Контроль в управлінні та його місце в забезпеченні ефективного функціонування організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

Сутність і зміст контролю в управлінні та його місце в забезпеченні ефективного функціонування організації

Вступ

На діяльність організації впливають численні чинники зовнішнього і внутрішнього середовища, які передбачити з достатньою мірою ймовірності не завжди вдається. Змінюються умови довкілля та організація повинна до них адаптуватися. З допомогою контролю встановлюються обмеження, внаслідок чого виключається можливість дій, які завдають шкоди організації.

Основне завдання контролю залежить від установки стандартів, якими слід керуватися і під час завдань, вимірі фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у разі, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів. Виконання менеджерами функцій контролю починається разом з виконанням функції планування у процесі вироблення цілей і завдань організації. Контроль є невід'ємною частиною процесу управління у будь-який організації.

Добре продумані плани і організаційні структури який завжди можуть забезпечити досягнення поставленої мети зміну законів, технологій, умов конкуренції, та інших чинників довкілля. А, щоб підготуватися та відреагувати належним чином та такі зміни, організаціям потрібен ефективний механізм своєчасної оцінки ними цих факторів змін. Такий механізм може бути з урахуванням контролю. Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Актуальність нашого дослідження відповідає думці, що ефективна система внутрішнього контролю не має раціональної системи управління. На сучасному розвитку ринкової економіки система внутрішнього контролю є невід'ємною частиною системи управління багатьох підприємств, особливо публічних, акції яких котируються на біржах. Наприклад, у США було ухвалено Закон Сарбейнза - Окслі, який, крім іншого, передбачає наявність в публічних компаніях завіреного аудитором звіту про діяльність її системи внутрішнього контролю. Нині є актуальними практичні запитання внутрішнього управлінського контролю та їх методика загалом.

Контроль допомагає також визначити, які саме з застосовуваних способів досягнення мети виявилися найефективнішими і які невдалими отже, фірми визначають, у яких галузях вони мають розширюватися, а яких слід звернути своєї діяльності.

У нашому дослідженні визначаємо місце управлінського контролю у системі управління організацією, цьому присвячений перший розділ. У другому розділі проведемо дослідження, як покращити управління на підприємстві з урахуванням теоретичних проблем досліджених у першому розділі. У третій частині роботи проведемо розрахунки за даними.

1. Поняття контролю в управлінні та його основні завдання

Термін «контроль» має французьке походження: соntrоlе - перевірка або спостереження з метою перевірки. Французьке соntrоlе утворилось від латинського соntrа - протидія і rоlе - ступінь впливу, значення, участь у чомусь. У такому розумінні термін «контроль» означає перевірку або спостереження з метою протидії чомусь небажаному в організації.

Слово «контроль», як й слово «влада» породжує передусім негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, примус, відсутність самостійності і т.д. - все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Внаслідок такого сприйняття, контроль відноситься до числа функцій управління, суть яких розуміється правильно. Якщо запитати менеджера, що означає контроль, то він відповість, що це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках.

Фахівці з управління дають різні, взаємодоповнюючі визначення контролю.

Контроль - це:

? процес забезпечення досягнення організацією визначених цілей;

? систематичний процес, за допомогою якого менеджери регулюють діяльність організації, забезпечують її відповідність планам, цілям, нормативним показникам;

? постійне порівняння запланованих результатів з реально одержаними;

? систематичне спостереження і перевірка процесу функціонування відповідного об'єкта з метою встановлення його відхилень від заданих параметрів.

Одним з аспектів контролю є забезпечення дотримування певних норм і правил. Однак зводити контроль до деяких обмежень, що виключають можливість шкідливих дій і змушують кожного вести себе строго, дисципліновано - означало б основне завдання управління не побачити.

Контролювання є однією з чотирьох головних управлінських функцій в організаціях. Функція контролю, відповідно, має чотири головні завдання. Правильно спроектована система контролю здатна виконати кожне з цих завдань.

Контроль забезпечує організацію засобами для пристосування до зміни середовища, зменшення нагромадження помилок, долання складних організаційних проблем та мінімізації витрат.

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось. За його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.

Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання нормативно встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу. Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.

До основних економічних категорій, що стосуються контролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо[1].

Контроль - це одна з функцій управління виробництвом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі.

Трактування терміну «контроль» залежить від об'єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття «контроль в управлінні» необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

? як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;

? як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;

? як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень.

Основна мета контролю полягає у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у запобіганні можливим помилкам.

Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні - всебічна діяльність об'єктів, що контролюються.

Основні завдання контролю:

? визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний момент часу;

? прогнозування стану та поведінки об'єкта та його частини на визначений майбутній період часу;

? зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини так, щоб при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхідні та оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини;

? завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);

? збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;

? забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.

1.1 Управлінський контроль у процесі у процесі управління організацією

Місце і ролі управлінського контролю

У ринкових умовах контроль виступає важливим засобом організації та регулювання всіх видів діяльності. Проникаючи у всі сфери правовідносин, адже він зачіпає інтереси мільйонів людей, тисяч організацій. У цьому стає необхідною організація контролю, яка забезпечувала б прийняття оперативних управлінських рішення. Контроль, вишукуючи слабкі сторони, дозволяє оптимально використовувати ресурси, вводити на дію резерви, і навіть уникати кризових ситуацій.

Система контролю складається з таких елементів: суб'єкт контролю (хто контролює); об'єкт контролю (кого контролюють); предмет контролю (що контролюють); принципи контролю; метод (методики) контролю (з яких контролюють); техніка й технологія контролю; процес контролю; збирання та обробка вихідних даних щодо контролю; результат контролю та видатки його виконання; суб'єкт, приймає рішення за результатами контролю.

Уся сукупність перелічених елементів може також ставитися і внутрішньо фірмового контролю як найважливішої складової частини загальної системи фінансово-господарського контролю.

Від того, як організовано систему внутрішньофірмового контролю (>СВК), залежить як схоронність потребує матеріальних та коштів підприємства. Правильно організований контроль дозволяє, як своєчасно знайти вади на діяльності підприємства, так і вчасно вжити заходів для їх усунення.

Процес управління організацією проходить такі основні стадії:

- планування - збирання та обробка інформації, вироблення управлінського рішення;

- організація та регулювання реалізації управлінського рішення;

- збір, вимір, реєстрація та обробка інформації, що стосується виконання управлінського рішення;

- аналізують інформацію, отриманої на стадії обліку, деякі компоненти, їх вивчення і - оцінка до ухвалення оптимальних управлінські рішення.

Кожна з вище перерахованих стадій чергується зі стадіями контролю. Потім новий цикл безперервного процесу управління організацією. Отже, стадія контролю у процесі управління має двоїсту роль. З одного боку, стадії контролю незмінно чергуються з іншими стадіями у процесі управління. З іншого боку, контроль забезпечує оптимальний процес управління з кожної стадії. Тому стадію контролю у відношення до іншим слід розглядати, як упорядкована ланка управлінського процесу.

У зв'язку з тим, що у будь-який стадії процесу управління неминучі різні відхилення дійсного стану від необхідного, то тут для здобуття права потрібно своєчасно мати інформацію про відхилення, що перевищують допустимі значення, необхідний внутрішній контроль.

Головною особливістю внутрішнього контролю є його двоїста роль у процесі управління організацією. Будь-яка управлінська функція обов'язково інтегрована з контрольної. Внутрішній контроль, здійснюваний легітимними особами є елементом кожної стадії процесу управління, відособленою стадією процесу управління та усіх інших стадій. У межах нашого дослідження ми розглядаємо саме управлінський контроль і ланки внутрішнього контролю[3].

У разі ринкових відносин основна увага загострюється не так на кінцевих результатах, скільки на умовах її досягнення. Можливість виділити найважливіші, пріоритетні, напрями виробничої діяльності дозволяє зосередити увагу управлінської ланки на важливих ділянках, збільшити ефективність контрольних операцій та робіт. Внутрішній контроль охоплює як всю виробничо-господарську діяльність структурних підрозділів, так і підприємство у цілому. Головне призначення управлінського контролю полягає у безупинному, суцільному і системному спостереженні за виробничою діяльністю всіх структурних підрозділів у цілях виявлення резервів зростання його ефективності, забезпечення схоронності потребує матеріальних та фінансових ресурсів, усунення причини і умов, що породжують безгосподарність, і основі прийняття оптимальних управлінських рішень.

При здійсненні внутрішнього контролю основна увага приділяється центрам відповідальності, очолюваним керівниками, що відповідають за результати своєї роботи. У зв'язку з тим, що в управлінському обліку розрізняють центри відповідальності: витрат, виручки та одержання прибутку, то тут для цілей управлінського контролю діють ці самі центри відповідальності є і центрами контролю.

Наукові підстави управлінського контролю

Розглянемо важливі класифікаційні ознаки внутрішнього контролю.

1. Загальнонаукові методичні прийоми контролю: аналіз, синтез, індукція, дедукція, редукція, аналогія, моделювання, абстрагування, експеримент.

2. Власні емпіричні методичні прийоми контролю: інвентаризація, контрольні виміри робіт, контрольні пуски устаткування, формальна і арифметична перевірки, зустрічна перевірка, спосіб зворотного рахунку, метод зіставлення однорідних фактів, службове розслідування, експертизи різних видів, сканування, логічна перевірка, письмове та усне опитування.

3. Специфічні прийоми суміжних економічних наук: прийоми економічного аналізу, економіко-математичні методи, методи теорії ймовірностей і математичної статистики.

Під системою управлінського контролю розуміється сукупність організаційної структури, методик і процедур, прийнятих керівництвом економічного суб'єкта як кошти для упорядкованого й ефективного ведення господарську діяльність, яка, зокрема, включає організовані всередині даного економічного суб'єкта сили, нагляд і перевірку дотримання вимог законодавства, точності і дію повноти документації бухгалтерського обліку, своєчасності підготовки достовірної бухгалтерської звітності, запобігання помилок, і спотворень, виконання наказів і розпоряджень, забезпечення схоронності майна організації.

Мета системи управлінського контролю - своєчасно запобігти нераціональній чи неправильній дії, і навіть помилки при обробці інформації.

Система управлінського контролю складається з п'ятьох пов'язаних один з одним компонентів:

- контрольна середовище;

- оцінка ризиків;

- інформація, і мережі;

- моніторинг;

- існуючі контрольні процедури.

Компоненти структури управлінського контролю:

· контрольна середовище - дає загальну оцінку організації, її політики і процедурам.

· оцінка ризику - ідентифікація керівництвом ризиків.

· інформація і мережі - методи, використовувані для класифікації і відображення операцій та повідомлення ролей і управлінських обов'язків.

· моніторинг - процедури, необхідної оцінки якості застосування системи внутрішнього контролю на основі.

· існуючі контрольні процедури - політика та процедури, встановлені для гарантії те, що мета керівництва досягнуто.

Застосування й необхідність компонентів системи управлінського внутрішнього контролю залежить від розміру економічного суб'єкта, складності методології інформаційної обробки даних, характеристик керівництва.

