Анализ и совершенствование ресурсного обеспечения процессов (на примере УПФ РФ в г. Полевском)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине: «Управление процессами»

на тему

Анализ и совершенствование ресурсного обеспечения процессов (на примере УПФ РФ в г.Полевском)

Исполнитель:

Дубровенко Т.И.

Введение

ресурс управление автоматизированный

Актуальность темы. Одной из основных системных функций организаций является экономическая функция, сферой реализации которой является ресурсное обеспечение текущей и перспективной деятельности организации и повышение ее эффективности. Именно эта функция является реальной основой выполнения организациями ряда других институциональных функций.

В настоящее время нет единого методологического подхода к определению и формированию механизма управления совокупными ресурсами организации, основанного на оптимизации совокупных затрат и направленного на повышение эффективности использования располагаемых ресурсов и максимизацию прибыли организации. Исследование механизма управления совокупным ресурсным потенциалом имеет не только теоретическое, но и важное практическое значение.

По своей сути управление - это целенаправленная деятельность по преобразованию экономических ресурсов в достижения целей (товар, доходы, прибыль). Ресурсы - это движущие силы любой деятельности, в том числе управления, призванные при правильном сочетании элементов и их умелом взаимодействии обеспечить эффективное получение результатов.

Проблемы эффективности и результативности управления часто заключаются в том, что управление не рассматривается менеджерами через ресурсную модель, что существенно снижает эффективность управления издержками, вызывает нерациональность в привлечении и использовании ресурсов, порождает кризисные явления. Управленческие затраты без ресурсной модели не достаточно оптимизируются, так как не воспринимаются в связи с теми результатами, которые они должны обеспечивать (доход, прибыль, конкурентные преимущества и другие).

Для выработки и реализации собственной стратегии экономическому субъекту необходимо обладать достаточной экономической массой и (или) высокой экономической мобильностью. Экономическая масса дает возможность противостоять ударам динамичной и неопределенной внешней среды. Экономическая мобильность создает условия для эффективного маневрирования в изменяющейся обстановке, используя скрытые возможности внешней среды и скорость передвижения.

Экономическая масса и мобильность определяются, в первую очередь, ресурсами организации. В различных сферах экономики они различаются как по объемам, так и по содержанию. Именно недостаток ресурсов не позволяет экономическим субъектам успешно разрабатывать и реализовывать корпоративную стратегию, выполнять институциональные функции даже подчас в самых благоприятных внешних условиях.

Роль ресурсов принципиально важна не только потому, что без них субъект не достигнет стратегической цели. Ресурсы - это потенциал организации. Их стратегическое значение состоит, во-первых, в заключающихся в них возможностях разрабатывать оптимальную для субъекта стратегию (источник формирования), во-вторых, в принципиально возможном воздействии на внешнюю среду организации (характер использования), в-третьих, в специфически стратегической постановке цели субъекта (направления действия).

Актуальность темы обусловлена наличием множества нерешенных проблем, возникающих вследствие несовершенства законодательства, ограниченности ресурсного обеспечения современных организаций и предприятий и слабой проработки механизмов по ее управлению. Все это настоятельно диктует необходимость формирования новой концепции управления ресурсной базой современных организаций, направленной на расширение возможностей использования существующих ресурсов и повышения качества предоставляемых услуг.

Степень научной разработанности проблемы. Вопросы ресурсного обеспечения организацией в современных исследованиях рассматриваются недостаточно системно. Несмотря на важность, функциональность и всесторонность исследования проблематики ресурсов представителями различных научных направлений, тем не менее, все еще отсутствует теоретическая целостность в представлении процесса ресурсного обеспечения деятельности организации. Большинство научных разработок касается отдельных видов ресурсов без учета их взаимозаменяемости, взаимодополняемости, качественной неоднородности и возможности комбинирования. В основном в них акцентируется внимание на низкий уровень финансового обеспечения, тогда как ресурсная база организаций помимо финансовых, включает кадровые, информационные, технические и другие виды ресурсов. В последние годы в контексте реализации в российских организациях концепции развития человеческих ресурсов появляются исследования о необходимости и способах развития человеческих (кадровых) ресурсов организации (С. Боженов, В.М. Денисов, С. Искендирова, А.В. Кирьянов и др.). Ряд исследований посвящены развитию ресурсной базы предприятий различных сфер экономики: социальной (О.Н. Болдов, В.Н. Иванов, Б.А. Розенфельд, А.В. Суворов), сферы бизнеса (В. Солдатов) и т.д.

Объект исследования - ресурсная база управления.

Предмет исследования - процесс совершенствования ресурсной базы управления в современной организации.

Цель исследования: исследовать ресурсную базу управления современной организации и предложить пути ее оптимизации.

Задачи исследования:

1.Изучить понятие и значение ресурсов организации.

2.Охарактеризовать виды, структуру и классификацию ресурсов.

3.Изучить сущность системы управления ресурсами.

4.Дать анализ ресурсной базы Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Полевском Свердловской области).

5.Предложить мероприятия по оптимизации управления ресурсной базой организации на основе автоматизированной системы управления SAP «Управление ресурсами предприятия».

Методы исследования: анализ документов, метод сравнения, метод беседы.

База исследования - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Полевском Свердловской области.

Практическая значимость исследования. Предлагаемые в настоящем исследовании подходы к совершенствованию управления ресурсной базой направлены на повышение экономической и социальной эффективности функционирования государственных и муниципальных учреждений.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Глава I. Теоретический анализ ресурсов управления

Ресурсное обеспечение деятельности организаций представляет собой одну из важнейших системных функций. Исследование его закономерностей требуется для рационального, эффективного и своевременного распределения и перераспределения, использования и пополнения ресурсов, необходимых для осуществления социально-экономической деятельности. Именно эта функция является основой выполнения организациями ряда других институциональных функций.

