Внедрение системы электронного документооборота NauDoc в Издательском Доме

По результатам опроса респондентов была построена диаграмма разброса показателей (рис 2.2).

Рис. 2.2

По диаграмме установим нормативы регулирования: оценку проводим относительно среднего балла - 4, границами являются средние баллы 3,5 и 4,5.

В результате проведения мониторинга удовлетворённости потребителей можно сделать следующие выводы:

1. Важнейшими факторами для клиентов являются скорость выполнения услуги, качество исполнения, безопасность, цена, а так же учет требований клиента.

2. По результатам мониторинга были обозначены проблемные факторы:

скорость выполнения услуги (оценка 2,9);

стоимость услуги (оценка 3,5);

качество исполнения (оценка 3,6).

Скорость выполнения услуги находится на достаточно низком уровне. Необходимо в краткосрочной перспективе улучшить данный фактор. Стоимость работ находится на границе. Она напрямую связана с первым проблемным фактором, улучшение которого приведет и к улучшению данного фактора. Качество исполнения находится на достаточно высоком уровне, хотя и требует доработки. Руководство компании было проинформировано о необходимости проведения корректирующих мероприятий по проблемным факторам с целью улучшения показателей. Предложение по улучшению будет рассмотрено ниже.

2.3 Анализ проблемного поля

На основе проведённых исследований и анализа текущей ситуации в ООО Издательском Доме «Сократ» были выявлены следующие проблемные факторы: скорость выполнения услуги, стоимость услуги, качество исполнения. Все эти проблемы являются следствием ряда причин:

- достаточно большое количество сбоев в работе, вызванных человеческим фактором (например, забывчивостью персонала);

- зависимость доступности документов от нахождения конкретного специалиста на рабочем месте;

- не достаточная оперативность исполнения распоряжений руководства;

- большая вероятность утраты документов, следствием чего является создание большого количества резервных копий документов;

- большие затраты на расходные материалы: при согласовании документов их требуется распечатывать;

- отсутствие контроля сроков выполнения работ, следствием чего является не выполнение работы в установленные сроки (при таком сложном производственном процессе задержка выполнения одной работы приводит к существенной задержке всего процесса, например, при несвоевременной передаче рукописи на следующий этап специалист может быть занят выполнением другой работы и выполнение переданной работы может либо отложиться и появится цепная реакция, либо сотрудник будет ее выполнять внерабочее время, что приведет к увеличению затрат);

- отсутствие паспорта заказа, что приводит к большему числу ошибок при работе;

- большие непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников;

- большие финансовых потери, связанные с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки.

При устранении данных причин будут решены и проблемные факторы.

3. Разработка проекта внедрения системы электронного документооборота NauDoc

Для устранения проблемных факторов, рассмотренных во 2 главе, необходим комплексный подход к решению, состоящий из двух фаз:

1. Стабилизация процесса, введение его в управляемое состояние, путем составления карт прохождения заказа.

2. Внедрение системы электронного документооборота NauDoc.

3.1 Разработка системы показателей внутреннего контроля

Для улучшения качества технологического процесса был составлен график прохождения заказа (табл. 2.2). График позволяет:

- контролировать весь производственный процесс, путем составления графика на каждое издание;

- определить время всего цикла прохождения заказа;

- отслеживать выполнения работ.

Далее был составлен бланк паспорта заказа, который представлен в приложении 1. Основными пунктами данного документа являются: заказчик; автор; технические параметры книги; потенциальная аудитория потребителей; временные рамки заказа; выбор типографии; стоимость заказа.

Появление данного документа систематизировало информацию об издании. Вследствие чего упростилась работа по каждому виду издания: уменьшился риск расхождения технических характеристик на разных этапах прохождения заказа, уменьшилось время согласования характеристик книги на разных уровнях, появилась возможность наглядной сравнительной характеристики разных типографий по ценовому и качественному признаку.

