Значение документа и документационного обеспечения в управленческой деятельности

Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета".

Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись "с мундиром и пенсионом".

В середине XIX в. появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства, и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам прежде всего относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельдбрехта и И.И.Рихтера.

Н.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.

Основную группу делопроизводственной документации - "канцелярские дела и бумаги" - он определяет как "по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица"*1. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.

Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В.Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений).

В. Вельдбрехт определяет делопроизводство как "правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг", иначе говоря, правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях "начальствующих лиц" (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.

Задача канцелярии - "доложить дело", что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях "начальствующих лиц" в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап - исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, - указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет значение для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.

Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства, это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела - "как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений".

Ф.Наливкин в "Руководстве к сочинению писем и бумаг", вышедшем в 1847 г., пишет: "Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство".

В конце XIX в. И.И.Рихтер предпринимает первую попытку применения десятичной системы классификации к классификации документов казенных железных дорог.

Таким образом, с середины XIX в. можно говорить о первых попытках научного осмысления делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.

Со второй половины XIX в. активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т. д.). Для ведения их дел требовалось большое количество секретарей и других канцелярских работников. Подготовка канцелярских работников в начале XIX в. проходила в самих министерствах. Согласно § 47 "Общего учреждения министерств", "министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов".

В середине XIX в. создаются школы стенографистов, в 1868 г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей*1, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время возникают и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись", "Стенография".

Во второй половине XIX в. в сфере управления начинает использоваться женский труд, что было связано с появлением новых средств связи - телеграфа и телефона.

В 1865 г. утверждены "Временные правила о порядке определения лиц женского пола на должности телеграфистов", а в 1874 г. установлены нормы численности женщин, которые могли занимать должности телеграфистов 3 разряда. Эффективность работы женщин в телеграфной системе способствовала расширению сферы применения женского труда и Именным указом от 29 ноября 1869 г. женщины, из числа окончивших курс в педагогических классах или высших женских заведениях ведомства Императрицы Марии, стали допускаться на должности секретарей и бухгалтеров, но только в данном ведомстве.

В начале XX в. в свете общих преобразований права женщин на государственную службу были значительно расширены, и в 1905 г. женщинам разрешили работать в канцелярии Государственной думы "по письмоводству и счетоводству". Но главным образом в Думе женщины работали как стенографистки.

Научно-технический прогресс в XIX в. вторгается и в сферу управления, меняя стиль работы канцелярии. Появление новых средств связи (телеграфа и в конце века телефона), аппаратов для размножения документов и особенно активное внедрение пишущих машин меняет состав канцелярий. К работе управленческого аппарата предъявляются требования большей оперативности, которая может быть достигнута только за счет более быстрой обработки и доставки документов, более тщательного их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов, и более качественного и быстрого составления документов. Ведомства расписывают работу с документами уже в своих конкретных инструкциях по делопроизводству и начинают предпринимать попытки улучшить работу с документами в рамках ведомства (например, военное ведомство, министерство путей сообщения). Можно сказать, что с последней четверти XIX в. начинается поиск путей рационализации делопроизводства на базе внедрения средств механизации. Однако эту работу прерывает начавшаяся Первая мировая война, а затем Октябрьская революция.

Рубежом в развитии специальности в России можно считать революцию 1917 г., приведшую к кардинальной смене власти и, соответственно, всей системы государственного аппарата управления.

Министерства сменили народные комиссариаты (наркоматы), Совет министров - Совет народных комиссаров (Совнарком). Аналогично изменились органы власти и управления на местах. Квалифицированный и обученный управленческий персонал заменили наиболее грамотные рабочие и солдаты, не знающие управленческой работы и чаще всего недостаточно грамотные для ее выполнения. В результате общий уровень работы управленческого аппарата резко падает. В то же время начинает постепенно складываться командная система управления, где абсолютно все права и ответственность сосредотачиваются у руководителя. Канцелярия теряет положение одного из главных структурных подразделений в аппарате и, соответственно, все ее работники начинают рассматриваться только как технический персонал, к работе в ней привлекаются лица, не имеющие достаточного образования. Эта тенденция сохраняется в течение многих десятилетий.

