9	Приказ о предоставлении отпуска
0285141	7	Представление о поощрении
0285151	2	Приказ о поощрении
0285161	8	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
0286041	6	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091	3	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151	6	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
0286161	1	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
0301002	2	Личная карточка	Т-2
0301007	4	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы	Т-12
0301008	0	Табель учета использования рабочего времени	Т-13
0301009	7	Расчетно-платежная ведомость	Т-49
0301010	5	Расчетная ведомость	Т-51
0301011	1	Платежная ведомость	Т-53
0301012	8	Лицевой счет	Т-54
0301013	4	Лицевой счет	Т-54а
0310001	5	Приходный кассовый ордер	КО-1
0310002	1	Расходный кассовый ордер	КО-2
0310003	8	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов	КО-3

3. НОРМЫ ПОЛОЖЕНИЯ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1 Общие положения

При осуществлении управленческого документооборота неизбежна работа с персональными данными. Эта категория сведений занимает особое место среди видов конфиденциальной информации, обрабатываемых на предприятии, и требует особого подхода и регламентаций действий, производимых с этой категорией сведений.

В рассматриваемом предприятии принято Положение о персональных данных работников от 01. 01. 2009 г. Данное Положение (далее - Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка ССК «Ангел».

Цель разработки Положения - определение порядка обработки персональных данных работников ССК «Ангел»; обеспечение защиты прав и свобод работников ССК «Ангел» при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников ССК «Ангел», за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Настоящее Положение вступило в силу с момента его утверждения Директором ССК «Ангел» и действует бессрочно, до замены его новым Положением. Все изменения в Положение вносятся приказом. Все работники ССК «Ангел» были ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии ССК «Ангел», если иное не определено законом.

3.2 Основные понятия и состав персональных данных работников

Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия.

Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями.

Обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников ССК «Ангел».

Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания.

Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом.

Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом ССК «Ангел» в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц.

Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи.

Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников.

Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику.

Общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

В состав персональных данных работников ССК «Ангел» входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы, а также комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в ССК «Ангел» при его приеме, переводе и увольнении.

Информация, представляемая работником при поступлении на работу в ССК «Ангел», должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).

При оформлении работника в ССК «Ангел» работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

- общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

- сведения о воинском учете;

- данные о приеме на работу.

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

- сведения о переводах на другую работу;

- сведения об аттестации;

- сведения о повышении квалификации;

- сведения о профессиональной переподготовке;

- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

- сведения об отпусках;

- сведения о социальных гарантиях;

- сведения о месте жительства и контактных телефонах.

В ССК «Ангел» создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

- документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников);

- документация по организации работы ССК «Ангел» (должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства ССК «Ангел»);

- документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом ССК «Ангел».

3.3 Сбор, обработка и защита персональных данных

Порядок получения персональных данных.

Все персональные данные работника ССК «Ангел» следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику ССК «Ангел» о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника ССК «Ангел» о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

- персональные данные являются общедоступными;

- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

- по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных

Работник ССК «Ангел» предоставляет главному бухгалтеру ССК «Ангел» достоверные сведения о себе. Бухгалтер ССК «Ангел» по требованию Директора проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина директор ССК «Ангел» (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

- обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

- при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;

- при принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

- защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;

- работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами ССК «Ангел», устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

3.4 Передача и хранение персональных данных

При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия;

- предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением»

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение - как на бумажных носителях, так и в электронном виде, - в локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и управление на предприятии».

При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

- предполагаемые пользователи персональных данных;

- установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.

3.5 Доступ к персональным данным работников

Право доступа к персональным данным работников имеют ССК «Ангел» и бухгалтер.

Работник ССК «Ангел» имеет право:

- получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника;

- требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для Работодателя персональных данных;

- получать от Работодателя:

а) сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

б) перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

в) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

г) сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных;

- требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

3.6 Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

Работники ССК «Ангел», виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Директор ССК «Ангел» за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.

4. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ПРЕДПРИЯТИЯ

4.1 Общие положения

Внутренний трудовой распорядок в рассматриваемом предприятии регламентируется Правилами внутреннего трудового распорядка от 01. 09. 2009 г. (далее - Правила). Данные правила разработаны с учетом положений Конституции РФ, действующего трудового законодательства.

