Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Федеральное агентство по образованию

Омский государственный институт сервиса

Кафедра экономики и организации производства

Курс лекций

Документирование управленческой деятельности

Н.Ю. Рябова

Омск 2012

Тема 1. Документы и правила их оформления. Управленческая документация

План

1. Понятие документа. Виды документов. Понятие делопроизводства, документирования.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Исправления в документах. Бланки документов предприятия.

1. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)

В соответствии с ГОСТом Р51141-98, документ определяют как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом информации для ее передачи во времени и пространстве.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе любой организации и управления деятельности лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения до сведения исполнителей, исполнение и подведение итогов.

Поскольку большая часть информации поступает в документальном виде, поэтому делопроизводство называют документационным обеспечением управления (ДОУ).

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными и любой документ на бумажном носителе перевоплощается в электронный, сохраняя при этом все реквизиты. А документ, набранный на компьютере, может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

Организация работы с документами на предприятии представляет собой документооборот, и руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, отвечающие за делопроизводство. Организация работы с документами и правила документирования регламентируются инструкцией по делопроизводству.

2. Порядок и правила оформления служебных документов рассматривается с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «унифицированная система документации». Требования к оформлению документов утверждены постановлением государственного стандарта России от 03.03.2003 №65. Гост введен в действие с 01.07.2003 и носит рекомендательный характер. Действие Госта распространяется на организационно - распорядительную документацию, включенную в класс 0200000 общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Организацию работы с архивным хранением документов проводят в соответствии с положением об архивном фонде РФ, утвержденным указом президента РФ за №552 от 17.03.1994.

Решением органов власти, значительная роль в управлении документации отведена государственной архивной службе России.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и различных носителей разновидностей документов для принятия управленческих решений и ситуаций; разработка единых форм и правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Стандартизация - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: ГОСТ, ОСТ, РСТ, стандарты предприятий - СТП.

3. В случае судебного разбирательства документ может стать основным письменным доказательством, содержащим сведения об обстоятельствах дела. Это - договор, контракт, акт, справка, письмо и т.д. В этом случае документы предоставляются в форме:

- подлинника документа;

- заверенной копии документа;

- заверенной выписки из документа.

В них не должно быть подчисток или неоговоренных исправлений.

Поэтому важно знать, как правильно внести изменения в документ.

Лучше всего перепечатать документ с необходимыми уточнениями или изменениями.

Если это невозможно, то документ корректируется следующим образом: неверная запись зачеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью лица, внесшего изменения, датой и, при необходимости, печатью организации.

В некоторых случаях на поле документа или месте, свободном от текста, пишется: «Запись № 4 недействительна» (в трудовой книжке); или «Пункт № 4.1 исключен по соглашению сторон» (в контракте). Подобные отметки также заверяются подписями должностных лиц, датой и печатью организации.

В финансово-хозяйственных, бухгалтерских, а также документах, после издания которых наступают значительные юридические последствия, исправления недопустимы.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 297) мм и А5 (148 210) мм по ГОСТ 9327-60.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:- общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. Поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).

Вопросы для самопроверки

1.Что такое документ и каковы его функции?

2. Что такое делопроизводство?

3. Объяснить понятие «система документации» и «унифицированная система документации».

4. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

5. Перечислить признаки, по которым классифицируется документация на предприятии.

6. Каким образом исправляется информация в документах?

7. Какие варианты расположения реквизитов Вы знаете?

8. Какой размер полей используется на документах?

Тема 2. Требования к оформлению реквизитов

План

1. Состав реквизитов.

2. Правила оформления реквизитов.

1. Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 т. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2).

01 - государственный герб Российской Федерации

02 - герб субъекта Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак

04 - код организации - автора документа

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 - код формы документа

08 - наименование организации - автора документа

09 - справочные данные об организации - авторе документа

10 - наименование вида документа

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 - место составления (издания) документа

15 - адресат

16 - гриф утверждения документа

17 - резолюция

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

21 - отметка о наличии приложения

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

24 - виды согласования документа (визы)

25 - оттиск печати

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

30 - идентификатор электронной копии документа

2. 01 - Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральной конституцией и законом «о Государственном гербе РФ».

02 - Герб субъекта РФ помещают на бланке документов в соответствии с правовым актами субъектов РФ.

03 - Эмблема организации или товарный знак - эмблема организации (знак обслуживания) размещают в левом верхнем углу или по центру в верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, если помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке. Она должна быть размером не более 2,5?2,5 см.

04 - Код организации - автора документа по общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) может проставляться на бланке типографским способом или напечатать при составлении конкретного документа. Присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, которые выдаются налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН/КПП).

07 - Код формы документа проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации и введен в действие постановлением государственного стандарта РФ от 30.12.1993 г. за № 299.

08 - Наименование организации, автора документа должно соответствовать наименованию установленному в учредительных документах этой организации.

Пример:

Федеральное агентство

Правительственной связи РФ

Научно - технический центр «ОРКО»

Сокращенное наименование приводится тогда, когда оно включено в устав этого предприятия. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример:

Омский государственный институт сервиса (ОГИС)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования.

Пример:

ЗАО «КАМЕЯ»

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывается в том случае, если они участвовали (являются) авторами этого документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации.

Пример:

ООО «Факториал»

Департамент маркетинга

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Пример:

Глава центрального округа

09 - Справочные данные об организации - авторе документа включает почтовый адрес, номер телефона, а также другие сведения (электронная почта, страница в Интернете, дата лицензирования, место нахождения офиса)

10 - Наименование вида документа регламентируется уставом предприятия и должно соответствовать видам документов, предусмотренных унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 020 0000).

Наименование документа указывается заглавными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, КОНТРАКТ, АКТ и т. д. Проставляется во всех документах, кроме писем.

11 - Дата документа - датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения. Для акта указывается дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:

18.03.2008

При подготовке нормативных документов или документов финансового характера, дата проставляется словесно-цифровым способом:

18 марта 2008 г.

Оформление дат может осуществляться дополнительно в следующей последовательности: год, месяц, число:

2008.03.18

12 -Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера (протокол № 1, акт № 8 и т. д.). По усмотрению организации, может дополняться индексами: дела по номенклатуре, структурных подразделений, должностных лиц - авторов документа, корреспондентов или исполнителей и т.п.

Пример:

№ 1-2/133 (1 - номер структурного подразделения, 2 - номер дела по номенклатуре, 133 - порядковый номер документа);

№ ОМ-3/133 (ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 133 - порядковый номер документа).

На документах, совместно составленных несколькими организациями, номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

Пример:

Совместный документ Центрального Банка Российской Федерации (ЦБ РФ) и Государственного таможенного комитета (ГТК) РФ:

«01-20-105/11921»

(01-20-105 - номер, присвоенный ЦБ РФ, 11921 - номер, присвоенный ГТК РФ).

Во внешнеторговом контракте номер контракта будет состоять из трех групп знаков с двумя разделительными.

Пример:

№ ББ/000000/000

(ББ - две буквы, соответствующие коду страны по международному классификатору, который называется страны мира, остальная часть представляет собой код организации или продавца ОКПО, последняя часть представляет собой порядковый номер организации и покупателя).

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа условно обозначается:

На №__ от __

Эта ссылка на регистрационный номер и дату документа, поступившего в организацию, может также размещаться на бланке. В основном используется при написании письма-ответа.

14 - Место составления (издания) документа - этот реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименование организации или справочные данные об организации.

Пример: буква г. (город) не проставляется, если в нем использовано слово город:

Новгород, Волгоград, Санкт-Петербург,

но г. Омск.

15 - Адресат указывается в письмах. При адресовании документа в организацию этот реквизит указывается в именительном падеже.

Пример:

Сбербанк

Отдел кредитования

Если документ адресуется должностному лицу, то адресат ставится в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией.

Пример:

ООО «Факториал»

Отдел рекламы

Ведущему специалисту

В.Н. Ворониной

Если документ адресован руководителю организации, то при его адресовании наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример:

Генеральному директору

ООО «Тень»

С.В. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, то их следует указывать обобщенно.

Пример:

Руководителям центрального округа

Адресат не проставляется на документах, которые направлены в правительственные учреждения с постоянным местом расположения.

Пример:

Директору ЗАО «Эра»

Г.Н. Ширяевой

ул. Мира, 9, корп. 2, к.5

г. Омск, 644099

Адрес обязательно проставляется на документах, направленных частному лицу, причем вначале следует писать фамилию, инициалы получателя, а затем адрес.

Пример:

Кокориной А. Г.

Иртышская наб., дом 19, кв. 9

г. Омск, 644099

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации, структурное подразделение, должность, фамилия, инициалы, почтовый адрес, может быть указан также факс.

Пример:

Директору

ЗАО «Маяк»

А. А. Филатову

т. 235166

Реквизит адресат печатается в правой верхней части листа документа. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

16 - Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Пример:

Утверждаю

Генеральный директор

ЗАО «Олимп»

Подпись И.О.Ф.

01.04.2008

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом, название утверждающего документа пишется в творительном падеже, указывается его дата и номер.

Пример 1:

Утвержден

Протоколом Совета директоров

от 31.03.2008 №6

Пример 2:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора ООО «Эко»

от 29.03.2008 №16

При утверждении документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне.

17 - Резолюция пишется руководителем, непосредственно на документе и включает следующее: фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения (пишется при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дата подписания.

В том случае, если исполнителей несколько, то первым ставится то лицо, которое отвечает за исполнение документа.

Пример 1:

Усовой О. З.

Отправить факс о согласовании

Личная подпись

Дата

Пример 2:

Суркову П. Я.,

Мурзиковой Л. Ю.

Подготовить проект контракта

до 10.04.2005

Личная подпись

Дата

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и третьей резолюции, они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. На документах, не требующих указания по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Пример:

Зайцевой А. Д., Никитину Г. Ф.

Подготовить проект

генерального Соглашения

с ООО «Факел» к 15.04.2008

Подпись 01.04.2008

18 - Заголовок к тексту представляет собой краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос: о чем? чего?

Пример:

в приказе - об увольнении

в протоколе - об участниках научной конференции

правила - техники безопасности

протокол - учетного совета

акт - списания продукции

Заголовок допускается не указывать, если документ с небольшим текстом или документ формата А5.

19 - Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Проставляется буквой «К», заключенной в кавычках, слова «КОНТРОЛЬ» или контрольного штампа. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если в резолюции срок не указан, то значит, что срок исполнения его один месяц.

20 - Текст документа является основным элементом любого документа. Пишут на русском языке при направлении его: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенных на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа оформляется связным текстом, а при необходимости в виде анкеты, таблицы или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

21 - Отметка о наличии приложения - если приложение упомянуто в тексте, то оформляется с левой стороны.

Пример:

Приложение на 3 л., в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Пример:

Приложение: 1. Положение об управлении регионального кредитования на 5 л., в 1 экз.

2. Правило подготовки оформления документов на 7 л., в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Пример:

Приложение 2

К приказу директора

№ 12 от 04.04.2008

22 - Подпись. Включает наименование должности лица, подписывающего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровка, в расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

Пример:

Генеральный директор

ЗАО «Маяк» Подпись Н.К. Константинов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В документах, составленных комиссией, указывают не должностных лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Пример:

Председатель комиссии Подпись А. И. Руднев

Члены комиссии Подпись А. Г. Петрова

Подпись Н.Я. Зорин

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример:

Генеральный директор Подпись Л.М. Цой

Главный бухгалтер Подпись С.А. Сахно

При подписании документа несколькими лицами равных должностей или представителями различных организаций их подписи располагают на одном уровне.

