Коммуникационное взаимодействие организации с внешней средой

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты изучения коммуникационного взаимодействия организации с внешней средой

1.1 Коммуникации: понятие, сущность, функции, классификация

1.2 Коммуникационный процесс

1.3 Структура внешней среды организации. Коммуникации организации с внешней средой

2. Анализ коммуникаций организации с внешней средой на примере ОАО «ГМС Насосы»

2.1 Технико-экономическая характеристика ОАО «ГМС Насосы»

2.2 Анализ хозяйственной деятельности и финансового состояния ОАО «ГМС Насосы»

2.3 Анализ внешних коммуникаций ОАО «ГМС Насосы»

3. Пути совершенствования коммуникаций ОАО «ГМС Насосы» с внешней средой

3.1 PR как средство повышения эффективности внешних коммуникаций ОАО «ГМС Насосы»

3.2 Создание PR-службы в ОАО «ГМС Насосы» как оптимальной технологии коммуникационного взаимодействия организации с внешней средой

3.3 Пути повышения эффективности внешних коммуникаций ОАО «ГМС Насосы»

Заключение

Список литературы

Введение

Коммуникация всегда играла и продолжает играть фундаментальную роль в жизни людей на протяжении всей истории развития цивилизации. На современном этапе значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований [4].

В английском языке термин communikation имеет несколько значений: общение, контакт, сообщение, связь, средство связи. Вместе с тем большинство авторов определений этого понятия трактуют коммуникацию как взаимодействие в процессе общения и передачи информации. В теории организации и управления коммуникации рассматриваются, прежде всего, как предпосылка принятий решений и как способ существования и функционирования социальных систем [1].

Обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации [7].

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является формирование коммуникационных системы и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации.

Актуальность данной курсовой работы обуславливается тем, что правильно выстроенные коммуникации обеспечивают предприятию стабильные позиции на рынке, выстраивание долгосрочных отношений с бизнес - партнерами, завоевание лояльности клиентов, формирование позитивного имиджа и репутации организации.

Предметом исследования данной курсовой работы являются коммуникации предприятия с внешней средой. В качестве объекта выступает ОАО «ГМС Насосы» - крупнейший поставщик насосного оборудования для ведущих отраслей народного хозяйства России.

Целью курсовой работы является теоретическое и практическое изучение внешних коммуникаций организации, а также поиск методов и средств их совершенствования.

Достижение данной цели предполагает решение ряда следующих задач:

- изучить сущность и виды коммуникаций;

- изучить основные этапы коммуникационного процесса;

- изучить классификацию внешней организационной среды;

- провести анализ технико-экономической и хозяйственной деятельности ОАО «ГМС Насосы», его финансового состояния;

- провести анализ коммуникаций ОАО «ГМС Насосы» с внешней средой;

- разработать рекомендации по повышению эффективности существующих внешних коммуникаций и предложить методы и способы их дальнейшего совершенствования.

Исходными данными для написания работы послужили литературные источники, средства массовой информации, а также формы бухгалтерского баланса и годовые отчеты исследуемого предприятия за 2007 - 2009 год.

В ходе данного исследования были изучены публикации и ряда других авторов.

В аналитической части рассматривается эффективность взаимодействия ОАО «ГМС Насосы» с внешним окружением, выявляются основные элементы внешних организационных коммуникаций; проводится анализ финансового состояния и хозяйственной деятельности предприятия, основанный на данных, полученных при изучении отчетности ОАО «ГМС Насосы».

1. Теоретические аспекты изучения коммуникационного взаимодействия организации с внешней средой

1.1 Коммуникации: понятие, сущность, функции, классификация

коммуникация внешний среда

Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:

- получение, проверка и обработка информации;

- разработка и реализация решений;

- контроль и корректировка их выполнения;

- систематизация и хранение данных по выполненным решениям.

Основным способом реализации этой деятельности является осуществление коммуникаций (от лат. communicatio - «общее» или «разделяемое всеми») [11]. Коммуникации - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми [3]. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается [8].

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации называют связующими процессами [2].

