Анализ и планирование рабочего дня менеджера

2.4 Анализ рабочего дня главного менеджера по продажам

Каждый из менеджеров сталкивается с проблемой о том, как успеть сделать всё, что нужно для этого сделать. Наука управления временем основана на умелом планировании и привычке исполнять запланированное. Нами были проанализированы два рабочих дня менеджера в ООО «Рекострой». К сожалению, анализ не может соответствовать сто процентному рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов записей, сделанных по нашей просьбе секретарем руководителя этой организации. Результат можно представить в виде следующей таблицы.

Таблица 2 - Анализ видов деятельности и расход времени

Далее проведем анализ структуры рабочего времени.

Таблица 3- Структура рабочего времени, %

Как видно из этой таблицы, деятельность организации начинается ежедневно в 8 часов утра проверкой присутствия сотрудников и заканчивается в 17 часов вечера. Среднее время работы руководителя составляет 480 минут. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что главный менеджер по продажам является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Во-первых, работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 16-18 процентов рабочего времени менеджера (100-135 минут). Менеджер получает много корреспонденции, большое количество различных подписных изданий коммерческого характера, в том числе и посредством сети Интернет, то есть работа с корреспонденцией, газетами и журналами является для руководителя источником деловой информации. Это время также вполне удачно распределено менеджером, так как он получает свежую информацию утром в самом начале работы и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом». При этом время, затраченное на этот процесс значителен, более 10% от общего рабочего времени.

Во-вторых, несколько раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть проверяет их работу утром и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказов. Это время в сумме занимает 55 минут в первый день и 70 минут во второй день, то есть около 63 минут в день, что составляет около 11 процентов времени, которое руководитель проводит на работе.

В-третьих, работа с бумагами занимает в первый день 16% рабочего времени, во второй день 6%. Работа с бумагами в основном выполняется в районе 14 ч. дня.

Наибольшее время занимают переговоры по телефону до обеда, и после обеда. Время переговоров составило в первый день 175 минут 36% рабочего времени), во второй день 105 минут (22% рабочего времени), то есть большую часть рабочего времени. Этот процесс является источником информации для менеджера, поиск потенциальных клиентов, согласование цены и условий договоров.

Еще один растянутый во времени процесс - это различного рода поездки руководителя. Во второй день поездка составила 140 минут - 29% времени, поэтому на совершение звонков во второй день было потрачено на 14% времени меньше или на 70 минут. Также в связи с поездкой на работу с документами времени было потрачено на 45 минут меньше.

«Помехи в работе» - это разговоры с распространителями, которые заняли 30 (5% времени) минут и беседой с сотрудником на личные темы, длившейся также 30 минут (5% времени). Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.

Для эффективности работы менеджеру необходимо больше времени уделять заключению договоров, то есть совершению переговоров и формированию документов, анализу дебиторской задолженности постоянных клиентов и работе с ними.

Таким образом, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 120 мин., нерегламентированные перерывы составляют 60 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 900 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле:

Кэ=1-(120+60)/900=0,8

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. - на обед и 20 мин. - на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,8. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 60 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле:

Кпр=60/900=0,06

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени из-за работы с корреспонденцией, почтой занимает большой удельный вес. Известно, что из всей поступающей в организацию информации полезной и конкретной является только 20%.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле:

Кпо=230/900=0,26

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

В данном случае, необходимо делегирование полномочий, а именно поручить одному из подчиненных разбор утренней корреспонденции, сокращая таким образом время на составление ответов на запросы и другие поручения.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.

Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле:

К р=1-0,3=0,7

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

В организации работы главного менеджера можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с менеджерами отделов.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы. Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

2.5 Пути повышения эффективности использования рабочего времени менеджера ООО «Рекострой»

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.

Дела составляющее эффективную работу выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела, обсуждение работы). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (разбор почты, корреспонденции). Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;

Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;

Ориентироваться на долгосрочные цели;

Научиться расставлять приоритеты работ;

Повысить самодисциплину.

Были предложены мероприятия по сокращению непродуктивных затрат рабочего времени: выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности), ведение предварительного планирования рабочего дня, ведение дневника рабочего времени, изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации, делегирование полномочий.

Таким образом, после проведения предложенных мероприятий предполагаемый распорядок дня будет следующий:

Таблица 4 - Распорядок рабочего дня главного менеджера после рекомендаций

Рассмотрим структуру рабочего дня менеджера после рекомендаций по улучшению.

Таблица 5 - Структура рабочего дня

После делегирования полномочий на работу с почтой предполагается снижение рабочего времени на 25 минут. После пересмотра дел стало известно, что для эффективности необходимо увеличить время работы с подчиненными и увеличения контактов и переговоров с клиентами. Появился такой пункт как отдых в работе после обеда, потом работа с бумагами, потом уже переговоры, что дает сконцентрироваться на звонках.

После проведенного анализа, можно сказать что рекомендации, предложенные руководителю, положительным образом повлияют на организацию. Т.е. сократится время на выполнение незначительных работ, что послужит увеличению производительности труда. Данный анализ позволил организации определить, что очень важным моментом в любом деле является распределение своего времени, планирование своей деятельности.

3. Анализ предложенной ситуации.

Ситуация 1 «Текстиль-1»

Вопросы:

Каковы конкурентные преимущества акционерного общества «Тексгиль-1»?

1. Сохранение позиции крупного экспортера тканей.

2. Удержать отечественный рынок

3. Производитель только продукции высокого качества

4. Привлечение инвестиций

5. Спрос на российские шерстяные ткани повышается

Проведите анализ: возможностей и угроз для бизнеса компании (во внешней среде) в сопоставлении с ее сильными и слабыми сторонами (внутренняя среда) на 1994 и 2001 гг. Каковы будут результаты? Сравните их.

