Складання проектів розпорядчої, адміністративної, комерційної, технічної кореспонденції

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Управління освіти і науки Житомирської облдержадміністрації

ДПТНЗ „Житомирський професійний технологічний ліцей”

Творча робота

на тему:

«Складання проектів розпорядчої, адміністративної, комерційної, технічної кореспонденції»

Виконавець: учениця групи №38

Хоречко Діана Валентинівна

Професія:

4112 «Оператор комп'ютерного набору»,

4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)»,

4115 «Асистент референта»

Викладач - консультант:

Багатирчук Валентина Сергіївна

Майстер в/н : Багатирчук Валентина Сергіївна

Житомир - 2012

ЗМІСТ

розпорядчий технічний комерційний документація

ВСТУП

РОЗДІЛ І. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

1.1 Довідково-інформаційні

1.2 З кадрово-контрактних питань

1.3 Особові офіційні документи

1.4 Організаційні

1.6 Розпорядчі

РОЗДІЛ ІІ. СКЛАД ТА ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Склад і оформлення організаційно-розпорядчих документів

РОЗДІЛ ІІІ. КОМЕРЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

3.1 Ефекти зміни слайда

3.2 Анімація елементів слайда

3.3 Вставка відео кліпів

РОЗДІЛ IV. ВИМОГИ ДО БЕЗПЕКИ ПРАЦІ ПРИ РОБОТІ З КОМП'ЮТЕРНОЮ ТЕХНІКОЮ

ВИСНОВКИ

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Секретар - це обличчя фірми. Він перший з ким стискається відвідувач, що прийшов в установу. Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, готовий швидко і кваліфіковано виконувати доручення. Секретар завжди повинен бути в курсі багатьох справ:

· вести роботу з діловодством

· брати участь у проведені ділових переговорів

· відповідати на телефонні дзвінки

Через секретаря здійснюється зв'язок керівництва з підлеглим та зовнішнім світом.

Щоб відповідати сучасним вимогам секретар повинен володіти наступними якостями:

· мати професійний імідж

· добре володіти мовою і письмом

· володіти хорошою пам'яттю

· добре орієнтуватися у часі

· освоювати розробку новітніх комп'ютерних програм для офісу

· бути енергійним, проявляти ініціативу

· швидко знаходити взаєморозуміння з колегами та клієнтами

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому. Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотнього впливу об'єктів управління та функції суб'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дают змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є насамперед зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.

РОЗДІЛ І. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням поділяються на такі групи:

1.1. Документи колегіальних органів.

1.2. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповідні, звіти, плани роботи, оголошення, телеграми, телефонограми).

1.3. З кадрово-контрактних питань (автобіографія, заяви та накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти).

1.4. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення).

1.5. Організаційні (інструкції, положення, статути, правила)

1.6. Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

Розпорядчі документи - це документи, які укладаються відповідно до нормативно-правових актів. Жоден з цих документів не може містити положень, що суперечать закону.

Накази - це найпоширеніший вид документів, які застосовують у сфері управління. Накази видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Створюється він на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням накази поділяють з ініціативних питань та з особового складу.

Вказівки - це розпорядчий документ, який видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: це може бути керівник установи, головний інженер, директор дочірньої фірми тощо. Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, що пов'язані з виконанням наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

Ухвали - під ухвалою як розпорядчим документом розуміють правовий акт, що приймається місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами тощо).

Розпорядження - це акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції. Мають обов'язкову силу для громадян чи організацій, кому вони підпорядковуються.

Рішення - як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій, міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина покликана пояснювати, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко цитується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Якщо розпорядча частина припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, то вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Основними реквізитами розпорядчих документів є:

1. Назва організації і документа.

2. Дата.

3. Місце видання.

4. Заголовок до тексту.

5. Текст.

6. Підпис.

7. Печатка.

Розпорядчі документи друкуються на папері формату А4. Для розміщення реквізитів використовується вісім положень табулятора.

Розпорядчий документ НАКАЗ (додаток №1)

Реквізити наказу:

1. Назва документа;

2. Дата;

3. Місце видання;

4. Номер;

5. Заголовок до тексту;

6. Текст;

7. Підпис.