1.2 Середовище застосування, функції і механізми реалізації управлінського контролю

Функції управлінського контролю

Управлінський контроль - це одна з функцій управління, без якої не можна реалізувати повною мірою й інші функцій управління: планування, організація, керівництво і мотивація. Так, планування має постійно враховувати реальні можливості змінних умов функціонування та розвитку фірм. Контроль покликаний забезпечувати правильну оцінку, реальну ситуацію і тим самим створювати передумови внесення коректив у заплановані показники розвитку, як окремих підрозділів, так і всієї фірми. Тому контроль виступає одним з головних інструментів вироблення політики та прийняття рішень, які забезпечують нормальне функціонування фірми і досягнення нею поставленої мети як і в довгостроковій перспективі, так і у питаннях оперативного керівництва[4].

У функцію контролю входять: збір, обробка і аналіз інформації по фактичних результатах господарської діяльності всіх підрозділів фірми, порівняння їх з плановими показниками, виявлення відхилень і аналіз причин цих відхилень; розробка заходів, необхідних для досягнення поставленої мети. У зв'язку з цим контроль розглядається як фіксування відхилень, аналіз причин відхилень і виявлення можливих тенденцій розвитку. Наявність відхилень у одному з ланок вимагатиме прийняття термінових рішень, що стосуються оперативної діяльності конкретного підрозділу.

На діяльність організації впливають численні чинники зовнішньою і внутрішньою середовища, які передбачити з достатньою мірою ймовірності не завжди вдається. Контроль належить до тих функцій управління, сутність яких завжди правильно розуміється людьми.

Важливою функцією управлінського контролю є розробка стандартної системи звітності, перевірка цієї звітності і її аналіз як за результатами господарської діяльності фірми загалом, так і кожного окремого підрозділу. Тому здійснення функцій контролю спирається насамперед на організацію системи обліку і звітності, що включає фінансові та виробничі показники роботи і проведення їх аналізу.

Щоб глибше зрозуміти сутність системи контролю, як важливу управлінську категорію, виявити особливості її складових, треба її класифікувати відповідно до різних ознак.

Вибір форми внутрішнього контролю залежить від складності організаційної структури, правової форми, видів тварин і масштабів діяльності, доцільності охоплення контролем різних сторін діяльності, відносини керівництва організації контролю. Однією з найбільш розвинених форм внутрішнього контролю є внутрішній аудит.

Організація внутрішнього контролю у формі внутрішнього аудиту властива великим та деяким середнім організаціям, котрим характерні: ускладнена організаційна структура, численність філій, дочірніх компаній; розмаїтість видів роботи і можливість їх кооперування; прагнення органів управління отримувати досить об'єктивну і незалежну оцінку дій менеджерів всіх рівнів управління. Крім завдань контрольного характеру, внутрішні аудитори можуть виконувати економічну діагностику, розробляти фінансову стратегію, вести маркетингові дослідження, управлінське консультування.

Сфери застосування контролю

Фірми широко використовують дві форми контролю: фінансовий (в якості основи загального управлінського контролю) і адміністративний. Фінансовий контроль здійснюється шляхом отримання від кожного господарського підрозділу фінансової звітності по найважливішим економічним показникам діяльності з стандартними формами, ідентичним місцевим і зарубіжних дочірніх компаній. Кількість позицій, і терміни уявлення звітності можуть бути різні. Зазвичай, більш детальна звітність представляється великими дочірніми фірмами і компаніями, які перебувають на найважливіших ринках. Вона лягає основою порівняння фактичних показників з планованими. Причому у центрі уваги перебувають такі показники як: рівень прибутку, витрати виробництва та їхнє ставлення до чистим продажах, ефективність капіталовкладень, забезпеченість власними засобами, фінансове становище (платоспроможність і ліквідність) та інші. Аналіз цих показників здійснюється окремо в кожному центру відповідальності (виробничо-господарської групі, виробничому відділенню, дочірню компанію), і навіть по фірмі загалом.

Організаційно-фінансовий контроль здійснюється на різних рівнях управління. На вищій ланці управління він ведеться через апарат контролера (центральна служба). Контроль над діяльністю виробничих відділень і дочірніх компаній здійснюється через їх бухгалтерію, фінансову службу, систему планування, які збирають і обробляють інформацію, що характеризує фактичні (переважно фінансові) результати діяльності у певний період, відхилення від планових показників і особливо, з показників за прибутком і затратам. Вони також аналізують ступінь виконання планів і відхилення. Оскільки система звітності відділень і дочірніх компаній зазвичай будується за такою самою формою, як і система планування, це полегшує здійснення контролю над виконанням планових показників.

Підвищення ролі функцій контролю під управлінням фірмами був із використанням автоматизованих інформаційних систем і електронно-обчислювальної техніки, що дозволило оперативно і передавати за призначенням інформацію, виробляти її обробку та аналіз, виявляти відхилення від намічених показників і вчасно приймати у зв'язку з цим термінові рішення. Це дозволило здійснювати систематичний контроль над виробництвом й збутовою діяльністю всіх підрозділів у поетапному її здійсненні, координувати і вносити необхідні корективи у зв'язку з зміною умов над ринком. Застосування електронно-обчислювальної техніки та автоматизованих систем сприяло посиленню централізації і оперативності контролю у управлінні, тобто перенесенню на вищий рівень керівництва контролю над діяльністю компанії.

