Сроки сдачи на проверку: 14 неделя. Сроки защиты:15 неделя

Основная литература:

Генкин Б. М. Основы организации труда персонала : учеб.пособ. для вузов по спец. "Упр. персоналом" / Б.М. Генкин, В.М. Свистунов. - М. : Норма, 2008. - 399 с.

Егоршин А. П. Организация труда персонала : учеб. для вузов по спец. "Упр. персоналом" / А. П. Егоршин, А. К. Зайцев. - М. : Инфра-М, 2009. - 319 с.

Никандрова Н. П. Управление социальным развитием организации : [учеб. пособие для спец. "Упр. персоналом"] / Н. П. Никандрова ; ред. А. И. Галаган ; Сиб. гос. ун-т путей сообщ. - Новосибирск : СГУПС, 2009. - 186 с.

Задание выдано 24.02.2012 г. Руководитель____________________

Аннотация

В курсовом проекте изучена одна из актуальных проблем менеджмента: эффективное планирование и организация трудовой деятельности руководителя.

В работе представлены теоретические основы трудовой деятельности руководителей предприятия, проанализирована организация процесса планирования индивидуальной работы руководителя ООО «Такса»; рассмотрено совершенствование организации индивидуальной работы руководителя ООО «Такса».

Проект содержит страниц, таблиц, источников, приложениия.

Содержание

Введение

1. Теоретические основы трудовой деятельности руководителей предприятия

1.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенности

1.2 Содержание труда руководителя

1.3 Факторы, влияющие на работу руководителя

1.4 Целевое планирование труда руководителя

2. Организация процесса планирования индивидуальной работы руководителя ООО «Такса»

2.1 Организация рабочего места.

2.2 Работа с документами и корреспонденцией

2.3 Ведение телефонных разговоров. Проведение совещаний, конференций

2.4 Составление графика работы. Планирование рабочего времени

2.5 Подготовка и проведение выступлений

Заключение

Список литературы

Введение

С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации. Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления. В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии.

Актуальность данной курсовой работы является рассмотрение организации труда руководителей. То есть нужно ответить на вопрос: как организовать индивидуальную работу руководителя, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить - это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данном курсовом проекте будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности индивидуальной работы руководителя.

Цель данной курсовой работы состоит в анализе организации процесса планирования индивидуальной работы руководителя предприятия.

Объект исследования - ООО «Такса».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенности

Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу. Руководитель как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присущи некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива:

- руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

- работа руководителя в основном умственная;

- нелимитированность работы руководителя;

- повышенные нервно-психические усилия руководителя, связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

- труд руководителей не подается количественному учету;

- необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

- если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

- работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.

1.2 Содержание труда руководителя

трудовой руководитель документ график

Мы рассмотрели особенности работы руководителя, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным статистики):

- запланированные заседания, встречи 60-65%;

- разговоры по телефону 3-6%;

- работа с документами 17-22%;

- поездки, осмотры 3-7%;

- незапланированные встречи 7%;

- отдых 2%;

- потери времени 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

1.3 Факторы, влияющие на работу руководителя

Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние на работу руководителя следующие:

1. Психологические - нематериальные факторы, помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

- эстетика рабочего места;

- удовлетворенность работой;

- социальный статус;

- другие.

2. Физиологические - факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

- объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятии решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

- окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

а) температура окружающего воздуха;

б) окружающий звук;

в) освещенность рабочего места;

г) другие.

3. Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности - тесно связана с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирования не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все эти факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации труда руководителя.

1.4 Целевое планирование труда руководителя

Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных целей. Целью в планировании организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы:

Формулирование цели > Анализ текущего состояния > Выявление слабых сторон > Проведение наблюдения > Проведение мероприятий по улучшению труда > Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию, и какие результаты будут получены.

Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий.

После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации труда руководителя. В организации труда руководителя, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат - плохим.

Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и пр.

Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам руководитель, либо исследователь. В любом случае руководитель должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах.

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации труда. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна. Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению труда руководителя.

И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ ООО «Такса»

2.1 Организация рабочего места

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1 : 2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Для того чтобы установить соответствие санитарным нормам воздушной среды помещения, необходимо качественно оценить каждый из ее параметров.

Температура воздуха в кабинете колеблется от +20 0 С до 22 0 С, относительная влажность воздуха в пределах 50% - 60%, скорость движения воздуха в помещении не менее 0,1 м/с.

Отопление производится с помощью центральной низкотемпературной системы водяного отопления с насосной циркуляцией. В помещении расположены два радиатора. Действует естественная вентиляция. Освещение совместное общее: естественное боковое (два окна общей площадью 4,62 м2) и искусственное (шесть ламп дневного света).

Воздействие электрического тока и электромагнитных полей в кабинете возникает вследствие использования в процессе работы персонального компьютера (ПК). Также при использовании ПК возникает ионизирующее излучение.

Санитарно-технические требования выполняются, так как площадь рабочей зоны составляет 5 м2 при положенных по норме 4,5 м2 на одного работника. Книги и документы располагаются в шкафах. В помещении производится регулярная влажная уборка, препятствующая накоплению пыли. Помещение имеет один эвакуационный выход. Эстетика: помещение чистое, окрас стен белого цвета, окрас пола светло-коричневого тона.

Учитывая санитарно-гигиенические требования и фактические величины факторов, действующих на руководителя, обобщим эти данные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 ? Факторы, действующие на руководителя

Как видно из таблицы 2.2, факторы, влияющие на руководителя, находятся в норме, за исключением шума.

Шум оказывает влияние на состояние и качество работы: создаются помехи при организации речевой связи между работниками, снижается острота слуха, сужается концентрация внимания, снижается скорость и точность сенсомоторных реакций, появляется возможность возникновения отрицательных эмоций и др.

Источником шума в кабинете является проходящий подвижной состав.

Для рабочего места произведем расчет звукоизолирующей способности помещения.

Исходные данные:

- площадь ограждения: Sокон=25м2, Sстен=52м2;

- помещение расположено на расстоянии 7м (пассажирский поезд) и 15м (грузовой поезд) от железнодорожных путей;

- количество принимаемых в расчет элементов ограждения n=2 (окно, стена);

- объем помещения V=10,9*6,92*6=452,6м3;

- уровень звуковой мощности, излучаемой источниками шума, приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Уровни звуковой мощности, излучаемые источниками шума

Определим звукоизолирующую способность ограждающих конструкций помещения:

Rтрi = Lсум+10 lg Si -10 lg Bи +6 - Lдоп +10 lg n; (1)

где Lсум =10 lg 100,1Lк ; (2)

Lк = Lрк - 20 lg rк -8, (3)

где Lрк - октавный уровень звуковой мощности каждого из источников шума, дБ;

rк- расстояние от рассматриваемого источника шума до промежуточной расчетной точки, м;

Lсум - суммарный октавный уровень звукового давления, создаваемого всеми рассматриваемыми источниками шума, в промежуточной расчетной точке, расположенной на расстоянии 2 м от ограждающей конструкции снаружи изолирующего помещения, дБ;

Lк - октавный уровень звукового давления, создаваемого рассматриваемым источником шума в промежуточной точке, дБ;

m - общее количество принимаемых в расчет источников шума на прилегающей территории;

Bи - постоянные изолируемого помещений данной октавной полосе частоты, м2;

Lдоп - допустимый по нормам октавный уровень звукового давления в расчетной точке изолируемого помещения, дБ (ГОСТ);

n - общее количество принимаемых в расчет отдельных элементов ограждения.

Расчеты звукоизолирующей способности стен сведем в таблицу 2.4.

Таблица 2.4 - Расчет звукоизолирующей способности стен

Для данных условий выбираем ограждающую конструкцию стен и окон с требуемой изолирующей способностью.

Данные сведем в таблицу 2.5.

Таблица 2.5 - Выбор ограждающей поверхности стен и окон

Вывод: для снижения шума с 60 дБ до 50 дБ, действующего на работников отдела кадров необходимо:

1) кирпичные стены, толщиной в 2 кирпича (данное условие выполнено), оштукатуренные с двух сторон (здание конторы снаружи не оштукатурено);

2) двойное остекление со стеклами толщиной 4 мм и воздушным зазором 300 мм с уплотняющей прокладкой из пористой резины.

На рисунке 2.1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рисунок 2.1 - Вариант организации рабочего места руководителя

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1-3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5-7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Рабочее место менеджера по сбыту состоит из письменного стола, стула и средств связи.

Высота стола составляет 73 см, ширина - 120 см, глубина - 70 см. Стулья со спинкой, жесткие, нерегулируемые.

На столе менеджера располодены два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков на мобильные телефоны; другой - станция - для городских и междугородних звонков, а также для быстрой связи со служащими внутри отдела сбыта. Телефонная станция не имеет тонального набора, что значительно замедляет процесс набора междугороднего номера.

Также на письменном столе расположен персональный компьютер (ПК). Компьютер оснащен объемным монитором. Монитор имеет частоту мерцания экрана 75 МГц, однако этого не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5-2 часа по 15-20 минут. Исходя из этого следует, что установленный монитор с более низкой частотой не рекомендуется к использованию.

В связи с тем, что стол не предназначен для работы за компьютером, а монитор занимает много места, то расстояние от экрана монитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу менеджера.

Письменный стол не имеет специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для клавиатуры и системного блока. Поэтому системный блок стоит на столе, а клавиатура располагается перед монитором на расстоянии 100-150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и приводит к быстрой утомляемости специалиста. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. А системный блок должен стоять от монитора не ближе чем на расстоянии 100-150 мм.

К компьютеру подключен принтер.

Для улучшения организации, оснащения и планировки рабочего места, повышения работоспособности менеджера и снижению утомляемости необходимо провести следующие мероприятия:

1. Заменить телефонную станцию на телефонную станцию с тональным набором. Это поможет сократить время на набор междугородних номеров.

2. Заменить монитор на монитор с жидкокристаллическим дисплеем. Плоский экран позволяет избежать наличия на нем ярких пятен за счет отражения световых потолков. Для этих же целей при производстве дисплеев на экран напыляют специальные пленки, которые еще и ослабляют вредное излучение. Оптимальная высота расположения экрана соответствует направлению взгляда оператора в секторе от 50 до 350 по отношению к горизонтальной плоскости. Размеры поля зрения человека для экрана без учета специфики работы составляют 300 - 600 при неподвижном положении головы. При поворотах головы и ее наклонах углы обзоров увеличиваются. Но, так как работа с экраном дисплея происходит в условиях концентрации внимания, это приводит к снижению угла эффективной видимости. Принимая во внимание, что размеры поля зрения зависят от качества выполнения операций, например, поиска цели, целесообразнее использовать поле так называемого чистого зрения, ограниченное угловыми размерами:

- 160 - 200 - по горизонтали (угол 1);

- 120 - 150 - по вертикали (угол 2).

3. Заменить обычные жесткие нерегулируемые стулья со спинкой на подъемно-поворотные и регулируемые по высоте и углам наклона сиденья и спинки стулья. Размеры сиденья 43см х 40см. Высота сиденья стула 50см. Спинка и сиденье кресла мягкие. Оптимальная поза оператора соответствует положению, при котором его взгляд падает на экран под прямым углом и отклоняется от горизонтали на 200 .

3. Заменить обычный письменный стол, на котором стоит ПК, на специализированный компьютерный стол. Это позволит создать удобную позу специалиста при работе с ПК и тем самым уменьшить его утомляемость. Рабочий стол должен иметь размеры 160см х 80см; высота 75см. Покрытие стола предпочтительнее матовое.

При размещении компьютера на рабочем месте учитывают границы полей зрения человека, которые определяются движением глаз и головы. Различают зоны зрительного наблюдения в вертикальной плоскости, ограниченные определенными углами, в которых располагается экран компьютера (450 - 600) и клавиатура.

Так как менеджер на рабочем месте за компьютером постоянно работает с экраном и клавиатурой, они располагаются в центре обзора, а необходимые документы слева на столе; документы, которые в данный момент не требуются в работе, находятся на специальной подставке.

Горизонтальная плоскость стола делится на рабочие зоны (рисунок 1).

Рисунок 1 - Рабочие зоны горизонтальной плоскости стола

В оптимальной зоне необходимо размещать важные, часто используемые документы, в зоне легкой досягаемости необходимо размещать используемые органы управления - телефонную станцию, в зоне досягаемости моторного поля необходимо размещать редко используемые документы, вспомогательную и справочную литературу.

В заключение необходимо сказать, что современное производство в экономически развитых странах не может существовать, не используя передовые мировые технологии. Использование вычислительной техники в настоящее время является просто необходимым условием для успешной работы предприятия. Простота работы с ЭВМ, высокая точность расчетов, высокая скорость обработки информации и другие причины позволили использовать такую технику не только в производстве, но и в обучении, быту. В то же время не стоит забывать о негативном воздействии компьютерной техники на человека. В производственных помещениях при работе с дисплеями и на рабочих местах пользователей условия труда должны соответствовать санитарным нормам.

Дисплеи должны оснащаться специальными экранами, снижающими электромагнитное излучение. Необходимо учитывать данные статистических исследований для корректировки нагрузок на пользователей ЭВМ, установления оптимального режима отдыха и труда с учетом специфики работы.

Для своевременного выявления возможных нарушений здоровья должны проводиться периодические медицинские осмотры пользователей ЭВМ с обязательным участием окулистов.

2.2 Работа с документами и корреспонденцией

Работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

- регистрация поступающей корреспонденции.

- сортировка в зависимости от предназначения.

- отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

2.3 Ведение телефонных разговоров. Проведение совещаний, конференций

Телефон - важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя.

Проведение совещаний, конференций. Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

- четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

- определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

- тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

- заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

- как можно раньше послать приглашение участникам;

- выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

- участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15-20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

2.4 Составление графика работы. Подготовка и проведение выступлений

Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

Прежде всего, необходимо отметить, что производительность руководителя в течение рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т. д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате, руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

3. Составление плана рабочего дня руководителя

Рассмотрим конкретный пример индивидуального планирования рабочего времени руководителя фирмы гражданских перевозок «Такса».

Перечень работ, которые намечены руководителем к исполнению на ближайшие два-три дня текущей рабочей недели представлены в таблице 1.

Необходимо составить план рабочего дня продолжительностью 8 часов.

Таблица 1 - Перечень работ, планируемых к выполнению

1 -- максимальная приоритетность выполнения работ;

2 -- средняя приоритетность выполнения работ

3 -- минимальная приоритетность выполнения работ.

Чтобы правильно выполнить свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени.

-Правило основного соотношения (правило 60 : 40).

-Анализ ранее выполненных работ и расхода времени.

-Регулярность и системность планирования.

-Реалистичность планирования.

-Письменная форма формируемого плана.

-Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли свою актуальность.

-Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия.

-Установление приоритетов (степени важности) для каждой из работ, включенной в план.

-Делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.

Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.

Планирование рабочего дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий:

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с распределением работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего времени работы.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения плана позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

1. На первом этапе, используя представленные исходные данные, следует составить полный перечень работ, расположив их в порядке убывания приоритетности выполнения.

1 -- максимальная приоритетность выполнения работ;

3 -- минимальная приоритетность выполнения работ.

2. С учетом планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ определяем суммарное время.

Используя данные графы 3 таблицы 1, получаем, что оно составляет 535 минут.