Вместе с тем очень скоро обнаруживается, что сбои в работе с документами влекут за собой крупные просчеты в управлении в целом, и вопросами организации работы управленческого аппарата и делопроизводства в 1920-е гг. начинают заниматься на высоком государственном уровне.

Эти же годы характерны для Америки и Европы широким внедрением принципов научной организации труда (НОТ), которые предполагают изучение трудовых процессов, раскладывание их на части до простейших операций, отработки каждой из них и расчета норм выработки на каждую операцию.

В начале 1920-х гг. по инициативе председателя правительства (Совнаркома) В.И.Ленина принципы научной организации труда начинают внедряться в России и в сферу управления, для чего в 1922 г. при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) создается Отдел нормализации счетоводства, делопроизводства и складского дела в составе общего управления этого наркомата. Его деятельность можно считать началом государственной разработки проблемы совершенствования стиля работы государственного аппарата и в первую очередь постановки делопроизводства, так как в этот период делопроизводство рассматривается как техника управления.

Следя за первыми шагами НК РКИ в области совершенствования работы государственного аппарата, правительство летом 1922 г. ставит вопрос о коренном изменении методов его деятельности. 1 сентября 1922 г. В.И.Ленин пишет письмо заместителю наркома РКИ В.А.Аванесову, находящемуся в это время в Германии.

"Достать литературу надо и немецкую и американскую. Собрать все сколько-нибудь ценное, особенно по части нормализации работы бюрократической (порядок обмена бумажек; формы; контроль; переписка на машинке; запросы и ответы и т. д. и т. п.)... Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное. Если Вас пустят посмотреть одно из лучших учреждений в Германии или Норвегии, стоит остаться на недельку. 21-23 сентября 1922 г. отделом нормализации была проведена Первая московская инициативная конференция по нормализации техники управления. На конференции с основным теоретическим докладом выступил заведующий отделом нормализации Н.А.Витке, обосновавший роль и перспективы развития отдела как опорного центра изысканий самих учреждений в области совершенствования делопроизводства. Отдел нормализации представил на конференции первую большую методическую работу - две инструкции: по обследованию делопроизводства и ревизии складского хозяйства. Надо сразу же указать, что в процессе совершенствования работы госаппарата упор всегда делался и делается сегодня прежде всего на информационно-документационное обеспечение его деятельности, т. е. делопроизводство, поэтому и отдел нормализации в первую очередь занимался контролем исполнения бумаг и ускорением их прохождения по инстанциям, т. е. документооборотом.

Однако один отдел был не в состоянии решать все задачи по совершенствованию деятельности госаппарата, и председатель СНК В.И.Ленин, считая эту работу важнейшей для советского правительства, в статьях "Как нам реорганизовать Рабкрин" и "Лучше меньше, да лучше'' развивает идеи реорганизации Рабкрина, слияния его с Центральной контрольной комиссией (ЦКК РКП (б)) и предлагает основной функцией этого органа сделать совершенствование госаппарата.

XII съезд РКП (б) в 1923 г. реализует эти предложения В.И.Ленина, создав объединенный партийно-государственный орган ЦКК-НК РКИ, главной задачей которого было постоянное совершенствование государственного аппарата методами НОТ.

В объединенном ЦКК-НК РКИ было образовано Управление по улучшению госаппарата, которому было поручено руководство всем движением НОТ в стране. Таким образом, с начала 1920-х гг. появляется новое - рационализаторское - направление работ в постановке делопроизводства. Практическая рационализаторская деятельность проводилась Отделом административной техники. Эта работа требовала больших усилий и большого количества служащих. Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 г. создается акционерное общество - Государственное бюро организационного строительства "Opгстрой", деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные учреждения, предприятия и организации.

В задачи "Оргстроя" входили: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работников для всех видов административной и конторской работы. "Оргстрой" быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 г. провел 79 работ в 61 учреждении*1.

Однако скоро выяснилось, что для эффективной деятельности "Оргстроя" недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методические и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 г. при НК РКИ Институт техники управления (ИТУ).

"Наркомат является политическим руководителем, вырабатывающим основные директивы по организации госаппарата на основе всестороннего анализа, а Институт должен своей научной работой питать постановочную работу "Оргстроя", а последний, в свою очередь, обогащает исследовательские работы Института своим богатым экспериментальным материалом".

В задачи института входили:

а) научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;

б) консультация и популяризация достижений в области техники управления.

Выполняя эти задачи, институт стал общесоюзным научно-методическим центром.

Особенно тесно была связана деятельность ИТУ с "Оргстроем". "Оргстрой" вел обследование учреждений и предприятий, разработку для них рациональной структуры и делопроизводства на основе методических указаний и инструкций ИТУ.

Под делопроизводством работники ИТУ понимали в первую очередь документооборот. Поэтому и проекты ИТУ по делопроизводству касаются главным образом рационализации документооборота. Методика проведения обследования и оргпроектирования отражена в опубликованных работах инструкторов ИТУ - Вл. Мейльмана "Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий" и С.Н.Голубова "Структура и документация".

Деятельность по рационализации делопроизводства складывалась из следующих этапов: ориентировочного обследования, детального обследования, анализа собранных материалов, разработки проекта, прогноза его эффективности, практического внедрения (постановки).

Институтом были разработаны и применялись разнообразные научно обоснованные методы обследования постановки делопроизводства: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотографии рабочего дня, хронометраж. При обследовании делопроизводственного процесса часто применялся метод изучения операций в натуре.

Сотрудники ИТУ на составляемых ими графиках показывали не только существовавший порядок прохождения документов, но и предлагаемый ими вариант. Графики помогали наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами*1.

ИТУ провел исследование систем регистрации документов; изучая исполнение документов, сотрудники института обращали внимание на вопросы составления документов, порядок их подписания, изготовления сопроводительных писем, установление сроков исполнения и контроля за исполнением документов; изучался порядок организации хранения документов в структурных подразделениях (отдельно законченных документов и незаконченных переписок), составление номенклатуры дел, разработки признаков классификации документов.

Особенно большое значение в институте придавалось вопросам классификации. В готовые проекты составной частью часто входили разработанные классификаторы.

Занимаясь архивом, разработчики выясняли, централизовано ли хранение законченных дел или они хранятся у исполнителей, каков способ хранения папок (вертикальный или горизонтальный), есть ли классификатор дел и описи.

В результате обследования создавался "проект реорганизации общего делопроизводства".

Все обнаруженные недостатки ИТУ предлагал устранить путем внедрения в практику "Новой системы делопроизводства". Каждый проект начинался с изложения общих принципов построения системы делопроизводства, которые сводились к следующему:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль наполнения документов должен быть проверкой по существу, а не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Интересную работу провел ИТУ совместно с управлением Центрархива РСФСР по разработке нового порядка хранения и ликвидации архивных документов, который нашел свое отражение в "Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях РСФСР" (1928). ИТУ предлагал всем наркоматам к другим учреждениям с помощью Центрархива составить перечни категорий дел и документов, обращающихся в делопроизводстве данного ведомства, в том числе и подлежащих передаче органам Центрархива, с указанием сроков хранения и способов ликвидации для каждой категории дел.

Институт внес также ряд предложений о порядке передачи дел из архивов действующих учреждений в государственные архивы.

Попыткой обобщения норм и требований ИТУ к рациональной организации делопроизводства явились "Общие правила документации и документооборота", проект которых был опубликован в 1931 г. "Общие правила..." с позиций сегодняшнего дня являются наиболее крупной, удачной и обобщающей работой института. Их предлагалось сделать практическим руководством для постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях СССР. Поэтому в них были охвачены все стадии обработки документов, давались детальные указания по постановке общего делопроизводства и приводились приблизительные нормы выработки.

Ликвидация института помешала претворению "Правил" в жизнь.

Помимо "Общих правил" ИТУ был создан ряд типовых и индивидуальных инструкций по делопроизводству.

