Організація робочого місця офіс-менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міжрегіональне вище професійне училище зв'язку

Курсова робота

Організація робочого місця офіс-менеджера

Виконала:

Учениця Т-9 групи

Нуровська Інна Анатоліївна

Київ - 2013



Зміст

робочий місце офіс менеджер оснащення

1. Поняття робочого місця офіс-менеджера та його організація

2. Класифікація робочих місць

3. Вимоги до планування та обладнання робочих місць

4. Організаційне оснащення робочих місць



1. Поняття робочого місця офіс-менеджера та його організація

Відповідною точкою будь-якої виробничої діяльності є робоче місце людини, яке має суворо визначені функції.

Поняття "робочого місця" має подвійний зміст. З одного боку, це первинна ланка виробничої структури підприємства, з іншого, суто технічного боку - зона, оснащена необхідними технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність виконавця або групи виконавців, які спільно виконують одну функцію, роботу, операцію, елементарну процедуру, при можливо менших фізичних зусиллях та мінімальному нервовому навантаженні.

Рис. 1. Поняття робочого місця

Під робочим місцем працівника апарату управління мається на увазі зона його трудової діяльності, оснащення необхідними засобами праці.

Поняття "організація робочих місць" включає:

- влаштування і планування службових приміщень і розміщення в них робочих місць;

- планування робочих місць;

- оснащення робочих місць необхідними меблями і сучасними технічними засобами опрацювання інформації.

Основні складові робочого місця:

¦ цілі, уявлення про результати праці;

¦ заданий предмет праці;

¦ система засобів праці;

¦ система професійних службових обов'язків;

¦ система прав працівника;

¦ виробниче середовище (предметні і соціальні умови праці).

Загальною вимогою раціональної організації робочих місць є створення працівникам максимальної зручності для здійснення їх діяльності, вивільнення від нераціональних переміщень та рухів, зниження на цій основі витрат праці на виконувану роботу. Отже, економія часу і сил працівника - головні критерії раціональності організації робочих місць.

Робоче місце як будь-яка категорія має кількісну та якісну характеристики. Якщо на основі масштабів концентрації предметів праці та зміни режиму функціонування робочих місць формуються кількісні параметри даної категорії, то вимоги до професійно-кваліфікаційних, демографічних та психофізичних даних робітника, а також організаційно-технічного рівня розвитку утворюють якісні характеристики робочого місця. Збалансування зайнятості полягає у постійному підтриманні рівноваги між цими двома системами вимог.

Робоче місце - первинна ланка виробництва, що знаходиться в безпосередньому веденні одного робітника чи бригади і включає в себе комплект матеріальних елементів, що забезпечують процес праці.

Робоче місце складається з таких елементів:

¦ виробничої площі;

¦ основного устаткування;

¦ пристроїв для зберігання матеріалів, заготовок, готової продукції, відходів і браку;

¦ пристрою для збереження інструментів, оснащення і пристроїв;

¦ підйомно-транспортних пристроїв;

¦ пристроїв для безпеки і зручності роботи.

Організація робочого місця - це система заходів, спрямованих на створення на робочому місці необхідних умов для продуктивної праці, підвищення його змістовності й охорону здоров'я робітника, оснащення засобами і предметами праці та їх розміщення в певному порядку для безперебійного та якісного здійснення трудового процесу з урахуванням спеціалізації виконуваних робіт, кількості виконавців, професій, виду та типу виробництва, рівня механізації та автоматизації, кількості необхідного обладнання та устаткування.

Комплекс заходів охоплює:

- вибір раціональної сигналізації робочого місця і його оснащення устаткуванням та інвентарем;

- створення комфортних умов праці;

- раціональне планування;

- безперебійне обслуговування робочого місця по всіх його функціях. Конкретний зміст робіт з раціональної організації робочих місць залежить від багатьох факторів, а саме:

¦ виду праці - розумовий чи фізичний, важкий чи легкий, різноманітний чи монотонний;

¦ умові праці - комфортні чи несприятливі;

¦ типу виробництва тощо.

Рис. 2. Вимоги до організації робочого місця менеджера



Обслуговування робочого місця - це система заходів, спрямованих на забезпечення роботи всім необхідним для безперебійного ходу виробничого процесу.

Якість обслуговування робочих місць залежить від стану оперативно-виробничого планування і рівня організації допоміжних служб підприємства.

У комплексі заходів, що сприяють удосконаленню організації праці менеджера, збереженню здоров'я і підвищення працездатності управлінського персоналу, велике значення мають планування і розміщення службових приміщень, а також організація робочих місць.

При розробці заходів по вдосконаленню організації праці управлінських працівників особливу увагу слід звернути на раціональне розміщення відділів та інших службових приміщень. Ці питання вирішуються, виходячи з функціонального значення відділів, змісту роботи окремих категорій працівників та їх взаємозв'язків у процесі трудової діяльності.

Організація обліку робочих місць, виявлення ступеня відповідності їх рівня сучасним вимогам, здійснюються в рамках атестації робочих місць. Джерелами інформації служать фактичні результати дослідження робочих місць, дані первинної статистичної звітності, перепису обладнання та його паспортів, технологічні карти й інші матеріали.

Атестація робочих місць є складовою програми вдосконалення управління персоналом на кожному підприємстві. Робоче місце вважається атестованим, якщо повністю відсутня оцінка з нульовим значенням, в кожній групі чинників немає більше однієї оцінки із значенням 0,5; середній коефіцієнт в кожній з комплексних груп чинників не є нижчим 0,9. Документом, в якому викладається проект організації трудового процесу для конкретного виконавця, є карта організації праці на робочому місці та паспорт робочого місця (рис. 3).

Комплексна оцінка кожного робочого місця на його відповідність науково-технічному та організаційному рівням є основною для прийняття рішення щодо його подальшого використання, при цьому визначаються основні напрями удосконалення робочого місця, інформація інтегрується в процесі атестації робочих місць.

