Складання проектів розпорядчої, адміністративної, комерційної, технічної кореспонденції

Наприклад:

Про хід виконання пропозицій комісії, викладених у акті від 10.02.2011 р. № 2 «Про фінансово-господарську діяльність магазину «Комфорт»;

Про роботу постійно діючого семінару «Теорія і практика управління» у 2010/2011 навчальному році. З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику підприємства або підрозділу, де працює особа, що її склала, і зовнішні, які адресують керівнику вищого органу. Доповідні записки, які направляють керівнику підприємства або за його межі, необхідно реєструвати. Зовнішню доповідну записку підписує керівник підприємства, внутрішню -- особа, що її склала.
Дату або період часу, якого стосуються наведені у записці відомості, можна включати у текст заголовку або вони можуть бути його складовою частиною, наприклад: За станом на 25.03.2011 р. Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу написання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв'язку з викладеними фактами. Зовнішню доповідну записку оформлюють на бланку згідно з ГОСТ 6.38-90. Вона має такі реквізити: адресат, назва виду документа, коди, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону. Внутрішню доповідну записку можна оформляти на загальному бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва виду документа, дата, заголовок до тексту, текст, підпис із зазначенням посади автора записки. Заяву оформлюють на стандартному аркуші. Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках -- за ініціативою підлеглого. Пояснювальну записку, яка не виходить за межі підприємства, оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва структурного підрозділу, вид документа, коди, прізвища виконавця і номера його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис. Якщо записку направляють за межі підприємства, її оформлюють на бланку і реєструють. На практиці пояснювальною запискою іноді називають частину іншого документа (плану, звіту, проекту та ін.) або один із додатків до нього. Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її оформляють на бланку. Лист -- один з основних засобів зв'язку між громадянами, установами, організаціями і підприємствами. До складання службових листів ставляться такі самі вимоги, що й до інших службових документів. У листі має бути розкрите одне питання. Якщо є потреба одночасно звернутися в установу з кількох різних питань, доцільно складати кілька листів. Це спрощує операції з технічної обробки листів і прискорює їх виконання. Робота із складними (що містять кілька питань) документами призводить до труднощів, оскільки в реєстраційній формі слід зазначати не одне, а ряд питань -- не зрозуміло, кому слід направити документ у першу чергу, ускладнюється контроль виконання, виникають складні ситуації при визначенні справи, в якій документ треба зберігати, та ін. Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних частин. У першій зазначають факти, події, причини, що були підставою для написання листа, а також посилання на документи, де ці факти і причини викладено. У другій частині подають висновки, пропозиції, прохання, рішення та ін. Якщо лист складається з однієї фрази, її слід будувати згідно з поданою рекомендацією. Наприклад: «У зв'язку з подовженням опалювального сезону, що зумовлено винятковими погодними умовами поточного року, просимо закінчити відвантаження палива за фондами першого кварталу до 15 березня». Лист оформлюють на бланку для листів із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу, адресат, дата, код, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвища і номера телефону виконавця. Форми листів, що використовуються в установах, розроблено і класифіковано за кількома ознаками: листи, що потребують і не потребують відповіді; супровідні та ін. До перших належать листи-запити, звертання, пропозиції, прохання, вимоги та ін. Форма відповідей на них залежить від характеру ініціативного листа. До других -- гарантійний лист, листи-повідомлення, нагадування, відмови, підтвердження, розпорядження та ін. У супровідному листі адресату повідомляють про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа. Ці листи складають тільки у тих випадках, коли адресату необхідно повідомити відомості, яких немає у документі. Найчастіше до них відносять пояснення щодо направлення документу, його особливостей, характеру виконання, особистості автора, а також підтвердження факту і дати відправлення. Супровідні листи слід починати словами «повертаємо», «направляємо», «посилаємо» та ін. Тут зазначають і перелічують також заголовки, індекси і дати документів, наприклад: Направляємо протокол погодження умов постачання. Просимо підписати, засвідчити печаткою і надіслати один примірник на нашу адресу. Додаток: Протокол на 6 арк. в 2 пр. Лист-підтвердження використовується для повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін. Наприклад:

Підтверджуючи одержання рекламації, повідомляємо, що для надання допомоги у налагодженні обладнання направлено групу спеціалістів. Лист-нагадування, як правило, містить нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів. Складається він з однієї фрази: «Нагадуємо, що строк подання рукопису у видавництво закінчився 1 січня 2011 p.». Лист-повідомлення використовується для повідомлення або затвердження будь-якого факту і, як правило, починається словами «Повідомляємо», «Ставимо до Вашого відома». Наприклад: «Повідомляємо, що для виконання досліджень за темою 17/08--89 виділено 7 тис. грн.». Лист-запрошення адресують конкретній особі або групі осіб, проте його направляють і в підприємства. Заводу «Ремточмеханіка»: Будинок науково-технічної пропаганди проводить 15-16 липня 2011 р. практичну конференцію на тему «Оренда на підприємствах побутового обслуговування». Просимо взяти участь у роботі конференції. Представник заводу може виступити з повідомленням про організацію орендних відносин на Вашому підприємстві. При складанні листів доцільно:

