Процес управління проектами популяризації аматорського театрального мистецтва

Мета дослідження магістерської роботи - визначити особливості управління проектами популяризації аматорського театрального мистецтва.

Для досягнення мети необхідно вирішити наступні завдання:

Практичне значення магістерської роботи полягає у тому, що її висновки можуть бути опрацьовані і застосовані менеджерами соціокультурної діяльності, особливо в процесі управління проектами популяризації аматорського театрального мистецтва. Матеріали та результати дослідження можуть бути використані у подальшому обґрунтуванні теоретичних засад культурно-просвітницької діяльності, при розробці інноваційних технологій організації проектів аматорського театрального мистецтва, виховної роботи з молоддю в соціальних інститутах соціокультурологічного профілю та у відповідних розділах інтегрованого курсу прикладної соціальної культурології.

Необхідність управління проектами, а саме необхідність координації використання людських та матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту за допомогою сучасних методів і техніки управління для досягнення відповідного рівня прибутків учасників проекту, високої якості продукції, пов'язана з масовим ростом масштабів і складності проектів, зростанням вимог до термінів їх здійснення, якості виконуваних робіт.
Початком розвитку управління проектами була розробка у 30-х роках XX століття радянськими вченими методів календарного планування з використанням циклограм. Одними з перших методів управління були розроблені на Заході в 50-х роках методи сіткового планування, в 80-х роках з'явились перші комп'ютерні програми оптимізації процесу управління.
На сьогодні управління проектами -- це визнана у всьому світі методологія вирішення організаційно-технічних проблем, це філософія керівництва проектами. Умови ринку стають більш вибагливими, підвищуються темпи змін, що відбуваються.

В результаті комплексних економічних перетворень, які відбуваються в Україні,створюються нові, впроваджуються існуючі моделі та механізми побудови сучасних економічних відносин як у державі, так і на підприємстві. Відповідно, будь-який підприємниць розуміє , що для подальшої прибуткової діяльності, насамперед, необхідно досконало управляти виробничо-господарською діяльністю. Важливе місце при цьому належить проектному управлінню, а саме , необхідності розв'язання таких питань:

· як спланувати та скоординувати реалізацію проекту;

· як залучити кошти із зовнішніх джерел фінансування для реалізації проекту;

· як краще розпорядитись власними коштами;

· як досягти максимальних прибутків за мінімальних витрат;

· як створити команду працівників для реалізації проекту;

· як мотивувати персонал до ефективної діяльності;

· як уникати конфлікту в команді проекту [62,142].

Розв'язуючи всі перелічені питання, ми стикаємося з проблемою управління проектами, тобто з особливим мистецтвом, яке можна виокремити і вивчити.

Отже, визначаємо, що під час радикальних змін найбільш адекватним механізмом управління стає саме проектна діяльність, яка є відмітною характеристикою організації роботи в науці, освіті, культурі та інших галузях, що вимагають постійних інновацій, ініціативи, уміння залучати ресурси і приймати управлінські рішення. Саме проектний менеджмент, або управління проектами, на думку більшості фахівців, стає важливою й актуальною сферою діяльності, що дозволяє соціокультурному середовищу постійно розвиватися.

Проектне управління характеризують як тип менеджменту, як метод управління, або як організаційну структуру для розробки проектів і програм. Усі названі підходи відбивають різні аспекти трактування цього багатогранного поняття.

Розглянемо сутність управління проектами.

Управління проектами -- область знань з планування, організації та управління ресурсами з метою успішного досягнення цілей та завершення завдань проекту. Іноді ототожнюється з управлінням програмами, але програма -- це фактично більш високий рівень: група пов'язаних та взаємозалежних проектів [70, 126].

Термін «проект» (від латинського «кинутий вперед») спеціалісти трактували донедавна як креслення, пояснювальна записка і кошториси, на основі яких можна збудувати літак, споруду чи завод; або це текст, що передує документу - плану, договору, угоді.

Наведемо ще кілька варіантів визначення поняття «проект», які зустрічаються в літературі:

Проект - це окреме підприємство з конкретними цілями, які часто включають вимоги до часу, вартості та якості результатів, що досягаються;

Проект - це певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його вирішення [7].

Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, пов'язаних ресурсами, виконавцями та термінами, відповідно оформлених і направлених на зміну об'єкта управління, що забезпечує ефективність розв'язання основних завдань та досягнення відповідних цілей за певний період. Кінцевими цілями проектів є створення та освоєння нової техніки, технології та матеріалів, що сприяє виходу вітчизняної продукції на світовий рівень [26, 50].

Проект - це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату [48, 62].