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т. е. полезные для процесса управления.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления [11].

Коммуникационные потребности организации зависят от:

- характеристик внешней среды организации (ее динамичности, сложности, неопределенности);

- задач, решаемых организацией (например, если ставится задача выпустить качественно новый товар, захватить новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает);

- основных характеристик организации - масштабов, структуры, сферы деятельности, характера производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д. [22].

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель - подчиненный», коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации [2].

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (рисунок 1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Классификация коммуникаций

На рисунке 1 представлена классификация коммуникаций по направленности, по виду отправителя, по средствам передачи информации и по виду получателя.

Классификация коммуникаций осуществляется в зависимости от:

- средств коммуникации;

- целей и задач, решаемых в процессе коммуникаций.

- субъектов коммуникации (внешних и внутренних) [5].

Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер - начальник цеха - директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор - начальник цеха - мастер).

Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел - планово-экономическая служба - бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, ассоциациями, компаниями и др.) [9].

Конкретная коммуникация характеризуется, как правило, совокупностью признаков. Например, рабочее собрание руководителей подразделений на предприятии можно квалифицировать как внутрифирменную, формальную, вертикальную, вербальную и невербальную коммуникацию.

Кроме того, в менеджменте коммуникации осуществляются разными методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы:

- познавательные (для передачи или обмена данными);

- экспрессивные (о чувствах, взглядах, оценках);

- убеждающие (с целью влияния на клиента или наоборот);

- социально-ритуальные (для обеспечения норм общения);

- несловесные (любые другие) [11].

Коммуникации в организации выполняют следующие функции:

- информативные - передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

- мотивационные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т.д.;

- контрольные - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

- экспрессивные - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей [10].

Цели коммуникации:

- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления, а также между организацией и ее окружением;

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков [7].

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, восприятий, отношений и т. п. от одного лица другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции. Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах, вкус и т.п. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в организации:

- во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий;

- во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся непосредственностью и двусмысленностью [6].

Во втором и третьем случаях речь идет об организационной коммуникации, т.е. о том как, кем и когда посылаются сигналы в контексте групп и организации (совещания, презентации, инструкции и процедуры, деловая документация, приказы и распоряжения, планы и т.п.) и как организовано получение обратной связи (наблюдения, отчеты, оценка и т.п.). Организационная коммуникация -- это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Поскольку подчиненные объединены в большие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации [3].

Определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

Без коммуникации невозможна совместная деятельность, а также управление, поскольку оно, с одной стороны, использует существующие и сложившиеся формы коммуникации, а с другой стороны, формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и управление ею [1].

Таким образом, коммуникации - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков.

1.2 Коммуникационный процесс

Информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает [7].

Выделяют четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

- отправитель - лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает ее;

- сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов;

- канал - средство передачи информации;

- получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает [6].

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составление общения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование [9].

Задача взаимосвязанных этапов коммуникационного процесса (рисунок 2) состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны процесса (отправитель и получатель) поняли и разделили исходную идею Этого добиться бывает не всегда просто, ибо на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Коммуникационный процесс

На рисунке 2 представлен коммуникационный процесс и его основные этапы.

Коммуникационный процесс начинается с отбора информации (формирование идеи).

Именно на этом этапе чаще всего возникают противоречия, так как многие руководители пытаются передать идею, не обдумав ее. Идея еще не преобразована в ту форму, в которой она может достичь своей цели, не трансформирована в слова, которые послужат обмену информацией. В начале зарождения идеи отправитель только решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов, характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы, то он должен четко понимать, что речь пойдет о сильных и слабых сторонах личности работника или группы людей. В таких случаях нельзя говорить только хорошо или только плохо [4].

