Главная
Коллекция "Revolution"
Менеджмент и трудовые отношения
Системы автоматизированного делопроизводства
Системы автоматизированного делопроизводства
Этапы информационного маркетинга. Категории пользователей систем автоматизации делопроизводства. Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота. Анализ делопроизводства на кафедре менеджмента СИБУПК.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 21.01.2014 |
| Размер файла | 135,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- 1. Маркетинговый анализ рынка систем автоматизированного делопроизводства
- 1.1 Этапы информационного маркетинга. Анализ информационного рынка
- 1.1.1 Анализ информационного рынка
- 1.1.2 Сегментация рынка
- 1.1.3 Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства
- 1.2 Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота
- 1.2.1 Этапы проведения тестирования систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
- 1.2.2 Этапы обработки документов
- 1.2.3 Типы документов документооборота
- 1.3 Внедрение систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
- 1.3.1 Этапы внедрения
- 1.3.2 Проведение обследования
- 1.3.3 Разработка технических решений
- 1.3.4 Внедрение
- 1.3.5 Опытная эксплуатация
- 1.3.6 Промышленная эксплуатация
- Выводы
- 2. Анализ делопроизводства на кафедре менеджмента СИБУПК
- 2.1 Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов
- 2.1.1 Документирование управленческой деятельности
- 2.1.2 Бланки документов
- 2.1.3 Реквизиты, оформляемые в процессе подготовки документа
- 2.1.4 Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа
- 2.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- 2.2.1 Распоряжение
- 2.2.2 Протокол
- 2.2.3 Служебное письмо
- 2.2.4 Докладная, служебная и объяснительная записки
- 2.2.5 Положения, правила, порядки, инструкции
- 2.3 Порядок выдачи и свидетельствования (заверения) копий документов
- 2.4 Организация документооборота и исполнения документов
- 2.4.1 Организация доставки входящих документов
- 2.4.2 Прием, обработка и распределение входящих документов
- 2.4.3 Организация обработки и передачи исходящих документов
- 2.4.4 Порядок прохождения внутренних документов
- 2.4.5 Работа исполнителей с документами
- 2.5 Общие правила регистрации документов
- 2.6 Контроль исполнения документов
- 2.7 Учет и хранение печатей и штампов, содержащих наименование университета
- 2.8 Организация документов в делопроизводстве
- 2.8.1 Составление номенклатуры дел
- 2.8.2 Формирование дел
- 2.8.3 Оформление дел
- 2.8.4 Организация оперативного хранения документов
- 2.9 Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации
- 2.9.1 Экспертиза ценности документов
- 2.9.2 Передача дел в Отдел архивной документации
- Выводы
- 3. Рекомендации и предложения по совершенствованию автоматизации делопроизводства кафедры менеджмента СИБУПК
- 3.1 Современные офисные информационные технологии
- 3.2 Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления
- 3.3 Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота
- Выводы
- Заключение
Введение
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
Актуальность, цели и задачи настоящей работы будут определены следующими положениями. Организация и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Я в своей работе рассмотрю применение компьютерной техники, то есть автоматизацию ведения делопроизводства.
Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.
Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти "регуляторы" оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.
Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.
Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.
Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. В данном обзоре рассматриваются программные продукты, попадающие под эти определения.
Концептуальные различия российского и зарубежного документооборота приводят к тому, что прямое использование популярных западных продуктов, таких, как Lotus Notes, возможно лишь для решения частных задач. Это понимают отечественные разработчики и предлагают собственные решения. Поэтому нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой из них превысит объем этой статьи. Интереснее сравнивать концепции, положенные в их основу разработчиками.
Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на российском рынке: традиционно российское и западное.
За последние более чем 100 лет в России сложилась определенная методика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и картотек.
Программные продукты этого направления сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Они лишь сопровождают бумажный документооборот, уменьшая трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако такая система должна быть способна существенно расширить рамки традиционного документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления - своеобразные "мостики" постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.
Более подробно об этих технологиях и собственно системах автоматизации делопроизводства и конечно их внедрении, я и расскажу в своей работе.
1. Маркетинговый анализ рынка систем автоматизированного делопроизводства
1.1 Этапы информационного маркетинга. Анализ информационного рынка
Комплексное изучение рынка и разработка на этой основе рыночной стратегии и тактики на определенный период получают конкретное воплощение в программе маркетинга - базовом документе, регулирующем деятельность каждого из подразделений фирмы, а также координирующем их усилия в достижении единой цели. Главными элементами (этапами) информационного маркетинга выступают, прежде всего:
· анализ информационного рынка;
· формирование цен на системы (ценовая политика);
· установление взаимоотношений между производителями систем и их пользователями;
· рекламная деятельность и связи с общественностью.
Я вкратце затрону темы анализа информационного рынка и ценовой политики, т.к. их подробное описание требует более специализированных экономических знаний и предоставления больших объемов материала, что невозможно сделать в рамках этого реферата.
Более подробно я рассмотрю тему установления взаимоотношений между производителями систем и их пользователями, и рекламную деятельность по продвижению системы электронного документооборота (СЭД).
1.1.1 Анализ информационного рынка
Данный этап программы информационного маркетинга призван определить рыночную "нишу" для компании, ее предполагаемых товаров СЭД. Результатом его проведения является выработка рекомендаций относительно того:
для кого предназначена система;
какие функции должна иметь система:
каким требованием должна удовлетворять система, чтобы пользователям было удобно работать с ней.
Для ответа на поставленные вопросы применяются два основных приема:
1. анализ существующих систем-аналогов или анализ продукта. В этом вопросе могут помочь специальные исследования, проводимые специалистами по маркетингу или собственная работа путем изучения специальных сайтов.
2. анализ спроса, главным элементом которого выступает сегментация рынка.
Анализ продукта включает в себя анализ:
содержательных характеристик (задачи, функции систем, модули);
формальных характеристик (способ представления данных, пользовательский интерфейс).
Позиционирование предполагает наличие ясного ответа на три основных вопроса:
1. Каковы целевые сегменты рынка (кто является клиентом фирмы).
2. Что предлагает фирма, и в чем ценность ее услуг.
3. Чем фирма отличается от конкурентов.
Если ответы на эти вопросы понятны потенциальным клиентам фирмы, то они неизбежно выделят ее среди множества поставщиков услуг по автоматизации документооборота.
1.1.2 Сегментация рынка
Каждый рыночный сегмент характеризуется своим типом спроса, который необходимо анализировать еще до предложения товара СЭД.
Наиболее важными классификационными критериями, применяемыми для выделения групп пользователей, является их профессиональная (отраслевая) принадлежность, наличие опыта работы с ПК и информационными системами, количество мест подлежащих автоматизированию и характер деятельности.
1.1.3 Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства
Особенностью российского компьютерного рынка является более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).
Если малые офисы предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.
В решение малых офисов лучше включить наиболее стандартные и распространенные функции (например, интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска). Оно не должно быть дорогим.
При внедрении систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.
1.2 Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота
Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ.
1.2.1 Этапы проведения тестирования систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
Подготовительный этап
§ Выбрать системы для исследования;
§ Получить демо-версии систем;
автоматизированное делопроизводство рынок менеджмент
§ Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы;
§ Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования;
Анализ систем проводился по следующим параметрам:
§ Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков);
§ Используемая платформа;
§ Используемые технологии;
§ Отличительные особенности систем;
§ Оценка работоспособности технической службы разработчика;
§ Стоимость внедрения и поддержки выбранных систем документооборота;
Задачи:
§ Определить к какому классу относится система (готовое решение ("коробочное") / полузаказная ("конструктор");
§ Выявить особенности работы с системой:
- требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы;
- ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации;
§ Оценить, существует ли перспектива развития системы:
- наличие дополнительных модулей;
- частота обновления системы;
- возможность интеграции системы с другими продуктами;
§ Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.