В цілому, проект -- це обмежений часовими рамками процес, що має визначений початок та кінець, зазвичай обмежений датою, але також може обмежуватися фінансуванням або досягненням результатів, який здійснюється для реалізації унікальних цілей та завдань, зазвичай, щоб призвести до вигідних змін або створення доданої вартості. Тимчасова природа проектів контрастує з бізнесом (процесами), які є повторюваною, постійною або частково постійною діяльністю з виробництва продуктів або послуг. На практиці, управління вищезазначеними двома системами часто різниться і таким чином вимагає розвитку окремих технічних навичок та використання розподіленого управління ними [73].

Отже, ми бачимо, що є досить велика кількість означень проекту, аналізуючи які, можна запропонувати таке: проект - це тимчасова діяльність для створення цінності, завдяки унікальній властивості продукту проекту в рамках досягнення місії соціально-економічної системи [56, 19]

Поняття «проект» за Економічною енциклопедією -- «задум, ідея, образ, втілені у формі опису, схем, креслень, розрахунків, обґрунтувань, числових показників» [29, 241], поєднує різноманітні види діяльності. Незважаючи на всю розмаїтість результатів, масштабів, характеру витрат і термінів реалізації, проекти мають кілька загальних характеристик:

· спрямованість на досягнення конкретних цілей, тобто проект є разовим явищем, що містить послідовність взаємопов'язаних дій, які здійснюються протягом обмеженого часу і націлені на досягнення чітко визначеного результату;

· неповторність, унікальність кожного проекту;

· поєднаність зі змінами та координоване виконання численних взаємопов'язаних дій;

· обмежений термін реалізації з визначеними початком і закінченням;

· результативність та ефективність і соціальна значимість проекту [38, 615.].

Виходячи з сутності проекту, його слід розглядати як інструмент розвитку, реалізації стратегій і здійснення перетворень. Тому сьогодні методологія управління проектами має все більше застосування практично в усіх галузях діяльності державних, громадських і комерційних структур.

Наведене означення враховує основні відмітні риси проекту в сучасному розумінні. До них належить створення цінності в рамках конкретної місії конкретної соціально-економічної системи (3)(дивитися рис.1.1). Слід розуміти, що цінність створює не сам продукт проекту, а його унікальні властивості, які проявляються в процесі використання продукту.

Рис.1.1. Проект та його відмінні риси [55, 20]

Системою може виступати як окрема людина, так і група людей, громада, організація, місто, район, регіон, держава тощо. Вони існують в зовнішньому середовищі, яке постійно змінюється. При цьому зміни відбуваються динамічно і дуже часто непередбачено. Тому сьогодні реалізація проектів та використання їхніх продуктів відбувається в умовах невизначеності.

Це зумовлено насамперед тим, що цивілізація перебуває на постіндустріальному етапі свого розвитку, який означено як епоха знань [24, 27]. Тому сьогодні розвиток будь-якої соціально-економічної системи не можливий без впровадження інновацій. Інновації стають основою бізнес-ідеї будь-якого проекту ((5) рис. 1.1).

Головним завданням проектного управління є досягнення всіх цілей та виконання завдань проекту, одночасно виконуючи зобов'язання щодо наперед визначених обмежень проекту. Типовими обмеженнями є межі та зміст проекту, час, бюджет. Другорядним завданням, але амбіційнішим, є оптимізація, розподілення та інтеграція завдань, необхідних для досягнення наперед визначених цілей [70, 65].

Проект має ряд лише йому властивих ознак, наявність яких допоможе здійснити ефективну реалізацію проекту. Основними ознаками проекту є:

· зміна стану проекту задля досягнення його мети;

· обмеженість у часі;

· обмеженість ресурсів;

· неповторність.

Досвід з управління проектами неможливо застосовувати «наосліп», переносячи від одних проектів до інших, тому доцільно мати класифікацію проектів.

Будь-яка класифікація дозволяє формувати системний погляд на ті або інші об'єкти (проблеми, процеси тощо) 1, 27 - 34].

До основних властивостей проекту, які випливають із його ознак та за якими вони можуть бути класифіковані на типи, належать: масштаб проекту, його розмір, кількість учасників та ступінь впливу на навколишнє середовище (дивитися табл.1.1).

Таблиця 1.1. Класифікація проектів

Середні проекти - включають роботи з проектування і будівництва підприємств, освоєння й облаштування невеликих родовищ корисних копалин (нафтових, газових, вугільних), якщо їх проектування ведеться на основі типових проектних рішень, а будівництво здійснюється комплектно-блочним методом. Суть його в тому, що більша частина об'єкта, що будується, виготовляється не на будівельному майданчику, а на потужностях підрядчика (виробника конструкцій).

Великі проекти виконуються за цільовими народногосподарськими програмами і містять у собі багато мультипроектів, об'єднаних загальною ціллю, використовуваними ресурсами і єдиним планом-графіком розробки й реалізації. Такі програми можуть бути національними, міжнародними, регіональними, галузевими, міжгалузевими і т. ін.

Вони формуються й координуються на макрорівні, як правило, за участю держави.