Руководство, генерирующее идею, не может не принимать во внимание, кому она адресована, как будет воспринята, будет ли понята. Уже в обосновании идеи выражено отношение отправителя к получателю. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники (руководители, исполнители) со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации. Этот этап включает в себя следующие шаги: тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Что в действительности необходимо, так это осознать, какие идеи предназначены к передаче, до того как отправляется сообщение, и уверенность в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цели [9]. На втором этапе идею необходимо превратить в сообщение, т. е. закодировать ее. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков -- носителей информации. Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемой значение. В результате проведенных исследований формируется послание, содержащее данные с определенным значением. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. При этом отправитель рассчитывает, что послание воспринято адекватно заложенному в него значению [2].

Типу символов должен соответствовать канал передачи информации. Общественными каналами являются передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, видеоленты, видеоконференции. Независимо от канала передачи сообщения более эффективными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы).

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, пользуются двумя - тремя каналами связи. Так, например, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным по почтовой связи. Эффективность двух-, трехканальной связи подтверждается исследованиями. Однако без крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не рекомендуется, чтобы не увеличивать потоки бумаг [7].

Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено, тем беднее межличностная коммуникация. Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, радиация, свет и т.п.). Как только передача послания или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся. Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение. Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить -- еще не означает понять, а понять -- это еще не значит принять [3]. Отправитель считает процесс коммуникации эффективным, если произошло понимание идеи получателем и последний произвел действия, которые ожидал отправитель.

Для подтверждения (неподтверждения) ожидаемого результата необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Теперь получатель становится отправителем ответного сообщения, которое в обратном порядке проходит все стадии коммуникационного процесса. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение.

В результате обратной связи повышается эффективность коммуникационного процесса. Она способствует также подавлению (уменьшению) шума, под которым понимают все то, что искажает смысл сообщения [4]. Его основными источниками могут быть:

- технические средства коммуникационного процесса;

- организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости и т. д.) [8].

В деятельности организации к помехам и барьерам (шумам), нарушающим качество сигнала, относятся:

- отвлечения;

- неправильная интерпретация со стороны приемников или тех, кто послал сигнал;

- различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы);

- статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;

- приемник слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка).

Шум присутствует всегда. Поэтому необходимо иметь в виду, что на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания. Эффективный руководитель всегда попытается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее [7].

Односторонняя связь -- более быстрая, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа приемника, который позволяет источнику определить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание.

Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т. п.). И то и другое может свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах [22].

Таким образом, в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

1.3 Структура внешней среды организации. Коммуникации организации с внешней средой

Организация как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой. Под внешней средой понимают факторы, которые способствуют функционированию, выживанию и эффективности организации. Различают среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия. К среде прямого воздействия относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и государственные учреждения, потребители и конкуренты. К среде косвенного воздействия - состояние экономики, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические изменения, групповые интересы и затрагивающие организацию события в других странах [2].

Все факторы прямого воздействия оказывают непосредственное влияние на внутренние переменные, вызывая их реакцию. Не так заметно на организацию оказывают влияние факторы косвенного воздействия. Информация о них, как правило, не полная, и руководство вынуждено делать предположения и допущения об их возможных последствиях для организации [18].

В современной научной литературе, посвященной изучению организаций, наиболее распространена концепция четырех уровней. Согласно этой концепции, во внешней среде любой организации целесообразно выделять четыре уровня, каждый из которых имеет свои особенности воздействия на деятельность организации (рисунок 3).

Рисунок 2 - Структура внешнего окружения организации

На рисунке 3 представлена структура внешнего окружения организации.

Рассмотрим последовательно особенности уровней внешнего окружения организации.

Ближний уровень организации включает в себя те компоненты внешней среды, которые оказывают наибольшее воздействие на деятельность организации и частично входят в структурные единицы организации и напрямую участвуют в протекающих в ней процессах. Это, прежде всего, владельцы собственности в организации, ее акционеры, инвесторы и т.д. Эти структурные единицы могут, как находиться в непосредственном окружении, так и входить в организацию в качестве ее членов, что в значительной степени усложняет анализ взаимозависимости и влияния этих единиц на организацию. Очень часто через ближний уровень организация осуществляет связь со структурными единицами других уровней внешней среды [12].