* враховувати взаємовідносини з підприємствами, з якими проводиться листування;

* починати виклад із суті питання не починати текст з назви підприємства, оскільки її зазначено на бланку, а також з посилання на раніш одержані від кореспондента листи;

* підписувати оригінал листа, який направляють у підвідомчі установи, і вміщувати його у справу, розсилаючи копії. Одним з найважливіших напрямів удосконалення форми листа є уніфікація і типізація текстів. Для написання одного ділового листа з вільним викладенням необхідно 20-40, а в разі використання типового тексту -- 5-8 хв. План фіксує дії або заходи щодо виконання, послідовність, обсяг, строки їх виконання, виконавців і в ряді випадків відомості про виконання. Основний зміст плану може бути викладений у формі тексту або таблиці. У так званих календарних планах зазначені заходи розміщують у хронологічному порядку, тобто за строками виконання. До кожного пункту плану вказують конкретних виконавців і строки виконання. Плани підписують особи, що брали участь у їх розробці, або відповідальні за виконання. Затверджується план на засіданні колегіального органу або керівником підприємства (структурного підрозділу). Деякі види плану перед затвердженням погоджують. План має такі реквізити: назву підприємства і структурного підрозділу, вид документа, заголовок до тексту, коди, текст, підписи, дату складання, а також візи, грифи погодження і затвердження.

Довідка -- це документ, що підтверджує які-небудь факти або події. Довідки бувають двох видів:

1) що підтверджують події у виробничій діяльності підприємства;

2) що підтверджують юридичні факти (місце роботи, навчання, проживання; займана посада і т. д.). Довідки першого виду складаються за вказівкою вищестоящої організації або керівника. Вони містять інформацію про виконання завдань, доручень і представляються в зазначений термін. У довідці фіксуються дані за визначений період. Заголовок до тексту довідки будується за схемою: «про що?» і включає вказівку періоду, до якого належать викладені в довідці дані, наприклад: «Довідка про наявність договірного контингенту в 2011 році». Довідки, складені для керівника підприємства (підрозділу) підписує укладач; довідки, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник підприємства. Довідки фінансового характеру підписує головний бухгалтер підприємства. Датою довідки є дата її підписання. Довідки другого виду видаються за запитом зацікавлених осіб або установ. Як правило, при їхньому складанні застосовують уніфіковані бланки. Текст такої довідки починається з вказівки прізвища, ім'я і по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. Наприкінці довідки наводиться назва організації, куди вона направляється. Текст завіряється підписом і печаткою.

РОЗДІЛ ІІІ. КОМЕРЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Бізнес-план - це документ , що описує всі основні аспекти майбутньої діяльності. Аналізує проблеми, з якими можна зіткнутися, а також визначає засоби їх вирішення. Правильно складений бізнес-план у кінцевому результаті відповідає на запитання: чи варто взагалі вкладати гроші в цю справу, чи дасть вона прибутки і чи виправдаються усі витрати сил і засобів? Дуже важливо зробити це саме на папері відповідно до визначених вимог і провести спеціальні розрахунки, які допоможуть передбачити майбутні проблеми та зрозуміти, чи можна їх здолати і яким чином.

Загалом кажучи, не існує єдиного «стандарту» плану, який влаштовував би всіх. Потрібно дотримуватися засад: зміст бізнес-плану є докладною схемою майбутньої підприємницької діяльності і має враховувати такі головні моменти:

Основні розділи та зміст бізнес-плану

Для розробки бізнес-плану рекомендується використовувати таку структуру:

1. Стислий опис проекту (резюме)

2. Опис товари чи послуги:

· характеристика ринків збуту;

· характеристика товару чи послуг;

· призначення та сфери застосування;

· основні особливості товару;

· аналіз конкурентів;

3. План маркетингу:

· схема розповсюдження товару;

· ціноутворення

· вибір цільових сегментів ринку та прогноз продажу;

· методи реалізації та стимулювання продажу (збуту);

· організація після продажного обслуговування клієнтів;

· реклама.

4. План виробництва продукції (послуг)

5. Організаційний план

6. Оцінювання можливих ризиків

7. Фінансовий план

Бізнес-плани складають для зовнішнього використання, щоб відобразити справу в найбільш вигідному світлі (зокрема, інвесторам) та для внутрішнього користування - як інструмент керування.

Бізнес-план допомагає майбутнім підприємцям вирішити наступні завдання:

· вивчити перспективність розвитку майбутнього ринку збуту;

· оцінити витрати на виробництво продукції (надання послуг), порівняти їх з цінами, за якими можна буде продавати свої товари (послуги), щоб визначити потенційну прибутковість справи;

· визначити ті показники, за якими можна буде постійно контролювати стан справ;

Основною метою розробки бізнес-плану є планування підприємницької діяльності на найближчий та віддалені періоди часу відповідно до вимог ринку, а саме:

· усвідомлення ступеню реальності досягнення намічених результатів;

· доведення визначеному колу осіб доцільності реорганізації роботи вже існуючої фірми чи створення нової.

Бізнес-план також повинен допомогти підприємцю вирішити наступні основні завдання, пов'язані з функціонуванням діяльності:

· визначити конкретні напрямки діяльності та перспективи ринку збуту;

· оцінити витрати, необхідні для виготовлення і збуту продукції (надання послуг), порівняти їх з цінами, за якими вони будуть продаватися, щоб визначити потенційну прибутковість проекту;

· виявити відповідність кадрів і умов для мотивації їх праці результатам досягнення поставлених завдань;

· проаналізувати матеріальне та фінансове положення і визначити, чи відповідають матеріальні і фінансові ресурси досягненню намічених цілей;

· проаналізувати ризики і передбачити труднощі, що можуть перешкоди виконанню бізнес-плану.

У сучасній практиці бізнес-план виконує чотири функції.

Перша з них пов'язана з можливістю його використання для розробки стратегії бізнесу. Ця функція життєво необхідна в період створення підприємства, а також при розробці нових напрямків діяльності.

Друга функція - планування. Вона дозволяє оцінити можливості розвитку нового напрямку діяльності.

Третя функція дозволяє залучити фінанси - позики, кредити тощо.

Четверта функція дозволяє залучити до реалізації проекту потенційних партнерів, які побажають вкласти у виробництво власний капітал чи наявну в них технологію.

Вирішення питання про надання фінансів чи матеріальних ресурсів можливо лише за наявності бізнес-плану, що відображає напрям розвитку на визначений період часу. Отже, планування є невід'ємною частиною будь-якого бізнесу, незалежно від його розміру.

Бізнес-план узагальнює аналіз можливостей бізнесу в конкретній ситуації і дає чітке уявлення про те, яким чином планується використовувати наявний потенціал.

План може бути розроблений менеджером, керівником, фірмою, групою чи консалтинговою організацією. Для визначення стратегії розвитку складається розгорнутий бізнес-план. Нерідко вже на стадії його підготовки визначаються потенціальні партнери та інвестори. Що до тимчасового аспекту бізнес-планування, то в більшості випадків складають плани на рік. У них детально розглядаються різні напрямки діяльності на цей період і детально характеризується подальший розвиток.

У бізнес-плані оцінюється перспективна ситуація як усередині діяльності, так і поза нею. Таким чином, найчастіше бізнес-план використовується при оцінці ринкової ситуації та при пошуку інвесторів.

3.1 Ефекти зміни слайда

Основною вважається анімація, яка використовується до всього слайду під час переходу до наступного. Ефект зміни одного слайда іншим називається переходом. Ефекти переходу (анімації)допомагають привернути увагу глядачів до презентації, завдяки ним презентація набуває професійного вигляду.

Застосування ефектів переходу до слайда

· перейти в режим упорядника слайдів (можна використовувати і звичайний режим, але упорядник слайдів має деякі переваги);

· виділити слайд, для якого треба підібрати ефект переходу (можна один і той же ефект використати для декількох слайдів, виділивши несуміжні слайди при натиснутій клавіші Ctrl, а діапазон слайдів, утримуючи клавішу Shift);

· виконати команду меню «Показ слайдов» «Смена слайдов…» - з'явиться вже відоме вікно діалогу «Смена слайдов»;

· відкрити список ефектів і клацнути потрібний ефект, який відразу відобразиться у вікні діалогу на спеціальному екрані ефектів;

· увімкнути перемикач швидкості ефектів в потрібний режим «медленно», «быстро»;

· натиснути кнопку «применить» - вибраний ефект про демонструється для виділеного слайда (чи для одного слайда виділеної групи); щоб один і той же ефект використовувати для всіх слайдів, треба натиснути кнопку «Применить ко всем»; під слайдом, який має анімаційний ефект, з'явиться значок анімації;

· якщо до цього часу не визначено, в якому режимі будуть здійснюватися переходи, треба встановити прапорці для параметра «Продвижения»; переходи можуть здійснюватися «по щелчку» миші (PowerPoint встановлює з мовчазної згоди), «автоматически после» заданого проміжку часу (в секундах); можна задавати обидва варіанти, спрацює той, який здійснюється раніше;

· щоб переглянути ефект переходу, необхідно виділити потрібний слайд і виконати команду «Показ слайдов» «Просмотр анимации»

3.2 Анімація елементів слайда

Створення анімації тексту

З метою створення ефектів анімації для тексту можна скористатися панеллю «Эффекты анимации», де розташовані стандартні ефекти: «пишущая машинка», «лазерный эффект» тощо.

Розташовані в тексті стандартні ефекти мають стандартнее озвучування для перегляду вибраного варіанта досить натиснути кнопку «Просмотр анимации» - з'явиться відповідне вікно, у якому здійсниться вибраний анімаційний ефект.

Можна вибрати новий анімаційний ефект і знову натиснути кнопку«Просмотр анимации». Закривається вікно натисканням кнопки Х.

Для використання нестандартних ефектів необхідно виділити весь текст і на панелі «Эффекты анимации» натиснути кнопку «Настройка анимации». На екрані з'явиться вікно з відповідною назвою.

Далі порядок дій такий:

· на вкладці «Видоизменение» вибрати ефект та його параметри;

· вибрати необхідний звуковий супровід;

· встановити параметри «После анимации»;

· вибрати варіант появи тексту;

· на вкладці «Порядок и время» вибрати один із варіантів: «по щелчку» або «автоматически» і встановити час, якщо вибрали останній варіант.

Встановлений ефект можна замінити знову, виділивши весь текст і натиснувши кнопку «Настройка анимации».

Для використання звуків із стандартного набору потрібно дати команду «Другие звуки…» і вказати ім'я звукового файла та шлях до нього.

Не потрібно використовувати різних звуків. Крім того, звуковий супровід повинен відповідати варіанту появи тексту. Якщо здійснити виведення тексту по літерах, то звук може не встигати прозвучати до появи наступної літери і це дасть негативний ефект.

Налагодження анімації малюнків

Ефект анімації малюнка можна вибрати на панелі «Эффекты анимации» після його виділення або натиснути кнопку «Настройка анимации» для подальшого налагодження нестандартного ефекту.

Можна йти іншим шляхом:

· клацнути на об'єкті правою кнопкою миші;

· у контекстному меню вибрати «Настройка анимации…» - відкривається вже відоме вікно «Настройка анимации».

· у вікні на вкладці «Видоизменение» вибрати ефект і звук та встановити параметри «После анимации».

· на вкладці «Порядок і время» вибрати один з варіантів: «по щелчку» або «автоматически» і встановити час, якщо вибрали останній варіант.

Запуск демонстрації презентації

Для запуску демонстрації досить натиснути клавішу F5 або кнопку «Показ слайдов» у нижній частині екрана.

Якщо після перегляду презентації щось не сподобалось і необхідно внести зміни в оформлення слайдів, треба скористатися відомими способами налагодження анімації тексту та малюнків у вікні «Настройка анимации» (до речі, згадане вікно викликається щей третім способом: команда «Показ слайдов» «Настройка анимации»). На вкладці «Порядок і время» визначається відповідно порядок анімації (за допомогою стрілок вгору/вниз).

Для перегляду анімації слайда у вікні «Настройка анимации» досить натиснути кнопку «Просмотр».

3.3 Вставка відеокліпів

Вдало підібрані відеокліпи прикрасять будь-яку презентацію. Можна використовувати готові відеокліпи з бібліотеки чи з файла, а можна - створені самостійно.

Програма PowerPoint надає можливість вставляти і відтворювати кліпи різних форматів таких як: AVI (Aydio Video Interleave), WMY і MPEG (Moving Picture Expert Group). Програма PowerPoint розпізнає і файли Macromedia Flash, але працювати з такими файлами початківцям непросто.

Вставка відеокліпу

Щоб вставити відеокліп із файла, необхідно:

· у режимі слайдів (можна у звичайному режимі) перейти на слайд, на який необхідно вставити відеокліп, або створити новий слайд;

· виконати команди «Вставка» «Фильмы и звук» «Фильм из файла» - відкривається вікно «Вставка фильма».

· визначити шлях до диска або папки, де знаходиться файл з кліпом;

· вибрати кліп і натиснути кнопку «ОК» - з'явиться вікно, в якому програма запитає, чи автоматично відтворювати фільм під час показу слайда;

· якщо потрібно, щоб фільм відтворювався автоматично під час показу слайда, треба натиснути кнопку «Да», а якщо потрібно, щоб фільм запускався після клацання мишею, треба натиснути кнопку «Нет» - перший кадр кліпу з'явиться в центрі слайда;

· перемістити кліп у потрібне місце слайда, кліп можна перетягнути за межі слайда, щоб він не відволікав увагу глядачів до моменту його демонстрації, але в даному випадку треба впевнитися, що кліп буде відтворюватися автоматично;

· щоб переглянути відтворення фільму, треба запустити показ слайдів (F5 або «Вид» «Показ слайдов»), якщо фільм не відтворюється автоматично, то треба клацнути на ньому кнопкою миші; інший спосіб - у звичайному режимі (або режимі слайдів) клацнути правою кнопкою миші на кліпові і виконати команду «Фильм», або просто двічі клацнути на кліпові.

Треба пам'ятати, що в PowerPoint буде знаходитися лише перший кадр відеокліпу, тобто PowerPoint містить лише посилання на файл, де знаходиться відеокліп. Якщо перемістити презентацію, посилання на кліп порушується. Переносити презентацію на інший комп'ютер (або на інший диск чи в іншу папку) треба разом з файлами, на які у презентації є посилання.

Якщо в презентацію вставляються відеокліпи, то краще спочатку створити папку презентації, розташувати в ній саму презентацію і скопіювати всі файли, які будуть використовуватися в презентації, а потім в презентації зробити разом з файлами, які використовуються, буде досить просто: треба скопіювати або перемістити папку презентації.

Щоб не відволікати увагу глядачів (адже кадр буде знаходитися на екрані певний час), краще створити кнопку керування, якою можна буде запускати відеокліп. Кнопкою керування можна користуватися навіть тоді, коли інші засоби керування показом недоступні. Мова йде про автоматичний режим показу.

Щоб створити кнопку керування для запуску відеокліпу, необхідно:

· виконати команду «Показ слайдов» «Управляющие кнопки»;

· вибрати кнопку керування «фильм»;

· розмістити кнопку на слайді;

· у вікні діалогу «Настройка действия» увімкнути режим «Перейти по гиперссылке»;

· відкрити список і вибрати пункт «Другой файл...» - відкривається вікно діалогу «Гиперссылка на другой файл»;

· відкрити папку чи диск, де знаходяться відеокліпи;

· вибрати потрібний відеокліп;

· натиснути кнопку «ОК».

Налагодження відтворення відеокліпа

Крім вирішення питання, як буде запускатися відеокліп під час показу слайда відеокліпу, які визначаються у вікні «Настройка анимации»:

· у режимі слайдів виконати команду «Показ слайдов» «Настройка анимации»;

· на вкладці «Порядок і время» визначити порядок анімації і як буде запускатися кліп «по щелчку» або «автоматически»;

· щоб затримати початок автоматичного показу відеокліпу , треба встановити час затримки, інколи це потрібно, щоб глядачі встигли познайомитися з іншими елементами слайда;

· перейти на вкладку «Видоизменение», вибрати ефект і звук появи першого кадру кліпу;

· встановити прапорець «Скрывать, когда нет воспроизведения», щоб не відволікати увагу глядачів від інших, не менш важливих, об'єктів слайда (якщо кліп знаходиться на слайді);

· на вкладці «Настройка мультимедиа» можна задавати використання порядку анімації, встановивши відповідний прапорець; у випадку, якщо кліп потрібно демонструвати протягом показу декількох слайдів, треба увімкнути перемикач «При этом:» у режим «продолжить показ слайдов», а перемикач «Закончить:» у режим «после<номер> слайда»;

· кнопка «Дополнительно…» відкриває вікно діалогу «Параметры фильма», в якому можна задавати додаткові параметри відображення, побачити повну адресу файла і час демонстрації (інший варіант виклику вікна - клацнути правою кнопкою на кліпові і виконати команду «Изменить Объект-фильм»);

· закрити діалогові вікна кнопками «ОК».

Кліп - це анімація. Налагодження анімації кліпу - це налагодження анімації входу і виходу кліпу. Тому ефекти анімації кліпу треба налагоджувати так, щоб

Звукові і відео файли із колекції

Інструмент «Коллекция картинок» призначений для керування файлами мультимедіа:

· знаходження файлів мультимедіа, які зберігаються на даному комп'ютері;

· використання файлів мультимедіа із галереї Microsoft Office;

· завантаження звукових та відео файлів, які знаходяться на сайті Office Online.

Щоб скористатися звуковими чи відео файлами із колекції, необхідно виконати такі дії:

· виконати команду «Вставка» «Фильмы и звук» «Фильм из коллекции…» або «Звук из коллекции…» - з'явиться вікно діалогу «Вставка фильма» або «Вставка звука» відповідно;

· відкрити папку потрібного розподілу…

Якщо відкрита папка із колекції є порожньою, що ймовірно, то стандартна колекція не встановлена на даному комп'ютері. Якщо комп'ютер підключений до Web- вузла Clip Gallery Live, знайти і завантажити з нього потрібний фільм чи звук.

Щоб завантажити фільм чи звук з Web- вузла Clip Gallery Live, необхідно виконати такі дії:

· у вікні «Вставка фильма» (або «Вставка звука») натиснути кнопку «Клипы в Интернете»;

· у вікні «В Интернете можно найти…» натиснути кнопку «ОК» - завантажиться Web-сторінка з кліпами;

вибрати потрібні кліпи. Вони автоматично будуть завантажені в колекцію.

РОЗДІЛ IV. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПРАЦІ ПРИ РОБОТІ З КОМП'ЮТЕРНОЮ ТЕХНІКОЮ

Науково-технічний процес призводить до корінної зміни характеру і засобів праці. Цей процес створює для людини велику кількість благ:

- зменшує фізичне навантаження;

- робить працю інтелектуальною, цікавою, різноманітною;

- розвиває творчі здібності людини.

Широке впровадження комп'ютерної техніки істотно підвищує продуктивність праці.

Особи, допущені до роботи з комп'ютерною технікою, зазнають впливу небезпечних і шкідливих виробничих факторів, таких як монотонність, підвищена температура зовнішнього середовища, відсутність або недостатня освітленість робочої зони, електричний струм, статистична електрика та інших.

Праця багатьох працівників пов'язана з впливом психофізичних факторів, таких як розумове перевантаження, перенапруження зорових і слухових аналізаторів, емоційні перевантаження.

Нещасні випадки під час роботи за комп'ютерами можуть статися внаслідок дій фізично-небезпечних виробничих факторів при підключенні периферійних пристроїв зі знятим кожухом корпусу системного блока, при ураженні електричним струмом, виконанні працівниками невластивих для них робіт. Електричні установки становлять потенційну небезпеку для людини як у процесі експлуатації, так і під час проведення профілактичних робіт.

Освітлення робочого місця та робочого приміщення

Робоче місце - це обладнаний технічними засобами (засобами відображення інформації, органами управління, допоміжним обладнанням) простір, де здійснюється діяльність виконавця (або групи виконавців).

Вимоги до освітлення для візуального сприймання користувачами інформації з двох різних носіїв (з екрана ПК та паперового носія) різні.

Надто низький рівень освітленості погіршує сприймання інформації при читанні документів, а надто високий призводить до зменшення контрасту зображення знаків на екрані. При 10 % зменшенні освітленості працездатність знижується на 1 %. Освітленість можна варіювати від 300 до 700 лк. Оптимальною освітленістю робочих приміщень для роботи з відеотерміналом є освітленість від 300 до 500 лк.

Освітлення робочого місця повинно бути змішаним (природним та штучним). Доцільно, щоб орієнтація світлових отворів для приміщення з ВДТ була на північ. Природне освітлення повинно здійснюватись у вигляді бічного освітлення.

Слід передбачити наявність сонцезахисних засобів, що знижують перепади яскравості між природним світлом та свіченням екрана ЕОМ. Необхідно використовувати плівки з металізованим покриттям або жалюзі, що регулюються. Світлорозсіюючі штори повинні мати коефіцієнт відбивання 0,5-0,7.

Робоче місце оператора ЕОМ повинно бути розташоване так, щоб в поле зору не потрапляли вікна або освітлювальні прилади. Коли штучне освітлення змішується з природним, рекомендується використовувати лампи за спектральним складом, які є найбільш близькі до сонячного світла.

Штучне освітлення у приміщеннях з ЕОМ здійснюється у вигляді комбінованої системи з використанням люмінесцентних джерел світла у світильниках загального освітлення, які розташовують над робочими поверхнями у рівномірно-прямокутному порядку. Пульсація люмінесцентних ламп не повинна перевищувати 10 %. Вікна бажано розміщувати з одного боку робочих приміщень.

Відношення яскравості екрану комп'ютера до яскравості оточуючих його поверхонь не повинно перевищувати у робочій зоні 3:1.

На робочому місці має бути забезпечена рівномірна освітленість за допомогою переважно відбитого або розсіяного світлорозподілу світлових відблисків з клавіатури, екрана та від інших частин відеотермінала (ВДТ) з обох його сторін.

Вимоги до організації приміщення

Широке використання комп'ютерної технології повинно супроводжуватись прагненням поліпшити обстановку на робочому місці, яка сприятиме збереженню високої працездатності та створюватиме сприятливі умови для співпраці користувачів ПЕОМ.

Приміщення повинні мати змішане освітлення. Доцільно обирати орієнтацію вікон на північ або північний схід. На вікнах повинні бути жалюзі, що регулюються, або штори, що дають можливість їх повністю закривати.

