Оценка и выбор поставщиков

3 - Относится к процессу первого уровня А3 - Реализация процессов жизненного цикла продукции;

4 - Относится к процессу второго уровня В3.4 - Осуществление закупок.

После того, как был определен и идентифицирован перечень процессов предприятия, полученные результаты необходимо ввести в дерево процессов организации, которое представлено в приложении 2.

В основании всех уровней процессов находится цель работы предприятия (А 0 - выпуск качественной продукции). Для описания процессов и их взаимодействия использовался комбинированный способ.

После определения и идентификации процесса «Оценка и выбор поставщиков» необходимо его детальное описание.

3.2 Описание и графическое представление процесса

В соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000, любой процесс СМК должен быть описан таким образом, чтобы были учтены и однозначно установлены характеристики, необходимые для надлежащего его функционирования, мониторинга и оценивания.

Описание бизнес - процесса «Оценка и выбор поставщиков»

1. Полное наименование процесса - «Оценка и выбор поставщиков»

2. Код процесса - В 3.4.

3. Определение процесса - Деятельность, по поиску и отбору потенциальных поставщиков сырья, материалов; оценивание поставщика с точки зрения обеспечения поставок продукции требуемого качества, в требуемые сроки и по приемлемой цене.

4. Цель процесса - Выбор поставщика, соответствующего установленным требованиям на предприятии.

5. Владелец процесса - Высшее руководство предприятия.

6. Руководитель процесса - Начальник Отдела закупок.

7. Нормативы процесса:

- ГОСТ Р ИСО 9001:2008;

- ДП 3.4.4.-001-2013.

8. Входы процесса - Потребность предприятия в поставщиках.

9. Выходы процесса:

- перечень поставщиков;

- заключение договора

10. Ресурсы - ГОСТ ИСО 9001:2008

11. Поставщики процесса - Предприятие.

12. Потребители процесса - Предприятие.

13. Измеряемые параметры процесса - Критерии к поставщикам.

14. Показатели результативности процесса - Коэффициент соблюдения сроков поставок, коэффициент качества поставок, коэффициент исполнения заявок по объему поставок.

После текстового описания бизнес - процесса «Оценка и выбор поставщиков», по его результатам составляется карта процесса. Карта процесса представлена в приложении 1.

Блок-схема позволяет выявить непредвиденную усложненность процесса, позволяет понять реальные шаги процесса, и затем определить возможности улучшения или точку, в которой можно собрать и исследовать дополнительные данные.

При графическом представлении процесса используется следующие условные обозначения:



Начало или конец процесса

Этап (шаг) процесса

Принятие решения по настоящему документу

Доработка, т.е. после проверки требуется ли

доработка

Направление действия, передача результата

Точка передачи действия, если переносится с места

и дальше

С помощью выше описанных элементов была составлена блок-схема процесса «Оценка и выбор поставщиков», которая представлена на рисунке 8.



Нет

Да

Рисунок 8 - Блок-схема процесса «Оценка и выбор поставщиков»

После того, как разработана блок - схема процесса, необходимо разработать документированную процедуру.

3.3. Документирование процесса

Эффективное документирование процессов - важная функция СМК.

Документирование осуществляется посредством разработки стандарта организации или документированной процедуры. Каждая организация самостоятельно определяет, какие процессы и как задокументировать.

Документирование процесса «Оценка и выбор поставщиков», заключается в разработке стандарта организации СТО, регламентирующего порядок действий по управлению данным процессом.

Наличие в ООО «Раум» утвержденной документации СМК придает официальный статус и доступной для пользователей документации.

Стандарты организации не являются модернизацией обычных инструкций. Они регламентируют проведение всех организационных, технических и экономических мероприятий, направленных на повышение качества продукции или услуги, устанавливают порядок действий и ответственность каждого исполнителя за конкретную работу.

Использование стандартов организации позволяет упорядочить и стабилизировать процессы управления качеством, так как создает для них регламентирующую и правовую основу.

В ДП указывается, что, когда, где, кем, каким образом, с помощью чего и т.д. должно быть выполнено для достижения высокого качества продукции.

Документирование процесса разработки и оформления ДП заключаются в разработке следующих документов:

- карты процесса, которая позволяет получить информацию о процессе при использовании;

- блок - схемы управления процессом;

- документированная процедура «Оценка и выбор поставщиков», регламентирующей порядок действий по управлению данным процессом.