1. Відступити 3-и інтервали та почати друкувати назву документа. Назва документа надрукувати великими літерами, пропорцевим способом.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

НАКАЗ

2. Відступити 1,5 інтервали та почати друкувати дату та номер документа. Дата документа друкується з 0-го положення табулятора, а номер документа з 6-го положення табулятора.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

від „___”_______________2011р. №_________

Надрукувати заголовок до тексту. Якщо заголовок великий, то він ділиться (за змістом) на кілька рядків.

Між кожним рядком робимо проміжок в 1 інтервал. Заголовок розміщуємо пропорцевим способом (від 0-го положення табулятора). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відступаючи 2 інтервали від заголовка, друкуємо текст. Кожний абзац друкуємо від першого положення табулятора (1,25 по лінійці MS WORD).

3. Відступити від тексту 3-и інтервали та надрукувати реквізит «назва посади керівника» від 0-го положення табулятора, розшифровку цього реквізиту друкуємо від 6-го положення табулятора.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

Начальник управління О.В.Пастовенський

освіти і науки

(положення табулятора) Додаток №1

0 1 2 3 4 5 6 7

(лінійка редактора WORD)

0 1,25 3,75 6 8 10 12 14

НАКАЗ

управління освіти і науки Житомирської облдержадміністрації

від „___”_______________2006р. №_________

Про списання кредиторської заборгованості

Відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98р. №90 (зі змінами і доповненнями) та наказу Державного казначейства України від 08.05.2001р. № 73 „Про затвердження Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув” наказую:

1. Списати з балансу управління освіти і науки кредиторську заборгованість, строк позовної давності якої минув, з обліку по спеціальному фонду, в сумі 3379,14грн. яка виникла за рахунок внесків батьківських коштів за підручники (яка виникла).

2. Сектору з бухгалтерського обліку та звітності (головному бухгалтеру Ковальчук А.В.) провести необхідні розрахунки.

Начальник управління О.В.Пастовенський

освіти і науки

Розпорядчий документ ВКАЗІВКА (Додаток №2)

Реквізити вказівки:

1. Герб;

2. Назва місцевої Ради народних депутатів;

3. Місце видання;

4. Назва виду документа;

5. Дата;

6. Заголовок;

7. Текст;

8. Підпис;

9.Печатка.

1. Відступити 3-и інтервали та почати друкувати назву документа. Назва документа надрукувати великими літерами, пропорцевим способом.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

ВКАЗІВКА

2. Відступити 1,5 інтервали та почати друкувати дату та номер документа. Дата документа друкується з 0-го положення табулятора, а номер документа з 2-го положення табулятора.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

№123/45-58 27.06.11

Надрукувати заголовок до тексту. Якщо заголовок великий, то він ділиться (за змістом) на кілька рядків.

Між кожним рядком робимо проміжок в 1 інтервал. Заголовок розміщуємо пропорцевим способом (від 0-го положення табулятора). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відступаючи 2 інтервали від заголовка, друкуємо текст. Кожний абзац друкуємо від першого положення табулятора (1,25 по лінійці MS WORD).

3. Відступити від тексту 3-и інтервали та надрукувати реквізит «назва посади керівника» від 0-го положення табулятора, розшифровку цього реквізиту друкуємо від 6-го положення табулятора.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

Фінансовий директор об'єднання А.Г. Шпак

(положення табулятора) Додаток №2

0 1 2 3 4 5 6 7

(лінійка редактора WORD)

0 1,25 3,75 6 8 10 12 14

МІНІСТЕСТВО ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

КРІВОРІЗЬКЕ ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ ПО ВИДОБУТКУ ВУГІЛЛЯ

ВКАЗІВКА

№123/45-58 27.06.11

м. Кривий Ріг

Про проведення комплексної ревізії

діяльності Управління по монтажу,

демонтажу і ремонту шахтного обладнання

З метою виконання затвердженого плану проведення документальних ревізій.

ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

1. Провести документальну комплексну ревізію виробничої та фінансово-господарської діяльності Управління по монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання за період з 27 червня 2011 року по 27 червня 2011 року.

2. Доручити проведення ревізії комісії у складі:

Малишко Н.М. - ст. інженер КРВ (голова комісії),

Костиря К.К. - гол. гірник виробничої дирекції,

Масюк С.Б. - ст. інженер ВТК.

3. Директору шахтоуправління Голубу Ю.М. забезпечити включення до складу ревізійної бригади кваліфікованих бухгалтерів матеріального та розрахункового відділів.

4. До ревізії приступити 27 червня 2011 року. Про результати доповісти 02 серпня 2011 року.

Фінансовий директор об'єднання А.Г. Шпак

Розпорядчий документ УХВАЛА (Додаток №3)

Реквізити ухвали:

1. Назва установи;

2. Назва виду документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Заголовок до тексту;

6. Текст;

7. Підпис.

1. Відступити 3-и інтервали та почати друкувати назву документа. Назва документа надрукувати великими літерами, пропорцевим способом. Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

УХВАЛА

2. Відступити 1,5 інтервали та почати друкувати дату та номер документа. Дата документа друкується з 0-го положення табулятора, а номер документа з 2-го положення табулятора.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

24.05.2011 №24/6-89

3. Надрукувати заголовок до тексту. Якщо заголовок великий, то він ділиться (за змістом) на кілька рядків.

Між кожним рядком робимо проміжок в 1 інтервал. Заголовок розміщуємо пропорцевим способом (від 0-го положення табулятора). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відступаючи 2 інтервали від заголовка, друкуємо текст. Кожний абзац друкуємо від першого положення табулятора (1,25 по лінійці MS WORD).

4. Відступити від тексту 3-и інтервали та надрукувати реквізит «назва посади керівника» від 0-го положення табулятора, розшифровку цього реквізиту друкуємо від 6-го положення табулятора.

Наприклад:

0 1.25 3.75 6 8 10 12 14

0 1 2 3 4 5 6 7

Голова виконкому М.І.Петренко

Секретар Виконкому М.Ф.Волощук

(положення табулятора) Додаток №3

0 1 2 3 4 5 6 7

(лінійка редактора WORD)

0 1,25 3,75 6 8 10 12 14

Старокиївська районна Рада народних депутатів

Виконавчий комітет

УХВАЛА

м. Київ

24.05.2011 №24/6-89

Про затвердження списків підприємств,

організацій і установ району для надання

житлової площі громадянам, які перебувають

на квартирному обліку

Розглянувши списки для надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Старокиївського району і пропозиції житлової комісії. Керуючись „Положенням про порядок надання житлової площі в Україні”, виконком УХВАЛИВ:

Пану Сімакову В.Г., провідному інженеру, який працює в тресті „Укррадгоспспецбуд” з 2004 року, мешкає за адресою: Київ-012, вул. Зодчих, 30, кв. 280, займає одну кімнату площею 14,2 кв. м у двокімнатній квартирі (із підселенням), де на вказаній площі проживає чотири особи, для сім'ї у складі:

1. Сімакова Василя Сергійовича - заявника,

2. Сімакової Наталії Володимирівни - дружини, виділити однокімнатну квартиру по вул. Банківській, 10, житловою площею 18 кв. м згідно з чергою №5 з 1999 року.

Голова виконкому М.І.Петренко

Секретар Виконкому М.Ф.Волощук

Довідково-інформаційні документи

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими - містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними - назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними - дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Приклад протоколу

Відкрите акціонерне товариство «Будівельник»

ПРОТОКОЛ №12

2011 р. м. Харків

засідання ради директорів

Голова Журавльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

Порядок денний:

1.Про створення СП «Траст компані» (доповідач - генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).

2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

СЛУХАЛИ:

1. Про створення СП «Траст компаній (доповідач -- генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж. К. Лі).

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).

Дж. Кеннет Лі (текст доповіді додається).

Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збуту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ.

УХВАЛИЛИ:

1.1. До 16.01.2011 р. підготувати всі необхідні для створення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2011 р. (відповідальний -- Закіров Р.Т.).

1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрям-ків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2011 р. (відповідальний -- Лівощенко І.К.).

СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком,підтримую кандидатуру Наконечного О.Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов'язків директора терміном на два роки.

Голова (підпис) О.Я. Журавльов

Секретар (підпис) К.Г. Корженевська

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу -- це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря.

Приклад

Витяг з протоколу № 12

засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»

від 2.12.2011 р.

Голова Журавльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

СЛУХАЛИ:

2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечного О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов'язків директора терміном на два роки.

Оригінал протоколу підписали:

Голова (підпис) О.Я. Журавльов

Секретар (підпис) К.Г. Корженевська

Основна функція розпорядчих документів -- регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

· документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників -- колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

· документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих -- розпорядження, вказівки.

