Экспертиза ценности документов

Во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем. Это и не удивительно - мы живем во время эпохи революционных изменений в работе офиса и области обращения документа, когда новое примыкает со старым, самые новые технологии пускают корни в условиях законодательства, сосредоточился на обращении печатного документа.

Общее беспокойство проблем:

Трудности соединил с недостаточной поддержкой государством введения СЭД (система электронных документов). В то время как государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки действующей деятельности.

Большая группа проблем, возникающих в отсутствии стандартной основы для высокосортного использования электронных документов, например:

- заказ признания законности электронных документов не установлен государством;

- нет никакой официально признаваемой техники (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивая признание их законности;

- отсутствующие методы экспертизы ценности электронных документов, их передач на архивном хранении, разрушениях электронных документов, работ с электронными документами грифованными;

- есть не законодательные акты, решая переводить не действующие документы, перед истечением срока их хранения, на аналоге и - или электронные курьеры, одновременно разрушая бумажные оригиналы;

- нет никакой однородной технической политики относительно СЭД, используемого в России. Национальные требования к СЭД вынудили бы разработчиков программного обеспечения (включая иностранные компании), за их счет сделать продукты программного обеспечения более подходящими для внутреннего обращения документа.

Законодательство Российской Федерации на данном персонале защиты (пункт 11 гл.2 Закон по информации) намного менее детальный и строгий - уже не говоря о ее реальном соблюдении, - чем во многих других странах, который чреват проблемами при ведении международного дела [25, с.5].

К сожалению, как правило, все вопросы, связанные с введением СЭД и их операция, поручены обслужить ЭТО (электронное техническое обслуживание). Неприятность, как которая служащие ИТ не знают основания об обращении документа, необходимом для введения и обслуживания СЭД, такие:

- понятие цикла жизни документов;

- назначение периодов хранения документов, происхождения законодательных, стандартных и юридических требований;

- экспертиза ценности документов, выбор и регулярное и своевременное разрушение документов с периодами с истекшим сроком хранения, - есть не главный организационно-юридический документ - положение об отделе ДОУ, в котором должно определяться взаимодействие отделов.

Испытывается недостаток и в служащих ДОУ, и главное из них - невежество современных технологий [35, с.86-90].

Для решения проблемы механизации и автоматизации современного управления в соответствии с документами это необходимо, чтобы развить многие рекомендации, такой, как:

1) Для успешного введения электронных систем, близкого сотрудничества экспертов ИТ, ДОУ и другие заинтересованные стороны необходимы: деловые подразделения, юридическое обслуживание, обслуживание внутреннего контроля. На уровне организационно-юридических свидетельств, чтобы решить разногласия между отделами ЭТО и ДОУ. Чтобы выяснить позицию об отделе. Сделать изменения или дополнения к инструкциям обязанности. Или, в долгосрочной перспективе, переход обслуживания ДОУ в подчинении ИТ, и создание однородного подразделения, управляющего всеми информационными ресурсами в организации, могут быть одним из разумных решений.

2) Введение электронных систем требует обучение всего устойчивого персонала, и не только, чтобы работать методы в СЭД, но также и к основаниям работы офиса [59, с.45-47].

Ужесточение законодательства и стандартных требований к работе внутреннего контроля также требует укрепление деловых подразделений экспертами, которые в состоянии со знанием дела работать с документами.

Подготовка экспертов ДОУ современного обладания уровня, кроме знания традиционного обращения документа, оснований информационных технологий, экономического и юридического знания - трудная проблема. Поэтому это необходимо по крайней мере один раз в год, чтобы послать экспертов в таможенной регистрации на различных семинарах, поднимающих квалификацию эксперта в сфере ДОУ.

