Основы кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом

Наибольшая часть женской части персонала занимает возрастные ниши 46-50 лет - 463 человек или 9,29% и 51-55 лет - 397 человек, что составляет 7,97% от общей численности работников предприятия. Тенденция снижения персонала в возрастной подкатегорий до 30 лет присутствует и среди работников-женщин предприятия, снижение составило 0,72%. Количество работниц в подкатегории пенсионного возраста сократилось на 0,2%.

Средний возраст на предприятия за отчетный период увеличился на 0,4 года и составил 43 года, что можно отметить как тенденцию омоложения персонала за отчетный год, которая была запланирована в отчетном году в рамках проведения мероприятия по кадровому составу.

Самый большой средний возраст относиться к категории мужчин вспомогательного производства - 47,6 года, среди женщин к самой «возрастной» категории следует отнести руководителей - 44,7 года. Самой молодой категорий среди женщин, по-прежнему, являются служащие, среди мужчин - специалисты - 41,8 года.

По состоянию на 01.01.2012 на предприятии работают 107 инвалидов, что на 4 ед. больше, чем в 2010 году. Удельный вес инвалидов в общей структуре предприятия, за отчетный год увеличился (на 0,51%) и составил 2,23%. Таким образом, руководство поддерживает социально незащищенные группы населения, обеспечивая работой даже в условиях жесткой политики оптимизации и повышения производительности и эффективности труда на предприятии.

Квота на обязательное количество работающих инвалидов для ОАО «ЧАЗ» составляет 99 человек, таким образом, предприятие перевыполняет эту норму на 3,03%. Ниже представлен график динамики численности пенсионеров и инвалидов с 2010 по 2011 года.

Количество пенсионеров в отчетном периоде уменьшилось на 73 ед. и составило 523 человека. Тенденция высвобождения работников предприятия, достигших пенсионного возраста, была выбрана руководством предприятия, чтобы сохранить при оптимизации кадры допенсионного возраста. Несмотря на сокращения числа работников-пенсионеров в структуре предприятия в абсолютном значении, их удельный вес вырос на 1% и составил 10,9%. В 2012 году на предприятии пенсионного возраста достигнут 120 человек, по льготным спискам могут выйти на пенсию 113 человек, в т.ч. 57 человек - по списку 1; 56 человек - по списку 2.

Кроме этого 9 чел. имеют незаконченное высшее образование, 14 начальное общее образование и нет данных по 5 чел.

Проводя анализ образовательной структуры можно отметить, что наибольший удельный вес имеет категория образовательного уровня - полное среднее образование - 46%, начальное профессиональное образование имею 18% работников, среднее профессиональное образование - 16%. Высшее профессиональное образование имеют только 16 % персонала предприятия.

Тенденцию к снижению в удельном весе персонала имели следующие виды образовании: среднее профессиональное образование (на 0,4%), основное общее образование (на 0,3%) и начальное образование (на 0,1%).Однако хочется отметить, что категория работников с высшим профессиональным образованием хоть и сократилась, как и все остальные, в абсолютных значениях, имела незначительный рост на 0,3% в удельном весе.

Всего за отчетный период количество уволенных составило 1561 человек. Количество принятых 640 человек. В результате преобладания числа уволенных работников над принятыми численность предприятия сократилась.

Таблица 4. Структура уволенных работников по основаниям

Основание увольнения	2009		2010		2011		Темп
	Чел.	Уд.вес	Чел.	Уд.вес	Чел.	Уд.вес	(%)
расторжение ТД по иниц. работника (собственное желание) п.3 ст.77 ТК РФ	1116	47,1	808	34,3	423	27,1	-47,6
по иниц. раб. в связи с выходом на пенсию по возрасту ст. 80 ТК РФ	247	10,4	184	7,8	271	17,4	47,3
расторжение срочного ТД по истечении срока его действия ст. 79 ТК РФ	314	13,2	359	15,2	70	4,5	80,5
расторжение ТД по соглашению сторон ст. 78 ТК РФ	497	10,1	550	21,1	239	35,2	10,7
расторжение ТД по иниц. раб-ля (сокращ. числ-ти или штата раб-ков) п.2 ст. 81 ТК РФ	36	1,4	101	1,5	32	6,5	180,6
призыв на военную службу -ст.83 ч. первая п.1 ТК РФ	24	0,6	10	1	15	0,6	-58,3
расторжение ТД по иниц. раб-ля (прогул) п. 6 п.п. «а» ст. 81 ТК РФ	257	12,6	72	10,9	299	4,6	-72
перевод к другому раб-лю или на выб. должность ст. 77 п. 5 ТК РФ	122	2,1	17	5,2	49	1,1	-86,1
прекращ. ТД по обстоят., не зависящим от воли сторон (смерть работника)	20	0,9	20	0,8	22	1,3	0
приз. раб-ка полностью нетруд. в соотв. с мед. закл. (инвалидность) п.5 ст.83 ТК РФ	3	0,2	3	0,1	3	0,2	0
аннулирование ТД	23	0,8	5	1	20	0,3	-78,3
прочие причины	25	0,6	19	1,1	14	1,2	-24
Итого	2684	100	2148	100	1457	100	-47,2

Рассматривая процесс увольнения в разрезе стажа работы на предприятие, заметно, что наибольшее количество приходиться на категорию со стажем до 1 года, т.е. такие работники не успевают закрепиться на предприятие, не проходят адаптацию. В эту категорию входят студенты, которые проходят практику на рабочих местах и пенсионеры-срочники, которые уже имеют на предприятии большой стаж и продолжают работать, заключая срочные трудовые договора на 1 год. Еще 2 категории работников по стажу имеют довольно большой удельный вес - это работники со стажем от 1 года до 3 лет (20,6%) и свыше 20 лет (22,7%). В категории работников со стажем более 20 лет преобладает персонал пенсионного возраста, а в категории работников со стажем 1-3 года - персонал в трудоспособном возрасте, что является угрозой для качественного состава персонала.

Тенденция снижения заработной платы, на сегодняшний день, является повсеместно практически на всех предприятиях региона. Тяжелые условия труда, как специфика отрасли, также являются одной из часто называемых причин увольнения - 9,86% (эта категория за отчетный период снизила свой удельный вес на 0,48%).

Общий уровень коэффициента текучести кадров сократился на 1,49 и составил 18,75. Тенденция снижения уровня коэффициента текучести отмечена в разрезе всех категорий персонала: основные рабочие на - 2,25 ед., вспомогательные рабочие - на 0,08 ед., РСиС - 0,08 ед.

Профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала всегда занимали одно из важных мест в деятельности предприятия. В связи с текущей оптимизацией численности персонала возникла потребность в расширении навыков работников. Эту потребность помогает удовлетворить хорошо отлаженная система профессиональной подготовки кадров на ОАО «ЧАЗ». Ниже представлен график динамики количества обученных работников.

Данные по динамике количества обученных работников предприятия показывает положительную тенденцию в разрезе категории рабочих (уд. вес увеличился на 17,32%), что связано с участием ОАО «ЧАЗ» в программе по опережающему обучению по которой 9 мес. производилось обучение преимущественно по рабочим специальностям.

Анализ нарушений трудового режима работниками предприятия за 2011 год показывает положительную динамику: значительное снижение количества нарушений (на 52,47%). В связи с ужесточением мер ответственности в отношении задержанных в нетрезвом виде, особенно в случае рецидива, удалось добиться сокращения числа задержанных в нетрезвом виде. По сравнению с предыдущим годом их число уменьшилось на 379 человек.

В то же время за отчетный период увеличилось число задержанных по статье «Нарушение пропускного режима» по сравнению с предыдущим годом их число увеличилось на 33 человека.

Если рассматривать нарушения в отдельности, то необходимо отметить уменьшение задержанных совершивших хищение на 62 человека (63,27%). Анализируя прогулы, констатируем значительный факт снижения количества лиц, совершивших прогулы (на 410); уволенных по статье «прогул» ТК РФ на 106 (62,35%) и потери в человеко/днях на 846 (40,42%).

За 2011 г. по итогам рейдов было наказано 44 человека: предупреждены о необходимости соблюдения правил внутреннего трудового распорядка - 15 работников, проведена разъяснительная беседа - с 3 работниками завода, лишены премии - 19 человек, объявлено замечание и лишены премии - 4 человека, замечание объявлено 2 работникам, выговор объявлен - 1 работнику.

В 2010 г. на подготовку кадров предприятием направлено 1 674,1 млн. руб. С целью повышения профессионального уровня линейных руководителей и специалистов предприятия, а также в связи с производственной необходимостью с 08.10.2010 г. начал работу Корпоративный университет ОАО «ЧАЗ». Обучение проходят 40 руководителей основных и вспомогательных производств, а также их заместители. В программу обучения включены вопросы по финансовому планированию, тотальному управлению качеством, управлению персоналом, SMED-быстрая переналадка, Упорядочение 5S, производственная система на примере Тойоты, маркетинг и прочие.

За отчетный период было награждено 1 092 человека, в том числе наградами ОАО «ЧАЗ» - 950 человек, наградами Российской Федерации и Чувашской Республики - 142 человека.

ОАО «ЧАЗ» реализует социальные проекты «Золотые кадры», «Трудовые династии», «Дети агрегатного», но год от года количество участников и лауреатов данных проектов снижается. В случае с проектом «Золотые кадры» эта тенденция обусловлена включением в проект других заводов, входящих в Компанию Корпоративного Управления «Концерн «Тракторные Заводы». Численность трудовых династий довольно резко сократилась как за счет сокращения общей численности работников предприятия, так и за счет ухода на пенсию работников, проработавших на предприятии большой период.

Кадровые потребности предприятия определяются в соответствии со стратегией развития ОАО «ЧАЗ» и корректируются по мере необходимости. При построении кадровой политики на предприятии использован ситуационный подход. Кадровая стратегия ОАО «ЧАЗ» ориентирована на внутренний рынок и является стратегией взаимных обязательств. В ходе реализации данной политики контролю подвергается конечный результат.

Кадровая политика предприятия реализуется по следующим направлениям: планирование потребности в персонале, формирование кадрового потенциала, организация адаптации, оценка персонала, его развитие, мотивация.

Кроме планирования численности персонала в ОАО «ЧАЗ» осуществляют планирование расходов на содержание, планирование развития персонала, планирование систем и форм мотивации труда, планирование производительности труда, план замещения должностей.

Задачи, связанные с персоналом решаются на высшем уровне организации. Особая роль в решении задач по управлению персоналом возлагается на кадровую службу.

При принятии управленческих решений менеджеры стремятся учитывать потребности персонала, хотя все-таки большее внимание уделяется конечным результатам деятельности. Руководство ОАО «ЧАЗ» в управлении персоналом в большей степени уделяет внимание потребностям производства. Но в связи с тем, что человеческий фактор играет важную роль в деятельности организации, внимание к людям в управлении организацией приобретает большие масштабы.

В ОАО «ЧАЗ» используется стратегия расширения сферы деятельности и доли рынка. В связи с этим кадровая политика предприятия ориентирована на развитие персонала и привлечения дополнительно высококвалифицированных работников.

Деятельность предприятия напрямую зависит от правильного решения кадровых вопросов, поэтому, главная задача кадровой политики ОАО «ЧАЗ» - удовлетворение потребности в персонале в заданном количестве и необходимого качества.

При необходимости набор персонала производится на предприятии за счет внешних источников и внутреннего перемещения работников. Основными критериями отбора являются: опыт, образование, деловые качества, профессионализм, соответствие кандидата требованиям должности. Отбор кадров осуществляет кадровая служба и руководитель структурного подразделения, в которое осуществляется набор персонала. С кандидатом, успешно прошедшим отбор, заключают трудовой договор с участием юриста предприятия.

Процесс профессиональной и социальной адаптации осуществляет непосредственный руководитель структурного подразделения.

Важной характеристикой кадрового потенциала предприятия выступает уровень образования работников. Рассматривая укомплектованность должностей специалистами, предусмотренным штатным расписанием можно отметить, что на 1 января 2011 года штат специалистов укомплектован на 93,8 %. На предприятии предусматривается применение внутреннего и внешнего совместительства, что позволяет укомплектовать специалистами низкооплачиваемые должности. Как положительный момент можно отметить то, что в ОАО «ЧАЗ» достаточно высок образовательный уровень. Из каждых 10 работников 8 человек имеет высшее или среднее профессиональное образование. Практически все руководители и большая часть специалистов имеют высшее образование или в настоящий момент проходят профессиональную переподготовку, что характерно для сложившейся тенденции в повышении образовательного уровня населения.

Основной целью материальной мотивации является обеспечение роста доходов персонала и дифференциации их выплат в соответствии с трудовым вкладом отдельных работников в общие результаты деятельности предприятия. Управление стимулированием труда в ОАО «ЧАЗ» включает в себя выбор форм и систем заработной платы, построение системы заработной платы и системы дополнительного стимулирования трудовой активности, индивидуализацию условий материального стимулирования, планирование средств на стимулирование труда, обеспечение условий для реализации политики социальной мотивации. Так, для работников цехов установлена сдельно-премиальная заработная плата, то есть, наряду с тарифным окладом или прямым сдельным заработком, работникам выплачиваются премии за отдельные достижения в работе. При этом сдельно-премиальная система оплаты труда может подразделяться на коллективную и индивидуальную. В ОАО «ЧАЗ» используются индивидуальные ставки в зависимости от категории.

Построение системы дополнительного стимулирования трудовой активности работников призвано усилить мотивацию персонала, и направлено на стимулирование роста производительности труда, повышение качества труда.

В целях создания системы социальных гарантий, усиления социальной поддержки уровня жизни работников, а также повышения заинтересованности работников в результатах труда, работникам ОАО «ЧАЗ» в соответствии с Коллективным договором предоставляются дополнительные льготы и выплаты сверх предусмотренных Трудовым Кодексом РФ.

Дети работников также обеспечиваются путевками (туристическими, на отдых, на санаторно-курортное или реабилитационное лечение).

Определен порядок оказания работникам материальной помощи, выплат пособий и предоставления ссуд.

Проводится культурно-воспитательная и спортивно-массовая работа, обеспечивается финансирование спортивных и культурно-массовых мероприятий, приобретение спортивного и культурного инвентаря.

С целью закрепления кадров, обеспечения их социальной защищенности при выходе на пенсию предприятие производит отчисления пенсионных взносов в государственный пенсионный фонд на государственное пенсионное обеспечение работников.

С целью обновления и ротации кадров в ОАО «ЧАЗ» предусмотрен порядок оказания ежемесячной материальной помощи до 0,1 тарифной ставки (должностного оклада) работникам предпенсионного возраста, которым до достижения пенсионного возраста осталось менее трех лет, и уволенным по сокращению численности или штата, служб и т.п.

В качестве поощрения отдельных работников за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, добросовестный труд, новаторство и за другие достижения в работе в ОАО «ЧАЗ» используются следующие виды поощрения.

За большой личный вклад в результаты производственно-хозяйственной деятельности и добросовестный труд работнику предприятия объявляется благодарность с вручением премии в размере МРОТ.

За выполнение отдельных важных заданий, достижение высоких технико-экономических показателей в работе, умелое руководство трудовыми коллективами, большой личный вклад в повышение эффективности производства, внедрение достижений научно-технического прогресса, подготовку квалифицированных кадров работник награждается Почетной грамотой с вручением премии в размере МРОТ.

Поощрения объявляются в приказе по предприятию, доводятся до сведения всего коллектива и заносятся в трудовую книжку.

Кроме того, в качестве поощрения применяются такие виды поощрения, как:

- занесение на Доску Почета;

- персональное поздравление от имени директора предприятия с праздниками и юбилейными датами;

- награждение буклетами с дарственной надписью от имени директора;

- чествование лучших работников на торжественных заседаниях, посвященных различным праздникам и юбилейным датам предприятия.

За долголетний и добросовестный труд, достижение высоких показателей, успешную работу, разработку и осуществление мероприятий, направленных на повышение эффективности организации, широкое распространение передового опыта и другие достижения работники ОАО «ЧАЗ» представляются к:

- объявлению благодарности;

- награждению «Почетной грамотой».

Для стимулирования профессионального роста, совершенствования профессионального мастерства и деловой квалификации работников предприятия ежегодно в соответствии с Положением, утвержденным директором, проводятся конкурсы «Лучший рабочий по профессии» с присвоением званий работникам-победителям и вручением Дипломов и ценных подарков.

Кроме того, для поощрения победителей конкурсов используются поощрения.

Основными задачами применяемой системы мотивации являются: привлечение в общество и сохранение квалифицированного конкурентоспособного персонала, стимулирование оптимального поведения.

Система включает в себя: материальное стимулирование, моральное поощрение, социально - натуральное поощрение, социальные программы, поощрение путем повышения статуса, дополнительные формы поощрения за достижения в труде.

В ОАО «ЧАЗ» приняты следующие принципы оплаты труда: ориентация на достижение конечного результата; сочетание коллективного и личного интереса; оплата в зависимости от приоритета подразделения и сложности труда.

Оплата труда работников производится в соответствии с Положением об оплате труда работников ОАО «ЧАЗ», разработанным на основе Типового положения о порядке оплаты труда работников предприятий производственной сферы. Работникам предприятия могут устанавливаться доплаты и надбавки к должностным окладам (тарифным ставкам), предусмотренные действующим законодательством РФ. Доплаты в процентах к тарифным ставкам и должностным окладам устанавливаются в соответствии с Положением по установлению доплат за работу в неблагоприятных условиях труда в организациях производственной сферы.

Одним из основных стимулирующих моментов являются доплаты и надбавки к тарифным ставкам (должностным окладам) работников.

Исследование мотивационных потребностей трудовой деятельности в ОАО «ЧАЗ», проведенное в форме анкетного опроса по методике Шапиро С.А. показало, что основные потребности составляют в первую очередь материальные, выражающиеся в получении стабильной заработной платы (причем средней - 9500-11000 рублей) и других вознаграждений и выплат (премий или поощрений, которые выплачиваются крайне редко).

Во вторую очередь, потребности самоуважения, включающие в себя полезность своей работы в коллективе, компетентность в профессии, самостоятельность в принятии решений. Респонденты находятся примерно в одной возрастной категории (от 36 до 60 лет, как мужчины, так и женщины), и многолетний труд, позволивший им занять руководящие должности, естественно обязывает их уважать себя и свою работу даже при ее незначительном материальном покрытии.

На третьем месте поровну находятся потребности в безопасности и защищенности и социальные потребности. Первые выражаются в гарантиях занятости, причем как в государственном, так и негосударственном секторе экономики, гарантиях пенсионного обеспечения (у тех, кто еще не достиг пенсионного возраста) и гарантиях социального характера, подразумевающих собой оплату временной нетрудоспособности, оплачиваемый отпуск, а также моральные поощрения (почетные грамоты и т.п.), в силу традиции советского времени, имеющие ценность для работников. Ко второй группе в основном относится многолетняя привычка работы в данном коллективе, дружеские отношения с сослуживцами и ощущение своей нужности людям. Остальные группы факторов мотивации, как видно из диаграммы, изображенной на рис. 17, крайне невысоки.

Лишь у единиц, из числа опрошенных, наблюдается желание сделать более высокую карьеру, ощущение, что труд является чем-то важным в жизни (потребность в самовыражении), а не только средством существования, и потребность во власти.

Услугами социальной сферы пользуются работники предприятия, члены их семей, ветераны. Для изменения существующего положения дел, необходимо изыскивать финансовые ресурсы для повышения мотивации труда методами экономического стимулирования. Для недопущения увеличения текучести кадров и снижения производительности труда основной упор необходимо делать на удовлетворение социальных потребностей и потребностей в уважении работников на предприятиях и в организациях.

Оценка качества труда работников производится в форме аттестации. Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия, в состав которой входит генеральный директор, руководитель подразделения, в котором проводится аттестация. Критериями оценки в ходе проведения аттестации служат: профессиональные знания, качество работы, величина выполняемой нагрузки, темп работы, производительность труда. На основании результатов оценки и по мере необходимости на предприятии осуществляется обучение, повышение квалификации и переподготовка персонала с участием руководителей и представителей учебных заведений и предприятий, а также собственных специалистов. Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет кадровая служба. Таким образом, кадровая работа на предприятии осуществляется по всем направлениям и в достаточном объеме. Но в тоже время необходимо отметить следующие недостатки в организации управления персоналом: отсутствие целостной системы управления персоналом, распределение отдельных направлений кадровых вопросов между руководителями и работниками предприятия, недостаточная согласованность отдельных должностных лиц в решении кадровых вопросов, отсутствие профессионального специалиста по кадровым вопросам.

2.3 Документационное обеспечение системы управления персоналом предприятия ОАО «ЧАЗ»

Деятельность предприятия в области управления персоналом нуждается в значительном делопроизводственном обеспечении. Регулирование отношений со стороны государства осуществляется в основном посредством принятия правовых актов, относящихся к этой сфере деятельности. Деятельность ОАО «ЧАЗ» регулируется Гражданским Кодексом РФ, Трудовым кодексом. Законом РФ «Об акционерных обществах» и др.

Для характеристики предприятия, его организационной структуры, проведения анализа производственно-хозяйственной деятельности используют устав, положения об отделах, должностные инструкции, аналитические данные предприятия.

Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет каровая служба. Кадровое делопроизводство ОАО «ЧАЗ» основывается на следующих документах: Устав организации; Философия организации; Коллективный договор; Правила внутреннего трудового распорядка; Контракт сотрудника; Положение об оплате труда; Положение об аттестации кадров; штатное расписание; Положения о структурных подразделениях; должностные инструкции; трудовые договора.

Сторонами трудового договора в ОАО «ЧАЗ» являются работодатель и работник.

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, меры поощрения и взыскания, а также вопросы разглашения служебной и коммерческой информации в ОАО «ЧАЗ».

Положение о структурном подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения в ОАО «ЧАЗ», его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с компетентными должностными лицами, доводится до сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления и утверждается руководителем организации с указанием даты и скрепляется печатью.

Исходными данными для разработки Положения о подразделении являются: организационная структура, функциональная структура, штатное расписание организации, классификатор функций управления, нормативы управленческого труда, типовые положения о подразделениях, схемы документооборота.

Должностная инструкция работников ОАО «ЧАЗ» является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления, классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Должностные инструкции разработаны по каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.

Коллективный договор ОАО «ЧАЗ» -- это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, и заключаемый между сторонами социального партнерства (работниками и работодателями в лице уполномоченных в установленном порядке представителей). Трудовой Кодекс Российской Федерации под социальным партнерством признает систему взаимоотношений между работниками и работодателями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленную на обеспечение согласования интересов сторон по вопросам регулирования трудовых и иных, связанных с ними, отношений. Органы государственной власти и органы местного самоуправления выступают в качестве сторон социального партнерства в тех случаях, когда они являются работодателями или их представителями, уполномоченными на представительство законодательно или работодателями.

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений в ОАО «ЧАЗ» осуществляется путем заключения, изменения и дополнения работником и работодателем коллективных договоров, соглашений и трудовых договоров.

При заключении трудового договора запрещаются:

* необоснованный отказ в заключении договора;

* любое прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличие или отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников;

* отказ в заключении договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;

* отказ в заключении договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

Трудовые договоры в ОАО «ЧАЗ» заключаются на неопределенный срок.

Таким образом, при осуществлении кадровой работы в ОАО «ЧАЗ» необходимо придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов.

Технология управления персоналом в ОАО «ЧАЗ» предполагает организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение персонала и др. Сюда же следует отнести вопросы взаимодействия руководителя организации со службами занятости, управления безопасностью персонала.

Таким образом, необходимо отметить возрастающую роль кадрового делопроизводства на основе совершенствования его организационных структур и функций.

2.4 Кадровая безопасность и охрана труда ОАО «ЧАЗ»

Охрана труда - система обеспечения безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включает правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно - профилактические и иные мероприятия.

В ОАО «ЧАЗ» с целью обеспечения правил соблюдения техники безопасности издан приказ, о порядке обучения по охране труда и проверке знаний требований охраны труда работников ОАО «ЧАЗ».

В структуре управления ОАО «ЧАЗ» для соблюдения правил техники безопасности отдельно создан отдела охраны труда. Специально для этого подразделения разработано положение об организации работы по охране труда ОАО «ЧАЗ». Согласно утвержденному положению об организации работы по охране труда, основными задачами инженера по охране труда являются:

- организация работы по обеспечению выполнения работниками требований охраны труда;

- контроль за соблюдением работниками законов и иных нормативных правовых актов об охране труда, соглашения по охране труда;

- организация профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний обусловленных производственными факторами,

- информирование и консультирование работников, в том числе его руководителя по вопросам охраны труда;

- изучение и распространение передового опыта по охране труда, пропаганда вопросов охраны труда.

В ОАО «ЧАЗ» утвержден перечень документации по охране труда.

В ОАО «ЧАЗ» первый вторник каждого месяца объявлен Днем охраны труда. В обществе создана комиссия по проверке знаний по охране труда. Целью проведения Дня охраны труда является выявление нарушений и отклонений от требований, стандартов, норм, инструкций и других нормативных документов по охране труда и принятие мер по их доведению до норм. Задачами проведение Дня охраны труда являются предупреждение производственного травматизма, профессиональной заболеваемости, улучшение условий труда, повышение культуры производства и оперативной ликвидации выявленных недостатков. День охраны труда в обществе носит целевой характер. В этот день, кроме вопросов общего характера (проверка состояния комнат для отдыха, мест приема пищи и т.п.), комиссия детально знакомиться с состоянием дел по двум-трем конкретным вопросам, например: состояние и обеспеченность рабочих мест средствами защиты и приспособлениями; наличие и исправность блокировочных и предохранительных устройств на оборудовании и механизмах; наличие инструкций по охране труда на рабочих местах, их качество и своевременность пересмотра; проведение инструментальных измерений уровней опасных и вредных производственных факторов на рабочих местах с неблагоприятными условиями труда.

Контроль за состоянием условий труда в ОАО «ЧАЗ» осуществляют руководители подразделений. Контроль за состоянием условий труда заключается в проверке состояния производственных условий для работающих, выявлении отклонений от требований безопасности и др. Ответственность за безопасность туда в целом по Обществу несет директор и заместитель директора по строительству. Организация и проведение контроля за состоянием охраны труда в ОАО «ЧАЗ» проводится на основе разработанного положения о контроле за состоянием охраны труда. В ОАО «ЧАЗ» проводят следующие виды инструктажей: вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой. Результаты всех видов инструктажа заносятся в специальные журналы.

В настоящее время обеспечение безопасности - это защита деятельности предприятия от воздействия внешних и внутренних дестабилизирующих факторов для достижения целей предприятия. На организацию могут воздействовать саамы различные факторы - позитивные, а чаще негативные, внутренние и внешние. Больше внимания сейчас уделяется внешним факторам, хотя внутренние более опасны. Проблемы, связанные с утечкой информации, хищениями в организации, это все внутренние факторы, которые исходят от персонала.

На предприятии ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» функцией охраны труда и безопасности труда занимается служба безопасности, в которую непосредственно входит:

- информационно-поисковое бюро;

- поисковое бюро;

- инспекторское бюро;

- отдел охраны техники и безопасности труда;

- медицинская служба;

- пожарная часть № 2;

- отдел охраны собственной экономической безопасности.

Деятельность данных подразделений связана с защитой деятельности предприятия от воздействия внешних и внутренних дестабилизирующих факторов для достижения целей предприятия.

По своей сути аттестация рабочих мест - это оценка условий труда на рабочих местах. Под рабочим местом понимается любое место, где работник должен находиться или куда ему необходимо следовать по роду своей деятельности и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. В целях проведения аттестации выделяется такое самостоятельное понятие, как «постоянное рабочее место», т.е. место, на котором сотрудник находится большую часть рабочего времени (более 50% или более 2 час. непрерывно).

Целью аттестации - выявление вредных и (или) опасных производственных факторов, а также осуществление мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда. Ее результаты можно использовать при решении следующих задач:

- планирование и проведение мероприятий по охране и условиям труда в соответствии с действующими нормативными правовыми документами;

- сертификация производственных объектов на соответствие требованиям по охране труда;

- обоснование предоставления льгот и компенсаций работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и опасными условиями труда, в предусмотренном законодательством порядке;

- решение вопроса о связи заболевания с профессией при подозрении на профессиональное заболевание, установления диагноза профессионального заболевания, в том числе при решении споров, разногласий в судебном порядке;

- рассмотрение вопроса о прекращении (приостановлении) эксплуатации цеха, участка, производственного оборудования, изменении технологий, представляющих непосредственную угрозу для жизни и (или) здоровья работников;

- включение в трудовой договор (контракт) условий труда работников;

- ознакомление работающих с условиями труда на рабочих местах;

- составление статистической отчетности о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу с вредными и опасными условиями труда по форме N 1-Т (условия труда);

- применение административно-экономических санкций (мер воздействия) к виновным должностным лицам в связи с нарушением законодательства об охране труда.

На основе действующих регламентирующих документов разрабатываются различные приложения к карте аттестации, в которых определяются предельно допустимые нормы напряженности труда, протоколы травмобезопасности, периодичность медицинских осмотров.

На предприятии ОАО «ЧАЗ» существуют определённые мероприятия, обеспечивающие безопасность выполняемых работ.

На выполнение работ в зонах действия опасных и вредных производственных факторов выдаётся наряд-допуск (письменное распоряжение на безопасное производство работы, определяющее содержание, место, время и условия её выполнения, необходимые меры безопасности, состав бригады и лиц, ответственных за безопасность работы.

К наряду-допуску при необходимости прилагаются эскизы защитных устройств и приспособлений, схемы расстановки постов оцепления, установки предупредительных знаков и т.д.

Для безопасности работы строго определены границы безопасных зон, над которыми происходит перемещение грузов подъёмными кранами. Места временного или постоянного нахождения работников располагаются за пределами опасных зон.

Рабочему персоналу следует соблюдать следующие правила техники безопасности (в цехах):

- До начала работы:

1. Надеть и привести в порядок рабочую одежду;

2. Осмотреть свое рабочее место, убрать все мешающие и ненужные предметы;

3. Подготовить и проверить рабочий инструмент, неисправный заменить

- Во время работы:

1. При формовке «по-сырому» не допускать чрезмерного уплотнения смеси, обильного смачивания смеси вокруг модели при ее удалении, установку непросушенных стержней;

2. При подъеме опоки краном включение подъемного механизма должно быть согласовано с работой остальных рабочих;

3. При выполнении работ с помощью мостового крана следить за сигналами крановщика. Запрещается нагружать кран сверх установленной нормы его грузоподъемности, подтаскивать краном грузы, находиться под поднятым краном грузом;

4. Запрещается отделка полуформ, поднятых на крюке крана, если они не установлены на прочных подставках;

5. При работе на формовочных машинах проверять надежность ограждения пускового механизма, чтобы предотвратить случайное включение пускового механизма;

6. Запрещается ремонт и смазка машины во время работы;

7. Излишек припыла при сборке форм, засоры в полуформах нельзя выдувать ртом, для этого следует применять ручной мех или пылесос, крупные частицы удаляют при помощи крючков;

8. При использовании переносной электрической лампы следует проверить наличие защитной сетки, исправность электропроводки. Напряжение в переносных лампах допускается не свыше 12В;

9. При сборке форм скобами тщательно проверить крепление формы, во избежание падении формы при ее повороте и прорыве металла во время заливки;

10. Работающие на заливке форм должны иметь одежду предохраняющую от ожогов, брезентовые брюки, защитные очки, войлочную шляпу;

11. Нельзя набирать металл в непросушенный ковш, удалять влажной счищалкой шлак с поверхности металла, во избежание разбрызгивания металла;

12. Выбитую из формы отливку нельзя брать в руки, не убедившись в том, что она остыла;

- По окончанию работы:

1. Привести свое рабочее место в порядок;

2. Убрать рабочий инструмент, оснастку, приспособления на отведенное для них место;

3. Запрещается обдувать одежду и тело сжатым воздухом.

Правила противопожарной безопасности в цехах (литейных):

1. Запрещается разводить огонь и курить в цехе изготовления деревянных моделей, в местах хранения горюче-смазочных материалов;

2. Курение разрешается в специально отведенных, оборудованных для этих целей местах;

3. Нельзя оставлять на рабочем месте промасляную ветошь другие материалы, способные легко воспламеняться;

4. Необходимо следить за исправностью электрической проводки, не допускать нарушение изоляции проводов;

5. Каждый участок должен быть оборудован первичными средствами пожаротушения: огнетушители, ящики с песком, лопатя и багры, расположенные на специальных щитках, пожарные гидранты, хранящиеся в специально оборудованных ящиках с обеспечением свободного доступа к ним;

6. Не загромождать проходы и проезды;

7. Иметь автоматические пожарные извещатели для вызова пожарной охраны.

На предприятии была проделана определенная работа по улучшению состояния охраны труда, культуры производства и повышению уровня промышленной безопасности.

За 2011 г. выполнены следующие мероприятия по охране труда:

- работникам в соответствии с утвержденными нормами выдавались специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, моющие средства, на что израсходовано 5 028 тыс. руб., работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, в дни работы выдавались талоны на молоко и другие равноценные продукты, на что направлено 3 645,0 тыс. руб.;

- по мероприятиям по Соглашению по охране труда в 2011 г. - 6 600,9 тыс. руб., в т.ч. на капитальный ремонт вентиляционных систем - 3 441,8 тыс. руб.

Для повышения безопасности движения транспортных средств проводились весенний и осенний техосмотры транспорта, переаттестация водителей авто- и электротранспорта на знание правил дорожного движения.

Осуществлялся контроль за соблюдением в подразделениях требований стандартов безопасности труда, в соответствии с требованиями настоящего времени переработана система управления охраной труда и промышленной безопасности на предприятии. Проводимая на предприятии работа по охране труда позволила удержать производственный травматизм в 2011 г. на уровне 2010 г., что значительно ниже среднего значения по Чувашской Республике.

Таким образом, в 2010 г. по сравнению с 2009 г. выручка от продажи товаров возросла на 13,19%, в 2011 г. по сравнению с 2010 г. снизилась на 56,45%. При этом себестоимость реализации товаров, продукции, работ, услуг в 2010 г. по сравнению с 2019 г. возросла на 8,72%, в 2011 г. снизилась на 47,66%. Отрицательным моментом является в 2010 г. по сравнению с 2007 г. рост коммерческих и управленческих расходов предприятия соответственно на 13,44 % и 8,38%. Это связано с тем, что у ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» возросли затраты на хранение продукции; на рекламу, на представительские и другие аналогичные по назначению расходы. Формирование кадровой политики ОАО «ЧАЗ» основывается на нормах трудового законодательства Российской федерации с учетом социальных, экономических, технологических и других особенностей в сфере трудовой деятельности человека.

3. Пути совершенствования кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом на ОАО «ЧАЗ»

3.1 Совершенствование кадрового обеспечения в системе управления персоналом на ОАО «ЧАЗ»

В процессе проведенной оценки системы управления кадрами ОАО «ЧАЗ» были выявлены и идентифицированы «болевые точки» системы управления, сформулированы соответствующие проблемы, оценены возможные позитивные и негативные моменты и предложены пути решения данных проблем.

Выявленные проблемы в организационной структуре управления и предлагаемые пути решения проблем могут стать отправными точками при определении направлений совершенствования управления.

С целью повышения эффективности управления кадрами на объекте исследования необходимо учесть рекомендации, а в частности:

- обучить передовым методам работы управленческий аппарат на базе передовых направлений в системе хозяйствования;

- автоматизация всех процессов передачи информации;

- автоматизировать систему учета реализации продукции;

- добиться конкретной постановки задач, реального согласования по времени с учетом материального обеспечения;

- предоставить больше полномочий среднему звену в принятии решений;

- изменить некоторые функции в отделах и связи между отделами;

- совершенствовать кадровую политику, путем внесения изменений в функции кадровой работы, разработки механизма замещения должностей и ротации кадров;

- совершенствовать службу управления персоналом и ввести должность менеджера по персоналу.

Для повышения эффективности управления предприятием в целом необходимо больше внимания уделять кадровой работе.

После того, как были разграничены полномочия и ответственность между руководителями верхнего и среднего уровней, возникает необходимость детализировать разграничения и связи между подразделениями в виде пересмотра должностных инструкций. В новой структуре управления ответственность за принимаемые решения сформирована в виде диапазонов ответственности для каждой должности. При этом предполагается, что все должностные лица знают, какая работа должна выполняться в закрепленном диапазоне ответственности. В рамках диапазона ответственности должностное лицо действует самостоятельно и лично отвечает за положительный результат.

Диапазоны ответственности работников предприятия, сформированные по единому принципу, включают:

- для руководителей - ответственность за руководство сотрудниками и ответственность за свои исполнительские задачи;

- для специалистов и рабочих - ответственность за исполнительские задачи.

Генеральный директор несет высшую ответственность за деятельность предприятия в целом, обладая для этого всеми необходимыми полномочиями. С целью повышения оперативности управления генеральный директор делегирует полномочия по управлению директорам (по направлениям) согласно определенным им диапазонам ответственности. При этом устанавливается, что директорам разрешается делать все необходимое для исполнения своих должностных обязанностей в рамках определенных диапазонов ответственности, а также утвержденных генеральным директором планов и директивных заданий. Для каждого директора установлен соответствующий перечень документов для согласования, подписания и утверждения, определен порядок подписания исполнительской документации. Директора по направлениям могут в свою очередь делегировать полномочия по принятию ряда решений собственным подчиненным. После того как диапазоны ответственности сформированы и руководители наделены определенными полномочиями, прорабатываются «горизонтальные» взаимодействия в новой организационной структуре с целью повышения оперативности управления.

«Горизонтальные» взаимодействия в новой организационной структуре прорабатываются с целью повышения оперативности управления. «Горизонтальные» взаимодействия реализуются посредством делового отношения, в которые вступают между собой должностные лица для принятия решений по вопросам, относящимся к их диапазонам ответственности. «Горизонтальные» отношения являются обязанностью и входят как составная часть в должностные инструкции, где представлены «горизонтальные» взаимодействия между руководителями структурных подразделений предприятия.

Согласно рекомендуемому варианту изменений организационной структуры управления предлагается ввести должность коммерческого директора и менеджера по персоналу. В диапазон ответственности коммерческого директора включено руководство коммерческой деятельностью ОАО «ЧАЗ», утверждение ассортиментной политики фирмы, контроль обеспечения функционирования системы качества, координация материально-технического обеспечения предприятия, плана реализации продукции; контроль заключения договоров с потребителями продукции и договоров с поставщиками; обеспечение ритмичной работы предприятия, равномерной реализации продукции; расширение рынка поставляемой продукции; расширение ассортимента и увеличение объемов поставок продуктов питания, обеспечение необходимой информационной поддержкой всех служб, проведение маркетинговых исследований, создание и поддержание фирменного стиля, организация, координация и контроль деятельности подчиненных подразделений. Для решения поставленных задач в рамках утвержденных генеральным директором планов и заданий коммерческий директор имеет все полномочия. Взаимодействия осуществляются с руководителями отделов продаж, службой главного бухгалтера, юрисконсультом. Коммерческий директор несет ответственность за надлежащее выполнение функций, возложенных на службы коммерческого директора, и своих обязанностей. Кроме того, при внесении изменений в структуру управления необходимо пересмотреть должностные инструкции всех руководителей и специалистов реорганизованных подразделений. В качестве направления экономии расходов и поддержания благоприятного психологического климата в коллективе, в качестве коммерческого директора может выступать исполнительный директор (данную должность можно упразднить, а часть полномочий возложить на генерального директора).

В диапазон ответственности менеджера по персоналу включить решение кадровых вопросов: взаимодействие с агентствами, средствами массовой информации при организации набора персонала, определение качественной и количественной потребности, участие в разработке и обосновании штатного расписания, разработка методов отбора и оценки для разных категорий персонала подготовка к проведению аттестации, организация документооборота, подготовка документов для руководства по составу кадрового резерва предприятия, организация внутрипроизводственного и внепроизводственного обучения, организация контроля охраны труда и безопасности. В рамках решения кадровых вопросов менеджер по персоналу взаимодействует с руководителями структурных подразделений, высшим руководством, бухгалтерией, юристом.

Традиционно кадровая служба предприятия выполняла функции учета личного состава и посредничество во взаимоотношениях между администрацией и профсоюзами. Новая философия кадровой политики, основанная на концепции управления персоналом, ориентирована на учет всех аспектов работы с человеческими ресурсами, всех стадий их жизненного цикла с момента подбора до выплаты пенсионного вознаграждения. Прослеживается четкая тенденция к повышению аналитических функций кадровой службы предприятия. Кадровые подразделения концентрируют свои усилия на подборе и проверке кандидатов, разработке и реализации программ обучения персонала и социального развития коллектива, а также организация заработной платы.

В целом практика ОАО «ЧАЗ» выделяет три подхода к формированию и функционированию кадровых служб:

1. Главные задачи кадровой службы -- набор и увольнение персонала, организация зарплаты, поддержание дисциплины труда, регулярные контакты с профсоюзами. Руководитель кадровой службы обычно входит в состав высшего руководства компании.

2. Основные заботы кадровой службы концентрируются на организации руководства персоналом в целях гармонизации отношений и предотвращения социальных и межличностных конфликтов. Кадровая служба решает вопросы приема на работу, организации профессионально-технической подготовки, продвижения кадров, контроля за соблюдением условий труда, регулирования заработной платы и отношения с профсоюзами.

3. Кадровая служба -- составной элемент общего перспективного руководства компанией. Она должна содействовать стабильности коллектива, повышению экономических показателей. Руководитель кадровой службы обязательно является членом директорского совета компании.

Функции кадровой работы ОАО «ЧАЗ» схематично выглядят следующим образом: административная деятельность на основе существующего законодательства в области труда, составление штатного расписания, выполнение положений коллективных договоров, включая вопросы заработной платы;

трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, перевод на другое место, продвижение по служебной линии);

профессионально - техническая подготовка (выявление потенциальных возможностей для их продвижения);

оценка соответствия трудового вклада уровню материального вознаграждения;

поддержание контактов с профсоюзами и выборными органами персонала, подготовка коллективных договоров, содействие проведению общественных мероприятий, выявление причин социальной напряженности в коллективе, урегулирование трудовых конфликтов и споров юридического характера.

Чтобы суметь выполнить такого рода функции, работники кадровой службы должны соответствовать следующим требованиям: быть высокообразованными людьми, способными понимать и принимать социально-экономические и технические изменения; обладать специальными знаниями человеческих аспектов организации страховой деятельности; уметь обращаться с современной вычислительной техникой, пользоваться специальными показателями и заранее определять влияние того или иного решения на отдельного человека к коллектив в целом.

...