Печати и штампы, кадровая документация

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям Трудового Кодекса Российской Федерации.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, № 21/ п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Сазыкин А.В. Практическое пособие Кадровое делопроизводство. Изд. Экзамен, 2011.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Сазыкин А.В. Практическое пособие Кадровое делопроизводство. Изд. Экзамен, 2011.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

2.3 Трудовая книжка

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В нее вносятся:

- сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, (на основании сведений паспорта) образование, профессия, специальность (на основании диплома), квалификация;

- сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы;

- сведения о поощрениях и награждениях;

- сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. Гейхман В.Л., Дмитриева И.К. Учебник Трудовое право. Изд. Юрайт-Издат, 2011.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.

По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается его работа по совместительству и об ее окончании.

Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений. Ватолина М.В. Книга Делопроизводство в вопросах и ответах. Изд. Феникс, 2010.

Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этом справки.

Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной строкой:

- о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности, внутренних дел и всех видах охраны;

- о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях и аспирантуре, если это ранее не было занесено;

- о времени обучения в лицее и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров;

- о работе в качестве члена колхоза.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт Закона. Например, "уволен по собственному желанию ст. 80 Трудовому Кодексу Российской Федерации".

При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин. Например, "уволена по собственному желанию по ст.80 Трудового Кодекса Российской Федерации в связи с переводом мужа - военнослужащего в другую местность".

Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписью руководителя производства.

Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат». Ватолина М.В. Книга Делопроизводство в вопросах и ответах. Изд. Феникс, 2010.

Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в нее вкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже обновленные данные о владельце книжки, например, новую фамилия или новую специальность. В остальном, все требования, предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши к ним.

Список используемой литературы

1. Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года. Изд. Собрание законодательств.

2. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками). Изд. Собрание законодательств.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 30 ноября 1994 г. N 51-ФЗ (с изменениями и дополнениями). Изд. Собрание Законодательств.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями). Изд. Собрание Законодательств.

5. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Изд. Собрание законодательств.

6. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 27.12.2009) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изменениями и дополнениями). Изд. Собрание законодательств.

7. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 27.12.2009) «Об акционерных обществах» (принят ГД ФС РФ 24.11.1995) (с изменениями и дополнениями). Изд. Собрание законодательств.

8. Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ (ред. от 17.07.2009) "О некоммерческих организациях" (принят ГД ФС РФ 08.12.1995) (с изменениями и дополнениями). Изд. Собрание законодательств.

9. Приказ ЦБ РФ от 24.01.95 № 02-11 «О порядке применения гербовой печати Центрального Банка Российской Федерации» (по сост. на 27.10.95). Изд. Собрание законодательств.

10. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Изд. Собрание законодательств.

11. ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. УСОРД. Основные требования к оформлению документов». Изд. Изд-во стандартов, 1997.

12. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. Изд. Изд-во стандартов, 1972.

13. ГОСТ 6.10-4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. Изд. Изд-во стандартов, 1984.

14. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Изд. Изд-во стандартов, 1998.

15. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. 16. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Изд. Изд-во стандартов, 1997.

17. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. № 68 от 27.11.2000 г. Изд. Росархив, 2000.

18. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. Изд. НИПИстатформ Госкомстата России, 2001. Соболева Н.А. Русские печати. 1991.

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Изд. Главархив СССР, 1991.

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКО 11-93. Изд. 1994.

21. Основы законодательства Российском Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Изд. Государственная архивная служба России, 1993.

22. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Изд. Росархив, 2000;Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. Изд. Приор, 2000.

23. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. Изд. Научная школа, 1998.

24. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. Изд. Главархив СССР, 1982.

25. Тарифно-квалификационный справочник. Изд. ПРИОР, 1999.

26. Санкша Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Изд. МЦФЭР, 2002.

27. Делопроизводство в кадровой службе /Сост. А.В. Верховцев. Изд. ИНФА-М, 1999.

28. Документы по персоналу предприятия /Сост. М.И. Басаков. - Ростов н/Д: МарТ, 2001.

29. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Изд. АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

30. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. Изд. Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.

31. Ватолина М.В. Книга Делопроизводство в вопросах и ответах. Изд. Феникс, 2010.

32. Гейхман В.Л., Дмитриева И.К. Учебник Трудовое право. Изд. Юрайт-Издат, 2011.

33. Ларьков Н.С. Учебное пособие Документоведение. Изд. АСТ, 2006.

34. Сазыкин А.В. Практическое пособие Кадровое делопроизводство. Изд. Экзамен, 2011.

35. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия Изд. Приор, 2004.

36. НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ Форма, размеры и технические требования". Проект разработан на основе уведомления Госстандарта РФ от 28.11.2003 [Электронный ресурс] http://www.gosreglament.ru/.

Размещено на Allbest.ru