Проблеми створення уніфікованих моделей службових документів

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Уніфікована система документації (УСД) -- система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації -- система документації, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Державний класифікатор управлінської документації.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у Державному класифікаторі управлінської документації за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор визначає три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікується за допомогою цифрових позначень.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до Державного класифікатору управлінської документації як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів.

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об'єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться до Державного класифікатору управлінської документації у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи.

Стандарти.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.

Цим стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у діловодстві України.

Основні стандарти для документів та діловодства.

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлювання документів (введено зі скасуванням в Україні УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів).

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Склад уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т.д.);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Склад уніфікованої системи фінансової документації.

1. бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

2. первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д.

Актуальність теми. Зосередивши увагу на даній проблемі, вибраний актуальний на сучасному етапі напрямок наукового дослідження, що має теоретичне і практичне значення з точки зору використання сучасних інформаційних технологій в управлінні документацією.

Мета роботи -- систематизація, накопичення і закріплення знань про роль уніфікованих систем документації в управлінні.

Завдання роботи є:

1) розглянути уніфіковані системи документації, їх характеристику і роль;

2) вивчити уніфіковані форми документів;

3) охарактеризувати проблеми та перспективи УСД;

Об'єктом дослідження є розкриття проблеми створення уніфікованої моделі службових документів.

Предметом є уніфікація та стандартизація службових документів.

1. Уніфікація і стандартизація управлінських документів

1.1 Напрями уніфікації управлінських документів

Необхідність уніфікації документів виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювались і функціонали в системі управління.

Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно -технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв'язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об'єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи. Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з'ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі. Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документації:

- галузеві;

- функціональні.

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо.

Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

- зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

- типізація їх форм; зниження трудомісткості їх обробки; основи спільності або суміжності функцій управління;

- використання технічних засобів для підготовки,обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає доскональну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфіковані форми документів про прийняття на роботу: заява, характеристика, особовій листок обліку кадрів).

Для комплексної уніфікації відносяться:

- державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

- галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов'язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

- міжнародна уніфікація.

Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад, ISO15489-2201 ”інформація та документація. Управління документацією“).

Для розв'язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв'язку.

Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління. На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як “Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення“ чи ”Уніфікована система документації Пенсійного фонду“, відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв'язок з іншими управлінськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками. Система документації певної галузі чи окремої функції управління, в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення.

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації, як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту. Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов'язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення, при здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

- формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов'язаності з іншими документами і системами;

Змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації, сприйняття якого обумовлене певним просторово - часовим контекстом.

1.2 Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації, що передбачає визначення:

- переліку документів систем;

- типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

- типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

- встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях.

Формально уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп'ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно-орієнтованих. Пізніше, якої стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії. такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах-від традиційних комп'ютерних технологій.

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимогливо, з точки зору практики сучасного менеджменту, формального підходу до уніфікації управлінських документів. Зокрема, були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації, встановлені основні формати документів на паперових носіях -А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайного реагування всіх складових управління, включаючи адаптацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту, знаків або інших символів.

Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації, структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової.

Лінійною структурою називають таку, що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов'язкових елементів-реквізитів.

Кожний реквізит документа має свій порядковий номер Наприклад, реквізити організаційно-розпорядчої системи документації представлені таким чином:

01 - Державний Герб України, Герб Автономної Республіки Крим;

02 - Емблема організації або товарний знак;

03 - зображення нагород;

04-код організації;

05-код форми документа.

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі, при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.

Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець - присудком. Підмет означає об'єкт, що характеризує в таблиці, присудок - його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є функціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (таблиця) використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків.

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв'язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів, які, в свою чергу, поділяються на більш конкретизовані, і між реквізитами встановлюється складні зв'язки, що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури.

У графічному зображені деревовидної структури документа перший рівень включає реквізити, що належать безпосередньо документа, другий рівень-реквізити, пов'язанні з розкриттям інших реквізитів. Кількість рівнів може збільшуватись, а реквізити - ще більше диференційовуватись.

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів, що обробляються за допомогою електронно - обчислювальної техніки. Вони, як правило, подаються у вигляді таблиці або анкет. Анкета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв'язків. Зміст тексту в таких формах, передається за допомогою спрощених конструкцій, цифр або інших позначень.

Анкета - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить характеристику одного об'єкта за конкретними ознаками. До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак, до змінної-їх конкретні характеристики. Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовується горизонтально. В анкетах при поданні постійної інформації, вираженої словосполученнями, головне слово ставиться в називному відмінку.