Великі проекти характеризуються великими витратами, наприклад, в американській практиці - понад 1 млрд. дол., різними джерелами фінансування, великою трудомісткістю розробки проекту (більше 2 млн. людино-годин) і будівництва (15-20 млн. людино-годин). Термін реалізації великого проекту виходить за межі 5-7 років.

До великих проектів, наприклад, можна віднести проекти створення магістральних трубопроводів, будівництва атомних електростанцій, комплексного освоєння великих родовищ корисних копалин тощо.

За ступенем складності розрізняють проекти прості, складні та дуже складні.

За класом проекту (складом і структурою самого проекту та його предметної галузі) існують такі проекти:

· монопроекти - це окремі проекти різних типів, видів та масштабів;

· мультипроекти - комплексні проекти, що складаються з ряду монопроектів і потребують застосування багатопроектного управління;

· мегапроекти - цільові програми розвитку регіонів, галузей та інших утворень, які включають ряд моно- і мультипроектів [15, 68].

Як правило, мега- та мультипроекти належать до складних чи дуже складних проектів.

Крім того, проекти поділяються на:

1) взаемовиключні (альтернативні) проекти - це проекти, які здійснюються, якщо неможливим або неціленаправленим є здійснення інших проектів;

2) альтернативні по капіталу - проекти, які здійснюються в тому випадку, коли кожен із них не може бути здійсненим без використання фінансових засобів, необхідних для здійснення інших проектів;

3) незалежні проекти - проекти, які здійснюються в тому випадку, коли результати реалізації одного не впливають на результати реалізації інших, і будь-яка інформація про параметри одного не змінює інформацію про результати інших;

4) взаємовпливаючі - проекти, які здійснюються в тому випадку, якщо при їх спільній реалізації виникають допоміжні (системні, синергетичні, емерджентні) позитивні або негативні ефекти, але не виявляються при реалізації кожного із проектів окремо;

5) взаемодоповнюючі - це проекти, які здійснюються в тому випадку, якщо за яких-небудь причин вони можуть бути прийняті чи відкинуті тільки одночасно[15, 75].

За тривалістю проекту або за термінами реалізації розрізняють:

· короткострокові проекти (до 3 років);

· середньострокові (від 3 до 5 років);

· довгострокові (понад 5 років).

В залежності від мети проекту (отримання прибутків чи соціального ефекту) розрізняють комерційні та некомерційні проекти.

За характером і сферою діяльності проекти поділяються на економічні, промислові, соціальні, організаційні та дослідницькі. Але кожен із даних видів проектів має загальні ознаки. Це точно окреслені й сформульовані цілі, послідовне їх дослідження, унікальність, умови обмеженості, координоване використання взаємозалежних дій тощо.

При цьому слід визначити сутність управління проектами.

Управління проектами - це синтетична дисципліна, що об'єднує спеціальні та надпрофесійні знання. Спеціальні знання відбивають особливості тієї сфери діяльності, до якої належать проекти (будівельні, інноваційні, екологічні, дослідницькі, організаційні тощо). Це випливає з таких особливостей проектної діяльності: значного періоду від початку реалізації проекту до його завершення; великої кількості учасників; складного характеру проектної діяльності, що становить сукупність простіших, «елементарних» форм (технічної, наукової, комерційної, виробничої, будівельної, фінансової тощо).

3 огляду на наведене пропонуємо таке визначення поняття «управління проектом»: це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях щодо часу, коштів (ресурсів) і якості кінцевих результатів.

Фахівці Інституту управління проектами (США) запропонували таке трактування терміна «управління проектом»: це мистецтво керувати й координувати людські та матеріальні ресурси протягом життєвого циклу проекту, застосовувати системи сучасних методів і техніки управління та мінімізації ризиків для досягнення визначених у проекті результатів за складом і обсягами робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенням учасників [71, 56].

На сьогодні управління проектами - це визнана у всьому світі методологія вирішення організаційно-технічних проблем, це філософія керівництва проектами. Умови ринку стають більш вибагливими, підвищуються темпи змін, що відбуваються.

Таким чином, визначаємо, що управління проектами - це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного досягнення поставленої мети.

При цьому основні принципи побудови ефективної системи контролю проектної діяльності включають: систему інформування про стан проекту, чіткі плани і звіти, системи аналізу фактичних показників і тенденцій, системи негайного реагування.

Ефективність реалізації проекту багато в чому залежить від членів проектної команди, від їхньої взаємодії як усередині свого колективу, так і з навколишнім середовищем.

1.2 Принципи та функції управління проектами

Розглянемо управління проектами з точку зору його принципів та функцій.

Управління проектом необхідно здійснювати протягом всього його життєвого циклу. При цьому слід пам'ятати,що створення продукту проекту з унікальними властивостями завдяки реалізації спеціально спланованих дій впровадження інновації потребує і спеціальних методів й підходів до управління. Кожен проект можна розглядати як унікальний соціокультурний організм, який«живе» за власними внутрішніми закономірностями.