Таким образом, чтобы разработать процесс СМК «Оценка и выбор поставщиков», данный процесс был определен и идентифицирован среди остальных процессов СМК и разбит на более мелкие подпроцессы. После этого было дано его подробное текстовое описание, а также построена блок-схема процесса. Для организации работы предприятия были разработаны документы СМК, устанавливающие порядок и правила осуществления процесса выбора поставщиков.

Разработанная документированная процедура, представлена в приложении 3.

ВЫВОД

В данном курсовом проекте был рассмотрен процесс разработки системы менеджмента качества «Оценка и выбор поставщиков» в ООО «РАУМ».

Для достижения поставленной цели был выполнен ряд задач: проведен анализ информационных источников, в связи с этим можно сделать вывод, что в настоящее время система менеджмента качества является неотъемлемой частью обеспечения качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции. Система менеджмента качества состоит из организации, процессов, документов и ресурсов, направленная на формирование политики и целей в области качества, а также на достижение этих целей.. Процессный подход основан на объединении важнейших видов управленческой деятельности применяемые к организации. Преимуществом процессного подхода является непрерывность управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а так же при их комбинации и взаимодействии.

Анализ деятельности ООО «РАУМ» показал, что в процессе производства рыбной продукции предприятие руководствуется всеми необходимыми нормативно-техническими документами и разрабатывает схемы технологического контроля производства. На предприятии имеется все необходимое оборудование для производства, и своевременно проводятся испытания продукции. Но всего этого может быть недостаточно для выпуска продукции стабильного высокого качества, так как очень большое значение имеет качество работы с поставщиками при закупке продукции и материалов. И чтобы обеспечить это качество, предприятие должно управлять процессом оценки и выбора поставщиков, для закупа качественного сырья и продукции, руководствуясь требованиями стандарта ИСО 9001:2008.

Поэтому было необходимым разработать процесс СМК «Оценка и выбор поставщиков». Данный процесс был определен и идентифицирован среди остальных процессов СМК и разбит на более мелкие подпроцессы. После этого было дано его подробное текстовое описание, а также построена блок-схема процесса. Для организации работы предприятия были разработаны документы СМК, устанавливающие порядок и правила осуществления процесса выбора поставщиков.



СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования

2. МС ИСО 9000:2008 «СМК. Основные положения и словарь».

3. ГОСТ Р ИСО 9004-2010 Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации

4. Кане М.М., Иванов Б.В., Корешков В.Н., Схиртладзе А.Г. Системы, методы и инструменты менеджмента качества. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2012. - 576 с.: ил.

6. Всеобщее Управление качеством: Учебник для вузов/ О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов, Ю.В. Зорин, А.И. Гуров: под ред. О.П. Глудкина. - М.: Горячая линия - Телеком, 2001. - 600 с

7. Гличев А.В. Основы управления качеством продукции. - М.: Изд-во стандартов, 2001. - 425 с.

8. Пономарёв. Управление качеством продукции. Введение в системы менеджмента качества.М.: РИА "Стандарты и качество", 2005-206 с

9. Лапидус В.А Всеобщее управление качеством в российских предприятиях. М.: Новости, 2000.-430 с.

10. Статистические методы повышения качества. Пер. с англ. / Под ред. Х. Кумэ. - М.: Финансы и статистика, 1990. - 270 с

11. Система IDEF0/EMTool 1.1. Руководство пользователя. ЗАО Ориентсофт. Минск, РБ, 1997.

12. Р50.1.028-2001. Методология функционального моделирования. М.: Госстандарт России, 2000

13. Микава Ж.М. Пишем то, что делаем, делаем, как написали // Стандарты и качество. -- 2003. -- № 6. -- С. 48-51.

14. Шевченко Д.К., Груздев В.В. Организация и управление качеством. Монография. - Владивосток: Дальрыбвтуз, 1998.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ДП 3.4.4.-001-2013

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

Оценка и выбор поставщиков

(Проект)

ООО «РАУМ»

г. Хабаровск

2013г

ДП 3.4.4.-001-2013

Предисловие

Порядок разработки, согласования, утверждения, учета, издания (тиражирования) и отмены ДП субъекты хозяйственной деятельности устанавливает самостоятельно с учетом ГОСТ Р 1.0. Построение, изложение, оформление, содержание и обозначение ДП осуществляется согласно ГОСТ Р 1.5.

