Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом

44

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Образовательное учреждение

Курсовая работа

По курсу: Управление персоналом

Тема: Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом

Санкт-Петербург 2010

Оглавление

Введение

Глава 1. Эффективная система управления персоналом

1.1 Система управления персоналом и её составляющие

1.2 Информационное обеспечение системы управления персоналом

1.3 Техническое обеспечение управления персоналом организации

Глава 2. Анализ функционирования информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на примере таможни

2.1 Опыт усовершенствования информационных таможенных технологий

2.2 Роль и место информационных технологий в новой концепции развития и таможенной службы на период до 2010 года

Глава 3. Рекомендации по усовершенствованию информационной системы управления персоналом

3.1 Совершенствование работы с информацией

3.2 Параметры успешного информационного обеспечения системы управления персоналом

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Тот, кто владеет информацией,

имеет шанс управлять "с открытыми глазами"

Первоначальной целью каждого менеджера является получение максимальной прибыли и способствовать выходу компании на лидирующие позиции. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется эффективная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию, что обусловливает актуальность заявленной темы данной курсовой работы. Острота исследования определяется тем, что управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития предприятий и экономики России, в свою очередь. В последнее время главной задачей руководства становится нахождение таких принципов и механизмов, которые позволят создавать эффективную систему управления персоналом, ориентированную на взаимовыгодное стратегическое сотрудничество организации и ее сотрудников. В годы научно-технического процесса автоматизации процесса производства на предприятии, оперативность работы и передачи информации стали головной болью многих управленцев. Данная курсовая работа ответит на многие вопросы, накопившиеся у состоявшихся управленцев, либо прольет свет для начинающих.

Цель данной курсовой работы разработка рекомендаций по развитию информационного и технического обеспечения системы управления персоналом таможни.

Исходя из поставленной цели необходимо решить ряд задач: собрать и изучить литературу по заданной теме, определить сущность системы управления персоналом и функциональные подсистемы, установить роль и место информационного и технического обеспечения системы, определить основные пути совершенствования информационного обеспечения управления фирм, подвергнуть анализу модель реально существующей системы информационного обеспечения таможни.

Предмет исследования - состояние и тенденции развития информационного и технического обеспечения системы управления персоналом.

Объектом исследования является опыт построения информационного и технического обеспечения системы управления таможни.

Для того, чтобы начать наше исследование, необходимо понять суть системы управления персоналом, и разобрать её составляющие для определения места информационного и технического обеспечения в ней.

Глава 1. Эффективная система управления персоналом

1.1 Система управления персоналом и её составляющие

Для успешного развития компании есть два необходимых условия: наличие конкурентных преимуществ и эффективной организации (системы управления). Согласно экономическому словарю система управления персоналом - система, в которой реализуются функции управления персоналом организации. Она включает: - подсистему общего и линейного руководства; - подсистему планирования и маркетинга персонала. Система управления должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять ходом достижения целевых показателей (управление изменениями). Кроме того, организация должна решать еще одну важную задачу - сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации. Целевые функции процессов стабилизации и развития (изменений) противоположны. Развитие организации отрицательно сказывается на ее управляемости, быстро устаревающая административная модель управления сдерживает развитие.

Система управления персоналом традиционно определяется как целостная система управления кадровым направлением деятельности предприятия, ориентированная на решение трех стратегических задач:

- оперативное и полное удовлетворение потребностей предприятия в трудовых ресурсах необходимой специализации и уровня квалификации;

- формирование и поддержание комплекса организационных, экономических, а также социально-психологических условий, благоприятствующих наиболее эффективному исполнению работниками возложенных на них функций;

- обеспечение необходимого уровня взаимосвязи (точнее, взаимоподдержки) между управлением персоналом и другими направлениями менеджмента организации.

Повторимся, что система управления персоналом включает подсистему общего линейного руководства и ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций

Подсистема общего и линейного руководства - подсистема, осуществляющая управление организацией в целом, отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции подсистемы общего и линейного руководства выполняют: руководитель организации, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера и бригадиры.

Подсистема планирования и маркетинга персонала - подсистема, осуществляющая:

- разработку кадровой политики и стратегии управления персоналом;

- анализ кадрового потенциала и рынка труда;

- кадровое планирование;

- планирование и прогнозирование потребности в персонале;

- связь с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.



В рамках данной курсовой работы мы более детально рассмотрим информационное обеспечение системы управления персоналом.

Функции этих подсистем выполняются различными подразделениями по работе с кадрами организации.