Рыночный уровень, структурные единицы которого непосредственно участвуют в обмене ресурсами с внешним окружением. В качестве составляющих рыночного уровня выступают:

- банки, с которыми организация связана напрямую или которые принимают косвенное участие в ее деятельности, обеспечивая финансовую стабильность;

- партнеры - те структурные единицы внешней среды, которые связаны с организацией отношениями сотрудничества на основе взаимовыгодного обмена;

- поставщики - та часть партнеров, которая обеспечивает эффективный вход системы путем бесперебойной и своевременной доставки ресурсов (материальных, финансовых, информационных, человеческих), эта часть внешнего окружения требует постоянно изменяемой особой политики;

- заказчики - организации и отдельные лица, обеспечивающие баланс на выходе организации посредством передачи им готового продукта для дальнейшей продажи или потребления: крупнооптовые, мелкооптовые и единичные;

- вспомогательные части рыночной среды, к которым прежде всего можно отнести аналитические центры для получения необходимой информации, юридические консультации, рекламные агентства, PR-агентства, консультационные фирмы, учебные центры и др.;

- конкуренты - организации и частные лица, связанные с данной организацией отношениями соперничества;

- потребители - организации и частные лица, которых можно рассматривать как конечный пункт доставки продукта организации [18]. Среди основных компонентов рыночной среды потребители занимают самое важное место, поскольку баланс организации непосредственно зависит от того, примут или не примут потребители продукт организации. При неприятии продукта потребителями не будет решена проблема адаптации организации, так как в этом случае продукт начинает отторгаться заказчиками, появляется недоверие партнеров, нарастает негативная реакция конкурентов и, наконец, возникает недовольство ближайшего окружения - собственников и акционеров [2].

Институциональный уровень включает в себя те структурные единицы внешней среды, которые могут оказывать воздействие на различные компоненты организации нерыночными методами: прямое принуждение, контроль, давление, нерыночную поддержку (например, через создание имиджа) и др. Составляющие институционального уровня организации весьма разнообразны. В принципе любая общественная или государственная организация, социальный институт или социальное движение могут оказывать прямое или косвенное влияние на деятельность организации, но перечисленные ниже части институционального внешнего окружения оказывают наиболее значительное воздействие на деятельность организации:

- контролирующие структуры, к которым относятся налоговые службы, суды, в том числе арбитражные, государственные комиссии и комитеты контроля, учреждения Министерства внутренних дел;

- властные структуры, к которым относятся правительственные и муниципальные учреждения, реализующие исполнительные функции; они влияют на деятельность организации через конкретные властные решения, что может привести, в частности, к ликвидации организации и роспуску организационных структур;

- законодательные государственные и местные учреждения (в России - Государственная Дума, местные законодательные собрания и пр.), которые, изменяя законодательство, могут блокировать некоторые действия организации или, наоборот, придать им максимальную эффективность;

- охранные организации, которые включают в себя государственные и частные службы охраны учреждений и отдельных лиц;

- общественные движения: за равноправие женщин, в защиту окружающей среды, ветеранов, реформаторские движения и т.д., которые, формируя группы давления во властных и законодательных органах, могут оказывать косвенное влияние на организацию;

- средства массовой информации, которые своей деятельностью могут повлиять на все элементы внешней среды и прямо воздействовать на организацию путем создания (или разрушения) ее имиджа или паблисити (известности), содействуя рекламе продукта организации;

- общественность - совокупность самых широких слоев общества, которые через общественное мнение могут повлиять на деятельность организации и принятие продукта организации внешней средой [12].

На организации оказывают большое влияние законы, которые определяют их правовой статус и регулируют экономику. К ним относится множество законов и положений о безопасности и охране здоровья, защите окружающей среды, защите интересов потребителя, об оплате, финансовой защите и др. Организации обязаны выполнять не только требования законов, но и ряда государственных учреждений, которые следят за исполнением законов и издают свои предписания. Все это дополняется еще и регулирующими постановлениями местных органов управления. Таким образом, организации сталкиваются со сложной системой юридических норм. Поэтому задача организации, заключающаяся в создании своего потребителя, находится в рамках многих ограничений [2].