В настоящее время масштаб, структура и уровень использования ресурсов в организациях в силу множества общеэкономических и локальных причин становятся несоразмерными объемам деятельности и целям функционирования, что само по себе рассматривается в качестве диспропорции и обусловливает возникновение других статических и динамических диспропорций.

Неадекватность механизма ресурсного обеспечения деятельности организаций современным социально-экономическим условиям, в свою очередь, существенно ограничивает возможности их развития, снижает конкурентоспособность организаций по сравнению с другими субъектами рынка, оказывает негативное влияние на выполнение системой своей социальной миссии.

1.1 Понятие и значение ресурсов организации

Ресурсы организации - это все, что может быть использовано организацией для достижения своих целей, для удовлетворения собственных потребностей и потребностей субъектов внешней среды.

Экономические ресурсы - денежные средства, запасы, имущество, кадры, компетенции и другие возможности осуществления управленческой деятельности. То есть это совокупность средств, которые необходимы и могут быть использованы в процессах управления. Тем самым ресурсы являются источниками и предпосылками достижения целей организации, составными элементами, которые превращают возможности в реальные результаты. Экономика ресурсов состоит в привлечении необходимых и достаточных ресурсов для выполнения поставленных целей, соединении их в производящей силе, обоснованном и сбалансированном распределении между основными направлениями и функциями деятельности для получения доходов, превышающих затраты на ресурсы. Кроме этого ресурсная база должна формироваться и развиваться с учетом стратегических устремлений, а не текущего момента, поскольку тактический подход, как показывает практика, повышает фактические затраты.

Ресурсный потенциал организации - это ресурсы, имеющиеся у участников корпоративных отношений организации.

То есть, это ресурсы, которые организация потенциально может получить для осуществления своей деятельности. У сотрудников компании есть 24 часа в сутки, которые они могут потенциально отдать компании. Больше у них нет, вне зависимости от нашего желания. В соответствии с трудовым договором, сотрудник может отдать компании 8 часов своего времени. И это составляет часть ресурсной базы компании. Большего с него потребовать нельзя. Но можно договориться с ним, пообещав дополнительные выгоды - повышение заработной платы, дополнительные выплаты, повышение по службе или лояльность руководителя (читай - не увольнение при сокращении штата). Тем самым, мы можем увеличить ресурсную базу компании.

Акционеры имеют деньги, часть из которых, они передали компании, приобретя акции. Но можно предложить акционерам приобрести дополнительные акции и, тем самым, увеличить ресурсную базу компании.

Ресурсная база организации - ресурсы, переданные организации участниками корпоративных отношений. Ресурсная база определяет возможность реализации целевой функции организации. Если каких-либо ресурсов будет недостаточно, то выполнить целевую функцию невозможно. Значение ресурсов состоит в обеспечении выбранной деятельности необходимыми составляющими для производства и продажи товаров, получения доходов, которые окупают затраты ресурсов с прибылью, достаточной для расширенного воспроизводства. В настоящее время подход к ресурсам часто определяется, как к только затратным составляющим деятельности, что в корне неверно и искажает их роль и значение.

Ресурсы - это источники доходов организации, ориентированные на удовлетворение запросов потребителей или формирующие спрос в выбранной сфере деятельности. Тем самым управление организацией - это деятельность, основанная на привлечении, создании, использовании экономических ресурсов для обеспечения результативности и эффективности, то есть это деятельность, основанная на экономических ресурсах. Результативность деятельности напрямую зависит от ресурсов по причинам:

-необходимости наличия достаточных ресурсов для производства, продажи продукта, управления деятельностью (состава определенных ресурсов).

-целенаправленного воздействия кадровых ресурсов на овеществленные для получения продукта.

-получения доходов от реализации продукта потребителю.

-конкурентных позиций на потребительском рынке и рынках ресурсов (возможности привлечения качественных ресурсов).

Эффективность деятельности - это оптимальная эксплуатация ресурсов, которая выражается в максимизации доходов над затратами ресурсов. Затраты - это стоимость израсходованных ресурсов на получение результата, то есть затраты должны быть эффективны, то есть окупаемы доходами, ростом капитала. Эффективность обеспечивается экономической сутью ресурсов в управления, они рождают (предопределяют) доходы, но для их получения необходимы затраты. Эффективность управленческой деятельности напрямую зависит от ресурсов по причинам:

-количества и качества привлеченных ресурсов, их производительного взаимодействия, что определяет доходность деятельности: выручка, доходы от финансовой и инвестиционной деятельности, приток денежных средств.

-количества, стоимости использованных ресурсов, которые измеряются (оцениваются) затратами ресурсов: себестоимость, расходы на финансовую, инвестиционную деятельность, отток денежных средств.

-разница между доходами от эксплуатации ресурсов и затратами на их привлечение и использование дает положительный финансовый эффект (прибыль, рост капитала, чистый дисконтированный денежный поток).

-эффективная эксплуатация ресурсов обеспечивает компании лидерство в затратах по отрасли, то есть усиление конкурентных преимуществ на рынках.

-привлечения инвестиций в бизнес при оценке инвесторами качества и производительности ресурсов компании.

Ресурсы - главные производительные силы, которые формируют финансовые, рыночные, социальные результаты деятельности. Роль ресурсов в бизнесе состоит не только в обеспечении результативности и эффективности деятельности, но и создании конкурентных преимуществ.

