Документирование деятельности и организация работы с документами на примере ЗАО "Общее Дело"

копирование и тиражирование документов.

В приложении к инструкции ЗАО «Общее Дело» размещены:

образцы бланков документов;

образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

перечень нерегистрируемых документов;

перечень утверждаемых документов;

перечень документов, заверяемых печатью организации;

формы журналов, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции всем сотрудникам и обращают внимание на наиболее важные, принципиальные положения.

Таким образом, инструкция по делопроизводству, являясь локальным актом ЗАО «Общее Дело», имеет общепринятую структуру, вносит упорядоченность, систематизацию в работу с документами, позволит правильно и грамотно формировать отработанные документы в дела и обеспечить им сохранность.

Заключение

Для полноценного функционирования и развития организации необходимо качественное и своевременное управление ее деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Эффективность развития компании зависит от усовершенствования управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована в документах. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий, хорошей локальной базы компании и квалифицированных работников. Расширение и модернизация документационного обеспечения становятся неотъемлемой частью организационной структуры, без которой невозможно эффективного функционирования организации в целом.

Цель дипломного исследования, которая заключалась в изучении документирования деятельности и организация работы с документами конкретной компании, была достигнута. В рамках данной цели выявлены теоретические основы организации документооборота; определения и принципы организации делопроизводства; структура и делопроизводство исследуемой компании. Вместе с тем, выявлены недостатки в технологии работы с документами и разработаны рекомендации по совершенствованию документооборота в компании.

Анализ документов позволил выявить все виды документов в компании, преобладающие документопотоки, рост документооборота. Проведенный анализ исследования документационного обеспечения деятельности ЗАО «Общее Дело», позволил сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.

Документы, участвующие в документообороте ЗАО «Общее Дело», делятся на внутренние, входящие и исходящие. Преобладающим является внутренний. В процессе деятельности компании появляются новые виды документов: служебные записки, отчеты, протоколы, постановления. Документопотоки за несколько лет увеличились на 47,95%.

Следует отметить, что в компании отсутствует централизованное архивное хранение, что привело к загроможденности офисного помещения, потери и порчи документов, иногда необходимых в работе организации. Отсутствует в компании локальный акт, который бы регулировал этот процесс.

Было установлено, что первоначальная обработка документов в компании осуществляется традиционным журнальным способом. Увеличение количества документов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации документооборота. При работе с постоянными клиентами, часто возникает необходимость быстрого поиска тех документов, по которым уже закончены договорные отношения. Следовательно, встает необходимость систематизации документооборота. И этот недостаток может восполнить разработанная нами инструкция.

В результате автором дипломной работы самостоятельно разработан необходимый для ЗАО «Общее Дело» локальный нормативный документ - инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в данной организации, закрепляя нормы и правила ведения документооборота, позволит сделать его систематизированным. Разработанная инструкция по делопроизводству позволит правильно и грамотно оформлять документы, в соответствии с номенклатурой дел, сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства.

Список использованных источников

Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 23 ноября 1994 года № 77-ФЗ (в ред. от 26.03.2008 N 28-ФЗ) [Электронный ресурс] / СПС «Гарант»

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс»

Плешкевич Е.А. Методологические проблемы формирования понятия документ в различных сферах деятельности / Е.А. Плешкевич [Электронный ресурс] / Электронная библиотека ГПНТБ России. - 2010. - Режим доступа: http://ellib.gpntb.ru/subscribe/index.php? journal=ntb&year=2005&num=7&art=7

Русакова С.В. Эволюция системы документирования деятельности губернских учреждений XVIII - начала XIX вв. (по документам Государственного архива Тверской области): автореф. дис. … канд. истор. наук: 05.25.02 / Русакова С.В.; Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. - М., 2006. - 23 с.

Архипова Т.Г. История государственной службы в России XVIII - XX века: учеб. Пособие / Т.Г. Архипова, М.Ф. Румянцева, А.С. Сенин. - М.: Российск. гос. гуманит. ун-т, 1999. - 230 с.