Постанови -- це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта -- «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа -- «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа -- «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа -- «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі -- керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ -- це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі -- підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

РОЗДІЛ ІІ. СКЛАД ТА ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Технічна документація складається з пояснювальної записки, додатків до неї та графічних матеріалів.

Пояснювальна записка включає: характеристику об'єкта (місце розташування, загальна площа, кількість та площа населених пунктів); перелік раніше розробленої та використаної документації із землеустрою; інформацію про загальну кількість та площу земельних ділянок наданих у власність чи переданих у користування ( у тому числі на умовах оренди), землі які не використовуються власниками сертифікатів на право на земельну частку (пай) та землі, які використовуються без правовстановлюючих документів, а також землі запасу (резервного фонду); загальну характеристику земель в межах населених пунктів (кількість та площа землеволодінь та землекористувань, наявність земель запасу (резервного фонду ) та підстави щодо зміни їх меж (за наявності факту); інформацію про підстави надання земельних ділянок (рішення органів місцевого самоврядування або розпорядження органів виконавчої влади), здійснення цивільно-правових угод щодо земельних ділянок, рішення суду; інформацію про кількість громадян, які отримали державні акти на право приватної власності на земельну ділянку в розмірі земельної частки (паю) взамін сертифікату та кількість громадян, які не отримали державні акти на право приватної власності на земельну ділянку; дані про площі земель та кількість громадян, які не повністю (частково) реалізували своє право (за сертифікатом) на виділення в натурі (на місцевості) земельних паїв; інформацію про зміну цільового призначення земель; інформацію про види використання земельних ділянок (товарне сільськогосподарське виробництво, особисте селянське господарство, інше використання) та спосіб їх використання (самостійно, оренда); інформацію про основних товаровиробників сільськогосподарської продукції (форма господарювання, назва, площа земель (у тому числі орендованих); інформацію про дані державного земельного кадастру (за формою 6-зем); дані державного реєстру земель; інші показники, які характеризують територію відповідної ради. план землевпорядно-правових дій щодо вирішення питань ідентифікації прав на земельні ділянки.

ЗБЕРІГАННЯ ТЕХНІЧНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Технічна документація складається у двох примірниках, один з яких передається районному, міському органу земельних ресурсів, другий - регіональним державним підприємствам Інституту землеустрою. У разі виконання робіт за кошти не Держкомзему виготовляється документація в 3 примірників.

Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів

Основою документаційного забезпечення діяльності менеджера є організаційно-розпорядчі документи, які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони складають одну з підсистем управлінської документації. Організаційно-розпорядча документація грає важливу роль у діяльності підприємств. За допомогою неї документуються такі важливі питання, як: визначення функцій і прав підприємства в цілому, його структурних підрозділів; встановлення і зміна структури і штатів підприємства; реорганізація і ліквідація підприємств і їхніх структурних ланок; контроль за підвідомчими об'єктами; організація діловодства; забезпечення апарату управління кадрами; організація процессу управління. Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи (рис. 8.1):

Рис. 8.1 Групи організаційно-розпорядчої документації

1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їхньої роботи.

2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства.3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми,

3. доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.).

4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.).

5. Розглянемо деякі з перерахованих видів документів, що найбільш часто застосовуються в роботі менеджера.

6. Положення -- це правовий акт, що визначає порядок створення, права, обов'язки і організацію роботи підприємства, його структурних підрозділів на тривалий термін часу. Текст положення містить такі розділи: загальна частина, основні задачі і функції, права і відповідальність. Виділяють положення таких видів: про установи, структурні підрозділи (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкурсів та ін.).

Текст положення про підрозділ включає такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні задачі.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємини з іншими підрозділами.

Положення про структурний підрозділ підписує його керівник, вищестоящий керівник, якому підпорядкований даний підрозділ, і розроблювач; положення узгоджується з юридичним відділом. Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації. Датою положення є дата його затвердження. Структуру і зміст положень про проведення заходів визначають установи, які їх організовують. Положення оформлюють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження. Статут -- це документ, що регулює взаємини громадян, підприємств з іншими підприємствами і громадянами в сфері державної або господарської діяльності.

Структура статуту, його зміст визначаються розроблювачем, він включає такі розділи:

* загальні положення (вказуються задачі і цілі підприємства).

