Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно нужно автоматизировать.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

В современных условиях хозяйствования организациям необходимо использовать возможности, которые предоставляет глобальная сеть Интернет. Возможность с любого компьютера выйти в сеть Интернет в любое время говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет. Во-вторых, сеть Интернет является также наиболее быстрым и надежным способом передачи информации на значительные расстояния. В-третьих, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. В-четвертых, это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире. Интернет развивается настолько быстро, что уже превратился в новый вид коммуникаций. Вероятность найти требуемую информацию в Интернет сводится приблизительно к 80%.

Повсеместные компьютеризация и информатизация различных вопросов хозяйственной деятельности современных предпринимательских структур дают возможность качественно улучшить оперативность получения нужной информации. От этого, в свою очередь, напрямую зависит эффективность и правильность принимаемых управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем позволяет достичь весьма важных и принципиальных характеристик процесса управления. А именно:

-непрерывности планирования, что означает ведение планирования на задаваемый срок, называемый интервалом планирования, отсчитываемый вперед от настоящего момента, а не на фиксированный календарный срок, как это принято в текущей практике хозяйствования;

-динамичности плана, подразумевающей возможность свободной корректировки плана без нарушения его целостности и взаимоувязанности;

-многовариантности планов и возможности их оптимизации по изменяемым критериям;

-взаимоувязанности различных систем планирования (текущего, краткосрочного, долгосрочного и перспективного) между собой.

Использование информационных технологий в управлении предприятием позволяет:

-повысить эффективность управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

-снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа к нужной информации; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;

-руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;

-повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, сервисными центрами и центральным аппаратом; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и т.д.

Сейчас существует много проблем, связанных с освоением современных информационных технологий. А именно: отсутствие практических навыков работы с компьютеризированной информацией у большинства руководителей и менеджеров предприятий; недостаточный уровень оснащенности современной компьютерной техникой; практически полное отсутствие специализированных программных средств, в частности СУБД, баз и банков данных; слаборазвитая система коммуникаций, поддерживающая связь с внешними источниками информации; недостаточный уровень использования колоссальных возможностей, предоставляемых глобальной компьютерной сетью Интернет и др.

Информационное обеспечение разработки, принятия и реализации управленческих решений соответствует возрастающей значимости информационных ресурсов по отношению к другим видам ресурсов, а потому повышение эффективности сбора, хранения, передачи и обработки информации за счет более широкого использования информационных технологий при управлении предприятием позволит повысить конкурентоспособность предприятия на основе улучшения его управляемости и адаптации к изменениям рыночной конъюнктуры.

Улучшить информационное обеспечение принятия управленческих решений можно путем:

-повышения квалификации кадров в области информационного обеспечения;

-обеспечения системы управления современными средствами автоматизации управления;

-повышения эффективности использования существующих средств коммуникации и оргтехники;

-разработкой новых программных средств автоматизации управленческой деятельности с учетом специфики производства;

-повышением качества коммуникаций и распространенности услуг доступа к информационным компьютерным сетям различного уровня;

-улучшением информационного наполнения имеющихся информационных порталов в сети Интернет, поддержкой создания новых информационных ресурсов для нужд сельскохозяйственных товаропроизводителей;

-разработкой и внедрением эффективных способов защиты и хранения информации;

-сокращением числа форм документов без ущерба их информативности;

-ограничением объема передаваемой информации до необходимого для выполнения определенных задач уровня;

-ускорением сбора и обработки информации, в том числе за счет применения современных средств оргтехники.

При оценке экономической эффективности от внедрения задач совершенствования управления с использованием информационных технологий расчет производится по следующим факторам экономии: от сокращения затрат на управление; от сокращения непроизводительных расходов; от улучшения загрузки оборудования в основном производстве; от повышения качества продукции.

Экономия от сокращения затрат на управление. Годовой объем информации (Аа), который перерабатывается при реализации задач управления машиностроительным предприятием ОАО «Лидагропроммаш», составляет 16532 (нормо-часа) Потребная численность для переработки данного объема информации определяется из соотношения

Чпотр = Аа / Ф Ч Кц ,(3.1)

гдеФ ЁC годовой фонд времени одного работающего, равен 2117 ч;

Кц ЁC коэффициент целесообразности автоматизации управленческого труда, равен 0,65.

Чпотр = 16 532 / 2117 Ч 0,65 = 12 (чел.).

Располагаемая (фактическая) численность работающих, занятых при решении задач управления, составляет 8 человек (входит подготовка и обработка информации на компьютерах, их обслуживание, оформление и рассылка документации потребителям).

Экономия от сокращения затрат на управление определяется как разница между годовым фондом заработной платы потребной численности работающих и фактической численностью работающих:

Эу = ФЗа ЁC ФЗф ,(3.2)

где ФЗа ЁC годовой фонд заработной платы потребной численности работающих;

ФЗф ЁC годовой фонд заработной платы фактической численности работающих.

Фонд заработной платы определяется по формуле

ФЗ = Ч Ч Ом Ч 12,(3.3)

гдеЧ ЁC численность работающих;

Ом ЁC среднемесячный оклад одного работающего.

ФЗа = 12 Ч 2200 Ч 12 = 316,8 (млн. р.)

ФЗф = 8 Ч 2200 Ч 12 = 211,2 (млн. р.)

Тогда годовая экономия по фонду заработной платы составляет

Эу = 316,8 ЁC 211,2 =105,6 (млн. р.)

и численность высвобождаемого персонала равна

Чусл = 12 ЁC 8 = 4 (чел.).

Экономия от сокращения непроизводительных расходов. Определяется следующим выражением:

Эс = М Ч Эн ,(3.4)

где Эн ЁC величина непроизводительных расходов;

М ЁC коэффициент, учитывающий влияние автоматизации управления на сокращение затрат. М = 0,5; Эн = 12,0 млн. р., следовательно,

Эс = 0,5 Ч 12 = 6,0 (млн. р.).

Экономия от улучшения загрузки оборудования основного производства рассчитывается по формуле:

Эз = У Ч Фн / Фф ЁC 1 Ч (Суп + Ен Ч ОФ),(3.5)

где Ен = 0,2;

Суп ЁC абсолютная величина условно-постоянной части затрат на производство 750 (млн. р.);

Фн ЁC нормативный фонд времени работы всех станков, равен

Фн = 4015 Ч 20 = 80 240 (нормо-час);

Фф ЁC фактический фонд времени работы оборудования, равен

Фф = 80 240 Ч 0,65 = 52 156 (нормо-час);

Оф ЁC капитальные вложения по производству ЁC 2158 (млн. р.); У ЁC коэффициент уровня технологической комплектации установленного оборудования, принят равным 0,75.

Экономия от улучшения загрузки оборудования составляет

Эз = (0,75 Ч 80 240 / 52 156 ЁC 1) Ч (750 + 0,2 Ч 2158) = 181,8 (млн. р.).

Экономия от повышения качества продукции. Экономия от увеличения качества продукции принимается в размере 0,5 % от годового объема работ, V = 12000,0 (млн. р.):

Эк = 0,005 Ч 12 000 = 60,0 (млн. р.).

Таким образом, суммарная экономия от совершенствования управления предприятием с использованием информационных технологий составляет:

Э = Эу + Эс + Эз + Эк = 105,6 + 6,0 + 181,8 + 60,0 = 353,4 (млн. р.).

Величина годовых эксплуатационных расходов на функционирование задач управления определяется по экономическим элементам: заработная плата работников управления с учетом накладных расходов и затраты машинного времени ПЭВМ (Рмаш):

Эр = Зраб + Рмаш(3.6)

Годовой фонд заработной платы инженерно-технических работников, обслуживающих задачи управления с использованием информационных технологий, составляет:

Зраб = 2200 Ч 8 Ч 12 = 211,2 (млн. р.).

Стоимость работы ЭВТ в течение года при реализации задач управления

Рмаш = 15 000 Ч 600 = 9 (млн. р.),

где 15 000 р. ЁC стоимость работы ЭВТ за час.

Всего используется в течении года 600 часов времени ЭВТ.

Величина годовых эксплуатационных расходов равна:

Эр = 211,2 + 9 = 220,2 (млн. р.).

Годовая экономия от решения задач управления с использованием информационных технологий составляет:

Эг = Э ЁC Эр = 353,4 ЁC 220,2 = 133,2 (млн. р.).

Таким образом, внедрение предложенных мероприятий по совершенствованию применения информационных технологий для решения задач управления эффективно.

Заключение

Первоочередным условием и главным залогом успешного развития бизнеса на сегодняшний день остается информация. Предпринимателю требуется информация о емкости рынка, его сегментации, спросе на конкретный товар и возможностях продвижения данного товара на рынок. Покупателю требуется информация о производителе, о ценах, о качестве данного товара.

В системе коммуникаций немаловажную роль играют информационные технологии. Интернет стал частью повседневной жизни любого человека. Через сети Интернет можно осуществлять различные операции купли-продажи, поиск информации относительно новостей науки, экономики, искусства, медицины и т.д. Посредствам сети Интернет производится налаживание новых каналов связи, поиск новых клиентов и знакомств.

Широкое применение нашел ряд различных прикладных программ, обеспечивающих менеджеру свободу в действиях без особых затрат времени и усилий.

Сегодня управление организацией без применения информационных технологий не то, что не эффективно, но просто невозможно. Скорость принятия решений в современном мире играет решающее значение, особенно это касается решений управленческих. От того насколько быстро организация среагирует на изменение во внешних или внутренних условиях зависит само дальнейшее существование этой организации. Повысить оперативность, достоверность и полноту информации позволяют современные информационные технологии.

Каждый день создается новое программное решение в чем-то опережающее своих предшественников. Задача управляющего следить за новыми технологиями и внедрять их в своей организации по мере необходимости. Главное в любом деле знать меру: не гнаться за модными веяниями и не идти на поводу у большинства, а начинать использование лишь те нововведения, прибыль от которых будет действительно больше, чем затраты на их внедрение.

Современная наука управления предлагает руководителям целый спектр управленческих технологий, охватывающих весь комплекс элементов управления и, приведенный здесь перечень технологий нельзя назвать исчерпывающим.

Управленческие технологии позволяют решать как отдельные срочные задачи, так и комплексно повышать эффективность деятельности компании.

Применение автоматизированных информационных систем позволяет достичь весьма важных и принципиальных характеристик процесса управления. А именно:

-непрерывности планирования, что означает ведение планирования на задаваемый срок, называемый интервалом планирования, отсчитываемый вперед от настоящего момента, а не на фиксированный календарный срок, как это принято в текущей практике хозяйствования;

-динамичности плана, подразумевающей возможность свободной корректировки плана без нарушения его целостности и взаимоувязанности;

-многовариантности планов и возможности их оптимизации по изменяемым критериям;

-взаимоувязанности различных систем планирования (текущего, краткосрочного, долгосрочного и перспективного) между собой.

Внедрение новой информационной модели управления промышленным производством дает преимущества по сравнению с традиционными системами, так как резко повышается достоверность информации, что в Интернете, например, подтверждается протоколами; уменьшается количество оформляемых документов и, соответственно, снижается объем данных, подлежащих систематической записи в документы; обеспечивается возможность комплексной обработки первичных данных, что дает однозначность и сопоставимость производных сведений; повышается организация производства и снижаются затраты на обработку первичных данных, что ведет к снижению общих издержек производства и увеличению прибыли.

Список использованных источников

Балдин, К. В. Информационные системы в экономике: учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин ЁC М.: ИТК «Дашков и Ко», 2006. ЁC 356 с.

Бобылева, М. Новые возможности управленческой интеграции в условиях применения корпоративных информационных технологий / М. Бобылева // Проблемы теории и практики управления. - 2007. - № 4. - С. 77 - 88.

Власова, Л. Повышение эффективности за счет оптимизации ИТ-инфраструктуры / Л. Власова // Экономика и жизнь. - 2009. - № 10. - С. 17.

Дорофеев, В. Д. Менеджмент : учеб. пособие для вузов / В. Д. Дорофеев, А. Н. Шмелева, Н. Ю. Шестопал. ЁC М.: ИНФРА-М, 2010. - 440 с.

Дресвянников, В. Стратегическое управление процессами функционирования, совершенствования и развития предприятия / В. Дресвянников // Проблемы теории и практики управления. - 2007. - № 8. - С. 93 - 101.

Захаров, В. Интеллектуальные технологии в современных системах управления / В. Захаров // Проблемы теории и практики управления. - 2005. - № 4. - С. 96 - 100.

Информационный менеджмент / под науч. ред. Н. М. Абдикеева. ЁC М.: Инфра-М, 2010. - 400 с.

Менеджмент ХХI века: Когда-нибудь мы все будем так управлять / под ред. С. Чоудхари. ЁC М.: ИНФРА-М, 2009. - 447 с.

Теория менеджмента: учебник для вузов. / под ред. А. М. Лялина. ЁC СПб.: Питер, 2009. - 464 с.

Трегубенко, П. Автоматизация: от преимущества ЁC к необходимости / П. Трегубенко // Экономика и жизнь. - 2008. - № 28. - С. 35.

Третьяк, О. А. Маркетинг: Новые ориентиры модели управления: учебник для вузов / О.А. Третьяк ; МГУ им. М.В. Ломоносова, Эконом. фак. ЁC М.: Инфра-М, 2009. - 403 с.

Третьякова, Е. Структура и технология управления организацией: концептуальный подход / Е. Третькова // Проблемы теории и практики управления. - 2008. - № 4. - С. 96 - 101.

Цветков А. Н. Менеджмент: учебное пособие / А. Н. Цветков. ЁC СПб.: Питер, 2010. - 256 с.

Чередниченко, А. IT-риски требуют всеобщей мобилизации / А. Чередниченко // Экономика и жизнь. - 2008. - № 29. - С. 27.

Размещено на Allbest.ru

...