Документирование деятельности и организация работы с документами на примере ЗАО "Общее Дело"



Рисунок 1 - Структура кадрового состава организации

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях, как ЗАО "Общее Дело", создание службы нерентабельно, поэтому вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручена секретарю. Секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.

В своей работе с документами секретарь руководствуется следующей нормативной базой:

Трудовой кодекс РФ от 30 сентября 2006 г.

ФЗ РФ от 23 ноября 1994 года «Об обязательном экземпляре документов»

ФЗ РФ от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи

ФЗ РФ от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

ФЗ РФ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об Архивном деле в РФ»

ФЗ РФ от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».

ФЗ РФ от 27 июля 2006 г «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ОК 001-93. Общероссийский классификатор стандартов.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Таким образом, определены методы объекта исследования, выявлены содержание деятельности и структура ЗАО «Общее Дело», определены исполнители документационного обеспечения.

2.2 Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Общее Дело"

Согласно «Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления» к функциям службы ДОУ относятся: учет и регистрация, контроль, совершенствование работы с документами и внедрение технических средств, экспедиция, рассмотрение корреспонденции, передача дел в архив.

Как отмечалось ранее, документационным обеспечением управления в «Общее Дело» занимается секретарь. На него возложены следующие функции:

ведение делопроизводства;

ведение и оформление кадровой документации и учета;

организация приема посетителей;

обеспечение работы офиса, снабжение необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами;

оперативно-организационное обслуживание руководства;

оперативная связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия;

прием звонков, факса, писем;

контроль чистоты и порядка в офисном помещении.

Делопроизводство в компании составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы общества закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. В документационном обеспечении компании произошло деление документооборота на документопотоки. Было выделено три группы документопотоков: входящие, исходящие, внутренние.

Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, акты, счета, счета - фактуры, товарные накладные. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций.

Для точности и сохранности в получения документа, организацией было сформирована схема направления движения потоков входящих документов (Рис. 2).

Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам в данной организации отнесены:

графики;

документы по материально-техническому снабжению;

материалы справочного и информационного характера;

отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;

письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.);

поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

проекты планов;

проекты смет расходов;

расчеты;

сообщения о различных заседаниях, совещаниях;

технологические карты;

технические условия;

учебные планы и программы;

чертежи.



Рисунок 2 - Схема движения входящего документа

Подлежат регистрации следующие документы:

договоры;

акты сверок, акты на оказание, предоставление услуг;

счета, счета - фактуры;

письма от вышестоящих организаций;

письма с налоговых, пенсионных и иных органов;

письма от банковских организаций (ВТБ, Примсоцбанк, Дальневосточный банк), отчеты по проведению операций по пластиковым карточкам за определенный период времени;

сводки, информационные документы и другие материалы для сведения.

Все документы, подлежащие регистрации, регистрируются по журнальной форме (таблица 2).

Таблица 2 - Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата получения	№ п/п	От кого получено	Краткое содержание	Входящий № документа	Кому направлен документ на исполнение	Подписи и ФИО в получении документа
1	2	3	4	5	6	7
01.03.10	18	ООО «Ростелеком»	Акт № 258 от 28.02.10	6	Бухгалтеру ФИО	ФИО

Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные и ответные. Инициативные документы, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения. К ответным документам, относят полученные сведения, на ранее запрашиваемую от данной компании информацию.

В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в отдел или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Части выявляются, на стадии предварительного просмотра документов секретарем. Каждая их этих групп документов имеет разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Руководству организации передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации и требующие неотлагательного решения. Остальные документы передаются руководителю отдела либо непосредственно исполнителям. Также есть ряд документов, направляемых бухгалтеру. Это такие документы как: акты, счета, счета - фактуры, накладные. Некоторые поступившие в организацию документы, например такие, как выписки из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), свидетельство о постановке на учет в налоговый орган передаются лично руководителю, после чего подшиваются в папку учредительные документы. Опись к папке заполняется по образцу, представленному в таблице 3.

Таблица 3 - Опись к папке учредительные документы

Опись к папке Учредительные документы ЗАО «Общее Дело» с 2007 по 2009 год
№	Дата	Название договора	С кем

После исполнения документ передается секретарю для дальнейшей обработки.

Исходящие документы, как и входящие, были проанализированы по видам и корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.). Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. В компании, для исходящих документов имеется общий бланк письма, созданный по правилам Госстандарта (Приложение А) [49].

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или руководителем организации. Проект исходящего документа может быть согласован с бухгалтером. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Более подробное прохождение исходящего документа от стадии формирования до отправки представлено на рисунке 3. В нем указаны этапы прохождения и ответственные исполнители по каждому из этапов.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа (договора, акта, счета и т. д.), исполнитель передает документ на регистрацию. Получив документ к отправке, прежде всего, проверяется правильность его оформления. Исходящий документ должен содержать: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют); наличие заголовка; наличие отметки об исполнителе; правильность адресования; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.



Рисунок 3 - Схема прохождения проекта исходящего документа

Эти элементы оформления обязательны как при отправке документа по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил. Исходящие документы регистрируются, как и входящие, по журнальной форме (таблица 4).

Таблица 4 - Форма регистрационного журнала для исходящих документов

№ п/п	Дата и № исходящего документа	Наименование организации, куда направляется документ	Адрес почтовой отправки (улица, дом, кв. или офис, город, индекс)	Краткое содержание
1	2	3	4	5

Документы отправляются в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы составляют третий поток и полностью соответствуют организационной структуре. Внутренние документы в компании оформляются на бумаге форматом А4 с указанием следующих реквизитов: наименование вида, дата и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, необходимые визы согласования. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003, 2007.

Для потока внутренних документов в компании заведен отдельный журнал, в котором указываются сведения, представленные в таблице 5.

Таблица 5 - Форма регистрации журнала для внутренних документов

Дата и № поступления	Дата и № документа	Структурное подразделение	Вид документа	Содержание	Исполнитель	№ дела в которое подшит документ
1	2	3	4	5	6	7

Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

распорядительные документы, издаваемые внутри компании (приказы, распоряжения, указания);

информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Организационные документы ЗАО «Общее Дело».

Устав компании раскрывает всю структуру и систему организации, цель и предмет деятельности, юридический статус, права и обязанности участников, уставной капитал и имущество, выход и вход участников о организацию, ответственных.

Положение об отделе имеет следующую структуру: I. Общие положение, II. Права и обязанности, III Взаимодействие и полномочия, IV. Ответственные. Утверждено и введено Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации. I. Общие положения II. Основные правила ведения бухгалтерского учета III. Основные правила составления и представления IV. Порядок представления бухгалтерской отчетности V. Основные правила сводной бухгалтерской отчетности VI. Хранение документов бухгалтерского учета.

В организации разработаны на каждого сотрудника должностные инструкции. Форма должностной инструкции унифицирована и включает следующие разделы: общие положения, задачи, права и обязанности, ответственность. Было установлено, что в организации отсутствуют инструкции уборщика служебных помещений, парковщика.

Распорядительные документы ЗАО «Общее Дело».

Распорядительные документы регулируют деятельность организации. Деятельность по регулированию необходима для уточнения задач и сроков. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе начальника отдела, а также отдельных сотрудников.

В компании были выявлены распорядительные документы следующих видов: приказы, распоряжения.

Приказы по личному составу имеют унифицированную форму и относятся к кадровым документам [48]. В данной организации используются такие приказы, как:

приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а);

приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а);

приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а);

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9 ,Т-9а);

приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11,11а).

Для сбора информации о сотрудниках секретарь заполняет личные карточки, они подшиваются в отдельно заведенную папку. Существует папка «кадры» в ней хранятся заявления и приказы о приеме на работу. Ведение трудовые книжки на сотрудников возложено на секретаря. Ответственным за хранения трудовых книжек является бухгалтер. Он ведет журнал учета и все вместе хранит в сейфе.