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію щодо різноманітних показників за одним і тим самим переліком ознак. Заголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак, а заголовки і підзаголовки рядків -найменування об'єктів.

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі в називному відмінку.

У випадках, коли перелік об'єктів є постійним, їх найменування вносять у таблицю як постійну інформацію. Клітини, утворені на перетині рядків і стовпців, заповнюються змінною інформацією, що характеризує конкретний об'єкт за певною ознакою. Якщо найменування ознак у таблиці не черпає характеристику об'єкта, до неї включають графу “Примітки”.

Для створення конкретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придатну. Доцільно використовувати максимально спрощені структури.

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою структурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією. Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої послідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який складається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування проблеми, встановлює причинно-наслідкові зв'язки і включає посилання на нормативні акти основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наслідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді. Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів: типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадках документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні, а змінна -у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднується, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв'язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів, що містять спільні формулювання і мають однакову структуру.

Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим, ”забруднюють“ інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

- типової структури реквізитів;

- типових зон для однорідних реквізитів;

- вимог до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп'ютерні мережі;

- порядку надання документам, що містяться в комп'ютерних системах і мережах, юридичної сили.

1.3 Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супроводжуваного комп'ютеризацією окремих її складових. Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації; встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов'язаних між собою систем, призначених для обслуговування управлінської сфери.

Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

- введення обмежувальних переліків форм документів;

- створення взаємопов'язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів, однакових або близьких за призначенням;

- уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації;

Стандартизації термінів.

Вид документа - це така сукупність окремих документів, один із якої -основний документ-є універсальною основою для створення або оформлення документів, аналогічних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям. Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об'єднаних за якоюсь спільною ознакою.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об'єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

- відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

- відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;

- роль певного виду документа в розв'язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційні проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено “Державний класифікатор управлінської документації ” (ДК 010-98)(19). Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікується за допомогою цифрових позначень, які є семизначними числами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп'ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію.

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об'єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи. Створення взаємопов'язаних комплексів документів, уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

- ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення».

Цими стандартами встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов'язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система організаційно - розпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої форми організаційно - розпорядчого документа - 0273110- наказ по особовому складу.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення....та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів. Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту. Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління. УСОРД складається з таких підсистем:

- підсистема, призначена для розв'язання завдань створення, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств;

- підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем, так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов'язана з процесом обробки інформації як традиційним способом, так і за допомогою комп'ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов'язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико - граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об'єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки, при цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов'язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги, особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов'язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо), друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор...) Перша група має теоретико - методично значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

1.4 Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов'язані з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми. Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

- досягнення однаковості документів у межах системи і спів ставність їх окремих елементів;

- зменшення кількості видів документів;

- підвищення інформативності документів;

- системність;

- комплексність;

- стабільність вимог;

- економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і спів ставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких, інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна. Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів, які входять у систему, сучасні комп'ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно - розпорядчих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті, ці правила також повинні мати мінімальну варіативність, оскільки організаційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональність, що виявляється як при документування основних функцій управління, так і в межах певного рівня управління, тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів, незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки. Основні правила і вимоги до створення, обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації, вимоги до оформлення документів”.

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ.підприємств і організацій і є об'єктом постійного вдосконалення й раціоналізації. Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту. В комп'ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління: набагато більшого значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел, якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятий шлях розв'язання даної проблеми, який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягненням уникнення дублюванням інформації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням.

Загальна класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації, при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов'язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов'язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконання управлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

- вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

- вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

2. Аналіз проблем уніфікованої системи документації

2.1 Проблеми і перспективи розвитку уніфікованої системи документації

Робота з документами в управлінському апараті потребує правової регламентації і потребує нормативно - методичного забезпечення на загальнодержавному рівні.

Служби ДОУ організацій працюють нині за застарілими інструкціям і стандартам, давнім традиціям і канонам, намагаючись самостійно пристосувати діловодство до нових управлінським структурам і методам управління, з'єднати традиційні діловодні і нові комп'ютерні технології обробки управлінської інформації.

ДОП, будучи засобом та інструментом обміну інформацією, за своєю природою потребує уніфікації і однакових правилах документування, документообігу та зберігання документів. Тому держава зобов'язана регламентувати ці питання і проводити цілеспрямовану науково - технічну політику в цій галузі.

В даний час науково - дослідному інституту документування та архівної справи відповідно до цільової програми доручена розробка Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) системи положень, що визначають основні правила роботи з документами в організаціях.

ГСДОУ має впорядкувати організаційну структуру управління документаційне забезпечення в організаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення та обробки документації. Система повинна включати різні аспекти правового регулювання роботи з документами, що забезпечують як правовий захист праці працівників сфери ДОП, так і нормативну базу самого процесу документаційного забезпечення, починаючи зі створення документів і до здачі їх в архів.

ГСДОУ повинна сприяти вирішенню ряду проблем автоматизації, створення і обробки документів і включати нормативні положення і правила загальнодержавного масштабу і значення. Це не локальний відомчий акт, а документ федерального міжвідомчого рівня, який повинен містити основоположні принципи функціонування ДОП в даний час і в перспективі. Разом з тим, будучи державною по суті, система орієнтована і використання у недержавних структурах у всіх своїх аспектах.

Разом з тим розробники і перші рецензенти проекту ГСДОУ не цілком задоволені даною розробкою; на деякі питання складу, структури та змісту ГСДОУ є різні точки зору. Є такі спірні питання:

Організаційне забезпечення ДНЗ. У проекті викладені функції і завдання ДОУ як у тексті, так і в додатку, що ускладнює сприйняття проекту в цій частині.

Чи не висвітлено питання про нормативи чисельності служб ДОП, хоча в літературі є ряд цікавих пропозицій по цій частині.

У зв'язку з виданням ГОСТу з оформлення реквізитів документів в проекті ГСДОУ не знайшли відображення ці сюжети, хоча можна б було розкрити не всі 29 реквізитів, а кілька основних обов'язкових для кожного документа.

У проекті ГСДОУ немає розділу " Документування роботи із зверненнями громадян", що звужує сферу його застосування.

Вихід нового ГОСТ Р6.30 - 2003 звичайно ж відображає розвиток УСОРД в дусі вимог часу. Але при цьому в даному ГОСТі залишилися невирішеними побажання багатьох вчених - документознавців в таких банальних сферах як встановлення розміру лівого поля документа 35 мм, так як існуючий розмір 20 мм при підшивці документа не дозволяє згодом бачити весь його текст.

Потім така «дрібниця» як складання таблиць в документі. При існуючому порядку потрібно проставляти номер рядка таблиці в першому полі перед його вмістом. Здається дрібниця, а вона тягне за собою чималі наслідки. На сьогоднішній день переважна більшість документів виготовляється за допомогою комп'ютера. При цьому найчастіше використовуються спеціальні програми. Багато даних в таблиці заносяться з баз даних, а вміст самого документа потім знову заноситься в базу даних, де нумерація рядків є як правило, унікальним індексом. Такий підхід в Гості змушує або його не дотримуватися при написанні програм програмістами або значно збільшувати текст програми через внесення в тест програми операцій конактенаціі (об'єднання) рядків при запиті даних для таблиці з бази даних з подальшою операцією поділу рядків при занесенні нових даних в базу даних. Та й читабельність таблиць від такого оформлення не поліпшується.

2.2 Перспективи розвитку уніфікованої системи документації

Основоположну роль у поліпшенні документаційного забезпечення управління повинен грати федеральний закон про документації. Закон дозволить нормативно закріпити загальні принципи і найбільш істотні положення інформатизації суспільства, в тому числі в сфері обміну інформацією та документацією на міжвідомчому рівні, задоволення потреб в інформації та документації суб'єктів права, заходів відповідальності за порушення. Закон повинен стати основоположною нормативною базою, яка не тільки вирішить багато спірні питання обміну інформацією між відомствами, а й певною мірою визначить напрями та перспективи розвитку автоматизації міжвідомчого документообігу. Прийняття закону про документації є настійно необхідним завданням найближчого майбутнього. Тим більше, що існує його проект, який відображає вимоги сьогодення у сфері УСОРД.

Цей закон міг би внести ясність у поняття документа, під яким сьогодні увазі інформацію, дані, документи, нормативно - правові акти, електронні документи, машинограми і т.д., що призводить до невірного розуміння сутності « документа » та його виняткової ролі в суспільстві як матеріального носія зафіксованої на ньому інформації, що володіє рядом специфічних функцій (інформаційної, правової, комунікативної та ін).