1. РАЗРАБОТАН рабочей группой ООО «Раум»;

2. ВНЕСЕН ООО «Раум»;

3. ПРИНЯТ приказом №_6___ от_15 января 2013г.;

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения ООО «Раум»

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

ОЦЕНКА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКОВ

Общие требования

ASSESSMENT AND CHOICE OF SUPPLIERS

General requirements

Введен впервые

Дата введения 15 января 2013 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит рекомендации по организации работы с поставщиками, в рамках реализации процесса закупок, в состав которого входит процедура выбора поставщиков продукции.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте используются следующие нормативные ссылки:

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования;

3 Общие положения

3.1 Реализация положения данного стандарта базируется на принципах взаимовыгодного сотрудничества, создания системы обеспечения качества закупаемой продукции, позволяющей развивать поставщиков, с целью дальнейшего повышения качества поставляемой продукции.

3.2 Для обеспечения поставок качественных товарно-материальные ценностей (ТМЦ) организация должна разработать и документально оформить, а также поддерживать в рабочем состоянии процесс оценки и выбора поставщиков.

3.3 Реализация процесса оценки и выбора поставщиков обеспечивается решением следующих основных задач:

- поиск поставщиков и оценка их способности обеспечить выполнение требований по качеству, объёмам и срокам поставки;

- выбор поставщика;

- поддержка в актуальном состоянии перечня одобренных квалифицированных (оптимальных) поставщиков;

- периодический контроль и анализ работы поставщика по всей цепи поставок;

- принятие мер (действий) к поставщикам, не выполняющим требования к поставкам и поставляемой продукции;

- замена поставщиков, несоответствующих критериям.

3.4 В целях обеспечения процесса закупки ТМЦ организация осуществляет регистрацию, накопление и обработку поступающей информации по действующим и потенциальным поставщикам.

3.5 Выбор нового поставщика осуществляется в следующих случаях:

- при необходимости закупки ТМЦ, ранее не использовавшихся для снабжения предприятия;

- при неприемлемости цены на ТМЦ у действующих поставщиков;

- при неспособности действующего поставщика обеспечить необходимый объём поставок в нужные сроки;

- при необходимости замены поставщика из-за снижения качества поставляемых ТМЦ и/или нарушения сроков поставки;

- при отказе поставщика от поставки продукции или увеличения цены в течение действия договора поставки;

- иные причины.

4 Поиск поставщиков

4.1 Этап проведения конкурсного отбора поставщика.

4.1.1 Проведение конкурсного отбора является частью системы планирования закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Основой для проведения закупок является расчет и анализ потребностей в ТМЦ, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности предприятия (организации).

4.1.2 Целью данного этапа является проведение необходимых мероприятий для организации работы по выбору поставщика. Данный этап включает в себя следующие мероприятия:

4.1.2.1 Подготовку графика проведения конкурсного отбора, в котором указывается дата, время и место проведения отбора. График проведения конкурсного отбора составляется ответственным лицом структурного подразделения, проводящего отбор и утверждается руководителем структурного подразделения, проводящего отбор в соответствии с формой.

4.1.2.2 Для проведения конкурсного отбора формируется комиссия. Состав комиссии определяется ответственным исполнителем.

Обязательными членами комиссии являются - представители: планово-экономической службы; управления (службы) материально-технического снабжения; конструкторского подразделения; службы качества; службы главного технолога; службы экономической безопасности (при наличии); юридической службы; финансовой службы; руководители структурных подразделений, проводящих конкурсный отбор.

4.1.2.3 Утвержденный График ответственное лицо структурного подразделения, проводящего отбор, направляет всем участникам комиссии и ответственным исполнителям под роспись.

4.2 Этап поиска поставщика.

4.2.1 Этап поиска поставщика включает в себя следующие мероприятия:

4.2.1.1 Уведомление ответственным исполнителем потенциальных поставщиков о требуемой номенклатуре ТМЦ, исходя из потребности в закупках, и сроках проведения конкурсного отбора. Формы размещения информации, а также места размещения информации (запроса) о потребности в закупках ТМЦ выбирается на усмотрение ответственного исполнителя. Вместе с запросом потенциальным поставщикам направляется «анкета поставщика».

4.2.1.2 Получение ответственным исполнителем свободных оферт от потенциальных поставщиков.

4.2.1.3 Регистрации ответственным исполнителем свободных оферт.

4.2.1.4 Анализ ответственным исполнителем полученных оферт.

4.3 Выбор (оценка) поставщика (ов).

4.3.1 Целью проведения конкурсного отбора является проведение необходимых мероприятий по выбору оптимального поставщика.

4.3.2 Оценку поставщиков производят на основе анализа данных, имеющихся у предприятия и предоставленных поставщиком, включая предложение поставщика по ценам, в том числе указанной в свободной оферте. Оценка производится по совокупности утвержденных критериев, перечень которых приведен в п. 4.3.4.