Продолжительность рабочего дня:8 ч * 60 мин = 480 мин.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60/40.

При составлении плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в качестве резервного времени. Таким образом, от общей продолжительности рабочего дня (480 мин) необходимо взять 60%, то есть то время, на которое будут планироваться рабочие мероприятия: 480 мин * 0,6 = 288 мин.

4. Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

По данным таблицы 1, суммарная продолжительность работ с максимальным приоритетом выполнения (№ 1, № 10, № 11, № 12, № 14) составляет 220 мин. Таким образом, все они включаются в формируемый план рабочего дня. Остаток нераспределенного рабочего времени составляет:

288 мин - 220 мин = 68 мин.

Из перечня работ со следующим приоритетом выполнения (№ 2, № 3, № 4, № 8, № 13) в план рабочего дня должны быть включены работы № 8 и № 13, так как они по условиям не могут быть делегированы другим сотрудникам и их суммарная продолжительность не превышает остатков рабочего времени, не охваченных ранее запланированными к выполнению работами. После включения данных работ в план остаток нераспределенного рабочего времени составляет: 68 мин - 45 мин = 23 мин.

Работа № 4 по условию не может быть делегирована другому сотруднику, следовательно ее выполнение должно быть перенесено на другой день.

Работы № 2 и № 3 по условию могут быть делегированы другим сотрудникам, следовательно они включаются в план рабочего дня и поручаются для выполнения конкретным исполнителям. По данным работам руководитель осуществляет контроль своевременности и качества выполнения.

Из перечня работ со следующим приоритетом выполнения (№ 5, № 6, № 7, № 9) в план рабочего дня должна быть включена работа № 9, так как она по условию упражнения не может быть делегирована другому сотруднику и ее продолжительность незначительно превышает остаток рабочего времени, не охваченный ранее запланированными к выполнению работами.

Работы № 5, № 6 и № 7 по условию могут быть делегированы другим сотрудникам, следовательно они включаются в план рабочего дня и перепоручаются для выполнения конкретным исполнителям. По данным работам руководитель осуществляет контроль своевременности и качества выполнения.

5. Контроль и перенос несделанного.

Исходя из приведенного выше решения, на следующий рабочий день переносится работа № 4, которая может быть включена в план, если не потеряет своей актуальности.

Перечень работ, включенных в план рабочего дня руководителя представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Перечень работ, включенных в план рабочего дня

Подобные документы

• Культура и организация труда руководителя

  Процесс осуществления управления организацией. Трудовая деятельность руководителя, ее особенность, содержание, требования к рабочему месту. Проведение совещаний, конференций, составление графиков работы, прием по личным вопросам, посещение рабочих мест.
  
  реферат [39,1 K], добавлен 19.01.2011
  

• Организация труда руководителя

  Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.
  
  реферат [48,7 K], добавлен 17.10.2010
  

• Деятельность секретаря в приемной руководителя

  Изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом условий деятельности. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря. Работа с посетителями в приемной. Ведение деловых бесед. Организация переговоров, собраний, деловых встреч.
  
  курсовая работа [60,6 K], добавлен 24.06.2010
  

• Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя организации

  Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.
  
  дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013
  

• Организация личного трудового процесса руководителя

  Организация труда руководителя как условие эффективности организационных отношений, пути ее рационализации. Анализ организации личного трудового процесса руководителя: внутренний распорядок, условия делегирования полномочий, затраты рабочего времени.
  
  курсовая работа [61,6 K], добавлен 18.02.2010
  

• Планирование рабочего времени руководителя OOO "ФЛИНТ-КCИ"

  Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.
  
  курсовая работа [109,4 K], добавлен 30.10.2012
  

• Имидж современного руководителя

  Личность современного руководителя. Факторы, влияющие на формирование имиджа. Соотношение экстраверсии и интроверсии в личности. Понятия этики и этикета. Организация работы над созданием имиджа руководителя. Проблема становления руководителя как личности.
  