Общий или фоновый уровень включает в себя:

- технические достижения, принятые и освоенные в данном обществе, и возможности их реализации в конкретной организации;

- уровень накопленных знаний, выраженных в научных работах и публикациях, использованных в конкретных методиках;

- образовательный уровень, сказывающийся на деятельности организации при подборе, расстановке и функционировании персонала;

- степень развития социальных ценностей, символизирующая порядок в обществе и степень принятия культурных образцов;

- уровень доминирующей культуры всего общества;

- совокупность установок общественности в отношении потребления продуктов и возможности этого потребления;

- степень восприятия законов и контроля со стороны государственных органов;

- развитие коммуникаций в обществе [12].

Коммуникации организации с внешней средой в современных российских условиях направлены на рыночный и институциональный уровни. Основной целью такого рода коммуникаций является создание баланса между входом и выходом организации как системы и информационное обеспечение этого баланса.

Такие коммуникации должны быть ориентированы на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т.д.) [18]. Помимо решения текущих вопросов обеспечения баланса между организацией и внешней средой коммуникации такого рода решают следующие проблемы:

- создание «имиджа» организации на местном, государственном и международном уровнях;

- обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекламы);

- воздействие на разработку законов, постановлений, касающихся деятельности данной организации (например, используя группы давления) [1].

Классификация внешней среды -- важное условие понимания ее особенностей и структуры, но не единственное, что необходимо знать менеджеру для планирования и осуществления успешного управления коммуникациями с ней. Внешняя среда является не только источником коммуникационного потенциала и развития бизнеса организации, но и очагом рисков для нее. С внешней средой происходит не только обмен информацией и идеями, но и ресурсами, включая людские. Чем более открыто общество, тем интенсивнее происходящее общение, тем выше вероятность получения поддержки от внешней среды, но тем больше и риски, которые несет общение с ней. Внешняя среда, как и каждый сектор человеческой жизнедеятельности, представляет достаточно автономное пространство для существования, активности и развития [22].

Таким образом, коммуникации - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.

Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций.

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель - подчиненный», коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

Классификация внешней среды -- важное условие понимания ее особенностей и структуры, но не единственное, что необходимо знать менеджеру для планирования и осуществления успешного управления коммуникациями с ней. Внешняя среда является не только источником коммуникационного потенциала и развития бизнеса организации, но и очагом рисков для нее.

2. Анализ коммуникаций организации с внешней средой на примере ОАО «ГМС Насосы»

2.1 Технико-экономическая характеристика ОАО «ГМС Насосы»

ОАО «ГМС Насосы» существует на рынке насосного оборудования более 60 лет. Основанное в 1947 году, сегодня это предприятие является крупнейшим поставщиком насосного оборудования для нефтедобывающей, нефтехимической, судостроительной промышленностей, энергетических, коммунальных предприятий, агропромышленного комплекса и других ведущих отраслей народного хозяйства России. Общество является юридическим лицом, действует на основании устава и законодательства РФ. Юридический адрес: Орловская область, г.Ливны, ул. Мира, 231.

ОАО «ГМС Насосы» осуществляет следующие виды деятельности:

- разработка и производство продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления, включая производство и разработку насосного оборудования, литья, запасных частей и иных изделий производственно-технического и специального назначения, в том числе для государственных нужд;

- выполнение работ по государственному оборотному заказу;

- техническое обслуживание насосного оборудования и гарантийный надзор в процессе его хранения и эксплуатации;

- проведение работ по испытаниям продукции для целей обязательной и добровольной сертификации в закрепленной области деятельности в соответствии с действующим законодательством;

- торговую, торгово-посредническую, закупочную, сбытовую;

- проектную, проведение технических, технико-экономических, иных экспертиз и консультаций;

- строительные, монтажные, пуско-наладочные и отделочные работы;

- информационное обслуживание;

- организацию и проведение выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов как в РФ, так и за ее пределами, в том числе в иностранных государствах;

- транспортирование грузов на всех видах транспорта, в том числе по международным перевозкам как на собственных, так и привлеченных транспортных средствах;

- организацию и проведение гостиничного хозяйства;

- экспортно-импортные операции и иную внешнеэкономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством;

- приобретение и передачу в собственность жилых и нежилых зданий, помещений, сооружений, земельных участков [17].

ОАО «ГМС Насосы» представляет собой мощный производственно-технический комплекс с современным технологическим оснащением. Завод располагает современным металлообрабатывающим оборудованием, включая станки известных зарубежных фирм, литейным производством по изготовлению чугунного, стального и цветного литья, кузнечно-штамповочным и сварочным производствами. Предприятие практически полностью обеспечивает себя резинотехническими и пластмассовыми изделиями собственного изготовления. Наличие в составе предприятия научно-технического центра с многофункциональной экспериментально-исследовательской базой, способного выполнять конструкторские разработки, модернизацию и освоение продукции на уровне современных достижений, позволяет оперативно выполнять заказы на разработку и изготовление насосного оборудования для различных условий работы.

Продукция ОАО «ГМС Насосы» выпускается в соответствии с техническими условиями и стандартами, действующими на территории Российской Федерации, и сертифицирована НП «Сертификационный центр НАСТХОЛ» (г. Москва), аккредитованным Госстандартом России.

Интегрированная система менеджмента, действующая на предприятии, сертифицирована и признана соответствующей требованиям международных стандартов ISO 9001:2000, ИСО 14001:2004, SA 8000:2001 и ГОСТ РВ 15002:2003 в отношении проектирования, разработки производства, монтажа и обслуживания насосов и электро-насосных агрегатов. Это позволило ОАО «ГМС Насосы» стать одним из ведущих российских экспортеров насосного оборудования в страны СНГ и дальнего зарубежья - Китай, Монголию, Индию, Египет, Грецию, Пакистан и многие другие. Высокая производственная и финансовая эффективность предприятия отмечена многочисленными наградами, в числе которых - звание Лауреата Премии «Российский национальный Олимп», поощрение международной организации «Лидеры торговли» за достижения в области передовых технологий и высокого качества выпускаемой продукции [17].

С 2004 года ОАО «ГМС Насосы» входит в состав Инвестиционно- промышленной группы «Гидравлические машины и системы» (ИПГ «ГМС») и является одним из ее производственных активов.

Согласно Федеральному закону РФ «Об акционерных обществах» высшим органом управления в ОАО «ГМС Насосы» является Общее собрание акционеров. Исполнительным органом ОАО «ГМС Насосы», согласно Уставу предприятия, является генеральный директор, который осуществляет текущее руководство предприятием и имеет право:

- принимать решения по всем вопросам производственно-хозяйственной деятельности;

- принимать и увольнять работников;

- действовать от имени предприятия, представлять его интересы в организациях и на предприятиях, заключать договоры, выдавать доверенности, открывать в банках счета, издавать приказы и распоряжения.

Организационная структура ОАО «ГМС Насосы» представлена множеством отделов, цехов, служб. Каждый из них имеет свое положение, выполняет определенные функции и задачи (Приложение А).

К основной продукции ОАО «ГМС Насосы» относятся бензиновые, нефтяные, вихревые, фекальные, секционные, консольные, конденсатные насосы, которые входят в группу центробежных насосов, и вакуумные насосы.

Большое внимание, которое с каждым годом возрастает, уделяется на предприятии вопросу сбыта выпускаемой продукции и борьбе за потребителя как основному источнику получения денежных средств. В этой связи поводится планомерная работа по изысканию рынков сбыта как внутри страны, так и за рубежом. Действуют совместные предприятия в Волгоградской, Саратовской, Астраханской областях, Прибалтике, которые занимаются не только сбытом, но и сервисным обслуживанием выпускаемых предприятием насосов.

Серьезное влияние на рынок насосов и на сбытовую деятельность ОАО «ГМС Насосы» оказывает возросшая конкуренция среди отечественных и зарубежных фирм. Чтобы быть достойным конкурентом на рынке, необходимо выпускать продукцию дешевле, надежнее, больше внимания уделять внешнему виду продукции.