Таким образом, эффективная система управления персоналом призвана:

- обеспечивать организацию высококвалифицированными работниками;

- эффективно расставлять персонал, с учетом их потенциала и желаний;

- обеспечивать благоприятные условия для трудовой деятельности;

- развивать и поддерживать на высоком уровне системы повышения квалификации персонала;

- повышать морально-психологический климат коллективов;

- влиять на творческую, интеллектуальную и трудовую активность персонала;

- осуществлять процесс эффективной коммуникации;

-помогать членам организации в достижении цели и др.

Для системы управления информационная система то же самое, что нервная система для человека. Чем выше уровень управления, тем выше уровень абстракции от процесса выпуска продукции и услуг (цеха), тем значимее роль информации как производственного ресурса и инструмента, чем большая доля рабочего времени и прочих ресурсов уходит на обработку информации и подготовки ее к виду, пригодному для анализа и принятия решения. Работа с информацией - самая важная функция бизнеса. Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information -- разъяснение, осведомление, изложение. Информационная система решает жизненно важные для организации управленческие задачи и с этой целью потребляет ресурсы предприятия.

Определив главенствующее место информационной системе обеспечения во всем процессе управления, исследуем её более детально в следующем пункте этой главы

1.2 Информационное обеспечение системы управления персоналом

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте -- сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращает количество служебных записок из года в год. Возрастает деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.

Информационная система -- это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

В нормативно-правовом смысле информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы» [Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995, № 24-ФЗ].

Информационный процесс - «процесс создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации» [Закон РФ «Об участии в информационном обмене» от 04.07.1996, № 85-ФЗ].

Информационный ресурс - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем) [Закон РФ «Об участии в информационном обмене»]. В нормативно-правовом аспекте документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Процесс документирования превращает информацию информационные ресурсы. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить состоящими из следующих блоков:

* ввод информации из внешних или внутренних источников;

* обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

* вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

* обратная связь -- это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационные процессы реализуются с помощью информационных процедур, реализующих тот или иной механизм переработки входной информации в конкретный результат.

Различают следующие типы информационных процедур:

1. Полностью формализуемые, при выполнении которых алгоритм переработки информации остается неизменным и полностью определен (поиск, учет, хранение, передача информации, печать документов, расчет на моделях).

2. Неформализуемые информационные процедуры, при выполнении которых создается новая уникальная информация, причем алгоритм переработки исходной информации неизвестен (формирование множества альтернатив выбора, выбор одного варианта из полученного множества). 3. Плохо формализованные информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации может изменяться и полностью не определен (задача планирования, оценка эффективности вариантов экономической политики).

Функции информационных подразделений, создающих и поддерживающих информационные системы (служба администратора): оповещение и обработка запросов; поддержание целостности и сохранности информации; периодическая ревизия информации; автоматизация индексирования информации.

В целом информационные системы определяется следующими свойствами:

1) любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

2) информационная система является динамичной и развивающейся;

3) при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

4) выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

5) информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

Внедрение информационных систем может способствовать: получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов; освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; обеспечению достоверности информации; совершенствованию структуры информационных потоков (включая систему документооборота); предоставлению потребителям уникальных услуг; уменьшению затрат на производство продуктов и услуг (включая информационные).

Первые информационные системы появились в пятидесятых годах. Этапы развития информационных систем и цели их использования представлены в таблице.

Выделяются следующие типы информационных систем:

Фактографические и документированные информационные системы

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. По характеру представления и логической организации хранимой информации информационные системы подразделяются на фактографические, документальные и геоинформационные.

Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.

В документальных (документированных) информационных системах единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ), как правило, не структурируется, или структурируется в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции (дата изготовления, исполнитель, тематика).

Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление логической взаимосвязи вводимых документов - соподчиненность по смысловому содержанию, взаимные отсылки по каким-либо критериям и т.д.

В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).

Классификация информационных систем по функциональному признаку:

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. На следующей странице на рисунке представлена классификация информационных систем по характеристике их функциональных подсистем.

В отличие от системы управления (рисунок на этой странице) и информационной системы, автоматизированная информационная система, административные механизмы, меняются не каждый день, а только в процессе принятия формальных организационных решений. Работы по развитию административных механизмов и автоматизированной информационной системы сопутствуют задачам развития организации и системы управления, но никогда не идентичны им, точно так же, как модель объекта никогда не является самим объектом.



В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая деятельность.

Классификация информационных систем по уровням управления:

* информационные системы оперативного (операционного) уровня - бухгалтерская, банковских депозитов, обработки заказов, регистрации билетов, выплаты зарплаты;

* информационная система специалистов - офисная автоматизация, обработка знаний (включая экспертные системы);

* информационные системы тактического уровня (среднее звено) - мониторинг, администрирование, контроль, принятие решений;

* стратегические информационные системы - формулирование целей, стратегическое планирование.

Также выделяются классификации:

· по степени автоматизации. В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные;

· по характеру использования информации: поисковые, решающие, управляющие, советующие

· по сфере применения-организационного управления, управления технологическими процессами, автоматизированного проектирования, интегрированные (корпоративные);

· по способу организации:системы на основе архитектуры файл-сервер, системы на основе архитектуры клиент-сервер, системы на основе многоуровневой архитектуры, системы на основе интернет/интранет-технологий.

Для создания эффективного информационного обеспечения необходимо:

* ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

* выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

* совершенствование системы документооборота;

* наличие и использование системы классификации и кодирования;

* владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

* создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса.

1.3 Техническое обеспечение управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются: носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.); объем входной и выходной информации по указанным носителям; объемы вычислительных работ; сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом; формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики: производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

проведение сравнительного анализа технических средств;

обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

принятие решения о приобретении выбранных технических средств. управление персонал руководство таможня

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Техническое обеспечение -- комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших компьютеров и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход -- организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных и больших компьютеров для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение -- совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые алгоритмы управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация, изображенная на рисунке

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение -- совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования организации. Организационное обеспечение реализует следующие функции: анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться информационная система, и выявление задач, подлежащих автоматизации; подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование информационной системы и технико-экономическое обоснование эффективности; разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Глава 2. Анализ функционирования информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на примере таможни

2.1 Опыт усовершенствования информационных таможенных технологий

Таможенная информационная система по своему составу напоминает предприятие по переработке данных и производству выходной информации. Как и в любом производственном процессе, в таможенной информационной системе присутствует технология преобразования исходных данных в результатную информацию.

Таможенная информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Получатель таможенной информации оценивает ее в зависимости оттого, для какой задачи информация будет использована. Поэтому информация обладает свойством относительности.

Одной из первых форм обмена экономической информацией была так называемая немая торговля, которая встречалась в качестве наиболее ранней формы торговли у всех народов. Суть этой торговли заключалась в нежелании входить непосредственные отношения с иностранцами (иноплеменниками), к которым древние люди относились как к неприятелю. Первые материалы о немой торговле есть у Геродота, жившего между 490 и 425 гг. до н.э. и описавшего торговлю в Ливии, Персии и Скифии. Вот как описана эта форма торговли между булгарами и племенем Вису: «Булгары доставляют туда товар, всякий кладет их в определенное место, делает знак и оставляет. Потом возвращается и находит нужный ему товар, положенный рядом. Если удовлетворен им, то берет его и оставляет за него свой товар. Если нет, то забирает его обратно. Покупатель и продавец не видят друг друга».

Некоторые из древних знаков-символов не потеряли актуальность до наших дней. Например, на эмблеме таможенных служащих Российской Федерации изображены две змеи, обвивающие жезл Гермеса-Меркурия. Такой символ носили вначале фараоны, а затем жрецы Древнего Египта. Изображения змей означают знак мудрости и власти, а образующие кольца - цикличность развития жизни на Земле. На каждом этапе этих циклов времени мудрость и власть должны гармонично, мирно дополнять друг друга при разрешении любых торговых споров.

В интересах отличия образов «своих» товаров от «чужих» человечество постоянно разрабатывает и совершенствует знаки принадлежности человека или вещи отдельной группе людей или отдельному лицу. К числу таких знаков относятся изображения печати, подпись. Их развитие в современном мире мы видим уже в качестве электронной цифровой подписи, электронных меток, штрих-кодов и пр. По-прежнему у современного таможенника имеется символ-знак в виде личного номерного клейма и, как и раньше, ставится печать на чужое имущество, разрешенное к перемещению через таможенные границы (т.е. отметка о контроле и уплате таможенных пошлин).

Стремление к упорядочению обмена, унификации денежных знаков, созданию логической символики и математического инструментария позволило человеку придумать первые таможенные тарифы, организовать внутреннее и внешнее таможенное пространство, наполнить товары логической информацией и экономической оценкой. Одной из древнейших «информационных таможенных систем» является таможенный закон в виде памятника, обнаруженного в XIX веке в Пальмире (Сирия). Пальмирский пошлинный тариф 137 г. н.э. весом около 15 тонн, найденный русским археологом С.С. Абамелек-Лазаревым и подаренный турецким султаном российскому послу, хранится с 1904 г. в Государственном Эрмитаже в Санкт-Петербурге и является самым ранним и наиболее полным сводом пошлин и правил их взимания, которыми располагает нынешняя таможенная наука.