Професії в карті організації праці повинні відповідати наведеними у класифікаторі професій, який є основною складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної і соціальної інформації. Класифікатор був розроблений відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України "Про концепцію побудови національної статистики України та Державної програми переходу до міжнародної системи обліку та статистики" від 4 травня 1993 р. № 326. При його розробці за основу була прийнята Міжнародна стандартна класифікація професій 1988 р. (ISCO-88: International Standard Classification of OccupationsALO, Geneva), яку Міжнародна конференція статистики праці Міжнародного бюро праці порадила для подання національних даних до системи, що полегшує міжнародний обмін професійною інформацією.

Класифікація ґрунтується на концепціях ISCO-88 про працю та кваліфікації:

1. Праця - це відповідні завдання та обов' язки, які вже виконані, виконуються чи повинні виконуватися однією особою;

2. Кваліфікація - це ступінь і рівень підготовки робітника, його здатність виконувати завдання та обов' язки відповідної роботи.

У дипломі спеціаліста (молодшого спеціаліста) або в інших документах про професійну підготовку кваліфікація визначається назвою професії (інженер-механік, економіст, токар, секретар-стенографістка тощо).

3. Професія - здатність виконувати роботу, що потребує відповідної кваліфікації. Кваліфікація визначається рівнем освіти та спеціалізацією, що відбивається у спеціальності та є вузьким напрямом діяльності всередині професії.

Ефективність роботи підрозділів залежить не тільки від відбору кадрів, рівня їх кваліфікації та спеціалізації робочих місць, а й і від умов праці.

На рівні робочого місця, робочої зони виробництва умови праці розглядаються як сукупність чинників та елементів матеріально-виробничого середовища, що впливають на здоров' я і працездатність людини в процесі праці.

На рівні ж самого підприємства, галузі, матеріального виробництва в цілому слід підходити до умов праці як до категорії соціально-економічної. При цьому слід визначати поняття умов праці, тобто виходити з того, що воно може бути зведене до сукупності об'єктивних і суб'єктивних, соціально-економічних, технічних, організаційних, техногенних та природно-економічних чинників, що діють у взаємозв'язку безпосередньо в процесі праці та виробництва і впливають на соціально-економічну ефективність останнього, а також на здоров'я, професійний та духовний стан працівників.

Рис. 3. Структура паспорта робочого місця



Останніми роками все чіткіше простежується тенденція до виділення умов праці як особливої галузі науки та практики. Праця (а відповідно - й її умови) здійснюється у межах різних систем: з одного боку, "людина - машина" (технологічний процес), "людина - середовище", "людина - машина (технологічний процес) - середовище", а з іншого - "людина - колектив - суспільство", "людина - суспільство-природа". Перші три системи характерні для виробничого місця, дільниці, цеху, виробництва, а останні дві - для вищого рівня, тобто підприємства, галузі, регіону.

Для вирішення проблем умов праці необхідний комплексний та системний підхід, результати якого слід обов'язково враховувати у практичній роботі підприємства.

Проектування виробничих об'єктів, розробка нових технологій, засобів виробництва, колективного та індивідуального захисту працюючих повинні здійснюватися з урахуванням вимог щодо праці.

Виробничі будівлі, споруди, устаткування, транспортні засоби, що вводяться в дію після будівництва або реконструкції, технологічні процеси повинні відповідати нормативним актам про охорону праці.

Жодне підприємство, цех, дільниця, виробництво не можуть бути прийняті та введені в експлуатацію, якщо на них не створено безпечних умов праці.

Введення в експлуатацію нових і реконструйованих об'єктів виробничого та соціально-культурного призначення без дозволу органів державного нагляду за охороною праці заборонено.

В Україні розроблені державні міжгалузеві нормативні акти про охорону праці - правила, стандарти, норми, положення, інструкції та інші документи, яким надано чинність правових норм, обов'язкових для виконання.

Опрацювання та прийняття нових, перегляд і скасування чинних міжгалузевих та галузевих нормативних актів про охорону праці здійснюються органами державного нагляду за охороною праці за участю інших державних органів і професійних спілок у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

У разі відсутності в нормативних актах про охорону праці вимог щодо забезпечення безпечних умов праці на певних роботах власник або уповноважений ним орган зобов'язані вжити погоджених з органами державного нагляду за охороною праці заходів, що забезпечать безпеку працівників.

Для проведення заходів щодо поліпшення умов праці виділяються у встановленому порядку кошти і необхідні матеріали. Витрачати їх на інші цілі заборонено. Порядок використання цих коштів і матеріалів визначається в колективних договорах.

Трудові колективи контролюють використання коштів, призначених на охорону праці.

Слід зазначити, що на роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, а також пов'язаних із забрудненням або несприятливими температурними умовами безкоштовно видаються за встановленими нормами спеціальний одяг і взуття та інші засоби індивідуального захисту.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язані організувати комплектування й утримання засобів індивідуального захисту відповідно до нормативних актів про охорону праці і не мають права видавати замість спеціальних одягу і взуття матеріали для їх виготовлення або кошти для їх придбання.

Таким чином, держава захищає своїх громадян і піклується про умови їхньої праці. Детальніше про це йдеться в Законі України "Про охорону праці". Слід зазначити, що цей Закон потребує вдосконалення системи управління охороною праці з обов'язковим урахуванням накопиченого позитивного міжнародного досвіду у цій сфері. Його аналіз, оцінка і трансформація до умов України свідчать, що національне законодавство про охорону праці за своїм змістом має орієнтацію на міжнародні системи управління охороною праці. Але ще є можливості його удосконалення через прийняття окремих законів та нормативно-правових документів, спрямованих на перегляд чинників виробничого розвитку в окремих галузях, що створюють небезпечні для здоров'я і життя працюючих умови. Очевидною є потреба вдосконалення правового забезпечення управління та планування охорони праці, підвищення ефективності нагляду і контролю, страхування від виробничих ризиків та ін. Потребує більш пильного вивчення і використання досвід Японії, Данії, Фінляндії, Німеччини, США та інших розвинених країн щодо механізму забезпечення виконання законодавчих вимог з охорони праці.

