Організація робочого місця офіс-менеджера

o час на подачу сигналу має бути мінімальним, а дії людини для його подачі або прийняття - простими;

o сигнал має подаватися доти, доти не буде прийнятим;

o система сигналізації має забезпечувати можливість як одночасного виклику декількох осіб, так і одночасного прийому сигналів однією особою з декількох робочих місць (у т.ч. забезпечення конференц-зв'язку);

o інформація сигналу має бути достатньо повною, тобто оповіщати про причину подання сигналу та адресу виклику;

o сигнал має подаватися не тільки виконавцю а й адміністративній особі;

o система зв'язку має бути надійною (за необхідності дубльованою).

Рис. 7. Класифікація засобів оргтехніки залежно від характеру роботи з інформацією

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи зі специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому слід мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10-15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази.

Диктофонна техніка. Як уже зазначалося, предметом праці менеджера є інформація, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору значний ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони використовуються для диктовання і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшим її опрацюванням (друкування, переписування та ін.). Ефективність використання диктофонної техніки досягається під впливом деяких об'єктивних причин. Процес мови у декілька разів швидший за процес ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази. На кожній сторінці тексту економиться не менше 5- 8 хвилин робочого часу менеджера. Значну економію дає диктування різних допоміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих записів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підвищується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах та ін. можна зробити висновок про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при вирішенні доручених їм завдань.

Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати свої думки. Це дається не відразу. Спочатку треба подолати труднощі психологічного характеру, які зникають через 10-15 диктовок.

Для оволодіння диктофонною технікою менеджеру необхідно:

o попередньо освоїти техніку управління диктофоном;

o спочатку диктувати тільки свої робочі матеріали, невеликі за обсягом і нескладні за змістом документи;

o попередньо готувати тезиси документів незалежно від їх обсягу;

o оптимальна швидкість диктування - 50 слів на хвилину. Після відпрацювання необхідних навичок можна складати матеріали будь-якого обсягу і змісту.

Переговорні пристрої забезпечують усний зв'язок між менеджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає застосування комутаторів прямого телефонного зв'язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв'язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв'язку забезпечують прямий двосторонній зв'язок виділеного абонента з багатьма іншими і паралельне включення всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні набирачі номеру, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі також дають можливість розширити можливості телефонного зв'язку.

Застосування автоматичних набирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заздалегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономити значну кількість часу менеджерів, яким за характером їхньої роботи доводиться багато разів з'єднуватися по телефону з працівниками інших організацій.

Телефонний пристрій "Автонабір" дає можливість проводити автоматичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне набирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та набирач номеру, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону за відсутності абонента про його місцеперебування, час повернення. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосування таких автовідповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні набирання номера.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачена можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначеного для нього. Крім того, в окремих моделях (наприклад, телефонний відповідач фірми "ЗБК Атлас Верке") є можливість прослуховувати по телефону з іншого апарата всі записані повідомлення. Для цього після набирання номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних автовідповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку має вирішуватися з урахуванням необхідності в цих технічних засобах і ступеня їх завантаження. Телефонні підсилювачі дають можливість вести телефонну розмову, не користуючись телефонною трубкою, причому в розмові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбирати потрібні документи. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам'ятовувати повідомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне необхідність. Електронні обчислювальні машини є основними технічними засобами, що входять нарівні із засобами збирання, фіксуванням, передаванням та зберіганням інформації до складу автоматизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних сьогодні.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових документів необхідно впровадити комплекс розмножувальної техніки. Для розмноження документації у великій кількості примірників рекомендуються засоби оперативної поліграфії. Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу "Ксерокс".

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині підприємства може певністю замінити звичайний кур'єрський зв'язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються спеціальними трубами під дією стиснутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наряди та інші документи.

Розрахунок потреби в технічних засобах можна здійснити двома методами: за кількістю робочих місць, на яких використовуються дані технічні засоби і виходячи із готового обсягу управлінських робіт за їх видами.

Правильний, економічно обґрунтований вибір технічних засобів значною мірою обумовлює їх раціональне та ефективне використання. Робота, пов'язана з вибором і визначенням необхідної кількості технічних засобів, повинна складатися з таких попередніх етапів, як збирання і аналіз даних про обсяг і характер робіт, під час виконання яких використовуються або можуть бути застосовані технічні засоби, про ступінь оснащеності цими засобами та їх використання, а також вивчення за літературними джерелами та іншими матеріалами основних відомостей про засоби техніки управління, що випускаються серійно.

Дані про річні обсяги робіт у натуральному вираженні (наприклад, сумарний обсяг створюваних документів у друкарських бюро, необхідна кількість копій документів, приведених до повного формату тощо) необхідні щодо тих робіт, які виконуються або можуть виконуватися централізовано. Відносно інших видів робіт і операцій необхідно мати дані про кількість робочих місць, на яких доцільно застосовувати ті чи інші технічні засоби, і про час їх використання в середньому за рік, місяць або робочий день для розв'язання питання про оснащення складною і дорогою апаратурою (універсальними телефонними відповідачами, автоматичними набирачами номеру, диктофонами тощо).

Размещено на Allbest.ru