Пример:

Заместитель министра Заместитель министра

Торговли РФ транспорта РФ

Подпись И.С. Лев Подпись Н.Н. Хиль

При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны на проекте документа, документ может быть подписан исполняющим обязанности этого должностного лица с обязательным указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 - Гриф согласования документа состоит из: слов согласовано, должности лица с которым согласовывался документ, включая наименование организации, подпись, расшифровка подписи, инициалы, даты.

Пример:

СоГЛАСОВАНО

Начальник департамента торговли

Подпись К. Л. Образов

04.09.2008

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т.п., гриф согласования проставляется следующим образом:

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Протокол правления АКБ «Урал»

От 03.04.2008

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

24 - Виза согласования документа (под 23 реквизитом). Включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи, дату визирования. Виза необходима для проверки специалистами своевременности составления документа. Как правило виза ставится при согласовании документа внутри организации.

Пример:

Юрисконсульт

Подпись И. О. Фамилия

05.08.2008

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе согласования.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим способом:

Пример:

Замечания прилагаются

Главный технолог

Подпись М.М. Мамонтов

23.05.2008

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

25 - Оттиск печати заверяет подлинность документа. Ставится на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Печать должна затрагивать часть наименования должности.

26 - Отметка о заверении копии документа содержит: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи и дату заверения.

Пример:

Верно

Менеджер по персоналу Подпись И.О.Ф.

04.04.2008

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись».

27 - Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагается на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Пример:

В. И. Иванов

23-55-55

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, слово «в дело», номер дела, подпись, дату.

Пример:

В дело № 55 отправлен факс от 01.05.2008 № 16

Подпись 06.05.2008

29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости минуты, часы). Располагается в правом нижнем углу.

Пример:

ВХ № 15

04.05.2008

30 - Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организацию. Необходима для быстрого поиска документа, для исключения повторного ввода в ПК и т. д.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе.

2. На каких документах располагается реквизит «Государственный герб»?

3. Что может быть включено в состав справочных данных организации?

4. Каким образом оформляется реквизит «Наименование организации»?

5. Каковы требования к оформлению текста документа?

6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения»?

7. Что представляет собой регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?

8. Назовите требования к постановке печати на документах.

9. Какие бланки документов используют на предприятиях?

10. Какой размер полей должны иметь документы?

11. Какие изменения и дополнения внесены в ГОСТ 6.30-2003 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97?

Тема 3. Документы кадровой службы

План

1. Виды документов по личному составу.

2. Документация, используемая при приеме на работу.

1. В документах по личному составу в настоящее время указываются условия их хранения на предприятии, а так же в архивах. Приказы по личному составу также отличаются от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу оформляются на формате А4. Нумеруют их по порядку в пределах календарного года. Приказы (распоряжения) по личному составу визируют: юрист (если он есть), работник отдела кадров, главный бухгалтер, руководитель структурного подразделения. С приказом работника должны ознакомить и сделать соответственную отметку «с приказом (распоряжением) ознакомлен», поставить подпись, расшифровку подписи, дата ознакомления. Приказы (распоряжения) по личному составу вступают в силу с момента их подписания и регистрации, но иногда есть пункты с указанием сроков вступления в силу. Срок хранения приказов (распоряжений) по личному составу составляет 75 лет.

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомится с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них (прил. 3).

Анкета - составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально (прил. 4).

Характеристика - это официальный документ, выданный администрацией учреждения, организации или предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдавшей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

2. Текст характеристики излагается от третьего лица. Характеристика может быть необходимой как внутри предприятия (например, при аттестации), так и представляться во внешние организации.

Подписывает характеристику руководитель предприятия или структурных подразделений.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и образовании, дополнительные сведения, не нашедшие отражения в анкете.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о ближайших родственниках фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. Автобиография хранится в личном деле работника.

При поступлении на работу гражданин подает письменное заявление, в котором излагает просьбу о зачислении на предприятие, в организацию или учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является трудовой договор.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору

08.06.2008 ЗАО «Изумруд»

Н. И. Петрову

от Григорьева Сергея Николаевича

(возможен адрес проживания)

Прошу принять меня с 20.06.2008 года на постоянную работу в планово-экономический отдел на должность главного экономиста.