Оскільки діяльність кожного підприємства підпорядкована реалізації його основної виробничої функції - створенню максимуму товарів чи послуг для задоволення потреб свого персоналу та суспільства в цілому при найменших витратах виробництва, то для її здійснення підприємство розгортає діяльність у різних сферах, виконуючи у кожній спеціальні функції. Вони виникають внаслідок горизонтального поділу управлінської праці та визначають її спрямованість на конкретний об'єкт. Зміст спеціальних функцій управління відбиває специфічні особливості виробництва і залежить від його типу, складності, спеціалізації тощо.

Загальні спеціальні функції, що складаються з операцій, розглядаються як елементи управлінської праці. Виконання цих функцій та операцій в сукупності й визначає зміст роботи управлінського персоналу, а функціональний поділ праці на рівні підприємства можна уявити як дію двох взаємопов'язаних і взаємообумовлених груп функцій управління - загальних і спеціальних. Тільки на підставі поєднання цих функцій можна вирішувати питання організації та нормування праці управлінського персоналу. Основними елементами виробництва як соціально-економічної системи є люди, предмети та знаряддя праці. Отже, щоб виробництво існувало як процес і як система, необхідно налагодити зв' язки між його основними елементами. Ці зв'язки являють собою водночас і об'єкт, і результат управлінської діяльності, а організацію управління слід розглядати як проектування організаційних структур управління і технологію їх реалізації, тобто проектування інформаційно-управлінських зв'язків, що виникають внаслідок функціонального поділу праці у сфері управління. Водночас поділ праці зумовлює відокремлення однорідних робіт за функціями управління та зосередження цих робіт у відповідних структурах управлінського апарату.

Кожний елемент організаційної структури управління має певне місце та відповідні зв'язки, що забезпечують їх взаємодію. Якщо виникають зв'язки між керуючою та керованою системами, то поряд з інформаційними з'являються і соціально-економічні та інші зв'язки, встановлення та забезпечення яких слід віднести як до функції організації праці, так і до функції управління виробництвом.

Існуюча практика проектування виробничого процесу містить елементи двох наукових шкіл - ефективності та поведінкової (біхевіористичної). Перша ґрунтується на систематизованому, логічному, формалізованому підходах до опису процесу. Друга виникла у 50-х роках і надалі розвивається, відкриваючи нові аспекти людського чинника у виробництві та методи вирішення деяких проблем, що властиві виробничим системам. Серед таких проблем виділяють незадоволеність працівників роботою через утрату інтересу до неї, жорсткий контроль, вузьку спеціалізацію, яка супроводжується монотонністю і рутинністю дрібних операцій, обмеженістю навчання і професійного просування.

Для підвищення інтересу до праці проектувальники стали аналізувати можливості і застосовувати комплексний підхід до її організації. Такий підхід, що поєднує досягнення шкіл ефективності та поведінкової, дістав назву "організація організації праці".

Організація організації праці - це її структуризація, що передбачає формування змісту праці і часового зв'язку людини з трудовим процесом з метою підвищення дохідності підприємства й одночасно привабливості робочих місць, а також ступеня задоволення працею.

Структуризація праці спирається на висновки психології щодо поведінки і динаміки груп. Поведінка людей значною мірою визначається можливістю задовольнити важливі для кожного потреби. Можливості розширюються з підвищенням активізації мотивації людини відповідним формуванням змісту праці.

До принципів структуризації праці належать: розширення завдань (спеціалізації), збагачення змісту завдань (трудового процесу), зміна роботи, групова робота.

У процесі розширення завдань кілька структурно однотипних та пов'язаних між собою конкретних завдань об'єднуються в одне загальне завдання.

Переваги: підвищення гнучкості використання персоналу і, відповідно, робочої системи; зростання інтересу до праці; об'єднання завдання щодо конкретного продукту полегшує оцінювання результатів праці, сприяє зменшенню фізичного та психологічного навантаження і підвищенню якості продукції внаслідок кращої мотивації. Недоліки: збільшення затрат часу на навчання; підвищення витрат і відповідних вимог до робітників; додаткова потреба в засобах виробництва, оскільки до розширення завдань продуктивність була меншою.

Збагачення змісту праці полягає в об'єднанні завдань та операцій, які виконуються в різній послідовності, в одне нове завдання. Для збагачення змісту праці функції окремих завдань, що пов'язані з плануванням, контролем, технічним обслуговуванням і прийняттям рішення, включають до основного завдання. Переваги: розширення свободи дій; підвищення кваліфікації; скорочення часу на узгодження й отримання інформації; зростання привабливості робочих місць. Недоліки: тривалий час підготовки персоналу; опір управлінських працівників змінам повноважень; тривале очікування поліпшення загальних результатів роботи.

Зміна робіт (ротація) розглядається як збагачення змісту праці шляхом здійснення різних видів діяльності на різних робочих місцях. Ротація буває плановою і неплановою, з власної ініціативи і з ініціативи адміністрації. Вона здійснюється як на окремих робочих місцях, так і в межах групи. Інтервалу в змінах виду занять не існує. Переваги для робітника: зміна навантаження (психологічного і фізіологічного); можливість підвищення кваліфікації; цікавіша робота. Переваги для підприємства: більша стійкість робочої системи щодо впливу зовнішніх і внутрішніх негараздів; висока кваліфікація збільшує гнучкість виробничої системи; інтеграція робочих місць у групи; вища якість продукції. Робота в групах. Під час групової обробки або складання виробів відповідно до умов технології оптимальною структурою може бути група професійних робітників кількістю від 3 до 10 осіб, що виготовляє комплексний продукт. Така робота дає можливість: збільшити свободу прийняття рішень; конкретизує відповідальність за якість, управління матеріальними потоками, розподіл робіт між членами групи, за строки виконання робіт, встановлення режиму роботи. Переваги: у сприятливому соціальному кліматі поліпшується взаємодія всіх членів групи, що впливає на вибір оптимальних варіантів організації роботи; стимулювання соціальних контактів розширює можливості підвищення кваліфікації; скорочення впливу контрольних органів на діяльність групи сприяє задоволенню працею; висока гнучкість виробничої системи створює умови для освоєння нових продуктів; зниження плинності кадрів, зменшення втрат часу і підвищення продуктивності. Недоліки: можливість конфліктів; неможливість інтегрувати в групу працівників з низькою продуктивністю; опір управлінського персоналу формуванню груп на принципах самоврядування.



2. Класифікація робочиx місць

3. Вимоги до планування та обладнання робочиx місць

Збалансування робочих місць з трудовими ресурсами досягається шляхом приведення відповідно до реальної потреби (з урахуванням кількості робочих місць) та можливостей її забезпечення за рахунок підвищення ефективності використання основних виробничих фондів і скорочення чисельності працюючих на діючих підприємствах, в організаціях та установах.

У комплексі заходів, що забезпечують ефективність праці в сфері управління, важлива роль відводиться раціоналізації робочих місць і створенню сприятливих умов праці. Від них залежить працездатність персоналу і продуктивність праці, ступінь використання потенціалу, збереження здоров'я і тривалості життя працівників управлінської праці.

Одним з важливих питань організації робочих місць є раціональне їх планування. Під плануванням робочого місця мається на увазі раціональне просторове розміщення всіх матеріальних елементів виробництва: устаткування, технологічного й організаційного оснащення, інвентаря, що забезпечують ощадливе використання виробничої площі, високопродуктивну і безпечну працю робітника.

Розрізняють зовнішнє і внутрішнє планування робочих місць.

Внутрішнє планування розподіляється на дві зони: зону праці (безпосередньо робоче місце) і зону підходу (стелажі, шухляди, шафи тощо).

Зовнішнє планування - розміщення робочого місця відносно інших робочих місць - визначається характером і кількістю його оснащення, характером виконуваних робіт. Крім того, до комплектації робочого місця входять предмети догляду за ним, засоби індивідуального захисту. Таким чином, організація робочого місця - це створення певного комплексу організаційно-технічних умов для високопродуктивної та безпечної праці з урахуванням його місця в технологічному процесі, виконання умов планування і оснащення всіма необхідними засобами і предметами праці відповідно до проекту організації робочих місць і трудового процесу.

Зовнішнє планування є доцільним розміщенням на робочому місці основного і допоміжного устаткування, інвентарю й організаційного оснащення. Проектується спеціально з урахуванням робочого і допоміжного простору (зони).

Робоча зона - це ділянка тривимірного простору, обмежена межами досяжності рук робітника в горизонтальній і вертикальній площинах з урахуванням повороту його корпуса на 180° і переміщення на один-два кроки. Тут розміщуються знаряддя і предмети праці, постійно використовувані в роботі. Інша площа робочого місця - допоміжний простір, у якому розміщені рідко використовувані предмети, елементи інтер'єра тощо.

Основні вимоги до раціонального зовнішнього планування:

o забезпечення мінімальних траєкторій переміщення предметів праці у вертикальній і горизонтальній площинах;

o скорочення зайвих трудових рухів;

o зменшення до мінімуму кількості нахилів і поворотів корпуса робітника;

o ощадливе використання виробничої площі.

Внутрішнє планування має забезпечувати зручну робочу позу, короткі рухи, що не втомлюють працівника, й рівномірне та, по можливості, одночасне виконання рухів двома руками. Проектується таке розташування з урахуванням зон досяжності рук працівника, що являють собою ділянку тривимірного простору, обмежену траєкторіями руху рук у горизонтальній і вертикальній площинах.

На ефективність управлінської праці впливає оснащення робочих місць технічними засобами для виконання різних управлінських робіт, засобами зв'язку і службовими меблями.



Удосконалення організації й обслуговування робочих місць охоплює:

o раціональне планування робочих місць;

o забезпечення їх технологічним і організаційним оснащенням, іншим устаткуванням, що відповідає антропометричним і фізіологічним даним людини та її естетичному сприйняттю оточення;

o впровадження систем регламентованого обслуговування, що забезпечує своєчасне налагодження та ремонт оргтехніки, обладнання, доставку матеріалів відповідно до встановлених графіків, завдань та технології виконання функцій.

Вимоги щодо забезпечення економії часу працівників апарату управління на пошук засобів праці і скорочення фізичних зусиль в процесі роботи:

o у більшості працівників на робочій поверхні столу немає нічого зайвого;

o майже кожний предмет і засіб праці має своє місце, оскільки хаотичне розміщення їх викликає зайві рухи і витрати часу;

o канцелярське приладдя (олівці, ручки, лінійки тощо) зберігаються в ящику столу зі спеціальними розділами;

o засоби комунікаційної техніки (телефон тощо) розміщуються зліва, це необхідно для вивільнення під час розмови правої руки для роботи;

o документи і засоби розміщені так, щоб забезпечувалася найкраща послідовність виконання роботи.

Набір службових меблів для працівників апарату управління містить:

o робочий стіл (звичайний чи спеціалізований);

o допоміжні столи і тумбочки для зберігання справочного матеріалу, установки друкувальної машини, телефонів, картотеки, факсу тощо;

o робоче крісло чи стілець;

o шафа звичайного типу і спеціальні (для документації, креслень, дискет та дисків електронного архіву), полиці, стелажі тощо.

В основу розміщення службових приміщень покладені такі принципи:

o спочатку розміщуються такі структурні підрозділи (керівництво, економічний і торговий підрозділи, відділ організації торгівлі, відділ кадрів і бухгалтерія);

o відділи і співробітники, які найчастіше підтримують між собою зв'язок по роботі, мають бути розміщені поблизу один від одного;

o відділи, пов'язані з прийомом відвідувачів, доцільно розміщувати біля входу;

o відділи, де зосереджені обчислювальна техніка, факси, ксерокси та інше устаткування, повинні розміщуватися у місцях, ізольованих від інших службових приміщень;

o розміщення працівників проводиться з урахуванням забезпечення приміщенням для кожного структурного підрозділу (одна кімната на 5-6 осіб);

o забезпечення кожного співробітника площею згідно з діючими нормами (від 3,25 до 5 кв. м.);