4.3.3 Каждый критерий имеет свой весовой коэффициент. Значение весового коэффициента отражает уровень значимости данного критерия.

4.3.4 Для оценки применяются следующие критерии:

4.3.4.1 Предоставление поставщиком документов, затребованных предприятием (для иностранных поставщиков перечень запрашиваемых документов определяется в каждом конкретном случаи отдельно):

- анкета поставщика ;

- устав поставщика со всеми изменениями (нотариально заверенная копия);

- свидетельство о государственной регистрации (нотариально заверенная копия);

- доверенность на уполномоченного представителя;

- свидетельство о постановке на налоговый учет (нотариально заверенная копия);

- годовой бухгалтерский баланс (по согласованию с поставщиком);

- бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату (по согласованию с поставщиком);

- копии лицензий (при осуществлении лицензируемых видов деятельности);

- сертификат официального дилера или письмо производителя о предоставлении полномочий дилера (если поставщик не является производитлем) или иной документ, удостоверяющий суть и характер взаимоотношений с производителем;

- лист цен на продукцию;

- копию сертификата на систему менеджмента качества;

4.3.4.2. Оценка по установленной системе балов.

Оценку существующих поставщиков и выбор потенциальных поставщиков ТМЦ осуществляет конкурсная комиссия по бальной системе на основании следующих критериев, с заполнением листа выбора (оценки) поставщика:

- наличие сертификата соответствия или декларации о соответствии на поставляемые ТМЦ, выданные независимой организацией или в случаи установления соответствующего требования в техническом регламенте, органом, осуществляющим оценку соответствия по данной продукции (имеется - 5 баллов, отсутствует - 0 баллов);

- наличие аккредитованного испытательного центра (имеется - 5 баллов, отсутствует - 0 баллов);

- наличие сертифицированной системы менеджмента качества (имеется - 3 балла, в процессе сертификации - 1 балл, отсутствует - 0 баллов);

- предыдущий опыт работы с данным поставщиком (положительный - 7 баллов, отрицательный или отсутствует - 0 баллов);

- репутация на рынке или рекомендации (положительные - 5 баллов, невозможно оценить, но поставщик известен на рынке - 3 балла, сведения отсутствуют - 0 баллов);

- наличия системы гарантийного и послегарантийного обслуживания (наличие - 5 баллов, отсутствие - 0 баллов);

- уровень цены на ТМЦ по отношению к среднерыночной цене на данный вид ТМЦ (ниже среднего - 3 балла, на уровне - 2 балла, выше среднего - 0 баллов);

- условия оплаты (предоплата - 0 баллов, отсрочка платежа - 7 баллов, по факту получения - 4 балла, частичная предоплата - 0 баллов);

- условия доставки (поставщиком без дополнительной оплаты - 2 балла, самим потребителем - 0 баллов);

- соблюдение сроков поставки (от 10 до 0).

Выбирается поставщик с максимальным количеством баллов или, в связи необходимостью придания наибольшего значения какому - либо критерию, в данный период или по требованию конечного потребителя продукции, в состав которой входит закупаемые ТМЦ, отдается предпочтение другому.

Полученные данные заносятся в лист оценки поставщика.

Поставщик с малым количеством баллов может быть выбран в случаях, если он единственный поставщик какого-либо вида ТМЦ, или представляется перспективным для установления с ним долговременных выгодных отношений.

4.4. Процедура выбора (оценки) поставщика.

4.4.1. Процедуру оценки проводят в обязательном порядке для всех действующих поставщиков по всем товарным группам ТМЦ один раз в год. В случае необходимости может быть проведена внеплановая оценка поставщика, в том числе при перезаключении договора.

4.4.2. Данный этап включает:

- сбор конкурсной комиссии;

- рассмотрение конкурсной комиссией представленных материалов, в том числе протокола бальной оценки поставщика;

- обсуждение потенциальных поставщиков;

- подписание членами комиссии протокола о выборе поставщика.

4.4.3. При проведении процедуры оценки осуществляется следующая схема выполнения работ членами конкурсной комиссии:

4.4.3.1. Планово-экономическим управлением проводится выбор поставщика по следующим параметрам:

- уровень цены ТМЦ;

- возможность осуществления поставки в установленные сроки и в установленном количестве;

- условия оплаты.

Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.