Также был составлен акт сдачи книги в типографию (приложение 2). Целью создания данного бланка является подробная проверка разными руководителями отделов технических характеристик, соответствие текстового и иллюстративного материала. Данный документ позволяет разграничить сферы ответственности начальников отделов.

Все эти меры направлены на улучшение качества издания, а также производственного процесса, путем его стабилизации.

3.2 Внедрение системы автоматизации бизнес процессов и электронного документооборота NauDoc

Система NauDoc предназначена для современного успешного управления компанией и корпоративными знаниями.

3.2.1 Описание отличий системы NauDoc от других систем

Отличие системы NauDoc от других систем заключается в:

- полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

- отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;

- работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

- поставка с полным набором исходных кодов;

- значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

- система является лидером среди российских систем, ориентированных на автоматизацию бизнес-процессов (workflow) (по данным аналитического обзора, проведенного журналом "Компьютера" в октябре 2005 года);

- низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным справочника "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения", изданного Гильдией управляющих документацией (август 2005 г.));

- в аналитическом отчете компании DSS Consulting за 2005 год программный продукт NauDoc назван лидером среди систем документооборота со стоимостью до $100 за рабочее место;

- простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

- гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

- веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

- кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

- возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

- возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

3.2.2 Технологии внедрения программных продуктов NAUMEN

Корпоративная система электронного документооборота NauDoc позволяет автоматизировать:

- документооборот и делопроизводство;

- работу с распоряжениями: назначение, контроль сроков, анализ результатов, исключение возможности утраты;

- процессы прохождения документов;

- управление знаниями;

- управление нормативной документацией в соответствии с требованиями ISO 9001:2000;

- надежное и сравнительно дешевое хранение информации;

- управление внешними и внутренними web-сайтами компании;

- интеграцию с другими приложениями, уже работающими в компании.

Проекты по внедрению программных продуктов компании NAUMEN рассчитаны на самый широкий круг предприятий. Уровень участия в проекте консультантов и соответственно стоимость проекта могут варьироваться в широких пределах, что позволяет найти взаимовыгодный компромисс в большинстве случаев.

Учебный Центр NAUMEN:

- оказывает полный цикл обучения специалистов применению программного обеспечения компании NAUMEN и связанных с ним технологий и продуктов, предоставляя возможность корпоративным заказчикам, уже сегодня решать, в рамках текущего ИТ-бюджета все бизнес-задачи компании, опираясь на технологии свободного ПО [14].

- проводит обучение и сертификацию партнеров компании. Оказывает консультативные услуги по планированию, проектированию, созданию, внедрению и сопровождению информационных систем. Осуществляет заказную разработку учебных материалов.

- выполняет роль "Центра Компетенции" компании NAUMEN. В рамках этого направления проводится обучение на следующих курсах: по системе документооборота NauDoc - для пользователей, технологов, системных администраторов, внедренцев и разработчиков.

3.2.3 Жизненный цикл проекта по внедрению системы электронного документооборота NauDoc

Разработка и реализация инвестиционного проекта может быть представлена в виде цикла, состоящего из трех отдельных фаз: предынвестиционной, инвестиционной и эксплуатационной [15]. Каждая из этих фаз, в свою очередь, подразделяется на стадии. Подробно взаимовлияние этих фаз показано на рис. 3.1.

Очень важно до принятия решения об осуществлении проекта рассмотреть все аспекты его реализации на протяжении всего периода жизненного цикла. Такой подход страхует как от принятия проектов, дающих быструю отдачу, но неэффективных во времени, так и от предубеждения против проектов, медленно набирающих силу, но приносящих существенные долгосрочные выгоды.

Рис. 3.1. Фазы инвестиционного проекта

Как только исследования инвестиционных возможностей определили надежные, признаки жизнеспособности проекта, начинаются этапы содействия инвестициям и планирования их осуществления. Чтобы уменьшить потоки ограниченных ресурсов, необходимо осуществить планирование последовательности действий при разработке инвестиционного проекта -- от концептуальной стадии до эксплуатационной фазы.