o площа кабінетів має бути не меншою 8 кв. м і не більшою 54 кв. м. Приймальний при кабінетах - мати службову площу не менше 8 кв. м і не більше 24 кв. м;

o при розміщенні меблів у службових приміщеннях, а також влаштування скляних перегородок слід дотримуватися встановлених нормативів: ширина проходу для однієї людини становити 55-60 см, для двох осіб - 70-80 см, для трьох - 100 см. Відстань між стіною і робочим місцем - 140 см, відстань від робочого місця до шафи або стелажа - 180 см;

o для управлінських працівників встановлено такі норми площі: для керівника установи - 22-55 кв. м, для керівника великого структурного підрозділу - 12-35 кв. м, для менеджера відділу - 8-24 кв. м;

o для керівника несамостійного структурного підрозділу кабінет не передбачається і його робоче місце розміщується у загальній кімнаті;

o робочі місця спеціалістів обладнуються у приміщенні, ізольованому легкими розбірними перегородками, оснащаються оргтехнікою, засобами зв'язку, ПЕОМ, календарем тощо. Обладнання робочих місць технічних працівників залежить від того, які технічні засоби вони використовують.

o ефективність роботи апарату управління залежить від забезпеченості працівників відповідними інформаційними, нормативними і довідковими матеріалами, літературою, документацією тощо. Тому необхідно регламентувати обсяг і зміст інформації, яка має надходити до конкретного виконавця. Крім того, треба визначити час та в якому вигляді і якими засобами вона повинна має передаватися.

Раціональна організація робочих місць службовців передбачає:

o вибір меблів та обладнання з урахуванням антропометричних показників;

o забезпечення зручного положення корпусу працівника для меншої втомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи рухів тощо;

o обладнання робочого місця відповідним оснащенням та засобами механізації й автоматизації робіт;

o раціональне планування і компоновку меблів, обладнання та оснащення;

o створення сприятливих санітарно-гігієнічних і естетичних умов праці. До організаційного оснащення входять:

o предмети, які необхідні працівнику для забезпечення зручної робочої пози, а також для укладання та зберігання пристроїв, документів, довідників, засобів оргтехніки, інструментів, заготовок, деталей, допоміжних матеріалів;

o засоби освітлення, сигналізації та зв'язку;

o допоміжні пристрої для догляду за обладнанням, прибирання робочого місця тощо;

o предмети виробничого інтер'єру.

Вимоги до конструкції та габаритів організаційного оснащення визначаються:

o характером і видом робіт, що виконуються на робочому місці;

o особливостями організації виробництва та управління (методами роботи, змінністю роботи, спеціалізацією робочих місць, специфікою та кількістю автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів та інженерно-технічних працівників);

o складом та кількістю пристроїв, інструменту та інших засобів, необхідних для даного робочого місця;

o асортиментом і характером опрацьовуваної інформації, оброблюваних деталей, напівфабрикатів, інших матеріалів;

o факторами, що характеризують зв'язки працівника з організаційним оснащенням (робочою зоною, позою при роботі, обсягами та характером інформаційних комунікацій тощо).

При виборі оснащення для робочого місця, в ому числі АРМ фахівців та керівників, необхідно враховувати:

o найбільш повну відповідність оснащення його функціональному призначенню;

o економічність використання виробничого майданчика та службових приміщень;

o відповідність конструкційних характеристик і габаритів організаційного оснащення ергономічним вимогам з урахуванням антропометричних показників та психофізіологічних властивостей користувача робочого місця;

o міцність та стійкість конструкції;

o дотримання вимог технічної естетики і відповідність загальному інтер' єру робочого місця;

o дотримання правил техніки безпеки та охорони праці.

Дуже важливою умовою ефективного користування робочим місцем є правильне його освітлення.

Конструкції світильників (освітлювачів) для виробничого освітлення мають відповідати таким вимогам:

o забезпечувати постійне освітлення протягом робочого часу;

o достатньо освітлювати поверхню, на яку спрямований погляд робітника;

o рівномірно розподіляти світло в оточуючому просторі;

o запобігати сліпучому впливу надмірно яскравого світла.

Для виробничого освітлення використовують світильники трьох груп:

а) світильники прямого світла, які не менше 80 % світлового потоку спрямовують у нижню зону приміщення;

б) світильники переважно прямого спрямовують, які посилають 60-80 % світла у нижню зону;

в) світильники відбитого світла, які випромінюють у верхню зону не менше 80 % світлового потоку, яке відбиваючись від стелі та верхньої частини стін, рівномірно розподіляється по всьому приміщенню.

Вимоги, що висуваються до робочих меблів пов'язані зі зручністю виконання роботи та зменшення втомлюваності; цьому сприяє їх правильний вибір, оскільки конструкція меблів повинна враховувати положення виконавця на робочому місці, його робочу позу, робочу зону і навантаження, які він несе. Пристосування для підтримання пози при роботі сидячи це крісла, стільці, табурети, відкидні сидіння (в т.ч. настінні), сидіння-опори. Вибір типу робочих сидінь визначається характером праці виконавця.

Планування робочих місць - це найбільш раціональне просторове розміщення матеріальних елементів виробництва, конструювання та управління - обладнання, технологічного та організаційного оснащення, засобів обчислювальної техніки та телекомунікацій, сигнального зв'язку, предметів праці та самого користувача робочого місця. При плануванні необхідно правильно визначити площу робочого місця, його просторове розташування, при цьому врахувати необхідність найбільш економного використання виробничих та офісних площ. Разом з тим, площа робочого місця має бути достатньою для розміщення обладнання та інших предметів праці щоб створювати для робітника необхідні умови для продуктивної та безпечної для здоров'я праці. За існуючими нормативами на кожного працюючого має виділятися не менше 4,5 кв. м виробничої (офісної) площі і не менше 15 куб. м обсягу виробничої (офісної) площі / Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства (СН-202-76). - М.: Госстрой, 1976).

Для адміністративно-офісних приміщень встановлені нормі площі на одного робітника в розмірі 3,25-5 кв. м (в деяких випадках до 6 кв. м).