Конкурентные преимущества в ресурсах для первенства на рынках заключаются:

-в привлечении лучших, более производительных ресурсов по сравнению с конкурентами.

-во владении исключительными, ограниченными ресурсами.

-в создании уникальных ресурсов, недоступных другим участникам рынков.

-в формировании системы ресурсов, обеспечивающей высокую результативность и эффективность.

-в наличии предпринимательских способностей.

Компании, обладающие конкурентными преимуществами в ресурсах, особенно если они защищены каким-либо способом, получают сверхнормальную прибыль. Учитывая вышеизложенное, можно утверждать, что управление, основанное на экономических ресурсах, играет ключевую роль в осуществлении любой деятельности. Без рациональной ресурсной системы, результативность, эффективность и конкурентные преимущества будут на более низком уровне по сравнению с возможностями, которые предоставляет данная практика.

Разработка стратегии организации не ограничивается затратами основного, оборотного капитала, трудовых ресурсов, времени. Огромное значение имеют информационные и интеллектуальные ресурсы. Разработка и реализация стратегических решений предполагают обладание огромной информацией - отбираемой, систематизируемой и анализируемой в течение всего времени деятельности. Без информации нет стратегии, но информационные ресурсы организации тесно связаны с интеллектуальными - организация должна располагать кадрами, которые в состоянии не просто разработать очередной бизнес-план, но определить тенденции развития внешней среды, перспективы того или иного бизнеса, сформировать направления развития организации, обосновать необходимость концентрации средств в стратегических целях.

Обладание стратегическими, по сути, ресурсами позволяет экономическому субъекту принципиально определить характер их использования во взаимоотношениях с внешней средой организации. Организация является достаточно сложной системой, приобретающей, соединяющей, потребляющей, воспроизводящей и распределяющей различные виды ресурсов.

Ресурсное обеспечение затрагивает все сферы деятельности экономических субъектов и, естественно, всегда представляло собой объект управления. Однако, отставание теоретических разработок от практики управления на современном этапе объясняется стремительным появлением новых видов ресурсов, источников их формирования и способов оценки. Новые ресурсы требуют адекватных методов, технологий и правил ресурсного обеспечения деятельности организаций.

Проблемы ресурсного обеспечения в современной России в значительной мере обусловлены предшествующими десятилетиями тотального господства государственной собственности, когда хозяйствующие субъекты обменивались ресурсами (в т.ч. и товарными) в рамках и по правилам единого собственника и вся ответственность за потери ложилась не на их руководителей, а на государство. Такие организации в принципе не могли обанкротиться, поэтому управление ресурсным обменом и ресурсным обеспечением как специфическая деятельность не рассматривалось ни в теоретическом, ни в практическом аспектах.

В настоящее время в России экономические субъекты перешли на новые условия обмена принадлежащими им ресурсами и вынуждены полностью отвечать за принятые управленческие решения своими активами. Однако единого мнения по поводу теории ресурсного обеспечения пока не сложилось. Ресурсное обеспечение представляет собой одну из важнейших функций, реализация которых определяет уровень развития любого хозяйствующего субъекта и эффективность его функционирования. Исследование его закономерностей требуется для рационального, эффективного и своевременного формирования и распределения ресурсов, необходимых для проведения работ по всем циклам.

Несмотря на свое первостепенное значение ресурсное обеспечение как «вещь в себе» не является целью деятельности организации. Задача деятельности состоит в достижении наиболее значимых общественных или локальных результатов при наименьших затратах, тем самым, включая две подзадачи. Первая состоит в формировании стратегических целей и направлений социально-экономической деятельности, максимизации ее результативности. Вторая - ресурсное обеспечение относится к производству и воспроизводству, распределению необходимых ресурсов, минимизации и рационализации затрат. Ресурсное обеспечение нельзя сводить лишь к формированию источников деятельности хозяйственного субъекта. Этот процесс намного шире и оказывается сквозным по отношению к стратегическому управлению деятельностью в целом. От стратегии ресурсного обеспечения зависит возникновение или устранение важнейших проблем менеджмента организации, например, предотвращение формирования организационных барьеров или конфликта интересов, стимулирование повышения эффективности.

Исследование механизмов ресурсного обеспечения деятельности организации создает необходимую основу для выработки концепции управления ресурсами. Механизм ресурсного обеспечения - это система институциональных элементов, необходимая для распределения и перераспределения ресурсов хозяйствующими субъектами и их структурными подразделениями, а также трансформации ресурсов из одной формы в другую.

Направления ресурсного обеспечения деятельности организации, с одной стороны, определяются теми финансовыми, кадровыми, материальными и другими ресурсами, которыми она располагает сегодня, а с другой - интеллектуальными ресурсами и инновациями, которые она предполагает внедрить в будущем, а также возможностями по привлечению источников инвестирования.

Ресурсное обеспечение деятельности организации - это комплексный процесс мобилизации, накопления, распределения ресурсов, а также осуществления планирования, контроля, мониторинга и других процедур, направленных на эффективное и рациональное использование ресурсов и снижение риска в деятельности организации.

Развитие темы ресурсного потенциала складывается в рамках сложившихся направлений стратегического планирования и управления, таких как финансовый менеджмент, управление персоналом, логистика, бизнес-планирование и т.д. В результате накоплен богатый инструментарий оценки возможностей организации в различных сферах ее деятельности, но вместе с тем, ощущается недостаток полноты охвата и систематизированного подхода в представлении структуры ресурсного потенциала.

