Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер [36, с.21-25].

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их натри группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет) [52, c.265].

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.) [31, с.85-92].

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

- перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

- составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

- проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

- запись ЭД на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание ЭД;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации [61, с.54-58].

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

Выводы по второй главе

В ХХ веке развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

С середины 1920-х годов до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях.

Середина 1950-х годов характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов, так как в это время отмечается значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения.

В течение 1950 - 1980-х годов завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

Сегодня в федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" используется следующее определение "экспертизы ценности документов": "изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации".

Ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Глава 3. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов

3.1 Электронные документы и экспертиза их ценности на современном этапе

Современный мир живет в эпоху формирования глобального информационного общества. Информация способствует развитию интеграционных процессов, служит целям государственных и межличностных отношений. Она пронизывает деловую и культурную ткань социума, связывая его разрозненные части и расширяя границы представлений о человеке, обществе и окружающем мире. Распространение компьютерной техники привело к тому, что подавляющая часть информации возникает и хранится в электронной форме в составе информационных систем, разнообразных как по назначению, так и по сложности. Электронные документы, еще недавно казавшиеся каким-то далеким и непостижимым явлением, превращаются в заурядный инструмент управленческой практики.

В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных правовых актов позволил значительно расширить практику применения систем электронного делопроизводства и документооборота [61, c.28-29]. Среди последних важных актов следует отметить федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (№ 149-ФЗ от 27.07.2006 г.) [25, с.3]. Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

- файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов;

- информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы);

- информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных правовых актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т. п.;

- собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями; электронные письма, сообщения Интернет-СМИ; цифровые фото-, аудио - и видеодокументы и т.п. [51, с.156]

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в налоговой отчетности, в таможенных и логистических проводках, в подготовке договоров и распорядительных документов, в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов.

Набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму.

В то же время, следует учитывать, что электронные документы являются лишь частью документального фонда любой организации. Вместе с бумажными документами они составляют единый документальный фонд организации. В большинстве из них использование электронных документов до сих пор носит, главным образом, вспомогательный, справочно-информационный характер: для оперативного поиска и анализа информации с целью получения дополнительных сведений (знаний). В то же время бумажные документы рассматриваются как основные, как имеющие доказательную силу, и служат целям обеспечения правовой поддержки управления разнообразными ресурсами: административными, финансовыми, материальными, производственными, кадровыми и т.п.

Как бы то ни было, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим. В "Государственном регистре баз и банков данных" по состоянию на май 2007 г. зарегистрировано 8013 баз данных, которыми владеют 1507 организаций разных форм собственности. Однако это не более 10% всех существующих в России информационных ресурсов такого рода. Для организаций и предприятий они постепенно превращаются в ценный информационный ресурс. На повестку дня становится вопрос о принципах организации архивов электронной документации [59, с.45].

Цель создания любого архива (в том числе "электронного архива") - организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:

- выработать долговременную документационную политику, т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;

- производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;

- создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;

- обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;

- внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

Очевидно, что причиной создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем самым на информационный, культурный и научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методологическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведении всегда уделялось пристальное внимание.

Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошо отработаны методологические и практические вопросы проведения экспертизы ценности традиционных документов. Существует система перечней документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отбору документов разных видов, определены источники комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов, в организациях и государственных архивах действуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными сроками хранения документов.

В то же время, экспертизе ценности электронных документов (а значит и их учету) никем не уделяется практически никакого внимания. Например, из 35 московских органов исполнительной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004-2007 гг. и владеющих в общей сложности 279 информационными ресурсами (базами данных и связанными с ними совокупностями файлов), лишь в трех органах власти электронные документы оказались включенными в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений только лишь 3 баз данных. Не лучше обстоит дело и на федеральном уровне: в 2003 г. из 58 ведомств (министерств, служб, агентств, комиссий и т.п.) только в четырех электронные документы оказались внесены в номенклатуры дел [49, c.55]. Создается впечатление, что в нашей стране ценность электронных информационных ресурсов рассматривается на уровне проектов писем, поздравительных открыток руководителям, рекламных проспектов, буклетов и другого "бумажного спама", который время от времени поступает в органы государственной власти, организации и учреждения [60, с.67-69].