В рационализаторской работе Института техники управления большое место занимали вопросы стандартизации.

Деятельность по разработке стандартов развивалась в четырех направлениях: а) форм документации; б) материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т. д.; в) средств конторского труда (ручки, перья, механические приспособления); г) предметов конторского оборудования, главным образом мебели.

Одной из основных работ, проведенных Кабинетом стандартизации, была стандартизация форматов бумаги.

Был разработан и утвержден ряд стандартов писчебумажных изделий: писчая бумага в листах, счетоводная бумага, почтовая бумага, тетради школьные и общие, правила упаковки и маркировки и т. д.

Особо следует отметить популяризаторскую деятельность "Оргстроя" и ИТУ, результатом которой явилось открытие в апреле 1928 г. специальной выставки-музея. Основная цель выставки-музея состояла в наглядном ознакомлении специалистов-рационализаторов и сотрудников учреждений с достижениями в области рационализации госаппарата*1.

Институт вел значительную публикаторскую работу. Были изданы отчеты о его деятельности, выходил журнал "Техника управления", на страницах которого отражались результаты научных, методических и практических разработок института. Институтом был подготовлен ряд крупных изданий. Например, книга Вл. Мейльмана "Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий", монография Т.Попова "Новая система делопроизводства центральных государственных учреждений", курс лекций С. Голубова "Структура и документация", брошюра Л.Мануйлова "Специальные делопроизводства. Личный состав. Зарплата. Распорядительство. Контроль исполнения" и др.

Однако попытки института применить в своей работе "буржуазные теории" построения госаппарата, пропаганда функционального его построения, осужденного впоследствии XVII съездом партии, привели к ликвидации института в апреле 1932 г.

После ликвидации Института техники управления проблемы рационализации делопроизводства были переданы ведомствам, каждое из которых решало их применительно к своей системе.

Таким образом, с позиции сегодняшнею дня можно сделать, как нам кажется, достаточно обоснованный вывод о том, что в 1920-е гг. в области документационного обеспечения управления создаются новые виды профессиональной деятельности - развивается научная и появляется оргпроектная работа. Уже опыт ИТУ и "Оргстроя" показывает, что сфера научных изысканий в этой области обширна: от унификации отдельных форм документов до разработки унифицированных систем документации, классификации документов, установления критериев и принципов определения ценности документов и соответственно сроков их хранения, организации документооборота, и все это с учетом внедрения новейших для каждого этапа средств механизации, создания и обработки документов.

"Оргстрой" и ИТУ начали систематическую оргпроектную работу по заказу конкретных организаций. Для такой работы нужен специалист очень высокой квалификации. Он должен быть в курсе всех новейших достижений рациональной постановки управленческого труда и делопроизводства, уметь изучить и проанализировать состояние делопроизводства в организации-заказчике и спроектировать, учитывая особенности и возможности этой организации, рациональную систему документационного обеспечения управленческой деятельности. С начала 1930-х гг., с закрытием ИТУ и "Оргстроя", почти на два десятилетия эти работы прекращаются.

В 1930-е гг. в общегосударственном масштабе вопросами постановки делопроизводства и ведомствах интересуется лишь архивная служба. Это было связано с тем, что к 1930-м гг. в советских учреждениях уже отложилось значительное количество документом, созданных в процессе их деятельности. Государственные архивы начинают работу по приему этих документов на постоянное хранение. Естественно, что встает проблема установления сроков хранения документов. Архивные органы активно помогают ведомствам в разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Кроме того, в процессе приема дел от учреждений на архивное хранение отчетливо выявляется плохое состояние делопроизводства и учреждениях, что напрямую сказывается на сохранности документов и на порядке их формирования и оформления.

Архивные органы оказывают ведомствам помощь в составлении инструкции по делопроизводству. Составление перечней и инструкций по делопроизводству в 1930-е гг. было основным направлением работ по упорядочению делопроизводства.

Интенсивное развитие экономики и всех сфер жизни общества вызывает постоянное увеличение объемов информации в сфере управления и все острее ставит проблему механизации управленческого труда. Весной 1941 г. состоялось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей (ВНИТОМАШ) для обсуждения вопросов механизации управленческого труда. Так как в сфере управления можно механизировать прежде всего работу с документами, на совещании были затронуты вопросы состояния делопроизводства в стране. Разнобой в составлении и оформлении документов и работе с ними не позволял внедрять средства механизации.

Совещание наметило программу мероприятий по улучшению постановки делопроизводства. Она включала:

создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях: разработку положения о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм;

разработку положения о кадрах канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики;

широкую механизацию труда работников, развертывание производства документационной техники;

проведение унификации и трафаретизации служебной документации, установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководящего учебного центра, который обеспечил бы разработку единых типовых программ, учебников и учебных пособий по делопроизводству;

введение в программу средних школ по русскому языку изучения правил составления служебных документов;

создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях.

Как показывает программа, совещание намечало продолжить на новой основе работы, начатые Институтом техники управления и "Opгстроем", и, что следует особо отметить, ставило вопрос о подготовке квалифицированных кадров для служб делопроизводства. Начавшаяся Великая Отечественная война не позволила реализовать эту программу.

Однако в эти годы Главное архивное управление завершает серьезную работу, проводившуюся в течение длительного времени, и создает проект "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР" (1943). В основу проекта инструкции были положены требования:

создание единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий Союза ССР;

создание на основе этих норм ведомственных инструкций по делопроизводству, в которых должна быть отражена специфика постановки делопроизводства в данном ведомстве.

Вновь к вопросам совершенствования постановки делопроизводства в стране активно возвращаются лишь в середине 1950-х гг. после постановления ЦК КПСС и решений XX съезда КПСС о перестройке работы госаппарата.

В "Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР", утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г., контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства возлагается на Главное архивное управление МВД СССР и соответствующие республиканские и местные архивные органы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.

Резкое отставание в повышении производительности управленческого труда и, следовательно, в оперативности работы госаппарата можно было ликвидировать прежде всего за счет внедрения средств механизации в работу с документами, так как управленческий труд весь пронизан информационными потоками, базируется на получении, распределении, переработке и хранении информации, носителем которой в середине XX в. выступали только документы на бумажной основе.

10 декабря 1959 г. Совет Министров СССР принимает постановление о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, в котором была намечена обширная программа выпуска средств механизации делопроизводства. Но механизировать возможно только унифицированные процессы и с помощью машин обрабатывать унифицированные предметы, детали и т. д. В связи с этим прежде чем механизировать работу с документами, необходимо было привести к определенному единообразию как сами документы, так и операции по их обработке. Постановлением Совета Министров от 10 декабря 1959 г. было положено начало разработке в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), призванной унифицировать организацию делопроизводственных процессов и тем самым подвести их под механизацию.

Для реализации задач, выдвинутых постановлением Совета Министров, 20-25 июня 1960 г. в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На совещании представителями общесоюзных и республиканских комитетов и министерств был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в государственном аппарате. На совещании с докладом "О перестройке учебной работы в Московском государственном историко-архивном институте" выступила директор института А.С.Рослова.

В своем докладе А.С.Рослова указывала, что институт готов взять на себя подготовку специалистов по организации делопроизводства. Так как институт имеет не только большой опыт преподавания источниковедческого анализа документов, обработки и организации ретроспективных документов в архивах (фондирование, формирование дел, экспертиза ценности документов и т. п.), но и сделал определенные успехи в систематическом изучении организации делопроизводства.

В 1936 г. в курсе проф. М.В.Вишневского "Теория и техника архивного дела" был введен раздел "Общее делопроизводство". "Вопрос преподавания делопроизводства как самостоятельной дисциплины был поставлен в 1938 г. В 1940 г. читался курс "Письмоводство и делопроизводство в советских учреждениях""*1. С 1942 г. организация делопроизводства разрабатывается проф. К.Г.Митяевым как раздел курса "Теория и практика архивного дела". В учебном пособии К.Г.Митяева "Теория и практика архивного дела" (1946) вопросы делопроизводства рассматривались в первом разделе "Общее документоведение". В 1952 г. в МГИАИ образована кафедра истории государственных учреждений и делопроизводства, на которой создается самостоятельный курс "История и организация делопроизводства". В 1959 г. проф. К.Г.Митяевым издано первое учебное пособие по этому курсу.

Институт проводит месячную производственную практику студентов по делопроизводству в учреждениях и организациях. А.С.Рослова отметила, что с 1960/61 учебного года институт может приступить к подготовке специалистов по организации делопроизводства, уже разработан проект нового учебного плана по этой специальности*1. В учебном плане "значительное место уделяется вопросам документоведения и делопроизводства, которые представлены учебными дисциплинами: История и организация делопроизводства в СССР. Общее документоведение (теория и практика документирования). Техническое и фотофонодокументирование"*2.

Для преподавания этих дисциплин 19 сентября 1960 г. приказом министра высшего и среднего специального образования (15 сентября 1960 г. N 654) и приказом директора института (17 сентября 1960 г. N 151) была создана первая в стране кафедра советского делопроизводства.

На новую специальность 1 октября 1960 г. в Московском государственном историко-архивном институте была выделена группа студентов историков-архивистов в количестве 25 человек (соответственно первый выпуск по новой специальности состоялся в 1965 г.). В 1961/62 учебном году на новую специальность был начат отдельный набор студентов на дневное и вечернее отделения.

Развитие специальности активизировало постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. "О мерах по улучшению архивного дела в СССР" (N 829), в котором разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) была поручена Государственному Комитету Совета Министров СССР по науке и технике, Государственному Комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, ЦСУ СССР, Главному архивному управлению при Совете Министров СССР, Министерству приборостроения, средств автоматизации и систем управления СССР.

Главное архивное управление являлось головной организацией, координирующей всю работу по разработке ЕГСД.

Единая государственная система делопроизводства должна была охватить все основные виды делопроизводства, соответствующие разным сторонам управленческой деятельности, регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства.

Единая государственная система делопроизводства основывалась на общих принципах рациональной организации управленческого труда и исходила из потребностей и реальных возможностей аппарата управления. Ее задача - научно обобщить и распространить на все учреждения прогрессивные формы и методы работы с документами, оправдавшие себя на практике. ЕГСД была призвана установить унифицированный порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последующему хранению и использованию.

Разработка Единой государственной системы делопроизводства была предусмотрена Государственным планом развития народного хозяйства СССР.

Однако разработка, а затем внедрение ЕГСД требовали прежде всего достаточного количества специалистов высокой квалификации. Эту задачу решало постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 г. N 560 "Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшения подготовки кадров по делопроизводству", п. 5 которого гласил: "Обязать министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства".

Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20 мая 1964 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства.

С 1966 г. при библиотечном техникуме Мосгорисполкома начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству.

Таким образом, на государственном уровне была решена проблема подготовки кадров документоведов высшей и средней квалификации.

Факультет государственного делопроизводства МГИАИ долгие годы оставался единственным в стране, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях.

В 1987 г. вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом обсуждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управления, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 г., протокол N 55 и 10 ноября 1987 г., протокол N 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 г. N 23/3 отмечала: "Свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления, с одной стороны, и специальных навыков и знаний работы с документами у сотрудников аппарата - с другой, приводит к существенному снижению эффективности управления, бюрократическим издержкам и другим негативным явлениям.

Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления.

Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - "Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях" осуществляют в настоящее время только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специалистов".

Обсудив вопрос, коллегия постановила: "Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - "Документоведение и документационное обеспечение управления" в составе соответствующих факультетов и кафедр".

С начала 1990-х гг. в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С.Орджоникидзе (сегодня Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.

С середины 1990-х гг. в стране произошла резкая переоценка роли специалистов по документационному обеспечению управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Понимание важного значения службы документационного обеспечения управления пришло с развитием новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не учитывается при принятии решения, и все это в результате приводит к экономическим потерям.

Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сфере управления также потребовало совсем другою уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления.

Сегодня таких специалистов готовят более 40 вузов в разных городах страны. Перечислим некоторые из них:

- Автономная образовательная некоммерческая организация "Институт менеджмента, маркетинга и финансов" (Воронеж);

- Алтайский государственный университет;

- Астраханский государственный технический университет;

- Башкирская академия государственной службы и управления при Президенте Республики Башкортостан;

- Белгородский университет потребительской кооперации;

- Биробиджанский государственный педагогический институт;

- Волгоградский государственный университет;

- Государственный университет управления (Москва);

- Донской государственный технический университет;

- Институт управления и экономики (Санкт-Петербург);

- Иркутский государственный лингвистический университет;

- Иркутский государственный университет;

- Казанская государственная академия культуры и искусств;

- Кубанский государственный технологический университет;

- Марийский государственный университет;

- Московский государственный университет культуры и искусств (МГУКИ);

- Московский государственный университет путей сообщения;

- Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А.Добролюбова;

- Нижегородский государственный технический университет;

- Нижневартовский государственный педагогический институт;

- Нижнетагильский государственный педагогический институт;

- Оренбургский государственный университет;

- Орловский государственный университет;

- Пензенский государственный университет;

- Пермский государственный институт искусства и культуры;

Поволжская академия государственной службы (Саратов);

- Российский государственный гуманитарный университет (Москва);

- Ростовский государственный университет путей сообщения;

- Самарская государственная академия культуры и искусств;

- Самарский государственный университет;

- Саратовский государственный социально-экономический университет;

- Таганрогский государственный радиотехнический университет;

- Тамбовский филиал Московского государственного университета культуры и искусств;

- Тверской государственный университет;

- Тюменский государственный университет;

- Удмуртский государственный университет;

- Ульяновский государственный университет;

- Уральский государственный университет;

- Филиал Московского энергетического института (технического университета) (Казань);

- Филиал Томского государственного университета (Прокопьевск);

- Филиалы Поволжской академии государственной службы (Балаково, Тамбов, Тольятти, Ульяновск);

- Филиалы Тюменского государственного университета (Салехард, Муравленко, Новый Уренгой, Сургут);

- Челябинский государственный институт искусства и культуры;

- Южно-Уральский государственный университет (Челябинск).

Можно надеяться, что в ближайшие годы российские учреждения, организации, предприятия, фирмы будут иметь возможность пригласить для управления своими информационными ресурсами специалистов высшей квалификации, которые обеспечат их информационно-документационное обслуживание на уровне требований сегодняшнего дня с учетом новейших компьютерных технологий.

3. Стандарт высшего профессионального образования по специальности

Глубокие изменения, произошедшие в жизни России, не могли не коснуться сферы образования. Новое понимание государственной политики в области образования закреплено в действующей Конституции и Законе Российской Федерации "Об образовании". На их основе в 1996 г. принят Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

В ст. 43 Конституции Российской Федерации указано, что "Российская Федерация устанавливает федеральные государственные образовательные стандарты...". Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" также говорит, что "гражданам Российской Федерации гарантируется получение... профессионального образования в государственных муниципальных высших учебных заведениях в пределах государственных образовательных стандартов...". Таким образом, новое в профессиональном образовании - это четкое определение контуров образовательного пространства по профессии рамками государственного образовательного стандарта.

Давайте разберемся сначала, что такое стандарт. Посмотрим словари. Так как слово "стандарт" иностранного происхождения, сначала заглянем в словарь иностранных слов*1. Мы узнаем, что слово "стандарт" происходит от английского standard и обозначает:

во-вторых, нормативно-технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам, требования, обеспечивающие безопасность людей и сохранность материальных ценностей и т. д.

Есть и третье определение этого слова - нечто шаблонное, трафаретное, не содержащее в себе ничего оригинального, творческого, но к нашему стандарту это третье определение никак не подходит, и мы с вами увидим, почему.

Итак, мы взяли из словаря иностранных слов два первых определения. Теперь посмотрим, как это слово толкуется в других словарях. Из "Толкового словаря русского языка" под ред. проф. Д.И.Ушакова выписываем: "Стандарт+ 1.Типовой образец, которому должно удовлетворять изделие по размерам, формам и качеству... 3. Мерило, основа чего-нибудь".

В широко используемом сегодня "Словаре русского языка" С.И.Ожегова стандарт определен как "образец, которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, качествам, а также документ, содержащий в себе соответствующие сведения (офиц.)"*1.

Наконец, в энциклопедическом словаре стандарт трактуется как "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом".

Из всех этих определений, которые, по сути, аналогичны, понятно, что стандарт устанавливает минимальные требования к чему-либо: изделию, работе, термину. Проще можно сказать, что если изделие соответствует стандарту - пожалуйте с ним в цивилизованную торговлю. А если не соответствует - продавайте свой товар с рук на "блошином рынке". Если ваша квалификация будет соответствовать требованиям стандарта - вы можете занимать определенную должность. Если нет - надо подучиться или искать другую работу. Всякое качество выше стандарта может быть беспредельно, до эксклюзива. В процессе обучения вы постоянно будете изучать стандарты по терминам и определениям, с требованиями к документу, качеству гербовой печати, порядку оформления обложки дел и т. д.

Теперь разберемся, что же такое государственные образовательные стандарты.

Им целиком посвящена 5 статья Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании". Прежде всего в законе четко определено назначение образовательных стандартов.

"1. Государственные образовательные стандарты высшего и послевузовского профессионального образования предназначены для обеспечения:

1) качества высшего и послевузовского профессионального образования;

2) единства образовательного пространства Российской Федерации;

3) основы для объективной оценки деятельности образовательных учреждений, реализующих образовательные программы высшего и послевузовского профессионального образования;

4) признания и установления эквивалентности документов иностранных государств о высшем и послевузовском профессиональном образовании".

Высшие и средние учебные заведения сегодня вправе сообразно своим возможностям и потребностям своих регионов, предприятий и самих студентов самостоятельно строить учебный процесс. Но общее регулирование, необходимый качественный уровень образования обеспечивают государственные образовательные стандарты. Кроме того, "через государственные стандарты российская высшая школа вписывается и в мировое культурно-образовательное пространство, получает необходимые правовые средства для вхождения в международные механизмы признания документов об образовании, организации педагогических и научных обменов и связей". Первые образовательные стандарты были утверждены в 1996 г., в 2000 г. были разработаны стандарты второго поколения. Их принятию предшествовало подписание министром образования приказа от 2 марта 2000 г. N 683 "Об утверждении государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования", в котором утверждался перечень направлений подготовки и специальностей высшего профессионального образования. В этом перечне специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" отнесена к разделу междисциплинарных специальностей и получила код специальности 350800.

Квалификация выпускника - документовед.

Стандарт начинается с того, что в нем дается квалификационная характеристика специалиста, т. е. объясняется, какую работу ждут от специалиста, что специалист должен уметь делать. Это очень важный пункт, так как в нем раскрываются все аспекты вашей будущей специальности. Вчитайтесь и осмыслите его. Он показывает, как многогранна, сложна и интересна ваша будущая работа. Характеристика специалиста в стандарте изложена так:

"Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов.

Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления".

Следовательно, принимая вас на работу, организация вправе рассчитывать, что вы умеете делать все, что перечислено в стандарте.

Далее в стандарте указывается, где может работать такой специалист. Обратите внимание, что получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" может работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.

Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления". Здесь же указываются и возможные должности. Это должности, требующие "высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации". Конечно, в стандарте не могут быть указаны абсолютно все возможные должности, так как служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат. Многочисленные функции этой службы и возможные места работы вы узнаете уже в курсах по специальности.

Определив, какой специалист нужен, стандарт устанавливает, какие же знания он должен получить в вузе, чтобы соответствовать предъявляемым к нему требованиям. Для этого образовательный стандарт определяет по каждой специальности обязательный минимальный набор дисциплин и минимум содержания каждой дисциплины.

...