Вплив на посилення контролю у глобальному масштабі справило використання сучасних засобів транспорту та зв'язку. Так, сучасне авіасполучення дозволяє здійснювати з метою контролю регулярні поїздки представників вищої ланки управління і центральних служб до закордонних дочірніх компаній, тобто підтримувати безпосередні особисті контакти з метою контролю. Багатопотужні фірми мають внутрішньофірмові системи зв'язку, які дозволяють набирати телефонний номер будь-якої закордонної дочірньої компанії і здійснювати повсякденний контроль над її оперативною діяльністю. Усе це сприяє підвищенню централізованого контролю над діяльністю кожного підрозділу фірми незалежно з його місцезнаходженням і веде до обмеження автономності закордонних компаній. Інакше висловлюючись, з'явилися матеріальні передумови і основа для об'єднання територіально роз'єднаних численних дочірніх компаній у єдиний механізм.

Система централізованого контролю дозволяє підтримувати певне поєднання централізації і децентралізації під управлінням, оскільки передбачає передачу контролю над оперативної діяльністю низових ланок (виробничих відділень, дочірніх компаній, заводів) керівникам відповідних підрозділів[9].

У цьому рівні здійснюється контроль над відповідністю господарських результатів показників, запланованим у бюджеті; виробляється порівняння обсягу фактичних і планованих продажів; аналізується зміна частки фірми над ринком як загалом, так і щодо окремих продуктів і сегментів ринку, стан портфеля замовлень. Такий контроль зазвичай називають оперативним контролем (і навіть адміністративним, чи тактичним) на відміну від загального, стратегічного контролю. Оперативний контроль покликаний систематично ознайомитися з забезпеченням виконання наміченої поточним плануванням виробничої програми, тому його, зазвичай, об'єднують з плануванням на єдину функцію оперативно керувати. У той самий час загальний управлінський контроль спрямований на рішення стратегічних завдань і досягнення поставленої мети шляхом ефективнішого використання наявних і тісно пов'язаних з ними перспективного планування. Тому загальний управлінський контроль вимагає централізації, тоді як оперативний контроль - децентралізації.

Разом з тим, контроль дає можливість вільно використовувати переваги як самостійності підрозділів, так і ефективного керівництва з єдиного центру. Функція контролю, як і й третя функція планування, служить найважливішим засобом централізації управління з боку вищого керівництва фірми і водночас дозволяє досягати оптимального поєднання централізації і децентралізації під управлінням фірмою загалом.

Етапи управлінського контролю

У процесі контролю є три чітко помітних етапи: вироблення стандартів і критеріїв, порівняння з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій. На кожному з етапів виконується комплекс спеціалізованих робіт.

Перший етап процедури контролю демонструє, наскільки тісно взаємопов'язані функцій контролю із плануванням. Стандарти - це конкретна мета, прогрес проти яких піддається виміру. Усі стандарти, використовувані контролем, повинні бути обрані з багатьох цілей, встановлених у процесі планування.

Цілі, які можна використати в ролі стандартів контролю, відрізняють дві дуже важливі особливості. Вони характеризуються наявністю тимчасових рамок, у яких має бути виконана робота, і конкретний критерій, з допомогою якого можна оцінити результат виконаної роботи. Конкретний критерій і певний період (наприклад, рік) називаються показниками результативності. Показники результативності точно визначають те, що має бути отримано у тому, щоб домогтися поставленої мети. Легко встановити показники результативності для таких величин як прибуток, обсяг продажу, вартість матеріалів, тобто для таких, які піддаються кількісному вимірюванню[6].

Другий етап процесу контролю полягає у зіставленні реально досягнутих результатів із встановленими стандартами. Аналізуючи цей етап керівництво визначає, наскільки досягнуті результати відповідають запланованим. У випадку виявлення відхилень від стандартів приймають рішення по тому, наскільки вони припустимі. Тому хороший стандарт системи контролю передбачає масштаб допустимих відхилень, у якому відхилення отриманих результатів від намічених не повинен викликати тривоги.

Визначення масштабу допустимих відхилень - питання кардинально важливе. Якщо взяти занадто великий масштаб-то проблеми можуть придбати грізні обриси. Але беручи занадто маленький масштаб, організація реагуватиме на дуже невеликі відхилення.

Третій етап, у якому менеджер має прийняти рішення: усунути відхилення, переглянути стандарт або нічого не робити.

Нe всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть стати нереальними, оскільки вони грунтуються на планах, а плани - це лише прогнози майбутнього і вони можуть стати нездійсненними. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти. З іншого боку, іноді виявляється, що їх важко виконати. Тому стандарти слід переглянути у бік зниження. Стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, фактично роблять марними прагнення працівників і менеджерів досягти сформульованих цілей і зводять нанівець всю мотивацію.

І, нарешті, може бути випадок, коли зіставлення фактичних результатів до стандартів свідчить, що встановленої мети досягаються. Отже, можна продовжувати вимірювати результати, не змінюючи стандарти повторюючи цикл контролю.

Під час розробки процедури контролю менеджер має приймати до уваги поведінку людей, оскільки контроль сильно діє на психічний стан працівників. Часто можна буде зробити процес контролю навмисне видимим, наочним, оскільки мета контролю не у тому, щоб зафіксувати помилки чи шахрайство, суть у тому, щоб запобігти їх й у кінцевому підсумку, досягти поставленої мети.

Але наочність контролю може викликати негативний результат. Якщо співробітники знають встановлені стандарти всю процедуру контролю, то всі вони, зазвичай, прагнуть зафіксувати вимір результатів роботи на рівні, що гарантує найвищу винагороду лише в областях, де відбувається вимір. Такий тип поведінки називається поведінкою, орієнтованим для контролювання.

1.3 Ефективність управлінського контролю

Щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він має відповідати кільком важливим вимогам:

- стратегічна спрямованість, контроль повинен відбивати загальні пріоритети організації та підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду у кількісному вигляді чи виміру її результативності за принципом витрати (ефект будь-коли повинен служити критерієм на вирішення, чи потрібно вводити механізму контролю).

- орієнтація на результати, кінцева мета контролю не у тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти виявити проблеми, а суть у тому, щоб вирішити свої завдання, які стоять перед організацією. Проведення вимірів і оповіщення про результати важливо лише як інструмент досягнення цієї мети. Необхідно старанно стежити, щоб засіб контролю не займав важливішого місця, ніж справжня мета організації. Марно мати велику і точну інформацію про різноманітні відхилення від поставленої мети, якщо ця інформація немає реалізації коригувальних дій. Отже, щоб бути ефективним, контроль може бути інтегрований з іншими функціями управління. У результаті контроль може бути ефективним тільки тоді, коли організація фактично сягає бажаних цілей і може сформулювати нову мету, що забезпечить її у майбутньому.

- відповідність контрольованому виду діяльності, щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Вони повинні об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що справді важливо. Механізм, який не підходить контролю може скоріш маскувати, а не збирати критично важливу інформацію.

- своєчасність, щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю не у винятково високій швидкості чи частоті його проведення, а у часовому інтервалі між проведенням вимірів чи оцінок, який адекватно відповідає контрольованому явищу

- гнучкість, контроль, як і плани, має бути досить гнучким і пристосовуватися до змін. Незначні зміни планів нечасто трапляються пов'язані з необхідністю серйозних змін - у систему контролю. Без достатнього ступеня гнучкості контроль буде ефективним тоді, коли він призначається.

- простота, зазвичай, найефективніший контроль - це найпростіший контроль з погляду тих цілей, котрим він призначений. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше у тому, якщо контроль надто складна, то він не може бути ефективним. Надлишкова складність контролю веде до безладдя, що можна назвати синонімом втрати контролю за ситуацією. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, котрі взаємодіють із системою контролю та що реалізують її.

- економічність, дуже рідко за допомогою контролю прагнуть досягти досконалості у роботі організації. Ніколи не треба говорити, що всі кошти, організації, повинні спричиняти збільшення її переваг і доходів. Витрати засобів мають наближати організації поставленим цілям. Отже, якщо сумарні видатки систему контролю перевершують створювані нею переваги, організації краще використати цю систему контролю або ж взагалі запровадити менш ретельний контроль.

1.4 Психологічні особливості реалізації функцій контролю

А. Файоль дав таке визначення контролю: «На підприємстві контроль у тому, щоб перевіряти, чи все виконується відповідно до планів, розробленими інструкціями і встановленими принципами. Його мета - виявлення слабких місць та системні помилки, своєчасно виправити їх і не допускати повторення. Контролюється все: предмети, люди, дії». Якщо сформулювати це коротко, можна сказати, що контроль - це процес, з установки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у разі, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Методи контролю - способи перевірки стану речей, визначення ефективності ходу роботи, виконання рішень, дотримання вимог законодавства, норм моралі. Інспекція, ревізія виробничої краще й господарської діяльності, комплексна перевірка, вибіркова перевірка, усний чи письмовий звіт, заслуховування доповіді, опитування суспільної думки, контрольні запис у журналі, взаємний контроль. Здійснюючи ці заходи, керівник реалізує функцію контролю. Залежно від управління, контрольованій сфери діяльності, методи будуть різнитися, але з суті, контроль - це варіант зворотного зв'язку у складній системі.

Контроль здійснюють люди і він впливає на діяльність людей. Тому з урахуванням їхніх психологічних особливостей поведінки будувати його систему не можна. Існує дві виду контролю: зовнішній і внутрішній. Ідея зовнішнього контролю у тому, що працівники краще виконують свої обов'язки тоді, якщо їх діяльність перебуває під контролем, і навіть точно знають, яке заохочення отримають за добре виконану роботи і яке покарання понесе за роботу. Психологи відзначають кілька причин для того щоб поліпшити роботу при зовнішньому контролі: керівництво використовує інформацію отриману після проведення робіт для оцінки діяльності співробітників; підвищену увагу до контролю означатиме, що цей розмах увійшов у розділ важливих; більшість людей люблять бачити результат своєї праці, а контроль зробив їх результат всезагальним.

Інакше виглядає система внутрішнього контролю, виходячи з колективного визначення цілей організації та її підрозділів. Цей контроль служить задля здобуття права зафіксувати помилки, а здобуття права запобігти їм, підказати людям, як їм краще працювати. Самоконтроль можливий лише в умовах переважання морально-психологічного клімату у колективі. Тому найчастіше внутрішній і зовнішній контроль використовують разом, хоча наголос робиться або на одне, або на інше.

Щоб знайти хороше дозування кожного необхідно враховувати ряд обставин:

1. Наскільки сумісна стратегія контролю та стиль управління організацією.

2. Зовнішній контроль доцільно використати у тому випадку, коли є нагода отримати оцінку виконаної роботи співробітників і підставі усього цього вимагати від них доручену справу.

3. Під час проведення контролю необхідно враховувати характер підлеглих і мікроклімат колективу, де вони працюють.

Незалежно від цього, який контроль переважатиме потрібно, докласти зусиль, щоб негайно усунути його можливі негативні наслідки. Необхідно:

1. встановити осмислені стандарти що мисляться співробітниками організації;

2. встановити двостороннє спілкування;

3. уникати надмірного контролю;

4. встановлювати жорсткі, але досяжні стандарти (хороший менеджер завжди відчуває різницю у потребах та обмежених можливостях підлеглих, й встановлює стандарти з урахуванням їх);

5. винагороджувати за досягнення стандартів.

Методи психологічного впливу керівництва на результативність праці підлеглих

Існують психологічні передумови оптимальної реалізації функцій контролю. У цьому важливо, що подібні (зовні) порушення діяльності можуть мати різні психологічні причини. Приміром, порушення періодичності контролю, не оптимальне виділення параметрів і критеріїв контролю можуть відбуватися і натомість вираженої хронічної перевтоми, і навіть за відсутності навичок реалізації контролю. Діагностичні показові порушення, зумовлені неадекватною мотивацією контролю. Це виявляється у спотворенні спрямованості контролю. І тут критеріями ефективності виступають не показники стану організації у контексті основних цілей і завдань, які перед нею стоять, але в першому плані висуваються вузькі групові і індивідуальні цілі. Досить типовими є випадки, коли контроль і результативний, і поточний організується щодо діяльності конкретної особи чи групи з єдиною метою зміни їхнього статусу у межах формальної організації. Це знаходить свій відбиток у критеріях, параметрах оцінок, у виборі процедур, періодичності і суб'єктів цієї бурхливої діяльності. Відомі ситуації, як у організаціях чи конкретних підрозділах працювали відразу кількох контролюючих груп, які мають як вищі управління, так і громадські організації.

Трапляються також випадки, коли контроль розглядається конкретним керівником як здійснення психологічного тиску на нижчий рівень управління, тобто на підлеглого. Контроль використовують як засіб формування не оптимального функціонального стану, зокрема, підвищеної стривоженості. На цьому психологічному фоні можливе підвищення сугестивності підлеглого, зміна вольових якостей, що дозволяє легше втягнути їх у діяльність, якої вимагає контролююча інстанція. В узагальненому вигляді схема такої взаємодії приблизно така: контролює інстанція, або приватна особа, яке здійснює перевірку, фіксує увагу на помилках, недоробках порушеннях у діяльності підконтрольного особи. З огляду на рольові невизначеності практично будь-якого керівника можна експортувати ситуацію, коли складається враження, що у роботі дуже багато порушень, відхилень і недоробок. Контролююча інстанція, зробивши висновок про рівень некомпетентності, фіксує висновок на тому, що є єдиний спосіб реабілітуватися, позитивно зарекомендувавши себе за виконання певного завдання. Результати контролю, оцінки контролюючого особи зачіпають проблему задоволення актуальних для виконавця потреб. Контролююче обличчя намагається змусити виконавця переживати стан невизначеності щодо можливості задовольняти ці актуальні потреби й той водночас пропонує спосіб зменшити цю невизначеність, виконавши якесь завдання.

Індивідуальні особливості пізнавальних процесів при реалізації функцій контролю можна оцінити по повноцінності і адекватності контрольованих параметрів. Особистісні особливості, такі як систематичність, вольові якості, пунктуальність є основою проведення заходів як у контролі, так і по корекції відхилень.

Стан керівника проявляється від ступеня цілеспрямованості заходів із контролю, рівні виділення параметрів і критеріїв. У екстремальній ситуації, і натомість стрімкого розвитку процесів тривожні керівники часто дають розпорядження по корекції відхилень безсистемно, без очікування повного виконання попередніх розпоряджень. Але в них спостерігається метушливість, котра заважає стабілізації становища.

Специфіка діяльності з реалізації функцій контролю є показник як професійних цінностей, так і рівня професійної самооцінки. Так, за даними З. Ковалевського, нестійка професійна самооцінка керівників первинної й середньої ланки управління часто узгоджується з надмірної виразністю установки для контролювання. Це, по-перше, пов'язані з тривогою й невпевненості у зв'язку з можливістю виникнення ситуацій, потребують високої оперативності і компетентності. Надмірний контроль виступає у разі захисту. Іноді реалізація функцій контролю постає як спосіб гіперкомпенсації чи самоствердження.

Надмірний контроль частенько узгоджується з недовірою з боку керівника з моральними і професійними якостями виконавців, чи з установкою на авторитарний стиль взаємодії з колективом. Поруч із надмірним контролем у діяльності керівника можна стати й протилежне: контроль здійснюється не систематично, поверхово, корекційні заходи недостатньо активно впроваджуються. Дуже часто практикується в керівників громадських організацій і підрозділів, праця працівників, яких складно нормувати, як і вводити критерії якості своєї діяльності, зокрема, в творчих колективах. Реалізація функцій контролю у цій ситуації розцінюють як вторгнення в творчий процес. І тут параметри контролю можуть зміститися в дисциплінарну сферу і сферу другорядних стосовно цілей колективу показників.

Слід особливо звернути увагу на ситуації, які відбуваються у організації при нераціональному розподілі повноважень з контролю між керівниками і провідними фахівцями спеціальних контрольних підрозділів, коли особи, які мають здійснювати контроль, підпорядковані тому керівнику, діяльність підрозділу якого він покликаний контролювати. Досить часто керівники, опиняються у стані, неспроможності не піддатися спокусі тиску, контролює обличчя про те, щоб применшити власну складність або забезпечити вищу оцінку керівництва.

Якщо контролюючий поступливий, це може призвести до спотворення параметрів контролю, критеріїв оцінки відхилень. Інакше не виключені конфлікти між керівником та особою, що забезпечує контроль.

Так само, складні психологічні проблеми відбуваються у тому випадку, коли на керівникові лежить вся відповідальність за певну ситуацію, право контролю над ситуацією загалом, але цілком делеговано повноваження у виробленні прийняття рішень та реалізації корекційних впливів. Така ситуація супроводжується переживанням власного безсилля, відчуттям невизначеності щодо оцінки витрачених зусиль, втратою сенсу діяльності. Саме через такі ситуації контроль є джерелом сильних стресів керівників.

Підбиваючи підсумки сказаного, звернімо вкотре увагу, що функція контролю, будучи однією з основних управлінських функцій, реалізується всіх рівнях управління, в усіх галузях діяльності підприємства чи організації. Проте нормативно зумовлені методи контролю, «вбудовуючись» у діяльність керівника, по-різному реалізуються, набуваючи різний особистісний сенс.

Практичне місце контролю у загальній структурі діяльності керівника, вибір їм конкретних параметрів контролю і форм його здійснення залежить від безлічі особистісних, індивідуальних психологічних особливостей, і навіть від специфіки соціально-психологічного клімату колективу[8].

2. Ситуаційне завдання

Посиденьки в Internet… У міру того, як усе більше організацій прагнуть забезпечити своїх співробітників передовими технологіями й доступом в оперативному режимі (on-line), збільшується можливість зловживань на робочому місці у робочий час. Бурхливий розвиток і широке поширення Internet і World Wide Web більше, ніж які-небудь інші новітні технології, сприяють неробству на робочому місці. Для людей, які люблять на роботі ледарювати, Internet зовсім незамінний, оскільки людина може цілими днями мати вигляд надзвичайно зайнятого своїми професійними обов'язками, займаючись при цьому чим завгодно, тільки не роботою! Зрештою, пошук різних цікавинок в Internet і переписка із друзями по електронній пошті з боку цілком можуть виглядати як серйозна справа. І хоча, звичайно, далеко не завжди застосування електронної пошти або відвідування Web-сайту означає, що співробітник зайнятий сторонніми справами, багато організацій сьогодні визнають необхідність розробки й впровадження механізмів контролю над використанням цих нових технологій.

У компанії Western Digital менеджери ретельно зважили всі переваги й недоліки надання доступу в Internet своїм 10 тисячам співробітників, що працюють по усьому світі. Western - це глобальна компанія, і її менеджери відмінно розуміють, що система комунікацій і якість обслуговування споживачів можуть дуже виграти, якщо службовці будуть мати цей доступ. Однак вони також добре усвідомлюють, що при цьому необхідно розробити відповідні керівні принципи для контролю над ним. До рішення цієї проблеми залучили Пем Бурди, директора по кадрових питаннях.

Питання:

Поставте себе на місце пані Бурди. Що, по-вашому, повинні включати керівні принципи організації щодо доступу й використання Internet? Розробіть набір вказівок для рішення проблем контролю над доступом і використанням Internet і World Wide Web на роботі.

Як організувати Інтернет в офісі, аби працівники не зловживали?

Це питання стає перед кожним керівником, будь то малої чи великої компанії, або концерну. Так як дивитися чим займаються працівники під час роботи в офісі не можливо. Як що поставити відео спостереження, все рівно слідкувати за кожним співробітником не така легка праця, та й безперспективна. Тільки понесе за собою великі затрати, а на виході будемо мати «0», або мінус.

Для вирішення цієї проблемі требі підходити системно і з мінімальними затратами на обладнання та програмне забезпечення. Як не дивно, але це можливо в наш скрутній час, коли не вистачає коштів для нормального функціонування бізнесу.

Проблему поділимо на дві задачі які потрібно буде вирішити, так як вирішити її одним махом не можливо. Перша задача: організувати спостереження за потоками даних в локальній мережі, та потоками даних якими користуються співробітники в глобальній мережі Інтернет. Друга задача: встановити контроль за вхідним і вихідними дзвінками через офісну АТС. І остання задача: це зібрати дані та проаналізувати їх і на базі аналізу прийняти міри, яки будуть доцільними и скоротять витрати на Інтернет.
Для вирішення першої задачі необхідно встановити на сервера програмне забезпечення, яке буде збирати дані та формувати їх в зручний для нас вигляд. Відразу стає питання: «Де ж взяти таке програмне забезпечення?» і «Скільки воно буде коштувати?».

Відповідь на перше питання проста встановити програмне забезпечення на сервери компанії для відсвіжування трафіку який проходить через точку обміну між офісом та глобальною мережею Інтернет. Перш за все необхідно встановити програму перенаправлення трафіку з глобальної мережі Інтернет в локальну мережу офісу, для цього необхідно встановити програму проксі-сервер Squid.

Squid - програмний пакет, реалізовуючи функції проксі-серверу, або кєшируючого Інтернет-серверу. Є розроблений співтовариством програм з відкритим початковим текстом (розповсюджується відповідно до GNU GPL). Використовується в Unix-системах має можливість взаємодії з Active Directory Microsoft Windows Server шляхом аутентифікації через LDAP, що дозволяє використовувати розмежування доступу до Інтернет ресурсам користувачів, які мають облікові записи на Microsoft Windows Server, також дозволяє організувати «нарізку» Інтернет трафіку для різних користувачів

Для збору та структурування інформації з проксі-серверу є одна з таких простих програм, яка підходять для невеликих офісів до 150 чоловік. Це може бути програма яка входить в комплект безкоштовно: Lightsquid.

Lightsquid - це маленька та швидка програма збору статистики роботи користувачів через проксі-сервер Squid, являє собою альтернативу SARG, представляє набір скриптів написаних на мові програмування perl. Офіційна сторінка даного програмного комплексу: http://lightsquid.sourceforge.net.

Встановивши програму та налагодивши її вона починає автоматично обробляти файли та статистику проксі-серверу, та формувати свою статистику у відповідному та зручному вигляді для аналітики.

Так, закрити можливість співробітникам як-небудь по-іншому виходити в глобальну мережу Інтернет можливо. Для цього необхідно системному адміністратору просто встановити перелік правил на сервері, які задовольняють необхідні вимоги в компанії.

Для вирішення другої задачі необхідно провести низку робіт. По перше необхідно чітко встановити яка станція стоїть і як довго ви її будете використовувати. Це необхідно для чіткого поняття в якому напрямку йти далі:

1. Придбати готове програмне забезпечення, яке відважене та виконує всі необхідні задачі по збору статистики та аналітики в подальшому.

2. Написання власного програмного продукту який буде виконувати ти задачі які вам потрібні.

Самий простий шлях це придбати готове програмне забезпечення, встановити та налагодити його і користуватися ним в подальшому не маючи ніяких проблем з дописуванням програмного коду, чи внесенням в нього якихось змін. Так як компанії які їх випускають, проводять низку випробувань і тестів перед тим як передати продукт у продаж, а також представляють технічну допомогу у разі виникнення проблем під час використання.

Висновок

Встановивши програмні комплекси, які збирають і систематизують для вас інформацію протягом усього часу, у вас при цьому не відбирають час на контроль за працівниками офісу. Ви можете зайнятись вирішенням більш важливих питань, а у кінці кожного місяцю мати статистику по кожному співробітнику, так приймати міри в цілому по компанії чи по кожному окремому співробітнику[10].

Однак цю проблему можна розглянути з іншого боку.

Поки український та й світовий менеджмент усіма силами бореться з неефективною витратою робочого часу своїх співробітників, встановлюючи на комп'ютери своїх підлеглих різноманітне шпигунське програмне забезпечення, університет Мельбурна провів дослідження, яке доводить, що відвідування (в розумних рамках) сайтів, не пов'язаних з основною роботою, насправді позитивно впливає на продуктивність праці офісних співробітників.

За даними дослідження, працівники, які витрачають не більше 20% робочого часу на відвідування інтернет-ресурсів, не пов'язаних безпосередньо зі своїми посадовими обов'язками, виконують робочі завдання на 9% ефективніше, ніж ті, хто 100% часу працює над своїм безпосереднім функціоналом. А ще у дослідженні говориться, що приблизно 70% співробітників, які мають доступ до Інтернету на робочому місці, використовують його для перегляду не пов'язаних із роботою сайтів. Мабуть не дарма у Google кожен співробітник має офіційне право виділяти до 20% робочого часу на зайняття будь-якими власними проектами. Пошуковий гігант, вочевидь дійшов до розуміння ефективності цього підходу раніше, ніж Мельбурнський університет провів відповідне дослідження.

За словами доктора Брента Кокера, перегляд сайтів дозволяє офісним службовцям на деякий час відволіктися від роботи і таким чином підвищити власну концентрацію на виконанні основних обов'язків.
Цікавий також рейтинг інтернет-ресурсів, яким віддають перевагу офісні працівники. Як виявляється, в основному такі люди читають новини і шукають інформацію про різні товари. Онлайн-ігри займають лише п'яту позицію у переліку найпопулярніших занять, не пов'язаних із роботою. Перегляд відео на YouTube опинився лише на сьомому місці.

Також існує ще одне вирішення проблеми. Більшість офісних працівників сучасних компаній у робочий час «живуть» у своєму віртуальному світі - вони «сидять» в чатах, реєструються на форумах, спілкуються з друзями в соціальних мережах на зразок Odnoklassniki.ru та створюють власні інтернет-щоденники. Деякі компанії намагалися обмежити доступ своїх працівників до віртуального світу на роботі, оскільки це негативно позначається на виконанні ними службових обов'язків. Однак залежність працівників від інтернету легше перевести у корисне русло, ніж заборонити.

Тематичні блоги. Перш, ніж розпочати створення корпоративних блогів, керівнику все ж слід обговорити цю ідею із працівниками. Під час розмови може з'ясуватися, що 80% ваших працівників - доволі активні блогери, які уже кілька років поспіль «живуть» у «Живому журналі» чи «Блогспоті» Таких працівників буде легше заохотити вести корпоративний блог, оскільки ці люди вже добре зрозуміли, що таке віртуальний щоденник. Вони можуть стати ще й прикладом для тих, хто вперше почув, що таке блог, від вас. Блогеру також легше погодитись на те, щоб вести записи у щоденнику без грошової винагороди. Адже за власні блоги їм ніхто не доплачує, навпаки - це їхні витрати. Та слід пам'ятати, що корпоративний блог має відрізнятися від блога особистого, та відразу попередити працівників, що їм доведеться наповнювати свій щоденник дописами, обмеженими певною темою.

Тематика блогу залежить від напряму діяльності вашої компанії. Якщо це банк, то на корпоративному блозі доцільно розміщувати новини у цій сфері. Вони не мусять бути авторські, їх можна брати зі спеціалізованих видань, поставивши посилання. Також блог стане цікавим завдяки ексклюзивній інформації. Це можуть бути ваш особистий аналіз певної події у банківському середовищі загалом чи в банку, в якому ви працюєте.

Однак керівник, який планує переконати працівника вести корпоративний блог, може зіткнутися із певними перешкодами, зокрема, слід пам'ятати, що особистий блог вести простіше. Тому керівник має пояснити працівнику переваги ведення корпоративного блога.

Корпоративний блогер отримає:

· кар'єрне просування. Для прикладу: потенційний блогер працює в банку, де всі чітко дотримуються правил ієрархії, тобто до керівника, який приймає рішення, у нього немає доступу. Однак він помічає, що керівник його відділу отримав цього року премію після того, як було втілено в життя одну із його ідей. Після бійки руками не розмахують. Без доказів йому буде важко довести керівнику підприємства, що його підлеглі займаються плагіатом. Однак, якщо ця ідея буде викладена у блозі задовго до того, як її «вкраде» безпосередній керівник блогера, останній може бути певним, що топ-менеджер замислиться і що основне, - зверне на нього увагу;

...