Как же так получается, что на создание и развитие информационных систем государство и субъекты хозяйствования тратят миллионы рублей, а оценке перспектив ретроспективного использования возникающих в них информационных ресурсов придается копеечное значение? Ответить на этот вопрос непросто. Проблема кроется не только в сложной природе электронных документов, в неразработанности нормативной базы и в организационных проблемах процесса комплектования [61, c.424-429]. Вероятно, немалую роль играет практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экспертизы ценности, к тому, насколько четко укладываются электронные документы в сложившуюся систему подходов, методов и методик при оценке значимости документов и формировании Архивного фонда РФ. Обсуждение и анализ этих аспектов, возможно, позволят преодолеть столь вопиющее пренебрежение информационными ресурсами, созданными в пока еще не привычной для многих архивистов электронной форме.

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводилось множество конференции, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций [47, c.265]. Общепризнанные и наиболее апробированные принципы, критерии и методики были включены в методические рекомендации, учебные пособия и правила работы архивов с различными видами документации [7, c.134].

В связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века проблемы экспертизы ценности электронных документов (в то время машиночитаемых документов - МЧД) практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах [62, c. 42-43]. При этом, критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, ничем существенно не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации [19, c.45].

Между тем, знакомство с историей развития отечественной теории экспертизы ценности, обращение к ее истокам и научным основаниям, позволяет поставить первый, кардинальный и довольно неожиданный вопрос: а нужна ли вообще экспертиза ценности электронных документов?

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности - это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки "Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах" (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и который грозил "затопить" государственные архивы. Ограниченность "архивной полки" - вот тот ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: "все документы вечно хранить невозможно!"

Один из наиболее авторитетных теоретиков отечественного архивоведения В.Н. Автократов в своих работах приводил следующие цифры, характерные для 70-80-х годов прошлого века: в СССР ежегодно создавалось примерно 1 млрд. дел, что было в 5 раз больше, чем хранилось во всех государственных архивах [28, c.134].

Соответственно, для того, чтобы постоянно хранить такую массу архивных дел, понадобилось бы ежегодно вводить в строй миллионы квадратных площадей архивохранилищ, стоимостью в десятки миллиардов еще советских рублей. А это значит, что добрая половина строительной индустрии должна была бы работать только лишь на архивную отрасль. И все это без учета затрат на содержание вновь вводимых хранилищ, что тоже влетело бы в копеечку.

Дополнительные сложности вносит необходимость упорядочения и научно-технической обработки документов перед их приемом на хранение. Чтобы иметь возможность эффективного поиска и использования архивных документов, они предварительно должны быть систематизированы, сгруппированы в дела и архивные фонды, описаны и внесены в описи, т.е. были включены в систему научно-справочного аппарата архива. При комплексной норме научно-технической обработки документов - 6 дел в день, описание указанного миллиарда дел заняло бы 172,6 млн человеко/дней или потребовало бы привлечения к этой работе 750 тыс. профессиональных архивистов в год. Такой армии архивистов в стране просто не было: в середине 1970-х гг. во всех государственных и ведомственных архивах работало 120 тыс. человек [28, c.143]. Восполнить недостаток в 630 тыс. специалистов ни тогда, ни сейчас просто не реально, вузовской системе на это потребуются десятки лет.

К финансовым и кадровым проблемам стоит прибавить проблему эвристического поиска, осуществляемого пользователями архивной информации. Миллиарды архивных дел предполагают наличие миллионов архивных описей и тысяч других архивных справочников (указателей, каталогов, путеводителей и т.д.). Ознакомление только лишь с научно-справочным аппаратом может поглотить существенную часть времени, которое исследователь мог бы посвятить более творческим занятиям. Подобный расчет позволил теоретикам архивоведения заявить не только о невозможности, но и о ненужности постоянного хранения всей возникающей массы документов [28, c.143]. Экспертиза ценности при таком подходе должна была сосредоточиться на поиске "золотой середины" в достижении максимальной полноты сохраняемой ретроспективной информации при минимальном объеме документов, поступающих в государственные архивы.