Установка и тестирование систем:
Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:
1. Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;
2. Создание учетной записи пользователя;
3. Регистрация организации;
4. Создание структурных подразделений;
5. Регистрация пользователей;
6. Назначение прав пользователям;
В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:
7. Создание ролей;
8. Создание маршрутов;
9. Создание хранилищ данных;
10. Создание техпроцессов;
11. Создание РК;
12. Формирование и печать сложных отчетных форм;
13. Другое
1.2.2 Этапы обработки документов
- Регистрация документа (создание электронных РК)
· Заполнение РК документа;
· Присоединение файлов;
· Создание связок;
· Наложение на документ резолюции
- указание автора резолюции
- назначение исполнителей документа
- назначение контролера по документу
- назначение срока исполнения документа
- постановка документа на контроль;
- Исполнения документов
· Рассылка документов исполнителям (задание маршрута обработки документа);
· Исполнение резолюций по документу;
· Снятие документа с контроля;
- Получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документов
- Поиск документов;
· реквизитный поиск
· поиск по форме
· полнотекстовой поиск
- Рассылка исходящих документов
- Списание документа в дело
1.2.3 Типы документов документооборота
Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:
§ Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан);
§ Исходящие документы;
§ Внутренние документы.
Маршрут входящего документа:
- Первичная обработка;
- Регистрация;
- Рассмотрение руководством и выдача резолюции;
- Ознакомление в структурном подразделение или исполнение;
- Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов;
- Отслеживание хода исполнения;
- Составление отчетов об исполнительской дисциплине;
- Принятие решения по исполненному документу;
- Снятие исполненных документов с контроля;
- Списание дел в архив
Маршрут исходящего документа
- Разработка проекта документа в структурном подразделении;
- Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
- Утверждение документа руководством;
- Регистрация документа;
- Рассылка исходящего документа.
Маршрут внутреннего документа
- Подготовка проекта внутреннего документа;
- Обеспечение согласования документа;
- Утверждение;
- Регистрация;
- Рассылка по подразделениям;
- Контроль исполнения документа;
- Списание дел в архив
1.3 Внедрение систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.
Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.
1.3.1 Этапы внедрения
Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.
Для удобства можно разбить весь процесс на несколько основных этапов:
1. Проведение обследования
2. Разработка технических решений
3. Внедрение
4. Опытная эксплуатация
5. Промышленная эксплуатация
С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по её сопровождению и развитию.
Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый "фактор первого лица"). Во-первых - это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых - оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД). Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований. При отсутствии такой поддержки, например, в организации получения всей необходимой информации при проведении обследования, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях организации. Вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного эффекта.
1.3.2 Проведение обследования
Обследование - процесс сбора данных, необходимых на этапах разработки технических решений и внедрения СЭД. Анализ собранных данных позволяет формализовать бизнес-процессы в организации, разработать корпоративный стандарт управления документами (как бумажными, так и электронными), снизить риски при внедрении и эксплуатации СЭД, что приводит к уменьшению затрат на внедрение СЭД (как материальных, так и временных), к повышению вероятности успешного внедрения и эффективности промышленной эксплуатации СЭД.
Для повышения эффективности обследования необходимо предварительно спланировать работы. Желательно заранее ознакомиться со структурой организации, выявить ключевые информационные системы. На основании выбранного метода обследования оценить время, необходимое для выполнения работ. Составить план-график проведения работ, согласовать его и утвердить.
В процессе обследования изучаются применяемые в организации технологии управления документами, потоки документов, производится оценка объема производства документов и объема хранящихся документов, выявляются "узкие места" в делопроизводстве и документообороте. Также крайне важно на этом этапе оценить уровень подготовленности персонала и руководства организации, поскольку это напрямую влияет на эффективность внедрения и последующей эксплуатации СЭД.
В процессе проведения обследования может быть выявлено несовершенство существующих бизнес-процессов в организации, в частности, технологий управления документами "как есть". В этом случае необходимо разработать предложения по совершенствованию этих технологий. Должна быть также обоснована необходимость использования СЭД в организации. Если это возможно, желательно оценить затраты и ресурсы на выполнение работ по созданию СЭД.
1.3.3 Разработка технических решений
Результатом обследования является отчет об обследовании, который содержит информацию, необходимую для разработки технических решений и последующего внедрения СЭД. Анализ этой информации позволяет разработать информационно-функциональную модель организации и описать технологии управлении документами "как будет". На основании этой модели определяются функциональные требования к СЭД - какие функции СЭД должны быть использованы, чтобы реализовать данную модель. Кроме требований к самой СЭД необходимо провести анализ возможной конфигурации аппаратных и программных средств, необходимой для внедрения и последующего использования СЭД.