Без розуміння та врахування цього неможливо отримати бажані унікальні властивості продукту проекту в умовах встановлених обмежень щодо часу, ресурсів та особливостей його експлуатації.

З цих позицій, управління проектом - це процес прийняття компетентних рішень командою управління проектом стосовно результативної та ефективної координації дій як цілісної системи для отримання продукту проекту з унікальними властивостями за показниками цінності, якості, часу, вартості та задоволеності зацікавлених сторін.

Наведене означення управління проектами слід розглядати як операційне, тобто таке, яке дає уявлення про дії, що необхідно виконувати. Але традиційно склалося й інше вживання словосполуки «управління проектами». Сьогодні під цим розуміють окремий вид економічної діяльності. Він зафіксований в назві освітньо-квалифікаційних програм підготування спеціалістів і магістрів за спеціальністю 7.000003,8.000003 «Управління проектами» [47, 23].

Управління проектами розглядають як симбіоз науки і мистецтва застосування в них професіональних здібностей для виробництва продукту проекту [56,50].

За означенням, яке запропонував Інститут управління проектами США, управління проектами - це мистецтво керівництва й координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування системи сучасних методів і техніки управління для досягнення визначених в проекті результатів за складом і обсягом робіт, вартістю, часом,якістю та задоволеністю учасників проекту [68, 27].

Управління проектами вважається мистецтвом та наукою перетворення мрії в реальність [64, 29]. На думку Дж. Родні Тернера, з останнього означення випливають ознаки проектів та управління ними. «Щоб мета стала реальністю, ми повинні виконати певну роботу, тобто докласти зусиль. Ці зусилля, зумовлені новою мрією, мають відрізнятись від всього, що робилось до цього. Будучи відмінними або унікальними вони потребують від людей трудових взаємовідносин нового типу. Мало того, зусилля повинні мати початок, середину та кінець, якщо ми забажаємо досягти результату в межах певного часу. Цей процес втілення непрямо виражений у вигляді життєвого циклу, в який ми закладаємо нашу мрію та перетворюємо її спочатку у призначення (визначення цілей діяльності),потім - у завдання проекту (предмети, які треба створити в рамках проекту) і далі - в цілі та завдання команд і окремих працівників, необхідні для досягнення цілей вищих рівнів. Нарешті, щоб завершити процес перетворення,ми повинні забезпечити закінчення робіт, коли кінцевих результатів проекту досягнуто, тобто мрія здійснена»[64, 30].

Виходячи з вищенаведеного, слід кожного разу розуміти, в якому контексті вжито термін «управління проектами».

Чому управління проектами виокремилось у самостійну галузь менеджменту? Можна вказати щонайменше чотири причини:

1. Підвищуються темпи змін у промисловості, тому управління проектами -- це один із шляхів досягнення успіху у змаганні зі змінами. Традиційні організаційні форми виправдовують себе у стабільному середовищі з незмінними функціями або задачами, де значними є повторюваність і стабільність. 90-ті роки характеризуються інтенсивністю змін (як національних, так і інтернаціональних), це підвищує конкуренцію і вимоги до організацій скоріше реагувати на зміни потреб ринку. Тому перевага віддається гнучким стратегіям, організаційним структурам і культурам, що забезпечують швидке реагування на зміни. Відповідати цим вимогам допомагає перехід від традиційних оргструктур до гнучких, орієнтованих на проекти, структур.

2. Умови ринку стають більш вибагливими, проекти -- масштабнішими і такими, що потребують більшого професіоналізму в управлінні. Клієнти висувають більш високі вимоги, очікування, фінансовий та ринковий пресинг потребує якнайшвидшого завершення проекту із запланованими витратами. Застосовуються складні системи планування і контролю. Важливого значення набувають проблеми людських стосунків, як-от лідерство, мотивація, створення команди, управління конфліктами.

3. Дуже часто діяльність менеджерів пов'язана з виконанням проектів, проте управління проектами відрізняється від іншої управлінської діяльності, вимагаючи спеціальних умінь, інструментів, організаційної структури тощо.

4. Поглиблюються проблеми інтеграції як різних компаній, так і різних видів діяльності у ході виконання проектів. Проектний менеджмент упроваджує форми і методи, які дозволяють справлятися з цими інтеграційними процесами [75]

Мета будь-якої діяльності за своєю суттю є інформаційним образом майбутнього продукту та дій з його досягнення [54, 13].

З цього випливає, що сформульована мета містить опис майбутнього продукту та найменування дії з його досягнення. Мета нематеріальна, продукт - суто матеріальний об'єкт, а результат - це цінність (ефект) від використання унікальних властивостей матеріального продукту.

В проектній діяльності можна виділити дві мети.

Перша пов'язана безпосередньо з проектом як цілісною діяльністю, друга - з управлінням проектом як частиною вищезазначеної цілісної діяльності.

Метою будь-якого проекту є створення конкретного матеріального об'єкта або послуги з унікальними властивостями (1, рис. 1.2). Тоді продуктом проекту виступає створений конкретний матеріальний об'єкт або послуга(2, рис. 1.2) з унікальними властивостями. А результатом є цінності для зацікавлених сторін, отримані завдяки використанню унікальних властивостей продукту проекту(3, рис. 1.2). Тому в формулюваннях мети та продукту проекту повинна бути назва матеріального об'єкта або послуги.

Рис. 1.2. Взаємозв'язок мети, продукту і результату управління проектами [55, 49]

Управління проектами - це діяльність, метою якої є прийняття управлінських рішень. Вона випливає з означення поняття управління проектам. Продуктом управління проектами є передані для реалізації управлінські рішення, які є інформаційним забезпеченням втілення скоординованої продуктно-технологічної діяльності.

А результатом управління проектами є результативне та ефективне отримання продукту проекту з унікальними властивостями за показниками цінності, якості, часу, вартості та задоволеності зацікавлених сторін.

Як бачимо, результат управління проектами є тотожним продукту проекту.

Поряд з загальними характеристиками проектів слід виділити і принципи управління проектами, які визначають їх спрямованість.

Принципами управління проектами є [62, 78]:

· цілеспрямованість - визначається цільовою орієнтацією проектів, що є однією з загальних їх характеристик. Пояснюється це тим, що кожен з проектів є тимчасовим заходом і визначений очікуваний кінцевий результат дозволяє забезпечити вектор його спрямування;

· системність - передбачає розподіл проекту на окремі підсистеми, до яких застосовується системний підхід, тобто досліджуються їх взаємозв'язки та взаємовплив;

· комплексність - передбачає спільне застосування різних форм та методів управління проектами у взаємоузгодженості з цілями проекту;

· забезпеченість - включає забезпеченість проекту всіма необхідними ресурсами, які допоможуть досягнути поставлені цілі;

· пріоритетність - оскільки проект приймається на основі аналізування різних варіантів вирішення проблеми чи поставленого завдання, даний принцип базується на виділенні серед низки альтернативних варіантів найбільш оптимальних для організації проектів, що дозволяє зосереджувати зусилля команди проекту саме на їх реалізації;

· економічна безпека заходів, що плануються - перед тим, як прийняти рішення щодо затвердження проектів, їх слід обов'язково перевірити на ризик втрати очікуваних прибутків, невиконання поставлених завдань тощо;

· екологічна безпека - останнім часом все більшої актуальності набуває питання екологічної безпеки. Тому будь-який проект, який має вплив на екологію прямо або опосередковано, повинен враховувати всі заходи щодо охорони навколишнього середовища;

· легітимність - усі проекти, що здійснюються на рівні держав, підприємств чи окремих виконавців, повинні ґрунтуватися як на вітчизняному, так на міжнародному законодавстві, дотримуватися їх основних норм та принципів;

· соціальна спрямованість - оскільки кожен з проектів спрямований на певні зміни, то слід зазначити, що діяльність будь-якого підприємства повинна бути насамперед спрямована на задоволення потреб певних зацікавлених груп впливу. Тому і проекти слід спрямовувати на забезпечення їх добробуту [18, 38].

Специфіка методології управління проектами викликає необхідність виокремлення основних функцій, тобто тих задач, які розв'язуються проект-менеджерами в процесі реалізації проекту, а саме:

· прогнозування та планування проектної діяльності;

· організацію роботи;

· координацію й регулювання процесів розробки і реалізації проекту;

· активізацію і стимулювання праці виконавців;

· облік, контроль і аналіз ходу розробки і реалізації проекту.

Основними функціями проектного менеджменту, які визначені Американським Інститутом управління проектами та спрямовані на управління цілями є: управління обсягом робіт, якістю, витратами, часом [33, 48].

Оскільки цілі, завдання, роботи, їх обсяг змінюється, то виникає необхідність управління предметною сферою проекту або його обсягом. Інколи цю функцію називають «управління результатами», «управління роботами або обсягами».

Для проекту повинні бути встановлені вимоги та стандарти якості результатів, по яких оцінюється успішність проекту. Це забезпечує виконання такої функції як управління якістю.

Функція управління витратами це фінансовий контроль завдяки накопиченню, аналізу та складанню звітів по витратах проекту.

В кожному проекті встановлюється період часу та терміни виконання проекту. Управління часом - передбачає планування, складання календарних графіків та їх контроль для забезпечення вчасного виконання проекту.

Кожний проект має також встановлений бюджет, але для того, щоб він був здійснений в рамках бюджету необхідне управління вартістю.

Додатковими функціями, які спрямовані на управління певними об'єктами є:

· управління персоналом або людськими ресурсами. В проекті виникає коло обов'язків, пов'язаних з підбором кадрів, розподілом обов'язків, організацією ефективної роботи команди, плануванням і контролем її роботи. Тому дана функція включає спрямування і координацію діяльності людей, залучених до проекту;

· управління комунікаціями або інформаційними зв'язками передбачає накопичення інформації, якою обмінюються члени проектної команди, керівництво і яка сприяє успішному завершенню проекту;

· управління контрактами та забезпеченням проекту - передбачає проведення відбору, переговорів та підписання замовлень, контроль за постачанням матеріально-технічних ресурсів;

· здійснення проекту пов'язано з невизначеністю різних елементів, тобто з ризиком. Знизити його можна при виконанні функції - управління ризиком, що включає сукупність дій, пов'язаних із визначенням ступеня ймовірності виникнення ризику в проекті;

· управління проектною інтеграцією - забезпечує координацію всіх функцій проекту [67, 108.] .

Взаємозв'язок фаз, функцій та підсистем управління проектом представлений на рис.1.3.

Саме поєднання даних функцій та інструментів їх реалізації забезпечує реалізацію проекту, дозволяє досягнути бажаного результату.

Таким чином, робимо висновки, незалежно від різноманітності тлумачень поняття «проект», усі вони зводяться до єдиного розуміння сутності цієї категорії управління, а саме: в основу проекту покладено ідею, для реалізації якої розробляється низка заходів, які є взаємопов'язані між собою з чітким визначенням дати їх початку та завершення з метою одержання неповторного, однак очікуваного результату, який призведе до значних або недуже змін. Кожен з проектів характеризується одноразовістю виконання, тимчасовістю, результативністю, неповторністю та впливом на довкілля, спричиняючи певні зміни.

Рис.1.3. Взаємозв'язок фаз, функцій та підсистем управління проектом

Розуміння сутності проектів дасть змогу керівникам компаній частіше використовувати в своїй діяльності проектний підхід, який значно підвищить рівень ефективності їх виробничо-господарської та управлінської діяльності. Сьогодні низка міжнародних та національних організацій займається саме питаннями синтезу проектного підходу у діяльність компаній різних галузей.

Подальші дослідження будуть спрямовуватися в напрямку розроблення класифікації проектів та аналізування його основних інструментів у розрізі виконання основних функцій менеджменту, важливою із яких є функція контролю.

Контроль -- процес, при якому керівник проекту встановлює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які негативно впливають на хід роботи, та приймає управлінські рішення, які коригують виконання завдань для запобігання зривів виконання проекту (зрив термінів, перевищення використання ресурсів, вартості, низька якість і т. ін.).

Завдання контролю полягає в тому, щоб, отримавши фактичні дані про хід виконання проекту, порівняти їх із плановими, виявити відхилення. Контроль повинен забезпечити систематичний нагляд за всіма процесами реалізації проекту (моніторинг), виявити відхилення від цілей реалізації проекту за допомогою критеріїв та обмежень, які фіксуються в календарних планах, бюджетах, розрахункових потребах у трудових та матеріальних ресурсах, фінансових і т. ін., обґрунтувати необхідність прийняття коригувальних дій.

В основі процесу контролю лежить збір та розгляд даних про просування проекту. Предметом контролю є факти та події, перевірка виконання конкретних рішень, виявлення причин відхилень, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Проектний менеджер повинен вчасно фіксувати свої помилки та виправляти їх до того, як вони нашкодять проекту. Для цього необхідно здійснювати такі види контролю:

· попередній;

· поточний;

· заключний.

Попередній контроль здійснюється до початку робіт по реалізації проекту. Як правило, він стосується лише трудових, матеріальних та фінансових ресурсів.

При контролі трудових ресурсів проводиться аналіз професійних та ділових знань, навичок, які необхідні для виконання проекту (рівень освіти, стаж практичної роботи, кваліфікація і т. ін.).

У процесі контролю матеріальних ресурсів проводиться аналіз відповідності складу та якості обладнання, матеріалів встановленим вимогам.

Контроль фінансових ресурсів передбачає встановлення граничних витрат фінансових ресурсів із метою їх правильного використання, відповідно до затверджених статей бюджету проекту.

Поточний контроль проводиться з метою оперативного регулювання процесу реалізації проекту, встановлення відхилень та прийняття оперативних рішень. Він здійснюється саме в процесі виконання проекту. При цьому розрізняють: контроль часу, контроль бюджету, контроль ресурсів та контроль якості.

Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту для обґрунтування та прийняття рішень по управлінню часом, вартістю, ресурсами та якістю виконуваних робіт.

