Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных. Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Как правило, для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, -- проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый путь -- разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь -- приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях.

3.2 Параметры успешного информационного обеспечения системы управления персоналом

Для успешного и бесперебойного функционирования выбранная Вами программа должна удовлетворять следующим параметрам:

1. Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Второй аспект -- техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

2. Надежность - во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

3. Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4. Степень автоматизации различных видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

5. Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

6. Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

7. Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

8. Доступность по цене.

На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании - мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом. Как правило, в небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии необходимо

По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: «нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство». Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: «Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры». Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно. И, конечно же, главной рекомендацией станет совет отслеживать все новинки и тенденции в сфере информационного и технического обеспечения системы управления персоналом, что приведет Ваш бизнес к новым победам и покорению более высоких вершин.

Заключение

Как утверждают известные норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас Риддерстрале, «проблема большинства организаций -- это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании».

Функции информационного обеспечения крупных и средних компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную и, главное, слабо интегрированную в систему управления отрасль. Подразделения и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

Непорядок в организации информационного обеспечения проявляется во всех аспектах жизнедеятельности компании. Данная курсовая работа была направления на изучения материала и систематизацию полученных знаний в области информационного и технического обеспечения системы управления персоналом.

Данная курсовая работа состоит из 3х глав.

Первая глава- теоретическая, в ней раскрываются понятия систему управления персоналом, информационное и техническое обеспечение, определяются их роль и место в сложной и многогранной управленческой работе. Здесь доказано, что сбор информации должен стать важной функцией в каждой фирме. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

Вторая глава практическая. Это анализ опыта становления информационной и технологической подсистем. Туда включена краткая историческая справка и пункт о концепции развития таможенной службы на период до 2010 года, определена определяющая роль в ней для информационного развития.

На основе двух первых глав и изученного материала приведены краткие рекомендации, которые, возможно, станут интересны для начинающих и для опытных менеджеров.

В результате исследования, можно сделать вывод, что всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения и постоянно его совершенствовать. В общем виде направления оптимизации управления потоками экономической информации выглядят следующим образом. Чтобы охватить всю информацию и организовать работу с информационными ресурсами, необходимо, во-первых, четко определиться, как и где зарождается экономическая информация (в рамках производственной системы предприятия). Затем, определившись с целями, которые ставятся перед каждым ее блоком, и определенным образом «профильтровав» ее, следует создать механизм фиксации информации. Расстояния от точки фиксации (как употреблялось выше - опорных пунктов) до пользователя должны быть минимальными, как и время их «доставки». Далее, на основе структурирования информации, становится возможной обработка информации с использованием математических методов и, соответственно, программных продуктов. Такая обработка позволяет осуществлять любое планирование или анализ с наибольшей точностью, так как изначально не теряется никакая значимая информация. Планирование на основе достаточно полной, достоверной и точной информации принесет ощутимую экономию всех видов ресурсов. Останется только подсчитать экономический эффект, сопоставив экономию с затратами на все оптимизационные мероприятия, включая внедрение информационных технологий.

Список литературы

1. Бакут, П.А. Информационные ресурсы - вопросы теории и практики // ИРР. - 2005. - № 3. - С.129.

2. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. - 2003. - № 3. - С.356.

3. Гардукалова Г.Ф. Информационные ресурсы. - СПб.: Издательство СПб Университета Культуры и искусств. - 2001.

4. Егоршин, А.П. Управление персоналом. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

5. Звешинский С.М. Эффективность системы информационного обеспечения. Львов: 1987.

6. Информационные системы в экономике/Под ред. проф. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 2004.

7. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии.- М.: ГАУ, 1994.

8. Козлов В.Д. Управление организацией. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

9. Костров А.В. Введение в информационный менеджмент - СПб.: Эврика, 2004.

10. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2005.

11. Кристальный Б.В., Травкин Ю.В Проблемы персональных данных и их правовой защиты. - Информационные ресурсы России. - 2003.

12. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. - М.:ИНФРА-М,2003.

13. Мескон М. Х., Альберт М. Основы менеджмента. -М.: Высшая школа, 1993.

14. Почепцов Г.Г. Коммуникативные технологии двадцатого века. М.: Рефл-бук, - 2000.

15. Сергеев А. Электронной подписи - ДА! // Информационные технологии & директор. - 2002. - №1. - С. 3 - 7.

16. Теория и практика управления персоналом: Учеб. пособие/ Авт.-преп. Г.В. Щокин.- К.: МАУП, 2003.-256 с.

17. Таможенный кодекс Российской Федерации М.: Издательство «Экзамен», 2005.- 256 с. (Серия «Кодексы и законы») Стр. 86

18. Управление персоналом организации: Учебник/Пол ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998.

19. Управление персоналом организации: Учебник/Под ред. Кибанова А.Я.- М.: ИНФРА - М, 2005.

20. Управление персоналом организации / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2004.

Размещено на Allbest.ru