Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию".

Отметка о поступлении документа в Университет содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

По установленному в Университете порядку учета входящих документов, отметка о поступлении документа является регистрационным номером входящего документа.

Реквизит "Регистрационный номер документа".

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой регистрации документа.

Реквизит располагается на первом листе документа в правом нижнем углу (над заголовком к тексту).

Реквизит "Резолюция".

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом, в её состав входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих определенные или типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция, как правило, пишется в верхнем левом углу документа.

Реквизит "Отметка о контроле"

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка ставится в правом верхнем углу документа.

Выдача копий документов производится с разрешения руководства Университета или руководителей структурных подразделений Университета.

Руководитель структурного подразделения может дать разрешение только на выдачу копий документов, касающихся служебной деятельности возглавляемого им подразделения.

Копии могут выдаваться с документов:

· изданных в Университете и не имеющих ограничений на распространение,

· изданных другими организациями и находящихся в законном распоряжении Университета, в том числе адресованные и доставленные в Университет способом, подтверждающим факт доставки корреспонденции.

При выдаче копии документ воспроизводится полностью (реквизиты бланка, номер, дата, содержание и т.д.).

В нижней части копии документа пишется слово "Копия", при выдаче копии с копии - "Копия с копии".

Соответствие копии документа подлиннику удостоверяется реквизитом "отметка о заверении копии" и оттиском печати.

2.4 Организация документооборота и исполнения документов

2.4.1 Организация доставки входящих документов

Доставка документов в Университет осуществляется средствами почтовой и электрической связи (факсимильная связь, электронная почта). Факсимильная связь и электронная почта используются с целью оперативного получения (передачи) информации, в том числе документов, отправляемых по почте.

По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием факсограмм в адрес структурных подразделений Университета осуществляется по номерам факсов структурных подразделений.

Сообщения, поступающие в адрес структурных подразделений Университета принимаются по официальным электронным адресам структурных подразделений.

2.4.2 Прием, обработка и распределение входящих документов

Подлежащие регистрации документы, поступившие с нарочным в структурное подразделение минуя Общий отдел, должны быть представлены работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, в Общий отдел для регистрации.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Передача входящих документов на исполнение должностным лицам и структурным подразделениям осуществляется Общим отделом в день поступления документов через адресные ячейки структурных подразделений. Выемка корреспонденции из адресной ячейки производится лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, ежедневно.

Передача документа, поступившего на исполнение, из одного структурного подразделения в другое, осуществляется через Общий отдел.

Передача поступившего на исполнение документа от одного исполнителя другому внутри структурного подразделения осуществляется на основании распоряжения руководителя подразделения через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

2.4.3 Организация обработки и передачи исходящих документов

Окончательно оформленный и подписанный документ передается исполнителем или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в Общий отдел для регистрации и дальнейшей отправки адресату.

Регистрация отправляемых документов проводится в Журнале регистрации исходящих документов (Приложение 12).

Отправка документа может осуществляться непосредственно исполнителем или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с отметкой об этом в Журнале регистрации исходящих документов.

Порядок передачи сообщений с официального адреса электронной почты структурного подразделения определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения.

При внедрении электронного документооборота электронные документы, отправляемые из Университета, обрабатываются в том же порядке, что и документы на бумажном носителе.

2.4.4 Порядок прохождения внутренних документов

Порядок прохождения внутренних документов включает в себя составление и изготовление проекта документа; согласование или визирование (в необходимых случаях); подписание или утверждение; регистрацию; тиражирование; рассылку по структурным подразделениям, исполнение и направление в дело.

Составление и изготовление проекта документа, передача его на согласование или визирование, подписание (утверждение) и регистрацию осуществляются лицом, подготавливающим проект документа и, при необходимости, лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, готовящим документ.

Различные виды внутренних документов (приказ, распоряжение, постановление и т.д.) регистрируются в Журналах регистрации соответствующих видов внутренних документов (Приложение 14).

Выемка корреспонденции из адресной ячейки производится лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении ежедневно.

2.4.5 Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений Университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителям, контроль за качеством исполнения документов.

Документы передаются исполнителям в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно.

Документы, ошибочно переданные для исполнения в структурное подразделение, должны быть возвращены в Общий отдел в тот же день.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование и (или) визирование, представление на подпись (утверждение), подготовку к пересылке адресату (составление списка на рассылку, определение вида и категории почтового отправления), направление в дело.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительного или ответного документа исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Университет и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах исполняемого документа.

При наличии ответственного исполнителя (см. п.6.2.5 настоящей Инструкции) соисполнители по требованию ответственного исполнителя обязаны предоставить ему необходимые для исполнения документа материалы.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, сроки исполнения документа.

Соисполнители несут ответственность за представление достоверной информации в установленные для них ответственным исполнителем сроки.

Устанавливаются следующие сроки исполнения документов:

· при наличии в документе срока его исполнения - в указанный срок;

· при отсутствии в документе срока исполнения - в срок не более 15 календарных дней;

· при наличии в документе, срок исполнения которого не указан, пометки "срочно" - в трехдневный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Срок исполнения входящих документов, поступивших из вышестоящей организации, исчисляется с даты подписания документа, поступивших из других организаций и от физических лиц - с даты их поступления в Университет. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются с даты их подписания.

В случае, когда последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Если в процессе исполнения документа выясняется невозможность соблюдения установленного срока, ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении установленного срока исполнения документа. Руководитель, давший поручение, фиксирует свое решение на исполняемом документе дополнительной резолюцией. Ответственный исполнитель представляет исполняемый документ в Общей отдел для внесения изменений в журнал регистрации (текст дополнительной резолюции, новый срок, дата резолюции).

