Роль публичного выступления в профессиональной деятельности менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

предмет: Управление персоналом

Роль публичного выступления в профессиональной деятельности менеджера

2005 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Роль публичных выступлений в профессиональной деятельности менеджера

1.1 Публичное выступление как способ передачи управленческой информации

1.2 Техника публичного выступления

1.2.1 Подготовка к выступлению

1.2.2 Начало выступления

1.2.3 Выступление

1.2.4 Завершение выступления

1.3 Стили общения менеджеров с аудиторией

1.4 Культура речи оратора

Глава 2. Роль публичных выступлений в управленческой деятельности менеджера фирмы «Системные Технологии»

2.1 Историческая справка о фирме «Системные Технологии»

2.2 Особенности проведения публичных выступлений в ООО «Системные Технологии»

2.3 Рекомендации по совершенствованию техники публичных выступлений

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

управленческий аудитория выступление

"Кто не умеет говорить, тот карьеры не сделает" Наполеон Бонапарт

"Никакая другая способность человека не даст ему возможности с такой быстротой сделать карьеру и добиться признания, как способность хорошо говорить" Ч. Депью

"Люди теряют уважение к тем, кто не может говорить как следует, и они проникаются уважением к другим, кто манипулирует словами с необычайной легкостью" Т. Шибутани

В своей профессиональной деятельности каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

Информационная роль менеджера, состоит в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок и, наконец, разъясняет политику и основные цели организации. От того, насколько менеджер владеет информацией, насколько он может ясно и четко доводить информацию до членов организации, клиентов, деловых партнеров очень сильно зависит результат его работы. По своему положению руководители обязаны публично выступать и уметь продуктивно общаться.

Актуальность:

Участие в разнообразных встречах, симпозиумах и семинарах, организация собраний и обсуждений, ведение переговоров и деловых встреч являются неотъемлемой составляющей профессиональной деятельности менеджера.

Часто менеджеру приходится не только проводить деловые встречи, но и выступать перед большой или малой аудиторией. Многие руководители, несмотря на свой высокий статус, длительный и успешный опыт работы, избегают публичных выступлений, предпочитая индивидуальные обращения к сотрудникам или общение через промежуточные инстанции. Действительно, выступление перед аудиторией накладывает определенную ответственность и имеет свою специфику. Оратор испытывает давление со стороны окружающих, он не может прерваться, не чувствует привычной поддержки. Сомнение, неуверенность, волнение -- естественные спутники публичных выступлений. Но руководитель вполне может преодолеть отрицательные эмоции и, используя ораторские приемы, блестяще выступить перед любой аудиторией, добившись поставленных целей.

Значение публичных выступлений трудно переоценить. Во время публичных выступлений переговоров менеджер ставит перед сотрудниками новые задачи, сообщает о результатах работы, выступает перед деловыми партнерами по бизнесу о новых идеях, осуществляет презентацию новых товаров или услуг и пр.

Коммуникативные навыки, открытость и стремление к общению, однако, не могут заменить умения выступать и знаний в области этики делового общения. Комплекс навыков публичных выступлений, знание психологических особенностей деловой беседы не только помогают правильно построить взаимодействие с партнером или большой аудиторией, но и развивают характер, формируют остроту, логичность мышления.

Цель работы: изучение технологий проведения публичных выступлений в деятельности менеджера.

Гипотеза: Умение обращаться со словом, знание деловой риторики и психологических аспектов публичных выступлений помогают успешно решать практические и стратегические задачи руководства.

Объект исследования: информационная деятельность менеджера в фирме «Системные Технологии»

Предмет исследования: особенности публичных выступлений в профессиональной деятельности менеджера.

Задачи:

Первая задача исследования, заключается в определении понятия публичного выступления, в изучении специфики проведения публичных выступлений и роли этих выступлений в профессиональной деятельности менеджера.

Вторая задача, заключается в необходимости анализа проведения публичных выступлений менеджера фирмы «Системные Технологии» и определения их значения в менеджерской деятельности руководителя.

Третья задача заключается в разработке рекомендаций, которые помогут менеджеру фирмы улучшить свое ораторское мастерство.

Глава 1. Роль публичных выступлений в профессиональной деятельности менеджера

1.1 Публичное выступление как способ передачи управленческой информации

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Для того чтобы использовать управленческую информацию, ее нужно передавать, перемещать с одного объекта на другой, организовывать взаимосвязи между этими объектами.

Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации Абчук В.А. Менеджмент: Учебник.- СПб.: Издательство «Союз», 2002, с. 239.. Коммуникации играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для достижения целей организации.

Важным направлением коммуникационной деятельности организации является деловое общение. Под деловым общением понимается организация в интересах дела взаимодействия между людьми внутри организации и вне ее, включающая передачу и прием информации и ее восприятие участниками там же, с. 241..

Основными формами делового общения являются деловые беседы, деловые совещания, деловые переговоры, симпозиумы, семинары, публичные выступления, паблик рилейшнз (связи с общественностью), презентации.

В рамках данной курсовой работы нами будет детально изучено публичное выступление.

Итак, вся наша жизнь строится на общении - так устроено человеческое общество. Поэтому наибольших успехов в личной жизни, учебе, на работе, в бизнесе и политике достигает тот, кто умеет хорошо говорить. Особенно важны эти умения для менеджеров высших уровней управления - которым приходится выступать перед аудиторией, делать публичные заявления, выступать в прессе.

Публичное выступление - один из наиболее распространенных вариантов речевых коммуникаций.

Термин "публичное выступление" означает любое открытое, гласное выражение позиции перед людьми: в аудитории, с трибуны, через печатные, аудио - или видео средства информации и т.д. Публичным выступлением можно признать обращение с речью на митинге, общем собрании сотрудников организации, в выступлении перед группой из пяти-шести человек.