История делопроизводства в СССР: учеб. пособие / под ред. Я. 3. Лившица, В.А. Цикулина. - М.: МГИАИ, 1974. - 169 с.

Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 - 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство.- 2003. - № 4. - С. 101 - 107.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 356 с.

Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие / М. П. Илюшенко. - М.: Российск. гос. гуманит. ун-т, 1993. - 80 с.

Кемпинский Э.В. История организации делопроизводства в России X-начале XX в.: учеб. пособие / Э.В. Кемпинский. - Ставрополь: СтавропольСервисшкола, 2006. - 275 с.

Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в России в 1990-е годы / М.Д. Надершина // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 18 - 23.

Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. - М.: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

Рогожин М.Ю. Документы делового общения / М.Ю. Рогожин. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: РДЛ, 2005. - 312 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: МЦФЭР, 2004. - 542c.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое пособие с образцами документов / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 1998. - 191 с.

Басаков М.И. Кадровое делопроизводство: учеб. пособие / М.И. Басаков - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002. - 217 с.

Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов-на-Дону: МарТ, 2002. - 315 с.

Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М, 2002. - 592 с.

О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 гг.)»: постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс»

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. пособие / М.И. Басаков. - 4 изд., перераб. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2003. - 419 с.

Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): практич. пособие / М.И. Басаков. - 4 изд., перераб. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - 311 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н. Г. Филиппов. - М.: Интел-Синтез, 2000. - 297 с.

Стенюков М.В. Делопроизводство: практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. - 9 изд., перераб. и доп. - М.: Приор-издат, 2004. - 160c.

Белов А.П. Делопроизводство и корреспонденция / А.П. Белов, В.Н. Белов. - М.: МГИАИ, 1988. - 213 с.

Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учеб.-практич. Пособие / М.И. Басаков. - 3 изд., испр. и доп. - М.: Дашков и К⁰, 2005. - 198 с.

Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - Спб: Феникс, 2004. - 257 с.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения [Электронный ресурс] / Образовательный правовой портал Юридическая Россия. - 2010. - Режим доступа: http://law.edu.ru/norm/norm.asp?normID=1254253&subID=100117805,100117815

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: приказ Главархива СССР от 15 августа 1988 г. (в ред. от 31.07.2007 г. № 1182) [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс»

Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. - 2000. - №2. - С.16-20.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1998. - 76 с.

Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства: первый этап / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2000. - №1. - С. 35.

Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 1999. - №1.- С. 34-39.

Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Управление персоналом. - 2003. - №1.- С. 42.

Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства / О.А. Ефимова // Секретарское дело. - 2000. - №- 4.- С. 40.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс»

Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакин // Секретарское дело. - 2000. - №3. - С.87-90.

Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 36-41.

Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению /Л.В. Санкина // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 12.

Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 5.

Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 1999. - №2.- С.4.

Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С. 20.

Янкова В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янкова // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 41.

Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С. 3-5.

Давыдова Э.Н. Делопроизводство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - М.: ТетраСистемс, 2003. - 312 с.

Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы / М. Бобылева // Финансовая газета. - 2005. - № 16. - С. 7.

Ядов В.А. Социологические исследования / В. А. Ядов. - М.: ИНФРА-М, 1995. - 305 с.

Ядов В. А. Стратегия социологического исследования: описание, объяснение, понимание социальной реальности / В. А. Ядов. - 3 изд., испр. И перераб. - М.: Омега-Л, 2007. - 567 с.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 26 с.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Правительства РФ от 5 января 2004 г. N 1 [Электронный ресурс] / СПС «Гарант»

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость: утв. Постановлением Правительства РФ 2.12.2000 г. №914 (в ред. от 26.05.2009 г. №451) [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс»

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов) [Электронный ресурс] / Образовательный правовой портал Юридическая Россия. - 2010. - Режим доступа: http://law.edu.ru/norm/norm.asp?normSD=1739268&subSD=100009517,106789012

Основные правила работы ведомственных архивов: приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263 [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс»

Чуковенков А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 8.

Чуковенков А.Ю. Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. - 2006. - №3. - С. 21-22.

Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации / Л.В. Санкина // Секретарь-референт. - 2008. - № 8. - С. 15.

Приложение А

(обязательное)

Бланк письма организации ЗАО «Общее Дело»

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ОБЩЕЕ ДЕЛО»

690002, г. Владивосток, пр-т Красного Знамени, 59, тел. 42-20-23

р/с 40702810226000000746 Филиал ОАО Внешторгбанк в г. Владивостоке

ИНН 7710445247 КПП 344302001

к/с 30101810500000000852 БИК 041806852

Исх. № 13

От 16.05.2010г.

Начальнику управления рекламной деятельности г. Владивостока И.Е. Иванову

Прошу предоставить нам копию договора № 25/18 от 12.01.2009 г.

Генеральный директор

ЗАО «Общее Дело» _______________________ С.В. Ганичев

Приложение Б

(рекомендуемое)

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Общее Дело»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Общее Дело» _____________С.В. Ганичев «______»____________

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

Владивосток 2010

1 Общие положения

Настоящая Инструкция ЗАО «Общее Дело» устанавливает в Компании единую систему подготовки и оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения. Выполнение требований инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Общее Дело»

Область применения инструкции распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Инструкция разработана с учетом требований Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Правила оформления документов". При увольнении секретаря генерального директора числящиеся за нею документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому генеральным директором организации.

2 Организация работы с документами

2.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Общее Дело» указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ЗАО «Общее Дело» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

2.2 Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО «Общее Дело», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Регистрацию исходящих документов проводит секретарь генерального директора в день их подписания. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов и дата регистрации. Исходящий номер документа состоит из номера дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера документа по журналу регистрации. Копия документа в день отправки подшивается в дело, которое хранится в секретариате. Данные об исходящем документе заносятся секретарем генерального директора в «Журнал регистрации исходящих документов». Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Секретарь проверяет наличие регистрационных данных (номер и даты) на обоих экземплярах документа, наличие подписи генерального директора и, при необходимости, оттиска печати на подлиннике документа. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

01 - Генеральное управление;

02 - административно - хозяйственный отдел

03 - бухгалтерия;

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ.

Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

2.3 Бланки документов.

Документы оформляются на банках и имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Банки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). В Компании используются следующие виды бланков: бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

3 Порядок составления и оформления служебных документов

3.1 Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений. Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО «Общее Дело» или в отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. Ставятся основные задачи перед сотрудниками, указываются пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения - документы, касающиеся конкретного разового случая, и издаются для решения оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и зам. директора.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, и заседаниях коллегиальных органов.

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол), дата, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

Об итогах работы организации за первое полугодие 2002г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Протокол подписывается представителем и секретарем.

Письмо - документ который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление о чем-нибудь.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. При наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи. Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составит документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием составления письма. Во второй части излагается основное содержание документа, ради которого он составляется: выводы просьбы, предложения, замечания и т.п.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма, отвечающий на вопрос «о чем?», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма - ответа.

3.2 Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Общее Дело» Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

Во второй части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ» (в приказе) и «ОБЯЗЫВАЮ» (в распоряжении).

3.3 Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

4. Требования к реквизитам документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

Наименование организации - Закрытое акционерное общество «Общее Дело»

Заголовок к тексту документа.

Заголовок - обязательный элемент любых документов. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы «о чем?», «о ком?» и формируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках материалов; Положение - О бухгалтерии и т.п. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Дата документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированная в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок и т.д. датой в бланке является дата подписания.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утвержденных документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

В документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков - восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год)и две разграничительные точки. Словесно - цифровой способ оформления дат (21 мая 2001 года) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера.

Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходят из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 46-05/60, где 46- тех отдел, 05- документ по номенклатуре дел, 60 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает секретарь.

Текст документа.