При проектуванні службових приміщень слід мати на увазі, що раціональною є прямокутна форма кімнат зі співвідношенням сторін 1:1,5 (максимум 1:2), мінімальна висота стелі - 3,25 м, ширина - 2,5 м.

При двобічному освітленні глибина приміщень не повинна перевищувати 15 м, при однобічному - 6-7 м. Вікно не повинно знаходитися у полі зору людини, тому столи треба розміщувати перпендикулярно до нього.

Робоче місце поділяється на робочу (оперативну) зону і допоміжний простір. Робоча зона - це ділянка тримірного простору, обмежена зоною досяжності у горизонтальній та вертикальній площинах з урахуванням повороту робітника на 180° та переміщення його вправо і вліво на один-три кроки. У цій зоні розміщуються знаряддя праці, які постійно використовуються у роботі. Окрема площа складає допоміжну зону, де розташовуються предмети, які використовуються рідше. Простір, обмежений уявною дугою, окресленою кінчиками пальців повністю витягнутої руки при її обертанні у плечовому суглобі, називається зоною максимальної досяжності в горизонтальній та вертикальній площинах відповідно.

Простір, обмежений уявною дугою, окресленою пальцями руки повністю витягнутої руки в горизонтальній та вертикальній площинах відповідно при її обертанні у ліктьовому суглобі (при опущеному плечі), вважається оптимальною зоною досяжності.

Зони досяжності визначаються для різних фіксованих робочих положень (сидячи, стоячи) і поз. При їх визначенні треба орієнтуватися на людину невеликого зросту в одязі та взутті. Розташування основного та допоміжного обладнання має забезпечувати вільний доступ до зон, що потребують профілактичного огляду та ремонту, а також зручне та безпечне переміщення людей.

Планування робочого місця має забезпечувати добрі умови огляду, що виключає велике зорове навантаження. Кут миттєвого зору в робочій зоні складає 18°, кут ефективного бачення в робочій зоні - 30°, кут зони огляду при фіксованому положенні голови по горизонталі складає 120° (за рахунок бокового зору), по вертикалі - 86° (39° - угору та 47° - униз). При обертанні голови кут зони огляду складає по горизонталі 120°, по вертикалі - 125-135°. Слід мати на увазі, що поворот голови, який не викликає надмірних навантажень, складає 30-40° і що рух очей швидший і менш стомлюючий, а розміри і пропорції предметів оцінюються точніше у горизонтальній, ніж у вертикальній. Необхідно враховувати також, що межі сприйняття окремих кольорів різні: жовтий колір розрізняється у межах 120° по горизонталі та 95° по вертикалі, синій - відповідно, у межах 100° і 80°, червоний і зелений - 60° і 40°.

Предметно-просторове середовище

До предметно-просторового середовища входять два істотних елементи. По-перше, це світ предметів - виробничі будинки, офіси, об'єкти культури, транспорт, устаткування, меблі, по-друге - композиція предметів, тобто розміщення їх у конкретному просторі.

Зовнішній світ створює у людей перше враження про підприємство, яке вважається найбільш привабливим. Чи справді це так?

Щоб відповісти на це запитання, автор даної роботи опитав 47 осіб, які мають ділові відносини з комерційними банками, фінансовими компаніями, підприємствами соціальних послуг, приватними навчальними закладами. При опитуванні необхідно було відповісти на два питання: "Яке враження на вас справив будинок (приміщення) цього закладу?" "Чи виправдалися ваші очікування?"

Близько 70 % опитаних на друге запитання відповіли ствердно на перше враження виявилося правильним. Звідси очевидно, що воно відіграє важливу роль при формуванні іміджу організації. Докладніше розібратися в цьому явищі допомагають відповіді на перше запитання. Вони дають можливість проаналізувати систему зовнішніх сигналів про предметно-просторове середовище.

Насамперед, це місце розташування підприємства чи установи. Воно має розміщуватися компактно або на декількох ділянках місцевості, у щільно забудованому міському районі або на пустирі, на доглянутій або захаращеній території, в окремому будинку чи в ансамблі будинків, у спеціально обладнаному приміщенні або нашвидку пристосованому. Всі ці обставини створюють у перцептивному полі спостерігача специфічну ауру, що набуває позитивного або негативного забарвлення, що позначається на висновках спостерігача з приводу надійності організації, її значимості на сучасному ринку, а отже, й упевненості за наслідки ділового співробітництва з нею. Не менш важливе значення має й архітектурне оформлення предметно-просторового середовища.

Так, якщо виробничі будинки, офіси й об'єкти соціально-побутового комплексу мають хоч якісь архітектурні особливості, позитивне відношення спостерігачів до них зростає. А якщо центральні офіси включають у свій ансамбль обладнаний парадний вхід і під'їзні колії то воно зростає ще більше.

Щодо колірної гармонії. Людина живе у світі предметів. Кожний колір викликає у неї цілком конкретні реакції й відчуття. Найбільш сприятливі для нервової системи світлі, пастельні тони - зеленувато-блакитний, ясно-сірий, золотавий. Яскраві, контрастні поєднання (синій і жовтогарячий, червоний і фіолетовий) надають інтер'єру особливого колориту, але водночас викликають стомлення, роздратування.

Всі відтінки червоного і жовтогарячого приємні, але при тривалому впливі збуджують, збільшуючи кров'яний тиск, м'язову напругу, ритм подиху. У той же час жовті кольори стимулюють роботу мозку й зору. Оптимальний, спокійний клімат у кімнаті створює зелена колірна гама.

Колір стін, меблів та інших предметів залежить і від освітлення приміщення. Крім того, світлі кольори помітно міняються залежно від типу світильника. Так, при лампах накалювання всі ясно-сині тони стають сірими, фіолетові - червонясто-коричневими, темно-сині - грязнокоричневими. При використанні ламп денного світла червоні предмети здаватимуться фіолетовими, жовтогарячі-коричневими, а жовті - зеленими.

Використовуючи співвідношення світла й кольорів, можна змінити зорове сприйняття габаритів і пропорцій приміщення, зробити його візуально вищим або ширшим. Світлі тони стін роблять кімнату просторнішою, світлішою, а при насичених контрастних вона виглядатиме меншою, нижчою й темнішою. Найпростіше колірне вирішення - монохромне, тобто обмеження двома тонами або тільки одним кольором. Використовуючи цей принцип, ви не помилитеся. Розглянемо кілька прикладів, взявши за основу чотири основних кольори: жовтий, зелений, червоний і синій.

Жовтий. Якщо використати цей колір тон у тон, тобто жовтий з охрою, жовтогарячим або коричневим, він дасть спокійний і теплий колорит. Додатково можна використовувати нейтральні тони - білий і сірий.

Червоний. На тлі білого червоні тони, змішані з жовтими й коричневими, виглядають особливо привабливо. Контрастним по відношенню до червоного є зелені кольори.

Зелений. Цікаве вирішення можливе при поєднанні з жовтим або білим.

Синій. Темно-синій колір створює в приміщенні спокійний настрій. З ним добре поєднуються майже всі тони, але у відповідних пропорціях. Особливо приємний синій з жовтогарячим або білим кольорами.

Блакитний колір характеризується як пасивний, що символізує глибину почуттів, спокій, задоволеність, ніжність, любов. Зелений символізує незалежність, наполегливість, впевненість. Червоні кольори спонукають до активності, агресивності, владності. Жовті викликають почуття оптимізму, безтурботності, радості. Відповідно до спостережень кожного з цих кольорів відповідає конкретний тип особистості.

Колірна гама інтер'єра здатна створити у людини стійке позитивне ставлення до ситуації. А це працює на імідж організації.

Колірна гама відіграє також важливу роль у створенні сприятливої виробничої атмосфери.

У тісному взаємозв'язку з раціональним освітленням є колірне забарвлення приміщення, оскільки існує певна залежність між кольором і зоровою втомою.

Раціональне забарвлення приміщень виконує три функції: фізіологічну, психологічну і естетичну.

Фізіологічна функція кольору полягає у впливі на нервову систему людини. Забарвлення стін у кабінетах управлінського персоналу магазину виконане в світлих тонах - салатовому, світло-блакитному, світло-рожевому, сприятливо діє на нервову систему, а також покращує освітленість за рахунок високого коефіцієнта відбиття світла.

Психологічна функція полягає у впливі на психологічний стан людини. За даними опитування, колір забарвлення приміщень управлінського персоналу позитивно впливає на їх психологічний стан.

Функції кольору поділяються на дві групи:

o колір як засіб інформування (застереження);

o колір як фактор психологічного комфорту та підвищення продуктивності праці.

Як засіб інформації колір використовується для орієнтації працівників у виробничому середовищі та виробничому й офісному обладнанні. Орієнтація передбачає використання кольору для позначення та маркування комунікацій і забезпечення безпеки працюючих. Це завдання вирішується через застосування стандарту ГОСТ 12.4.026-76 "Цвета сигнальные и знаки безопасности".

Зазначеним стандартом встановлені такі значення кольорів:

o червоний - заборона, безпосередня загроза, засоби гасіння пожежі;

o жовтий - попередження, можлива загроза;

o зелений - настанова, що забезпечує безпеку;

o синій - вказівка, інформація.

У відповідності з призначенням кольорів встановлені й відповідні знаки: забороняючі, попереджуючі, зобов'язуючі та вказівні.

При фарбуванні обладнання можна використовувати галузевий стандарт машинобудування ОСТ 2 Н006-72 "Окраска. Цвета. Технические требования".

Колір також є засобом створення психологічного комфорту та підвищення продуктивності праці. Це стосується як фарбування обладнання та організаційного оснащення, так і самих інтер'єрів виробничих та офісних приміщень. Їх кольорове оформлення у поєднанні з фарбуванням обладнання має забезпечити психологічний комфорт та зниження втомлюваності працюючих. На вибір кольорового оформлення приміщень впливають характер праці та розміри приміщення, насиченість обладнанням, орієнтація будівлі відносно сторін світу. Фарбування також є додатковим чинником, який підвищує освітленість приміщення. Докладні рекомендації з проектування кольорового оформлення виробничих приміщень наведені в "Указаних по рациональной цветовой отделке интерьера производственных зданий промышленных предприятий (СН 181-70)", затверджених ще Держбудом та Держкомітетом з науки та техніки колишнього СРСР, які наразі ще є чинними.

Облаштування службових приміщень передбачає вибір для окремих структурних підрозділів чи окремих працівників кімнат раціональних форм і розмірів, а також планування їх і робочих місць в них.

Планування службового приміщення включає розподіл структурних підрозділів по кімнатах і таке розміщення в них меблів і різного устаткування, яке запобігає втраті часу на зайві переміщення, забезпечує економне використання площі. Воно визначається процесом роботи. При цьому враховується функціональна значимість структурного підрозділу, зміст і технологія виконання робіт, взаємозв' язку працівників у процесі роботи.

Робочі столи в кімнатах менеджерів з реалізації продукції розміщуються відповідно до послідовності виконуваних робіт і на достатній відстані один від одного, що унеможливлює зайві балачки, які є чи не найголовнішими поглиначами часу.

Неправильним є розміщення деяких робочих столів службовців відносно природнього освітлення. Воно має падати з лівого чи правого боку. Розміщення працівників обличчям до вікна - нераціонально, а спиною - недопустимо.

Проходи між столами та іншими предметами мають відповідати певним нормативам. Так, відстань між робочими столами становить 60 см., між робочими та отеплювальними приладами - 60 см. Але нормативна відстань між столами і стіною 65 см не витримується.

При плануванні приміщень для апарату управління й розподілу їх між підрозділами вирішальне значення мають їхнє функціональне призначення, зміст й взаємозв'язок робіт у процесі виконання спільних завдань. Від цього залежать тривалість і шлях проходження інформації та документів, раціональне використання приміщень. Робочі місця усередині відділів мають розміщуватися послідовно, відповідно до виконання окремих операцій і з дотриманням встановлених норм питомої площі на одного працівника (3-4 м2, а іноді 5м2 - залежно від характеру роботи й особливостей технічного оснащення).