4.4.3.2. Управлением (службой) материально-технического снабжения проводится выбор поставщика по следующим параметрам:

- наличие или возможность производства и поставки ТМЦ согласно плану производства в установленные сроки.

Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.

4.4.3.3. Конструкторское подразделение проводит анализ документов по следующим параметрам:

- способность поставщика осуществить поставку ТМЦ в соответствии с техническими требованиями, а также наличия сертификатов соответствия или деклараций о соответствии, требуемых для данного вида продукции в соответствии с законодательством и техническими регламентами;

- стоимости жизненного цикла ТМЦ (для комплектующих изделий) в составе конечного изделия.

Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.

4.4.3.4. Служба качества проводит анализ документов по следующим параметрам:

- соответствие предлагаемого ТМЦ требованиям по качеству, заявленных в конкурсной документации, наличия сертифицированной системы менеджмента качества, сертификата качества;

- наличие возможности осуществлять гарантийное и послегарантийное обслуживание.

Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.

4.4.3.5. Служба главного технолога проводит анализ документов по следующим параметрам:

- соответствие предлагаемого ТМЦ требованиям действующих технологий использования ТМЦ.

Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.

4.4.3.6. Юридическая служба проводит анализ:

- представленных учредительных документов и документов, удостоверяющих право представителя организации поставщика ТМЦ представлять заявленную организацию и право подписи данного лица.

Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.

4.4.3.7. Служба экономической безопасности осуществляет передачу и получение документов и заключений (решений) от всех членов конкурсной комиссии, а также проводит анализ представленных документов, как поставщиком, так и принятые решения представителями структурных подразделений - членов конкурсной комиссии на предмет экономической безопасности.

Результаты решения службы экономической безопасности передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии для оформления протокола выбора (оценки) поставщика и передачи всего пакета документов для начала договорной работы, а также формирования досье поставщика.

4.4.4. Утвержденный протокол выбора (оценки) поставщика является руководством для заключения или нет договора о поставке.

4.4.5. Утвержденный протокол выбора (оценки) поставщика хранится у ответственного исполнителя структурного подразделения, отвечающего за формирование конкурсной комиссии в течении 2 лет или до следующей даты проведения выбора (оценки) данного поставщика.

4.4.6. При получении более выгодного предложения от альтернативного поставщика или поставщика не прошедшего первоначально конкурсный отбор в течении действия протокола выбора (оценки) поставщика ответственный исполнитель запрашивает возможность снижения цены у поставщика, выигравшего конкурсный отбор. Окончательное решение о внесение изменений в протокол и начале работы конкурсной комиссии по данному ТМЦ принимает коммерческий директор предприятия.

4.5. Периодический контроль и анализ работы поставщика.

4.5.1. Процесс контроля и анализа работы поставщиков осуществляется постоянно, в том числе с использованием взаимоотношений с поставщиками в области качества, включая:

- рекламационную работу;

- взаимный обмен информацией о ТМЦ (изменение конструкции, замены комплектующих, входящих в состав ТМЦ, или химического состава сырья и т.п.);

- реализацию совместных программ в области качества (проведение аудита, разработка и согласование программ повышения качества).

Результаты рекламационной работы с поставщиком хранятся в досье на поставщика и используются при осуществлении плановой и внеплановой оценки поставщика.

5 Реестр поставщиков

5.1. На основании протоколов выбора (оценки) поставщиков ведется Реестр поставщиков, который обновляется ежегодно (планово) и во внеплановом порядке. Реестр может разбиваться по товарным группам.

6 Досье на поставщика

6.1. Досье поставщика представляет собой систематизированный набор документов, позволяющих осуществить оценку поставщика.

6.2. Досье поставщика имеет титульный лист, содержащий наименование поставщика и номер досье.

6.3. Досье поставщика включает в себя:

- документы, перечисленные в п. 4.3.4.;

- все поступившие рекламации и акты о браке, акты о недопоставке;

- документы, подтверждающие выбор поставщика, в том числе протоколы выбора (оценки) поставщика;

- все письма, служебные записки в отношении данного поставщика;

- копии договора со всеми изменениями, дополнениями и приложениями;

- опись всех документов.

6.4. Досье всех поставщиков ведёт служба материально-технического снабжения.

6.5. Передачу досье или документов из досье поставщиков в другие структурные подразделения осуществляется только под письменную расписку получающего по предварительному согласованию со службой экономической безопасности.

6.6. Службой экономической безопасности или иным подразделением, выполняющим аналогичные функции для досье поставщиков и документов, находящихся в нём, устанавливается статус «коммерческая тайна».

Размещено на Allbest.ru

...