Правила внутреннего трудового распорядка вступили в силу с момента их утверждения Директором ССК «Ангел» с учетом сотрудников. Правила действуют без ограничения срока, до внесения соответствующих изменений и дополнений или принятия новых Правил. Изменения и дополнения Правил производятся в порядке их принятия. Правила внутреннего трудового распорядка были доведены до работников ССК «Ангел» под роспись.

Правила определяют для сотрудников ССК «Ангел» продолжительность, начало, окончание и порядок учета рабочего времени, время перерыва для отдыха и питания, графики дежурства при организации дежурств, порядок привлечения работников к исполнению должностных обязанностей сверх установленного ежедневного (рабочего) времени, а также в выходные и праздничные дни.

Основные вопросы осуществления трудовой деятельности (порядок приема на работу и увольнения с работы, права и обязанности работников, поощрения и дисциплинарные взыскания, применяемые в отношении работников и др.) регламентируются трудовым законодательством Российской Федерации и в связи с этим не требуют какого-либо дополнительного уточнения в Правилах.

Работодателем в соответствии с настоящими Правилами выступает ССК «Ангел» в лице Директора и иных лиц, уполномоченных представлять ССК «Ангел» в соответствии с уставом и иными локальными нормативными актами, доверенностями, приказами и распоряжениями Директора.

В число сотрудников (работников) ССК «Ангел», на которых распространяется действие настоящих Правил, включаются лица, работающие в ССК «Ангел» по трудовому договору и занимающие должности административно-хозяйственного, производственного, вспомогательного и иного персонала.

Правила, если иное не установлено уставом, иными локальными актами ССК «Ангел» либо соответствующими договорами, едины и обязательны для всех сотрудников (работников) ССК «Ангел».

4.2 Порядок приема и увольнения работников

Работники ССК «Ангел» реализуют право на труд путем заключения письменного договора. Фактическое допущение к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя) считается заключением трудового договора (основанием возникновения трудового правонарушения), независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. В этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе (ст. 16, 61, 67 ТК РФ).

Работник ССК «Ангел», заключивший трудовой договор, обязан приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу, если иное не обусловлено соглашением сторон. Если работник не приступил к работе в срок, предусмотренный трудовым договором, заключенный с ним трудовой договор аннулируется. Аннулирование договора оформляется приказом Директора ССК «Ангел».

Необоснованный отказ в приеме на работу запрещается. По требованию лица, которому было отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан в трехдневный срок сообщить причину отказа в письменной форме.

При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе по правилам статей 70 и 71 ТК РФ. В случае неудовлетворительного результата испытания работник может быть уволен по инициативе работодателя с указанием (в письменном уведомлении об увольнении) причин, послуживших основанием для признания работника не выдержавшим испытание. Условие об испытании фиксируется в письменном трудовом договоре, в противном случае работник считается принятым без испытания.

Продление (пересмотр) испытательного срока, согласованного при заключении трудового договора, в том числе по желанию работника или по соглашению сторон, не допускается. Увольнение работника по результатам испытания может быть обжаловано в судебном порядке по мотивам нарушения правил его применения, а также по существу.

Лица, поступающие на работу в ССК «Ангел», подлежат обязательному медицинскому освидетельствованию в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ об образовании и охране здоровья населения.

По общему правилу лицо, поступающее на работу в Общество, предъявляет следующие документы:

- паспорт;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства (предоставляется копия трудовой книжки или справка с основного места работы);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- свидетельство о заключении брака, свидетельства о рождении детей в случае необходимости.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Прием на работу без предъявления указанных документов или документов, их заменяющих, не допускается.

Прием на работу оформляется приказом Директора ССК «Ангел», который объявляется работнику под расписку. В приказе указывается наименование должности (работы) в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих, должностей служащих, штатным расписанием и условия оплаты труда в соответствии с действующими тарифными правилами, локальными положениями, трудовым договором. При оформлении трудовых правоотношений с работниками ССК «Ангел» применяет типовые формы распорядительных документов по кадровому составу, утвержденные постановлением Госкомстата России.

При приеме на работу, а также в период действия трудового договора работодатель (уполномоченные им лица) обязан ознакомить работников с действующими Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом ССК «Ангел», должностными инструкциями и иными локальными нормативными и индивидуальными правовыми актами, относящимися к их профессиональной и иной деятельности.

Уполномоченные руководители (должностные лица) также обязаны:

- ознакомить работника с порученной работой, условиями работы и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

- провести адаптацию, обучение, проинструктировать, проверить знания работников по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране, при необходимости провести стажировку, аттестацию (проверку знаний, навыков работы) по охране труда при работе с источниками повышенной опасности, а также в ин...