Личная подпись С. Н. Григорьев

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае же отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т. п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т. п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Вопрос о предоставлении очередного отпуска рассматривается с учетом графика отпусков.

Трудовой контракт (договор) заключается между нанимателем и наемным работником. В соответствии с Кодексом законов о Труде Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В контракте могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду (прил. 5).

По истечении срока действия контракта он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу оформляется после скрупулезного ознакомления с предъявленными претендентом на должность документами: паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании, военным билетом и другими документами. На их основании заполняется приказ (распоряжение) о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1, если принимается один работник, или по форме № Т-la в случае одновременного оформления нескольких работников. Указанные эти и другие формы, утвержденные Госкомстатом России, применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту) (прил. 6).

При оформлении приказа (распоряжения) указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации и т. д.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжений) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Личная карточка - основной учетный документ. Заполняется на всех работников предприятия.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Трудовой договор (контракт), заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основание для прекращения действия трудового договора (контракта) устанавливается КЗоТ РФ. Чаще всего это происходит по собственному желанию работника на основании письменного заявления.

Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ (распоряжение) по форме № Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке (форма № Т-2).

Приказ поступает в бухгалтерию организации, где на основании приказа производится полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив (прил. 8).

Вопросы для самопроверки

1. Какие документы требуются при приеме на работу?

2. Какие сведения о поступающем на работу указываются в личных карточках работника?

3. Каков порядок оформления и заполнения трудовой книжки?

4. Назовите реквизиты трудового договора, изложите его содержание.

5. Назовите последовательность оформления и условия перевода работника на другую должность.

6. Каков состав документации, оформляемой при увольнении работника?

Тема 4. Организационно-правовые документы

План

1. Основные требования к содержанию и оформлению устава организации.

2.Оформление штатного расписания.

3. Оформление и содержание инструкции.

4. Основные требования к оформлению договора (контракта).

1. Важнейшим из организационных документов является Устав организации. Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления, а Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации. Устав - это сложный и объемный документ. Ограничимся здесь перечислением реквизитов Устава и его типичной структурой.

В Устав входит следующий состав реквизитов:

эмблема организации (при наличии таковой);

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ;

справочные данные об организации;

наименование документа - УСТАВ;

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО;

гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);

текст.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Положение - документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений.

Документ включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины.

Порядок рассмотрения, оформления и утверждения Положения о персонале организации аналогичен порядку разработки Устава. Положения об отдельных структурных подразделениях утверждаются руководителем организации.

2. Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. В соответствии с КЗоТ РФ штатная структура и штатное расписание разрабатываются организациями самостоятельно.

Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно (прил. 9).

3. Инструкция - документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция (прил. 10).

Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается непосредственно руководителем или специальным распорядительным актом (приказом по организации).

4. Договор - это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор залога имущества, депозитный договор, договор совместной деятельности и др.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т. п.

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей организации.

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки.

Свои особенности есть и в договорах при оформлении арендных отношений. В подобных случаях в тексте договора указывается, что конкретно является предметом аренды: здания, сооружения, жилье или нежилые помещения, машины, оборудование, инвентарь, транспортные средства, средства связи и т. д., а также ставки арендной платы, условия и сроки аренды, порядок содержания и ремонта арендуемых объектов, сроки взносов арендных платежей и другие условия расчетов, ответственность сторон, санкции, порядок разрешения споров.

Тема 5. Распорядительные документы

План:

1. Особенности подготовки и оформления распорядительных документов.

2. Приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

1. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Основные виды распорядительных документов подготавливаются аналогично.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

- изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

- стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);

- согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Ими используются различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к составлению его проекта.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Иногда в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все ссылочные данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несет основную нагрузку и излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» - в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») - в решении, «обязываю» - в распоряжении, «предлагаю» - в указании, «приказываю» - в приказе.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

2. Важнейшими вопросами управления предприятий любой организационно-правовой формы являются исполнительно-распорядительные документы. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органов управления на предприятии издаются следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, распоряжения, постановления.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения производственных задач. Приказ издается для решения основных оперативных задач, которые могут возникнуть перед определенным органом управления (прил. 11). В этой связи приказ издается как самый распространенный вид распорядительных документов. Приказы делятся на две основные группы:

1-я группа - приказы по основной деятельности (производственные вопросы);

Приказы по основной деятельности - это решение вопросов, связанных с организацией работы предприятия; связанных с финансированием, вопросы о планировании, по отчетности, снабжению, реализацией товаров и услуг. Также о распределении служебных помещений, распорядка и срока хранения бухгалтерских документов, нарушение правил транспортировки грузов, связанных с деятельностью; создание рабочих групп по внедрению различных проектов, о премировании персонала предприятия и т.д.

2-я группа - приказы по личному составу (персоналу предприятия);

Приказы по личному составу - приказы о приеме на работу, увольнение работников, переводе работников на другую работу и т. д.

Изменения и исправления не вносятся после его подписания, если на это нет разрешения. Подписанный приказ отдается в канцелярию, общий отдел для регистрации.

Журнал учета приказов, издаваемых предприятием документов (рис. 4).

Приказ и его текст состоит из констатирующей и распорядительной части.

Констатирующая часть содержит основание издания приказа. Основанием приказа является:

Нормативные документы государственных и муниципальных органов.

Решение совета директоров, общих собраний акционеров.

Производственная необходимость.

Констатирующая часть приказа не пишется в том случае, если причина издания очевидна и не нуждается в разъяснении. Текст приказа не делится на пункты если поручений несколько.

В распорядительной части указывают:

ПРИКАЗЫВАЮ.

Кому.

Что сделать (указывается конкретная работа или деятельность).

До какого числа (сроки исполнения).

Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем.

Указания - распорядительный документ, который издается министерствами. Указание носит информационно-методический характер, а так же издается по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, с инструкцией и других актах (прил. 12). Право подписи указания делегируется руководителем или его заместителем, или руководителей структурных подразделений в пределах их компетенции. Распорядительная часть указания начинается словами: ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ. Нумеруется в пределах календарного года.

Реквизиты указания:

Наименование организации.

Наименование вида документа (УКАЗАНИЕ).

Дата документа.

Регистрационный номер документа.

Место издания, составления документа (город).

Заголовок к тексту.

Текст документа (пишется через 1,5 интервала).

Подпись.

Гриф или визы согласования.

Отметка об исполнении и направлении его в дело

Решение - распорядительный документ, относящийся к правовым актам. Решения издаются местными органами власти. Решениями оформляют так же результаты деятельности других коллегиальных органов (прил. 13).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Как правило, распоряжение оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов при их минимуме.

Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.). Постановление оформляется на общем бланке.

Вопросы для самоконтроля

1. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

2. Как оформить выписку из приказа?

3. Как оформить распоряжение?

4. Как оформить указание?

5. Назовите реквизиты решения.

6. Как оформить постановление?

управленческая документация реквизит

Тема 6. Оформление информационно-справочной документации и документов коллегиальных органов

План

1.Оформление докладных, служебных и объяснительных записок.

2. Требования, предъявляемые к оформлению справок.

3. Оформление актов.

4. Правила оформления служебного письма.

5. Требования к оформлению телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факса.

6. Оформление краткого и полного протоколов.

1. Информационно-справочный документ - документ, регламентирующий и носящий информационные сведения в управленческой деятельности, информация в данных документах может побудить к действию, может быть использована только для принятия к сведению. В данной группе документов находятся:

докладные и служебные записки

справки

объяснительные записки

акты

письма и т. д.

Этот тип документов носит вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.

Докладная записка- документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, который содержит изложение какого либо вопроса (факта), а также выводы и предложения составителя (прил. 16, 17).

...