К дисковым накопителям и другим видам электронных носителей также применим легендарный закон Мура: емкость носителей увеличивается вдвое каждые полтора года при сохранении их физического размера и цены. Если в 1997 г. верхом мечтаний был жесткий диск емкостью 4 Гбайта, компакт-диск в 600 Мбайт и магнитный Zip-диск в 100 Мбайт, если в 2002 г. хотелось иметь жесткий диск в 40 Гбайт, DVD-диск в 4,7 Гбайт и флэш-память в 254 Мбайт, то в 2007 г. никого особенно не удивишь жестким диском в 300 Гбайт, Blu-ray Disc в 25 Гбайт и флэш-памятью в 4 Гбайта. При этом наблюдается еще одна тенденция: в большинстве организаций темпы прироста дискового пространства растут опережающими темпами по сравнению с темпами роста объемов данных. Именно поэтому при проведении обследований информационных систем и ресурсов, которые ЦАДЭНМ проводил в органах власти и организациях Москвы, наиболее часто звучал такой ответ: "Экспертизу ценности электронных документов не проводим; хранили, храним и будем хранить абсолютно всё, т.к для этого есть необходимые условия".

Таким образом, в организациях "проблема архивной полки" в отношении электронных документов не существует и вряд ли когда-либо появится. Более того, наблюдается отчетливое практическое стремление к стопроцентному сохранению всех возникающих электронных информационных ресурсов. Если даже взять все тот же миллиард дел (или 100 млрд документов), которые по-прежнему каждый год возникают в нашей стране, и перевести это в электронных вид (например, в формат MS Word), то получим 3000 терабайт хранимой информации.

Впрочем, стоимость электронных носителей, системы хранения и их текущего обслуживания лишь часть финансовых затрат, необходимых для обеспечения сохранности информационных ресурсов постоянного срока хранения. Главная задача обеспечения сохранности - поддержание технического состояния электронных документов, т.е. возможности их воспроизведения в форме, доступной для восприятия человеком. В настоящее время основным способом подобной технической поддержки является своевременная миграция информационных ресурсов из устаревшей программной среды (форматов) в современную, причем, по возможности, в межплатформенную. На сегодняшний день таким межплатформенным (читай "архивным") форматом считается XML.

Так вот, миграция электронных документов, особенно баз данных, пока что остается делом сложным и дорогим. Она требует специальных профессиональных знаний и навыков, хорошего документирования процесса создания и функционирования базы данных.

Автоматизация архивных работ с электронными документами - это та палочка-выручалочка, с помощью которой можно устранить и другие препятствия, стоящие на пути хранения документов. Автоматическое и стандартизированное описание электронных документов и развитие электронного НСА не только увеличит производительность работ, но и поможет решить кадровую проблему. Выполнение компьютером стандартизированных рутинных операций позволит архивистам сосредоточиться на составлении подробных путеводителей и каталогов. Собственно, во многих случаях от некоторых видов справочников (например, указателей) можно будет вообще отказаться. Их функции с успехом может выполнять автоматизированная поисковая система, основанная непосредственно на текстах электронных документов.

На практике всё несколько сложнее. По-прежнему высокими остаются финансовые затраты на организацию постоянного государственного хранения всех электронных документов. И понадобится значительное время, чтобы развитие информационных технологий сделало такое хранение рентабельным. Так что в ближайшие десятилетия государственным и муниципальным архивам неизбежно придется столкнуться с проблемами отбора электронных документов и установления сроков их хранения.

Общеизвестно, что в Архивный фонд РФ включается лишь мизерная часть бумажных документов, возникающих в организациях. Считается, что эта доля довольно устойчива и составляет 3-4% объема документации, ежегодно образующейся в источниках комплектования государственных архивов, которые сами составляют не более 3-5% существующих организаций всех форм собственности. То есть объем сохраняемой государством документации представляет собой тысячные доли процента [28, c.137]. В абсолютных цифрах указанные 3-4% составляли в 1970-х гг. около 3,2 млн. дел [28, c.137]. В настоящее время, в связи с сокращением организаций - источников комплектования государственных архивов эта цифра стала меньше: 1,6 млн ед. хр.

В.Н. Автократов не находил теоретического обоснования именно такой доли документов, принимаемых на постоянное хранение. Он лишь отмечал, что эти объемы были установлены архивистами чисто эмпирическим путем, исходя из многолетней практики экспертизы ценности и в рамках принятых критериев отбора [28, c.137]. Как бы то ни было, но экономические факторы на размер этой доли не могли оказывать влияния. Научно-техническая обработка (НТО) документов всегда перекладывалась на плечи источников комплектования, в каждом из которых в год образовывалось не больше сотни дел постоянного хранения. Трудозатраты на прием документов всегда составляли не более 3% годового бюджета рабочего времени государственных архивов.

В современных условиях при комплектовании архивов все чаще принцип собственности на документы начинает преобладать над принципом их происхождения. Функциональный подход начинает преобразовывать практику экспертизы ценности, сложившуюся в советское время: выполнение организацией своих функций должно быть обязательно документировано, ценность же документов (собственных, поступивших или приобретенных) все больше определяется важностью и уникальностью функций, а не способом их включения в документооборот. В этой связи указанные выше базы данных, по сути единственные в своем роде, должны учитываться в фонде организации, в чьей собственности находятся информационные системы и включенные в них программные средства.

Во-вторых, определение видовой принадлежности баз данных (критерий содержания) вызывает определенные сложности. Даже если существует официальное название базы данных непросто подобрать адекватную статью перечней документов. Ведь название присваивают ИТ-специалисты далекие от проблем документоведения и делопроизводства.

При оценке электронных документов применение критерия времени и места их создания не должно вызывать каких-то особых затруднений. В конце концов, электронная форма документа - это только лишь один из способов существования документированной информации, который с методологической точки зрения не должен влиять на корректность источниковедческого анализа. Проблемы могут возникать на более низком, методическом уровне, например, непосредственно при датировке электронных документов. В большинстве случаев при датировке достаточно ориентироваться на дату последнего изменения файла с документом. Однако следует помнить, что корректность этой даты зависит от "правильности" системной даты, установленной в компьютерном обеспечении (не только компьютерах, но и цифровых фотоаппаратах, видеокамерах, смартфонах, КПК и т.п.), на котором проходила запись файла. В базах данных датировка отдельных записей представляется еще сложнее: в динамически изменяемых базах данных внесение и изменение полей записей часто не датируется.

В итоге, используя методы информационного подхода, В.Н. Автократов приходит к трем принципиальным выводам [28, c.151]:

1) "Поскольку наиболее информационно ёмки высокие уровни восходящих потоков документов, постольку именно здесь мы должны искать ведущие источники комплектования".

2) "Поскольку в восходящих потоках происходит поглощение информации, а в нисходящих - ее дублирование, постольку создается возможность межфондового отбора документов с повторяющимся содержанием".

3) "В силу того, что феномен поглощения не замыкается рамками документов определенного вида, становится возможной постановка вопроса о классификации самих видов по степени их информативности.

На практике указанные подходы реализуются следующим образом:

Наиболее ценными признаются документы, которые создаются в организациях (подразделениях), находящихся на вершине учрежденческих, отраслевых или/и территориальных документопотоков. В учреждениях и корпорациях - это аппарат управления и подразделения, в функции которых входит управление ресурсами (материальными, финансовыми, кадровыми и т.п.). В государственных и муниципальных образованиях - это органы власти и государственные организации, специализирующиеся на выполнении общественно значимых задач и функций (например, по лицензированию, экспертизе, мониторингу, информатизации, предоставлении услуг связи и т.п.).

Однотипные документы, охватывающие бьльшие временные периоды и/или включающие сведения от большего числа источников (структурных подразделений, организаций и т.п.), имеют более длительные сроки хранения. Так, годовой отчет должен храниться дольше, чем отчет квартальный, а отчет о работе организации в целом - дольше, чем отчет о работе отдельных структурных подразделений.