Закон також міг би встановити правові основи документування, загальні для всіх органів державного управління та організацій будь-якого типу і форми власності. Документування в діловодстві будь-яких організацій має стати нормою, що допомагає державі у вирішенні фіскальних (податкових), статистичних, соціальних (пенсійного забезпечення) завдань. У цьому зв'язку в законі має бути визначено і термін « документування », як спосіб перетворення зафіксованої інформації в документ з використанням різноманітних сучасних технічних засобів і технологій.

Закон міг би вирішити питання про те, який орган здійснює державне управління документацією. В даний час ця функція в повному обсязі ні за ким не закріплена. Традиційно питання документаційного забезпечення управління знаходяться у віданні архівних органів.

Відповідно до діючого положення про Федеральної архівної службі Росії одним з головних завдань є координація діяльності державної влади в області діловодства і розвиток спільно з цими органами державної системи діловодства та уніфікованих систем документації.

Для реалізації цього завдання здійснює організаційно - методичне керівництво і контроль за діловодної документацією федеральних органів державної влади розробку та затвердження обов'язкових для виконання нормативно - методичних документів з організації документів у діловодстві.

Права в управлінні документацією з метою державного контролю за всіма стадіями життєвого циклу документів мають бути суттєво розширені.

Архівна служба покликана здійснювати державне управління документацією, включаючи координацію діяльності державних органів управління, взаємодія з органами управління суб'єктів, з громадськими об'єднаннями, з суб'єктами господарської діяльності.

Архів повинен володіти повноваженнями формувати і реалізовувати державну політику в галузі управління документацією, здійснювати контроль:

- За дотриманням обов'язкових вимог до документування та передачі документованої інформації;

- Розробляти державні стандарти в галузі управління документацією та брати участь у роботах з міжнародної стандартизації;

- Встановлювати порядок застосування міжнародних стандартів, правил і рекомендацій;

- Узгоджувати проекти законодавчих та інших міжвідомчих нормативних актів, які зачіпають питання документації:

- Організовувати професійну підготовку та перепідготовку кадрів в області управління документацією.

Сертифікувати застосовувану техніку і технології і ліцензувати професійну діяльність у сфері управління документацією.

Архів формує державну політику в галузі управління документацією на основі принципу створення умов для забезпечення вільного і загального доступу до документів, за винятком тих. доступ до яких обмежений законом.

Суб'єкти господарської діяльності, включаючи громадські об'єднання, будуть організовувати управління документацією відповідно до закону.

До прийняття закону про документації актуальною залишається завдання організаційного та, насамперед, кадрового забезпечення вирішення багатоаспектною проблеми міжвідомчого документообігу. Особливо загострюється питання про посилення координуючої ролі архіву і його структур як органів, відповідальних за стан документації, забезпечення збереження, наукового і практичного її використання, в тому числі за рахунок більш точного визначення компетенції та повноважень з координації науково - дослідних робіт в області організації і автоматизації міжвідомчого документообігу: додання та юридичного закріплення за функцій з ліцензування, сертифікації та акредитації організацій - розробників документаційних систем (технологій) міжвідомчого призначення.

Для посилення ролі управління документацією, на наш погляд, можна організувати Міжвідомчу комісію з документаційного забезпечення управління при архіві як експортно-консультативний орган для розгляду проблем документознавства, координації науково - методичної діяльності з удосконалення діловодства, забезпечення експертизи проектів нормативних актів і вироблення рекомендацій та пропозицій щодо вдосконалення роботи з управлінською документацією в Російській Федерації. Комісія могла б здійснювати такі функції:

- Проводити експертизу проектів нормативних актів з питань діловодства:

- Оцінювати якість методичних розробок, навчальних програм і посібників міжгалузевого характеру:

- Визначати основні напрямки документознавчих досліджень міжвідомчого характеру, розробляти пропозиції по включенню документознавчих досліджень в Федеральні цільові програми;

- Виробляти рекомендації та пропозиції щодо гармонізації термінології, вдосконалення роботи служб діловодства, уніфікації та стандартизації службових документів, розробці інформаційно-пошукових систем, засобів зберігання документів та іншим аспектам роботи з документами;

- Заслуховувати інформацію органів державної влади та місцевого самоврядування, організацій, окремих дослідників про стан і перспективи розвитку діловодства;

- Давати рекомендації в межах своєї компетенції з розроблюваним нормативним і методичним документам, проектним і технологічним рішенням в області діловодства;

- Розглядати пропозиції про професійну підготовку кадрів і проведенні наукових досліджень у сфері роботи з управлінською документацією;

- Вивчати вітчизняний та зарубіжний досвід діловодства та можливість його застосування, організовувати обмін досвідом та пропаганду нових сучасних методів і прийомів роботи з документами;

...