2. Не на високому рівні поставлена робота по підвищенню кваліфікаційного рівня. Кваліфікація кадрів АУ ( керівників) визначає в значній мірі якість приймаємих рішень, нові знання дають можливість керівниками своєчасно поставити перед колективом прогресивні і реальні задачі, вибрати найбільш економічні шляхи їх рішення і забезпечити їх реалізацію. Своєчасне вивчення нових методів управління, останніх нормативних документів, відносно керуємого об'єкта і суміжних ланок, сприяє швидкому впровадженню цих положень в практику, реальному їх використанню в управлінській діяльності а тому сприяє підвищенню ефективності діяльності підприємства.

Результатом не задовільного стану підвищення кваліфікації є відсутність достатніх вмінь і навичок керівною роботи на всіх рівнях управління.

3. На ДП “Волочиський завод мінеральної води” ВАТ “Мотор Січ” проводиться тільки одна виробнича нарада в місяць. Але й вона носить формальний характер. На ній право голосу має тільки вище керівництво підприємства, встановлюються нові задачі і завдання. Не підводяться підсумки по зробленому за місяць. Це все впливає на те, що колектив не проінформований про стан справ на підприємстві, що не сприяє нормальному соціально-психологічному клімату в колективі і налагодженій роботі працівників підприємства.

ПРОЕКТНО - РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ РОЗДІЛ

3. Пропозиції щодо підвищення ефективності методів керівної діяльності

3.1 Впровадження системи організації робочих місць керівників середнього рівня

Організація робочого місця керівника включає вибір раціонального планування робочого місця і створення таких систем обслуговування, засобів зв'язку й умов праці, які б забезпечували: зручність, швидкість і якість виконання функцій керування; безперервність зв'язку і регулярність надходження необхідної і достовірної інформації; раціональне використання робочого часу; комфортність умов праці, а отже, високу працездатність і продуктивність праці керівника

Розташування матеріалів, що рекомендується, і оргтехніки на робочому столі директора й усередині столу приведене на мал. 3.1.

При кабінетах директорів підприємств (об'єднань) першої і другої груп може бути передбачена кімната особистої роботи і відпочинку, у якій розміщаються робочий стіл, робоче крісло, секційна шафа, крісла для відпочинку , квіткарка, комбінований шафа, диван, журнальний столик, торшер і т.д.

Трохи відрізняється від розглянутих планування робочих місць керівників середнього рівня -- начальників цехів, відділів і т.д.

Робоча зона розташовується в найбільш освітленій частині кабінету. Вона оснащена робочим столом і столом-приставкою, робітником кріслом, столом і кріслами для відвідувачів. Зона нарад комплектується спеціальним столом, стільцями і кріслами. Зона неофіційних переговорів комплектується журнальним столиком, двома-трьома кріслами і декоративними предметами. Зона зразків виробів оформляється чи макетами готовими виробами.

Рис.3.1 - Приклади організації робочих місць керівників середнього рівня

1 - робочий стіл; 2 - стіл-приставка; 3 - стіл для наради; 4 - крісло; 5 - стільці; 6 - тумбочка для книг; 7 - кошик для паперів; 8 - обчислювальна машина; 9-телефонний концентратор; 10 - настільна лампа; 11 - лоток для паперів; 12 - письмовий прилад; 13 - перекидний календар; 14-шафа для зразків продукції; 15 - раковина; 16 - вішалка; 17- шафа для документів; 18 - тумбочка для книг; 19 - книжкова шафа; 20 - шафа для одягу; 21 - стіл для відвідувачів; 22 - дошка для креслень, схем, розрахунків

Для цих планувань характерний розподіл на робочу зону і зону нарад, а також зону для неофіційних переговорів і розміщення зразків продукції, що випускається.

Розташування матеріалів, що рекомендується, і оргтехніки на робочому столі директора й усередині столу приведене на мал. 3.1.

У Талінському науково-виробничому меблевому об'єднанні «Стандарт» був розроблений кабінет керівника «Форту» з урахуванням вимог ергономіки, технічної естетики і НОП. Кабінет збирається з уніфікованих елементів на металевій основі і дозволяє одержати численні варіанти оформлення при раціональному використанні площі[30,с.189-192]

Організація робочого місця старшого майстра.

Особлива роль у керуванні виробництвом належить старшому майстру. Його робоче місце повинне знаходитися безпосередньо на виробничій ділянці. Робочий час майстра рекомендується обладнати у виді чи кабінету кафедри і розташувати на висоті не менш чим 0,5 м над рівнем підлоги. При цьому необхідно забезпечити гарний огляд усіх робочих місць і зручність маршруту їхнього обходу, що повинний бути максимально коротким і безпечної.

Робочий час майстра повинен бути раціонально сплановано необхідними засобами оргтехніки (зв'язку, сигналізації, лічильно-обчислювальними). Розміщення оргтехніки, документів і канцелярських приладь на робочому столі й усередині нього повинно створювати зручність і порядок у роботі. Зразкове планування робочого місця майстра показані нарис.3.1..

Для одержання і передачі усної інформації поряд з телефонним зв'язком рекомендується використовувати оперативні переговорні пристрої. Застосування підсилювача звільняє майстра від необхідності тримати під час розмови трубку. В окремих випадках при необхідності робоче місце майстри може бути оснащено телевізором для дистанційного спостереження за ходом робіт. Можливе застосування інформаційного табло і засобів радіозв'язку. При необхідності виконання складних розрахунків доцільно оснастити робоче місце малогабаритної ЕОМ[30,с.193-196].

У залежності від конкретних умов роботи кабінет майстра оснащується інвентарем (гучномовець, електронний годинник, електровентилятор, настільна лампа, сифон для води). На робочому місці майстра повинні знаходитися необхідні канцелярські приналежності і засобу вимірювальної техніки (мікрометр, штангенциркуль і т.д.).

У рис. 3.1 приведений типовий перелік меблів і оснащення робочих місць керівників.

Економія часу складається з економії часу на пошук документів, на виклики підлеглих.

Таблиця.3.1 - Вихідні дані для розрахунків:

Розрахунок економічної ефективності

Розрахунок:

1.Економія робочого часу складає:

2.Умовне вивільнення керівників:

3.Умовна економія ЗП з нарахуванням:

4.Строк окупності:

Отже, із розрахунків видно, що захід є економічно доцільним.

Таблиця 3.2 - Типовий перелік меблів та оснащення робочого місця

3.2 Раціоналізація організації ділових нарад

Ділова нарада -- один із самих відповідальних видів діяльності керівника і важливий фактор організації керування.

Нарада -- це форма організованої, цілеспрямованої взаємодії керівника з колективом за допомогою обміну думками.

Ефективність нарад залежить від того, як ними керують. Для підвищення ефективності нарад необхідно враховувати, що в залежності від ступеня плановості, характеру розглянутих питань, призначення, психологічних особливостей проведення і тривалості наради можуть бути різного типу: 1) планові і непланові (у випадку крайньої необхідності); 2) поточні (присвячуються обговоренню ряду взаємозалежних питань) і цільові (по одному чи групі взаємозалежних питань)[30,с.160-162].

По призначенню розрізняють інформаційні наради, оперативні (для обміну інформацією з метою оцінки дійсного положення на об'єкті керування і вироблення рішень по подальшому керуванню); дискусійні (з метою колективного обговорення виниклих проблем); навчальні (з метою повідомлення додаткових професійних знань);роз'яснювальні (у ході яких керівництво прагне переконати співробітників у правильності проведеної їм політики і неминучості початих кроків); проблемні (для вироблення методу рішення існуючих проблем).

При підготовці будь-якої наради необхідно: 1) чітко й однозначно визначити тему наради і її ціль; 2) ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільну послідовність питань; 3) заздалегідь познайомити учасників з тими фактами, що можуть обговорюватися в ході дискусії; 4) якомога раніше послати запрошення учасникам; 5) вибрати приміщення для засідань з гарною вентиляцією, звукоізоляцією і нормальною температурою (біля +19 °С).

Рис.3.2 - Типове планування кімнати нарад для ділових зустрічей:

1- стіл для нарад; 2 - стільці; 3 - екран; 4 - шафа для проекційної апаратури; 5 - столи для нарад; 6 - шафа для макетів; 7 - стіл журнальний; 8 - крісло для відпочинку; 9 - квіткарка

Типове планування кімнати нарад і ділових зустрічей представлені на рис.3.2.

На практиці ефективність нарад значно зменшується по різних причинах (нечіткість мети наради, недооцінка техніки проведення наради, порушення педагогічних принципів переконання й ін.).

Як показало дослідження невисока ефективність традиційних нарад досліджується. Наприклад, на японських підприємствах можна запропонувати «наради без нарад», суть яких полягає в наступному:

1. При виникненні проблеми, що вимагає колегіального рішення, перший керівник формулює її в письмовому виді.

2. Його секретар підбирає необхідні матеріали і вихідні дані для рішення цієї проблеми; складає список посадових осіб, що повинні взяти участь у пошуку найкращого рішення.

3. Керівник розглядає всі ці матеріали, вносить свої пропозиції, і потім секретар письмово чітко формулює задачу, дає перелік матеріалів, що потрібні для рішення проблеми, і пропонує співробітникам вибрати свою точку зору і викласти її.

4. Матеріали розмножуються і розсилаються обличчям, що повинні прийняти рішення.

5. Перший керівник призначає одного зі своїх заступників відповідальним за збір, узагальнення, аналіз підготовчих рішень, що і готує доповідь керівнику по цьому питанню. Фахівці вважають, що «наради без нарад» дають можливість у спокійній обстановці знаходити оптимальні рішення, виключають конфлікти, зменшують утрати робочого часу.

Економічна ефективність в результаті проведення ділових нарад.

Таблиця 3.3 - Вихідні дані для розрахунків:

Розрахунок :

1.Економія робочого часу складає:

2.Умовне вивільнення керівників:

3.Умовна економія ЗП з нарахуванням:

Отже, із розрахунків видно , що захід є економічно доцільним.

3.3 Вдосконалення технології роботи з документацією

Жодна технологічна операція керування, зв'язана з інформаційними процесами, підготовкою і прийняттям рішень, організаторською роботою, не обходиться без документування, тобто без підготовки, виготовлення, оформлення і збереження різних документів.

Документ -- це носій інформації науково-технічного, економічного, оперативно-виробничого й адміністративного характеру. Документальна інформація охоплює всі сторони діяльності підприємства, і від того, наскільки добре спроектовані форми документів, організовані їхній рух і обробка, багато в чому залежить ефективність управлінської праці.

Для раціональної організації операцій з документами необхідна їх жорстка класифікація. Усі документи підприємства можна класифікувати в такий спосіб:

технічна документація (документи по технічній підготовці і капітальному будівництві);

планово-облікова документація (документи систем техніко-економічного планування, матеріально-технічного забезпечення і збуту, фінансово-бухгалтерського і статистичного обліку);

оперативно-виробнича документація (документи, що визначають сутність процесів, оперативного регулювання процесів; циклограми виготовлення виробів, розрахунки календарно-планових нормативів, графіки потужностей і ін.);

документація по особовому складі (по прийому, підготовці кадрів);

адміністративна документація (зовнішня і внутрішня кореспонденція: службові листи, телеграми, телефонограми, доповідні і пояснювальні записки).

Особливе значення в удосконалюванні системи діловодства здобуває раціоналізація технологічного процесу роботи з документами. Умовно його можна розбити на чотири етапи: вхід, виконання, вихід, збереження.

На першому етапі (вхід) документи реєструються в спеціальному журналі (чи за допомогою системи карток), на ПЕВМ із указівкою дати, змісту документів, а також відправника й одержувача.

На другому етапі (виконання) складається проект відповідного документа, проводяться його узгодження і відбитка. На цьому етапі доцільно використовувати «типові тексти», тому що ділові листи містять до 80% повторюваних слів.

Змістом робіт третього етапу (вихід) є підписання і відправлення кореспонденції за допомогою традиційних засобів.

Роботи четвертого етапу відносяться до збереження документів. Організувати нормальне збереження документів, їхній швидкий пошук можна за допомогою розробки номенклатури справ.

На підприємстві використовуються найрізноманітніші документи: рукописні, машинописні, складені на ПЕВМ, отримані по телефаксі і т.д.

Ці підприємства мають визначену структуру внутрішнього зв'язку між діловими партнерами, підприємствами, органами влади[30,с.142-144].

Рис. 3.3 - Схема документообігу підприємства

Номенклатура справ -- це систематичний перелік найменувань документальних справ (підшивок), що формуються на початку кожного року з метою угруповання виконаних документів і їхній наступного збереження протягом визначених термінів. Терміни збереження потрібно вказувати в номенклатурі справ окремо для кожного виду документів.

Документальні справи (підшивки) формуються по визначеної груповій системі:

1) по чи призначенню назвам -- звіти, протоколи;

2) по авторах;

3) по календарних періодах;

4) по кореспондентах (міністерствам, відомствам і т.д.);

5) по кореспондентах одного чи міста району.

Раціоналізація документообігу полягає в удосконалюванні його технології за рахунок скорочення багатоступеневості маршруту документів, складання чітких технологічних карт проходження документів, впровадження автоматизованих електронних засобів і систем документообігу. Схема документообігу комерційного підприємства приведена на мал. 3.3.

Економічна ефективність в результаті вдосконалення технології роботи з документацією директора.

Таблиця 3.4- Вихідні дані для розрахунків:

Розрахунок:

1.Економія робочого часу складає:

2.Умовне вивільнення керівників:

3.Умовна економія ЗП з нарахуванням:

4.Строк окупності:

Отже, із розрахунків видно , що захід є економічно доцільним.

3.4 Раціоналізація процесу телефонних ділових бесід

Телефон -- важливий засіб ефективності управлінської праці, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме телефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4 до 27% робочого часу.

Мистецтво в користуванні телефоном складається в максимальній економії часу на телефонні бесіди при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей.

Устояних правил проведення телефонних переговорів у нашій країні ще не, існують тільки окремі рекомендації і пропозиції відділів НОП підприємств і установ. Вони припускають доброзичливе відношення до абонента, увага до нього і його питань, уміння слухати і турботу про те, щоб абонент, по можливості не чекав у телефону .

У рекомендації включені наступні розділи: 1)прийоми і методи підготовки ділових телефонних переговорів; 2)планування телефонних переговорів; 3)здійснення телефонних викликів і відповіді на них; 4)аналіз ситуацій, що виникають під час переговорів; 5)задача виконання особистого плану розмови; 6) прийоми завершення переговорів.

Велику допомогу при телефонному обслуговуванні робить керівнику правильно організований довідковий апарат. У нього можуть входити: список абонентів міської телефонної мережі (телефони підприємств, установ, організацій, квартирні телефони); короткий телефонний довідник міста (селища) на поточний рік; список телефонів центрального апарата вищого органа; список телефонів громадських організацій; вирізки з газет з переліком телефонних послуг і інформацією телефонної мережі міста (селища). Крім цього керівнику зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами. В особистому довіднику крім прізвища, імені і по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду чи справу, з яким він зв'язаний.

Велике значення має правильний вибір часу для дзвінків. При цьому в першу чергу варто враховувати інтереси абонента. Проявом делікатності є попередній дзвінок з питанням про те, коли краще подзвонити для ділової розмови. Дзвонити по службових питаннях на будинок випливає тільки у випадках крайньої необхідності.

Тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути гранично мінімальної при максимальній інформативності.

Для того щоб телефонна розмова продовжувалася мінімальну кількість часу, потрібно його ретельно спланувати, попередньо скласти коротку позначку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову і записати основні питання, що ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, що можуть виникнути в ході бесіди. У цілому розмова по телефоні підкоряється загальним правилам, викладеним для ділової бесіди, але тут виникають додаткові труднощі через відсутній зоровий зв'язок (якщо не використовується при цьому дисплейфон). Відсутню зоровий зв'язок люд» звичайно прагнуть заповнити зайвою чи багатослівністю залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду[30,с.175-180].

Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їхніх п'ять-шість хвилин. Раціональна структура телефонної розмови, що включає чотири обов'язкових елементи, і варіанти спілкування абонентів представлені в табл. 3.4.1.

Для успішного ведення телефонних переговорів необхідно дотримувати деяких правил телефонного етикету:

Знімати трубку найкраще після першого дзвоника і не пізніше четвертого.

Якщо вам чи ніколи неможливо говорити (наприклад, тут йде нарада), не беріть трубку для того, щоб відразу її опустити. Вам увесь час будуть перетелефоновувати. Краще відключити телефон на чи час сказати: «Йде нарада, подзвоните через 20 хвилин».

Ніколи не кидайте трубку, не закінчивши розмови.

Не допускайте повчальний чи дратівливий тони.

Якщо ви вже розмовляєте з кимсь особисто і раптом задзвонив телефон, що перешкодив вашій бесіді, вибачитеся, зніміть трубку і попросите телефонного співрозмовника небагато почекати (якщо особиста бесіда з відвідувачем закінчується). Якщо ж вам має бути ще довга розмова, попросите телефоную чого вам передзвонити через який-небудь час (укажіть цей час).

Домовляючись про зустріч, не намагайтеся по телефоні розв'язати всі питання, для з'ясування яких і призначаєте побачення.

Якщо телефон загальний, не прислухайтеся до розмов колеги і не коментуйте їх. Якщо розмовляєте в кімнаті, де сидять ваші колеги, не намагайтеся замаскувати від них зміст своєї розмови -- у більшості випадків це не вдається. Знайдіть можливість краще поговорити наодинці, попередьте про це розмовляючого з вами по телефону.

Якщо один зі співрозмовників довго говорить сам, то не потрібно зберігати мовчання у відповідь, а підтвердите участь у бесіді короткими нейтральними репліками: «так», «так», «ну» і т.п. Інакше в співрозмовника ж вас дійсно роз'єднали може виникнути побоювання, що вас роз'єднали.

Якщо, завжди дотримуйте правила: передзвонює вдруге той, хто дзвонив, а той, кому дзвонили, чекає.

Боріться зі звичкою кричати в телефон. Голосна мова по телефоні менш розбірлива.

Першим опускає трубку той, хто дзвонить.

Таблиця 3.5 - Раціональна структура телефонної розмови

Размещено на Allbest.ru