Документирование управленческой деятельности

Докладная записка почти всегда адресована конкретному лицу (директору и т.д.). В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия и используемый для решения производственных вопросов внутри предприятия.

Справка - документ, содержащий описание (подтверждение) фактов, событий (прил. 18). Справки бывают двух видов:

1. Справки по запросу руководства. Справки по производственным вопросам. Справки внутренние по запросу руководства своей организации.

2. Справки, которые подтверждают работу, учебу и тд. Это справки, составляемые по запросам граждан.

Датой справки является дата подписания ее должностным лицом. Текст справки начинается с указания в именительном падеже Ф.И.О (полностью) лица, о котором даются сведения.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, программа, отчет, объясняющие нарушение трудовой дисциплины) или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. (прил. 19).

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Их оформляют на общих бланках, содержат подпись руководителя.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

2. Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Дадим краткую характеристику некоторым.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат (прил. 20). В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-уведомления. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается (прил. 21).

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

3. Телеграмма и телетайпограмма - документы, выделенные в отдельную группу в связи со способом передачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

Факс - весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (прил. 22. 23).

4. Протокол - организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (прил. 24, 25, 26).

5. Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.

6. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллегиального органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания.

Пример:

12 - 14.04.2008

Вопросы для самопроверки

1. Назовите документы, входящие в состав информационно-справочных.

2. Как правильно оформить служебное письмо?

3. Назовите реквизиты докладной, служебной и объяснительной записок.

Какие требования предъявляются к оформлению телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факса?

Как оформить акт?

Какие требования предъявляются к оформлению протоколов и их виды?

Тема 6. Организация делопроизводства на предприятии. работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

План

1. Функции и структура службы делопроизводства.

2. «Что такое документооборот».

3. Общие правила регистрации документов.

4. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации.

5. Конфиденциальные служебные документы.

1. Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются: прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия - это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.

2. Основные принципы организации документооборота:

- прохождение документов должно быть оперативным;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

- документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

- документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

- документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

- жалобы и заявления граждан.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем.

С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 29), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-2003. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

3. В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - карточная и журнальная.

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (канцелярия, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами, начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

4. Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации -- это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

5. К конфиденциальным причисляются документы, которые содержат конфиденциальную информацию (сведения конфиденциального характера).

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для законного ознакомления с нею.

Вопросы для самопроверки

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

2. Что такое документооборот?

3. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

4. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

5. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

6. Каковы сроки хранения документов в организациях?

7. Назовите порядок работы с внутренними документами.

8. Чем отличается обработка поступающих документов от обработки отправляемых документов?

9. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

10. Что такое служебная тайна на предприятии?

11. Назовите задачи архива предприятия.

12. Назовите порядок формирования и оформления дел на предприятиях.

Библиографический список

1. Федеральный закон Российской Федерации от 20.02.1995 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 8.

2. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» // Российская газета. - 1997. - № 51.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Российская газета. 2001. № 256.

4. ГОСТ Р 6.30 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

5. ГОСТ 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

6. ГОСТ 9327-60. Бумага. Потребительские форматы.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. ГОСТ 2.105--95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

9. СТП СПбГТИ 006-01 КС УКВД. Подготовка и оформление авторских текстовых оригиналов для издания.

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. - 2001. № 2.

11. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. - М.: 1989.

12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Научная книга, 2001.

13. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей / М. И. Басаков. - 3-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д.:Феникс, 2001. - 320 с.

14. Басаков, М. И. Делопроизводство: учебное пособие / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - 2-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д.: Феникс, 2004. - 384 с.

15. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. Н. Лысенко. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

16. Вялова, Л. М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах / Л. М. Вялова. - М.: МЦФЭР, 2004. - 224 с.

17. Делопроизводство: учебник для начального проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Бычкова Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2002. - 176 с.

18. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие / М. В. Кирсанов, Ю. М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 320 с.

19. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М. В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 304 с.

20. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / И. Ю. Крылова. - СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. - 240 с.

21. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: ООО «Журнал» Управление персоналом, 2003. - 408 с.

22. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие / М. Ю. Рогожкин. - М.: Издательство РДЛ, 2002. - 400 с.

23. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности / М. Ю. Рогожкин. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.

Приложение 1. Расположение реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов)

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Приложение 3

Пример оформления резюме

РЕЗЮМЕ

Дата: 00.00.0000

Ф.И.О.:

Адрес: индекс, город, улица, дом.

Телефон: 000 00 00

Дата и место рождения: день месяца, месяц, год; город, село.

Гражданство: Российская Федерация (Украина и т. д.).

Семейное положение: женат, холост, состав семьи.

Образование: годы учебы, учебное заведение, специальность (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).

Опыт работы: годы работы, занимаемые должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).

Дополнительные сведения: владение иностранным языком, использование техники, наличие публикации и т. п.

Черты характера: указываются три важнейших по мнению претендента на должность свойства своего характера.

Подпись

Приложение 4

АНКЕТА

(Заполняется собственноручно)

Фамилия_____________________________________

Имя________________________________________

Отчество____________________________________

2.	Если изменяли фамилия, имя или отчество, то укажите их, а также, когда, где и по какой причине изменяли
3.	Год, число и месяц рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика)
4.	Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине)
5.	Образование, когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов. Специальность по диплому. Квалификация по диплому.
6.	Ученая степень, ученое звание, когда присвоено, номера дипломов
7.	Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объяснить, владеете свободно)
8.	Были ли Вы и Ваши близкие родственники судимы, когда и за что
9.	Были ли за границей, где, когда и с какой целью

10. выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебную в высших и средних специальных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т. п.).

Месяц и год	Должность с указанием учреждения, организации, предприятия (независимо от собственности и ведомственной принадлежности)	Местонахождение учреждения, организации, предприятия
вступления	ухода

При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, организации, предприятия так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

11. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры) Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, то необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.

Степень родства	Фамилия, имя, отчество	Год и место рождения	Место работы, должность	Адрес местожительства

12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно проживающие за границей (укажите фамилию, имя, отчество, год рождения, степень родства, местожительство, с какого времени они проживают за границей)

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание

____________________________________________________________

14. Домашний адрес и номер телефона

____________________________________________________________

15. Паспорт или документ, его заменяющий

_________________________________________________________

(номер, серия, кем и когда выдан)

16. Дополнительные сведения (государственные награды, участие в выборных представительных органах, также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)

_____________________________________________________________

«____»_____________200__г.

Подпись________________

(дата заполнения)

Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.

М.П. ____________________________________________________________

(Подпись, фамилия работника кадровой службы)

Приложение 5

Образец трудового договора

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

00.00.0000 №____

Г.Омск

____________________________________________________, именуем__ в дальнейшем "Работодатель", в лице _______________________

_________, действующ____ на основании _______________________, с одной стороны, и ___________________________________________, именуем___ в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

1.1. Работник принимается к Работодателю в Организацию _______________________________ в отдел __________________ для выполнения работы по должности _________________________________ с окладом ________

(____________________________________________) рублей в месяц.

1.2. Работнику устанавливается испытательный срок - _____ месяца.

1.3. Работник обязан приступить к работе с "___"________ ____ г.

1.4. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами.

1.5. Работа у Работодателя является для Работника основным местом работы.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работник подчиняется непосредственно __________________.

2.2. Работник обязан:

2.2.1. Выполнять следующие должностные обязанности:

- __________________________________________________________;

- __________________________________________________________;

- __________________________________________________________.

2.2.2. Исполнять другие обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

2.3. Работодатель обязан соблюдать все требования, предусмотренные действующим законодательством РФ.

2.4. Работодатель и Работник вправе осуществлять все права, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и коллективным договором.

3. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

3.1. Для Работника устанавливается режим труда и отдыха, предусмотренный общими правилами, установленными у Работодателя в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. За неисполнение или за ненадлежащее исполнение своих обязательств, предусмотренных настоящим трудовым договором, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

5.1. Основания для прекращения настоящего трудового договора определяются в соответствии со ст. 77 Трудового кодекса РФ.

5.2. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.

6. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ

6.1. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ.

7. ВИДЫ И УСЛОВИЯ СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ

7.1. Работодатель обязан осуществлять обязательное социальное страхование Работника, виды и условия которого предусмотрены федеральным законодательством РФ.

8. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

8.1. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.

8.2. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.

8.3. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

8.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим трудовым договором, стороны руководствуются законодательством РФ, регулирующим трудовые отношения.

8.5. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, а другой - у Работника.

9. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Работодатель:________________________________________________

Работник:____________________________________________ паспорт: серия __________, № ___________, выдан ______________________

"___"______________ ____ г.,

зарегистрирован по адресу: ___________________________________________________________.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Работодатель: ______________________________ /_______________/

(должность, Ф.И.О.) (подпись)

М. П.

Работник: _____________________/_________________/

Приложение 6

Образец приказа (распоряжения) о приеме работника на работу

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ

по статистике от 06.04.01 № 26

Наименование организации

ПРИКАЗ

Дата № ____

О приёме на работу

Принять на работу (Ф. И. О.) ___________________________________

наименование структурного подразделения

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с окладом (тарифной ставкой) _____ руб. __ коп.

надбавкой _____ руб. __ коп.

с испытательным сроком месяцев

Основание:

Трудовой договор (контракт) от «_»_ 200_ года №

Руководитель организации

Должность Подпись Расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен ___________«__» 200_ года

(подпись работника)

Приложение 7

Образец приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу

Унифицированная форма № Т-5

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ

по статистике от 06.04.01 №26

Наименование организации

ПРИКАЗ

Дата №___

О переводе на другую работу

Перевести на другую работу (Ф. И. О.) с _____(дата) по ____(дата)

вид перевода (постоянно, временно) ____________________________

прежнее место работы:

наименование структурного подразделения

наименование профессии (должности)

разряд, класс (категория) квалификации

причина перевода:

новое место работы:

наименование структурного подразделения

наименование профессии (должности)

разряд, класс (категория) квалификации

оклад (тарифная ставка) __________________ руб. ___ коп.

надбавка руб. ___ коп.

Основание:

изменение к трудовому договору (контракту) от «___»___________20__года №___

Руководитель организации

(должность) подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

ознакомлен ____________ « »_______20___года

подпись работника

Приложение 8

Образец приказа по личному составу ООО «Ринг»

ПРИКАЗ

21.04.2008

г. Омск

по личному составу

1. УВОЛИТЬ:

1.1. Петрову Алису Семеновну, бухгалтера, с 22.04.2008г. по собственному желанию по уходу за ребенком, ст. 31 КЗОТ РФ.

Основание. Заявление Петровой А. С.

1.2. Иванова Александра Петровича, инженера цеха №2 25.04.2008г. в связи с уходом на пенсию по возрасту, ст.31 КЗОТ РФ.

1.3. Соколова Николая Петровича, инструктора по ТБ, за появление на работе в нетрезвом состоянии, с 22.04.2008г., п. 7 ст. 33 КЗОТ РФ.

Основание: докладная записка заместителя директора по персоналу.

2. КОМАНДИРОВАТЬ:

Сизову Ольгу Александровну, технолога, в Москву в Академию наук на три дня с 23.02.08 по 26.02.08 для представления научной разработки.

Основание: распоряжение главного инженера завода.

3. ПРИНЯТЬ:

3.1. Маева Сергея Петровича, начальником лаборатории с 23.04.2008г. с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Колосова С.П. с визой главного инженера.

3.2. Курицину Ирину Михайловну бухгалтером с 22.04.2008г. на неполный рабочий день - 6 часов с 9.00, с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Курициной И. М. с визой главного бухгалтера.

Директор (подпись) М. И. Ковалев

Визы: главного инженера начальника ОК

начальника цеха №2

главного бухгалтера

С приказом ознакомлены: подписи, расшифровка (ФИО), дата ознакомления с приказом лиц, указанных в пунктах.

В дело 01-00

(подпись) И.В.Федорова

Дата

Приложение 12

Пример оформления указания

ООО «Элегант»

УКАЗАНИЕ

28.01.2008 №2

г. Омск

о графике отпусков на 2008 г.

для составления графика отпусков на 2008 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки

Срок представления списков «____»_____________200___г.

2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2008г. и представить его на утверждение директору предприятия.

Срок представления графика «____»_____________200___г.

