Документационное обеспечение управления

Виза включает в себя должность визирующего, его подпись, ее расшифровку и дату написания, например:

Начальник юридического отдела

Подпись

Н.Г. Леонтьев

25.03.2009.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Подпись

Н.Г. Леонтьев

25.03.2009.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.

Возможно полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносят существенные изменения, он подбежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга становится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Постановление оттиска Гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, или при санкционировании расходования денежных средств, и материальных ценностей, а так же на других документах, перечень которых приведен в Приложении 5.

Оттиск негербовой печати ставят на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати наносят таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающий документ.

На документах финансового характера оттиск печати ставят таким в специально отведенном месте (как правило, оно обозначено символом «М.П.») без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и его подписи.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

На копиях документов оформляют отметку о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При заверении соответствия копии документа подлиннику реквизит оформляют следующим образом:

Верно

Начальник общего отдела

Подпись

В.И. Неуймин

26.01.2009.

В случае заверения документа с копии делают отметку «Копия с копии».

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставят печать.

Если документ необходимо сброшюровать, то на его левом поле делают три прокола, через которые пропускают скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводят на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см), с заверительной надписью, которая затем заверяются печатью, например:

В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов

Верно

Начальник общего отдела

Подпись В.И. Неуймин

«___» _______________ 2009 г.

М.П.

Если документ не сброшюрован, то заверяют каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

На исходящих документах Администрации оформляют отметку об исполнителе. Ее располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Она содержат инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров

232-32-23.

На документах, работа с которыми закончена, оформляют отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело подписывает и датирует исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс 05.05.2009

В дело № 07-139

Подпись

05.05.2009

На поступающих в Администрацию документах оформляют отметку о поступлении документа в организацию. В состав этого реквизита входит порядковый номер документа, дата его поступления в Администрацию, при необходимости указывают часы и минуты поступления.

Как видно из представленных правил и примеров оформления реквизитов, применяемых в документах Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга, в этой организации соблюдают правила, установленные ГОСТ Р 6.30-2003.

Можно отметить особенность оформления реквизита «Код организации». В документах Администрации он составной - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Из представленных примеров видна особенность регистрационных номеров внутренних документов - помимо порядкового номера они содержат буквенное наращение, соответствующее первой букве наименования документа, например: № 9-п (регистрационный номер приказа).

Также существует специфика в оформлении приложений к документу. В самом приложении ставят знак «№» перед цифровым номером приложения, а также допускается слово «Приложение» писать прописными буквами, хотя по общим правилам этого не делают.

В инструкции по делопроизводству более подробно, чем в ГОСТе, рассмотрен порядок заверения копии, приведены примеры того, как надо поступать в случае заверения многостраничного документа.

По непонятным причинам в инструкции не приведено примеров оформления реквизита «Идентификатор электронной копии документа». По общим правилам этот реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.

2.2.3 Виды бланков документов, используемых в Администрации Петроградского района

Для бланков документов Администрации применяют форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), что соответствует требованиям ГОСТ Р 6ю30-2003. Также допускается изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На формате бумаги А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции, поручения.

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого цвета или, в исключительных случаях слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного изготавливают на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое не менее 10 мм, верхнее не менее 20 мм, нижнее не менее 20 мм.

При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатают на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Образцы гербовых бланков документов Администрации разработаны Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждены Правительством Санкт-Петербурга. Примеры гербовых бланков Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга представлены в Приложении 6 и 7.

2.2.4 Правила подготовки и изготовления документов в Администрации Петроградского района

Официальный характер издаваемых Администрацией документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах предусматривающего:

- единый стиль оформления документа;

- четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

- правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

- соблюдение установленных размеров полей;

- правильное размещение заголовка, адресата подписи, приложений;

- одинаковые абзацные отступы;

- правильное построение таблиц.

Документы Администрации изготавливают при помощи средств электронно-вычислительной техники. Их печатают с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером 12-14 через 1-2 междустрочных интервала.