Робочі місця з ПЕОМ повинні, як правило, розміщуватись в окремих приміщеннях. У випадку розміщення робочих місць у спеціальних залах або приміщеннях з джерелами небезпечних (шкідливих) виробничих факторів, вони повинні розташовуватись у повністю ізольованих кабінетах з природним освітленням та організованим повітрообміном. Площа, на якій розташоване одне робоче місце з ВДТ, повинна становити не менше як 6,0 м ², об'єм приміщення - не менше як 20 м^3.

Поверхня підлоги має бути рівною, неслизькою, зручною для очищення та вологого прибирання, мати антистатичні властивості.

Забороняється застосовувати для оздоблення інтер'єру полімерні матеріали, що виділяють у повітря шкідливі хімічні речовини.

Техніка безпеки при роботі з ПК

До самостійної роботи на комп'ютерах допускаються особи, які пройшли медичний огляд, навчання по професії, вступний інструктаж з охорони праці та первинний інструктаж з охорони праці на робочому місці.

В подальшому вони проходять повторні інструктажі з охорони праці на робочому місці один раз на півріччя, періодичні медичні огляди один раз на два роки.

Під час роботи на комп'ютерах можуть діяти такі небезпечні та шкідливі фактори, як:

- фізичні;

- психофізіологічні.

Основним обладнанням робочого місця користувача комп'ютера є монітор, системний блок та клавіатура.

Робочі місця мають бути розташовані на відстані не менше 1,5 м від стіни з вікнами, від інших стін на відстані 1м, між собою на відстані не менше 1,5 м. Відносно вікон робоче місце доцільно розташовувати таким чином, щоб природне світло падало на нього збоку, переважно зліва.

Робочі місця слід розташовувати так, щоб уникнути попадання в очі прямого світла. Джерела освітлення рекомендується розташовувати з обох боків екрану паралельно напрямку погляду. Для уникнення світлових відблисків екрану, клавіатури в напрямку очей користувача, від світильників загального освітлення або сонячних променів, необхідно використовувати антиполискові сітки, спеціальні фільтри для екранів, захисні козирки, на вікнах - жалюзі.

При роботі з текстовою інформацією (в режимі введення даних та редагування тексту, читання з екрану) найбільш фізіологічним правильним є зображення чорних знаків на світлому (чорному) фоні.

Монітор повинен бути розташований на робочому місці так, щоб поверхня екрана знаходилася в центрі поля зору на відстані 400-700 мм від очей користувача. Рекомендується розміщувати елементи робочого місця так, щоб витримувалася однакова відстань очей від екрана, клавіатури, тексту.

Зручна робоча поза при роботі з комп'ютером забезпечується регулюванням висоти робочого столу, крісла та підставки для ніг. Раціональною робочою позою може вважатися таке положення, при якому ступні працівника розташовані горизонтально на підлозі або підставці для ніг, стегна зорієнтовані у горизонтальній площині, верхні частини рук - вертикальні. Кут ліктєвого суглоба коливається в межах 70-90°, зап'ястя зігнуті під кутом не більше ніж 20°, нахил голови 15-20°.

Для нейтралізації зарядів статичної електрики в приміщенні, де виконується робота на комп'ютерах, в тому числі на лазерних та світлодіодних принтерах, рекомендується збільшувати вологість повітря за допомогою кімнатних зволожувачів. Не рекомендується носити одяг з синтетичних матеріалів.

Вимоги безпеки перед початком роботи:

1. увімкнути систему кондиціювання в приміщенні;

2. перевірити надійність встановлення апаратури на робочому столі. Повернути монітор так, щоб було зручно дивитися на екран - під прямим кутом (а не збоку) і трохи зверху вниз, при цьому екран має бути трохи нахиленим, нижній його край ближче до оператора;

3. перевірити загальний стан апаратури, перевірити справність електропроводки, з'єднувальних шнурів, штепсельних вилок, розеток, заземлення захисного екрана;

4. відрегулювати освітленість робочого місця;

5. відрегулювати та зафіксувати висоту крісла, зручний для користувача нахил його спинки;

6. приєднати до системного блоку необхідну апаратуру. Усі кабелі, що з'єднують системний блок з іншими пристроями, слід вставляти та виймати при вимкненому комп'ютері;

7. ввімкнути апаратуру комп'ютера вимикачами на корпусах в послідовності: монітор, системний блок, принтер (якщо передбачається друкування);

8. відрегулювати яскравість свічення монітора, мінімальний розмір світної точки, фокусування, контрастність. Не слід робити зображення надто яскравим, щоб не втомлювати очей.

Рекомендується:

- яскравість свічення екрана - не менше 100Kg/M ²;

- відношення яскравості монітора до яскравості оточуючих його поверхонь в робочій зоні - не більше 3:1;

- мінімальний розмір точки свічення не більше 0,4 мм для монохромного монітора і не менше 0,6 мм для кольорового, контрастність зображення знаку - не менше 0,8.

При виявленні будь-яких несправностей роботу не розпочинати, повідомити про це керівника.

Вимоги безпеки під час виконання роботи:

- необхідно стійко розташовувати клавіатуру на робочому столі.

Під час роботи на клавіатурі сидіти прямо, не напружуватися;

- для забезпечення несприятливого впливу на користувача пристроїв типу ”миша” належить забезпечувати вільну велику поверхню столу для переміщення ”миші” і зручного упору ліктьового суглоба;

- не дозволяються зайві розмови, подразнюючі шуми;

- періодично при вимкненому комп'ютері прибирати ледь змоченою мильним розчином бавовняною ганчіркою порох з поверхонь апаратури. Екран ВДТ та захисний екран протирають ганчіркою, змоченою у спирті. Не дозволяється використовувати рідинні або аерозольні засоби чищення поверхонь комп'ютера.

Забороняється:

- самостійно ремонтувати апаратуру. Ремонт апаратури здійснюється спеціалістами з технічного обслуговування комп'ютера, 1 раз на півроку повинні відкривати процесор і вилучати пилососом пил і бруд, що накопичилися;

- класти будь-яку предмети на апаратуру комп'ютера;

- закривати будь-чим вентиляційні отвори апаратури, що може призвести до її перегрівання і виходу з ладу.

Для зняття статичної еклектики рекомендується час від часу доторкатися до металевих поверхонь.

Розташувати принтер необхідно поруч з системним блоком таким чином, щоб з'єднувальний шнур не був натягнутий. Забороняється ставити принтери на системний блок.

Для досягнення найбільш чистих, з високою розподільністю зображень і щоб не зіпсувати апарат, має використовуватися папір, вказаний в інструкції до принтера. При зминанні паперу потрібно відкрити кришку і обережно витягнути лоток з папером.

Правила зберігання картриджа.

Забороняється:

- зберігати картриджі без упаковки;

- ставити картриджі вертикально;

- перевертати картридж етикеткою донизу;

- відкривати кришку валика і доторкатися до нього;

- самому заповнювати використаний картридж.

Вимоги безпеки після закінчення роботи:

- закінчити та записати у пам'ять комп'ютера файл, що знаходиться в роботі;

- вимкнути принтер та інші периферійні пристрої. Штепсельні вилки витягнути з розеток. Накрити клавіатуру кришкою запобігання попаданню в неї пилу;

- прибрати робоче місце;

- ретельно вимити руки теплою водою з милом;

- вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне електроживлення;

- пройти в спеціально обладнаному приміщенні сеанс психофізіологічного розвантаження і зняття втоми з виконанням спеціальних вправ аутогенного тренування.

ВИСНОВОК

Документування управлінської діяльності полягає у записі за встановленою формою необхідної для управління інформації, тобто у створенні документів. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.У різних організаціях склад і кількість створюваних документів різні.

- Комплект документів визначається:

- Колом питань, що вирішуються організацією в процесі діяльності;

- Обсягом і характером компетенції установи;

- Обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями.

Об'єднуючи операції з інформаційно-документаційного обслуговування управління, діловодство є його головною забезпечує функцією. Управління організацією (підприємством, установою) неможливо здійснювати без використання документів. Від того, наскільки правильно складені і оформлені документи, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення. У документах відображається та обліковується діяльність організації, в них зафіксовані важливі рішення, що впливають на роботу всього підприємства. При перевірці роботи організації, проведенні ревізії перевіряють особливо документи. Тому ведення багатьох документів наказано законами. Правила оформлення документів закріплені в правових і нормативних актах, органи місцевого самоврядування, органи управління комерційних і некомерційних організацій та їх об'єднань. Вимоги до оформлення документів також закріплені в державних стандартах на документацію. Стандарт, як інформативно-технічний документ (зразок, еталон, модель) встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації. Застосування стандартів на практиці сприяє поліпшенню якості документів, і як наслідок більш ефективної діяльності організації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документа-ції. Вимоги до оформлення документів. Введ. 2003-07-01. - М.: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 2003.

2 Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р . № 536. - М., 2006.1.Сальнікова І.І. Microsoft Power Point

3.Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

4 Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005. - 216 с.

5 Кузнєцова Т.В., Кузнєцов С.Л. Кадрове діловодство. - М.: ТОВ «Інтел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

6 Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

7. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархів; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнецов та інших; Заг. ред. М.В. Ларін, О.М. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

8.Панфілова Т.О., Кондратьєва Т.М. Документознавство і діловодство: Навчально-методичний комплекс. - Тюмень: Видавництво ТюмГУ, 2005. - 272 с

9.Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 45.

10. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 46.

Там же. - С. 46.

11. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 79.

12. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 86.

Размещено на Allbest.ru

...