* регламент діяльності (наводиться інформація про форми управління, права і обов'язки посадових осіб);

* фінансово-матеріальна база (вказуються джерела фінансових ресурсів, порядок розпорядження коштами);

* звітна і ревізійна діяльність;

* порядок ліквідації і відповідальність за справи підприємства.

Крім перерахованих у статут можуть бути включені й інші розділи у відповідності зі специфікою діяльності підприємства. Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади; статути громадських організацій -- з'їздами цих організацій; статути державних підприємств і установ -- вищими органами (міністерствами, відомствами). Статути приватних підприємств затверджуються їхніми колективами. Інструкція -- це правовий акт, що встановлює правила, які регулюють організаційні і спеціальні сторони діяльності підприємств, їхніх підрозділів і окремих посадових осіб. Інструкції можуть бути індивідуальними і типовими. Заголовок до тексту інструкції повинен чітко обмежувати коло питань, об'єктів або осіб, на яких поширюються вимоги інструкції: «Інструкція про ведення діловодства», «Інструкція про порядок розгляду...». Текст інструкції складається з розділів, які поділено на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом «Загальні положення», де розкриваються цілі її видання, зазначається галузь поширення, викладається порядок використання і подаються інші відомості загального характеру. Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник підприємства, найчастіше виданням розпорядчого документу, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безособову форму. Інструкцію оформлюють на бланку, його формуляр має такі реквізити: назва виду документа (інструкція), гриф затвердження, заголовок, текст, коди, дати, індекс, місце видання, підпис. Різновидом інструкції є посадові інструкції, у яких визначаються права та обов'язки посадових осіб. Як правило, вони розробляються на основі типових інструкцій для певних категорій працівників. Протокол -- це документ, що містить запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Однак протокольна документація також може відображати діяльність і неколегіальних органів (слідчих, адміністративних, органів охорони суспільного порядку та ін.). Проведенню засідань, нарад і зборів повинна передувати велика підготовча робота, що полягає в складанні та узгодженні ряду документів: порядку денного, списку учасників нарад і запрошених. Під час засідання секретар або спеціально призначена особа веде протокол. У формуляр протоколу входять:

* найменування підприємства; назва виду документа (протокол);

* дата засідання;

* гриф установи (якщо протокол підлягає затвердженню);

* заголовок, куди входить найменування колегіального органа або конкретної наради, засідання;

* вказівка прізвищ голови і секретаря;

* склад присутніх; порядок денний;

* текст за формою: слухали -- вирішили (ухвалили);

* підписи голови і секретаря

Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення постійних колегіальних (колегії, комітети, ради, президії, комісії) і тимчасових (конференції, збори, наради, комісії) органів, можуть бути трьох видів:

1) короткі -- записують обговорювані питання, прізвища доповідачів і тих, хто виступає, прийняті рішення;

2) повні -- містять крім вже зазначеного короткий запис виступів доповідачів і учасників;

3) стенографічні -- увесь хід засідання записують дослівно.

У повних і стенографічних протоколах відображають зміст усіх виступів з питань, що розглядаються. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди, стенографістки) або вибрані на засіданні секретаріати, або секретар. Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали -- тексти, тези доповідей і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Протокол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладу виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати всі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення. У протоколі заповнюють такі реквізити: назву структурного підрозділу (якщо в цьому є потреба), назву виду документа (протокол), коди, дату, індекс, грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню), заголовок, текст, підписи голови і секретаря. Заголовком тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова «Присутні» зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну їх кількість. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують в алфавітному порядку (окремо -- членів колегіального органу, окремо -- запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду. На багатьох зборах і засіданнях зазначають тільки кількісний склад присутніх: «Присутні 150 чол.». Ініціали і прізвища голови і секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу. Тут указують також порядок денний засідання -- перелік чітко сформульованих питань, які слід розглянути. Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю і відведеним часом їх обговорення. Найпростіші питання, як правило, вказують останніми. Питання формулюють у називному відмінку, наприклад: «Розглядання звіту за 2011 р.» (невірно «Про розглядання звіту за 2011 р.»). Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали -- виступили --- вирішили (постановили). У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступи у розділі «СЛУХАЛИ» не записують, а після прізвища доповідача зазначають «Текст доповіді додано». У розділі «ВИСТУПИЛИ» особливу увагу звертають на ті виступи, де було виявлено незгоду з положеннями доповіді і особливу думку особи, що виступала. Запис виступів і доповідей не обов'язково фіксують слово в слово. Іноді це може бути короткий звіт про неї. Питання до доповідача і тих, хто виступає, а також їхні відповіді заносять у протокол за мірою виступів згідно з такою формою:

В.Л. Сидоренко -- Коли було завершено ремонт цеху?