В тексте документа важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Тексты документов сложных, больших по объему разделяю на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

И документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

Согласование документа.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Внутренние согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации донного документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требованиями ГОСТ и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора ЗАО «Общее Дело»

___________________________И.О.Фамилия

«_______»_______________________200___г.

Подпись документа.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно - финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляющие комиссией, например: акты подписывают все ее члены. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся, перед фамилией и пробел между ними не делается). Пример:

Генеральный директор ____________И.О.Ф.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Пример:

Председатель комиссии Л.Н. Евсеева

Члены комиссии О.И. Киселева

Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии.

Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа оформляется от руки (рукописным способом) и проставлением на документе штемпеля справа на нижнем поле первого листа документа.

В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование структурного подразделения.

Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и доту.

Пример:

В дело №16. Дан ответ 14.02.03. №30/150.

Нач. ФЭО (личная подпись) С.Н. Мягков

Утверждение документа.

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

— устав предприятия;

— структура и штатные расписания;

— отчеты и балансы;

— положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;

— текущие и перспективные планы;

— акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

— акты расследований аварий;

— акты о приеме и передаче дел.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным - постановлением, решением, приказом, иногда протоколом), или должностным лицом.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу правого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

— слово УТВЕРЖДАЮ;

— должность лица, утвердившего документ;

— личная подпись и ее расшифровка (Ф.И.О.);

— дата утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

______________И.О.Ф.

«_____»________2002 г.

При утверждении документа постановлением, приказом, слово УТВЕРЖДЕН, согласуется с видом утверждаемого документа.

Пример:

Инструкция - УТВЕРЖДЕНА

Правила - УТВЕРЖДЕНЫ

Акт - УТВЕРЖДЕН

Гриф утверждения формируется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата индекс документа.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

№____ от ____________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

Адресование документа.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и представляемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адресат, который включает: почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

Москва, 103863, ГСП

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

Пример:

462351, г.Тула,

ул. Советская, д.8, кв.99

Иванову В.С.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ Слово "копия" перед вторым, третьим и четверным адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

Резолюция

Резолюция закрепляет распоряжения руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Если представляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Пример:

А.Б. Васюкову,

А.А. Галкину

Организуйте проведение конференции

К указанному сроку.

_________________04.04.2004

Оформление приложений

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на ____л. в ____экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числах их экземпляров.

Пример:

1. Штатное расписание на 4л. в 3 экз.

Пример: Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляется на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Приложение 1

к приказу Генерального директора

№ _____

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати не должен закрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

Согласование документа.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обслуживания проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы: после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования чаще всего - ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

5 Организация документооборота

5.1 Организация контроля исполнения документов

В ЗАО «Общее Дело» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ЗАО «Общее Дело». Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Общее Дело». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

5.2 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ЗАО «Общее Дело».

Сводная номенклатура дела ЗАО «Общее Дело» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.). Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «Общее Дело» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

— наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

— определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

Образец номенклатуры:

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(название отдела)

на 200__ год

Индекс дела	Заголовок дела	Наименование подразделения	Кол-во дел (томов)	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в ЗАО«Общее Дело» не допускается.

5.3 Формирование и оформление дел

Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

Обложка дела оформляется следующим образом:

— название организации - ЗАО «Общее Дело»;

— наименование подразделения;

— номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

— заголовок дела;

— год заведения или квартал года;

— том дела;

— срок хранения.

5.4 Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Общее Дело». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Общее Дело». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

ЗАО «Общее Дело» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г.	УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№_______
№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

ЗАО «Общее Дело» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________И.О.Ф. «______»___________200 г.

ЭК ЗАО «Общее Дело»» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок дел)	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Примечание

Итого: _________________дел за годы ________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия Подпись

Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

5.5 Передача дел в архив

Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки - заместителя дела

Отдел______________

Дело № ____________

Кол-во листов	Дата выдачи	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возвращения	Расписка в приеме

В случае утраты какого - либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Генеральный директор ____________ С.В.Ганичев

Размещено на Allbest.ru

...