Публичная речь -- это не изящная словесность, не риторическое упражнение. Она является средством достижения деловых целей. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - М.:ИНФРА-М, 2004, с. 103.

Грамотность, логичность и эмоциональная окраска речи сегодня являются обязательными условиями любого делового общения. Деловые люди должны владеть техникой непосредственного контакта как на индивидуальном, так и на массовом уровне и уметь обращаться со словом. Владение, словом ценится очень высоко. Эта способность является составной частью общей культуры человека, его образованности.

Сегодня, к сожалению, таких знаний и умений не хватает многим деловым людям. Практически достичь этого можно только при знакомстве с деловой риторикой, с правилами верного обращения со словом, техникой его использования.

Для большинства людей выступление перед аудиторией кажется нелегкой задачей. Ошибочно было бы утверждать, что чувство неловкости, страха и трепета перед аудиторией можно преодолеть легко и просто. К сожалению, это не так.

Почему возникает страх перед публичным выступлением? Что является причиной неожиданных изменений в человеке, как только ему поручают подготовиться к выступлению, изложить свои мысли? Почему нормальный интеллигентный человек вдруг становится невыразительным, начинает запинаться, а жесты становятся беспорядочными? Почему он часто теряет нить своего рассуждения и отказывается именно от тех утверждений, в которых больше всего уверен?

Давайте проанализируем этот вопрос. Для большинства людей разговор с приятелем -- это нормальное и приятное времяпрепровождение. И в то же время аналогичный разговор на ту же самую тему перед аудиторией кажется уже чем-то неестественным и вызывающим внутреннее беспокойство. Почему?

В повседневной жизни, - участвуя в разговоре, мы редко испытываем давление со стороны окружающих и обстановки, в которой протекает разговор. Мы знаем, что в любую секунду, едва оказавшись в затруднительном положении, мы можем отказаться от продолжения разговора и снять с себя какую-либо ответственность за него.

Такие условия общения позволяют нам сконцентрироваться на главном -- передаче своих мыслей и информации.

Иначе обстоит дело, когда мы предстаем перед аудиторией, независимо от ее размеров и степени доброжелательности по отношению к нам. Стоя перед слушателями, оратор знает, что ему предстоит до конца произнести свою речь. Он осознает, что на него одного целиком возложена ответственность за встречу с аудиторией. Оказавшись без привычной поддержки, человек испытывает ряд трудностей.

В частном разговоре можно остановиться в любой момент, и всегда найдется кто-нибудь, кто его продолжит. Во время разговора по лицам и высказываниям ваших собеседников вы сразу же можете оценить эффект, который произвели ваши слова. Обращаясь же с речью к публике, в ответ вы получаете только молчание. Никто, как правило, не реагирует открыто на ваши высказывания. Никто не отвечает на ваши вопросы, никто не выказывает ни поддержки, ни осуждения.

Сможете ли вы узнать, поняли вас или нет? Именно поэтому, прежде всего выступающему следует знать те факторы, которые влияют на общение, знать и уметь пользоваться ораторскими приемами, а также знать правила и принципы построения речи.

1.2 Техника публичного выступления

1.2.1 Подготовка к выступлению

Важнейшей составляющей успешного выступления является подготовка. Хорош тот экспромт, который подготовлен заранее. Если тема проработана, то беспокойство за мысли и слова исчезает. Речь обязательно должна быть продумана, спланирована, логически выстроена и эмоционально расцвечена. Тех, кто не утруждал себя подготовкой к выступлению, в большинстве случаев ждет неудача.

Подготовка выступления включает в себя:

- выбор темы;

- определение цели речи, уяснение собственных идей;

- подбор материала для выступления;

- подготовка вступительной части (формирование интереса слушателей и заявка о намерениях оратора);

- план развития главной части выступления;

- подготовка заключения, краткого обобщения выступления. Авдулова Т.П. Психология менеджмента: Уч. пособие, - М.: Издательский мир «Академия», 2003, с. 231-232.

Выбор темы. Выбирая тему выступления, следует руководствоваться соображениями, что:

вы осведомлены в вопросе лучше, чем слушатели;

то, о чем вы собираетесь говорить, может вызвать интерес;

это актуально, для слушателей Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004, с. 109..

Четкая конкретизация темы и идеи выступления -- непременное условие, позволяющее осуществить задуманное на высоком уровне. Это придает стержень всей работе оратора, помогает осознать цель и конечный результат, достигаемый в ходе выступления.

Тема для выступления должна глубоко затрагивать не только оратора, но и аудиторию. Некоторые люди, говоря о своих делах, совершают непростительную ошибку, - касаются только тех сторон, которые интересуют их самих, но совершенно не интересны тем, кто их слушает. Как говорил Д. Карнеги: «Разве помимо вашей воли вас не тянет к тому оратору, ум и сердце которого, как вы чувствуете, поглощены действительно важной идеей и он страстно стремится воздействовать на ваш ум и сердце?» Д. Карнеги. Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей, - М., 1994, с. 291..

Определение цели выступления. Определите до начала выступления свои цели, они могут: информировать слушателей рассказ о чем-то новом; убедить слушателей подготовка слушателей к признанию способа решения проблемы; побуждение к действию вызвать желание, что-либо изменить Сухарев В. Этика и психология делового человека, М.: Агентство ФАИР, 1997, с. 303.. Зачастую выступление объединяет все три цели, но какая то из них обычно главная.

Цель любого выступления перед слушателями - подвести их к определенным выводам. А сделать это можно лишь в том случае, если оратор не копирует ход своих мыслей, а стремится к управлению мыслительным процессом слушателей.

Подбор материала к выступлению. Подготовка материала к выступлению -- один из ключевых моментов в работе оратора. Этот процесс состоит из четырех основных этапов, последовательно реализуемых один за другим.

Первый этап включает в себя сбор информации по теме предстоящего выступления. Информация должна быть как можно более емкой, но касаться только нужных вопросов. Вас не должно смущать, что собрано значительно больше материала, чем требуется для выступления. В результате его обработки лишнее отбросится, зато оставшаяся часть позволит осветить вопрос многогранно и аргументирование.

Вторым этапом является обработка информации. Этот процесс предусматривает в первую очередь осведомленность выступающего в данной области знаний, понимание сути предмета. Отобранная для речи информация должна кратко, но ясно освещать предмет, быть подкреплена фактами, содержать свежие сведения, как можно меньше включать в себя незнакомых терминов и понятий.

На третьем этапе выступающий должен выработать свою позицию по отношению к подобранной информации, то есть самостоятельно ее «переварить».

Заключительный, четвертый, этап подготовки к выступлению предусматривает компоновку материала в форму, наиболее наглядную и доступную восприятию слушателей.

Построение плана выступления. Построение ясного плана выступления -- важный аспект в подготовке речи. В зависимости от поставленных целей при публичном выступлении можно ориентироваться на одну из следующих структурных форм:

I.

а) изложение фактов;

б) высказывание соображений, вытекающих из них;

в) призыв к действиям.

II.

а) демонстрация негативных факторов;

б) способ их исправления;

в) просьба о сотрудничестве.

III.

а) достижение заинтересованности и внимания со стороны слушателей;

б) завоевание их доверия;

в) изложение материала;

г) определение доходчивых выводов, побуждающих к действию.

Выступление не должно содержать более семи основных идей, так как больше никто не запомнит. Важна краткость выступления. Способность к запоминанию информации очень ограничена, один из способов запомнить побольше информации - связать ее в виде пакетов. Необходимо хорошо структурированное содержание выступления так как способность успешного восприятия речи у слушателя сохраняется в течении 15 минут. Речь лучше всего записывать на карточки блоками. Особое внимание следует уделить началу и концу речи. Первые слова - настройка на аудиторию, поэтому начало должно быть ярким. Завершающая фраза резюмирует выступление, она должна звать к действию. Сама речь должна быть образной чем рассказывать о чем-то проще это продемонстриривать.

Формирование интереса у слушателей. Более подробно остановимся на том, как добиться заинтересованности и внимания слушателей, ибо это -- элемент выступления, ведущий к активному восприятию материала.

Для решения этой задачи нужно включать в речь интересные, необычные факты об обыденных вещах, по возможности увязывать их с личными потребностями слушателей. Неплохо насыщать речь жизненными сравнениями и знакомыми всем образами. Если это возможно, включать в повествование контрастные идеи.

Следует показывать слушателям, что излагаемые факты, идеи весьма интересны и вам самим. Интерес заразителен, и аудитория наверняка будет им охвачена. Однако невозможно завоевать интерес слушателей путем механического соблюдения существующих правил. Желательно импровизировать в зависимости от обстоятельств.

Важно помнить, что любая информация усваивается аудиторией лучше, если в этой информации есть элементы, рассчитанные на психологический протест. Быстро и прочно усваивается информация об угрозе, при этом остальная информация блокируется. Хорошо усваивается информация, касающаяся самой аудитории Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учебное пособие. - М.: Новое знание, 2000, с. 42..

Репетиция выступления. Очень важным моментом является репетиция выступления, проведенная в максимально приближенной к настоящим условиям обстановке, вплоть до произнесения речи с начала до конца со всеми жестами и артикуляцией. Неоднократное повторение этого процесса выработает некоторый автоматизм, позволит запомнить основную часть материала и отказаться от заглядывания в конспект. Это играет существенную роль, поскольку установлено, что пользование конспектом во время выступления на пятьдесят процентов снижает интерес слушателей. Большую пользу оратору может оказать в данном случае медитация. Проведение воображаемого выступления в состоянии медитации позволяет высветить возможные недостатки, ликвидировать их, выработать специфическую реакцию спокойствия и умиротворенности к моменту реальной встречи с аудиторией.

Если в планируемом выступлении объем информации велик, необходимо иметь тренированную память, дабы свободно ориентироваться в материале.

Сбор информации об аудитории. Чтобы реализовать цели выступления необходимо знание аудитории. Речь, резонирующая с представлениями и желаниями слушателей, достигает желаемого результата.

Сбор информации осуществляется в соответствии с логическими уровнями: среда (окружение) - привычный стиль поведения - способности (знания) - убеждения (мнения, ценности, предубеждения) - само представления (профессиональные и личностные) - миссия (общие цели, которые поддерживает большинство аудитории). Необходимо знать о (лидерах мнений) - это люди задающие тон оценкам и мнениям группы. Уточняется возрастной состав, специалисты перед вами или дилетанты, социальное положение, степень осведомленности о предмете выступления, личные и общественные интересы, степень близости докладчика к слушателям. Нужно знать, насколько осведомлены слушатели в данном вопросе, чем именно вы можете их заинтересовать, как это соотносится с насущными проблемами.

Перед выступлением важно знать эмоциональное состояние собравшихся в аудитории.

Конструирование своего образа. Собрав данные о аудитории можно решить в каком виде вы можете быть представлены собравшимся. Тут много выборов: подчеркнуть свой статус, возраст, принадлежность к определенной группе, обозначить род занятий и степень профессиональности.

Наиболее существенным при выступлении является (внешний знак авторитета) титул, звание и прочее. Обозначающие ценность личности через ее социальную роль. При сообщении, что перед вами генерал, профессор, директор сразу же вступают в силу определенные установки восприятия, ранее сложившиеся оценки и ожидания. Здесь вступает в действие механизм (переноса) при котором достоинства (свидетельствующего) переносятся на товар, на другого человека, на явление. При высоком авторитете выступающего аудитория будет тем более убеждаема, чем большее противоречие будет существовать между ее начальным мнением и точкой зрения, которую отстаивает выступающий.



1.2.2 Начало выступления

Уверенной походкой выйдя к месту вступления, следует сделать начальную паузу. Пауза позволяет собрать взгляд слушателей и служит как бы приглашением к разговору.

Чтобы слушатели воспринимали сказанное, оратор должен установить с ними личностный контакт. Доброжелательное, уважительное отношение вызывает, как правило, ответные чувства.

Если накануне выступления произошло какое-то из ряда вон выходящее событие, которое расстроило или возбудило людей, если вы общаетесь с аудиторией в неудачное время, например в конце напряженного рабочего дня, когда все устали, может возникнуть барьер отрицательных эмоций. Понимая, что это не исключено, нужно заранее узнать обстановку и продумать форму установления эмоционального контакта со слушателями. Возможно, вначале придется посвятить несколько слов произошедшему накануне событию, которое произвело такое впечатление. А может быть, поднять настроение собравшихся, рассказав забавную историю. Во всяком случае подходить к своей теме можно лишь после того, как вы убедитесь, что настроение слушателей позволит им воспринимать информацию.

Не следует начинать свое выступление сразу, нужно немного подождать. Никаких суетливых движений, они моментально отвлекают слушателей от существа выступления и вызывают разные ассоциации, часто далекие от содержания речи. Выступая, не следует "гулять" около трибуны, потому что слушатели станут разглядывать оратора, а не слушать.

Первая фраза всегда содержит приветствие. Оно не должно быть формальным. Если оратор рад встрече с аудиторией, ему есть что сказать людям, это отразится во взгляде, которым он окинет собравшихся, в улыбке, в приветливой интонации.

Первое впечатление слушателей должно быть позитивным, вселять уверенность, что время не будет потрачено зря. В литературе часто можно встретить перечень приемов, которые помогают выступающему сразу привлечь внимание, заинтересовать слушателей. Можно начать речь с яркого эпизода, привести афоризм, цитату, начать с парадокса. Эти приемы уместны как в главной части, так и в любой другой части выступления.

Однако яркое начало в значительной степени теряет свое значение (и даже вредит), будучи самодовлеющим. Интерес слушателей должен возрастать постепенно, каждая последующая часть должна быть сильнее предыдущей. На практике приходится нередко сталкиваться с обратным -- эффектное поражающее воображение начало и "серое" продолжение. Подобрать один яркий пример, цитату, образ нетрудно. Гораздо сложнее организовать все изложение.

После начальной паузы и приветствия обычно в зале еще ощущается некоторое напряжение, подобное тому, которое бывает, когда в комнату входит посторонний человек. " Какой он? Что скажет? Чего от него ожидать?" -- думают присутствующие. Представьте теперь, что вошедший заговорил официальным тоном, стоит как деревянный и ни на кого не смотрит. Что делают в таком случае слушатели? Замыкаются в своих мыслях или находят себе какое-нибудь занятие. Поэтому "первые слова лектора, -- говорил А.Ф. Кони, -- должны быть чрезвычайно просты, доступны, понятны и интересны, должны отвлечь, "зацепить внимание".

Неопытные ораторы часто начинают с извинений за то, что они не готовы выступать, обещают долго не задерживать внимание собравшихся и т.п. Это самый неудачный вид начала выступления. Если сам оратор низко оценивает себя и свое выступление, то как к нему будут относиться слушатели?

Чувствуя, что внимание слушателей завоевано, можно переходить к введению в тему.

1.2.3 Выступление

Переход к теме беседы для привлечения внимания лучше всего рассказать историю притчу анекдот. Хорошо работает метод волнообразной речи суть в повышении и понижении интонации. Принято говорить о нежелательном с пониженной интонацией, а о желательном, положительном - с повышающейся. Стандартный шаблон привлечения внимания с помощью интонации: понижающаяся при описании проблемы, повышающаяся к концу описания - пауза - повышение интонации при описании решения. Ключевые моменты речи выделяются голосом или жестом.

«Вовлекайте аудиторию в обсуждение. Задавайте вопросы, выясняйте особое мнение, провоцируйте спор. Проявляйте гибкость - после вхождения в резонанс необходимо его всячески поддерживать, делайте вид, что бы не происходило в зале, так и было задумано» Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учебное пособие. - М.: Новое знание, 2000, с. 48..

Прежде всего, важно помнить о видах внимания аудитории.

В том случае, когда внимание возникает независимо от воли, сознания, говорят о непроизвольном внимании.

Непроизвольное внимание возникает всякий раз, когда:

1) человек сталкивается с чем-то необычным, неожиданным, интересным для него;

2) в поле зрения или слуха человека попадает то, что его волнует, заботит, соответствует практическим интересам и потребностям;

3) действует сильный, меняющий свою интенсивность или контрастный раздражитель.

Непроизвольное внимание не утомляет, так как оно возникает "само" и не требует нервных затрат. Однако оно не устойчиво, легко переключается на другой объект.

Сосредоточиваясь на каком-то предмете или процессе сознательно, усилием воли, слушатели организуют произвольное внимание.

Произвольное внимание возникает при выполнении обязательной, но неинтересной работы. Оно сопровождается нервными затратами, утомляет.

Если внимание возникло как сознательное, волевое, но затем поддерживается без всяких усилий со стороны слушателей, т.к. они захвачены выступлением, это -- проявление послепроизвольного внимания.

«Если Вам задают провокационный вопрос - выслушайте, поблагодарите и уточните его позицию. Используйте методику расшифровки смыслов и рефрейминг, применяйте психологическое айкидо: соглашайтесь с нападающим и доведите до абсурда, пригласите его на трибуну и он скоро всем надоест». Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учебное пособие. - М.: Новое знание, 2000, с. 49.

Важнейшее условие поддержания внимания к выступлению -- его содержательность, т.е. новая, неизвестная слушателям информация или оригинальная интерпретация известных фактов, свежие идеи, анализ проблемы.

Изложение должно быть доступным, необходимо учитывать культурно-образовательный уровень слушателей, их жизненный опыт.

Поддерживает внимание сопереживание, которое возникает, когда оратор увлеченно описывает события, затрагивающие чувства и интересы аудитории. В зале при этом наступает заинтересованная тишина.

Не остаются равнодушными слушатели и к доверительности, когда оратору удается связать предмет речи с собственным опытом, собственными размышлениями.

Разговорная речь обычно сочетается с естественной, непринужденной манерой изложения, которая хорошо действует на слушателей, приглашает к совместному размышлению и разговору. Манера изложения проявляется в позе, жестикуляции, выражении лица, звучании голоса. Жесты, идущие "от сердца", усиливают эффект речи, делают ее более выразительной. Помогают убедить слушателей.

Во время выступления нельзя руки держать в карманах, это говорит о плохих манерах. К тому же, держа руки в карманах, оратор не сможет научиться пользоваться ими.

Лучше всего, когда поза при выступлении спокойная, а жесты свободные и естественные, а не небрежные и вызывающие. Когда слушатель видит перед собой мечущуюся фигуру, у пего возникает раздражение. Жестикуляция может и должна сопутствовать ходу мыслей. Шаблонных жестов не существует, есть жесты приглашающие, отвергающие, повелительные, вопросительные.

При этом необходимо считаться со следующими правилами:

1. Около 90% жестов необходимо делать выше пояса. Жестикуляция ниже пояса часто имеет значение неуверенности, неудачи, растерянности.

2. Локти не должны находиться ближе, чем на 3 см от корпуса. Меньшее расстояние будет символизировать незначительность и слабость вашего авторитета.

3. Жестикулируйте обеими руками. Самое трудное -- начать пользоваться жестами, которые вы считаете приемлемыми. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004, с. 119.

Жесты -- первооснова любого языка. Не бойтесь пользоваться ими.

Наконец, очень важны убежденность и эмоциональность оратора. Если он искренен, эти качества не только удерживают внимание слушателей на проблеме, но позволяют ему заразить собравшихся своим отношением к ней. Восточная мудрость гласит: "Ты, говорящий, никого не убедишь, когда нет в сердце у тебя того, что сходит с языка".

Необходим умеренный темп речи, такой, чтобы слушатели успевали следить за ходом мыслей оратора, усваивать сказанное, записывать.

В речи необходимы паузы. Именно во время пауз идет осмысление сказанного, появляется возможность задать вопрос.

Нужно помнить, что человек активно может слушать в среднем 15 минут. Затем необходимо сделать паузу или небольшое отступление, привести какой-нибудь любопытный факт.

Опытные ораторы, прекрасно владеющие темой, иногда прибегают к провокации: заявляют нечто, что вызывает несогласие аудитории (а, следовательно, привлекает ее внимание), а затем вместе ней приходят к конструктивным выводам.

Чем сложнее выступление, тем больше усилия приходится прилагать слушателям для концентрации своего внимания. Классическим приемом, с помощью которого можно снять эмоциональную напряженность, является юмор. Благодаря юмору создается естественная пауза для отдыха интеллекта.

Постоянный зрительный контакт позволяет следить за реакцией слушателей и управлять их вниманием. "Глаза не только "слушают" -- они и "отвечают", -- замечает Р. Хофф. Если почувствуется непонимание или равнодушие в ответном взгляде, есть возможность спасти положение, пояснив сказанное или сказав нечто, что заденет слушателей за живое.

Если контакт установлен с какой-то частью зала, по закону эмоционального заражения он охватывает всех. А контакт без взгляда не устанавливается. "Ваши глаза должны помочь в претворении в жизнь главной цели: ваши мысли должны достичь слушателей, ваши глаза должны соединиться с глазами слушателей, как твердое рукопожатие друзей". Снелл Ф. Искусство делового общения. - М., 1990, с. 127.

1.2.4 Завершение выступления

Завершение выступления представляет собой стратегически наиболее важный раздел речи. То, что оратор говорит в заключение, его последние слова продолжают звучать в умах слушателей, когда он уже закончит свою речь, и, видимо, их будут помнить дольше всего.

«Следите за аудиторией: как только увидели, что желаемый результат достигнут завершайте выступление. Конец речи, как и начало более всего запоминается, необходим особый оборот речи призыв к действию, яркий пример, цепляющая эмоции цитата» Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004, с. 121..

Одним из наиболее удачных советов для построения правильной концовки является создание резюме, состоящего из основных положений речи. «Сначала расскажите публике, что Вы собираетесь рассказать ей, затем рассказывайте, а потом расскажите ей о том, что Вы уже рассказали. Это следует делать, конечно, кратко, быстро, в виде резюме» Д. Карнеги. Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей - М., 1994, с. 417..

Также для концовки можно придумать комплимент слушателям, но такой способ заканчивать выступление должен быть искренним, чтобы быть эффективным. Здесь не может быть места грубой лести. Только объективное признание заслуг, окрашенное положительным отношением, позитивным настроем. Правильный комплимент должен вызвать гордость (в хорошем смысле этого слова) в сердцах слушателей.

«Когда Вы прощаетесь со слушателями, оставляйте их смеющимися» Там же, с. 419.. Это тоже вариант концовки выступления, и, если у оратора есть способности для того, чтобы сделать это, а также необходимый материал и повод, этим нужно воспользоваться, так как «из всех способов оканчивать выступление ни один не является более подходящим, чем юмор» Там же, с. 420..

Очень часто после выступления задают вопросы. Ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от выступления. Ответ на вопрос должен быть предельно кратким и лаконичным.

Чтобы правильно реагировать на заданный вопрос, необходимо уяснить его суть. Если вопрос сформулирован неясно, многословно, переформулируйте его и повторите вслух. Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить, чтобы было слышно всем. На разъяснительные вопросы отвечать следует обязательно. Недопустимы реплики: "Я же об этом говорил!" или "Как же вы не поняли!"

На дополнительные вопросы отвечать желательно, по крайней мере подсказать источник информации.

Нельзя уходить от вопросов, которые звучат как своеобразный вызов и связаны с желанием проверить позицию выступающего. Ответ должен быть обязательно, только нужно сохранять выдержку и чувство юмора.

Искусство отвечать на вопросы совершенствуется от выступления к выступлению. И очень важен объективный самоанализ каждого выступления. Эти записи очень помогут в будущем, это шаги оттачивания мастерства.

Технику публичного выступления необходимо совершенствовать от раза к разу. Способствует этому анализ каждого проведенного выступления. Необходимо задать себе несколько главных вопросов: уложился ли в отведенное время, что было удачным в выступлении и почему мне кажется это удачным, какие недостатки были и почему они возникли. Также проанализировать реакцию аудитории, вопросы слушателей и свои ответы на них.

1.3 Стили общения менеджеров с аудиторией

Каждый, кому приходится выступать перед аудиторией, должен выработать свой способ общения со слушателями. Эти способы можно подразделить на две большие группы.

Представители первой группы стремятся подчинить аудиторию себе. Конечно, они учитывают ее непосредственную реакцию, но предпочитают держать бразды правления в своих руках. Обычно они не допускают вольностей в поведении и речи. Этот стиль можно назвать авторитарным.

Принадлежащие ко второй группе в известной мере сами подчиняются аудитории. Они располагают более разнообразным выбором вариантов поведения на трибуне, ответов на вопросы, произнесения речи. Заметно ориентируются на реакцию аудитории, имеют более гибкую, личностную манеру общения. Это -- демократический стиль.

У обоих стилей общения с аудиторией есть свои преимущества и свои недостатки. Излишняя независимость от слушателей способна сделать выступающего нечувствительным к интересам аудитории. Стремление же во всем следовать слушателям может привести к потере авторитета и эффекта от сказанного. Оратор должен сам выбрать стиль общения в зависимости от типа своего темперамента, характера, индивидуальных качеств.

Определить собственный стиль общения с аудиторией можно с помощью теста приведенного в Приложении 1.

1.4 Культура речи оратора

Ораторское искусство обязательно включает в себя культуру речи и знание норм литературного языка.

Культура устной речи заключается в сознательном отборе и использовании тех языковых средств, которые помогают общению Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004, с. 121..

Подбирая слова для выражения мыслей, мы руководствуемся следующими соображениями: во-первых, подходит ли слово по смыслу; во-вторых, правильно ли мы его употребляем; в-третьих, уместно ли оно в данной ситуации; и, наконец, выразительно ли оно.

Выступление оратора перед аудиторией - разновидность устной речи, и оно должно быть выдержано в разговорном стиле. Но, безусловно, с достаточно сильным влиянием других стилей. У каждого оратора должен быть свой стиль речи, который определяется особенностями характера, свойств нервной системы, типом мышления. Кроме того, при всех своих индивидуальных особенностях оратор должен гибко менять свой стиль в соответствии с ситуацией. Стремясь сделать речь разговорной, нужно следить за тем, чтобы не опуститься до бытового уровня. Разговорность ораторской речи - литературная, а не обиходно-бытовая.

Злейшие враги оратора - это штампы и канцеляризмы. Выразительность речи достигается использованием как художественных средств языка (сравнений, эпитетов, риторических вопросов, крылатых выражений и т.д.), так и внеязыковых (жестов, мимики, интонации, темпа речи, пауз, громкости).

Каждое публичное выступление должно соответствовать целому ряду основных требований. Первое из них - определенность, ясность. Слушатели должны ясно понимать все слова и выражения, употребленные выступающим. Неопределенность возникает тогда, когда оратор использует незнакомые для аудитории слова типа "экстраполяции показателей этого месяца". Не стоит также употреблять двусмысленные фразы вроде "все члены Правления были переизбраны".

Следующее обязательное требование к публичному выступлению - последовательность. Она достигается, когда изложение идет от известного к неизвестному, от простого к сложному, от описания знакомого и близкого к далекому. Надо найти один существенный признак деления темы на вопросы.

Глава 2. Роль публичных выступлений в управленческой деятельности менеджера фирмы «Системные Технологии»

2.1 Историческая справка о фирме «Системные Технологии»

Фирма ООО «Системные Технологии» была основана в 1998 году в г. Калининграде. «Системные Технологии» - ведущий разработчик технологий оптимизации бизнес-процессов торговых предприятий, а именно разрабатывает программное обеспечение для КПК (карманных персональных компьютеров). КПК широко используются для автоматизации всей бизнес-цепочки торговых предприятий, использующих технологию выездной торговли, систему предварительного сбора заказа и процессы мерчендайзинга. Фирма также разрабатывает программное обеспечение для 1С Бухгалтерии на КПК.

Фирма «Системные Технологии» предлагает своим клиентам высокотехнологичные решения для автоматизации бизнеса, основанные на новейшей суперпортативной компьютерной технике и использующие уникальные программные разработки.

Миссия компании. Фирма «Системные Технологии» видит свою задачу в том, чтобы, используя огромный опыт автоматизации и структурирования рабочих процессов, обеспечить устойчиво прибыльный бизнес своих клиентов за счет внедрения принципиально новых систем автоматизации на основе суперпортативных мобильных терминалов и уникальных программных разработок.

Компания пропагандирует новейшие технологии и создает уникальные решения на их основе.

Среди клиентов фирмы -- группа компаний «Мегаполис», кондитерское объединение «СладКо», пиво-безалкогольный комбинат «Очаково», компании «Балтминводы», «Ратимир», «Стимул-Трейд», «СТ-ФУД», «Юником», «Мир колбас», «Максим», «Актив С», «Меркурий-2», «Вектор-М», «Картэкс», «Коломбо», «Стар-Трейд», «Столица-Восток», «ТТД», «Гарантсервис-Урал», «Балтийская Бизнес-Группа», «Юринат», «Балтийский Дом», «Арсенал» и др.

Для качественной работы над большими проектами необходимы большие группы специалистов и менеджмент высокого уровня для координации их усилий.

«Системные Технологии» сегодня -- это команда, состоящая из большого штата программистов (на данный момент их более сорока), а также специалистов в сфере менеджмента, маркетинга и финансов.

В работе компании используется принцип больших команд, так как, только придерживаясь подобного способа организации труда, можно реализовать крупные фундаментальные проекты четко, правильно и быстро. Для управления такими командами и получения высоких результатов в компании используются специальные средства автоматизации, методология, управленческие механизмы и стандарты качества от ведущих разработчиков программного обеспечения Microsoft и Rational.

Фирма стремимся создать все условия для удобной и эффективной работы, максимально способствующие самореализации и профессиональному росту сотрудников; поддерживает в компании теплую дружескую атмосферу.

2.2 Особенности проведения публичных выступлений в ООО «Системные Технологии»

В своей профессиональной деятельности руководителю фирмы «Системные Технологии» часто приходится прибегать к публичным выступлениям.

Например, руководитель фирмы выступает на презентациях собственной продукции - программного обеспечения для КПК. На презентации продукции фирмы демонстрируются достижения фирмы в области создания качественно нового продукта с целью привлечения к нему внимания и создания благоприятных условий выведения его на рынок и осуществления продаж.

Выступает руководитель фирмы с речью и перед собственным коллективом во время празднования юбилеев сотрудников или по случаю корпоративных и иных праздников. Подобное внимание к сотрудникам коллектива способствует более тесному единению и сплочению сотрудников, поднимают значимость каждого сотрудника. Подобные публичные выступления стали частью корпоративной культуры данной фирмы.

Также перед запуском нового проекта фирмы, руководитель собирает всех сотрудников, благодарит за успешное завершение старого проекта и доводит до сведения всех коллег суть нового проекта, объясняет значение нового продукта, и просит от коллег слаженной и скоординированной работы по осуществлению нового проекта. Подобные публичные выступления мобилизуют деятельность всех работников для достижения общей цели. Каждый сотрудник в коллективе чувствует высокую значимость собственного труда.

Для оценки публичного выступления руководителя фирмы приведем текст его публичной речи перед сотрудниками (см. Приложение 3).

Речь выступающего достаточна энергичная, чувствуется увлеченность оратора данным вопросом. Руководитель не читает речь по бумажке, а говорит по памяти, импровизирует. Жесты и позы оратора говорят о его положительной самооценке, убежденности в правильности того, о чем говорит. Доброжелательный открытый взгляд на слушателей. Руководитель явно увлечен своей речью.

После прослушивания речи руководителя приведенного в Приложении 3, многие сотрудники еще очень долго оставались под впечатлением от услышанного, чувствовался оптимизм и прилив сил, возникло стойкое желание работать еще лучше. Каждый понял, что от слаженной работы всего коллектива зависит достижение общей цели.

В целом публичное выступление руководителя оценивается положительно, грамотно построенным, и несмотря на тщательную и долгую подготовку текста выступления, оно оказалось живым и энергичным.

Недостатки: речь оратора бывает иногда очень длинной, а в речи используются часто сложные термины, не понятные широкому кругу слушателей.

Для определения к какому типажу лекторов относится руководитель фирмы мы предложили ему пройти тестирование.

Тест "Какой вы лектор?" (см. Приложение 1)

Тестируемый руководитель относится ко второму типу лекторов, которые придерживаются демократического стиля общения с аудиторией. Принадлежащие ко второй группе в известной мере сами подчиняются аудитории. Они располагают более разнообразным выбором вариантов поведения на трибуне, ответов на вопросы, произнесения речи. Заметно ориентируются на реакцию аудитории, имеют более гибкую, личностную манеру общения.

Тем, кто относится ко второму типу, посоветуем позаботиться о том, чтобы быть "в форме" в момент выступления. Постарайтесь максимально взять под контроль свое поведение, вплоть до мимики, жестикуляции. Стремитесь усовершенствовать свою манеру общения с аудиторией.

Тест "Уверены ли вы в себе?" (см. Приложение 2). По результатам теста исследуемый руководитель уверен в своих действиях. Ему никогда не случалось сомневаться в себе или в своих способностях. Окружающие обращаются к нему за советами.

2.3 Рекомендации по совершенствованию техники публичных выступлений

Наполеона как-то попросили выделить самые важные слагаемые успеха. Гениальность? Упорство? Умение увлекать за собой? Наполеон не замедлил с ответом, который оказался простым: "Практика, практика, практика!".

Так вот, хотя в целом проведение публичных выступлений менеджера можно назвать достаточно профессиональными, все можно дать некоторые рекомендации по улучшению мастерства выступления:

Выступая, не говорить, а разговаривать с аудиторией. Когда выступающий "говорит" что-либо аудитории, -- это практически то же самое, что "советовать", а когда "разговаривает" с аудиторией -- это то же самое, что "советоваться". И тогда: говорить аудитории -- это в определенной мере принижать ее, а разговаривать с аудиторией -- это в определенной мере возвышать ее. А поскольку от такого возвышения (пусть и не осознаваемого) человек скорее испытывает не отрицательные, а положительные чувства, то дальше начинает работать закон ассоциации: эти приятные чувства связываются с их источником, а потом вступает в силу закон максимизации наград: человека тянет туда, к тому объекту, от которого ему "хорошо". А это -- уже мнение, мнение положительное, что, естественно, в копилку имиджа руководителя и фирмы.

Не перегружать речь сложными терминами и понятиями. Поскольку продукция фирмы - это сложные автоматизированные системы, то в речи руководителя присутствуют сложные и непонятные термины и понятия. Поэтому речь необходимо составить в более простой и доходчивой форме для более широкого круга слушателей.

Использовать технику «провоцирования улыбки». Во время выступления необходимо чаще разряжать напряженную деловую обстановку какой либо шуткой. Веселого оживления в аудитории, улыбок на лицах -- вполне достаточно для достижения цели с помощью данного психологического механизма: когда человек улыбается (а тем более, когда смеется) -- значит, он испытывает вовсе не отрицательные эмоции, а скорее наоборот. А далее -- ассоциация этих эмоций с источником и -- тяга к этому источнику.

Использовать технику -- "говорить то, что хотят услышать". Суть этой техники - показать каждому человеку, какую ему лично выгоду принесет предложение фирмы.

Корректировать темп своей речи. Не нужно говорить слишком быстро, как и говорить слишком медленно.

Использовать в своих выступлениях (презентациях) наглядный, демонстрационный материал. Прежде всего, необходимо обеспечить наглядность представляемого материала. Важность этого требования определяется тем, что по данным психологов, из всего получаемого объема информации человек способен запомнить не более 10 % услышанного. 30 % - увиденного и 50 % - увиденного и услышанного одновременно. Отсюда известное выражение: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Наглядность достигается путем представления аудитории демонстрационных схем, плакатов, таблиц, а также использования печатного текста в виде докладов; буклетов и т. д. Вместе с тем наглядность не является самоцелью. Ее задача -- усилить и сделать запоминающимися речевой или печатный текст, а также, что весьма важно, сберечь ценное время выступления или презентации.

Речь должна быть построена так, чтобы вовлечь слушателя в обсуждение проблемы, заставить его думать и переживать. Этому способствуют риторические вопросы, размышления вслух, обращения к слушателям за советом и помощью (например: «Как вы думаете, какую экономию времени и средств можно получить, используя нашу технику?»).

Язык выступления должен быть живым, образным (например: «Память нашего компьютера способна вместить содержание миллионов томов -- всего написанного человечеством за его долгую историю»).

В речи на презентации следует избегать фраз от первого лица. Следует говорить «мы», «нас», «наше» и т. д. Это придаст высказываниям больший вес и достоверность.

Важно помнить, что короткая и яркая речь всегда имеет больший эффект, чем длинное выступление.

Необходимо позаботиться о том, чтобы быть "в форме" в момент выступления. Постарайтесь максимально взять под контроль свое поведение, вплоть до мимики, жестикуляции. Стремитесь усовершенствовать свою манеру общения с аудиторией.



Заключение

Целью нашего исследования являлось изучение технологий проведения публичных выступлений в деятельности менеджера.

Исследование проводилось на примере анализа проведения публичных выступлений руководителя фирмы «Системные Технологии».

Перейдем к рассмотрению полученных результатов каждой задачи исследования.

При решении первой задачи исследования, которая заключалась в определении понятия, в изучении специфики проведения публичных выступлений и роли этих выступлений в профессиональной деятельности менеджера. При решении этой задачи использовались методы логического анализа учебной и публицистической литературы. Было установлено, что публичное выступление это одна из форм делового общения. Термин "публичное выступление" означает любое открытое, гласное выражение позиции перед людьми: в аудитории, с трибуны и пр. Менеджер в своей деятельности собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок и, наконец, разъясняет политику и основные цели организации. От того, насколько менеджер владеет информацией, насколько он может ясно и четко доводить информацию до членов организации, клиентов, деловых партнеров очень сильно зависит результат его работы. По своему положению руководители обязаны публично выступать и уметь продуктивно общаться. При проведении публичных выступлений необходимо использовать знания деловой риторики и техникой ее использования. Подготовка к выступлению включает в себя выбор темы; определение цели речи, уяснение собственных идей; подбор материала для выступления; подготовка вступительной части (формирование интереса слушателей и заявка о намерениях оратора); план развития главной части выступления; подготовка заключения, краткого обобщения выступления. Во время публичного общения большое значение имеет темп речи, убежденность и эмоциональность оратора, правильная жестикуляция, зрительный контакт с залом, юмор для разрядки обстановки, лаконичность изложения, стиль общения с аудиторией, и культура речи оратора.

При решении второй задачи, которая заключалась, в необходимости анализа проведения публичных выступлений менеджера фирмы «Системные Технологии» и их значения в менеджерской деятельности руководителя. В своей профессиональной деятельности руководителю фирмы «Системные Технологии» часто приходится прибегать к публичным выступлениям: презентации новой продукции, выступления перед коллективом. Рассмотрев одно из публичных выступлений менеджера фирмы, мы в целом положительно оценили технику проведения публичных выступлений, манеру общения с аудиторией. Речь оказалась энергичной, оптимистичной, способствующей более продуктивной работе сотрудников.

При решении третьей задачи были разработаны следующие рекомендации, которые помогут менеджеру фирмы улучшить свое ораторское мастерство:

Выступая, не говорить, а разговаривать с аудиторией

Не перегружать речь сложными терминами и понятиями.

Использовать технику «провоцирования улыбки»

Использовать технику -- "говорить то, что хотят услышать".

Корректировать темп своей речи.

Использовать в своих выступлениях (презентациях) наглядный, демонстрационный материал.

Речь должна быть построена так, чтобы вовлечь слушателя в обсуждение проблемы, заставить его думать и переживать.

...