Документы аналитико-синтетического характера считаются более ценными по сравнению с поглощаемыми ими (в любой форме) первичными документами. Квитанции, накладные, счета-фактуры имеют срок хранения 5 лет, но годовые бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться постоянно. Анкеты и заявки на приобретение продукции, первичные документы о движении рыночных цен могут храниться не более года, но основанные на них сводные таблицы и графики должны храниться не менее 5 лет, а аналитические обзоры - постоянно.

Экземпляр документа, который остается у его создателя, в силу принципа происхождения должен иметь бьльший срок хранения, чем экземпляры, рассылаемые в другие организации.

Подлинные документы имеют больший срок хранения, чем их копии, создаваемые и рассылаемые адресатам для сведения.

В применении к электронным документам эти критерии претерпевают существенную модификацию:

1) Способ фиксирования электронной информации тесно связан с типом и видом носителя, на который производится запись. Магнитные, магнитооптические, оптические, твердотельные (например, флэш-карты и USB-токены - "флэшки") и др. носители предполагают наличие весьма специфических аппаратных и программных средств записи, а главное, считывания информации. По-сути, каждый отдельный вид электронного носителя уникален. В большинстве случаев, их нельзя даже вставить в считывающие устройства другого вида. Счастливое исключение пока еще составляют оптические диски и USB-токены. Но даже для считывания информации с них необходимо, чтобы на компьютере были установлены соответствующие программные утилиты - драйверы.

Поэтому электронный носитель трудно даже назвать составной частью электронного документа. Это скорее контейнер, обеспечивающий сохранение документированной информации. Что-то вроде баллона со сжиженным газом, открыть который можно лишь специфическим ключом. Утерян ключ - невозможно воспользоваться газом. Сменилась операционная среда - "старое" считывающее устройство может оказаться бесполезным, а вместе с этим будут утрачены документы на соответствующих электронных носителях. Жизненный цикл считывающих устройств ограничен не только программно, но также с точки зрения поломок и повреждений. Это все-таки электромеханическое устройство.

Так что использование конкретного электронного носителя - явление весьма не долговечное. Даже при сохранении им всех своих качеств, что могут показывать специализированные тесты (аналог оценки физико-химического состояния традиционных документов). Конечно, желательно, чтобы электронные документы долговременного хранения были записаны на носители, допускающие их считывание на срок, равный жизненному циклу компьютерного формата, то есть до очередной миграции электронных документов (10-15 лет). А для этого изначально следует ориентироваться на виды носителей, имеющие близкие параметры и унифицированные размеры (как, например, оптические диски). В этом случае, можно ожидать, что на рынке окажутся подходящие считывающие устройства.

Учет способа фиксирования электронной информации важен и в другом отношении: гарантирует ли он неизменность записанных документов. Из всех видов электронных носителей только оптические диски CD-R, DVD-R, DVD+R не допускают внесение изменений в записанные на них файлы. Это очень важное свойство, если при хранении преследуется цель обеспечения доказательной силы электронных документов.

2) Под формой передачи содержания электронных документов следует понимать тип компьютерного формата, в котором были созданы документы или в который они были конвертированы в процессе миграции.

Один и тот же управленческий или научно-технический электронный документ может быть сохранен как текстовых (Word, RTF, Excel, PDF, JDF, HTML, XML), так и в графических (JPEG, GIF, TIFF, PNG, DGN, DXF, DGW, IFC и др.) форматах. Оценка типа формата зависит от установленного срока хранения документа и технологических возможностей его воспроизведения. Чем менее программно зависим формат, тем лучше для обеспечения долговременного хранения. Исходя из этого, и следует выбирать экземпляры электронных документов. Например, подавляющая часть проектной и конструкторской документации выполняется в векторных графических форматах, крайне зависимых от используемого программного обеспечения. Но на постоянное хранение, вероятно, имеет смысл брать готовые чертежи, схемы, карты и т.п., переведенные в один из растровых графических или текстово-графических форматов (например, PDF-A или DWF). В настоящий момент только так можно на длительное время сохранить электронные научно-технические документы, пусть и с определенной потерей изначальной информации.

3) Оценка форм удостоверения электронных документов производится, в первую очередь, в соответствии с критерием подлинности, рассмотренным выше. В данном же пункте имеется в виду оценка правильности оформления документа (или удостоверяющего его документа): правильность размещения и оформления реквизитов, полнота состава реквизитов и частей документа.