3) Создавая рекомендации о совершенствовании "бумажного" обращения документа, это необходимо, чтобы рассмотреть, с одной стороны, стандартные требования к заказу проведения работы офиса и работы с документами и, с другой стороны, это необходимо, чтобы попытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит достигать увеличения производительности и качества работы служащих предприятия за счет правильной организации работы с документами и автоматизацией рутины и требующий затраты достижения операций, например, создания и передачи документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество документов в организации, это косвенно также поднимает трудовую производительность.

Использование информационных технологий для операции бизнеса делает любую компанию более конкурентоспособных за счет усовершенствования качества работы с документами. Подобная автоматизация позволяет:

Поднять эффективность управления компания за счет обслуживания глав и экспертов, в максимально возможной степени полных, действующих и заслуживающая доверия информация на основе однородного банка данных.

Сократить расходы по деловому управлению за счет автоматизации процессов обработки информации, регулирования и упрощения доступа служащих компании к необходимой информации. Изменить характер работы служащих, уменьшая их от работы обычной работы и давая шанс сконцентрироваться на профессионально важных обязанностях.

Поднять эффективность обмена данными между экспертами в таможенной регистрации.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных во всех стадиях обработки информации.

Автоматизация дает значительно эффект больший при сложном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функции способны, чтобы решить только затем "горящую" проблему. Однако таким образом есть также отрицательные эффекты: не уменьшайтесь, и время от времени даже увеличивайте обвинения персонала и трудозатраты; несогласованность работы подразделений не устранена.

От этого возможно сделать вывод, то введение новой информационной системы продвигает развитие предприятия, его переход к qualitatively (качественно) более высокому уровню в усовершенствовании качества обслуживания.

Выводы по третьей главе

При рассмотрении методологических и практических аспектов экспертизы ценности электронных документов можно сделать следующие выводы:

Во-первых, широкое развитие информационных систем и создание электронных информационных ресурсов является фактом российской действительности. Чем дальше, тем все больший объем информации будет документироваться в электронной форме, что неизбежно приведет к массовому появлению архивов электронных документов и обострит проблему отбора таких документов на хранение.

Таким образом, уже сейчас назрела необходимость в пересмотре подходов к экспертизе ценности электронных документов, в смягчении критериев их отбора. Это тем более актуально, что существующие принципы и методы оценки документированной информации сложились много лет назад на основе изучения бумажных документов.

Во-вторых, общенаучные принципы, используемые в теории и практике экспертизы ценности, требуют рассмотрения документальных и архивных фондов в единстве двух форм представления информации - бумажной и электронной. Ценность электронных документов невозможно правильно оценить без изучения их связей с бумажными документами, а отбор на хранение только лишь последних приведет к обеднению архивных фондов.

В-третьих, применение функционального, источниковедческого и информационного подходов при рассмотрении критериев экспертизы ценности выявило значительное своеобразие методик их применения в отношении электронных документов. Наиболее существенную модификацию претерпевает группа критериев содержания: методы определения видового состава электронных информационных ресурсов, критерии уникальности и типичности документов, повторяемости (дублирования и поглощения) информации, подлинности.

В четвертых, существенное влияние на отбор электронных информационных ресурсов для постоянного хранения оказывают критерии их технологических особенностей. Учет технологий записи, воспроизведения, использования, обеспечения аутентичности экземпляров электронных документов может стать решающим фактором в оценке стоимостных показателей их хранения, что в современных условия часто равнозначно установлению срока хранения документов.

И, наконец, методология экспертизы ценности электронных документов не может развиваться в отрыве от решения практических задач архивного хранения. Ведь практика - критерий не столько истины, сколько способов и средств ее достижения. Только приступив к реальному и полноценному комплектованию архивов электронными документами, можно будет оценить все возможности и особенности их использования, а значит - оценить и переосмыслить применяемые к ним подходы, методы и критерии экспертизы ценности. Только такой путь способен вывести нас из методологического застоя.

Заключение

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

Понятие "экспертиза ценности документов" неотделимо от понятия "архив", "архивирование", "архивоведение" (как наука). То есть, экспертиза ценности документов является эмпирической деятельностью, но и также научным разделом архивоведения.

Экспертиза ценности документов (ЭДЦ) является одной из самых важных составляющих функций в архивной работе. Определение ЭЦД даётся в Законе об архивном деле (п.16. ст. 3.). ЭЦД определяется как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Основными критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

Необходимость ЭЦД объясняется неравноценностью документов. Одни документы являются неисчерпаемым источником для различных исследований, другие имеют практическое значение только для справочно-информационной работы, а третьи теряют своё значение через короткий временной промежуток после их создания, то есть, после их исполнения. Документы, при всей их ценности, могут быть испорчены по своему материальному состоянию до такой степени, что их восстановление не является возможным и целесообразным.

Поэтому, в архивной работе ЭЦД - это основа, без которой немыслима упорядоченная деятельность любых архивных организаций, как государственных архивов, так и частных (ведомственных).

ЭЦД, начиная с советской эпохи, не только регламентировалась нормативно-правовой базой, но и шли научные разработки в области ЭЦД в рамках науки архивоведения. Проблема ЭЦД нашла довольно широкое освещение в советской архивоведческой литературе. Были опубликованы десятки работ, в которых в различных аспектах рассматривались вопросы экспертизы. Это монография "Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования госархивов", исследования Елпатьевского А.В., Коленкиной Т.Г., Кондратьева В.А., Орловой Н.А., Селезнёва М.С., Цаплина В.В. Была разработана теоретическая основа определения критериев ЭЦД в 80-ые годы ХХ века.

Научные исследования проводились не только в архивоведческой области, но и в смежной науке документоведения, так как именно в вопросах ЭЦД тесно смыкаются архивоведение и документоведение. ЭЦД - это архивоведческий процесс работы по функции, но ЭЦД документы подвергаются не только в архивах, но и в организациях. Оценка документов начинается в делопроизводстве организации в процессе формирования их в дела. Решая этот вопрос, специалисты ДОУ (документационное обеспечение управления) используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами, на стадии делопроизводства в организациях, в конечном итоге зависит качество Архивного фонда страны.

Оценивая научную разработку ЭЦД в советском архивоведении можно говорить о сформированной теории ЭЦД в рамках науки архивоведения и документоведения. К концу 80-ых годов ХХ века были выработаны, сформулированы принципы, методы, критерии ЭЦД, зафиксированы в нормативно-методической литературе и апробированы на практике. Все эти достижения в области методологии ЭЦД - результат развития советского научного архивоведения. Все эти разработанные методы, принципы, критерии могут применяться в процессе архивирования в ДОУ любой организации, в независимости от формы собственности и организационно-правовой формы.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Среди перспективных направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией, причем уже на стадии делопроизводства, а также вопросов внутривидовой экспертизы ценности документов. Современный этап развития экспертизы ценности документов характеризуется, во-первых, совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве.

В настоящее время существует отработанная система проведения работ по экспертизе ценности документов. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Целью нашей выпускной квалификационной работы было рассмотрение вопросов зарождения, становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения этой цели нами были решены следующие задачи:

- рассмотрены вопросы зарождения экспертизы ценности документов;

- выявлены особенности экспертизы ценности документов в XIX веке;

- раскрыты понятие, принципы и критерии экспертизы ценности документов на современном этапе;

- рассмотрена организация проведения экспертизы ценности документов;

- представлена экспертиза ценности электронных документов на современном этапе;

- выявлены проблемы экспертизы ценности электронных документов и пути их решения.

Список использованной литературы

Источники

1. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

3. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1989.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1984.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

6. Конституция Российской Федерации от 25 декабря 1993 года, с изменениями от 30 декабря 2008 года.

7. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М. 1988.

8. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.- М., 2002.

10. Основные правила работы государственных архивов с кино-фото-фоно-документами.- М., 1980. - С. 21

11. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. - М., 1991. - С. 53-55

12. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации.- М.: ВНИИДАД, 1997.

13. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.- М., 1973.

14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.- М., 1989.

15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000.

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять "коммерческую тайну" (в ред. Постановления Правительства РФ от 03.10.2002 N 731).

17. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007. - П. 4.3.

18. Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах. М., 1957.

19. Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов. - М.: ВНИИДАД, 2002. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 221.

20. Рекомендации по стандартизации Р-50.1.027-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Автоматизированный обмен технической информацией. Основные положения и общие требования. - М., 2001.

21. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

22. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. № 536.

23. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 1996.

24. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года).

25. Федеральный закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"

26. Федеральный закон от 04.07.1996г. №85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене".

27. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Литература

28. Автократов, В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.Н. Автократов.- М., 2001.

29. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело.- 1999.- №1.- С. 79-83.

30. Алексеева, Е.В. Научные основы оценки и отбора документов/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство.- 2003.- № 1. - С. 98-102.

31. Алексеева, Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 85-92.

32. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева. - М.:2001.

33. Архивоведение: учеб. пособие.- Пенза, 2005.

34. Архипова, Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов "Век нынешний и век минувший" / Т.Г. Архипова/ Секретарское дело.- 1997.- № 1.

35. Афанасьева, Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов/ Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 2005. - №1. - С. 86-90.

36. Банасюкевич, В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур / В.Д. Банасюкевич //Отечественные архивы.- 1996.- №6.- С. 21-25.

37. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов/ В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 19-23.

38. Бурова, Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов)/ Е.М. Бурова// Делопроизводство.- 1998.-№ 1.

39. Бурова, Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов / Е.М. Бурова. - М., 1985.

40. Быкова, Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учеб.-метод. пособие/ Т.А. Быкова. Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. М., 2004.

41. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем".- Издательство ЭКМОС, 2005.

42. Еремченко, В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 1992.- № 5.

43. Еремченко, В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы.- 1996.- № 6.

44. Жукова, М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.- 1995.- №6.-С.3-10.

45. Жукова, М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов / М.П. Жукова //Отечественные архивы.- 2000.- №4.

46. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий /М.П. Жукова // Отечественные архивы.- 1994.- № 5.- С. 10-13.

47. Илизаров, Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения.- М., 1984.

48. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П. Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993.

49. История делопроизводства в СССР / под ред. Я.З.Лившица, В.А. Цикулина.- М.: МГИАИ, 1974.

50. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003.

51. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - №11. - С. 15-21.

52. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.- Изд. 3-е, исп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2006.

53. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков . - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.

54. Орлова, Н.А. Экспертиза ценности документов ГАФ СССР (1958-1980 гг.) / Н.А. Орлова. - М., 1984.

55. Осичкина, Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве/ Г.А. Осичкина // Секретарское дело.- 1997.- № 7.

56. Русская история в очерках и статьях / Под ред. М. В. Довнар-Запольского. Киев, 1912. Т. 3. С. 168.

57. Самошенко, В.Н. История архивного дела в дореволюционной России / В.Н. Самошенко.- М., 1979.

58. Теория и практика экспертиза ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД.- М.,1984.- Ч.1-2.

59. Тихонов, В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов / В.И. Тихонов // "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4.

60. Тихонов, В.И. Организация "безбумажного делопроизводства": нормативно-методические проблемы и возможности / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. № 4.

61. Тихонов, В.И. Организация архивного хранения электронных документов / В.И. Тихонов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики // "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4

62. Тихонов В.И. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин // Отечественные архивы. 1998. № 6. - С.42-43.

63. Философский энциклопедический словарь.- М., 1989.

64. Шмидт, C.O. Документы делопроизводства правительственных учреждений России ХVI-ХII вв.: учеб. пособие / С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М., 1985.

65. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) /сост. М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др.- М., 2006.

Размещено на Allbest.ru