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 междустрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 междустрочный интервал. Между абзацами дополнительные интервалы не допускаются.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

Заголовок к тексту печатают на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 междустрочный интервал. Деление заголовка на строки выполняется по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 междустрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 междустрочными интервалами.

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 междустрочными интервалами.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложении идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях, как правило, помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Заголовок к тексту приложения располагают по центу. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяют прописными буквами, полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Междустрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками увеличивают на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки располагают по центру. Допускается выделение заголовков разделов полужирным шрифтом.

Если текст приложения оформлен в виде таблицы, то ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически согласовывают с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то ее заголовочную часть повторяют на каждой странице.

При печати документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля:

- 0 см - для печати реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизите «Подпись», «Отметка о заверении копии, а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

- 1,25 см - для начала абзацев в тексте;

- 4 см - для расшифровки подписи в реквизитах «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа»;

- 8 см - для реквизита «Адресат»;

- 10 см - для реквизита «Гриф утверждения документа»;

- 12 см - для расшифровки подписи в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения документа».

В документах Администрации прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатают слова: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНОВЛЯЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ».

При печати документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруют. Номера листов проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Перечисления в тексте документа выделяют абзацами без проставления в их начале дефиса или других знаков.

Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, разделяют пробелом на классы по три цифры в каждом.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

- цифры одного числа;

- инициалы и фамилию;

- число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября);

- знаки №, §, % и цифры, к которым они относятся;

- однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

- слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова «не» в начале строки и отрицание «не» в конце строки, например:

… граждане хотя … … многие не хотят …

2.2.5 Порядок оформления правовых актов Администрации

Правовые акты Администрации оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Администрации, название вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись.

Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт).

Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом «Утвердить положение о ...».

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагают гриф утверждения.

При признании действующих правовых актов утратившими силу в тексте пишут «Признать утратившим (утратившими) силу …».

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, проводят с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

При существенных многочисленных изменениях действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включается все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возглавляется контроль его выполнения, например: «Контроль выполнения распоряжения возложить на заместителя главы администрации Гаврилова В.А.».

2.2.6 Оформление распоряжений (приказов) Администрации

Распоряжение (приказ) Администрации оформляется на гербовом бланке установленного образца.

Обязательными реквизитами распоряжения (приказа) являются:

- наименование Администрации,

- название вида документа,

- дата,

- регистрационный номер,

- заголовок к тексту,

- подпись.

Текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения (приказа).

Преамбула приказа заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения Администрации представлен в Приложении 8.

Заключение

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы (труд, энергия, полезные ископаемые) можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять.

В любой организации обязательно используется управленческая информация.

Но сама по себе информация не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в управлении, она должна быть заключена в официальный документ.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренний организации любого учреждения, предприятия, организации, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источников для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Любая сфера деятельности основывается на законодательной, нормативной базе и методических документах. Работа с документами - не исключение. В данной выпускной квалификационной работе был проведен анализ соответствия управленческих документов конкретной организации нормативно-методическим требованиям. В результате проведенной работы было установлено, что в Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга процесс работы с документами регламентируется инструкцией по делопроизводству, содержание которой не противоречит нормативно-методическим документам, а в некоторых случаях содержит даже более подробные рекомендации.

К недостаткам в деятельности по документированию информации в Администрации Петроградского района относится недостаточная внимательность к этому документу со стороны сотрудников, так как из примеров конкретных документов этой организации (Приложение 6) видно, что при практическом оформлении документации некоторые положения инструкции не соблюдаются. Поэтому хотелось бы порекомендовать руководителям Администрации усилить контроль над соблюдением основного нормативного документа по делопроизводству в данном учреждении.

Список источников информации

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов среднего профессионального образования - М.: Издательско-торговый центр «Маркетинг», 2002, 336 с.

3. Ватолина М.В. Организация работы с документами - Ростов-на-Дону, Феникс, 2004, 320 с.

4. Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебное пособие - Ростов-на-Дону, Феникс, 2001.

5. Кирсанова М.В., Кобук С.Р., Аксенов В.Н. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила, 2-е изд., стер. - М.: Омега-Л., 2008, - 239 с.

6. Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой: учебный курс - СПб, Наука и техника, 2007, 304 с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), издание 4-е, испр. и доп., М.: ООО «Журнал «Управление Персоналом», 2003, 408 с.

8. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями, 5-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2008, - 319 с.

9. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс, 2-е изд, - СПб: Питер, 2007.

10. Непогода А.В., Сенченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов,2-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2008, - 480 с.

11. Пещерская Н.Н., Козлов Н.В. Правильно оформляем документы на компьютере - СПб: Наука и техника, 2007, - 224 с.

12. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, 6-е изд., стер., - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 176 с.

13. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, 5-е изд., испр. и доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2007, - 224 с.

Приложение 1

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (по ГОСТ Р 6.30-2003)

Приложение 2

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка (по ГОСТ Р 6.30-2003)

Приложение 3

Примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации.

1. Ведомственные статистические отчёты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

5. Планы основных мероприятий.

6. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

7. Документы с пометкой «лично».

8. Копии счетов на оплату.

9. Документы материального учёта, статистической и другой отчётности.

Приложение 4

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению

1. Акты.

2. Задания.

3. Инструкция (правила).

4. Номенклатуры дел.

5. Нормативы.

6. Описи дел.

7. Отчёты.

8. Перечни.

9. Планы.

10. Положения.

11. Программы (проведение работ и мероприятий, командировок и т.п.);

12. Расценки.

13. Сметы.

14. Структура и штатная численность.

15. Тарифные ставки.

16. Уставы организаций.

17. Формы унификационных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 5

Примерный перечень видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (герба Санкт-Петербурга)

1. Акты (приемов законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

2. Архивные справки.

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах, и т.д.).

4. Договоры и соглашения.

5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.п.).

6. Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

7. Командировочные удостоверения.

8. Описи дел.

9. Представления и ходатайства.

10. Письма гарантийные.

11. Поручения.

12. Учредительные документы организаций.

13. Реестры.

14. Сметы расходов.

15. Справки.

16. Спецификации.

17. Удостоверения.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 6

Образец гербового бланка с угловым расположением реквизитов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОГРАДСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

Большая Монетная ул., д.17-19, Санкт-Петербург, 197101

Тел. (812) 232-8361, Факс (812) 232-6039

Е.mail:rupetr@gov.spb.ru

http//www.gov.spb.ru

ОКПО 04032741 ОКОГУ 23010 ОГРН 1027806894312

ИНН/КПП 7813047833/781301001

________________ № ______________

На № __________ от ______________

Приложение 7

Образец гербового бланка с продольным расположением реквизитов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОГРАДСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

Большая Монетная ул., д.17-19, Санкт-Петербург, 197101 Тел. (812) 232-8361, Факс (812) 232-6039.

Е.mail: rupetr@gov.spb.ru http//www.gov.spb.ru.

ОКПО 04032741 ОКОГУ 23010 ОГРН 1027806894312 ИНН/КПП 7813047833/781301001

________________ № ______________

На № __________ от ______________

Приложение 8

Параметры форматирования оглавления:

1. В первом уровне заказывают выравнивание по лев. краю, уровень основной текст, отступ слева - 0 см, отступ справа - 0 см, выступ 1 - й строки - 0,5, междустрочный - одинарный, интервал перед - 0, после - 6 пт, табуляция - 16,5 см, выравнивание по правому краю, заполнитель - точки.

2. Во 2 - м уровне заказывают отступ слева - 0,5 см, выступ первой строки - 0,9 см.

3. В 3 - м уровне заказывают отступ слева - 1,4 см, выступ первой строки - 1,3 см, остальное аналогично.

Размещено на Allbest.ru

...