Структура, в которой сегодня представлены знания, нацеленные на оценку ресурсного потенциала организации, не позволяет руководителю оперативно оценить возможности своей организации, выявить слабые стороны или, наоборот, обнаружить и оценить внутренние резервы для осуществления новых шагов в рыночной деятельности. Основной причиной сложившейся ситуации является отсутствие четкой структуры, которая имела бы взаимосвязь не только с процессом стратегического менеджмента, но и с организационной структурой организации. Таким образом, представляется необходимым на основе накопленного рыночного инструментария представить модель, наиболее полно и наглядно отражающую всю суть ресурсного потенциала организации, а также позволяющую четко представлять его поэлементную структуру. Правомерно предположить, что одинаковые по количеству и качеству ресурсы могут обладать различным потенциалом в зависимости от степени их использования. Таким образом, ресурсный потенциал характеризует не только различные виды ресурсов, но и степень их использования, их способность создавать полезный эффект.

В результате взаимодействия блоков системы управления, ресурсов и блока деятельности образуются функциональные области, позволяющие провести аналогию с организационной структурой и линию взаимосвязи с функциями различных организационных подразделений. Таким образом, данная структура позволяет определить полный набор функций того или иного структурного подразделения организации. При этом целиком охватываются все области деятельности, начиная от исследований и заканчивая применением маркетинговых инструментов взаимодействия с рынком и социальной деятельностью, являющейся, в частности для организаций, основополагающей. В процессе осуществления организацией хозяйственно-финансовой деятельности ее ресурсы взаимодействуют, принося при этом определенные результаты в виде произведенной продукции, предоставленных услуг, выполненных работ и выручки от их реализации; доходов, прибыли и т.д. Полученные результаты являются реальной основой для развития процесса формирования ресурсов на новом качественном уровне и для экономического роста организации.

На первом этапе организация образует совокупные затраты, связанные с формированием источников образования ресурсов. Сюда могут входить расходы, связанные с обслуживанием различного рода задолженности, открытием организации, осуществлением переговоров по формированию источников ресурсов, единовременные затраты в виде капиталовложений, затраты на приобретение сырья, материалов и т.д.

На втором этапе происходит трансформация ресурсов в товары и услуги.

На третьем этапе образуются совокупные затраты, связанные с возобновлением ресурсов на расширенной основе (т.е. с получением прибыли). Это связано с реализацией товаров потребителям.

Таким образом, управление ресурсами является необходимым условием повышения качества управления финансовыми потоками организации, т.к. любой элемент ресурсной базы, так или иначе, оказывает влияние на формирование, скорость и согласованность этих потоков. С этих позиций, ресурсное управление - деятельность, осуществляемая организацией с целью оптимального использования имеющихся ресурсов. Критерии оптимальности могут варьировать в зависимости от целей организации, среди которых, в частности, можно назвать:

-удовлетворение материальных и иных потребностей пайщиков;

-увеличение прибыли;

-прирост капитала (имущества) организации;

-улучшение финансового состояния организации в целом и ее структурных подразделений;

-увеличение объемов деятельности;

-минимизация использования отдельных видов ресурсов.

Современные технологии управления ресурсами используют систему бюджетов (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и затрат, прогнозный балансовый отчет и т. д.), а также систему финансовой отчетности как инструмент контроля основных результатов деятельности организации, а также отклонения их от запланированных. Исходя из этого, считаем, что внедрение новых технологий управления ресурсами организации необходимо сочетать с использованием уже существующих, скорректированных с учетом новых форм взаимоотношений между хозяйствующими субъектами. Организационно-экономический механизм управления ресурсами в организации должен включать в себя следующие элементы:

-управленческая структура, соответствующая принятому механизму и позволяющая оперативно осуществлять планирование, контроль и корректирующие воздействия на основании имеющихся данных и имеющая четкую систему распределения полномочий по вертикали;

-управленческий инструментарий - многоуровневая система бюджетирования и система составления консолидированной отчетности организации;

-подготовленный для работы с новой технологией управленческий персонал;

-техническое обеспечение системы управления ресурсами.

Для построения новой структуры управления ресурсами необходимо основываться не только на организационной структуре группы, но и произвести функциональное разделение элементов управляемой организации на основании критериев, задач ресурсного управления - по центрам финансового учета. Это разбиение организации производится по звеньям, с которыми связано ведение учета. Таким образом, разработка единого механизма ресурсного обеспечения деятельности организаций необходима для того, чтобы:

а) создать новую структуру управления совокупными ресурсами;

б) повысить точность при прогнозировании совокупных ресурсов;

в) создавать альтернативность использования ресурсов. В этом случае понятие ограниченности ресурсов трансформируется в понятие относительности ресурсов, т. е. представление ресурсов как совокупных позволяет разрабатывать альтернативные программы их использования (охватывающие все аспекты хозяйственной деятельности организации), из которых выбирается наиболее эффективный вариант развития хозяйствующего субъекта;

г) более точно выявлять недостатки в хозяйственной деятельности организации, влияющие на рост совокупных затрат и снижение эффективности использования ресурсов;

д) эффективно использовать механизм налогового планирования в организации;

е) на более новой, качественной основе использовать методы риск-менеджмента для снижения финансово-экономических рисков хозяйствующего субъекта;

ж) повысить точность определения целей при разработке различного рода стратегий развития организации, критического объёма реализации, минимально необходимого ресурсного обеспечения и максимально допустимых совокупных затрат.

1.2 Виды, структура и классификация ресурсов

Виды и структура экономических ресурсов управления:

1. Материальные ресурсы. (Сырье, материалы, технологические услуги со стороны, комплектующие, покупные товары со стороны)

2. Нематериальные ресурсы. (Лицензии, патенты и другие права, бренд, ноу-хау, инновации, программные средства)

3. Кадровые ресурсы. (Лидеры с предпринимательскими способностями, квалифицированные сотрудники, компетенции (знания, умения, навыки), команда, приемы и методы труда, коммуникации сотрудников с внешними контрагентами)

4. Производственно - технические ресурсы. (Земля, природные ресурсы, здания, сооружения, средства производства, инфраструктура, производственные технологии)

5. Финансовые ресурсы. (Собственный капитал, заемный капитал, денежные средства, отложенные платежи, гуд-вилл)

6. Информационные ресурсы. (Источники информации, информация по потребителям, рынку, производству, сбыту, отраслевая информация, базы данных, средства, способы и методы обработки информации)

7. Коммерческие ресурсы. (Связи с покупателями, поставщиками, партнерами, сбытовые сети, торговые марки, рекламные технологии)

8. Организационно - управленческие ресурсы. (Стратегия, система управления реализацией стратегии, организация бизнес - процессов, организационная структура, организационные процедуры, управленческая информация, управленческие технологии, система снабжения, планирования, распределения ресурсов, контроля, система измерения и оценки (показателей), система мотивации)

9. Административные ресурсы. (Связи в государственных и местных органах власти, выполнение государственных заказов, участие в бизнесе государственных структур)

10. Ресурсы времени. (Временные горизонты для принятия и исполнения решений, оперативность в принятии решений, трудоемкость операций)

11. Другие необходимые ресурсы в зависимости от особенностей управления.

Состав необходимых ресурсов уникален для каждого конкретной организации. Существует несколько классификаций ресурсов: По влиянию на продукт: прямые - косвенные. По влиянию на объемы производства: переменные - постоянные. По отношению к роли в деятельности: производственные, коммерческие, управленческие. По времени: долгосрочного использования, краткосрочного использования, потребляемые сразу. По восстанавливаемости: возобновляемые, невознобляемые. По финансовой роли: активные, пассивные. По продуктам: ресурсы на продукт 1, ресурсы на продукт 2, ресурсы на управление. По стоимости: накапливаемые (земля, компетенции и другие) - ненакапливаемые (потребляемые в процессе деятельности). Структура и классификация ресурсов являются базой для формирования системы ресурсов конкретного бизнеса. Другая классификация выделяет следующие типы ресурсов:

1. Трудовые ресурсы - это работники, необходимые для выполнения работ. От целей, которые ставит перед собой менеджер, зависит, каких специалистов или рабочих он себе подберет.

2. Финансовые ресурсы - это деньги, ценные бумаги, векселя, являющиеся средством обмена, особый ресурс, наделенный свойством всеобщего эквивалента. В менеджменте используется для достижения целей путем получения инвестиций, субсидий, кредитов и ссуд, а также дохода и прибыли. В качестве важного способа получения финансовых ресурсов является фандрэйзинг (в буквальном смысле "добывание", "выпращивание" денег). Финансовые ресурсы используются для осуществления различных платежей поставщикам, бюджету, служат в качестве основного способа вознаграждения работников организации. Финансовые ресурсы размещаются на расчетном, валютном и других счетах в учреждении банка, денежные средства - в кассе учреждения.

Информационные ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ. Например, для того, чтобы работникам дать указания о режиме работы, директор предварительно может собрать данные о потоке посетителей в различные интервалы времени суток.

Информация как вид ресурсов имеет особенности, существенно отличающие её от других видов ресурсов.

Она, во-первых, является продуктом человеческого труда, но в отличие от других продуктов, не является объектом купли-продажи. Информация - категория нематериальная, и продается не она сама, а право на её использование. Информация - это смысл, который человек приписывает фактам, идеям, сведениям, представленным в знаковой (символьной) форме, позволяющей производить их передачу, обработку и интерпретацию. Такое понимание информации соответствует и этимологии обозначающего её слова (от лат. information - разъяснение, изложение). Отсюда следует, что если данные воспринимаются и интерпретируются человеком, то они становятся для него информацией, т. е. из "информации в себе" превращаются в "информацию для нас". Поэтому информация - это потенциальное свойство данных, которое может быть реализовано одним воспринимающим человеком и не реализовано Другим, не обладающим необходимым запасом знаний.

Во-вторых, информация является дополнением и даже заменяет два других базисных ресурса - материальные и энергетические. Информатизация общества привела к формированию информационной индустрии, что способствовало, например, в Японии, где особенно ценятся знания и информация, замене скудных природных ресурсов наукоемкими производствами и безотходными технологиями, для которых требуется всё меньше материалов и энергии и всё больше знаний, информации и умений.

В-третьих, информация как вид ресурсов не расходуется при её потреблении и не отчуждается от её носителя при обмене или передаче. Сохраняемость информации при потреблении является одним из важнейших её свойств и объясняет во многом то, что она сохраняет потребительские свойства неограниченное время.

В-четвёртых, информация не тождественна своему материальному носителю, поэтому она может быть использована неограниченное число раз, её можно размножить и одновременно использовать в разных местах для решения разных задач.

В-пятых, информация может быть синтезирована на основе ряда данных, приведенных в различных источниках. Поэтому при принятии решений поиск данных сопровождается постоянной корректировкой содержания запроса, ибо хотя информации казалось бы и много, но она не содержит конкретного ответа на запрос, и решение принимается путём постепенного приближения собственного представления о ситуации к состоянию сведений, характеризующих данное информационное пространство. Это свойство постоянного обобщения и преобразования информации делает её не только важным, но и практически неисчерпаемым ресурсом для любой организации.

В-шестых, информация может иметь разную ценность для разных потребителей, действующих в разных ситуациях и сферах деятельности, и более того - даже в одних и тех же ситуациях использования.

В-седьмых, информация служит базой научных, патентно-информационных и маркетинговых исследований, основой изобретательской деятельности и научного творчества, опытно-конструкторских разработок, производства и сбыта продукции, включена в них как важнейшая составляющая, которая, как кровеносная система организма, связывает все отдельные направления деятельности внутри организации и определяет сё инновационное развитие. Кроме того, она является средством информирования о товарах и их продвижения, воздействуя на спрос и доведение потребителей на рынке, на сбыт товаров, а также выполняет роль прямой и обратной связи с другими организациями. Наконец, информация является важнейшим средством образования и особенно самообразования и переподготовки специалистов любых профессий и специальностей.

1.3 Система управления ресурсами

Ресурсы - источник энергии организации, основной фактор деятельности, поэтому жизненно важно управлять ими. Это осуществляется через систему управления ресурсами. Система управления ресурсами включает в себя:

-ресурсную стратегию.

-систему реализации ресурсной стратегии.

Система управления ресурсами является составной и неотъемлемой частью общей стратегии организации и системы управления реализацией стратегии. Учитывая особенности и свойства ресурсов, можно сделать вывод, что в каждой организации имеется уникальный набор ресурсов, способов управления ими, привлечения, развития и использования их в деятельности. Поэтому каждая организация должна создавать собственную систему ресурсов под цели, стратегию развития, виды деятельности.

Система должна содержать комплекс и комбинацию необходимых ресурсов, исходя из целей, видов деятельности, стратегии, процессов. Ресурсы - это система, которая превращает цель в результаты. Результат достигается через синтез целенаправленного воздействия кадровых ресурсов (труда) на овеществленные ресурсы (материальные, финансовые и другие) в ходе организационных процессов. В организационных процессах происходит преобразование ресурсов в результаты деятельности. Тем самым, затраты ресурсов (количественные, качественные, стоимостные) определяется необходимостью их для результата. Результативность (достижение целей) обеспечивается правильным привлечением, развитием и использованием (применением) ресурсов для производства товара, его продажи потребителям и управления этими процессами. Система служит для взаимосвязи основных организационных процессов в обеспечении потребностей в ресурсах, их сбалансированном распределении для использования, развития, накопления ресурсов для расширенного воспроизводства капитала.

Стратегические, ключевые ресурсы, которые обеспечивают развитие, и конкурентные преимущества организации определяются в общей стратегии развития организации, которая подразумевает потребительскую, товарную, рыночную стратегию, подкрепляемых ресурсной стратегией и стратегией роста капитала. Стратегические ресурсы планируются в ресурсной стратегии на основе потребительской, товарной и рыночной стратегий, исходя из критических факторов успеха и свойств VRIN: ценность ресурсов (Valuable), редкость ресурсов (Rare), неидеальная воспроизводимость (imperfectly imitable), незаменимость (Non-substitutable). В ресурсной стратегии устанавливается потребность в ключевых ресурсах, определяющих развитие организации. Потребность в ресурсах определяется на основании:

-Характера внешней среды.

-Целей и стратегии их достижения.

-Продукта(тов) деятельности - товарного предложения.

-Отраслевых особенностей.

-Видов и масштабов деятельности.

-Позиций на потребительских рынках и рынках ресурсов.

-Системы организации и управления бизнесом.

Но стратегических ресурсов не достаточно в целом для деятельности и реализации стратегии. Стратегия осуществляется с помощью системы управления реализацией стратегии, которая требует ресурсов для обеспечения основных функций реализации стратегий (маркетинг, разработка, производство, сбыт, организация и управление) посредством действий кадровых ресурсов, опирающихся на систему финансирования. То есть применением системы управления стратегией уточняются организационные процессы производства, продажи, организации и управления, а также источники финансирования привлечения ресурсов и определяются показатели их результативности и эффективности.

С учетом ресурсов, необходимых для функций управления уточняются потребности в общих ресурсах для деятельности. В ресурсной стратегии также формулируются задачи, принципы и условия привлечения необходимых ресурсов, а также способы их привлечения и финансирования.

Задачи привлечения ресурсов:

1. Результативность - создание продукта, реализация потребителю.

2. Эффективность - генерация доходов от деятельности (признание потребителей, инвесторов, акционеров) превышает стоимость затраченных ресурсов.

3. Ресурсы обладают преимуществами, которые обеспечивают твердые позиции на рынках, а также дополнительный прирост капитала в виде сверхнормальных прибылей и гуд - вилла.

Принципы привлечения ресурсов:

Альтернативность - возможные варианты решений. Выбор лучшего варианта на основе критериев оптимальности, которые устанавливаются компанией. Обоснованная оценка ресурсов с позиций: экономической, рыночной, технической, юридической, кадровой, рисковой и других. Соответствие стратегии, целям. Сравнение с конкурентами. Прирост рыночных возможностей. Измеримость ресурсов: натуральная, стоимостная. Производительность ресурсов. Результативность - продукт проданный потребителю (количество, качество, преимущества). Финансовый результат: выручка, прибыль, отдача на вложенный капитал и другие.

Условия привлечения ресурсов для деятельности: Доступность ресурсов - возможность получения необходимых ресурсов для стратегической деятельности.

