Проблеми створення уніфікованих моделей службових документів

- Здійснювати підготовку пропозицій щодо укладення міжнародних договорів, спрямованих на вдосконалення діловодства. До Комісії було б доцільно включити представників федеральних органів влади, органів влади суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування, керівників і фахівців установ архіву, працівників діловодних підрозділів та архівів комерційних і некомерційних організацій, а також незалежних фахівців -експертів.

Для здійснення своїх функцій Комісія може створювати з числа своїх членів і залучених у встановленому порядку спеціалістів секції, робочі групи, які діють під керівництвом членів Комісії, а також запитувати і отримувати від органів влади та управління матеріали та інформацію з питань, що входять в її компетенцію.

Крім запропонованого вище закону про документації, в країні повинні діяти правові акти та нормативні документи, що встановлюють єдині вимоги до адміністративної документації. У їх число доцільно включити:

- Державну систему документаційного забезпечення управління;

- Типові інструкції з документаційного забезпечення управління в різних галузях діяльності або господарювання;

- Типові положення про службу документаційного забезпечення;

- Типові положення про порядок документування ділової інформації:

- Типові положення про порядок організації пошуку документів і використання документованої інформації;

- Регламент державного обліку документів Архівного фонду;

- Типові переліки документів постійного строку зберігання;

- Переліки типових документів із зазначенням строків зберігання;

- Державні стандарти;

- Загальні класифікатори документів і систем документації, реквізитів документів та інших інформаційних елементів.

Вимоги, що встановлюються названими нормативними документами, повинні ґрунтуватися на сучасних досягненнях науки, техніки та інформаційних технологій, на міжнародних стандартах, рекомендаціях міжнародних організацій, а також враховувати умови документування та документообігу і не порушувати положення, встановлені Конституцією та іншим законодавством.

В даний час підготовлено ряд загальноросійських нормативно - методичних документів, які прямо чи опосередковано сприяють реалізації деяких питань автоматизації обміну міжвідомчою інформацією і документацією.

Винятково важливою представляється також розробка державних правових актів, що встановлюють норми (стандарти, правила) ведення міжвідомчого документообігу (діловодства, документації) і міри відповідальності за їх порушення.

Вирішенню технологічних завдань автоматизації міжвідомчого документообігу. Система ОРП Вимоги до оформлення документів.

Стандарт, пред'являючи жорсткі вимоги до уніфікації та стандартизації елементів оформлення документації, значною мірою полегшує створення типових, уніфікованих і єдиних процесів як традиційного, так і автоматизованого обміну інформацією та документацією між відомствами.

Однак для забезпечення міжвідомчої автоматизації документообігу виключно важливе значення має також ведення та постійне оновлення стандартів загальноросійських класифікаторів, в т.ч. форм управлінської документації на федеральному рівні, і відповідна нормативно - методична регламентація табелів і альбомів форм документації на рівні відомств, підприємств і організацій.

Узгодження і сполучення цих систем і документів мають стати предметом найпильнішої уваги, так як суттєво впливають на можливості та ефективність автоматизованого обміну інформацією.

Нещодавно вирішено питання електронного юридичного атрибутування документів для організації міжвідомчої документообігу, зберігання та захисту інформації від несанкціонованого доступу. Для цього прийнятий Федеральний закон «Про цифрового електронного підпису».

Все більш зростаюче значення останнім часом набувають також завдання організації упорядкування і регламентації державного та відомчого зберігання міжвідомчої інформації та документації на нетрадиційних носіях, які досі вирішуються на емпіричному рівні в окремих установах та організаціях і практично не регулюються загальнодержавними нормами. Перш за все мова йде про так званому електронний документообіг, неврегульованість якого відповідними правовими актами і техніко-технологічними регламентами викликає все більше занепокоєння у фахівців - практиків і суспільну незадоволеність низьким рівнем теоретичної та методичної опрацювання. Даний комплекс проблем по вивченню електронного документа заслуговує виділення в особливу науково-дослідницьку програму (проект) на загальнодержавному рівні. Все більшого поширення набуває інформаційний менеджмент або управління інформацією. Фактично його використання передбачає створення єдиної інфраструктури організації на базі масивів документів та інформації (інформаційних ресурсів), інформаційних технологій, засобів комунікації і кваліфікованих кадрів з метою забезпечення з найменшими витратами ефективного документаційного (інформаційного) забезпечення процесів управління. Об'єктивні умови для переходу до застосування методології інформаційного менеджменту, включаючи методики оргпроектування в сучасних організаціях до теперішнього часу вже створені.

Висновок

Таким чином, документована інформація становить основу управління і виконує найважливішу роль, забезпечуючи наповнення інформаційних ресурсів організацій.

У зв'язку з ускладненням структури та змісту інформаційних ресурсів, вибуховим зростанням їх обсягу виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, виконуючих роль інформаційного забезпечення функцій управління.

У рамках робіт з удосконалення організаційних структур і методів управління, поліпшення системи правового регулювання господарської діяльності усе більш чітко виділяється комплекс цілеспрямованих заходів з упорядкування соціальної та техніко - економічної інформації, вдосконалення документування та документообігу в системах державного управління.

Удосконалення інформаційної діяльності передбачає насамперед її раціоналізацію, тобто уніфікацію і стандартизацію форм документів, розробку систем кодування, впровадження класифікаторів техніко-економічної інформації. Раціоналізація пов'язана з впровадженням і функціонуванням автоматизованих систем управління і спрямована не тільки на впорядкування інформації, що обробляється засобами електронно-обчислювальної техніки, та забезпечення інформаційної сумісності АСУ. Одна з її важливих завдань - підвищення загального рівня інформаційного забезпечення систем соціально-економічного управління.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів обов'язкові для застосування у всіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності. Разом з тим у процесі господарської діяльності на підприємствах створюються власні внутрішньо ? організаційні уніфіковані форми документів, які в силу свого повсюдного застосування мають велике значення для документування управлінської діяльності.

Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори призводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових методів розробки уніфікованих форм документів з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки.

управлінський уніфікація документування

Список використаної літератури

1. Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания // Сов. архивы. -- 1973.--№2.--С.39-51.

2. Автократов В.Н., Банасюкевич В.Д., Соколова А.Н. Основные направления развития документоведения // Теоретические проблемы документоведения: Тез. докл. и сообщ. к теор. семинару (март 1975 г.) /ВНИИДАД. -- М., 1975. --С.35-56.

3. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе // Отечеств. архивы. -- 1995. --№2. --С.4-14.

4. Архивознавство: Підруч. для студ. вузів України / Редкол. Я.С.Калакура (гол. ред.) та ін. -- К., 1998. -- С. 303.

5. Воробьев П.П. Документ: информационный анализ. -- М.: Наука 1973. -- С.255.

6. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 16487-83 / Госстандарт СССР. -- М.,1984 -- С. 12.

7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 1648 -83. / Госстандарт СССР. -- М.,1983. -- С. 10.

8. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 51141-98. -- М.: Госстандарт России, 1998. -- С..8.

9. Документоведение: Программа для студентов по специализации «Информатизация документно-коммуникационних систем»/МГТУ им. Н.Э. Баумана. -- М., 1992. -- С. 7.

10. ДСТУ 2392-94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення». -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України,1994. -- С. 53.

Размещено на Allbest.ru