Директор предприятия (Подпись) И. О. Фамилия

Визы

В дело №

Подпись исполнителя

00.00.2008

Приложение 13

Пример оформления решения

ЗАО «РОССИЙСКАЯ ПУШНИНА»

РЕШЕНИЕ

совета директоров

23.04.2008 № 5

Санкт-Петербург

о подготовке к пушному аукциону в Москве

На основании координационного плана от 13.04.2008 совет директоров ассоциации «Российская пушнина»

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Васильева А. Д.

2. Васильеву А. Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение совету до 28.04.2008г.

3. Смирнову Л. В. подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение совету до 28.04.2008г..

Председатель совета (Подпись) А. Л. Шилов

Члены совета (Подпись) Л. А. Горбунов

(Подпись) А. С. Шумов

Приложение 14

Пример оформления распоряжения

ООО «Электрик-МИКС»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

28.11.2008 № 71

Санкт-Петербург

о проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комн. № 5, 7, 8

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комн. № 5, 7, 8

Ответственный - Сайко Л. М.

Срок исполнения - «10» декабря 2008 г.

2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А. В.

Директор предприятия (Подпись) И. О. Фамилия

Визы

В дело №

Подпись исполнителя 00.00.2008

Приложение 15

Образец постановления

НАИМЕНОВАНИЕ ВЫСШЕГО ОРГАНА

Наименование предприятия

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дата №00

Место издания (город)

Текст постановления начинается с констатирующей части:

В связи с... комиссия по... ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Предложить (указывается исполнительный орган).

1.1. Приводится суть решения комиссии.

1.2....

2....

2.1....

Председатель комиссии (подпись) И. О. Фамилия

Секретарь (подпись) И. О. Фамилия

Приложение 16

Пример оформления внутренней докладной записки

Общий отдел

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.05.2008 №36

г. Омск

о замене рабочих столов

Довожу до Вашего сведения, что канцелярия в настоящее время имеет рабочие столы, имеющие износ 80 %.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых рабочих столов.

Зав. канцелярией Личная подпись П. Н. Сурок

Приложение 17

Пример оформления внешней докладной записки

Министерство образования Генеральному директору

и науки РФ Завода точного машиностроения

Московское областное И. И. Петрову

управление образования

Октябрьский отдел образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2008 № 23

Москва

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского, района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2008 г., мною 13 мая текущего года был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Начальник районного Личная подпись С.В.Краморова

отдела образования

Приложение 18

Образец справки

ООО «Азот» Детский сад № 2

СПРАВКА

10.04.2008 №87

г. Омск

Воронина Галина Николаевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела предприятия.

Ее оклад составляет 19 000 (девятнадцать тысяч) рублей в месяц.

Начальник отдела кадров Личная подпись А. В. Иванов

Приложение 19

Образцы оформления объяснительных записок

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору ООО «Кадры»

О.О.Коршунову

10.04.2008 №34

О срыве занятии в группе

секретарей-референтов

09 апреля 2008 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.

Ст. преподаватель Личная подпись Г. И. Григорьева

Наименование организации Генеральному директору

Производственный отдел ООО «Звезда»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2008 №53

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2008 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Личная подпись Ю. П. Елкин

Приложение 20

Пример оформления письма-напоминания

ЗАО «Аякс» Директору ООО «Русь» Московский пр., д. 5, М.В. Коркину

г. Омск, 644099

Тел./факс 31-56-28

ОКПО 25968456

ОГРН 1127600380785

ИНН/КПП 7807032140/781001002

10.06.2008 № 333

на № _________ от _____

О задержке поставки мебели

Уважаемый Георгий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.05.2008г. № 97 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Директор Подпись Л. В. Кокорин

С.А. Иванова

31-56-30

Приложение 21

Пример оформления письма-уведомления

ООО «Миг» Генеральному директору

ул. Красный путь, д. 22, ООО «Маяк»

г. Омск, 644099 С.П. Апрельскому

Тел./факс 21-16-20

ОКПО 25968457

ОГРН 1127600380758

ИНН/КПП 7807032160/871001001

15.04.2008 № 25

на № ______ от ______

Об изменении реквизитов

В связи с изменением реквизитов нашей организации, оплату за аренду помещения по адресу ул. Рабиновича, д. 15, к. 3 за май 2008 года просим производить по следующим реквизитам.