Исполненные документы направляются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения. На исполненном документе оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Направление документов в дела осуществляется руководителем структурного подразделения или работником, ответственным за делопроизводство в подразделении.

2.5 Общие правила регистрации документов

Постановка на контроль, предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа осуществляются:

а) входящих документов, не подлежащих рассмотрению руководством - работником Общего отдела;

б) входящих документов, подлежащих рассмотрению руководством - работником Общего отдела на основании резолюции руководителя, рассмотревшего документы;

в) внутренних документов:

· распоряжения руководителя подразделения - лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле. Отметка проставляется лицом, осуществляющим постановку документа на контроль.

Контроль за исполнением документов ведется на контрольных (регистрационных) карточках, заполняемых при постановке документов на контроль (Приложение 17). Карточки заполняются лицами, осуществляющими постановку документа на контроль. Контроль исполнения устных поручений руководителя также ведется на контрольных карточках.

Контрольные карточки группируются в контрольной картотеке по срокам исполнения.

Предварительный контроль и проверка хода исполнения документа (поручения) осуществляются до истечения срока исполнения документа. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или иным способом, фиксируются в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки.

При незначительном количестве документов, требующих контроля исполнения, допускается ведение контроля в журналах регистрации соответствующих документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным сторонам и лицам.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное его исполнение не являются основанием для признания документа исполненным.

Документ снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов, контролируемых по поручению руководства Университета, как правило, является документ-ответ, подписанный ректором Университета.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

На исполненном документе проставляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Лица, осуществляющие постановку на контроль документов, решений коллегиальных органов и устных поручений руководителей готовят аналитические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Университете:

- об исполнении документов - по запросу руководства Университета;

- об исполнении решений коллегиальных органов - к очередному заседанию соответствующего органа;

- об исполнении устных поручений руководства - по запросу руководства.

2.7 Учет и хранение печатей и штампов, содержащих наименование университета

Структурные подразделения для фиксации учетных, контрольных и иных отметок, необходимых для осуществления их деятельности, вправе иметь штампы не содержащие наименований Университета и структурного подразделения.

Учет штампов, применяемых для учетных, контрольных и иных отметок, ведется в структурных подразделениях в порядке, установленном руководителем структурного подразделения.

Печати и штампы, содержащие наименование Университета, должны храниться в сейфах или металлических шкафах у руководителей подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Печать структурного подразделения ставится на документы, подписанные или утвержденные руководством этого подразделения; копии и выписки из документов, находящихся в распоряжении этого структурного подразделения; справки, выданные подразделением.

На справки, копии и выписки из документов, оформленные в структурном подразделении от лица Университета и подписанные ректором, ставится Гербовая печать.

При изменении наименований Университета или структурных подразделений печати и штампы, содержащие эти наименования, сдаются лицами, ответственными за их хранение, в Управление бухгалтерского учета и налоговой политики для дальнейшего списания и уничтожения.

2.8 Организация документов в делопроизводстве

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Университета получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел Университета являются названия структурных подразделений.

Графы сводной номенклатуры дел Университета и номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого подразделения, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Университете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре этого структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале, располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы, переписку и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.).

Заголовок дела, как правило, состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации, структурного подразделения или коллегиального органа (автор документа); краткое содержание документов дела; название местности с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки, доклады и т.п.).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, а кафедрами, факультетами и УМУ - по окончании учебного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988г.), а при отсутствии сроков хранения в вышеуказанном перечне - указывается срок хранения, согласованный с Экспертной комиссией Университета.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

2.8.2 Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в Университете формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. Формирование дел осуществляется, как правило, лицами, ответственными за делопроизводство.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Университете осуществляются Общим отделом и лицами, ответственными за ведение дел в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года (для кафедр, факультетов и УМУ - учебного года) за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело, как правило, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

Распорядительные документы группируются в дело по видам (приказы, распоряжения и т.д.) с относящимися к ним приложениям.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют по видам документов (положения, инструкции и т.д.) в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за календарный год, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

2.8.3 Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится, как правило, сотрудниками структурного подразделения, осуществляющими формирование дела, при методической помощи лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении и под контролем Общего отдела.

При заведении дела оформляются следующие реквизиты обложки дела: наименование Университета, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (дата начала дела) (Приложение 18).

Реквизиты оформляются следующим образом. Наименование Университета указывается в соответствии с Уставом, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой Университета. Индекс и заголовок дела указываются в соответствии с номенклатурой дел Университета. При заполнении реквизита "Дата дела" указывается год заведения дела. Датой заведения дела, содержащего распорядительные документы, может являться дата самого раннего документа, включенного в дело.

На корешке обложки дела указывается индекс и заголовок дела по номенклатуре. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Госархива России, в который будут передаваться дела.

По завершении года в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: окончательное оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (Приложение 19), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 20), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела, подшивку или переплет дела

При окончательном оформлении обложки дела указываются реквизиты: дата дела (дата окончания дела), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты оформляются следующим образом. Дата дела указывается в случае, когда конечной датой дела является дата самого позднего документа, включенного в дело. Количество листов в деле проставляется в соответствии с листом-заверителем. Срок хранения дела указывается в соответствии с номенклатурой дел Университета, на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно". Архивный шифр дела указывается работником архива.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (Приложение 19), который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дел.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 20), подписывается составителем с расшифровкой подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения.

Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

2.8.4 Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для них помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов, дела должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сторонним организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Дела выдаются на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела (Приложение 21). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и возврате дела.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Университета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

2.9 Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации