При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность:

* оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы;

* оперативного управления финансами;

* контроля за ходом выполнения договорных отношений.

При функционировании многофункционального программного комплекса, используемого для решения задач и построения информационной технологии управления фирмой, должны быть организованы реализация задач в среде Windows, возможность хранения данных в СУБД, таких, как MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix и других, а также обеспечено разграничение прав доступа пользователей к данным на уровне поля записи. К программному комплексу предъявляются требования, которые рассмотрим более подробно.

Масштабируемость решений при использовании программного комплекса (адаптивность).

Под масштабируемостью принято понимать возможность использования программного продукта в вычислительных сетях различного размера в масштабе отдельного структурного подразделения, фирмы, корпорации. Применительно к программному комплексу это значит, что возможность обслуживания значительно различающихся групп пользователей определяется в основном следующими факторами:

* производительностью используемого сервера (в режиме «клиент-сервер»);

* типом сетевой операционной системы;

* архитектурой построения локальной вычислительной сети;

* контролем взаимных обязательств;

* контролем и управлением материальными, трудовыми и техническими ресурсами;

* формированием и контролем бизнес-плана;

* планированием и учетом выполнения внутреннего бюджета и т.д.

Совместимость

Для доступа к базам данных в различных форматах из других программных продуктов предусматриваются две принципиальные возможности:

1) экспорт -- импорт данных;

2) прямой доступ через драйверы ODBC.

Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных и рекомендации по технологии организации обмена данными.

Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой

Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий.

* Настройка прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не выводятся на экран. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра.

Рисунок 4 Схема модульной структуры программного комплекса

* Настройка классификаторов, каталогов и справочников комплекса.

* Настройка параметров утилиты корпоративного межофисного обмена (настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.).

* Настройка структуры корпорации с целью консолидации баз данных филиалов.

Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы.

Схема модульной структуры программного комплекса представлена на рис. 6.

* Настройка входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком.

* Настройка системных данных и параметров пользователя. Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно

управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.

В деятельности фирм, представляющих собой комплексы повседневно связанных и взаимодействующих структурных подразделений, передача информации является первостепенным и непременным условием их функционирования. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения фирм кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Важную роль в принятии управленческих решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

В основе модели построения информационной технологии управления фирмой должны лежать концептуальные положения.

1. Целью функционирования любой фирмы является получение прибыли от итогов своей деятельности.

2. Все взаимодействия между юридическими субъектами (фирмами, организациями) сводятся к заключению и реализации сделки. При этом одна из сторон является продавцом, другая -- покупателем. Предметом сделки могут быть товарно-материальные ценности, работа, услуги или их комбинация.

3. При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот фирмы.

4. Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов -- документы-основания, т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д. Документы-основания дополнительно классифицируются по:

* жизненному циклу документа -- документ может находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, закрытый (исполненный);

* по виду расчетов (по признаку многовалютности): рублевый расчет, валютный, валютно-рублевый.

Второй класс документов -- сопроводительные документы, т.е. операционные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций. Все сопроводительные документы можно разделить на две группы.

* Документы, подтверждающие перемещение товарно-материальных ценностей, либо операции выполнения работ, услуг. К ним относятся накладные различных видов, складские ордера, акты на выполнение работ (услуг).

* Финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы. Сопроводительные документы, как правило, связаны с документами - основаниями.

5. Основа оперативного управления фирмой заключается в регистрации входящих либо формировании исходящих документов-оснований и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных операций.

Для современных условий функционирования фирмы характерно применение высокоэффективной внутрифирменной информации. Информационные технологии управления фирмой последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств ее сбора, накопления, передачи и обработки в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики, моделей и прогнозно-аналитических расчетов.

В результате работы всех пользователей происходит наполнение базы данных фирмы оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. Обработка оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой стороны, оценить эффективность работы фирмы по различным направлениям хозяйственной деятельности. При этом обеспечиваются:

* принцип однократного ввода в базы данных информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

* легкость контроля на корректность и целостность данных, персонификация пользователя;

* контроль за регламентом выполнения хозяйственных операций и т.д.

В производственно-хозяйственных подразделениях фирмы обеспечивается обобщение информации снизу вверх, а также конкретизация информации сверху вниз.

Информационный процесс, цель которого получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации при организации информационной технологии, должен быть унифицирован, что позволяет использовать современные средства вычислительной техники.

Повышение эффективности использования информационной технологии управления фирмой достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т.е. представление пользователям информации, необходимой для решения

научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для передачи информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.

В современных условиях в фирмах необходима организация применения высокоэффективной внутрифирменной системы информации.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения 'потребности в информации разных уровней принятия решений.

Для организации этого процесса в фирме формируются различные базы данных, наполненные информацией по различным вопросам функционирования предприятия. Базы данных являются составной частью программного комплекса и формируются в процессе настройки программного обеспечения информационной технологии управления фирмой. Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми модулями, входящими в комплекс, определяются параметры функционирования системы.

В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь фирмы, подключенный к локальной вычислительной сети и информационной базе, имеет свободный доступ только к информации, необходимой для выполнения им его служебных функций, и получить при необходимости информацию, не связанную непосредственно с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства фирмы.

Для внедрения данного информационного обеспечения необходимо заключить договор на поставку данного информационного обеспечения, который включает в себя поставку самого информационного обеспечения, процесс наладки и обучения сотрудников информационного отдела компании, дополнительных единиц компьютеров в количестве 20 шт., а также установку на 10 компьютеров программ СПС «Консультан-Плюс» (сетевая версия). Предположительная стоимость для ОАО «Прогресс», учитывая его масштабы, такого вида работ может составить 2800 тыс. руб.

Экономическая эффективность и целесообразность внедрения информационной составляющей обосновывается сокращением потерь времени на принятие управленческого решения и повышением степени своевременности информационного обеспечения.

Рассчитаем эффективность предложенного комплекса мероприятий.

Исходя из результатов анализа информационного обеспечения управления затраты на обработку одного документа увеличились на 23 тыс. руб. При этом увеличился документооборот на 132 документа в год. Таким образом дополнительные затраты, которые несет предприятие на обработку документов составляет:

Д=23*132=3036 тыс. руб.

Затраты за внедрение данного мероприятия составляют 2800 тыс. руб. (

Тогда эффективность составит:

Э= Д-З

Э= 3036-2800=236,00 тыс. руб.

Определим эффективность по данному мероприятию. Для этого применяем формулу дисконтирования денежных потоков.

NVP= - IC

где, NVP- внутренняя норма доходности

r- ставка дисконтирования

IC- первоначальные инвестиции

С- денежные потоки

Первоначальная сумма вложения по данному мероприятию составят 2800 тыс. руб. Ставка рефинансирования равна 8%. Предполагаемое сокращение затрат при том же темпе прироста документооборота составит первый год -3036 тыс. руб. Второй год -3036 тыс. руб. Тогда NVP равен:

руб.

Как видно из расчета NPV положителен, то есть данное мероприятие окупиться через 11 месяцев.

или 11 месяцев, то есть меньше чем за 1 год.

Данный расчет показывает эффективность и целесообразность данного мероприятия при условии, что предприятие в планируемом периоде получит аналогичный прирост финансовых показателей.



Глава 4. Внедрение организационного проекта

Внедрение оргпроекта проводится на основании материалов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей документации, в два этапа:

1. Подготовка к внедрению.

2. Внедрение.

Подготовка к внедрению включает работы:

1. формирование программно-целевой группы, ответственной за выполнение работ по реализации проекта;

2. изучение комплекта рабочей документации по проектированию;

3. Материально-техническую подготовку, которая заключается в проведении работ по строительству и перестройке отдельных помещений, их планировке, приобретении дополнительного оборудования, оснастки, технических средств управления и т. п.;

4. профессиональную подготовку кадров, которая заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников предприятия (ИТР, служащих, рабочих) для работы в новых условиях;

5. социально-психологическую подготовку, которая состоит в проведении мероприятий (бесед, лекций) по убеждению работников в необходимости и эффективности реализации оргпроекта, привлечению их к активному участию в его осуществлении;

6. разработку системы стимулирования, которая заключается в формировании положений по материальному и моральному стимулированию работников на период внедрения проекта;

7. опытно-экспериментальную проверку, которая представляет собой апробацию оргпроекта или его частей на отдельных объектах с целью выявления недостатков в оргпроекта и их устранения для успешной реализации всего комплекса работ по внедрению проекта;

8. корректировку рабочей документации по результатам опытно-экспериментальных работ.

Этап внедрения включает три вида работ:

- реализация оргпроекта;

- расчет фактического экономического эффекта;

- проведение приемо-сдаточных работ.

В реализации проекта совершенствования или преобразования организации подсистем управления предприятия в отличие от внедрения проекта построения новой организационной системы можно выделить три части:

1. частичное внедрение, когда элементы проектируемой организации производства постепенно вытесняют элементы функционирующей системы и поэтому существуют рядом с ними;

2. полное внедрение, знаменующееся заменой старой системы на проектируемую;

3. адаптация новой системы, доказывающая ее жизнеспособность и эффективность.

Чтобы показать особенности внедрения проекта целевой подсистемы управления охраной окружающей среды системы управления организации, отразим их в таблице 5.

После осуществления всех проектных мероприятий необходимо проведение расчета фактической экономической эффективности проекта с последующей корректировкой целей.



Таблица 5 План внедрения проектных мероприятий целевой подсистемы управления охраной окружающей среды системы управления организации

Наименование мероприятия	Краткое содержание работ в очередности их выполнения	Сроки внедрения, дней	Исполнитель
Внедрение информационной технологии	Выбор информационного обеспечения	5-7	Начальник отдела информационных технологий
	Выбор поставщиков информационного обеспечения и компьютерной техники	14	Специалисты отдела информационных технологий
	Оплата, получение компьютерной техники, наладка, подключение, монтаж информационной технологии	30	Начальник отдела ИТ, специалисты отдела ИТ
Внедрение нового регламента документооборота	Разработка нового регламента документооборота	20	зам. ген. директора предприятия по общим вопросам, отдел информационных технологий
	Внедрение нового регламента на основе новых информационных технологий	20	Начальник отдела информационных технологий, зам ген. Директора по общим вопросам, начальник юридического отдела



Заключение

В условиях рыночной экономики информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы и представляют собой процессы, состоящие из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией.

Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы фирмы, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными, задачами и т.п.

Информационные технологии обеспечивают внедрение новых методов в управление документооборотом, создают менеджерам реальные условия для управления персоналом, снабжением, сбытом, финансами, а работникам учетных служб обеспечивают возможность вести в реальном времени оперативный и бухгалтерский учет в аналитических и синтетических разрезах, составлять необходимую отчетность.

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления удовлетворяются оснащением фирмы электронным оборудованием, в частности, персональными компьютерами, средствами связи, копировальными средствами и т.п.

Информационная технология управления фирмой строится на базе единого комплекса технических средств обработки информации с использованием научно обоснованной методологии и различных процедур обработки, накопления, хранения информации в среде локальной вычислительной сети с учетом требований надежности, быстродействия, защиты информации, развития информационной базы данных, гибкости структуры, особенностей используемых программных средств и минимизации капитальных затрат.

В современных условиях появления и становления корпораций актуальным становится создание в фирме корпоративной сети, состоящей из подсетей различных структурных подразделений территориально разобщенных, но объединенных каналами связи для информационного взаимодействия в процессе управления.

Тесное информационное взаимодействие подразделений фирмы друг с другом обеспечивается локальной вычислительной сетью на базе системного сетевого программного обеспечения системы «клиент-сервер», протоколов обмена данными, а также использования таких программных комплексов, как «ГАЛАКТИКА», КЗ и др.

Информационные технологии управления фирмой реализуют принципы единства информационного процесса путем применения технических средств сбора, накопления, передачи и обработки информации в сочетании с использованием аналитических методов, математической статистики, моделирования ситуаций, прогнозно-аналитических расчетов.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, способных полностью удовлетворить потребности в информации специалистов и менеджеров, обеспечивая им принятие решений на разных уровнях управления. Экономический расчет показал, что предполагаемые затраты на комплекс мероприятий окупятся в среднем за 1 год.

Исходя из проектных предложений, затратами будут являться оплата за разработку и внедрение информационное обеспечение, позволяющая осуществлять документирование сложных бизнес-процессов, а оплата за приобретаемые новые единицы компьютерной техники.

Предполагаемыми источниками экономической эффективности выступают: снижение потерь рабочего времени по причине несвоевременности информационного обеспечения, сокращение затрат на обработку документов, увеличение объема продаж и создание научно-технической продукции за счет своевременного информационного обеспечения, сокращение потерь времени на принятие управленческого решения. Источником социальной эффективности будет стабилизация трудового коллектива, улучшение социально-психологического климата в коллективе



Список литературы

1. Бакай Ю. Оценка взаимодействия подразделений компании // Управление персоналом, 2008 №16.

2. Волков О.И. Экономика предприятия - М.: ИНФРА-М, 2009.

3. Вяткин В.Н. Организационное проектирование хозяйственных комплексов. - М.: Экономика , 2008.

4. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда: Учебное пособие. -М.: ГАУ, 2008 г.

5. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учеб. пособие; под ред. А.Я. Кибанова.- М.: «Издательство ПРИОР», 2009г.

6. Ивановская Л.В., Свистунов В.М. Обеспечение системы управления персоналом Учебное пособие. - М., ГАУ, 2008.

7. 7. Кибанов А.Я. Оценка экономической эффективности совершенствования управления машиностроительным предприятием. - М.: МИУ,2010.

8. Кибанов А.Я., Мамед-заде Г.А., Родкина Т.А. Управление персоналом. Регламентация труда. Под редакцией А.Я. Кибанова - М.: «Экзамен», 2009.

9. Основы управления персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2008.

10. Управление персоналом организации. Практикум: Уч. Пособие под ред. А.Я.Кибанова. - М.:ИНФРА - М.,2009.

11. 11. Зайцев Н.Л. Экономика промышленного предприятия: Учебник - М.:ИНФРА-М,2008.

12. Тебекин А.В., Касаева Б.С. - Менеджмент организации - М.: ИНФРА-М, 2008.



Приложение 1

Положение о новом подразделении.

1. Наименование структурного подразделения

Информационно-аналитический отдел.

2. Общие положения

Отдел возглавляет заместитель генерального директора по информационно-аналитической работе, который назначается генеральным директором предприятия при содействии с отделом управления персоналом, и подчиняется генеральному директору предприятия.

Заместитель генерального директора координирует работу отдела, проводит регулярные собрания, назначает и увольняет сотрудников его отдела в согласовании с генеральным директором предприятия и начальником службы управления персоналом.

Основные документы, которыми руководствуется подразделение: положение о подразделении и устав организации.

Данное подразделение является самостоятельным и существует в неразрывной связи с другими подразделениями организации.

Положение функционирует в соответствии с требованиями законодательства РФ, уставом организации, положением о подразделении, уставом о персонале и приказами вышестоящего руководства.

3. Основные задачи

Обеспечение организации достоверной и точной информацией, которая должна поступать своевременно и в необходимом для бесперебойной работы предприятия объеме.

4. Организационная структура (см. таблица. 9)

5. Функции

Анализ работы предприятия, основных показателей деятельности, изучение рынка, а также определение перспективы развития предприятия и предоставление другим отделам необходимой аналитической информации.

Бесперебойная работа компьютерного оборудования на предприятии, настройка и наладака компьютеров в различных отделах по требованию.

Обеспечение функционирования информационной системы, её постоянное усовершенствование, обновление в ней информации и сведений.

6. Права и обязанности

Выполнение задач и функций данного подразделения.

Следование требованием основных документов, которые регламентируют деятельность организации и данного подразделения в частности.

7.Взаимоотношения

Взаимодействие со всеми отделами предприятия.

8.Ответственность

Заместитель генерального директора по информационно-аналитической работе несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Коллективная ответственность работников отдела за неразглашение информации конфиденциального характера.

Руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность за ненадлежащее руководство отделом и превышение своих полномочий.

Размещено на Allbest.ru

...