Обычно, при оценке оформления документов пользуются уставленными стандартами или нормативно установленными формами (табелями форм документов). Например, оформление бумажных организационно-распорядительных документов следует проводить в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 [1, с.4].

К сожалению, в настоящее время в России не существует общегосударственных стандартов или других нормативных документов, определяющих состав реквизитов электронных документов, форму, форматы и размещение этих реквизитов, а также частей документов. Исключение составляют лишь крайне устаревшие и практически невыполнимые ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 28388-89, а также современный Р 50.1.027-2001, которые относятся к сфере научно-технической документации [4, 3, 20]. Безусловно, рано или поздно широкое проникновение электронных документов в делопроизводственную практику отечественных организаций поставит на повестку дня необходимость разработки подобных стандартов. Пока же порядок оформления баз данных и файлов с электронными документами при их хранении и документообороте чаще всего ничем не регламентируется. Даже немногочисленные примеры обмена документами, заверенными ЭЦП, подтверждают общее правило: визуальная форма представления документов (как содержательной части и реквизитов документируемой информации, так и реквизитов ЭЦП) подчиняется скорее требованиям программного обеспечения, а не делопроизводства, и регламентируется в технической документации, а не в делопроизводственных регламентах и табелях документальных форм.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1) Широкое развитие информационных систем и создание электронных информационных ресурсов является фактом российской действительности. Чем дальше, тем все больший объем информации будет документироваться в электронной форме, что неизбежно приведет к массовому появлению архивов электронных документов и обострит проблему их отбора на хранение.

В принципе, при большом желании и достаточных материально-технических средствах любая организация или частное лицо смогут организовать постоянное хранение всех своих информационных ресурсов. Сама природа электронных документов допускает такую возможность. Машиночитаемый вид информации облегчает автоматизацию практически всех архивных работ. А вот, в масштабах общества и государства такая задача по-прежнему остается непосильной. Поэтому еще очень долго государственным и муниципальным архивам придется заниматься проблемами экспертизы ценности электронных документов и установления для них сроков хранения.

В то же время, уже сегодня ясно, что возможности по хранению и использованию электронных документов значительно шире, чем документов на бумажной основе. Проведенные расчеты позволяют говорить о возможности приема на постоянное хранение до 10% создаваемых информационных ресурсов. С развитием информационных технологий, а главное, в связи с их стандартизацией и унификацией, эта доля будет только расти.

Таким образом, уже сейчас назрела необходимость в пересмотре подходов к экспертизе ценности электронных документов, в смягчении критериев их отбора. Это тем более актуально, что существующие принципы и методы оценки документированной информации сложились много лет назад на основе изучения бумажных документов.

2) Общенаучные принципы, используемые в теории и практике экспертизы ценности, требуют рассмотрения документальных и архивных фондов в единстве двух форм представления информации - бумажной и электронной. Ценность электронных документов невозможно правильно оценить без изучения их связей с бумажными документами, а отбор на хранение только лишь последних приведет к обеднению архивных фондов.

3) Применение функционального, источниковедческого и информационного подходов при рассмотрении критериев экспертизы ценности выявило значительное своеобразие методик их применения в отношении электронных документов. Наиболее существенную модификацию претерпевает группа критериев содержания: методы определения видового состава электронных информационных ресурсов, критерии уникальности и типичности документов, повторяемости (дублирования и поглощения) информации, подлинности.

Так, получается, что критерий поглощения информации в применении к электронным документам полностью меняет свой знак. Наиболее ценными оказываются не аналитико-синтетические документы, а напротив, первичные документы в составе баз данных, которые в силу своей машиночитаемой природы в любой момент готовы к разнообразной аналитической обработке. В то же время ценность баз данных еще более повышается, если одновременно с ними поступают на хранение производные аналитические документы.

Вообще же сводные базы данных, ведущиеся в органах власти и государственных организациях и включающие сведения из множества источников (от юридических и физических лиц) - это именно тот резерв, который с лихвой может заполнить определенную выше 10% долю информационных ресурсов, предназначенных для передачи на постоянное государственное хранение.