Осуществление всех поставленных задач определяет и кадровую политику предприятия, которая в первую очередь направлена на организацию и создание рабочих мест. Большое внимание в ОАО «ГМС Насосы» уделяется повышению квалификационного уровня работников, подбору новых рабочих, подготовке молодых кадров [17].

Таким образом, в настоящее время ОАО «ГМС Насосы» является прибыльным предприятием, изыскивает возможности постоянно наращивать и обновлять ассортимент выпускаемого насосного оборудования, расширять рынки сбыта и число покупателей своих товаров.

2.2 Анализ хозяйственной деятельности и финансового состояния ОАО «ГМС Насосы»

ОАО «ГМС Насосы» в рыночной экономике ведёт свою деятельность самостоятельно, но в условиях конкуренции. Одним из инструментов обеспечения конкурентоспособности является анализ технико-экономического и финансового состояния предприятия, отражающий стороны его производственно-хозяйственной деятельности.

При расчетах воспользуемся формами бухгалтерской отчетности №1 «Бухгалтерский баланс», №2 «Отчет о прибылях и убытках», №3 «Отчёт об изменениях капитала», №4 «Отчёт о движении денежных средств» и формой №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» (Приложения Б - Г).

Финансовый анализ предусматривает расчет следующих коэффициентов:

1) коэффициент текущей ликвидности;

2) коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами;

3) коэффициент восстановления платежеспособности;

4) коэффициент утраты платежеспособности.

Коэффициент текущей ликвидности характеризует общую обеспеченность предприятия оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения его срочных обязательств и определяется как отношение фактической стоимости находящихся у предприятия оборотных средств в виде производственных запасов, готовой продукции, денежных средств, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов к наиболее срочным обязательствам предприятия в виде краткосрочных кредитов банков, краткосрочных займов и кредиторской задолженности:

Ктл = ОА / ТП (1)

где ОА - оборотные активы;

ТП - текущие пассивы [].

Подставив данные бухгалтерской отчетности в приведенную выше формулу, имеем:

2007 год: КТЛ =362247/241931=1,49;

2008 год: КТЛ =469774/350081=1,34;

2009 год: КТЛ =709655/470619=1,51.

Коэффициент текущей ликвидности показывает, что на один рубль текущих обязательств предприятия в 2007 г. приходилось - 1, 49 рубля; в 2008 г. - 2,21 рубля, в 2009 г. - 3 рубля его текущих активов.

Коэффициент обеспеченности собственными средствами характеризует наличие собственных оборотных средств у предприятия, необходимых для обеспечения его финансовой устойчивости и определяется как отношение разности между объемами источников собственных средств и физической стоимостью основных средств и прочих внеоборотных активов к фактической стоимости находящихся в наличии у предприятия оборотных средств в виде производственных запасов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных средств, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов.

Кос = (СК - ТП) / ОА (2)

где СК - собственный капитал.

Подставив данные бухгалтерской отчетности в формулу, имеем:

2007 год: КОСОС=(434762-321130)/362247=0,31;

2008 год: КОСОС=(477738-371294)/469774=0,23;

2009 год: КОСОС=(532581-398852)/709655=0,19.

Данный коэффициент показывает, что за счет собственных средств предприятия в 2007г. финансировался 31% оборотных средств, в 2008г. - 23%, а в 2009г. - только 19%.

Предприятие признается неплатежеспособным, если выполняется одно из следующих условий:

- коэффициент текущей ликвидности на конец отчетного периода имеет значение менее 2;

- коэффициент обеспеченности собственными средствами на конец отчетного периода имеет значение менее 0,1.

Существует мнение, что нормативное значение коэффициента текущей ликвидности представлено завышенным - у большинства предприятий этот коэффициент ниже 2, хотя в их платежеспособности сомневаться не приходится. Учитывая приведенные выше требования и произведенные расчеты, можно сделать вывод о том, что структура баланса ОАО «ГМС Насосы» является удовлетворительной, а предприятие - платежеспособным.

