Система внутреннего контроля ФГУП "Почта России"

Почта России является председателем Группы по стратегическому планированию ВПС. В январе 2005 года был подписан Договор лицензии и оказания услуг, в рамках которого Россия в качестве полноправного участника присоединяется к международной системе обмена электронными почтовыми переводами СТЕФИ (STEFI - Secured Transfer of Electronic Financial Information). Система электронных почтовых переводов СТЕФИ позволяет осуществить переход от бумажного обмена международными почтовыми переводами к электронному. Данная система разработана Центром почтовых технологий ВПС.

Почта России уже осуществляет обмен международными денежными переводами через систему СТЕФИ с Украиной, Казахстаном, Азербайджаном, Беларусью и другими странами СНГ и Балтии. Из стран дальнего зарубежья Почта России обменивается денежными переводами с Францией и Китаем.

ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

Управление федеральной почтовой связи Челябинской области - филиал ФГУП "Почта России"

Адрес: 454000, г. Челябинск, ул. Кирова, 161, т.(351) 266-68-90, ф.(351) 266-69-98,secret@afps.chel.su, http://www.afps.chel.su/

В состав филиала входит 16 обособленных структурных подразделений: 15 почтамтов и автобаза. В области работает 714 отделений почтовой связи, из которых четыре отделения - 1-го класса, 29 - 2-го класса, 279 - 3-го класса, 246 - 4-го класса, 156 - 5-го класса. Общая численность почтовых работников составляет 8 654 человека, из них - 3 126 почтальонов, 1 502 - оператора связи.

Услугами почтовой связи охвачены все населенные пункты области. Доставка печати и корреспонденции производится в городах и райцентрах 7 раз в неделю, в селах - 5 раз в неделю.

Почтовая маршрутная сеть, протяженностью 37 тыс. км, состоит из 258 маршрутов, в том числе 10 - внутриобластных, 237 - внутрирайонных (внутригородских), 10 - межрайонных, 1 - межобластной.

Автопарк филиала за 2007 год пополнился 19 новыми автомобилями. Общий пробег автотранспорта за первое полугодие 2008 года составил 6 млн 340 тыс. 942 км.

Почтовые услуги:

1. универсальные услуги почтовой связи (письма, карточки, бандероли);

2. посылки;

Среднесуточный прием почтовых отправлений за 1 полугодие 2008 г. в подразделениях Челябинского филиала Почты России составляет: простая письменная корреспонденция - 61 100 шт., заказная письменная корреспонденция - 28 140 шт., посылки - 2 020 шт., письменная корреспонденция с объявленной ценностью - 980 шт

3. «Отправления 1 класса»;

4. экспресс -- почта «EMS Почта России».

Финансовые услуги:

1. выплата/доставка пенсий и пособий;

Данная услуга традиционно пользуется популярностью у жителей Челябинской области, 606 900 пенсионеров получают пенсию на почте или на дому через почтальонов.

2. почтовые переводы «КиберДеньги»;

С помощью внедренной технологии матричного кодирования производительность операций приема почтовых переводов увеличилась в 10 раз.

3. прием коммунальных платежей;

В Челябинском филиале заключены договоры на прием платежей в отделениях почтовой связи со всеми крупными жилищными и коммунальными организациями области. В Центре гибридной почты ежемесячно распечатывается более 500 тысяч счетов для оплаты за коммунальные услуги с использованием штрихкодовой информации, что позволяет ускорить процесс приема платежей и подготовки базы для последующей обработки в информационном центре того или иного почтамта.

4. прием платежей за услуги сотовой связи, Интернет и телевидение;

В отделениях почтовой связи установлено новое электронное оборудование с современным программным обеспечением WinPost, которое позволяет принимать все виды платежей. Пакет прикладных программ уже установлен на почтово-кассовых терминалах в 644 отделениях почтовой связи Челябинской области. В городских и сельских почтовых отделениях установлено 106 терминалов самообслуживания «Искра -- 201П», осуществляющих приём платежей за услуги всех сотовых операторов в режиме реального времени.

5. страховые услуги.

Актуальными и востребованными в Челябинском филиале являются услуги страхования. По договорам с компаниями «Росгосстрах», «Авикос», «УралСиб», «Макс», «Чешская страховая компания».

6. в почтовых отделениях оформляются полисы ОСАГО, страхования вкладов, добровольного страхования различных видов.

Услуги для населения:

1. «КиберПочт@»;

Во всех без исключения почтамтах, включая самые отдаленные районы Челябинской области, установлено 474 пункта коллективного доступа в Интернет на 898 рабочих места. Каждый месяц их услугами пользуются от 8 до 15 тысяч человек. Пункты коллективного доступа в Интернет Челябинского филиала предлагают клиентам более 15 видов услуг.

В рамках данного проекта организован сайт www.afps.chel.su, на котором все пользователи сети Интернет имеют возможность получать самые свежие новости почтового ведомства, информацию о почтовой сети Челябинской области, о предоставляемых услугах и тарифах, а также оформить подписку, выйти на портал Почты России и сайты других филиалов предприятия.

2. распространение печати по подписке;

Подписка на периодические издания - одна из услуг, которая востребована не только частными лицами, но и различными предприятиями и учреждениями Челябинской области. Жителям области предлагается воспользоваться различными способами оформления подписки: по телефону и факсу, на дому, с рассрочкой платежа; а также выбрать удобный вариант получения газет и журналов: «на абонентский ящик», «до востребования», «до адресата», «на рабочее место», «до квартиры или организации».

3. продажа лотерей (бестиражных, тиражных и электронных);

Реализация лотерейных билетов в Челябинском филиале осуществляется во всех отделениях почтовой связи. В структуре доходов, полученных от реализации лотерейных билетов, наибольший удельный вес приходится на бестиражные лотерейные билеты.

4. «Кодак Фотоуслуги Почтой»;

В любом отделении почтовой связи жители даже самых отдаленных населенных пунктов имеют возможность приобрести фототовары фирмы «Кодак», а также проявить цветные фотопленки и распечатать фотографии. Кроме того, на сайте Челябинского филиала Почты России можно заказать печать цифровых фотографий в режиме реального времени с получением снимков в любом почтовом отделении области или с доставкой на дом курьером.

5. услуги телефонной связи.

В Челябинском филиале услуги телефонии предоставляются пользователям только в сельской местности со служебных телефонов отделений почтовой связи на основании агентского договора, заключенного с ОАО «Уралсвязьинформ».

6. директ-мейл.

Челябинский филиал предоставляет услугу по распечатке и доставке рекламных материалов клиентов, счетов, извещений и других документов. Бланки содержат машиночитаемые реквизиты в виде штрихкода, а корреспонденция доставляется простым или заказным письмом в конвертах евростандарта http://www.afps.chel.su/.

2.2 АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Цель ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

- Получение максимальной прибыли от продаж;

- Выход на новые рынки сбыта.

Миссия компании - Наши клиенты - самое дорогое, что у нас есть.

Благодаря индивидуальному подходу к каждому клиенту и прямому интегрированному взаимодействию с мировыми поставщиками, мы предоставляем нашим клиентам качественные услуги.

На ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске существует линейно-функциональная организационная структура (см. приложение А.).

Данная структура даёт ряд преимуществ для ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске:

- Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;

- Исключение дублирования и параллелизма в управлении управленческих функций;

- Уменьшение потребности в специалистах широкого профиля;

- Позволяет высшему руководству сосредоточиться на стратегических вопросах http://www.afps.chel.su/.

Характеристика присутствующих на фирме отделов.

Отделы в фирме ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске создаются путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.

В распределение обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, положен функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.

Также при формировании отделов ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске во внимание руководства попали следующие вопросы:

- Стратификация. Количество подразделений составляют наиболее оптимальное число для ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске. Это в свою очередь определяет число уровней управления, которое соответственно, тоже оптимальное.

- Формализация. Отношения между подразделениями формально закреплены, но, несмотря на это, руководством приветствуются отношения, основанные на взаимном доверии (неформальные).

- Централизация. Право принятия функциональных решений ложится на руководителей подразделений. Это позволяет организационная структура. А руководству принадлежит право в принятии стратегических решений.

- Организационная структура. Она ясна и понятна для всего персонала, легко управляема, с четким распределением обязанностей и прав.

Таким образом, при формировании подразделений были учтены все нюансы фирмы.

Основные виды документов, используемые в деятельности организации это коллективный договор и должностная инструкция менеджера Должностная инструкция менеджера на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске. Коллективный договор предприятия ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске..

Клиентам почты предоставляется не только универсальные, но и более 60 видов современных услуг: «Телеграфный перевод плюс», внутриобластная курьерская доставка «Регион-курьер», выдача наличных средств владельцам пластиковых карт системы VISA, MasterCard, UnionCard с использованием POS-терминалов, электронная и гибридная почта, выдача кредитов Хоум-Банка, отправление международных денежных переводов Western Union, страховые и многие другие.Приём вкладов от населения совместно с Челябинским филиалом "Связь-Банка". По Челябинской области открыты и действуют 557 рабочих мест.

Гибридная почта: прием и передача сообщений, передаваемых адресату электронной почтой с доставкой в конверте из "рук в руки" по почтовому адресу. Оказание услуг населению на дому: прием телеграмм, почтовых переводов, коммунальных платежей, платежей за услуги электросвязи. Наклейка марок на почтовые отправления.

Вызов курьера на дом или в офис для приема заказа по отправке ускоренной почты. Доставка корреспонденции по схеме "Городская служебная почта" (двусторонний обмен) http://www.afps.chel.su.

Оценка состояния менеджмента на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

В небольшой организации все решения могут приниматься её руководителем. Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и будет заниматься. В ситуации возникает вопрос: должны ли права быть сконцентрированы наверху или распределены по уровням организации? На практике - это дилемма между централизацией и децентрализацией, являющаяся большой проблемой в проектировании организации. Курс лекций по дисциплине "Корпоративное управление" Автор к. Э. Н. Чуб Б. А. М., 2006

ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске постоянно развивается и очень чётко функционирует, поэтому проблем с централизацией и децентрализацией не возникает. Всё очень чётко прописано.

На любом уровне управления существует либо централизация, либо децентрализация.

На ФГУП «Почта России» филиал в г., на высшем уровне (директор) проявляется четкая централизация, то есть все решения принимает директор. На среднем уровне уже видна и децентрализация - заместители делегируют ответственность за ряд ключевых решений на своих подчиненных.

При проектировании ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске на выбор по распределению централизации и децентрализации по уровням управления влияли следующие факторы:

- Капиталоёмкость принимаемых решений. В регулирующих документах фирмы указывается даже сумма (конкретная), в пределах которой директор подразделения может принимать те или иные решения. Фирма допускает относительно большой размер этой суммы для среднего и низшего уровня управления. А это говорит о том, что на среднем уровне фирма строит свою деятельность на децентрализованной основе;

- Географическое положение. В любом случае существует предел, до которого централизация даёт эффект, то после превышения этого предела встаёт вопрос о децентрализации. Географическое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске таково, что вопрос о децентрализации на среднем уровне управления неизбежен;

- Организационная культура. Приобретенные фирмой с момента её создания ценностные ориентации, нормы и образцы поведения, носят устойчивый характер и позволяют высшему руководству делегировать свои полномочия в некоторых случаях;

- Стремление частей к самостоятельности. Существует мнение, что отделение части от целого сопровождается стремлением этой части превратиться в новое целое, стать самостоятельной. Но на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске этого быть не может. При делегировании полномочий, части фирмы не стремятся стать более самостоятельными сами по себе, а стремятся своей «определенной» самостоятельностью помочь фирме в достижении общих целей;

- Наличие соответствующих кадров. Присутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принять на себя большую ответственность способствует развитию процессов децентрализации;

- Тип предпринимательства. Так как изменений практически нет, то в данном бизнесе можно существовать и с централизацией на высшем уровне управления и децентрализацией на среднем.

Таким образом, можно сказать, что на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске степень централизации высока только на высшем уровне управления. Но на среднем и низшем уровнях управления централизация не так явно видна. Это обусловлено тем, что децентрализация увеличивает скорость и повышает объективность принятия решений, создает для работников определенные удобства и удешевляет делопроизводство, развивает способности руководителей и творческое, доверительное начало в их деятельности.

Все методы выработки управленческих решений на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске можно представить в виде следующих групп:

Неформальные методы принятия решений. Они основываются на аналитических способностях лиц принимающих управленческие решения. Это совокупность логических приёмов и методики выбора оптимальных решений руководителем путём теоретического сравнения альтернатив с учётом накопленного опыта (альтернативы - выбор возможных направлений действий для решения проблемы). В большей части неформальные методы на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске базируются на интуиции директора филиала. Их преимущество состоит в том, что принимаются они оперативно, недостаток - они не гарантируют от выбора ошибочных решений (Это решения, принимаемые непосредственно при возникновении какой-либо проблемы, например на производстве).

Коллективные методы обсуждения и принятия решений (средний и низший уровень управления). При применении коллективных методов выработки управленческих решений руководство ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске формирует такую группу, главными критериями которой являются: компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность (как правило, эту группу составляет руководящий состав подразделений). В основном это использование таких методов как заседание, совещание и т.п.

Количественные методы принятия решений. В их основе лежит научно-практический подход, предполагающий выбор оптимальных решений путём обработки больших массивов информации (расчёт физических показателей при принятии проекта предоставляется ЭВМ).

Для директора филиал в г. Челябинске ФГУП «Почта России» свойственно принимать решения уравновешенного типа. Данный тип решений свойственен таким людям, которые приступают к проблеме с уже сформулированной исходной идеей, возникшей в результате предварительного анализа условий и требований задачи. Уравновешенность проявляется в том, что выдвижение гипотез и их проверка одинаково привлекают внимание человека. Подобная тактика принятия решений наиболее продуктивна.

Отделы в фирме ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске создаются путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.

В распределение обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, положен функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.

Оборотные средства являются неотъемлемой частью активов любого предприятия, в том числе и ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске Ситнов А. Финансовый анализ в аудиторской деятельности // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2007. - № 39. Их абсолютная величина и доля в структуре активов влияют на эффективность работы и на финансовую устойчивость фирмы. Поэтому для анализа финансовой деятельности предприятия необходимо рассмотреть структуру баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске.

Проводя анализ результатов таблицу 1, в активах следует отметить тенденцию постепенного сокращения доли оборотных активов и увеличение доли внеоборотных средств. Если в 2006 году оборотные активы занимают 7,92 % в валюте баланса, то уже в 2008 году их доля сократилась до 5,7%. Эти изменения произошли за счет более быстрого постоянного роста внеоборотных средств - на 7,5% за три года по сравнению со снижением уровня оборотных активов за тот же период.

Таблица 1 - Структура баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

№	Наименование статьи	2006 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)	2007 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)	2008 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)
1	Внеоборотные активы	11256	5,98	13405	6,4	18930	7,5
2	Оборотные активы	14900	7,92	15905	7,6	14370	5,7
3	Капитал и резервы	19600	10,4	22053	10,5	18690	7,4
4	Долгосрочные обязательства	-	-	-	-	-	-
5	Краткосрочные обязательства	142221	75, 6	157843	75,4	198821	79,2
6	Валюта баланса	187977	100	209206	100	250811	100
7	Собственные оборотные средства (п.3+п.4-п.1	-140261		62690		-180131
8	Доля собственных оборотных средств в оборотных активах (п.7/п.2)	-9,4		-3,94		-12,5

Все вышеизложенное доказывает:

1) вследствие снижения доли оборотных активов снизилась мобильность средств, предприятие получило возможность более гибко управлять своими активами;

2) сократилась роль оборотных средств, от количества и структуры которых благополучие предприятия зависит теперь в большей степени.

Следовательно, финансовое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске можно признать как удовлетворительное, о чем свидетельствует динамика основных экономических показателей за последние три года.

Для наиболее продуктивной деятельности ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске деятельности необходимо повышать динамичный рост объемов оказания услуг, снижать при этом издержки, повышать качество услуг и квалификационный уровень всех сотрудников.

2.3 АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ И ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ФГУП «ПОЧТА РОССИИ» ФИЛИАЛ В Г. ЧЕЛЯБИНСКЕ

Анализ факторов внутренней среды предприятия

Информация о внутренней среде фирмы необходима руководителю, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи предприятия. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности Орлов А.И. Менеджмент: Учебник. М.: Знание, 2008. - 340 с. .

Одним из важных направлений деятельности в области кадровой политики ФГУП «Почта России» является развитие персонала с учетом требований и стратегические задачи предприятия.

Главная роль в данном направлении отводится системному и плановому, а главное непрерывному обучению работников в целях повышения профессиональной компетенции, развития управленческих навыков, планирования карьеры и формированию кадрового резерва по руководящим должностям.

Обучение персонала ФГУП «Почта России» осуществляется по следующим направлениям:

1. повышение квалификации (углубление профессиональных знаний по имеющейся профессии);

2. профессиональное обучение рабочих основного производства;

3. профессиональная переподготовка;

4. получение среднего и высшего профессионального образования;

5. тематические (краткосрочные) семинары, тренинги.

Обучение персонала проходит с отрывом/без отрыва от производства во внешних образовательных учреждениях и в учебных центрах (классах) филиалов.

В рамках развития системы внутреннего обучения персонала ФГУП «Почта России» создана следующая организационная структура:

a. Департамент развития персонала Дирекции по управлению персоналом отвечает за разработку и контроль стратегии в области обучения в рамках всего предприятия;

b. учебно-внедренческий центр ЦАИТС - ОСП «ФГУП «Почта России» проводит обучение IT-специалистов,а также разработку учебных программ, контроль за ходом внедрения проектов и сопровождение работающих задач по информационным технологиям;

c. Региональные учебные и учебно-внедренческие центры филиалов, созданные по федеральным округам, участвуют в разработке единой стратегии корпоративного обучения, разрабатывают, планируют и реализуют учебные программы, оценивают эффективность реализуемых программ;

d. учебные центры/классы филиалов осуществляют свою деятельность по обучению, повышению профессиональной квалификации и развитию работников филиалов.

По вопросу открытия почтовых специальностей и специализаций, обучения и подготовки персонала, адаптации существующих учебных программ под современную почтовую тематику ФГУП «Почта России» взаимодействует с образовательными учреждениями высшего, среднего и начального профессионального образования в Москве и регионах РФ.

Вопросами обучения и подготовки персонала ФГУП «Почта России» занимается Департамент развития персонала Дирекции по управлению персоналом.

Кроме того, в Челябинском филиале Почты России проводится масштабное переоснащение и реконструкция отделений почтовой связи. На сегодняшний день 77 почтовых отделений в различных городах и районах области отремонтированы в едином корпоративном стиле Почты России.

В Челябинском филиале Почты России 115 сотрудников имеют почетное звание «Мастер связи», 7 - «Заслуженный работник связи», в текущем году 24 почтовых работника награждены Почетной грамотой и Благодарностью ФГУП «Почта России», 20 - Почетной грамотой и Благодарностью губернатора области, 21 - Благодарностью УФПС Челябинской области.

Челябинский филиал заключил соглашение по организации целевой подготовки специалистов для предприятий почтовой связи с Южно-Уральским государственным университетом. Получить высшее образование можно и в Челябинском государственном университете, с 2006 года там открыта новая специальность «Экономика и управление на предприятии связи». С марта 2007 года в Региональном учебно-внедренческом центре Челябинского филиала осуществляется набор учащихся по специальности «Оператор почтовой связи». Кроме того, подготовкой кадров для почты занимается Челябинский радиотехнический техникум, профессиональное училище № 71 г. Челябинска,профессиональное училище № 47 г. Магнитогорска, лицей № 46 г. Озерска http://www.afps.chel.su/.

Опыт взаимодействия с региональными органами власти

В 2005 год между правительством Челябинской области и ФГУП «Почта России» было подписано Соглашение о взаимодействии в сфере совершенствования и развития почтовой связи в регионе. Данное соглашение закрепляет основные направления взаимодействия сторон и способствует более эффективному развитию почтовой связи на территории Челябинской области. В мае 2007 года подписан протокол между Министерством строительства, инфраструктуры и дорожного хозяйства Челябинской области и Челябинским филиалом Почты России о реализации Соглашения о взаимодействии в сфере совершенствования и развития почтовой связи в регионе.

В Челябинском филиале Почты России организован областной музей связи. Официальное открытие музея состоялось 16 марта 2007 года. По итогам первого Всероссийского конкурса почтовых музеев «Почта России. Связь времен» Музей почтовой связи Челябинской области стал призёром в номинации «Перспективный и развивающийся музей».

Челябинский филиал регулярно проводит областные конкурсы: «Почтовик месяца», «Лучший распространитель периодической печати», конкурсы по продвижению различных услуг почты, детского творчества и многие другие. Также филиал участвует в областном конкурсе для журналистов, организованном органами власти и областным союзом журналистов, с номинацией «Почта России сегодня».

Внутрикорпоративные мероприятия http://www.afps.chel.su/

Традиционно в «День города» Челябинский филиал проводит спецгашения, организует торговые точки, участвует в праздничных акциях.

Челябинский филиал Почты России принимал участие в конкурсе на соответствие критериям Министерства связи РФ в области качества и завоевал высокое звание победителя в номинации «Операторы почтовой связи».

С 2003 года ФГУП «Почта России» выпускает корпоративные средства массовой информации - журнал «Почта России» и газету «Почтовые вести». Сегодня эти издания представляют информацию - новости, статьи, обзоры о работе почтовой отрасли, работниках российской почты со всей страны.

Представляя эти издания сегодня на сайте Почты России, мы надеемся, что они станут источником полезной информации не только для почтовых работников, но и для клиентов и партнеров национального почтового оператора.

Журнал «Почта России» - корпоративно-деловое издание, включающее информационно-аналитические материалы, интервью руководства и специалистов предприятия, мнения экспертов и аналитиков телекоммуникационного рынка. Журнал призван доносить информацию о стратегических и тактических планах предприятия, информировать о ведущих событиях почтовой отрасли страны, международных мероприятиях. На страницах журнала можно найти материалы и комментарии о деятельности и проектах Почты России, региональном опыте внедрения новых решений в хозяйственной и управленческой деятельности. Кроме того, журнал является «организатором» конкурсов Почты России, таких как «Мисс Почта», «Лучший урок письма» и др.

Еженедельная газета «Почтовые вести» рассчитана на самую широкую аудиторию читателей. Стратегия и особенности развития ФГУП «Почта России», актуальные темы в подробностях, опыт и люди, составляющие огромный коллектив единого федерального почтового оператора, все новости отрасли, представляющие интерес не только для работников почты, но и для клиентов составляют суть издания.

Газета информирует о новых видах услуг, внедряемых проектах, оперативно сообщает новости регионов, пропагандируя их передовой опыт. Многие материалы газеты готовятся на основе материалов собственных корреспондентов филиальной сети предприятия.

С марта 2008 года газета «Почтовые вести» выходит 2 раза в месяц - второй и последний понедельник месяца.

При расчете потребности в кадрах используют различные коэффициенты, например коэффициент текучести кадров Отчет движения кадров на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске..

Текучесть кадров - это движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом (быта, условия труда и т. д.), и неудовлетворенностью организации данным работником (систематическое невыполнение обязанностей без уважительной причины, его не дисциплинированностью).

Коэффициент текучести кадров рассчитывается по следующей формуле:

Ктк = (ЧРу / ЧРср) * 100 , (1)

где Ктк - текучесть кадров; ЧРу - численность уволенных работников; ЧРср - средняя численность работников.

Данные для расчета текучести кадров представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Данные для расчетов показателей

Наименование показателей	2006	2007 год	2008 год
Численность персонала, человек	24	25	25
Средняя численность персонала, человек	23
Число уволенных, человек	8	5	10
Число прогулов, в днях	4	7	5
Число рабочих дней в году	182	183	182

Рассчитаем текучесть кадров на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

Ктк 2006 = 8 / 23 *100 = 34,8%;

Ктк 2007 = 5 / 23 * 100 = 21,7%;

Ктк 2008 = 10/ 23 *100 = 43,5%.

Текучесть кадров очень большая на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, об этом говорят следующие показатели: за 2006 год текучесть составила 34,8 %; за 2007 год - 21,7 %; за 2008 год - 43,5 %, поэтому можно сделать вывод, что на предприятии ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске процесс набора и отбора персонала, а так же мотивация сотрудников совсем не эффективна. Показатели текучести говорят об удовлетворенности, работников, что в свою очередь показывает, на сколько эффективны методы мотивации, предпринятые директором предприятия.

Численность работников на 01.01.2009г. на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске составляет 25 человек, из них управленческий персонал составляет 5 человек, что соответствует 20% от общего количества рабочих, остальные 20 человек, составляют 80% - это рабочий персонал. Коллектив сотрудников на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске: достаточно молодой, 64 % - составляют лица являющиеся студентами Отчет движения кадров на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске..

Уровень образования на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске: 28% составляют люди с высшим и 28 % незаконченным высшим образованием; 24% - это те люди, у которых образование средне-специальное, к тому же они учатся еще и в высших учебных заведениях; а оставшиеся 20 % имеют среднетехническое образование. Данные представлены на рисунке 1.

Рисунок 1- Уровень образования работников на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

где В - высшее образование;

Н - незаконченное высшее;

С - средне-специальное;

Т - среднетехническое.

Исходя из выше сказанного можно сделать вывод, о том, что 24 % со средне-специальным образованием и 28 % закончив высшее образование, не станут работать торговыми работниками, то есть это временные рабочие. Таким образом, необходимо набрать новый штат, заменить 52 % работников и набрать новых с соответствующим образованием для торговых работников (со среднетехническим), с опытом.

Одним из показателей удовлетворительности персонала работой на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске является анализ причин увольнения, ежемесячно проводимый менеджером по персоналу. Согласно этим данным (таблица 3) увольнения по причинам, поддающимся предупреждению текучести кадров, такова.

Таблица 3 - Статистика увольнения на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

	2006	2007	2008
Всего выбыло (уволилось) по причинам, поддающимся предупреждению текучести кадров	8	5	10
В том числе:
Ввиду неудовлетворенности условиями труда, профессией и материальным стимулированием	4	2	9
За совершенные прогулы	3	0	1
За хищение	1	0	0
Прочие	0	1	0

Наблюдается значительное увеличение увольнений. Текучесть кадров за последние три года превышает один процент. Положительные тенденции наблюдаются только в отношении трудовой дисциплины, количество прогулов:2006 г. - 3 , 2007г. - 0, 2008 г. - 1.

В течение последних трех лет практически все увольнения были по причинам плохой организации труда и разногласий с администрацией.

На предприятии большая текучести кадров, т.к. по сравнению с другими предприятиями его работники получают нерегулярно не только заработную плату (с учетом премий), но и различные виды ценные подарки по итогам работы за квартал, что является очень важным мотивационным фактором.

На предприятии внедрена не эффективная система аттестации. Она не позволяет руководителю узнать, что на самом деле представляют собой их сотрудники, как они используют свое рабочее время и отрабатывают ли свою зарплату, но и не решает проблему баланса стимулов в каждом индивидуальном случае. С помощью эффективной системы аттестации руководитель получит право объективно повысить или снизить зарплату. Сам работник создает собственное мнение о своем квалификационном уровне. При этом обеспечивается непосредственный контакт «работник - фирма».

Управление персоналом опирается на анализ содержания труда, способствующий правильным оценкам производственных и деловых качеств работника, организации труда, его оплаты, а также планируемой структуры и качество рабочей силы, необходимой предприятию.

Почта России проходит этап масштабных изменений. Эти изменения направлены на то, чтобы обслуживать наших клиентов - и граждан, и предприятия, - наилучшим образом. Качество работы почты - это, прежде всего, высокая скорость и гарантированная доставка http://www.afps.chel.su/.

Руководитель филиала ФГУП «Почта России» в г. Челябинске, использует жесткий авторитарный стиль управления, подавляет все идеи сотрудников на улучшения своих условий труда и проявления какой - либо инициативы.

Таблица 4 - Фазы воспроизводства персонала ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

Функции управления	Фазы воспроизводства
	формирование	распределение	перераспределение	Использование
1. Планирование	Планирование расширения штата происходит по мере необходимости; Подготовка кадров; Поиск источников набора персонала.	Планирование распределения кадров не проводится; Прогнозирование соответствия персонала современным требованиям торговли.	Разработка схемы продвижения кадров по служебной лестнице; Планирование высвобождения кадров в результате НТП не проводится.	Разработка планов по обеспечению рационального использования персонала (совмещение должностей); Разработка мероприятий по обеспечению нормальных условий труда. Формируется система оплаты труда.
2. Организация	Качественный подбор персонала. Расстановка персонала.	1. Расстановка кадров подготовленных для работы.	Расстановка кадров на соответствующие рабочие места по рекомендациям. Переподготовки кадров не осуществляется, так же как и повышения квалификации.	1. Мероприятия, повышающие производительность труда.
3. Мотивация	Отсутствует система мотивации у некоторых работников. Должностные требования осуществляются заключенным договором.
4. Контроль	1. Определяется соответствие численности кадров соответствующему лимиту.	Оценка при наборе кадров. Оценка деятельности каждого работника.	1. Контролирование перераспределения путем выявления факторов, обуславливающих профессиональное соответствие, не проводится.	1. Дальнейшая переподготовка кадров не проводится.
5.Регулирование	Устанавливает взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного режима работы

Несмотря на структуризацию процесса отбора, руководству иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда поиск и отбор персонала заранее не планируется и осуществляется лишь в момент, когда руководитель сталкивается с необходимостью заполнения тех или иных вакансий. Потребность в персонале оценивается директором и основывается на изменении объема работ.

Наше качество обслуживания должно быть выше, чем у наших конкурентов. Руководством филиала, внедрена система качества работы персонала.

Для реализации главной цели Почты России в области качества необходимо:

1). Работать с улыбкой

Добрая улыбка создаст хорошее настроение у наших клиентов. Благожелательная улыбка поможет слушать и слышать клиентов. Выясняйте с улыбкой, что беспокоит наших клиентов, и предлагайте им решение их проблем. Относитесь к своим коллегам по работе так, как хотите, чтобы относились к вам.

2). Делать все правильно

Соблюдайте установленные правила и инструкции. Наведите и поддерживайте порядок на своем рабочем месте, будьте опрятными и аккуратными.

3). Делать все быстро

Обеспечивайте высокую скорость на своем участке работы, что позволит обеспечивать качество обслуживания клиентов и скорость доставки почтовых отправлений в соответствии с обязательствами, которые Почта России несет перед клиентами. Помните, что качество работы почты - это, прежде всего, высокая скорость.

4). Быть целеустремленными

Ставьте цели по улучшению работы с клиентами и будьте упорны в их достижении. Относитесь к жалобам клиентов с пониманием и желанием оказать помощь. Добивайтесь того, чтобы клиенты могли сказать вам и друг другу, что Почта России заботится о своих потребителях.

5). Обучаться

Постоянно повышайте свою квалификацию за счет обучения, организуемого предприятием, самостоятельного обучения и обмена опытом со своими коллегами. Изучайте новые услуги, приемы и методы работы, технику и технологии. Умейте сегодня больше, чем вчера, будьте завтра лучше, чем сегодня.

6). Мы будем:

Своей качественной работой доказывать, что клиенты Почты России являются ценностью №1, что работники почты служат их интересам. Работать в соответствии с международными стандартами качества ИСО 9001 и Всемирного почтового союза.

Анализ факторов внешней среды предприятия

Анaлиз внeшнeй cpeды cлyжит инcтpyмeнтoм, пpи пoмoщи кoтopoгo paзpaбoтчики cтpaтeгии кoнтpoлиpyют внeшниe пo oтнoшeнию к opгaнизaции фaктopы c цeлью пpeдвидeния пoтeнциaльных yгpoз и внoвь oткpывaющихcя вoзмoжнocтей. Анaлиз внeшнeй cpeды пoзвoляeт предприятию cвoeвpeмeннo cпpoгнoзиpoвaть пoявлeниe yгpoз и вoзмoжнocтeй, paзpaбoтaть cитyaциoнныe плaны нa cлyчaй вoзникнoвeния нeпpeдвидeнныx oбcтoятeльcтв, paзpaбoтaть cтpaтeгию, кoтopaя пoзвoлит предприятию дocтигнyть намеченных цeлeй и пpeвpaтить пoтeнциaльныe yгpoзы в выгoдныe вoзмoжнocти Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф.. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: Дело, 2007. - 800 с. .

Таблица 5 - Оценка влияния факторов внешней среды ФГУП «Почта России»

Внешние факторы
Экономические	В последнее время в прессе, на телевидении и деловых кругах широко обсуждаются вопросы, связанные с повышением цен практически на все. Это также затрагивает сферу почтовой деятельности: повышение тарифов на почтовые перевозки, жд - и авиа транспорт, повышаются тарифные сборы и т.д
Политические	Политические факторы ни как не влияют на развитие и становление почты.
Технологические	Главная задача аналитика при изучении технологической компоненты заключается в выявлении и мониторинге эффектов технологических изменений, поскольку это влияет на конкурентную стратегию. Износ техники, постоянная замена компьютерных машин, разработка и внедрения новых расчетных программ, а также зависание компьютерных машин.
Социальные	Реальная заработная плата с учетом инфляции на ФГУП «Почта России» возросла на 8,4 процента, без учета инфляции - на 22,3 процента - до восьми тысяч 291,9 рубля в месяц. Благодаря принимаемым правительством Челябинской области мерам, задолженность по заработной плате сократилась почти в три раз - до 41,6 миллиона рублей. Среднемесячная заработная плата на ФГУП «Почта России» филиала в Челябинске составляет 10 (десять) тысяч рублей.
Экологические	Возможные экологические катастрофы, изменение погодных условий в следствии которых возникают задержки с грузами и корреспонденцией, ит.д.

Все эти компоненты макроокружения в разной степени оказывают влияние на деятельность ФГУП «Почта России». Наиболее сильное влияние оказывают экономическая и социальная составляющие макроокружения.

Использую модель «пяти сил» Портера, представим бизнес-ландшафт компании ФГУП «Почта России».

Описать модель «пяти сил» для компании ФГУП «Почта России», можно следующим образом:

В отрасли действует немного конкурентов, рассмотрим самые основные (Сбербанк России, отделение телеграфа, Интернет, Сотовые компании). Особого соперничества между данными организациями не наблюдается, так как существует спрос на производимую продукцию (борьбы за покупателей нет).

Сбербанк России предоставляет, как и ФГУП «Почта России», денежные вклады, оплата за коммунальные услуги, получение и отправка денежных переводов.

Отделение телеграфа предоставляет, как и ФГУП «Почта России», оплату коммунальных платежей, отправка почтовых телеграмм и поздравлений, а так же международные и междугородные звонки.

Интернет - почтовые письма, корреспонденция, электронные деньги и оплату коммунальных платежей по средствам электронных денег.

Сотовые компании предоставляю такие услуги, как отправка текстовых сообщений виде SMS или по электронной почте, а так же звонки вы любую точку мира.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Модель «пяти сил» компании ФГУП «Почта России»

Взаимодействие с покупателями осуществляется на основе договоров купли-продажи и особого давления ФГУП «Почта России» с их стороны не ощущает. Тем более что при повышенном спросе на производимые услуги покупатели в принципе не могут выбрать другие компании для оказания им услуг.

Входа на рынок новых участников «не предвидится».

Угрозы со стороны товаров заменителей нет.

Ценность модели пяти сил конкуренции состоит в том, что она помогает определить структуру и масштабы конкуренции в конкретной отрасли.

SWOT-анализ ФГУП «Почта России»

С помощью этой матрицы представляется возможным выявить и ранжировать проблемы стоящие перед предприятием, а так же определить направление использования существующего потенциала для их разрешения. К числу проблем можно отнести: недостаточный сбыт продукции в результате плохого использования конкурентных преимуществ, низкий уровень маркетинговых исследований, неопределенность целей и направлений развития предприятия Орлов А.И. Менеджмент: Учебник. М.: Знание, 2008. - 340 с. .

Таблица 6 - Влияние возможностей на организацию

	Сильно влияние	Умеренное влияние	Малое влияние
Высокая вероятность	ВС -Возможности расширения сбытовой сети производимых услуг. -Возможности увеличения объема продаж производимых услуг.	ВУ -Возможность выхода на новые рынки.	ВМ - Недостаточное совершенствование системы внутреннего контроля в организации
Средняя вероятность	СС -Поиск новых рыночных ниш	СУ -Появление сильных конкурентов.	СМ -Установлены стабильные и взаимовыгодные связи с потребителями
Низкая вероятность	НС. -Изменение рынков сбыта производимых услуг.	НУ - Смена опытного и квалифицированного персонала	НМ -Полное исчезновении покупательского спроса

Полученные внутри матрицы девять полей возможностей имеют разное значение для организации.

Возможности, попадающие на поля «ВС», «ВУ» и «СС» имеют большое значение для организации, и их надо обязательно использовать. Возможности же, попадающие на поля «СМ», «НУ» и «НМ», практически не заслуживают внимание организации.

В отношении возможностей, попавших на остальные поля, руководство должно принять позитивное решение об их использовании, если у организации имеется достаточно ресурсов.

Те угрозы, которые попадают на поля «ВР», «ВК» и «СР», представляют очень большую опасность для организации и требуют немедленного и обязательного устранения. Угрозы, попавшие на поля «ВТ», «СК», «НР», также должны находиться в поле зрения руководителя и быть устранены в первостепенном порядке. Что касается угроз, находящийся на полях «НК», «СТ», «ВЛ», то здесь требуется внимания.

Таблица 7 - Матрица угроз составляется для предприятия ФГУП «Почта России»

	Разрушение	Критическое состояние	Тяжелое состояние	«Легкие ушибы»
Высокая вероятность	ВР Не ренабильность предприятия, в дальнейшем закрытие и уход с рынка	ВК Непостоянство рынков сбыта продукции.	ВТ Появление более сильных конкурентов	ВЛ. Ожесточение конкуренции
Средняя вероятность	СР. Не возможность удовлетворит потребности потребителе. В итоге потеря большого числа клиентов	СК Недоступность финансов, необходимых для изменения стратегии предприятия	СТ. Увеличение услуг конкурентов, изменение привычек и желаний потребителей	СЛ. Слабая политика продвижения предприятия
Низкая вероятность	НР Потеря своей ниши сбыта и лидирующего положения на рынке	НК Отсутствие анализа информации о потребителях предприятия	НТ Экономическая нестабильность (инфляция)	НЛ Высокая стоимость услуги в сравнении с конкурентами

С помощью этой матрицы представляется возможным выявить и ранжировать проблемы стоящие перед предприятием, а так же определить направление использования существующего потенциала для их разрешения. К числу проблем можно отнести: недостаточный сбыт продукции в результате плохого использования конкурентных преимуществ, низкий уровень маркетинговых исследований, неопределенность целей и направлений развития предприятия.

Таблица 8 - Факторы, учитываемые в SWOT-анализе на ФГУП «Почта России»

Потенциальные внутренние сильные стороны предприятия	Потенциальные внутренние слабые стороны предприятия
Адекватные финансовые источники	Недоступность финансов, необходимых для изменения стратегии предприятия
Хорошее понимание потребителей	Отсутствие анализа информации о потребителях предприятия
Лидирующее положение в конкурентной борьбе	Появление более сильных конкурентов Недостаточное совершенствование системы внутреннего контроля в организации
Признанный рыночный лидер	Слабый участок рынка
Ценовое преимущество	Высокая стоимость услуги в сравнении с конкурентами
Потенциальные внешние возможности	Потенциальные внешние угрозы
Расширение диапазона возможных услуг	Увеличение услуг конкурентов, изменение привычек и желаний потребителей
Благодушие со стороны конкурентов	Ожесточение конкуренции

С помощью этой матрицы представленной в таблицы 8 возможно выявить и ранжировать проблемы стоящие перед предприятием, а так же определить направление использования существующего потенциала для их разрешения. К числу проблем можно отнести: недостаточный сбыт продукции в результате плохого использования конкурентных преимуществ, низкий уровень маркетинговых исследований, неопределенность целей и направлений развития предприятия.

Таблица 9 - Матрица SWOT-анализ ФГУП «Почта России»

	Возможности Возможности расширения номенклатуры товаров и услуг; Возможности расширения сбытовой сети. Возможности увеличения объема продаж. Возможность выхода на новые региональные рынки. Поиск новых рыночных ниш (потребителей).	Угрозы Экономическая нестабильность (инфляция) Появление сильных конкурентов.
Сильные стороны Установлены стабильные связи с основными потребителями; Установлены стабильные и взаимовыгодные связи с поставщиками; Знание и опыт работы управленческой команды предприятия на региональном рынке. Наличие опытного и квалифицированного персонала.	Поле “СИВ” - Увеличение доли рынка - Большая загрузка производственных мощностей	Поле “СИУ” - Расширение производства за счет заемных средств
Слабые стороны Политическая и экономическая нестабильность рынков сбытов. Непостоянство рынков сбыта продукции Недостаточное совершенствование системы внутреннего контроля в организации.	Поле “СЛВ” - Совершенствование системы внутреннего контроля на предприятии; - Работа останется без изменений	Поле “СЛУ” - Высокая зависимость от конкурентов - Высокая зависимость от поставщиков

Результатом рыночных отношений является, как известно, уравновешивание интересов товаропроизводителей и потребителей на основе конкуренции во всех сферах и на всех уровнях. Только в этом случае происходит свободное движение цен на товары, позволяющее определить их конкурентоспособность, потребительские качества и возможность улучшения.

Можно сказать, что ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске - это устоявшаяся организация, довольно сильное, со своими традициями и принципами организация. ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске имеет коммерческий успех на рынке. Она заняла свою рыночную нишу и востребована потребителем.

2.4 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ФГУП «ПОЧТА РОССИИ» ФИЛИАЛ В Г. ЧЕЛЯБИНСКЕ

Целями внутреннего контроля являются, с одной стороны, объективное отражение хозяйственной ситуации, а с другой стороны, поддержка интересов и политики руководства фирмы, поэтому даже эффективные системы ревизии могут находиться под влиянием руководства компании Хан Д. Планирование и контроль: концепция контроллинга: Пер. с нем. - М.: «Финансы и статистика». - 2006. - 423с. .

Среда внутреннего контроля ФГУП «Почта России» определяется как внутренними, так и внешними факторами. В числе внутренних факторов можно выделить следующие:

- стиль работы руководителей (включая конкретные действия по организации на предприятии системы внутреннего контроля);

- организационный статус отдела внутреннего контроля;

- определение и документальное закрепление процедур контроля;

- налаженность системы информационного обеспечения управления;

К внешним факторам, определяющим среду внутреннего финансового контроля на предприятии, относятся:

- уровень развития экономики;

- развитие законодательной базы;

- налоговая политика государства;

- соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля;

- риск, присущий деятельности данного предприятия, и ряд других факторов.

Как правило, решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создать такую структуру управления, которая наиболее полно отражала бы цели и задачи организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

В ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске выявлены следующие проблемы в системы управления персоналом:

...