Получатель:

ООО «Миг»

ИНН/КПП 7807032160/871001001

р/сч 4070108100000000004

в ОАО «Банк «Сибирь»

к/сч 30100000219000055

БИК 30100055

Генеральный директор Подпись П. Н. Сергеев

Гл. бухгалтер Подпись Т. Н. Мишина

Потапова С.И.

510-16-20

Приложение 22

Образец оформления акта

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

АКТ

00.00.0000 № 00

Место составления (город)

Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже.

Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель: наименование должности, И. О. Фамилия

Члены комиссии: наименование должности, И. О. Фамилии, располагаются в алфавитном порядке

Присутствовали: наименование должности, И. О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке.

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в двух экземплярах:

1-й - кому (куда);

2-й - кому (куда).

Приложение: Текст приложения, если оно есть.

Председатель (подпись) И. О. Фамилия

Члены комиссии (подписи) И. О. Фамилия

И. О. Фамилия

Присутствовали при (подписи) И. О. Фамилия

составлении акта И. О. Фамилия

Приложение 23

Образец оформления акта

ЗАО «МЕДПРИБОР» УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор ЗАО «Медприбор

00.00.0000 № 00 (подпись) А.Н Петров

Москва 00.00.0000

проверки работы с документами в отделе маркетинга

Основание:……….

Составлен комиссией:

Председатель: зав. канцелярией О. П. Иванова

Члены комиссии: 1.

2.

3.

Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С. И Родионова.

00.00.0000 комиссия проверила состояние работы с документами…

В результате проведенной проверки установлено:

1.

2.

3.

Вывод:…

Составлен в 4-х экземплярах:

1-й экз - в дело 00-00;

2-й экз. - зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;

3-й экз. зав. отделом маркетинга;

4-й экз. председателю комиссии.

Приложение:…

Председатель комиссии подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

С актом ознакомлены:

Зав. отделом маркетинга подпись И. О. Фамилия

(дата)

Секретарь отдела маркетинга подпись И. О. Фамилия

(дата)

Приложение 24

Образец полного протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОТОКОЛ

00.00.200_ № 00

Место составления

Форма заседания

Председатель И. О. Фамилия

Секретарь И. О. Фамилия

Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке столбцом).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное).

1. СЛУШАЛИ:

И. О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

И. О. Фамилия - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

2. СЛУШАЛИ….. ВЫСТУПИЛИ…. ПОСТАНОВИЛИ

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председатель (подпись) И. О. Фамилия

Секретарь (подпись) И. О. Фамилия

Приложение 25

Сокращенный протокол

ООО «КОНСАЛТИНГ»

ПРОТОКОЛ

22.05.2008 № 4

г. Омск

Заседания дирекции

Председатель - Саенко П. И.

Секретарь - Мамонтова Е. П.

Присутствовали: Гришин М. С., Панкратова И. О., и т. д.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О ходе рекламной кампании в III кв. 2008 г. Сообщение начальника отдела рекламы Гришина М. С.

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить работу отдела рекламы в III кв. 2008 г.

Об изменениях в системе налогообложения.

Сообщение гл. бухгалтера Яковлева Н. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

Принять к сведению информацию об изменениях в системе налогообложения.

Председатель (подпись) П.И.Саенко

Секретарь (подпись) Е.П.Мамонтова

В дело № 00-00

Подпись исполнителя

08.08.2008

Приложение 26

Краткий протокол

ОАО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»

ПРОТОКОЛ

23.04.2008 № 45

г. Омск

Производственного совещания

Председатель - Жуков П. Н.

Секретарь - Игнатова Е. В.

Присутствовали: Аникеева О. И., Воробьева Г. А. и т. д.

РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:

О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение зам. директора Чернова Ю. И.

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:

Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный - начальник производственного отдела Шишкин С. Д. Срок 25.11.2008г.

Председатель (подпись) П.Н.Жуков

Секретарь (подпись) Е.В.Игнатова

С протоколом ознакомлен:

Начальник производственного

отдела (подпись, дата) С. Д. Шишкин

В дело № 00-00

Подпись Дата

Размещено на Allbest.ru

...