На этапе разработки технических решений определяется состав и содержание проводимых работ, разрабатывается поэтапный план внедрения СЭД. Немаловажным шагом является подготовка и принятие необходимых организационно-нормативных решений, подготовка регламентов, должностных инструкций.
После этого можно приступать непосредственно к внедрению системы.
1.3.4 Внедрение
Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (выявленного в процессе проведения обследования), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. Чаще всего, это канцелярия, секретариат руководителя или ключевое подразделение организации. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности организации. В силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.
Как, правило, процесс внедрения начинается с работ по установке и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей системы, назначение им прав, соответствующих их функциональным обязанностям. В рамках проведения работ по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности и требования, в соответствии с которыми производится окончательная настройка СЭД.
Работы по внедрению занимают довольно большое место в общем процессе построения корпоративной СЭД. Срок внедрения определяется масштабом внедряемой системы (количество рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система), а также перечнем необходимых работ (установка и настройка аппаратных и программных средств, настройка СЭД, обучение пользователей). Не следует также забывать, что на срок внедрения напрямую влияет степень готовности самой организации к проведению работ по внедрению СЭД. Это и соответствующая техническая оснащенность (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, учебного класса), и готовность персонала (как профессиональная, так и психологическая), и принятие необходимых организационных решений.
В процессе внедрении СЭД, как правило, приходится сталкиваться с рядом проблем, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие проблемы:
· Не все учтено при разработке требований к СЭД.
Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.
· Человеческий фактор.
Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить поэтапное внедрение, провести разъяснительную работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые помогут пользователям освоить новые технологии работы. В ходе внедрения СЭД, наряду с проведением обучения пользователей, можно организовывать консультации для руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.
· Теория <>Практика.
То, что представляет себе руководство, не всегда соответствует действительности. В результате, картина, нарисованная на этапе разработки технических решений, может оказаться весьма далекой от реальности. Для предотвращения подобной ситуации необходимо на этапе проведения обследования четко выяснить реальное положение дел, зафиксировать его. При необходимости, возможно составление отчетов по результатам обследования каждого ключевого звена. Если в процессе обследования выявляются проблемы, необходимо оперативно решать их.
· Завышенные требования.
Довольно часто сотрудники организации выражают желание провести полную автоматизацию всего процесса управления документами, сведя участие пользователей до нажатия одной кнопки. Крайне важно, чтобы пользователи понимали, что любая СЭД - это только инструмент, который помогает выполнять определенные функции в процессе работы с документами, а не выполняет эти работы.
Результатом проведения работ по внедрению являются полностью отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.
1.3.5 Опытная эксплуатация
В период опытной эксплуатации происходит накопление опыта пользователей СЭД, отладка процедур работы с документами с использованием СЭД, выявление "узких мест". При необходимости, осуществляется корректировка настроек СЭД в соответствии с выявленными требованиями, исправление ошибок. В период опытной эксплуатации СЭД полезно присутствие представителя разработчика СЭД для оперативного решения возникающих вопросов - авторский надзор.
После завершения опытной эксплуатации СЭД и решения всех вопросов, возникших на этом этапе, система передается в промышленную эксплуатацию.
1.3.6 Промышленная эксплуатация
В ходе промышленной эксплуатации СЭД используется в полном объеме, необходимым для данной организации. Одна из основных задач пользователей на этом этапе - поддержание СЭД в актуальном состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей).
Поскольку для получения максимального эффекта СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация) на определенном этапе возможно принятие решения о необходимости расширения, масштабирования СЭД.
В процессе промышленной эксплуатации возможны выявления требований по доработкам СЭД.
Со стороны разработчика СЭД как в процессе опытной, так и в процессе промышленной эксплуатации осуществляется сопровождение и развитие СЭД. Эти работы включают в себя консультирование по вопросам эксплуатации, развитие функционала СЭД и выпуск новых версий, консультирование по вопросам новых возможностей СЭД, доработки в соответствии с требованиями заказчика.
Выводы
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями. В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям.
Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.
Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов).
Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).
Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.
2. Анализ делопроизводства на кафедре менеджмента СИБУПК
2.1 Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов
2.1.1 Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческий действий, то есть создании управленческих документов.
Основным видом управленческой документации является организационно-распорядительная документация, включающая в себя:
· организационную документацию (устав, положения, правила, инструкции, штатные расписания и другие документы);
· распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
· информационно-справочную документацию (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки и другие документы);
· документацию по личному составу (приказы, справки, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела и другие документы).
При создании организационно-распорядительных документов применяются утвержденные в Университете бланки документов и единые правила оформления документов
При наличии унифицированных форм организационно-распорядительных документов, утвержденных соответствующими органами или разработанных в Университете, подготовка документов осуществляется с применением этих форм.
Контроль за применением унифицированных форм осуществляется Общим отделом, лицами ответственными за делопроизводство и руководителями структурных подразделений.
Контроль за применением унифицированных форм документов при подготовке документации по личному составу возлагается на начальника УКПР.
2.1.2 Бланки документов
Документы Университета оформляются только на утвержденных бланках, содержащих установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Допускается оформление заявлений (если не предусмотрены унифицированные формы), докладных, служебных и объяснительных записок без применения утвержденных бланков.
Бланки и унифицированные формы документов, применяемые в Университете, утверждаются, вводятся и изымаются из обращения на основании приказа ректора Университета.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
В зависимости от расположения реквизитов могут разрабатываться два варианта бланков - угловой и продольный.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
В Университете применяются бланки:
· общий бланк (Приложение 2);
· бланк письма (Приложение 3);
· бланк приказа (Приложение 4);
· бланк распоряжения (Приложение 5).
Общий бланк используется для изготовления бланков любых других видов документов, кроме письма.
Бланки Университета не тиражируются, не подлежат специальному учету и размещаются в ограниченном доступе на сайте Университета. Права доступа устанавливаются приказом ректора Университета.
Общий бланк, бланк письма и бланк распоряжения структурного подразделения, создаются на основе бланков Университета путем добавления в реквизиты бланков наименования соответствующего структурного подразделения. При создании бланка письма структурного подразделения справочные данные Университета (почтовый адрес, номер телефона, факса и другие сведения) заменяются на справочные данные соответствующего структурного подразделения.
2.1.3 Реквизиты, оформляемые в процессе подготовки документа
Реквизит "Наименование вида документа".
Указывается при создании конкретного вида документа (положение, инструкция, постановление, докладная записка и другие) и должно соответствовать его содержанию.
Реквизит "Наименование вида документа" располагается под наименованием организации.
Реквизит "Дата документа".
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год (например - 05.06.2010). Допускается словесно цифровой способ оформления - 05июня 2010 г.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, подлежащих регистрации, дата проставляется лицом, осуществляющим регистрацию, одновременно с проставлением регистрационного номера.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
Заполняется при подготовке письма-ответа на поступивший документ. Включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" располагается под реквизитами "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
Реквизит "Заголовок к тексту".
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о ком?", "о чем?".
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Реквизит "Адресат".
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресации документа организации или её структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Пример: Минюст России
Департамент информации и
научно-технического обеспечения
При направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указываются перед фамилией.
Пример: Главному бухгалтеру А.И. Петрову
ОАО "Электроцентромонтаж"
При адресации документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности.
Пример: Президенту Санкт-Петербургского
государственного университета
Л.А. Вербицкой
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Пример: Администрации районов
Новосибирской области
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывается её наименование, затем почтовый адрес.
Пример: Государственное учреждениеВсероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу фамилия указывается перед инициалами, затем почтовый адрес.
Пример: Образцову О. П.
ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Пример: Президенту Санкт-Петербургского
государственного университета
Л.А. Вербицкой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большом числе адресатов составляется список рассылки документа, а на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.
Реквизит "Гриф утверждения документа".
Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример: УТВЕРЖДАЮ
Ректор Университета
личная подпись В.В. Степанов
дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. В этом случае документ прилагается к утвердившему его распорядительному документу.
Пример: УТВЕРЖДЕНО
решением Ученого совета
отдата,№.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
Реквизит "Текст документа".
Тексты документов могут быть составлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица, множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: "имеет", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Реквизит "Отметка о наличии приложения".
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Штатное расписание на 20 л. в 2 экз.
2. Смета расходована 4 л. в 20 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку его наличия делают следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В документе (положение, инструкция, правила), являющимся приложением к распорядительному документу (приказу, решению), на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение № _____" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу ректора Сибирского университета потребительской кооперации (СибУПК)
от 05.06.2012 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №___" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 251
Реквизит "Подпись".
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Проректор по научной работеличная подписьВ.И. Бакайтис
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссииличная подписьИ.И. Иванов
Члены комиссииличная подписьА.А. Алексеев
личная подписьП.П. Петров
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписывающего документ, относительно самой длинной строки.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует (отпуск, командировка, болезнь) то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ и его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и. о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Внешнее согласование документа. Реквизит "Гриф согласования документа".
Внешнее согласование документа проводится:
· со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
· с общественными организациями - в случаях, предусмотренных законодательством, или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и другой);
· с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации
Новосибирской области
личная подпись В.А. Юрченко
Если согласование производится письмом или документом коллегиального органа (протокол, решение), то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо заместителя руководителя Федерального агентства по образованию от дата №_________.
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от дата №_________.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Внутреннее согласование документа. Реквизит "Визы согласования документа".
Внутреннее согласование документа осуществляется внутри Университета (подразделениями и должностными лицами) и проводится при необходимости оценки обоснованности документа; соблюдения интересов подразделений и должностных лиц, затрагиваемых в документе; соответствия документа действующему законодательству, Уставу Университета и ранее изданным документам.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, включающей в себя должность визирующего с указанием подразделения, личную подпись, её расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования.
При визировании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При наличии замечаний к документу визу оформляют с добавлением записи "Замечания прилагаются". Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Визы согласования располагаются ниже реквизитов "Подпись" и "Гриф согласования документа" (при его наличии) в левом нижнем углу документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
В случае необходимости, по усмотрению руководства Университета, допускается полистное визирование документа и его приложений.
Реквизит "Оттиск печати".
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати, как правило, должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Порядок применения печатей Университете определяется в разделе 10 настоящей Инструкции.
Реквизит "Отметка об исполнителе".
Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
...Подобные документы
Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.
дипломная работа [1,2 M], добавлен 29.11.2012Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.
дипломная работа [118,3 K], добавлен 27.11.2013Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013Делопроизводство и новые информационные технологии, автоматизация делопроизводства, электронный документооборот и информационные системы. Примеры использования систем электронного документооборота, опыт госструктур в автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [48,3 K], добавлен 18.01.2011Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.
курсовая работа [49,7 K], добавлен 29.04.2014Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.
курсовая работа [397,6 K], добавлен 30.03.2016Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.
дипломная работа [2,5 M], добавлен 29.01.2013Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
дипломная работа [5,9 M], добавлен 12.12.2011Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
реферат [28,4 K], добавлен 08.10.2014Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.
курсовая работа [95,1 K], добавлен 15.01.2017Понятие и значение делопроизводства в деятельности предприятия, принципы и роль автоматизации. Задачи службы документационного обеспечения управления. Технологии реализации систем электронного документооборота, используемые программные средства.
курсовая работа [46,7 K], добавлен 10.01.2015Общая характеристика и основные функции CAD-систем. Характерные особенности современных автоматизированных систем управления предприятием. Принципы управления документами и организации документооборота. Свойства систем делопроизводства на предприятии.
презентация [89,8 K], добавлен 27.10.2013Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.
дипломная работа [596,7 K], добавлен 25.05.2015Автоматизированные информационные системы в управлении организацией. Управление и работа с документами. Состояние рынка систем автоматизации документооборота, критерии выбора системы. Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [74,6 K], добавлен 18.10.2011Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.
реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009Развитие делопроизводства, организация документооборота, регистрация документов, контроль их исполнения. Организационно-экономическая характеристика, местонахождение и условия деятельности хозяйства, проблемы и пути совершенствования делопроизводства.
курсовая работа [33,3 K], добавлен 14.09.2009Практическое пособие, в доступной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления. Материал пособия излагается, на основе законодательства регламентирующих организацию делопроизводства.
анализ книги [5,7 M], добавлен 04.08.2010