Была составлена диаграмма Ганта, которая показывает срок и последовательность выполнения стадий проекта по внедрению программного продукта NauDoc , а также закрепляет за каждым этапом ответственных лиц (приложение 3, 4).

Рассмотрим подробнее содержание каждого шага управления проектом, находящимся в предынвестиционной фазе.

Управление проектом на любой фазе его жизненного цикла состоит из нескольких шагов. В предынвестиционной фазе имеет место несколько видов деятельности, которые частично распространяются и на следующую, инвестиционную фазу. Управление на предынвестиционной фазе содержит следующие шаги:

Определение целей и сроков данного проекта:

Сокращение времени прохождения заказа не менее чем на 5%;

Уменьшение стоимости услуг не менее чем на 0,6 %;

Улучшение качества исполнения (уменьшение затрат на брак в 2 раза).

Данный проект должен осуществиться в течение 4 месяцев.

Определение инвестиционных возможностей: руководством компании на модернизацию процесса управления выделяется 400 000 руб.

Анализ затрат на проект (данный анализ затрат, а также расчет экономической эффективности проекта представлен в экономической части данной дипломной работы).

Потенциальные участники проекта: участниками проекта являются сотрудники Издательского Дома «Сократ», занятые в производственном процессе; специалисты компании NAUMEN, внедряющие систему NauDoc; ответственным за проведение данного проекта назначается менеджер по качеству, также принимается на постоянную работу системный администратор NauDoc.

Согласование проекта с руководством компании.

Предынвестиционная фаза занимает 1,5 месяц.

На предынвестиционной фазе контролю подвергаются следующие элементы:

время, стоимость и качество выполнения работ;

подготовка, получение и распределение документов проекта;

состояние дел с финансированием.

Задачи контроля на предынвестиционной фазе состоят в том, чтобы получив фактические данные по проекту, сопоставить их с запланированными характеристиками и выявить отклонения.

После этого переходят к следующему шагу -- осуществлению регулирования.

На предынвестиционной фазе этот шаг очень короткий. Основная задача регулирования -- определить являются ли отклонения, выявленные на предыдущем шаге настолько значительными, что необходимо принятие соответствующих решений. Если отклонения не могут оказать значительного воздействия на дальнейший ход работ по реализации проекта, то функция регулирования сводится к инициализации следующего этапа управления. Если же отклонения предоставляют угрозу для успешного осуществления проекта, то все работы по текущему проекту необходимо свернуть и приступить к анализу альтернативного с повторением полного цикла управления.

Далее рассмотрим управление на инвестиционной фазе, которая состоит из следующих этапов:

Заключение контракта на приобретение лицензии;

Оценка состояния предприятия.

Специалисты компании NAUMEN осуществляют оценку состояния предприятия: соответствие технических характеристик систем предприятия, требуемых для внедрения NauDoc; подготовка технического задания, выявление групп пользователей, распределение функций, анализ существующих бизнес-процессов;

Технические характеристики системы электронного документооборота NauDoc:

- Требования к аппаратному обеспечению зависят от количества пользователей и документов в системе, спецификация разрабатывается на этапе выяснения требований заказчика.

- Требования к серверному обеспечению NauDoc:

- Рекомендуемая конфигурация сервера для NauDoc Lite, Medium

- Требования к аппаратной платформе:

- Процессор: Pentium 4 1500 МГц;

- Оперативная память: 512 Mб;

- Жесткие диски: 2xHDD 40 Гб SATA;

- Требования к ПО:

операционная система Windows/Linux (Red Hat, Debian, Alt Linux, Asp Linux)/Free BSD/Solaris/Mac OS;

web-сервер Apache.

В Издательском Доме «Сократ» технические характеристики соответствуют данным.

3. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии;

4. Обучение персонала (данный вопрос рассмотрен в экономической части данной дипломной работы).

Инвестиционная фаза занимает 1,5 месяца.

Инвестиционная фаза непосредственно связана с осуществлением инвестиций. На этой стадии жизненного проекта подвергается риску наибольшая сумма денег. Именно поэтому, управление на инвестиционной фазе имеет приоритетное значение. Оно состоит из следующих шагов:

анализ планов или состояния проекта;

планирование реализации проекта;

инициализация работ по его выполнению;

контроль за отклонениями;

регулирование.

Схематично цикл управления на инвестиционной фазе представлен на рис.3.2.

Рис.3.2. Цикл управления на инвестиционной фазе

Анализ состояния проекта является основополагающим моментом, т.к. от него зависит успешность выполнения проекта в целом. Анализ проводится менеджером проекта всякий раз, когда проект проходит определенные контрольные точки, от которых зависит ход дальнейшей реализации проекта.

Если в результате анализа были выявлены отклонения, менеджер проекта должен проанализировать их причины и составить план их исправления. Собственно, на этом заканчивается первый шаг и осуществляется переход к следующему.

На инвестиционной фазе планирование занимает одно из самых важных мест. Практически процесс планирования проекта на его инвестиционной фазе является непрерывным. Планированию подлежат все виды работ, выполняемых на инвестиционной фазе проекта.

План реализации проекта предполагает разработку исполнительных документов, которые используются с целью обеспечения эффективного результата [16].

Третий шаг очень короток. После того, как менеджер проекта принял планы по проекту, он отдает указание о начале его внедрения.

На четвертом шаге осуществляется контроль за осуществлением этих работ и регулируется интенсивность инвестиций.

Все системы контроля на инвестиционной фазе проекта используют критерии, которые определяют изменения в состоянии проекта.

Наиболее часто применяются следующие 3 критерия определения возникающих изменений [17]:

- достижение контрольных точек (этапов) в выполнении плана работ (графика);

- расход финансовых средств;

- затраты ресурсов и эффективность их использования;

Наиболее просто планировать и проверять в проекте достижение контрольных точек (этапов), т.к. наступление начала или окончания выполнения каждой работы наиболее наглядно видно при соответствующем ее выделении.

Расход финансовых средств является другим надежным показателем для учета изменений в ходе реализации проекта.

Система контроля проекта, не использующая данные о финансах или, по меньшей мере, о ресурсах, не может быть эффективной, т.к. деньги (первая движущая сила) и ресурсы (вторая движущая сила) всегда должны быть связаны с выполняемыми работами.

Если система контроля имеет подходящий механизм учета того, как рабочие и их производительность влияют на результат, выраженный в стоимости и времени, можно скорректировать условия, вызвавшие неудовлетворительные изменения, манипулируя ресурсами, находящимися в распоряжении менеджера проекта.

На основе перечисленных показателей определяются и другие показатели, а именно:

- отклонения от графика выполнения работ;

- отклонения от сметы затрат;

- индекс выполнения графика;

Пятый шаг -- регулирование, по своему содержанию идентичен соответствующему шагу на предынвестиционной фазе. Если менеджер проекта считает, что выявленные на предыдущем шаге отклонения основных показателей проекта от плановых незначительны, то выполнение проекта продолжается без изменений. В обратном случае, он принимает решение о корректировки планов выполнения проекта.

После успешного завершения инвестиционной фазы проект вступает в стадию эксплуатации проекта, которая состоит из следующих этапов:

1. Сдача в эксплуатацию и пуск системы;

2. Доработка системы (под конкретных пользователей);

3. Анализ результатов проекта (соответствие результатов поставленных целей);

4. Техническая поддержка.

Первые два этапа длятся в течение 1 месяца. Проект по внедрению системы электронного документооборота NauDoc закончен.

В рамках технической поддержки осуществляются следующие действия:

- начальная установка и настройка Системы;

- ответы на Запросы, возникающие в процессе эксплуатации Системы;

- устранение ошибок в Системе;

- уведомления о выходе новых версий и составе списка требований на новую версию Системы;

- предоставление обновления версии Системы до новой официально выпущенной версии в пределах второй цифры;

- консультации по вопросам использования Системы.

В задачу менеджера проекта входит реализация следующих шагов:

анализ производственных возможностей;

планирование;

инициализация производства (пуск).

На первом шаге осуществляется сопоставление показателей, запланированных на предынвестиционной стадии, и результатов, достигнутых на инвестиционной фазе. Если выявлены значительные отклонения переходят ко второму шагу. Иначе, к третьему шагу.

На втором шаге происходит корректировка заданных на предынвестиционной фазе планов в соответствии с теми возможностями по производству продукции, которые могут быть достигнуты.

Третий шаг подразумевает управление работами, связанными с реализацией проекта.

3.3 Анализ результатов автоматизации документооборота

Система электронного документооборота NauDoc предназначена в первую очередь, для автоматизации документооборота всей организации, в том числе канцелярского документооборота. При внедрении системы электронного документооборота NauDoc основную отдачу получают руководители и предметные специалисты, работающие с документами.

Результатами автоматизации документооборота являются:

- повышение оперативности исполнения распоряжений руководства;

- укрепление исполнительской дисциплины: система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;

- ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно. Снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

- инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

- надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

- создание единого информационного пространства: стандарты оформления документов, согласование и исполнение по утвержденным процедурам;

- доступность документов в любое время вне зависимости от нахождения конкретного специалиста на рабочем месте;

- оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

- отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;

- снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

- резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

- снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

- накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа;

- сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников, повышение уровня обслуживания клиентов. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

4. Расчет экономической эффективности проекта

При написании дипломного проекта по внедрению информационной системы (система электронного документооборота «NauDoc») в Издательском Доме «Сократ» необходимо рассчитать величину затрат на реализацию данного проекта, оценить данный проект с помощью анализа его экономических показателей и сделать выводы о его целесообразности.

Структура затрат на проект может быть определена с помощью следующей формулы:

З_проект = З_{зарплата} + З_{соц.фонд} + З_{лицензия} + З_{тех.поддержка} + З_{обучение} + З_прочее , (4.1)

где: З_{зарплата} - учет заработной платы работников, привлекаемых к проекту, руб.;

З_{соц.фонд} - отчисления на социальные нужды, руб.;

З_{лицензия} - стоимость лицензий на систему электронного документооборота NauDoc, руб.;

З_{тех.поддержка} - техническая поддержка системы электронного документооборота NauDoc, руб.;

З_{обучение} - затраты на обучение персонала, руб.;

З_прочее - прочие расходы (канцелярские товары, электричество, услуги связи), руб.;

4.1 Расчет затрат на проект

4.1.1 Расчет затрат на заработную плату работников

Общий фонд заработной платы работников, участвующих в проекте, содержит основную и дополнительную заработные платы:

 З_{зарплата} = З_осн. + З_доп. (4.2)

Основная заработная плата определяется исходя из месячной оплаты работников и трудоемкости по формуле:

З_осн. = С_мес * Т, (4.3)

где: С_час - месячная тарифная ставка работника, руб/мес;

Т - трудоемкость выполнения работы.

Дополнительная заработная плата принимается в размере 20 % от основной заработной платы [18]:

З_доп. = 20% З_осн (4.4)

Расчет затрат на заработную плату работников приведен в табл. 4.1.

Таблица 4.1 Заработная плата работников по внедрению проекта

4.1.2 Отчисления на социальные нужды

Необходимо учесть выплаты в пенсионные фонды, которые в настоящий момент составляют:

0,2% - страхование от несчастных случаев;

2,9% - ...