Со временем на смену законодательным документам, представленным в виде монументальных «информационных систем», приходят бумажные носители (на основе книгопечатания), появляются технологические процессы таможенного оформления и таможенного контроля. Появляются первые списки товаров, сгруппированные по методикам, характерным для каждой страны. Это видно на примере Таможенной Белозерской грамоты от 21 мая 1497 г., где дается представление о номенклатуре товаров, которыми торговали на рынках. В этом документе впервые отражена ставка пошлины на товары. В конце XVI века усложняется процесс информационного наполнения товара, в интересах наблюдения за внешнеторговыми потоками создается номенклатура товаров с классификацией их по категориям. Появление и развитие в 80-х гг. XIX века теории научного управления дало толчок к систематизации вопросов управления в таможенном деле на базе анализа имеющейся информации о внешнеэкономических процессах.

Так уже в начале 80-х гг. XX века в наиболее развитых странах мира таможенные службы были вынуждены ускоренными темпами осуществлять переход от индивидуальных вычислительных средств и локальных сетей к созданию корпоративных информационных систем управления. Например, одной из реализованных в 1984 г. автоматизированных систем в США является автоматизированная коммерческая система таможни ACS (Automated Commercial System}. ACS - очень большая и сложная система с более чем 380 млн. записей в информационной базе, которая обслуживает приблизительно 1200 торговых пользователей, 4 другие страны {кроме США), 40 других агентств, 10 000 как в интерактивном, так и в пакетном режиме. Подкомпоненты ACS интегрируются на уровне единых баз данных. Файлы системы ежемесячно возрастают на более чем 500 тыс. записей, и 3 млн. уже существующих записей требуют ежедневной модификации.

В конце 80-х гг. во Франции была разработана и использована в таможенной службе информационная система SOFIX. Эта система реализует следующие функциональные принципы таможни: ведение манифестов (общего документа на товар, перемещаемый одним транспортным средством); декларирование товаров на импорт и экспорт; заведение информации, необходимой для составления декларации; управление таможенными складами; автоматический подсчет сборов и пошлин; ведение товарной номенклатуры; ведение тарифного регулирования для каждой позиции товарной номенклатуры; ведение и актуализация таблиц нормативно-справочной информации.

В настоящее время таможни США и Канады получают и обрабатывают электронным способом соответственно 95 и 85% деклараций, а в Австралии и на Филиппинах 98% операций таможенного оформления и контроля осуществляется в безбумажной форме.

Основной задачей информационных таможенных технологий является управление информацией внутри таможенной системы в интересах повышения эффективности таможенного оформления и контроля, создания максимально благоприятных условий для участников внешнеэкономической деятельности при максимальном выявлении осуществляемых ими нарушений таможенных правил. Магистральным направлением развития современных отечественных и зарубежных информационных таможенных систем является внедрение технологий электронного декларирования, интегрированных с системами управления риском. Применение систем управления таможенными рисками требует широкомасштабной открытой интеграции информационных систем таможни с информационными системами других министерств и ведомств, с силовыми структурами других стран.

Особую роль информационных технологий в таможенном деле подчеркивает тот факт, что Таможенном кодексе (ТК) Российской Федерации есть отдельная глава, посвященная информационным технологиям. Ни в одном другом кодексе подобной главы нет. Новый ТК создал правовую базу, позволяющую использовать новые формы таможенного оформления и контроля для перехода от стадии эксперимента к практическому применению электронного декларирования и практики управления рисками. Статья 124 ТК оговаривает возможность декларирования электронным способом. Принципиально значимой для развития информационных технологий в ТК является Глава 40, которая оговаривает порядок использования информационных систем и информационных технологий в таможенном деле.

Так, таможенная деятельность неразделимо связана с возникновением, развитием и регулированием торговли. Эффективность регулирования и управления торговыми отношениями всегда определялась качеством технологий обмена, обработки, учета и накопления экономической информации.