Информационно - справочные документы ЗАО «Общее Дело».

В компании наиболее часто используются информационно - справочные документы: письма, акты, протоколы, служебные и докладные записки.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. При изучении документов выявлены следующие виды протоколов: протокол учредительного собрания, протокол совещания.

Акт это информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Подписывается членами комиссии. При изучении документов выявлены следующие виды актов: акт приема передачи, акты сверок, акт проведения ревизии, акт инвентаризации.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные или служебные записки в компании применяются гораздо реже, чем письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации, ретрансляция информации, уведомление о чем-либо.

В ЗАО «Общее Дело» применяются следующие виды служебных писем:

Письмо-извещение - это документ, являющийся ответом на запрос. Письмо- извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

Письмо-подтверждение это документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: подтверждаем условия поставки.

Письмо-напоминание это документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: напоминаем, что истек срок ожидания оплаты по договору № 15 от 16.02.1999.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем. Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо-претензия это документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо-ответ это документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их копируют, так как факсовая бумага недолговечна. В компании существует адресная книга клиентов с которыми поддерживается связь, по средству передачи писем, заявок, рекомендаций и прейскуранта.

Большая часть составляемых писем можно отнести к исходящему потоку, так как организация взаимодействует с разными компаниями, и письма являются предпочтительным средством связи. Ежемесячно в компании создаются около 10 - 20 писем, отправляется 4-12.

Система договорной документации в ЗАО «Общее Дело».

В процессе осуществления своей деятельности организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями.

В компании выявлены следующие виды договоров: трудовой договор, контракт на поставку оборудования, договор купли - продажи, договор перевозки, договор на оказания услуг связи и т.д.

В соответствии со спецификой деятельности компании, необходимо отдельно выделить группу финансовых документов: бухгалтерская отчетность, счета, счета - фактуры, акты.

Система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени -- год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

ЗАО «Общее Дело» предоставляет следующие отчетные документы в налоговый орган: налоговая декларация ЕНВД; бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (уточненный номер корректировки 1); налоговая декларация по земельному налогу (уточненный, номер корректировки 1). Также составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организаций.

Счёт - часть учётной системы, а система - набор элементов и информационных связей между ними. Счет служит основой для получения сведений о состоянии движения средств компании.

Счет - фактура является документом, на основании которого организация вправе принять предъявленные продавцом суммы НДС к вычету. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не могут являться основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации так же другие лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации. Форма счета-фактуры и правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость утверждены постановлением [49].

Акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ) - двусторонний документ, отражающий факт оказания услуги (выполнения работы), ее стоимость и сроки данных отношений. Он составляется с целью зафиксировать выполнение услуги или работы, согласно договору. В месяц заключаются около трех договоров.

Движение данного вида документов отражено на рисунке 4.

В ЗАО «Общее Дело» интенсивно используется программное обеспечение 1С Предприятие, которое помогает для формирования кассовых и авансовых книг; приходных и расходных накладных; начисления заработной платы; создание актов и иных документов.



Рисунок 4 - Прохождение бухгалтерских документов

В компании установлена локальная сеть с выделенным внутренним сервером для размещения документов. Все сотрудники компании имеют к нему доступ и оперативно знакомятся с документами, используют их в работе, не загромождают рабочее место бумажными копиями.

Организация работы с документами включает помимо документирования и документооборота, подшивку в дело и архивное хранение. Для данного этапа необходимо наличие номенклатуры дел.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами [50, 51] .

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу, а лишь при избыточном скоплении документации.

В ЗАО «Общее Дело» документы за годы существования компании сформированы в дела. Однако, формирование производилось произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранится в стопках в столах и папках, а часть определена в папки и хранение в металлическом несгораемом шкафу. Выявлено, что экспертиза ценности документов никогда не проводилась; в структуре компании отсутствует архив как подразделение и архивное помещение для хранения сформированных по номенклатуре дел.

Следовательно, в настоящий момент перед компанией стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования компании. Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел должны быть включены все справочные журналы, электронные документы и базы данных. При составлении номенклатуры дел компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с типовым перечнем [52].

Так же было установлено, что существует проблема передачи архивных дел на хранение в городской и краевой архив, так как на настоящий момент архив города Владивостока переполнен и не осуществляет прием. Этот вопрос актуален не только для ЗАО «Общее Дело», но и для многих организаций города.

Таким образом, в ЗАО «Общее Дело» ведение делопроизводства возложено на секретаря, весь документооборот делится на потоки входящих, исходящих и внутренних документов. Проанализировав делопроизводство, было установлено, что документооборот является централизованным. Данная организация придерживается норм, предусмотренных ГСДОУ, ГОСТами и ФЗ; стремится к совершенствованию работы с документами на предприятии. Кадровые, бухгалтерские документы, приказы по личному составу носят унифицированную форму. Систему документации можно отнести к реализующей основные управленческие функции, где в деятельности организации образуются документы, в которых отражается основная производственная деятельность организации (торговая, эксплуатационная, техническая, хозяйственная - обеспечивающая). Особенностью системы документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов представляет собой документы учетного характера.

Был проанализирован объем документооборота в организации за трехлетний период и выявлен его рост. Данные отражены в таблице 6.

Таблица 6 - Рост документооборота в организации

год	кол-во входящих документов	кол-во исходящих документов	кол-во внутренних документов	итого
2007	710	794	150	1654
2008	931	892	197	2020
2009	1092	1085	270	2447

Как видно из приведенной таблицы, за 3 года число входящих, исходящих и внутренних документов возросло. Рост входящих документов с 2007 по 2009 возрос на 53,81 %, исходящих документов на 36,65%, внутренних документов на 80%. Самым многочисленным оказался поток внутренних документов.

3. Пути совершенствования документационного обеспечения деятельности ЗАО "Общее Дело"

3.1 Теоретические основы нормативной базы документационного обеспечения

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствии с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно - методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в РФ в стадии становления. Она направлена в основном, на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности; на установление единообразия их подготовки и оформления. Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях её создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы), а также процессы информатизации.

В системе документационного обеспечения управления организации следует выделить ряд аспектов: материальный, к которому можно отнести систему средств (финансовых, материально-технических), обеспечивающих основу деятельности; организационно-процессуальный, который составляют процедуры и технологии; мотивационный - потребности, интересы, ценности всех категорий персонала. Большое значение имеет нормативно-регуляционный аспект, представляющий собой систему правовых, корпоративных и этических норм, правил и регуляторов деятельности. Как правило, они находят свое выражение в действующих в компании локальных нормативных актах.

В настоящее время, в связи с изменениями в социально-экономическом развитии общества, децентрализации управления трудовыми отношениями, значимость и статус локальных нормативных актов организации резко повысился; они практически перестали выполнять формальную роль, к примеру, рассматриваются судами как основание при принятии решений по трудовым спорам.

Принятие организацией локальных нормативных актов выступает требованием Трудового кодекса РФ (ст.ст. 5, 8, 13, 22), они служат средством конкретизации общих норм применительно к практике деятельности конкретной организации, для детализации и учета ее особенностей в социально-трудовых отношениях. Локальные нормативные акты, по сути, это форма выражения кадровой и социальной политики организации, придания ей легитимности. Этими соображениями обусловлено рассмотрение нами вопроса нормативно-правового обеспечения деятельности ЗАО "Общее Дело".