Схему типового робочого місця фахівця підприємства наведено на рис. 4.



Рис. 4. Типове робоче місце фахівця на підприємстві: 1 - персональний комп'ютер; 2 - телефонний апарат; 3 - стіл-приставка; 4 - робочий стіл; 5 - картотека; 6 - картотека з термінами виконання робіт; 7 - зшивач паперів; 8 - табель-календар; 9 - папки підвісного зберігання; 10 - довідкова картотека; 11 - список телефонів; 12 - підйомно-поворотний стілець

Кожне робоче місце має бути оснащене зручними меблями й організаційно-технічними засобами опрацювання інформації. У комплект меблів залежно від змісту роботи можуть входити: письмовий стіл, допоміжний стіл-стелаж або тумбочка (для зберігання довідкового матеріалу, картотеки, установки персонального комп'ютера), стілець або крісло. Крісло або стілець повинні сприяти максимальному ослабленню м'язів. Цій вимозі, зокрема, відповідають обертові стільці, стільці з підлокітниками, що регулюються по висоті сидінням і за кутом нахилу спинкою. При визначенні найбільш сприятливого поєднання елементів робочого місця слід виходити із зони досяжності рук людини, що працює сидячи за столом. Стелажі або шафи в робочих кімнатах мають бути розраховані на зручне зберігання й доступність для роботи довідкових, нормативних та інших матеріалів.

До організаційної техніки управління належать ручки, олівці, калькулятори, диктофони, конторські книги, стандартні бланки, різні графіки, диспетчерські дошки тощо. Зручні, прості й практичні засоби оргтехніки - важлива умова підвищення якості роботи.

Сьогодні для повного опрацювання інформації на персональному комп'ютері потрібні спеціальні засоби її передачі - локальна комп'ютерна мережа підприємства, електронна пошта, Інтернет та інші телекомунікаційні засоби тощо.

Для оптимізації діловодства необхідно встановити й суворо дотримуватися порядку надходження інформації на робочі місця. Будь-який документ має бути складений так, щоб він точно відповідав своєму призначенню, мав чітку структуру й був зручний в обігу.

Важливою є також організація господарського обслуговування робочих місць службовців. Вони мають повинні вчасно забезпечуватися папером, бланками, канцелярським приладдям, технічними засобами - перевірятися й ремонтуватися, а приміщення - утримуватися в чистоті.

Поліпшення умов праці працівників апарату управління спрямовано на підвищення їх працездатності й збереження здоров'я. Це й освітленість робочих місць, що відповідає кольору стін і підлоги в приміщеннях, відносна вологість і температура повітря, боротьба з шумом, встановлення правильного режиму праці й відпочинку.

Санітарно-гігієнічні умови праці забезпечуються підтриманням чистоти, вологості повітря в межах 40-60 % і температури приміщень 18-24°С. Робочі кімнати повинні бути обладнані приточною й витяжною вентиляцією. Для фарбування стін варто вибирати світлі тони - салатовий і світло-блакитний - у південних районах, у сонячних приміщеннях, рожевий і яскраво-жовтий - у північних районах і приміщеннях, недостатньо освітлених сонцем.

Дуже зручно користуватися лампами, що допускають регулювання їхньої віддаленості від стола в будь-якому потрібному напрямку.

Для боротьби з шумом застосовуються звукопоглинаючі матеріали, обмеження тривалості телефонних розмов.

Телефон для особистих розмов працівників має бути винесений у коридор або окреме приміщення. Іноді його ставлять і на стіл начальника відділу, для контролю.

Оптимальне співвідношення всіх параметрів санітарно-гігієнічних та естетичних умов праці, яким наразі не приділялося належної уваги, є важливим резервом підвищення культури управління. Певні вимоги висуваються й до зовнішнього вигляду керівників, форми звертання їх до інших співробітників.

Культура робочого місця передбачає дотримання порядку на робочому столі, у шафах, на стелажах, щоб кожний документ чи довідковий матеріал був під рукою і його можна було легко знайти. Протягом робочого дня службові приміщення повинні систематично провітрюватися, особливо кімнати, де працює кілька людей. Вимогою елементарної культури є дотримання в приміщеннях чистоти.

На рис. 5 представлена типова схема робочого місця директора підприємства.

Рис. 5. Типове робоче місце керівника: 1 - персональний комп'ютер; 2 - переговірний устрій; 3 - стіл-приставка; 4-5 - телефонні апарати; 6 - настольна секція з довідковою літературою; 7 - оргблокнот; 8 - табель-календар; 9 - папки для доповідей; 10 - робочий стіл; 11 - блок авторучок; 12 - лоток з папером; 13 - телефонний апарат внутрішнього зв'язку; 14 - лоток для поточної кореспонденції; 15 - довідкова картотека; 16 - підйомно-поворотне крісло

Оснащення робочого кабінету директора підприємства представлене на рис. 6.

Рис. 6. Оснащення робочого кабінету директора підприємства

Меблі: стіл однотумбовий, стіл з приставкою, стіл для засідань, шафа конторська універсальна, сейф, крісло робоче підйомно-поворотне, крісла напівм'які. Засоби оргтехніки: приладдя письмове настольне, довідник-алфавіт, картотека настольна, лоток для кореспонденції двосекційний, папки ділові, комутатор директорський, абонентський апарат, диктофон або апарат дистанційного диктування, персональний комп'ютер.

4. Організаційне оснащення робочиx місць

Організаційна техніка (оргтехніка) - це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції та дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності власної роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Робоче місце як первинний осередок виробництва може нормально функціонувати тільки за умови організації його взаємодії зі службами обслуговування та управління, що передбачає оснащення робочого місця засобами зв'язку (комунікаціями).

Існують такі засоби зв'язку:

o зоровий (світлова сигналізація, табло, відеограма на моніторі комп'ютера, друкований або рукописний документ тощо);

o звуковий (дзвінок, гудок, сирена, телефонний або радіозв'язок);

o комбінований (подача і отримання/сприйняття сигналів, що сприймаються візуально та на слух).

До засобів зв'язку висуваються такі вимоги:

...