Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

1.1 Нормативная база документационного обеспечения управления

1.2 Характеристика отдельных документов нормативной базы документационного обеспечения управления

2. Анализ соответствия оформления документации администрации Петроградского района Санкт-Петербурга нормативно-методическим требованиям

2.1 Структура Администрации Петроградского района

2.2 Оформление управленческих документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

2.2.1 Перечень реквизитов и их расположение в документах Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

2.2.2 Оформление реквизитов документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

2.2.3 Виды бланков документов, используемых в Администрации Петроградского района

2.2.4 Правила подготовки и изготовления документов в Администрации Петроградского района

2.2.5 Порядок оформления правовых актов Администрации

2.2.6 Оформление распоряжений (приказов) Администрации

Заключение

Список источников информации

Приложение 1

Приложение 2

• Приложение 3
• Приложение 4
• Приложение 5
• Приложение 6
• Приложение 7
• Приложение 8

Введение

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления (ДОУ), по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления.

В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документационного обеспечения управления, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки документационного обеспечения управления. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Грамотно организованное документационное обеспечение управления начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области ДОУ, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления. Именно этим объясняется актуальность темы выпускной квалификационной работы.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение соответствия оформления документов организации (на примере Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга) нормативно-методическим требованиям.

В соответствии с целью денной работы ее задачами являются:

- рассмотрение основных нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления;

- анализ соответствия оформления документации в организации нормативно-методическим требованиям.

Выпускная квалификационная работа содержат введение; две главы, последовательно раскрывающие тему работы; заключение, список литературы и приложения.

1. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления как самостоятельная отрасль деятельности имеет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамотно, своевременно и без негативных последствий организовывать создание и работу с управленческими документами.

1.1 Нормативная база документационного обеспечения управления

Деятельность организации, в том числе работа с управленческими документами, должна быть основана на нормативной базе, включающей:

· Конституцию Российской Федерации;

· федеральные конституционные законы;

· федеральные законы;

· указы и распоряжения Президента РФ;

· постановления и распоряжения Правительства РФ;

· законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действует организация;

· нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· унифицированные системы документации;

· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

· государственные стандарты, регламентирующие создание и работу с документами.

1.2 Характеристика отдельных документов нормативной базы документационного обеспечения управления

документационный делопроизводство документ реквизит

Главным документом государства, имеющим высшую юридическую силу, является Конституция Российской Федерации, из текста которой видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

Гражданский Кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.

Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования.

Базовым законом информационного законодательства являлся Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., который установил:

· термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;

· право собственности на отдельные документы и массивы документов;

· создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;

· правовой порядок в области защиты информации.

В настоящее время принят новый федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

В соответствии с законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями с адресатами в Российской Федерации должна вестись на русском языке.

Федеральный Конституционный Закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 20 декабря 2000 г. устанавливает Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее действовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. В новом законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применении стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.

Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, и всех прочих организаций.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т.д.).

Положение ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 537 и зарегистрированной Министерством Юстиции РФ 27.01.2006 (рег. № 7418).

Целями Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формировании дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает, практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы документационного обеспечения управления организаций любых фирм собственности. Она может быть положена, в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92,. ГОСТ Р 1.4-93, и др. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 -Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа (ОКУД);

08 - наименование организации

09 - справочные данные об организации;

10 -наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 -гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

В ГОСТе приводятся правила оформления реквизитов, схемы их взаимного расположения, требования к бланкам организации.

Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела разработаны Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

В тексте Правил условно можно выделить две части, в первой освещены следующие вопросы:

· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения документов к уничтожению;

· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.).

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенных в Государственную систему документационного обеспечения управления. Их можно разделить на две части:

1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

· нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях;

· должностные инструкции;

· регламент работы коллегиального органа;

· регламент деятельности руководства;

· табель форм управленческих документов;

· альбом унифицированных форм документов;

· номенклатура дел организации;

· классификаторы структурных подразделений;

· ведение справочной работы по документам и др.

2. Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной технологии:

· нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве;

· составление «Списка документов с указанием сроков хранения» и др.

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме.

Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.п.

Но, в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации:

- структуру службы делопроизводства,

- состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание,

- состав документов, создаваемых в учреждении,

- степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов),

- наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно, воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Инструкция по делопроизводству, как правило, начинается с раздела «Общие положения». В нем указывают, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы; перечисляют нормативные документы, на основе которых она составлена. В этом разделе так же указывают, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Следующие разделы инструкции обычно посвящают порядку составления и оформления документов. При этом, как правило, следуют Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: сначала идет раздел - «Подготовка к оформлению документов», а затем раздел - «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берут ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов.

Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТ, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации.

В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе важно подробно описать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. В этом разделе указывается структура текста различных документов, порядок их оформления. Все это надо сопровождать примерами из документов организации. Часто в инструкции оформляют раздел «Порядок печатания и размножения документов». Наличие таких разделов в инструкции значительно упрощает порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключает их многократное пересоставление и переоформление.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, в инструкции помещают разделы, описывающие порядок работы с ними:

- прием и первичную обработку документов,

- регистрацию,

- направление документов к исполнителям,

- контроль исполнения документов,

- информационно-справочную работу,

- составление номенклатур,

- формирование дел,

- текущее хранение документов в делопроизводстве,

- экспертизу ценностей документов,

- подготовку дел для сдачи в архив,

- передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризованная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и при автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

К инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Приложениями обычно являются:

· образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);

· формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);

· списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать, и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в нем более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, описывают порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформления документов и инструкция по ведению делопроизводства, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации.

Инструкция по делопроизводству должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

2. Анализ соответствия оформления документации администрации Петроградского района Санкт-Петербурга нормативно-методическим требованиям

2.1 Структура Администрации Петроградского района

Администрация района в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Санкт-Петербурга, а также Положением об Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга.

Районная Администрация подчиняется губернатору Санкт-Петербурга.

Администрация Петроградского района является юридическим лицом, имеет счета в банках, печать с изображением герба Санкт-Петербурга и со своим наименованием, иные реквизиты.

В структуру Администрации района входят подразделения, отделы, осуществляющие государственное управление в отдельных отраслях на территории соответствующего административного района.

Предметами ведения Администрации Района являются:

· осуществление в пределах своей компетенции мер по реализации, обеспечению и защите прав и свобод человека и гражданина, охране собственности и общественного порядка на территории района;

· обеспечение взаимодействия исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга с органами местного самоуправления внутренних муниципальных образований Санкт-Петербурга, находящихся на территории района, развитие территориального общественного самоуправления на территории района, содействие в пределах своей компетенции населению в непосредственном осуществлении населением местного самоуправления;

· обеспечение и осуществление на территории района отдельных избирательных действий и мер по оказанию содействия избирательным комиссиям и органам местного самоуправления в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах;

· информирование жителей района о деятельности Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации, планах и программах по вопросам социально-экономического развития Санкт-Петербурга и района;

· осуществление комплекса мероприятий по представлению жителей района, работников предприятий и иных организаций, расположенных на территории района, к Государственным наградам Российской Федерации, премиям, стипендиям и наградам в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга;

· организация и проведение мобилизованной подготовки, обеспечение проведения мобилизации на территории района;

· обеспечение соблюдения требований законодательства о государственной и иной охраняемой законом тайне, в том числе в области мобилизационной подготовки и мобилизации;

· организация архивного дела в пределах своей компетенции. Проведение в пределах своей компетенции государственной политики в области архивного дела на территории района;

· участие в пределах своей компетенции в осуществлении в установленном порядке международного и межрегионального сотрудничества Санкт-Петербурга и внешнеэкономических связей Санкт-Петербурга;

· обеспечение мероприятий по проведению государственной политики в сфере информатизации, управления информатиационными и телекоммуникационными ресурсами района, информационной безопасности и защиты информации, содержащей сведения государственной и служебной тайны, в подразделениях Администрации и организациях, находящихся в ведении Администрации;

· участие в создании и развитии информационной и телекоммуникационной инфраструктуры района, организации и единого информационного пространства Санкт-Петербурга в пределах компетенции Администрации;

· прогнозирование и планирование экономического и социального развития района, разработка и обеспечение реализации планов и программ развития района;

· анализ социально-экономического положения и тенденций социально-экономического развития района;

· содействие развитию потребительского рынка, предпринимательской деятельности и коммуникации, малого и среднего бизнеса, созданию дополнительных рабочих мест на территории района;

· в пределах своей компетенции участие в соответствии и исполнении бюджета Санкт-Петербурга на территории района;

· участие в проведении на территории района единой государственной финансовой, налоговой и бюджетной политики Санкт-Петербурга;

· реализация на территории района экономической политики Санкт-Петербурга в сфере потребительского рынка, промышленности.

Информация о местонахождении и контактных данных Администрации Петроградского района:

Адрес: 197101, Санкт-Петербург, Большая Монетная ул., д.17 - 19.

Телефон: (812) 232-83-61.

Факс: (812) 232-60-39.

E-mail: tuetr@gov.spb.ru

http://www.gov.spb.ru

Структура Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Глава администрации	Делюкин Алексей Семёнович
Первый заместитель главы администрации	Клепиков Валерий Алексеевич
Заместитель главы администрации	Голованов Сергей Алексеевич
Заместитель главы администрации	Цибиногин Андрей Андреевич
Заместитель главы администрации	Соломахина Надежда Степановна
Главный специалист (пресс-секретарь)	Китаев Андрей Петрович

2.2 Оформление управленческих документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Оформление управленческих документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга регламентируется инструкцией по делопроизводству, утверждённой распоряжением Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга от 30.11.2004 № 3142-р.

Инструкция по делопроизводству Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Общие требования к оформлению документов.

3. Текст документа.

4. Особенности формирования документов.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств.

6. Особенности формирования документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи.

7. Составление номенклатуры дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию.

8. Организация в Администрации работы с документами, письмами и устными обращениями граждан, организация контроля исполнения документов.

9. Приложения.

Методическое руководство и контроль исполнения требований инструкции осуществляет Общий отдел Администрации.

Работники Администрации несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.

2.2.1 Перечень реквизитов и их расположение в документах Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Правовые и организационные акты, письма, и другие документы, подготавливаемые в Администрации, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, регулирования деятельности Администрации, должны иметь необходимые реквизиты.

В инструкции установлен следующий состав реквизитов:

01 - Герб Санкт-Петербурга;

02 - Код организации по ОКПО;

03 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

04 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учёт (ИНН/КПП);

05 - Код формы документа по ОКУД;

06 - Наименование организации;

07 - Справочные данные об организации;

08 - Наименование вида документа;

09 - Дата документа;

10 - Регистрационный номер документа;

11 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - Место составления или издания документа;

13 - Адресат;

14 - Гриф утверждения документа;

15 - Резолюция;

16 - Заголовок к тексту;

17 - Отметка о контроле;

18 - Текст документа;

19 - Отметка о наличии приложений;

20 - Подпись;

21 - Гриф согласования документа;

22 - Визы согласования документа;

23 - Оттиск печати;

24 - Отметка о заверении копии;

25 - Отметка об исполнителе;

26 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 - Отметка о поступлении документа в организацию;

28 - Идентификатор электронной копии документа.

При сопоставлении этого списка со списком реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 (приведён в пункте 1.2 данной работы) видно, что в документах Администрации Петроградского района не оформляют реквизиты Герб Российской Федерации и эмблему организации. Это вызвано тем, что в соответствии с Федеральным Законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» Администрация не относится к организациям, имеющим право изображать на своих документах герб страны, а в соответствии с нормативными актами субъекта Федерации - Санкт-Петербурга - имеет право изображать герб субъекта, но при этом не имеет своей эмблемы.

Также в приложении к инструкции приведены схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков. Они полностью соответствуют схемам, приведёнными ГОСТ Р 6.30-2003 (Приложения 1, 2). Различие заключается лишь в нумерации реквизитов, так как в соответствии с инструкцией по делопроизводству в документах Администрации используют 28 реквизитов, а ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает использование 30 реквизитов.

2.2.2 Оформление реквизитов документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Администрации, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном инструкцией.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Для администрации Петроградского района этот реквизит имеет вид: ОКПО 04032741 ОКОГУ 23010.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Он имеет вид: ОГРН 1027806894312.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, имеет вид ИНН/КПП 7813047833/781301001.

Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД). Код формы документа служит для устранения передачи документированной документации информации документа. В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:

- организационно-распорядительная документация;

- банковская документация;

- финансовая, учётная и отчётная бухгалтерия документация бюджетных учреждений и организаций;

- отчётно-статистическая документация;

- учётная и отчётная бухгалтерская документация предприятий;

документация по труду;

- документация Пенсионного фонда Российской Федерации;

- внешнеторговая документация.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Администрация и структурные подразделения Администрации.

Если автором документа является структурное подразделение Администрации, его наименование указывается и располагается ниже наименования Администрации.

Справочные данные об организации включают в себя:

- почтовый адрес;

- номер телефона;

- номер факса;

- адрес электронной почты;

- адрес сайта.

Наименование вида документа составленного, или изданного Администрацией, определяется уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и соответствует видам документов, предусмотренным ОКУД.

Датой документа является дата его подписания. Для протокола датой документа является датой заседания, а для акта - дата события.

Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используют словесно-цифровой способ, например: 14 марта 2009 г., а в остальных случаях - цифровой, например14.03.2009.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Администрации, а также документы, поступающие от других организаций граждан (в Приложении 3 приведён примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

В качестве адресата документов Администрации могут быть организации, их структурные подразделения должностные или физические лица. Как видно из примеров оформления реквизита, приведённых в инструкции по делопроизводству, в Администрации соблюдают требования, предъявляемые к оформлению данного реквизита ГОСТ Р 6.30-2003, например:

При адресовании документа организации или её структурному подразделению их наименование указывают в именительном падеже:

Администрация Губернатора Санкт-Петербурга

Секретариат

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:

Председателю Законодательного собрания Санкт-Петербурга

В.А. Тюльпанову

При обращении к должностному лицу указывают только его фамилию и инициалы без указания «господин (г-н)».