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

В систему локальных нормативных актов входят правовые документы различных видов, форм и статуса. Существует множество классификаций локальных нормативных актов: по целям, категории важности, видам, сроку действия и хранения и т.д.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов; порядок работы с ними; ее содержание будет отражать систему работы, как с административными документами, так и с документами по личному составу; осуществление контроля за их исполнением, способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения организационных вопросов. Инструкция, предъявляет требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Инструкция по делопроизводству организации должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68), претерпела существенные изменения (утверждена приказом Министерством культуры России от 08.11.2005 N 536). Общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.

Изучение содержания новой Типовой инструкции, для данной организации, даст представление о формировании своей Инструкции. Типовая инструкция имеет следующую структуру:

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив [53].

В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.: раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»; подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»; подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции [54].

В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем [55]. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.

Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4) [56].

Таким образом, нормативно-правовое обеспечение деятельности документационного обеспечения управления в организации носит системный характер и осуществляется в любой компании. При замене работника, выполняющего функции ДОУ вновь принятый работник не должен вносить в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом. Инструкция по делопроизводству, являясь локальным актом в компании, позволит утвердить ведение делопроизводства. Используя ее, работник может ознакомиться, научиться и выполнять работу по ДОУ поэтапно.

3.2 Разработка инструкции по делопроизводству для ЗАО «Общее Дело»

В рамках нашей работы предпринята попытка разработки инструкции по делопроизводству для ЗАО «Общее Дело».

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Инструкции по ДОУ предназначена для сотрудников организации, работающих с документами.

Для ЗАО "Общее Дело", создание инструкции по делопроизводству весьма актуально. Инструкция позволит регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации; закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства; сделать систему работы с документами стабильной; обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов; установить ответственность за работу с документами.

Осознавая эти цели и назначение нормативного документа, работа по созданию Инструкции носила неформальный характер, а создавалась как инструмент совершенствования работы с документами в организации, содержащий свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Разработка в ЗАО «Общее Дело» Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства, которые охватывают следующие направления:

создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

образование рациональной организационной структуры;

упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем ЗАО «Общее Дело» или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

При разработке Инструкции по делопроизводству в ЗАО «Общее дело» были изучены: действующее законодательство по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела; проанализированы состояния документационного обеспечения управления в организации; выявлены положения всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства; проанализированы ранее действовавшие в организации инструктивные материалы по делопроизводству; изучены инструкции по делопроизводству, применяемые в других организациях.

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств).

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов и частей инструкции зависит от разработчика.

Рассмотрение содержания типовой инструкции позволяет выделить и применить в Инструкции ЗАО «Общее дело» три основных раздела и приложение:

- Общие положения,

- Документирование управленческой деятельности,

- Организация работы с документами,

- Приложение.

В разделе "Общие положения" инструкции, как правило, приводятся назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции. Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе "Общие положения" отмечается также, на кого возложено ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства. Также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В данном разделе можно указать, что настоящая методическая инструкция разработана с учетом требований следующих нормативных документов:

ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №152-ст);

ГОСТ Р 1.12-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №159_ст);

ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения» (введен в действие Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 08.10.2002 №366-ст);

ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №154-ст);

ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст);

ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 08.08.1995 №426);

«Общероссийский классификатор управленческой документации» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299).

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы: общие требования к документам; бланки документов; оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов; особенности оформления отдельных видов или комплексов документов; правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан). Поскольку при работе с документами в компании используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.

В разделе "Организация работы с документами" также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов. Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.

Структура этого раздела может быть следующей:

организация документооборота;

прием, обработка и прохождение поступающих документов;

регистрация и учет поступающих документов;

организация работы с отправляемыми документами;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет объемов документооборота;

контроль исполнения документов;

организация работы с обращениями граждан;

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

использование средств факсимильной связи;

ксерокопирование и тиражирование документов;

организация хранения документов;

составление и ведение номенклатуры дел;

формирование дел;

оформление дел;

оперативное хранение дел;

передача дел на архивное хранение;

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

...