Таблица 6 - SWOT - анализ ООО «Текстиль» на 1994 г.

Таблица 7 - SWOT - анализ ООО «Текстиль» на 2001 г.

По данным анализа за 1994 и 2001 год можно сделать вывод, что предприятие использовало все сильные стороны внутренней среды, благодаря персоналу (собственное швейное производство) и умелому управлению предприятием, а именно реорганизация из ОАО в ЗАО способствовало привлечению инвестиций для обновления оборудования. На этом предприятие не остановилось, а создало новые модели изделий, освоило различные артикулы, добилось высокого качества в соответствии с стандартами во всем мире. На этом руководство предприятия не останавливается, а улучшает качество и стремится поддерживать отечественный рынок, так как работать на экспорт стало не выгодно и не интересно. Можно сделать вывод, что предприятие имея весомые угрозы для функционирования в 1994 году, смогло достигнуть успеха используя весь внутренний потенциал за 7 лет, и не думает останавливаться.

Заключение

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Распространены следующие методы управления временем:

- Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп».

- Принцип Парето (в соотношении 80:20).

- Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.

Свою методику планирования предлагает Глеб Архангельский, которая заключается в ТМ - «заповедях».

В данной работе была проанализирована эффективность использования рабочего времени главного менеджера по сбыту ООО "Рекострой" и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Целью исследования был анализ эффективности использования рабочего времени руководителя, предоставление рекомендаций по решению выявленных проблем.

Задачами данного исследования были, изучение теории оценки эффективности использования рабочего времени руководителя анализ теоретических подходов по улучшению использования рабочего времени руководителя. Изученные материалы позволили определить. В данной работе мы приняли решение использовать метод фотографии рабочего времени. Так же необходимо было проанализировать содержание труда менеджера, где нами были представлены его основные обязанности, его задачи, его затраты времени на то или иное мероприятие.

Еще одной из задач была подготовка рекомендаций по повышению эффективности использования рабочего времени менеджера.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам. Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей.

В ходе рассмотрения выбранных видов работ, были предложены мероприятия по сокращению работы с корреспонденцией и увеличения доли времени на подчиненных, обучению и контролю за их работой, увеличение времени на телефонные переговоры после регламентированного отдыха.

Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений.

Подводя итог всей работы, проблема нехватки времени остаётся актуальной и в настоящее время. Все методы по устранению этой проблемы должны быть направлены на максимальное вовлечение людей, обладающих знаниями, в решении общих задач организации, в процессе принятия наиболее верных решений.

Список использованной литературы

1. Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. -- С-Пб.: "Питер", 2009. -- 256 с.

2. Архангельский Г. "Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы" М.: АиСТ-М, 2003

3. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Издательство "Экзамен", 2003. - 320 с.

4. Вайсман А. Стратегия менеджмента: пять факторов успеха. - М.: Экономика, 2005.

5. Валь Е. Руководство, лидерство и командообразование в организации. М: Прометей, 2008

6. Вершигора Е.Е. Менеджмент, - учеб. пособие; 2-е изд-е, перераб. и доп., - М., 2005.

7. Веснин В.Р. Основы менеджмента, - 2-е изд-е, доп. и испр., - М., 2005.

8. Виханский, С. С, Менеджмент : учебник / С. С. Виханский, А. И. Наумов. - М.: Экономист, 2006.

9. Глеб Архангельский Время на отдых: Для тех, кто много работает. -- М.: Альпина Паблишер, 2013. -- 185 с.

10. Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. -- М.: «Альпина Паблишер», 2012. -- 312 с.

11. Гордман Т. Пять принципов бизнеса, которые должен знать каждый менеджер

12. Гончаров В.И. Менеджмент предприятия в 2-х ч., Ч.1. - Мн.: Изд-во МИУ, 2006. - 211 с.

13. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. - М.: Экономика, 1991. - 232 с.

14. Кравченко, А. И, История менеджмента : учеб, пособие / А. И. Кравченко. -М.: Академпроект, 2005.

15. Кузнецов, Ю. В. Теория организации : учеб, пособие / Ю. В. Кузнецов,-СПб.: СПбГУ, 2006.

16. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. - Мн.: Новое знание, 2001. - 304 с. - (Экономическое образование).

17. Практикум по теории управления: учебное пособие / Под ред. Ю.В. Васильева, В.П. Парахиной, Л.И.Увицкого. - М.: Финансы и статистика, 2007.

18. Радченко А.В. Общий менеджмент: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2005.

19. Резник С.Д. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., переруб. и доп. - М.: ИНФРА -М, 2002. - 622 с. - (Серия "Высшее образование")

20. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. Сладкевич В. П., Чернявский А. Д. 3-е изд., стереотип. -- К.: МАУП, 2003. -- 152 с

21. Современный менеджмент: теория и практика. Учебное пособие. / Под ред. А.Г. Комарова, Г,Г. Муфтиева - СПб.: ООО «Питер Принт», 2005.

22. Управление организацией: учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, 3. П. Румянцевой, Н.А. Соломатина, - М.: ИНФРА-М, 2008.

23. Управление персоналом. Практикум: учеб, пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Управление персоналом», «Менеджмент организации» / Т.Ю.Базаров. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.

24. Чудновская, С, Н. История менеджмента : учебник / С. Н. Чудновская. -СПб.: Питер, 2004.

25. www.Mindspace.ru

26. www.improvement.ru/zametki/advi/

27. www.improvement.ru

28. www.iteam.ru.

29. www.hr-portal.ru

Размещено на Allbest.ru