Наличие реальной возможности у предприятия восстановить (или утратить) свою платежеспособность в течение определенного, заранее назначенного периода выясняется с помощью коэффициента восстановления (утраты) платежеспособности.

Коэффициент восстановления платежеспособности определяется как отношение расчетного коэффициента текущей ликвидности к его установленному значению. Расчетный коэффициент текущей ликвидности определяется как сумма фактического значения этого коэффициента на конец отчетного периода и изменение этого коэффициента между окончанием и началом отчетного периода в пересчете на период восстановления платежеспособности (6 месяцев):

Ку = (Ктл.к + 6/Т • (Ктл.к - Ктл.н) / 2 (3)

где Ктл.к - фактическое значение (на конец отчетного периода) коэффициента текущей ликвидности;

Ктл.н - значение коэффициента текущей ликвидности на начало отчетного периода,

Т - отчетный период, мес.,

2 - нормативное значение коэффициента текущей ликвидности,

6 - нормативный период восстановления платежеспособности в месяцах.

Коэффициент восстановления платежеспособности, принимающий значения больше 1, рассчитанный на нормативный период, равный 6 месяцам, свидетельствует о наличии реальной возможности у предприятия восстановить свою платежеспособность. Если этот коэффициент меньше 1, то предприятие в ближайшее время не имеет реальной возможности восстановить платежеспособность.

Для ОАО «ГМС Насосы» имеем:

2008 год: КВП=1,34+6/36·(1,34-1,49)=0,66;

2009 год: КВП=1,51+6/36•(1,51-1,34)=0,77.

Отсюда следует, что предприятие в течение данного периода не имело реальной возможности восстановить платежеспособность.

Коэффициент утраты платежеспособности определяется как отношение расчетного коэффициента текущей ликвидности к его установленному значению. Расчетный коэффициент текущей ликвидности определяется как сумма фактического значения этого коэффициента на конец отчетного периода и изменение этого коэффициента между окончанием и началом отчетного периода в пересчете на период утраты платежеспособности (3 месяца):

Ку = (Ктл.к + 3/Т • (Ктл.к - Ктл.н) / 2 (4)

где Ктл.к - фактическое значение (на конец отчетного периода) коэффициента текущей ликвидности,

Ктл.н - значение коэффициента текущей ликвидности на начало отчетного периода,

Т - отчетный период, мес.,

2 - нормативное значение коэффициента текущей ликвидности,

3 - нормативный период восстановления платежеспособности в месяцах.

Для ОАО «ГМС Насосы» имеем:

2008 год: КУП=1,34+3/36•(1,34-1,49)=0,66;

2009 год: КУП=1,51+3/36•(1,51-1,34)=0,76.

Коэффициент утраты платежеспособности, принимающий значение больше 1, рассчитанный за период, равный 3 месяцам, свидетельствует о наличии реальной возможности у предприятия не утратить платежеспособность. Если этот коэффициент меньше 1, то предприятие в ближайшее время может утратить платежеспособность.

Отсюда следует, что предприятие в течение данного периода имело риск утратить свою платежеспособность.

Проанализируем значения показателей эффективности использования внеоборотных активов ОАО «ГМС Насосы». Эффективность их использования характеризует показатель фондоотдачи, характеризующий количество выручки от реализации, приходящейся на рубль основных фондов и рассчитываемый как отношение объема выпуска продукции за год к среднегодовой полной стоимости основных фондов. В 2007 г. он составил в ОАО «ГМС Насосы» 6,05 руб., в 2008 г. - 6, 40 руб., а в 2009г. - 6, 55 руб., т.е. рентабельность основных фондов предприятия постепенно возрастает.

Фондоемкость - показатель, обратный фондоотдаче, характеризующий стоимость производственных основных фондов, приходящуюся на 1 руб. продукции. В период с 2007 по 2009 гг. в ОАО «ГМС насосы наблюдалось снижение величины этого показателя (0,17 руб. в 2007 г., 0,16 руб. в 2008 и 0,15 руб. в 2009), что свидетельствует об улучшении использования производственных фондов предприятия (Приложение Д).

...