Достаточность ресурсов - возможность привлечения нужного количества ресурсов. Качество ресурсов - соответствие целям, задачам (обеспечение достижимости), бизнес - процессам. Рациональность привлечения и использования (оправданы, окупаются доходами). Владение (и / или контролируемость) ресурсов. Защита преимуществ в ресурсах. Способы привлечения ресурсов:

-Приобретение, покупка, мена.

-Аренда, безвозмездное пользование.

-Наем, гражданско-правовые отношения с кадрами.

-Аутсорсинг.

-Инвестиции.

-Участие в капитале, слияния и поглощения.

-Разработка, создание.

Большинство ресурсов привлекается на внешних рынках, поэтому динамика и состояние внешней среды оказывает архиважное значение на ресурсы. Ее влияние можно проанализировать посредством PEST анализа:

Экономической перспективы (макроэкономических изменения, изменения на рынках ресурсов).

Политической перспективы.

Социальной перспективы.

Технологической перспективы.

Привлечением ресурсов решаются вопросы:

Какие ресурсы необходимы для доходов.

Сколько на объем деятельности.

Качество ресурсов.

Источники ресурсов.

Стоимость.

Измерение и оценка производительности ресурсов.

Конкурентные преимущества. Как их сохранить. Тем самым в ресурсной стратегии устанавливается:

а) Потребность в необходимых ресурсах для деятельности.

б) Качество ресурсов, их влияние на критические факторы успеха и показатели эффективности.

в) Количество и ориентировочная стоимость ресурсов, их производительность.

г) Риски по ресурсам.

д) Источники финансирования привлечения ресурсов.

е) Результативность и эффективность намечаемой деятельности.

Ресурсная стратегия осуществляется через систему управления реализацией ресурсной стратегии, которая должна содержать механизмы, которые будут обеспечивать привлечение и использование ресурсов через снабжение, распределение между центрами управления. Центры управления проектируются в организационной структуре. Механизмами реализации служат системы организации и управления. Особенности ресурсной системы:

Система строится на комплексе методов: система сбалансированных показателей (Bsc), функционально - стоимостной анализ (ABC), причинно - следственные зависимости (CMOPC), ценностно-ориентированное управление (VBM), стандарты финансовой отчетности и другие. Ресурсы планируются из стратегических целей (результатов) развития на 3 - 5 лет, тактические на 1 - 2 года. Ресурсы планируются на процессы исходя из баланса активов и пассивов. Возможно планирование от цены продукта. Управление ресурсами в целом по всей деятельности. При принятии решений учитываются финансовые и нефинансовые показатели результатов. Деятельность балансируется в системе результативного управления бизнесом (сбалансированных показателей).

Комплексность - ресурсами должны обеспечиваться все бизнес - процессы.

Системность - производительность и преимущество ресурсов зависит от взаимодействия или сочетания с другими ресурсами. Организация работы с ресурсами. Функционирование ресурсной системы опирается на организационную систему, которая включает в себя: Четко и ясно поставленные бизнес цели. Стратегию достижения целей.

Структурирование бизнеса - система принятия и исполнения решений (стратегии), то есть организационная структура. Порядок и правила принятия и исполнения решений, взаимодействия в рамках организационной структуры - систему корпоративных стандартов.

Бизнес - процессы и технологию их выполнения.

Необходимую инфраструктуру для осуществления бизнес - процессов. Обеспечение ресурсами бизнес - процессов. Организационная система является основой для определения потребности в ресурсах, распределения ресурсов между бизнес - процессами, обеспечения ресурсами, а также устанавливает правила и порядок работы с ними. Управление ресурсами. Для целенаправленной работы с ресурсами необходимо управление ресурсами, которое включает в себя:

-Мониторинг внешней среды, которая влияет на ресурсы.

-Маркетинг внешних рынков.

-Планирование ресурсов.

Формирование информации по ресурсам (активы - пассивы, доходы - расходы, МСФО, управленческий учет и другие). Способы и методы измерения и оценки ресурсов. Контроль и анализ результативности и эффективности привлечения, использования и развития ресурсов. Мотивация за результативное и эффективное формирование и использование ресурсов. Система управления ресурсами позволяет направлять ресурсы на достижение результативности (целей), координировать действия и использование ресурсов между функциями системы управления, центрами ответственности, обеспечивать ресурсами согласно планам и графикам, измерять и оценивать результативность и эффективность использования ресурсов, собирать и обрабатывать информацию, оперативно принимать решения, стимулировать достижения. Преимущества системы управления экономическими ресурсами:

1) Комплексное и системное формирование ресурсной базы под стратегию и систему управления реализацией стратегии, а не хаотичных запросов подразделений.

2) Ориентация на доходность ресурсов, их ценность для бизнеса, а не только на стоимость ресурсов (эффективность использования ресурсов).

3) Рациональность распределения ресурсов между процессами для сбалансированности стратегического развития.

4) Контроль достаточности необходимых ресурсов для выполнения поставленных стратегических задач.

5) Система управления экономическими ресурсами является составной частью «иммунной системы бизнеса» противодействующей дезорганизации деятельности и негативным изменениям во внешней среде.

Выгоды применения системы управления экономическими ресурсами:

6) Нацеленность привлечения и использования ресурсов на результативность и эффективность деятельности.

7) Оптимизация затрат ресурсов в зависимости от ориентированности на доходность и укрепление рыночных позиций, конкурентной способности.

Выводы по главе I

Под ресурсами организации понимают источники доходов организации, ориентированные на удовлетворение запросов потребителей или формирующие спрос в выбранной сфере деятельности. Управление, основанное на экономических ресурсах, играет важнейшую роль в осуществлении любой деятельности, поскольку без рациональной ресурсной системы, результативность, эффективность и конкурентные преимущества будут на более низком уровне по сравнению с возможностями.

Существует несколько классификаций ресурсов управления организацией. Наиболее общая классификация выделяет три основных группы ресурсов: трудовые, финансовые, информационные. Система управления ресурсами включает в себя: ресурсную стратегию, систему реализации ресурсной стратегии.

Глава II. Совершенствование ресурсной базы управления (на примере Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Полевском Свердловской области)

Ресурсное обеспечение деятельности организаций представляет собой комплексный процесс. В свою очередь, система институциональных элементов, представляющая собой механизм ресурсного обеспечения, включает в себя их распределение, перераспределение, а также трансформацию ресурсов из одной формы в другую. Именно обоснованное определение потребности в ресурсах и их структуры позволит в дальнейшем обеспечить выгодность инвестиционных процессов. Исходя из этого, особое внимание необходимо уделять проблемам определения потребностей организации в ресурсах и установления их обоснованного соотношения. Экономическая стратегия организации предполагает эффективное достижение цели экономическими методами и средствами при рациональном использовании ресурсов.

2.1 Анализ ресурсной базы организации

В качестве базы исследования нами было выбрано Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Полевском Свердловской области. В результате анализа документов мы можем выделить в данной организации следующие составляющие ресурсной базы управления:

1.Материально-техническая база: средства производства. Под данным ресурсом понимаются приобретенные через систему государственного и муниципального заказа средства для функционирования и развития организации. Спектр данного вида ресурса очень разнообразен: канцелярские товары, компьютерная и копировально-множительная техника, офисная мебель и т.д.; денежные средства. Достаточно важная составляющая материально-технической базы Управления Пенсионного фонда. В последние годы объем денежных потоков, проходящих через Пенсионный фонд, существенно увеличился в связи с реализацией федерального законодательства о материнском (семейном) капитале; здание организации и ее сооружения. Одна из важнейших составляющих ресурсной базы организации. От того, в каком техническом состоянии оно находится, зависит объем будущих вложений в ремонт и реконструкцию здания;

инфраструктура Управления Пенсионного фонда. Региональное отделение Пенсионного фонда входит в инфраструктуру пенсионного Фонда Российской Федерации.

2. Кадровые ресурсы:

- штат сотрудников Управления Пенсионного фонда с их профессиональными компетенциями (знания, умения, навыки); кадровая работа в Управлении Пенсионного фонда осуществляется Группой по кадрам и ведению делопроизводства. Руководитель группы: руководит деятельностью группы, обеспечивает выполнение стоящих перед группой задач и несет ответственность за своевременное и качественное их исполнение; распределяет должностные обязанности между работниками группы и представляет их руководству Управления на утверждение;

- несет ответственность за соответствие трудовому законодательству визируемых им проектов приказов по кадровой работе; при обнаружении нарушений законодательства о труде в деятельности Управления, обязан доложить об этих нарушениях начальнику Управления или курирующему отдел заместителю начальника для принятия необходимых мер к их устранению; в случае несоответствия действующему трудовому законодательству проектов приказов и других документов нормативного характера руководитель вправе отказаться от визирования данных проектов и обязан дать свое заключение с предложениями по существу вопроса;

- коммуникации между структурными подразделениями организации. Данный ресурс контролируется также Группой по кадрам и ведению делопроизводства: осуществляет работу по прохождению испытательного срока вновь принятых сотрудников; проводит сбор информации по выполнению Комплексного плана Управления; организует работу по подготовке к поощрению, награждению сотрудников; проводит техучебы по оформлению документов, по архивному делу.

3. Информационные ресурсы:

программные средства. В качестве основного программного средства в Управлении Пенсионного фонда используется Платформа 1С: Предприятие 8.1. В структуру данной платформы входят:

- технологическая платформа;

-прикладные решения различного масштаба и различной направленности;

- методология создания прикладных решений 1С : Предприятие;

- информационно-технологическая поддержка пользователей и разработчиков.

Ниже представлены основные средства, используемые при разработке прикладных решений 1С: Предприятия; источники информации. В качестве основных источников информации в Управлении ПФ выступают федеральные законодательные акты, а также документы краевого и муниципального значения; внутренние организационно-распорядительные документы;базы данных. В Управлении ПФ используется система автоматизации документооборота АМТЕЛ.DOC предназначена для регистрации документов организации, рассылки файлов документов в электронном виде, создания электронного хранилища файлов документов организации, а также для автоматизации основных процедур делопроизводства и организации документооборота. Система осуществляет основные операции, такие как регистрация входящих, внутренних и исходящих документов, выдача поручений, контроль исполнения документов и поручений, формирование разнообразной отчетности по документообороту и исполнительской деятельности. На каждый документ создается контрольно-регистрационная карточка (КРК), которой присваивается соответствующий регистрационный номер. Исполнение поручений контролируется, и результаты заносятся в Базу Данных.

Данная система используется как организацией в целом, так и отдельными структурными подразделениями для регистрации своих документов. Установлены базы данных «Документы» для каждого подразделения. Справочниками они могут пользоваться общими. А документы хранить внутри системы (по желанию). Система включает в себя четыре основные Базы Данных:

а. База Данных документов - основная рабочая база при работе с документами. В ней происходит регистрация документов и вся работа с зарегистрированными документами: создание резолюций, поручений, контроль, получение статистических данных.

б. База Данных Настройка - объединяет все базы системы в одну структуру. В ней должны быть выполнены настройки баз. Так же Общий справочник сотрудников организации и все иcпользуемые шаблоны в системе.

...