2.2 Роль и место информационных технологий в новой Концепции развития и таможенной службы на период до 2010 года

В Концепции развития таможенных органов Российской Федерации до 2010 г. определен ряд приоритетных задач, которые должны быть решены с целью определения наиболее эффективных методов реализации задач в области таможенного дела в соответствии с международными стандартами и законодательством Российской Федерации:

ь повышение качества таможенного регулирования, способствующее созданию условий для привлечения инвестиций в российскую экономику, поступлений доходов в федеральный бюджет, защиты отечественных товаропроизводителей, охраны объектов интеллектуальной собственности и максимальное содействие внешнеторговой деятельности;

ь совершенствование таможенного администрирования, в том числе развитие системы управления рисками на основе осуществления таможенных процедур в соответствии с международными стандартами, основанными на последних достижениях в области информационных и управленческих технологий;

ь укрепление взаимодействия с российскими, зарубежными и международными органами и организациями в борьбе с терроризмом, контрабандой оружия, наркотиков и контрафактной продукцией, а также при обеспечении экономической, экологической и радиационной безопасности.

Для реализации указанных задач, в особенности при совершенствовании таможенного администрирования, Концепция развития таможенных органов предусматривает максимально широкое использование информационных технологий, в частности:

ь внедрение новых информационно-технических средств обеспечения деятельности таможенных органов Российской Федерации;

ь создание единой межведомственной автоматизированной системы сбора, хранения и обработки информации при осуществлении всех видов государственного контроля, в том числе сопряжение баз данных налоговой службы и таможенных органов Российской Федерации;

ь создание операционного центра для обработки информации и принятия решений;

ь совершенствование технологии формирования и ведения данных таможенной статистики в соответствии с международными стандартами

ь усиление таможенного контроля после выпуска товаров в обращение на таможенной территории Российской Федерации (осуществление контроля на основе методов аудита).

Применение информационных технологий в деятельности таможенных органов Российской Федерации будет осуществляться с учетом положений Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года Данные технологии позволят улучшить показатели эффективности деятельности таможенных органов Российской Федерации, создать систему комплексного учета и анализа участников внешнеторговой деятельности, уменьшить субъективизм при принятии решений должностными лицами таможенных органов Российской Федерации. С помощью информационных технологий будет также осуществляться информационно-аналитическое обеспечение правоохранительной деятельности в таможенной сфере.

Совершенствование таможенного оформления и таможенного контроля находится в неразрывной связи с уровнем развития и внедрения в деятельность таможенных органов информационных технологий. Это положение нашло свое отражение в Концепции развития таможенных органов Российской Федерации до 2010 г. (Приложение. Схема 3. Нормативная база развития информационных технологий таможенного оформления и контроля), в которой внедрение информационных технологий и автоматизированных систем управления определено стратегическим направлением деятельности ФТС России.

Критериями (показателями) эффективности информационно-технической политики, отражающими степень улучшения выполнения таможенными органами своих основных функций в сопоставлении с затратами на проведение организационных и технических мероприятий, являются:

ь параметры оперативной деятельности таможенного органа с учетом применения информационных технологий таможенного оформления и таможенного контроля (пропускная способность таможенного органа, время выполнения процедур таможенного оформления и таможенного контроля и др.);

ь количество выявленных таможенных правонарушений с применением информационно-технических средств по отношению к общему количеству выявленных правонарушений;

ь объемы перечислений таможенных платежей в федеральный бюджет (собираемость таможенных платежей);

ь степень интеграции информационных ресурсов таможенных органов с информационными системами других министерств и ведомств Российской Федерации, а также с информационными системами таможенных служб государств участников ЕврАзЭС) и государств-участников СНГ;

ь защищенность таможенной информации от несанкционированного доступа и утечки по техническим каналам;

ь качественная характеристика потоков информации, их объемы, временные параметры обработки и передачи (представления) информации таможенными органами, оперативность мониторинга таможенной деятельности;

ь обеспеченность таможенных органов современными информационно техническими средствами и охранными системами.

Основными критериями функционирования автоматизированной информационной системы таможенных органов являются полнота, актуальность, достоверность информации, необходимость минимизации времени выполнения задач и стоимости информационных технологий, обеспечивающих их решение. При оценке эффективности учитывается многофункциональный характер таможенной деятельности, структура таможенных органов, многообразие форм и способов таможенного оформления и таможенного контроля, применяемые при этом различные технические средства и программное обеспечение.

В настоящее время требуется унификация и разработка ведомственного стандарта по составу и эксплуатации программного обеспечения во всех подразделениях ФТС России, в рамках которого можно было бы оценивать существующие информационные системы по критерию «производительность/отказоустойчивость/безопасность».

Глава 3. Рекомендации по усовершенствованию информационной системы управления персоналом

3.1 Совершенствование работы с информацией

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований.

1. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др. Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Управленческая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

2.Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом состоит сущность еще одного требования к информации -- оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

...