Контроль виконання, як процес постійного вимірювання параметрів проекту та встановлення відхилень, проводиться по всіх параметрах проекту. Процес контролю можна поділити на основні й допоміжні процеси. До основного процесу контролю можна віднести сам контроль виконання плану проекту, а до допоміжних:

· підтвердження досягнення цілей -- постійна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності окресленим цілям;

· підтвердження якості -- постійна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості;

· контроль та моніторинг ризиків -- контроль ризиків, контроль виконання запланованих заходів по запобіганню виникнення ризиків;

· контроль контрактів -- контроль виконання контрактів постачальниками та підрядчиками.

Сучасна методологія управління проектами характеризується інтегрованим, структурованим підходом до управління, планування й контролю. Тотальна інтеграція проектного менеджменту передбачає інтеграцію планування та контролю, інтеграцію календарного планування, ресурсів і витрат, інтеграцію із організацією, інтеграцію інформаційних систем проекту, загальну інтеграцію з системою управління персоналом.

Інтеграція планування і контролю полягає у взаємозв'язку функції планування й контролю, оскільки останній необхідний для перевірки попереднього, а ефективність контролю залежить від якості планування.

Інтеграція календарного планування, ресурсів і витрат полягає в тому, що календарне планування відбувається обов'язково у взаємозв'язку з плануванням ресурсів і витрат із метою ефективного управління проектами.

Планування й контроль витрат, ресурсів, календарне планування мають бути пов'язані з організацією проекту.

Із метою досягнення ефективного управління проектами необхідно також інтегрувати всі інформаційні системи проекту, зокрема, обсяги робіт за проектом та їх специфікації, організації проекту, планування ресурсів, строків, витрат, збору інформації, аналізу виконання, управління ресурсами, взаємозв'язками, контролю якості.

Загальна інтеграція із системою управління персоналом полягає в тому, що остання система повинна бути інтегрована з усіма попередніми складовими, оскільки людські ресурси залучаються і до процесу планування, і до контролю, вони є виконавцями проекту, організаційна структура проекту впливає на мотивацію, конфлікти і т. п. Крім того, в цій системі існує і зворотній зв'язок.

1.3 Особливості проектного менеджменту в соціокультурному середовищі

Культура соціуму зумовлюється історичним минулим і досвідом єднання з іншими культурами. Соціологія культури вивчає систему норм і цінностей, що регулюють поведінку індивідів і соціальних груп. Для сучасної культури характерна поліструктурність, яка зберігає багатоманітні цінності давніх культур попри домінування, а то й витиснення їх новими цінностями.

Тому при розробці й реалізації проекту визначають:

· систему цінностей населення;

· традиції та вірування;

· потреби населення.

Досить часто переоцінка розробниками ступеня позитивного впливу проекту на населення пов'язана з невиправданим дистанціюванням національних завдань від повсякденних інтересів місцевого населення.

Взагалі, можна виділити декілька підходів до обґрунтування феномена соціокультурного середовища.

Одні автори під соціокультурним середовищем розуміють доцільно організоване середовище, що оточує окрему людину або велику кількість людей [12, 38]. Слід зазначити, що даний підхід не враховує того, що людина є суб'єктом діяльності, а соціокультурне середовище являє собою результат її творчої і інтеграційної діяльності. Для того, щоб склалася доцільно організована середа, необхідно визначити основні її компоненти, зв'язки між ними, а також включити в ці зв'язки діяльність самих людей. Тільки в цьому випадку соціокультурне середовище місцевої громади може стати суттєвим чинником її розвитку. При такому розумінні структурною одиницею соціокультурного середовища є культурна або інша установа, а основним механізмом створення цього простору стає взаємодія колективів, які керуються єдиними завданнями, принципами та підходами до розвитку місцевої громади.

Інші дослідники розглядають соціокультурне середовище як частину середовища будь-якого закладу, в якій панує певний сформований тип життя [37, 68]. У цьому випадку взаємодія всіх учасників визначається найчастіше моделлю ідеального способу життя. Цей підхід недооцінює, по-перше, суб'єктну роль самих членів даного структурного об'єднання, а по-друге, взаємодію самої установи з іншими компонентами місцевої середовища.

Залежно від рівня організації виділяються наступні структурні одиниці соціокультурного простору:

· зовнішній соціокультурний простір як певна частина єдиного соціокультурного простору;

· соціокультурний простір певного культурного, освітнього, професійного співтовариства (установи);

· соціокультурний простір малих груп і т.п.

Проектування у соціокультурній сфері є важливою складовою теорії та практики сучасної соціокультурної діяльності. Здатність ефективно управляти соціокультурною сферою та її структурними підрозділами забезпечує найповніше задоволення потреб суспільства. Соціокультурне проектування -це особливий вид управлінської практики у закладах соціокультурної сфери.

Актуальність звертання до даної теми полягає у тому, що якщо раніше функції соціокультурного проектування належали державним інститутам, то тепер дедалі частіше вони переходять до суспільних інститутів, що досить позитивно впливає на розкутість свідомості народу, пов'язаної з істотною активізацією соціокультурної творчості різних категорій і груп населення, розширенням кількості видів і форм творчості, збагаченням спектра культурних ініціатив за рахунок розвитку різного роду суспільних об'єднань, рухів, клубів, асоціацій. Широке використання здобуває підтримка різних ініціатив, яка виражається у вигляді цільових програм загальнонаціонального й локального характеру.

Управління проектами практикувалося з початку виникнення цивілізації. Наприклад, мисливство за дикими тваринами можна розглядати як мисливський проект, а будівництво поселень здійснювалося в формі проекту. Не менш відомими проектами можна вважати будівництво єгипетських пірамід чи Вавилонської вежі, для будівництва яких складався план, який відповідав би сучасному плануванню фаз проекту [25, 22].

Соціокультурне проектування виокремлюється як особливий вид діяльності у другій половині ХХ століття. Причиною цього стало широке використання проектів у комерційній діяльності, що довело свою ефективність в умовах наростаючої конкуренції виробників товарів і послуг. Але в соціокультурній сфері проекти були менш масштабними і здійснювалися у відриві теорії від практики. До цього призвело те, що бізнес-проекти оцінювалися як успішні проекти, виключно за показниками економічної ефективності, а такий підхід мало застосовувався у соціокультурній діяльності [21, 17].

Концепції соціокультурного проектування розвиваються в тісному зв'язку з низкою соціологічних теорій і підходів, з яких виділимо соціальну інженерію і соціальну утопію, антиутопії та дистонії, пошук оптимізації шляхів соціального проектування, об'єкт-орієнтований підхід, проблемно-орієнтований підхід, філософія соціального проектування, проектний підхід.

У країнах з ринковою економікою отримала певне поширення така форма застосування на практиці соціологічного знання, як соціальна інженерія, яку нині визначають як діяльність з проектування, конструювання, створення та оновлення організаційних структур і соціальних інститутів, а також комплекс прикладних методів соціології та інших соціальних дисциплін, які складають інструментарій такої діяльності.

Виокремлення соціокультурного проектування у відносно самостійну сферу діяльності в найбільшій мірі сприяло усвідомлення світовою спільнотою глобальних проблем сучасності, насамперед екологічної проблеми.

Раніше ціннісна природа цілеспрямованих соціальних змін не осмислювалася у зв'язку з конкретними проектними розробками і технологією проектування, це була сфера чистої теорії. Проектній діяльності була властива установка на негайну реалізацію проекту. У ролі ведучих факторів успіху розглядалися швидкість робіт і наявність фінансових, кадрових і матеріально-речовинних ресурсів.

Тепер успіх як досягнення мети став недостатньою характеристикою ефективності проекту. У новій парадигмі мислення увага приділяється не стільки зв'язку цілей проекту та досягнення, скільки самій постановці мети. Тут склалася нова мораль проектування і нова його технологія у виробленні цілей проекту: вони повинні встановлюватися після вивчення наслідків інновації для ціннісного світу, в рамках якого буде реалізовувати проект.

Проектний підхід у соціокультурній сфері формується внаслідок розвитку соціальнокультурної комунікації, яка забезпечила людину знаннями з метою вирішення нагальних соціально-культурних проблем, реальних ресурсних можливостей соціально-культурної сфери. Своєрідність проектного підходу полягає в тому, що пріоритетними в ньому є не статистичні параметри доступності, відвідування закладів культури, забезпечення населення культурними послугами, а ціннісна природа культурних послуг, що споживаються. Проектування як технологія ефективного управління культурним процесом обумовлюється тенденцією посилення соціальних функцій культури, удосконаленням різних підсистем соціокультурного життєзабезпечення людини (рекреації, дозвілля, побутових послуг, самодіяльної творчості, домашнього побуту, охорони природи, культурної екології, суспільно-політичної активності людини). За допомогою проектів вирішуються найрізноманітніші соціокультурні питання: рекреаційне обслуговування в районі, подолання підліткової злочинності, налагодження культурно-дозвіллєвої інфраструктури в місті, зменшення безробіття [49, 108].

Отже, соціокультурне проектування - це специфічна технологія, що представляє собою конструктивну, творчу діяльність, сутність якої полягає в аналізі проблем і виявленні причин їх виникнення,вироблення цілей і задач, що характеризують бажаний стан об'єкта (або сфери проектної діяльності),розробці шляхів і засобів досягнення поставлених цілей [39, 9].

Потенційні можливості проектного підходу у вирішенні соціокультурних проблем полягають у можливості: уявити ідеальну модель функціонування та розвитку певного соціокультурного об'єкта;змалювати реальні та перспективні завдання стосовно досліджуваного об'єкта; визначити механізми досягнення соціокультурних цілей та їх взаємозв'язок; спроектувати новий образ та структуру соціокультурного явища через відповідні програми; порівняти ідеально побудовані зразки розвитку соціокультурного об'єкта з формами та етапами його реального функціонування.