В случае отправления документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их указывают обобщённо:

Руководителям отделов, служб Администрации Петроградского района и подведомственных организаций.

В случае адресования документа организации в реквизите указывают её почтовый адрес:

Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству

Караванная ул., д.9, Санкт-Петербург, 191091.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а так же его почтовый адрес:

Качуриной А.И.

пер. Нестерова, д.3, кв.9, Санкт-Петербург, 197198.

Документ, составленный Администрацией, не содержит более четырёх адресатов. При большем количестве адресатов составляют список рассылки.

При написании почтового адреса в Администрации руководствуются Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725, а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, введённым в действие распоряжением губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1999 № 1144-р.

В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улиц, номер дома, номер квартиры;

- название населённого пункта (города, посёлка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа, (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Утверждение - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определённый круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. В утверждённые документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа) утверждающего документ.

В Администрации установлены два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом, и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.

Утверждение документа должностным лицом: гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, ее расшифровки, даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Подпись А.С. Делюкин

17.01.2009.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования учредительного документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕН

приказом Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга от 16.01.2009 № 12-п.

При наличии грифа утверждения реквизит «Дата документа» может отсутствовать.

Гриф утверждения документа располагают в верхней части документа справа, на уровне реквизита «Наименование организации», отступив от края левого поля документа 10 см.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 4.

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания об исполнении данного документа.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и пр.

Резолюция включает фамилии, инициалы, исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату:

Сидоровой О.А.

Жукову П.К.

Прошу подготовить проект распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по данному вопросу к 22.05.2009

Личная подпись

15.05.2009.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названый первый в резолюции. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ, согласовывая его с другими исполнителями.

Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте, либо на отдельном листе формата А6.

Заголовок к тексту кратко отражает содержание документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа. Чаще всего он отвечает на вопросы о чём? (о ком?) или чего? (кого?). Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5. При регистрации документа его заголовок заносят в соответствующую регистрационную форму.

Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях его обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения документа. Существуют два вида срока исполнения документа типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом Администрации или указанный в резолюции.

Отметка о контроле исполнения документа обозначается штампом «Контроль».

Текст документов Администрации составляют ясным, лаконичным. Его излагают в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Терминология, используемая в тексте документа, соответствует терминологии, установленной соответствующими нормативными актами. В тексте документа инициалы располагают после фамилии.

Отметка о наличии приложения оформляется только в случае необходимости. Способ её оформления зависит от содержания текста документа.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то реквизит оформляют следующим образом:

Приложение: 1. Приложение о Комиссии по предоставлению экстренной социальной помощи жителям Петроградского района Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.

2. Состав Комиссии по предоставлению экстренной социальной помощи жителям Петроградского района Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметку об их наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31 марта 2009 г. № 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывают только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеет ссылка на приложение в тексте документа или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение - только одному из них, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на его первом листе в правом верхнем углу располагают слова «Приложение №» и указывают наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер:

Приложение № 2

к распоряжению администрации

Петроградского района

Санкт-Петербурга

от 14.01.1009 № 8-р.

В документах Администрации допускается слова «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать эти слова, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, в случае ее присутствия в документе. В его состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи:

Начальник отдела здравоохранения администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Подпись

М.М. Пискунов.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации

Подпись

А.С. Делюкин

Начальник отдела бухгалтерского отчета и отчетности

Подпись

Л.В. Чернышева.

В случае длинного наименования должности его печатают в несколько строк, стараясь добиться того, чтобы длина одной строки не превышала 73 мм, расшифровку подписи располагают на уровне последней строки.

При подписании документа несколькими лицами равных по уровню должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Глава администрации Глава администрации

Петроградского района Приморского района

Санкт-Петербурга Санкт-Петерурга

Подпись А.С. Делюкин Подпись Ю.Л. Осипов

В случает отсутствия должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности с указанием его фактической должности и расшифровки подписи или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывают в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности начальника отдела социальной защиты населения

Подпись

В.Н. Кузьмина.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Подпись

Н.С. Соломахина

09.02.2009.

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документов, то реквизит оформляют в следующем виде:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по здравоохранению от 09.02.2009 № 4-56

Реквизит может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делают отметку: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования в этом случае оформляют следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель Комитета финансов Председатель комитета

Санкт-Петербурга

по здравоохранению

Подпись А.А. Никонов Подпись Ю.А. Щербук

10.04.2009 14.02.2009

Согласование документа также оформляется визой согласования документа. Этот реквизит указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

...