  реферат [44,0 K], добавлен 20.02.2012
  

• Организация рабочего места руководителя

  Научная организация труда руководителя, рабочее место руководителя и его рациональная организация. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации. Требования к организации рабочего места руководителя и к проведению встреч.
  
  реферат [66,8 K], добавлен 25.01.2010
  

• Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)

  Функции планирования на предприятии. Основные обязанности руководителя. Организация труда руководителя, планирование его времени (тайм-менеджмент). Рекомендации для составления недельного плана. Планирование времени специалиста, его обязанности.
  
  реферат [52,5 K], добавлен 08.06.2014
  

• Личность руководителя как саморазвивающаяся система

  Планирование деловой карьеры. Деятельность менеджера как руководителя коллектива. Стиль руководства и эффективность управления. Личностные качества руководителя в системе управления в ООО "Плюс Гарантия Курск". Совершенствование личности руководителя.
  
  курсовая работа [2,6 M], добавлен 19.05.2012
  

• Подготовка руководителя к деловому совещанию

  СПонятие деловых совещаний, их сущность и особенности, этапы и цели подготовки руководителя. Общая характеристика деятельность риэлтерской компании "Центр недвижимости". Выявленные недостатки и пути совершенствования подготовки совещаний в компании.
  
  курсовая работа [31,6 K], добавлен 23.04.2009
  

• Содержание труда руководителя аптеки №122 "Флора" г. Тюмени

  Оценка проблем, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по улучшению его рационального использования.
  
  курсовая работа [71,4 K], добавлен 29.06.2016
  

• Совершенствование управления труда

  Специфика и методы совершенствования деятельности руководителя, а так же условий управленческого труда. Практическое планирование совершенствования труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "МегаТэкс". Циклограмма рабочего дня.
  
  курсовая работа [37,7 K], добавлен 03.02.2009
  

• Современные подходы к оценке эффективности работы руководителя

  Проведение оценки эффективности деятельности руководителя в японских, американских и западноевропейских компаниях. Виды и стили управления. Анализ личности руководителя с профессиональной и психологической стороны. Совершенствование работы начальства.
  
  курсовая работа [79,4 K], добавлен 21.04.2015
  

• Методы рационализации личного труда менеджера

  Рассмотрение системы и техники планирования личной работы менеджера. Исследование основных способов рационализации деятельности руководителя: принцип Парето, методы Эйзенхауэра и Альпы. Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым".
  
  курсовая работа [799,2 K], добавлен 02.10.2012
  

• Имидж руководителя

  Создание привлекательного имиджа руководителя как важный элемент управленческого общения. Требования к личностным и профессиональным качествам руководителя, предъявляемые на современном этапе. Факторы, влияющие на формирование положительного имиджа.
  
  презентация [6,2 M], добавлен 13.04.2014
  

• Особенности организации труда руководителя

  Методические основы организации труда. Организация труда управленческого персонала. Ее особенности. Связь с НОТ. Деятельность руководителя в структуре управления. Управленческая позиция руководителя. Пути ее совершенствования. Стиль руководства.
  
  реферат [43,6 K], добавлен 22.06.2003
  

• Время руководителя ООО "Рассвет"

  Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Раcсвет".
  
  курсовая работа [63,5 K], добавлен 13.12.2012
  

• Роль личности руководителя в организации совместной деятельности

  Способность руководителя учитывать на практике динамику восприятия, понимания и отношения к нему подчиненного коллектива. Психологические типы личности руководителя. Мотивы деятельности руководителя и формирование стиля руководства, его компоненты.
  
  реферат [34,1 K], добавлен 10.03.2009
  

• Имидж руководителя: методы формирования

  Сущность и значение имиджа. Самоимидж. Факторы, влияющие на формирование имиджа. Составные части имиджа. База формирования имиджа руководителя. Социально-психологические основы. Взаимоотношения руководителя с подчиненными.
  
  дипломная работа [102,6 K], добавлен 04.05.2004
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам