Способы обработки информации
Определение понятия и значения информации, ее классификация, изучение степени влияния информации и данных на результативность управленческой деятельности. Выявление сфер и направлений совершенствования порядка осуществления процесса делопроизводства.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 30.03.2014 |
| Размер файла | 100,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации о всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н. Винер, «действенно жить - это значит жить, располагая правильной информацией».
Внешние факторы отражают и потребность обеспечения безопасности государства. О том, какую роль играет информация в обеспечении государственной безопасности, можно судить по итогам проигранной СССР «холодной» войны с развитыми странами Запада в конце 80-х годов ХХ века.
Поэтому следует учесть то, что у России есть реальные возможности превратить информацию в мощный фактор защиты национальных интересов. Внутренние факторы связаны с иерархическим построением органов государственной власти, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему государственного управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.
Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе государственного управления, органов государственной власти.
Говоря о системе государственного управления как о информационной системе, можно сказать что она представляет собой разветвленную сеть линий коммуникаций и баз данных, обеспечивающих циркулирование информации, поступление ее во все структуры, подразделения государственных органов.
В обществе в целом и в государственном управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техник, создание сетей и программ ЭВМ, как это полагали многие ученые и практики в 60-х годах. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности перевода всей работы с информацией на новые научные и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.
Как удачно подметил Г.Л. Смолян, «автоматизация есть новая, интеллектуальная «технология», охватывающая все в принципе возможные объекты управления - операции, ресурсы, оценки. Переход к этой новой «технологии», использующей компьютеры, в историческом плане, по-видимому, является куда более революционным, чем появление поточного производства, конвейерных линий и систем автоматического регулирования». «Нетрадиционность» проблемы состоит в том, что посредством ее решения закладываются предпосылки, основа того будущего общества, которое обозначено понятием «информационного».1 Без соотнесения сути этого (предполагаемого) общества и информационной системы государственного управления нельзя понять и сформулировать концепций последней.
Создание информационной системы государственного управления - это не приложение новых технических средств к разбухшей и бюрократизированной государственной машине, а построение новой системы государственного управления, основанной на плюрализме форм собственности, гражданском обществе, широком развитии самоуправленческих механизмов, полноте прав и свобод личности, торжестве закона и других демократических принципах и ценностях. В то же время современная организация управляемых объектов и их взаимодействий, характер информационно-обрабатывающей техники, возможности новейших средств связи (спутники, лазеры, световоды и т.д.) и другие факторы обуславливают единство и всеохватываемость информационной системы государственного управления. Нельзя ограничиваться региональными и отраслевыми, кустовыми и иными локальными информационными системами в управлении. В государстве должна быть общая система государственного управления с построенной внутри нее единой информационной системой. Тогда можно надеяться на рациональность и эффективность государственного управления.
Информационно-технологические нововведения в государственном управлении имеют комплексный характер, связаны с одновременным и согласованным использованием информационных, организационных, правовых, социально-психологических, кадровых, технических и многих других факторов. Все это требует комплексного подхода, качественного изменения как системы работы с информацией, так и функциональной и организационной структур управления, состава и структуры всей управленческой деятельности, характера и построения управленческих отношений, да и иных управленческих явлений.
Особенно актуально формирование системы содержания информации, нужной для рационального и эффективного государственного управления. В числе единиц такой информации следует выделить:
сведения, отражающие материальные, производственные, социальные, технические и технологические параметры управляемых объектов;
данные о нормах, нормативах, стимулах, регулирующих производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную, и иную, имеющую потребительский характер, деятельность управляемых объектов;
· материалы, определяющие деятельность государственных органов в сфере управления (законодательные и иные нормативные правовые акты, договорные обязательства и плановые задания, указания вышестоящих органов, результаты контрольных актов и т.д.);
сведения о количественном и качественном составе, уровне подготовки
Такие единицы информации должны соответствовать уровню и масштабам управляющих подсистем и их звеньев, закладываться в первую очередь в действующие в их рамках информационные системы. В них нужны и данные о развитии научно-технической мысли и ее новейших достижениях, о передовом управленческом опыте в стране и за рубежом.
§1.3 Нормативно-правовая база по работе с документами
Любая сфера деятельности должна иметь свою нормативную регламентацию. Безусловно, делопроизводство в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области имеет собственную нормативную базу. При отсутствии нормативно закрепленных основ документооборота невозможно само его осуществление. Все правовые акты были разработаны таким образом, чтобы как можно более полно охватить все аспекты делопроизводственной деятельности.
Несомненно, в системе нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы пользования документацией и ее учет, Федеральные законы имеют большую юридическую силу. Они закрепляют общие положения и дают возможность разработки иных актов с целью уточнения отдельных вопросов. Однако, это нисколько не умаляет значения нормативной документации, разрабатываемой на их основе. Наоборот, они обуславливают их появление и возможность применения на практике их положений.
К таким Федеральным законам относятся, к примеру, Федеральных закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В числе подобных Федеральных законов также можно отметить
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации,информационных технологиях и о защите информации», регулирующий отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» вводится единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Данный порядок не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.
В общей системе нормативно-правовой регламентации делопроизводства Роспотребнадзора также можно выделить Приказ Минкультуры России от 08 ноября 2005 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Для оптимизации документооборота также применяются Государственные стандарты. Среди них ГОСТ Р 51141-98 ОТ 27.02.1998 № 28. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Следует также отметить ГОСТ Р 6.30-2003 от 3 марта 2003 г. № 65-ст «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Указанные нормативно-правовые акты не являются единственными в системе регламентации делопроизводства. Это лишь малая часть, регулирующая конкретные отношения в сфере пользования документацией. Вся нормативная база имеет значения при применении на практике. Любое изменение в обществе является предпосылкой к принятию новых актов, соответствующих требованиям объективной действительности.
Глава 2. Современное состояние деллоприозводства в федеральных органах государственной власти
Важной задачей правительственных организаций, министерств и ведомств является повышение эффективности рабочих процессов, связанных с основной деятельностью. Значительная часть этих процессов связана с обработкой разнообразной документации и совместной работой сотрудников по подготовке и согласованию документов. В целях совершенствования организации деятельности, государственного санитарно-эпидемиологического надзора и системы управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, ее органов и организаций Приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека постоянно разрабатываются планы и методические указания по оптимизации деятельности. Без внимания не остается и внутренний документооборот.1
§2.1 Система обработки обращений граждан и пути ее оптимизации в органах Роспотребнадзора по Тульской области
В настоящее время в условиях современной России граждане все большее внимание уделяют своим законным интересам. Правовая грамотность населения с каждым днем растет, а значит, граждане узнают о способах защиты своих нарушенных прав, и соответственно, обращаются в государственные органы с целью их восстановления. Санитарное благосостояние окружающей среды, качество потребляемой продукции остается ключевым аспектом нормальной жизнедеятельности каждого человека.
В Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области ежедневно поступают обращения и жалобы, связанные с нарушением различными субъектами установленных и охраняемых государством и законом требований касаемо санитарной безопасности. В связи с этим проводится колоссальная работа, следствием которой является постоянно регистрируемое улучшение по всех сферах, отнесенных законодательными актами к ведению Управления Роспотребнадзора по Тульской области. Однако, внешне положительный результат невозможен без четко определенной и достаточной регламентации внутренней деятельности, что , несомненно, включает в себя документооборот2. Это обусловливается необходимостью осуществления полного контроля за количеством, направленностью и эффективностью реакции на поступающие обращения, анализом тенденций динамики обращений по категориям с целью распределения более пристального внимания на стагнирующие показатели, возможностью быстрого обращения к архивным сведениям, и прочими причинами, которые могут оказать значительное влияние на быстроту устранения нарушений действующего законодательства по охране окружающей среды и здоровья населения.
В этой связи Управление Федеральной службы Роспотребназдора по Тульской области осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с требованиями законодательства о порядке работы с обращениями граждан.
Все поступающие письменные обращения подлежат обязательной внутренней регистрации в журнале входящей документации с присвоением входящего номера в Приемной Управления Роспотребназдора по Тульской области. После соответствующей регистрации обращения предаются должностным лицам, специализация которых соответствует существу обозначенных в обращении вопросов, претензий, жалоб, заявлений, либо направляется в территориальные отделы Управления с целью проведения соответствующих мероприятий. На обращения после принятия по ним решений и мер подавшему их гражданину направляется мотивированный и аргументированный ответ на бланке Управления с указанием всех необходимых реквизитов. Указанные письменные ответы подлежат внутренней регистрации в журнале исходящей документации с присвоением исходящего номера в Приемной Управления Роспотребназдора по Тульской области. Это позволяет своевременно проводить реакционные мероприятия на обращения и полностью отслеживать движение документации.
Отдельным вопросом принятия поступающих обращений является их фиксация на личном приеме. Запись на прием осуществляется также в Приемной Федеральной службы Роспотребнадзора по Тульской области. На личном приеме должностное лицо осуществляет письменное протоколирование поступающих сведений, после чего уже задокументированные обращения предаются на регистрацию в Приемную. Обращения могут быть переданы лицу, осуществлявшему прием, либо специалисту, непосредственно осуществляющему трудовую деятельность по вопросам, указанным в обращении.
Для таких способов передачи информации, как факсимильное сообщение, телефонограмма, телеграмма и прочих доступные в настоящее время средств, также предусмотрена обязательная регистрация.
Во всех случаях принимающим лицом оценивается характер поступивших обращений, уясняется их содержащие по существу, о чем сообщается руководству с целью дальнейшего принятия решений по ним.
Однако, с целью наиболее точной идентификации в любой момент времени искомого документа, его регистрация также осуществляется в отделах Управления и, безусловно, при направлении в районы Тульской области, в районных отделах. К примеру, Отдел юридического обеспечения деятельности Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области осуществляет регистрацию в своих внутренних журналах и электронных базах все поступающие к ним дела об административных правонарушениях, и также определения, выносимые по ним. Это в значительной мере облегчает поиск каждого конкретного дела с возможностью отслеживания их состояния. Кроме того, имеется возможность контроля за перепиской по каждому конкретному делу, соотнесения результатов реакции и анализа правомерности проведенных мероприятий.
Безусловно, любая исходящая документации оформляется на бланке Управления Роспотребназдора по Тульской области, что позволяет сторонних лицам и организациям идентифицировать отправителя, а равно, и принадлежность документа. При оформлении всегда проверяется наличие правильность оформления и расположения всех необходимых реквизитов.
При этом ко входящей документации также могут предъявляться определенные требования при ее принятии. Обязательным является указание наименования и местонахождения адресата и отправителя, поскольку отсутствие данных сведений препятствует идентификации получателя обращения (письма, жалобы и прочее) и направлению аргументированного ответа по результатам его рассмотрения1. Само содержание текста документа не должно содержать идиоматических выражений и оскорблений в адрес конкретных должностных лиц либо Управления Роспотребназдора как государственной структуры. Такие обращения не подлежат рассмотрению.
Следуя объективно формирующейся необходимости постоянного саморазвития в условиях неустанно изменяющегося общества и научно-технического процесса, Управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области в настоящее время широко используются возможности информационной сети Internet. Еще в 2006 году был создан сайт Управления, однако широкое использование его возможностей укоренилось в сознании граждан не так давно. На сайте у потребителей имеется возможность не выходя из дома обратиться за защитой своих нарушенных прав и законных интересов. Имеется определенная форма, заполнив которую заявитель может изложить все доступные ему сведения, способствующие устранению обнаруженных нарушений санитарного законодательства и восстановлению своих прав. Для удобства передачи сведений используется также электронная почта Управления. Порядок работы с документами, получаемыми по электронной почте и посредством официального сайта идентичен порядку работы непосредственно с письменными обращениями. Указанные обращения также подлежат внутренней регистрации в соответствующих журналах после их распечатывания.
§2.2 Рассмотрение входящей корреспонденции из Федеральной службы Роспотребнадзора, Минздравсоцразвития РФ, от органов государственной власти и иных предприятий и организаций
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Управление корреспонденции производится в централизованном порядке секретарем руководителя Управления, который занимает должность старшего специалиста 1 разряда отдела организации и обеспечения деятельности Управления, и, в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к младшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «обеспечивающие специалисты». В своей служебной деятельности специалист руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом от 27 июня 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными федеральными законами, положением об Управлении, положением об отделе, инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом по Управлению № 102 от 15.11.2005 г., приказом № 388 от 14.12.2009 г. «Об утверждении Регламента Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области».
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
В территориальных отделах регистрация входящей документации производится специалистом, отвечающим за делопроизводство.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «лично», вскрываются.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только через отдел организации и обеспечения деятельности.
Документы, адресованные руководителю Управления, его заместителям, структурным подразделениям раскладываются в соответствующие папки.
Документы на имя руководителя Управления, его заместителей и в адрес Управления по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области сортируются секретарем на: регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии Перечнем документов, не подлежащих регистрации.
Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.
Документы, адресованные руководителю Управления, его заместителям, начальникам территориальных отделов после регистрации передаются руководству для резолюции.
Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются в режимно-секретном отделе и передаются руководству в первую очередь.
После рассмотрения документов руководителем Управления, его заместителями, начальником территориального отдела они возвращаются секретарю (лицу, ответственному за делопроизводство) для перенесения резолюции в журнал учета входящей документации и передачи документа исполнителю. В первую очередь обрабатывается корреспонденция из вышестоящих организаций (Федеральной службы Роспотребнадзора, Минздравсоцразвития РФ), а также из органов государственной власти, имеющая минимальные сроки к исполнению.
Документы, рассматриваемые несколькими отделами Управления, передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При ознакомлении (получении) документа исполнители в подлиннике резолюции указывают дату ознакомления (получения) и ставят свою роспись.
Резолюция руководителя считается неотъемлемой частью документа и хранится в деле вместе с документом до момента его передачи на постоянное хранение или уничтожение.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые внутри Управления (приказы, указания, протоколы, докладные записки, письма и др.), территориального отдела, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Управлении только один раз.
Отдельно регистрируются документы, присланные из Министерства здравоохранения и социального развития, Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, из органов государственной власти, обращения граждан. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
Документы регистрируются в соответствующих журналах.1
Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание ; резолюция ( исполнитель (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического содержание поручения, дата); срок исполнения; отметка об исполнении исполнения и номер документа-ответа); номер дела.
Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
В Управлении предусматривается смешанная система регистрации входящей и исходящей документации, как централизованно, так и в территориальных отделах.
Регистрация приказов, постановлений, распоряжений ведется в журнальной форме. В Управлении регистрируются:
Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ;
приказы по основной деятельности, в том числе о внесении изменений в структуру и штатное расписание Управления;
постановления Главного государственного санитарного врача по Тульской области;
распоряжения;
постановления, приказы Руководителя Федеральной службы Роспотребнадзора;
постановления, распоряжения губернатора Тульской области
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления управления, его заместителями исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный в документе срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней;
по запросам депутатов городской, областной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
- по обращениям граждан, поступившим в Управление - до одного месяца со дня их регистрации.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в журнале.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если срок установлен в документе. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Продление срока исполнения депутатских запросов членов предполагает наличие промежуточного ответа автору запроса с аргументированным обоснованием необходимости продления срока.
Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа.
Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный руководством Управления или определять его с момента поступления документа в структурное подразделение.
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно отделом организации и обеспечения деятельности в соответствии с Почтовыми правилами.
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Глава 3. Совершенствование процессов работы с документами как средство повышения эффективности деятельности органов Роспотребнадзора по Тульской области
§3.1 Проблемы по переходу на электронную систему документооборота с использованием Интернет-технологий
На официальном сайте любой желающий может изучить нормативную документацию, касающуюся деятельности Роспотребназдора в целом и Управления по Тульской области в частности. Ответственными лицами неустанно ведется контроль за достоверностью размещенных на сайте сведений, своевременностью размещения изменений, дополнений и иных относящихся к деятельности Управления новых материалов.
Однако, не всегда у граждан имеется возможность и намерение посредством сайта осуществлять самообразование и направлять письменные обращения. Порой, скорость получения ответа на интересующий вопрос во многом может повлиять на дальнейшее развитие каждой конкретной жизненной ситуации рядового потребителя1. В этом случае недостатком, проявляющим себя в настоящее время, неучтенным при разработке сайта, допустимо считать отсутствие у пользователей возможности получения в кратчайшие временные промежутки ответа на интересующий вопрос. Наиболее удобным разрешением сложившейся ситуации может явиться некоторая доработка сайта. Можно предположить с высоким процентом вероятности, что эта доработка благоприятным образом скажется на работе
Управления Роспотребназдора по Тульской области. Необходимым считается включение раздела, дающего пользователям сайта право в режиме реального времени получать все интересующие сведения от лиц, назначенных ответственными за этот вид связи с общественностью, а именно: им должен стать форум. Безусловно, это приведет к изменению штатного расписания и обязательного добавления не одной штатной единицы, но это в значительной мере сократит время, которое может быть потрачено на, к примеру, личном приеме, который помогает гражданам получить интересующую их информацию, и санкционирует устремление большего внимания на первоочередные масштабные задачи.
Опыт других административных единиц Федеральной службы Роспотребназдора доказывает необходимость принятия регламента, закрепляющего все аспекты работы по обращениям граждан. Так, оценивая в надлежащей мере разработки, к примеру, Управления Роспотребназдора по Омской или Липецкой области по данному направлению, выявляется необходимость обобщения всех используемых в настоящий момент инструкций и рекомендаций Управления Роспотребназдора по Тульской области в единую систему положений и требований. В предлагаемом регламенте (Приложение № 1) долженствует сформулировать основные понятия и разработать единые формы жалоб, заявлений и предложений, что повлияет в значительной степени на координацию деятельности в сфере документооборота.
Таким образом, все подобные действия, направленные на оптимизацию делопроизводства Управления Роспотребнадзора по Тульской области, изобличают лишь объективную необходимость соответствующей оперативной реакции и отклика на требования развивающегося общества. Однако, работа с бумажными носителя не позволяет решать все возникающие в процессе работы вопросы нормального функционирования структуры службы.
§3.2 Оптимизация деятельности региональных органов Роспотребнадзора по Тульской области путем усовершенствования организации делопроизводства - залог своевременного и качественного оказания услуг населению по обеспечению его санитарно-эпидемиологического благополучия
С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Дополнительный импульс этому процессу придают Федеральная Целевая Программа «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации («Электронная Москва», «Электронный Алтай», «Электронное Забайкалье», «Электронная Осетия», «Электронное приморье», «Электронный Татарстан» и др.).
В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных правовых актов позволил значительно расширить практику применения систем электронного делопроизводства и документооборота:
· Гражданский кодекс Российской Федерации (1994), ст. 160, п. 2.
· ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (2002).
· ФЗ «О бухгалтерском учете» (1996, редакция от 30.06.2003 г.), ст. 10, 13, 15.
· Налоговый Кодекс Российской Федерации (2000), ст. 80, п. 2 и др.
· Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (2002), ст. 75.
· Министерство по налогам и сборам с 2002 г. разрешило подачу налоговой декларации в электронном виде.
· Таможенный кодекс Российской Федерации (2003), ст. 63, п. 8, ст. 72, п. 3, ст. 81, п. 7, ст. 102, п. 4, ст. 124, п. 1 и др.
· Трудовой кодекс Российской Федерации (2003) не исключает ведения кадровой документации в электронном виде (ст. 86, п. 6).
· Равноправие бумажных и электронных документов просматривается в нормативах, относящихся к срокам хранения управленческих и финансовых документов и к форме представления регистрационно-контрольных карточек
Все большее количество документов переводятся из бумажного в электронный вид, что позволяет повысить скорость нахождения необходимой информации, снизить риски потери документов, удовлетворить требованиям нормативных актов по хранению и доступу к документам, повышается эффективность работы ведомства за счет сокращения цикла обработки документов, а также появляются гарантии соответствия регламентным требованиям по хранению документов; пользователи систем управления документами получают возможность эффективного поиска информации, а также инструменты работы с документами в контексте выполняемых задач и с учетом прав доступа к информации; Служба ИТ получает инструменты быстрой разработки и развертывания решений в соответствии с изменениями требований по обработке документов.
Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:
- Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.
- Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).
- Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т.п.
- Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т.п.
Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением электронной цифровой подписи. Такие документы уже сильно потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в бухгалтерских расчетах, в переписке, в подготовке договоров и распорядительных документов; в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов (в органах власти). 1
Другая тенденция последних лет: набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму и развитие на этой основе общей информационно-документальной системы поддержки управленческих решений. Причины такой конверсии могут быть разные.
Роспотребназдор, имея разветвленную сеть отделов и управлений, безусловно стремится увеличить оперативность передачи и получения информации (хотя бы в справочных целях). Однако, рассматривая такое намерение нельзя исключать и экономическую обусловленностью подобных действий. Конверсию бумажных документов можно рассматривать как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Конверсия здесь - средство оптимизации способов вторичного использования документов.
Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. Управление Роспотребнадзора по Тульской области уже сейчас в полной мере испытывает потребность внедрения полномасштабного электронного документооборота, однако, наличествует необходимость разработки такого порядка путем тщательной проработки и соотнесения его со спецификой деятельности.
Электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим, они становятся все более ценным информационным ресурсом как для организаций и предприятий, так и для государства в целом. Дело остается «за малым»: сохранить существующие комплексы электронных документов. В связи с этим, ключевое значение приобретают методология и принципы организации архивов электронных документов1. Учитывая количество и разнообразие поступающей и исходящей ежедневно информации и документации в Управление Роспотребназдора по Тульской области, данный вопрос стоит наиболее остро. Среди концептуальных положений такой методологии надо отметить несколько.
Архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией, это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Концептуально архив электронных документов ничем не отличается от традиционного. Это, прежде всего, организационные мероприятия, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.
Архивы (в том числе предлагаемые «электронные архивы») создаются в Управлении Роспотребнадзора по Тульской области для организации повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:
* выработать долговременную документационную политику, т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;
* производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;
* создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;
* обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того , чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;
* внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.
Электронные документы были и еще долгое время будут лишь частью документального фонда Управления Роспотребнадзора по Тульской области. Использование электронных документов до сих пор носит, главным образом, вспомогательный, справочно-информационный характер: для оперативного поиска и анализа информации с целью получения дополнительных сведений (знаний). В то же время бумажные документы рассматриваются как основные, как имеющие доказательную силу, и служат целям обеспечения правовой поддержки управления разнообразными ресурсами: административными, финансовыми, материальными, производственными, кадровыми и т.п. Вместе они составляют единый документальный фонд организации. То есть в настоящий момент в Управлении применяется смешанная форма документооборота. 1
Безусловно, удобство пользования, в большей мере остается за электронными версиями документов. Однако, как отмечалось выше, не следует забывать об объемах документации Управления. Важной отправной точкой является качественное прогнозирование на основе тщательного анализа движения документации за предшествующие годы. Это позволит правильно спланировать затраты на приобретение электронных носителей. Но главное - это поможет грамотно организовать размещение электронных документов: оперативно исполняемые и более востребованные документы - на быстрых носителях, архивные документы (при их значительном объеме) - на внешних носителях.
Следует также учитывать, что наибольшие объемы имеют электронные документы в графических форматах - оцифрованные документы. Практика показывает, что имеется вероятность столкнуться с исчерпанием серверных ресурсов при неправильном выборе формата электронного документа. Это обусловливает потребность проведения курсов и тренингов среди должностных лиц. Но эти мероприятия вполне можно считать оправданными.
Эффективное функционирование информационно-поисковой системы организации - это смысл создания электронного архива. Однако основа электронного архива другая. Это - учет электронных документов при их поступлении и отправлении. Невозможно с уверенностью говорить о сохранности документов, если неизвестно что и в каких объемах хранится.
Учитывая специфику Роспотребнадзора как государственной структуры регистрация документации в приемной Управления. Исключать этот переходный процесс обработки документации невозможно, опять же, исходя из объемов этой документации. Таким образом, важным является использования электронных баз регистрации движения документации с безусловным фиксированием поступления и отправки документов и присвоением входящих и исходящих номеров.
Обязательным условием введения прилагаемых изменений в процесс документооборота является разработка методических рекомендаций и других актов, способных четко разъяснить рядовому пользователю порядок обязательный его работы. Управление Роспотребнадзора по Тульской области старается максимально скорректировать делопроизводственный процесс, однако без содействий высших государственных структур вероятность достижения положительного результата значительно снижается.
Заключение
Таким образом, система государственного надзора за факторами среды обитания человека имеет достаточно долгую историю, и пройдя путь от земских санитарных комиссий до федеральных органов по надзору за факторами среды обитания человека, непрерывно совершенствует свою организацию, формы и методы работы в свете проводимых в стране реформ.
Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области осуществляет широкий спектр функций по контролю и надзору в сфере обеспечения санитарно - эпидемиологического благополучия населения. Объемы поступающей и исходящей документации ежегодно только возрастает. Соответственно, возрастает сложность ее обработки.
Проведенный анализ деятельности службы Роспотребнадзора в Тульской области по различным направлениям в сфере обеспечения санитарного благополучия населения показывает, что при наличии определенных средств и порядка ведения делопроизводства, качество и количеству выполняемой работы может значительным образом повыситься.
В настоящий момент документооборот осуществляется в соответствии со стоящими у Управления на данном этапе развития общества задачами. Однако, нельзя не отметить тот факт, что с каждым днем ситуация сводится к тому, что уже в ближайшее время этого окажется недостаточно.
Деятельность Управления Роспотребназдора по Тульской области по внутренней организации делопроизводства в полной мере соответствует действующему законодательству. Но опыт коллег показывает необходимость внесения существенных изменений.
К примеру, на сегодняшний в таких территориальных единицах Федеральной службы Роспотребназдора, как Санкт-Петербург или Краснодарский край, электронная система документооборота применяется при организации делопроизводства масштабно. Безусловно, полностью исключать бумажную документацию из повседневной деятельности невозможно и нелогично. В любом случае, разработка и внедрение порядка совмещения этих двух видов документооборота, приведение подобной системы в действие, существенно повлияет на качество обработки информации.
В городе Москва или, допустим, в Смоленской области, делопроизводственная деятельность организована в четком соответствии с принятыми регламентами этой самой деятельности. В них сформулирован четкий порядок работы, рассмотрены все аспекты и нюансы ее ведения, а также разработаны определенные общие формы, сокращающие время при их заполнении обратившимися.
В настоящий момент использование Internet-технологий и электронной почты набирает обороты, но они не достаточно отвечают требованиям объективной действительности. Получение конкретного ответа на поставленный вопрос в предельно сжатые сроки пользователями сайта невозможно по причине отсутствия такого ресурса на сайте организации.
Должностными лицами Управления на сегодняшний день уже осознаются преимущества ведения электронного документооборота, как минимум, это проявляется в регистрации поступающих к ним документов и сведений в электронных базах. Однако первичный прием информации осуществляется привычным способом, что не может способствовать увеличению скорости обработки документов.
В целях дальнейшего совершенствования и оптимизации делопроизводственной деятельности объективная действительность диктует необходимость внесения существенных изменений в заведенный режим документооборота.
Дальнейшая реализация предложенных трансформаций работы невозможна, безусловно, без непосредственного участия и финансовых вложений государства, но безапелляционным фактором в данном случае является результативность осуществления лежащих на Управлении функций и задач, а также, в дальнейшем позволит сократить хозяйственные расходы на обеспечение деятельности.
Очевидно, для решения рассмотренных проблем и предотвращения в будущем возникновения осложнений должны быть приняты государственные нормативные акты, достаточно регламентирующие подобные изменения общепринятых норм.
Лишь абстрагирование от обыденного понимания делопроизводства в целом, анализирование и прогнозирование потенциального влияния предлагаемых модификаций, позволит в последующем обеспечить более эффективную реакцию на более глобальные вопросы.
Дипломант предлагает к рассмотрению и применению при разработке регламента делопроизводственной деятельности при работе с обращениями граждан свой вариант такого рода организационного документа. При этом автором разработана для дальнейшего использования в повседневной практике общая форма жалобы.
Таким образом, можно предположить, что цель, поставленная в задании на выпускную квалификационную работу, достигнута, задачи выполнены.
Библиографический список
Нормативно-правовая база
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. - М.: Юрайт-М, 2000г. - К65 (Серия «Российское федеральное законодательство»). -10-11 с.
2. Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике» от 23 августа 1996 г. № 127-ФЗ - «Собрание Законодательства Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - «Собрание законодательства Российской Федерации.
4. Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - «Собрание законодательства Российской Федерации»
5. Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» - «Собрание законодательства Российской Федерации».
6. Федеральный закон от 09.02.2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправлвения». - ЭСС «Гарант».
7. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации № 149 от 8 июля 2006 г.
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2004 года № 154 «Вопросы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека». - «Собрание законодательства Российской Федерации»
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 года № 322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека». - «Собрание законодательства Российской Федерации».
10. Приказ Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 23.10.2008 г. № 397 «Об утверждении основных направлений деятельности Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека на 2009 год». - «Собрание законодательства Российской Федерации».
11. Приказ Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 25.10.2007 № 297 «Об утверждении основных направлений деятельности Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека на 2008 год.» - ЭСС «Гарант».
12. Приказ Роспотребнадзора от 14.07.2009 №431 «Об утверждении Концепции научного обеспечения деятельности органов и организаций Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека до 2015 года» - ЭСС«Гарант».
13. Приказ Федеральной службы Роспотребнадзора от 05.03.2009 года № 279 «Об организации работы «горячей линии». - ЭСС «Гарант».
14. Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденная распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2008 г. № 1662-р, постановлениями Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2004 г. № 154 «Вопросы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека», от 30 июня 2004 г. № 322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека», от 8 апреля 2009 г. № 312 «Об оценке результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения» - ЭСС «Гарант».
...Подобные документы
Определение места контроллинга в системе управления и информационного обеспечения деятельности предприятия. Понятие и сущность управленческой информации. Технология формирования управленческой информации и основные направления развития контроллинга.
курсовая работа [507,0 K], добавлен 27.11.2010Понятие информации, источники управленческой информации и информационные службы на предприятиях. Процесс промышленной разведки конфиденциальных сведений и их защита. Виды управленческой информации и информационные системы управления предприятием.
реферат [29,9 K], добавлен 17.08.2009Определение понятия информации как основного условия конкурентной способности организации. Основные виды управленческой информации, ее источники и этапы обмена данными. Использование локальных компьютерных систем для работы с данными и методы их защиты.
реферат [59,3 K], добавлен 19.02.2012Содержание, методы сбора, обработки и использование управленческой информации в процессе управления организацией. Оценка состояния внешней среды предприятия и эффективности принимаемых руководством коммерческих решений на примере ООО "Белгородгеология".
курсовая работа [2,5 M], добавлен 23.03.2016Система управленческой информации, ее классификация. Особенности методов сбора и анализа информации в государственных органах Российской Федерации. Повышение эффективности функционирования коммуникационной структуры. Перемещение коммуникативных потоков.
курсовая работа [83,6 K], добавлен 16.09.2015Изучение информационных систем в сфере управленческой деятельности на предприятии и выявление внутрифирменных проблем их внедрения. Проведение анализа полезности использования средств хранения, передачи и обработки информации на МО "Город Киров".
курсовая работа [923,6 K], добавлен 25.04.2010Анализ состояния вопроса оптимизации управленческой деятельности. Пути оптимизации деятельности управленческого персонала. Исследование и анализ документационного обеспечения системы управления. Требования к информации. Уровни управленческой информации.
реферат [41,6 K], добавлен 26.04.2010Характерные черты квалитативного исследования данных. Особенности применения индексного метода при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Анализ необходимости сбора управленческой информации. Методы сравнения и элиминирования.
презентация [522,8 K], добавлен 14.10.2014Роль документной информации в современной экономической жизни России. Взаимосвязь информации и документа. Основные требования к документной информации. Влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспечения управления.
практическая работа [34,6 K], добавлен 06.03.2008Управленческая информация как совокупность сведений о состоянии и процессах внутри и вовне организации. Источники управленческой информации, процесс ее отбора. Роль информационных технологий и аппаратных средств в практической деятельности менеджера.
реферат [22,7 K], добавлен 18.10.2009Персональные данные работника: понятие и сущность. Ограничение персональных данных от другой информации. Требования к обработке персональных данных работника и гарантия их конфиденциальности. Принципы и условия обработки информации, контроль защиты.
курсовая работа [82,2 K], добавлен 13.02.2013Сущность понятия "управление". Руководитель как система обработки информации. Основные этапы процесса планирования. Длительность производственного цикла по видам движения. График смешанного движения. Влияние факторов на время технологического цикла.
курсовая работа [60,2 K], добавлен 26.06.2011Основные понятия информации и знаний. Место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления циркулирующей информации. Менеджмент знаний, как важнейший инструмент компаний в обеспечении эффективности их деятельности.
контрольная работа [60,1 K], добавлен 14.10.2013Структура коммуникационного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель и обратная связь. Зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача информации и ее декодирование. Типы коммуникационных сетей в группе. Межличностные коммуникации.
курсовая работа [66,0 K], добавлен 05.02.2011Характер и уровень конфиденциальности обрабатываемой информации. Испытания автоматизированной системы обработки информации на соответствие требованиям по защите информации. Расчёт информационных рисков. Оценка угроз информационной безопасности.
дипломная работа [407,4 K], добавлен 21.02.2016Строительно-монтажные организации, их классификация и функции. Заводостроительные и сельскостроительные комбинаты. Технические средства технологии обработки информации в системах управления. Основные элементы системы информационного обеспечения АСУ.
контрольная работа [327,6 K], добавлен 02.07.2010Понятие информации как средства коммуникации. Ее важность для принятия управленческих решений. Общая характеристика ОАО "Синар". Анализ информационных потоков на предприятии. Рекомендации по совершенствованию процесса передачи и обработки информации.
курсовая работа [48,3 K], добавлен 15.07.2011Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации. Факторы, обеспечивающие эффективность деятельности управленческого аппарата организации. Технология информационной деятельности. Организация автоматизированного рабочего места менеджера.
курсовая работа [44,4 K], добавлен 15.03.2011Значение и сущность информации. Основные методы получения информации о ситуации. Решения по внедрению концептуальной модели информационной системы для поддержки принятия управленческих решений при формировании стратегии экономического развития региона.
курсовая работа [66,2 K], добавлен 00.00.0000Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
реферат [28,4 K], добавлен 08.10.2014