О.В. Василенко -- у другій декаді серпня 2011 р.

Слову «УХВАЛИЛИ» у протоколах сесій Рад народних депутатів і їх виконавчих комітетів відповідає слово «ВИРІШИЛИ». Якщо рішення містить різні питання, його розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт друкують з абзацу. Якщо рішенням або одним з його пунктів затверджується будь-який документ, то останній додають до протоколу. Стиль протокольних рішень -- розпорядчий, лаконічний, такий, що не допускає подвійного тлумачення. Якщо одне з питань порядку денного не розглядали на цьому засіданні, це фіксують у протоколі. Датою протоколу є дата події (наради, зборів, сесії та ін.). Якщо вона триває два і більше днів, через тире зазначають дати початку і закінчення наради, зборів, наприклад, 22-23 березня 2011 р. Протокол повинен мати індекс (номер), який, як правило, є порядковим номером засідання постійно діючого колегіального органу. Протоколи спільних засідань мають номер, що складається з порядкових номерів протоколів установ, які беруть участь у засіданні. Як правило, їх нумерують у межах року або строку повноважень колегіального органу. Витяг з протоколу оформлюють на бланку. Нижче від реквізиту «підпис» розміщують реквізит «позначення про засвідчення копії». У тексті витягу може бути зазначений той або інший пункт протоколу повністю (слухали, виступили, ухвалили) або частково (слухали, ухвалили). Індексом витягу є індекс протоколу. На бланку ставлять дату протоколу. Дату, коли було зроблено витяг, зазначають у реквізиті «позначення про засвідчення копії». Постанови видають Кабінет Міністрів України, державні комітети і комісії, а також комісії, створені місцевими Радами народних депутатів, -- адміністративні, у справах неповнолітніх та ін. Постановою є також заключна частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови включають до протоколу або додають до нього, в разі потреби їх можна оформляти як витяг з протоколу. Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин. У констатуючій викладають мотиви дій, про які йдеться у постанові, роблять посилання на розпорядчий документ вищестоящого органу -- підставу для видання постанови. Розпорядча частина починається з назви колегіального органу і слова «Постановляє». Подальший текст викладають у наказовій формі. У кожному пункті постанови перелічують дії, які слід виконати, виконавців (підприємство, підрозділ або особу) і строки виконання. Датою постанови є дата засідання колегіального органу, де її прийнято. Підписують постанову голова і секретар (керуючий справами) колегіального органу. Постанову оформляють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва виду документа, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підписи, візи, гриф погодження, коди. Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, районні Ради народних депутатів, адміністрації представників президента, підприємств у межах прав, які надаються їм законодавчими актами. У деяких випадках розпорядження видають і інші організації. Текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. У першій зазначають мету або причину видання розпорядження, у другій, яка починається словом «ПРОПОНУЮ», -- дії, що треба виконати. У констатуючій частині доцільно використовувати стійкі формулювання типу «згідно з», «у зв'язку», «з метою». Наприклад: «У зв'язку з відрядженням за кордон завідуючого відділом № 5 С. І. Курченко покласти виконання його обов'язків на головного спеціаліста Н. С. Самойленка з 26.07.2011 р.». Формуляр розпорядження включає такі реквізити: назва структурного підрозділу (якщо розпорядження видає його керівник), коди, назва виду документа (розпорядження), дата, індекс, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. Виконавцями розпоряджень можуть бути підприємства, структурні, підрозділи або посадові особи; у останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень. Рішення приймають місцеві органи державної влади і державного управління -- місцеві Ради народних депутатів, а також інші колегіальні органи -- колегії міністерств і відомств, науково-технічні та інші ради, комітети та ін. Проекти рішення візують: особа, яка його склала, керівник підрозділу, що виносить цей проект, зазначені у ньому виконавці, юрисконсульт, а також посадові особи, які відповідальні за виконання рішення. Текст рішення складається з констатуючої і розпорядчої частин. У констатуючій висвітлюють причини видання рішення і мету, якої слід досягти при його виконанні. Якщо рішення видають на основі розпорядчого документа вищестоящого органу, то в констатуючій частині зазначають назву, номер, дату, заголовок цього розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа, який стосується діяльності виконкому або іншого колегіального органу, що приймає його. Наказ є розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управління. Накази видають керівники підприємств, що діють на основі єдиноначальності. Накази, як правило, видають з питань створення, організації, ліквідації, зміни назви, масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу; затвердження або зміни положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення, переміщення або звільнення працівників та ін. У наказах висвітлюють також питання адміністративної діяльності підприємства, що потребують правового вирішення. Готує проект наказу підрозділ (керівник підрозділу) або посадова особа, робота яких пов'язана з наказом або з його виконанням. Залежно від змісту розрізняють накази із загальних питань (за основною діяльністю) і накази з особового складу. Накази із загальних питань видають на виконання директивних вказівок вищестоящих органів, за ініціативою керівника, що видає наказ, або підпорядкованих структурних підрозділів. У останньому випадку обґрунтування потреби видання наказу вміщують у доповідній записці. Наказами з особового складу оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на основі доповідних записок, записок керівників підрозділів, заяв громадян. Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для видання наказу; у другій перелічують дії, які слід виконати. Якщо наказ видають на основі письмової вказівки вищестоящої організації (постанова, наказ, директивний лист та ін.), то в констатуючій частині наказу вказують назву виду документа, його номер, дату і заголовок. Якщо в констатуючій частині наказу необхідно підкреслити роль конкретної особи, використовують активну форму, наприклад: «Економіст планово-економічного відділу Іванов О. Б. не забезпечив своєчасне доведення планів з товарообігу до структурних підрозділів...» Якщо факт, про який йдеться у наказі, має більше значення, ніж роль конкретної особи, або йому надається узагальнене значення, використовують пасивну форму: «Послаблено контроль за витрачанням коштів; виявлено порушення у виконанні правил...». Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування. Розпорядча частина наказу починається словом «Наказую». Текст в разі потреби розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Дії однорідного характеру об'єднують у одному пункті, наприклад: «Генеральному директору науково-виробничого об'єднання «Маяк» Іванову О. П., директору заводу «Прогрес» Сидорову К. Д. і директору заводу «Хімприлад» Ковалю К. М. забезпечити відвантаження вузлів і деталей комбінату «Північ» до 16.06.2011 p.». Кожен пункт розпорядчої частини починається із зазначення виконавця, потім перелічують дії і строки виконання їх. Дію, яку слід виконати, виражають дієсловом у неозначеній формі (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахувати та ін.). Виконавцями можуть бути установа, структурний підрозділ або посадова особа, яку називають у давальному відмінку. Наказ може мати загальний для усіх виконавців строк виконання або встановлювати конкретні строки виконання для кожної дії.

Наприклад:

Відділу вторинних енергоресурсів завершити розгляд поданих методик до 06.03.2007 p., відділу нормування сировини і матеріалів до 06.04.2011 p., відділу паливних ресурсів до 06.05.2011 р. Строк виконання п. 1,3,6 цього наказу -- 10.01.2011 p., п. 2,4, 5, 7-20.01.2011 р. Строк виконання цього наказу 30.06.2011 р. Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у табличній формі із зазначенням у називному відмінку назви підприємства або посади і прізвища виконавця. В одному з останніх пунктів розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу: «Контроль за виконанням п. 5 і 8 цього наказу покласти на головного бухгалтера центральної бухгалтерії міністерства; п. 6 і 7 -- на головного бухгалтера господарського управління міністерства». У разі потреби окремим пунктом у кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються. Проект наказу погоджують візуванням із зацікавленими підприємствами і підрозділами, юрисконсультом і посадовими особами, яких він стосується. На візування звертають особливу увагу, оскільки окремі пункти наказу можуть стосуватися різних підрозділів і осіб. Проект наказу в усіх випадках візують особа, що його склала, і керівник структурного підрозділу, який виносить проект наказу або готує його. Проект наказу погоджують з юрисконсультом з таких питань:

* доцільність видання наказу з певного питання; відповідність проекту наказу постановам уряду, наказам керівництва підприємства, діючому законодавству, нормам, положенням, інструкціям;

* логічна побудова тексту, правильність редакції, чіткість формулювань і відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам, що діють у деяких органах (наприклад, вимогам суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального забезпечення, охорони здоров'я та ін.). Наказ має не тільки адміністративно-правове, а й виховне значення, тому його формулювання повинно відрізнятися винятковою точністю і високою культурою викладу. Виконавець, що готує проект наказу, визначає установи, підрозділи і посадових осіб, яким його слід направити. Список адресатів можна друкувати на звороті останнього аркуша наказу або додавати у вигляді самостійного документа. Наказ набуває чинності з моменту його підписання (деякі пункти можуть мати свої строки набування чинності). Призначають і переміщують працівників, якщо строки спеціально не обумовлені, з дня підписання наказу. Наказ друкують на бланках формату А4. Формуляр наказу містить такі реквізити: назва виду документа (наказ), місце складання аби видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. За мірою вдосконалення управлінської діяльності, поглиблення розподілу праці в управлінні, більш повного і чіткого його документування (розробка положень про підрозділи, посадових інструкцій, переліку обов'язків) відпадає потреба в оформленні певних управлінських рішень за допомогою видання наказу. В багатьох підприємствах не видають наказів про надання відпусток, відрядження і з деяких інших питань. З наказом ознайомлюють усіх зазначених у ньому осіб, які розписуються на одному з примірників наказу або спеціальному бланку. У ряді випадків накази доводять до відома усіх співробітників і вивішують для ознайомлення з їхнім змістом. Накази із загальних питань і з особового складу мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року. Практика свідчить, що чим вище рівень організації виробництва, праці та управління, тим менше видають у підприємстві письмових наказів. Невиправдано велика кількість наказів послаблює їхнє значення, перетворюючи у формальні акти, збільшує документообіг і витрати праці в управлінні. Крім того, із збільшенням кількості наказів зростає вірогідність неузгоджених дій, взаємовиключаючих рішень, заходів та ін. Акт -- це офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів. У деяких випадках акт складає одна або кілька посадових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господарської діяльності та ін.). В цих актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які склали акт. В акт включають тільки ті факти, які було встановлено особами, що його підписали. Акт оформлюють на бланку, який містить такі реквізити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт) коди, підстави, місце складання, дата, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті актованої події. Заголовок формулюють за допомогою віддієслівного іменника з прийменником «про»: «Про перевірку зберігання документів»; «Про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей»; «Про списання обладнання». Текст акту складається з вступної і констатуючої частин. У вступній частині зазначають підстави для складання акту і осіб, що його склали і були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника підприємства або підрозділу, на основі розпорядчого документа. Цій частині тексту передує слово «Підстава», наприклад: Підстава: наказ директора ЗАТ «Донецький ЦУМ» від 16.05.2011 р. № 40. Після слова «Складено» зазначають назву комісії, посади, ініціали і прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт складено комісією, то першим зазначають прізвище голови. Прізвища членів комісії або інших осіб, що склали акт, розміщують в алфавітному порядку. Після слова «Присутні» перелічують у алфавітному порядку посади, ініціали і прізвища осіб, що були присутні при складанні акту. У констатуючій частині акту викладають суть, характер, методи і строки виконаної роботи, виявлені факти, а також висновки і пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці. У кінці тексту вміщують дані про кількість ідентичних примірників акту, місце їх зберігання або адресати, яким їх направлено. Кількість примірників акту визначається нормативними документами або практичною потребою. Акт підписують усі особи, що брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження щодо змісту акта, підписує його із зазначенням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додають до акту. Невеликі за обсягом зауваження можна подавати нижче від підпису осіб, що склали акт. Якщо висновки і пропозиції в акті викладено у розпорядчій формі із зазначенням строків виконання запропонованих дій, то акт подають керівнику, який розписується в тому, що ознайомився з його змістом. Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і може мати ініціативний, інформаційний або звітний характер. Ініціативну доповідну записку складають з метою примусити адресата прийняти певне рішення. Найчастіше в тексті записки містяться загальні або конкретні пропозиції щодо рішення питань, що розглядаються. Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загальний характер якого керівникові відомий. Інформаційні доповідні записки відрізняються регулярністю їх подання. Звітна доповідна записка має інформувати керівника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів та ін.,

...