Совершенствование административных методов управления

Управление персоналом - процесс, который включает в себя целый ряд действий и работ, которые обеспечивают формирование и эффективное использование персонала организации. К ним относятся: выработка кадровой стратегии и кадровой политики, анализ содержания и регламентация работ, планирование потребности в персонале, набор, отбор кадров, адаптация работников, определение заработной платы и льгот, перемещение работников, обучение и повышение квалификации, деловая оценка, планирование карьеры и некоторые другие.

Следует подчеркнуть важную роль личностных качеств специалистов. Социальная работа является разновидностью деятельности по поводу помощи людям. Поэтому важным признаком, характеризующим профессионализм специалиста, является наличие у него гуманистического потенциала. К оптимальному набору требуемых личностных качеств специалиста по социальной работе следовало бы, в первую очередь, отнести такие, как ответственность, принципиальность, наблюдательность, коммуникабельность, корректность, гибкость при принятии решения, сочувствие, сопереживание и сострадание чужой беде.

Базовыми характеристиками являются мотивационно-ценностное отношение к своей профессии, профессиональное сознание и самосознание.

Итак, кадры являются главной составляющей социальной работы. Для эффективной работы с ними необходимо учитывать, что важнейшими «требуемыми свойствами» являются здоровье, компетентность и профессионализм работников. Также для успешной деятельности работник социальной защиты должен обладать такими качествами, как коммуникативность, гуманность, альтруизм, эмпатия, сопереживание и сострадание к чужой беде. Смешанный характер функций, нечеткое разграничение полномочий специалистов в управляющей системе, отсутствие профессиограмм, стандартов или моделей профессиональной деятельности влияет на возможность профессионального роста и мастерства социальных работников, а также в целом на эффективность системы социальной защиты населения.

Для кадров социальной работы, как и для персонала других сфер деятельности, важнейшими «требуемыми свойствами» являются здоровье, компетентность и профессионализм. Требование здоровья обусловлено тем, что социальная работа была и остается одной из трудных в физическом отношении. Здесь сталкиваются с самыми печальными сторонами человеческой жизни - старостью, инвалидностью, одиночеством, сиротством, немощностью и др.

Следует учесть, что большинство работников женщины, обладающие более высокой степенью восприимчивости, сопереживания, эмоциональности по сравнению с мужчинами.

Во-первых, существенной проблемой в определении степени профессиональных знаний и навыков социального работника является много вариантность задач и функций, реализуемых в системе социальной защиты населения. Профессиограмма - это системное описание социальных, психологических и иных требований к носителю определенной профессии. Исходя из, этих требований определяются необходимые для данного вида деятельности качества личности, составляющие основу профессиональной пригодности людей.

Во-вторых, неудовлетворенность низкой заработной платой оказывается тем выше, чем становиться больше ответственность. С января 2013 года были введены Административные регламенты сотрудников данного отдела. В регламентах увеличилась ответственность, и сократились сроки выполнения государственных услуг, а также увеличился перечень документов для граждан.

Например:

1. Согласно новым требованиям сбор полного комплекта документов, в том числе запрашиваемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия, предусмотренных Административным регламентом, осуществляется МФЦ в сроки, установленные Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» фактически не налажен и не функционирует должным образом. Сотрудники отдела вместо того чтобы получать информацию в электронном виде вынуждены ездить в другие государственные организации и заказывать нужную для работы информацию на бумажном носителе. При этом согласно тому же регламенту максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 дней, а ответы на запросы в рамках межведомственного информационного взаимодействия могут быть предоставлены в течение 30 дней. Соответственно у сотрудника нет полной информации согласно регламентированному списку документов, по конкретной ситуации и в связи с этим возникает конфликт между гражданами и специалистами.

2. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 15 минут на каждого заявителя. Специалисты зачастую не укладываются в данный отрезок времени. Это связано с количеством человек участвующих при сдаче документов. Например: При оформлении сделки купли-продажи документы предоставляет «Покупатель» и «Продавец». Ранее со стороны продавца мог присутствовать один из собственников объекта недвижимости, а теперь должны присутствовать все собственники (лично или должна быть нотариальная доверенность).

3. Так же в регламенте прописаны не все услуги, которые предоставляет Отдел по делам семьи и охране прав детства, а именно приватизации и реприватизации.

4. Перечень документов запрашиваемых отделом на основании административного регламента не совсем корректен. Например: По регламенту требуется справка из Федеральной Налоговой Инспекции «О задолженности по налогам и сборам», за то в регламенте не прописан пакет документов при оформлении сделок купли-продажи с залогом по кредитным договорам, не прописаны сделки с «Преимущественным правом покупки долей». Так же специалист может запросить «Сведения об имеющейся собственности», но не может запросить копии правоустанавливающих документов по тому же объекту недвижимости.

5. В регламенте прописано, что граждане могут обратиться за государственной услугой, как лично, так и электронном виде. На практике это вообще не работает.

Альтруистическая мотивация больше представлена мотивом сочувствия. Однако чтобы эффективно осуществлять профессиональную деятельность, недостаточно сочувствия людям, желания помочь, необходимы систематизированные знания.

В- третьих, полученные результаты обозначили проблему повышения эффективности профессиональной подготовки социальных работников. Отсутствие у социальных работников базовых знаний, конкретных умений и навыков приводит к тому, что в работе они ориентируются на свои душевные качества и житейский опыт, что связано с большими затратами, снижается профессионализм.

В данном отделе после кадровой перестановки и смены руководителя отдела управление персоналом кардинально изменилось. Руководитель отдела умело управляет персоналом, что нелегко сделать в женском коллективе. В основном используя социально-психологические методы, помогая сотрудникам справиться с непростыми рабочими ситуациями, принять правильное решение при этом, не нарушив законодательство и регламенты, а так же грамотно и деликатно разъяснить свои права и обязанности гражданам, обратившимся за государственной услугой. Психологический климат в отделе улучшился, появился командный дух. Благодаря квалифицированной и своевременной поддержке более опытных сотрудников по отношению к новичкам, качество предоставляемых услуг выросло. Обращений граждан с жалобами сократились.

Глава 3. Совершенствование методов административного управления администрации октябрьского района

3.1 Предложения по совершенствованию методов административного управления организации

В администрации Октябрьского района, в отделе по делам семьи и охране прав детства необходимо создать организационную структуру - подразделение. Помимо начальника отдела кадров, нужен инженер по подготовке кадров. В должностные обязанности, которого входит: установка и поддержка контактов с учебными заведениями и центрами профессиональной подготовки по профилю организации, оформление в необходимых случаях договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации сотрудников, составление графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения, вести контроль за их выполнением, принимать участие в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ профессионального развития, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп), подбирать кадры преподавателей и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных работников с последующим утверждением их в установленном порядке, комплектовать учебные группы, контролировать систематичность и качество проводимых занятий, успеваемость учащихся, соблюдение сроков обучения, выполнение учебных планов. Так же в обязанности инженера входило введение новых сотрудников в должность. Ознакомление с основными проблемами данной специальности и способами их решения. Так же для сотрудников администрации и их посетителей в штат надо ввести ставку психолога. Специалисты работают с людьми и для людей, им приходиться сталкиваются с непростыми жизненными ситуациями. Поэтому часто сотрудники не знают как себя вести в той или иной ситуации, а в особенности с несовершеннолетними (с разными судьбами и социальными статусами). Иногда одного сочувствия бывает не достаточно, а порой и мешает для квалифицированного решения возникших проблем. Новые сотрудники иногда не готовы психологически к решению поставленных задач руководством.

Итак, для успешного руководства людьми каждый менеджер должен хотя бы в общих чертах представлять, чего хотят и чего не хотят его подчиненные, каковы основные мотивы их поведения, в каком соотношении они находятся, как можно воздействовать на них и каких результатов при этом ожидать. Руководители вынуждены считаться с индивидуальными особенностями работников, «улавливая» их мотивы и анти мотивы.

Руководство отдела по делам семьи и охране прав детства частично уделяет внимание мотивации сотрудников. В организации ощущается ограниченность финансовых ресурсов. Системой стимулирования довольны 50 процентов опрошенных, хоть и низкий уровень заработной платы. Компенсация осуществляется в виде премий, продвижение по должности, карьерный рост, повышение квалификации. 30 процентов сотрудников уверены, что у них имеются перспективы для карьерного роста.

Совершенствование системы мотивации должна являться гарантом стабильности и честного, открытого отношения к сотрудникам. А именно - строгое соблюдение трудового законодательства, регулярная выплата заработной платы, должны проводиться собрания по обсуждению проблем в работе и пути выхода из них. Скучная, монотонная работа, однообразие применяемых навыков, рутина, конечно, не вызовут особого желания стремиться к лучшим показателям. Для этого необходимо организовать процесс так, чтобы не оставался шанс «скучать». Выполнение разных функций в работе мотивирует сотрудников сильнее, чем исполнение работы в течение всего дня.

В работе отсутствие обратной связи, не доведение информации до подчиненных снижают трудовую мотивацию, она идет на убыль даже у самых лояльных и эффективных сотрудников. Необходима практика взаимодействия руководителей с подчиненными.

Постановка ясных целей для сотрудников дает осознать, какой объем работы, в какие сроки и в какой форме необходимо выполнить.

Дополнительные льготы, которые организации могут предоставить своим работникам (страхование здоровья и жизни, пенсионное обеспечение, выдача ссуд, повышение в должности, оплачиваемое лечение в медицинском учреждении, предоставление санаторно-курортного лечения, бонусы на сотовую связь, транспорт, оплачиваемое обучение сотрудников в вузах, премии за выслугу лет - для муниципальных служащих, компенсация расходов на проезд и многое другое)

3.2 Оценка эффективности разработанных предложений

Нами были предложены ряд административных методов стимулирующих сотрудников отдела по делам семьи и охране прав детства.

Государственное учреждение должно удовлетворять потребности своих служащих, технических работников, посетителей, местное сообщество, в котором оно осуществляет свою деятельность, вышестоящие структуры и институты и себя самого. Путь к эффективному управлению человеком лежит через понимание его мотивации. Под мотивацией имеют в виду совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают ее границы, формы и направленности. Одним из основных рычагов мотивирования является использование стимулов. Специалисты различают две группы стимулов: материальные и нематериальные. К материальным относятся собственно денежные (заработная плата, проценты, бонусы) и не денежные (в число которых входит и так называемый «компенсационный пакет»).

Мной предложенные нематериальные стимулы работы специалистов, то есть увеличить «компенсационный пакет» и улучшить социально-психологические условия работы. Так как материальную стимуляцию применить мы не можем, в связи с ограниченностью денежных средств. Инженера по кадровой подготовке и психолога можно совместить в одном специалисте.

Таким образом, выполняя вышеперечисленные мероприятия, организация будет иметь опытных специалистов, умных, дипломированных новичков, устойчивый, морально - психологический климат в коллективе, ответственных за свои результаты и заинтересованных в них работников, высокую и качественную производительность труда.

Заключение

Персонал - главная составляющая социальной работы. От уровня эффективности работы персонала, занятого в данной сфере, зависит результат деятельности социальных служб.

Персонал обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, имеет субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию. Поэтому персонал можно назвать наиболее сложным объектом управления.

Управление персоналом заключается в формировании системы управления персоналом; планировании кадровой работы, разработке оперативного плана работы с персоналом; проведении маркетинга персонала; определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале.

Целью работы было исследование и совершенствование системы управления персоналом в отделе по делам семьи и охране прав детства администрации Устиновского района. Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от вариантов построения самой системы управления персоналом, то есть организационной структуры. Технологии и методы управления персоналом охватывают широкий спектр функций: наем, отбор, прием персонала, оценка при приеме на работу, мотивация трудовой деятельности, организация труда.

В данной работе обобщен опыт исследований различных авторов по вопросам управления персонала в социальных учреждениях, подробно рассмотрены методы управления персоналом, даны основные понятия и определения. Особое место в работе уделено мотивации трудовой деятельности работников социальных служб, так как мотивация является широко распространенным средством воздействия на работника и на данный момент является одним из «больных» мест в управлении персоналом.