Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

Комитет по образованию Мингорисполкома

Учреждение образования

Минский государственный колледж электроники

Специальность: Документоведение и документационное обеспечение управления

Дисциплина "Документационное обеспечение управления"

Курсовая работа

Тема "Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну"

Выполнила

Л.Д. Олех

Проверила

Д.Т. Колосун

Минск 2013



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. ПОНЯТИЕ КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ

1.1 Понятие коммерческой тайны организации

1.2 Требования к информации, составляющей коммерческую тайну

1.3 Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну

1.4 Информация, которая не может составлять коммерческую тайну

Глава 2. ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, КРИТЕРИИ ЕЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Глава 3. МЕСТО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЩЕЙ СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Глава 4. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Годовая проверка наличия дел

4.2. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов

4.3. Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей

4.4. Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей

Глава 5. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ

Глава 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ

6.1 Ответственные лица

6.2 Противоправность поведения работника

6.3 Обязанность возместить причиненные убытки

Глава 7. СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

Заключение

Список используемой литературы и Интернет-ресурсов



Введение

Одной из важнейших составных частей национальной безопасности любой страны в настоящее время единодушно называется ее информационная безопасность. Проблемы обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.

Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление документов имеет большое практическое значение.

Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.

Цель работы - рассмотреть подходы к организации конфиденциального делопроизводства в организациях и определить способы защиты коммерческой тайны.

Для достижения поставленной цели, в работе были поставлены следующие задачи:

изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота с грифом коммерческая тайна;

проанализировать систему управления и организацию делопроизводства в организациях;

охарактеризовать организацию документооборота на предприятиях;

определить ответственность за нарушения конфиденциальности информации.

Предметом исследования является организация системы конфиденциального делопроизводства на предприятиях и организация управленческих воздействий, связанных с системой делопроизводства.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику курсовой работы, которая состоит из введения, семи глав, заключения и списка использованной литературы.

коммерческий тайна документ конфиденциальность



Глава 1. ПОНЯТИЕ КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.

1.1 Понятие коммерческой тайны организации

Большое значение имеет коммерческая информация о деятельности предприятия, общества, компании, незаконное получение и использование которой могут нанести не только материальный, но и моральный вред владельцу этой информации.

Подробное разъяснение о правовых основах защиты коммерческой тайны в Республике Беларусь содержится в Положении о коммерческой тайне, утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 06.11.1992 № 670.

Коммерческую тайну в соответствии с Положением составляют преднамеренно скрываемые экономические интересы и информация о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности субъекта хозяйствования, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможной угрозой экономической безопасности субъекта хозяйствования.

Информация, составляющая коммерческую тайну, является собственностью субъекта хозяйствования, либо находится в его владении, пользовании и распоряжении в пределах, установленных собственником и законодательными актами.



1.2 Требования к информации, составляющей коммерческую тайну

Информация, составляющая коммерческую тайну, должна соответствовать следующим требованиям:

- иметь действительную и потенциальную ценность для субъекта хозяйствования по коммерческим причинам;

- не являться общеизвестной или общедоступной согласно законодательству Республики Беларусь;

- обозначаться соответствующим образом с осуществлением субъектом хозяйствования надлежащих мер по сохранению ее конфиденциальности через систему классификации информации как коммерческой тайны, разработки внутренних правил засекречивания, введения соответствующей маркировки документов и иных носителей информации, организации секретного делопроизводства;

- не являться государственным секретом и не защищаться авторским и патентным правом;

- не касаться негативной деятельности субъекта хозяйствования, способной нанести ущерб интересам государства.

1.3 Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну

Информация составляет служебную или коммерческую тайну, когда:

- она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

- к ней нет свободного доступа на законном основании;

- обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Такая норма содержится в ст.140 Гражданского кодекса РБ (в последней редакции Закона РБ от 10.01.2011 № 241-З) (далее - ГК).

Положением определяются следующие сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну субъекта хозяйствования:

- учредительные документы, а также документы, дающие право на занятие предпринимательской деятельностью и отдельными видами хозяйственной деятельности;

- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности и составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест.

Приведенный в Положении перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, не носит исчерпывающего характера и может быть расширен. Это подтверждается содержанием п.3 ст.1010 ГК. В нем предусмотрено, что правила о защите нераскрытой информации не применяются в отношении сведений, которые в соответствии с законодательством не могут составлять служебную или коммерческую тайну (сведения о юридических лицах, правах на имущество и сделках с ним, подлежащие государственной регистрации, сведения, подлежащие представлению в качестве государственной статистической отчетности, и др.).

1.4 Информация, которая не может составлять коммерческую тайну

Те сведения, которые можно получить из открытых источников, приказов, распоряжений и иных документов, доступных для всеобщего ознакомления, не могут являться сведениями, составляющими коммерческую тайну субъекта хозяйствования.

На примере Закона РБ от 6 ноября 1992 г. N 670 «О коммерческой тайне» рассмотрим, какие именно данные не составляют коммерческую тайну субъекта хозяйствования. К ним относятся сведения:

1) содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и населения в целом;

5) о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в т.ч. охране труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства Республики Беларусь и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, расходах, численности и оплате труда их работников, использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными законами.

Коммерческую тайну следует отличать от государственных секретов, которые определены как сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, защищаемые государством (Закон Республики Беларусь от 19.07.2010 N 170-З "О государственных секретах")

Государственные секреты подразделяются на 2 категории: государственная тайна и служебная тайна.

Государственная тайна - это сведения, в результате разглашения или утраты которых могут наступить тяжкие последствия для национальной безопасности Республики Беларусь.

Служебную тайну составляют сведения, в результате разглашения или утраты которых может быть причинен существенный вред национальной безопасности Республики Беларусь.

Служебная тайна может являться составной частью государственной тайны, не раскрывая ее в целом.



Глава 2. ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, КРИТЕРИИ ЕЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Законодательством РБ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства предприятия;

- с ограниченным количеством копий;

- в специально выделенном помещении;

- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных документов из дел;

- перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

- ставится в известность руководитель предприятия:

- служба безопасности;

- принимаются меры к розыску документа.

На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.



Глава 3. МЕСТО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЩЕЙ СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Успешность активно работающей и развивающейся фирмы в современных условиях не может быть надежно стабильной, если в ней не работают стандартные правила конфиденциального делопроизводства. Жесткая конкурентная борьба в условиях рыночной экономики порождает такие явления, как промышленный шпионаж и финансовая разведка. Даже у самых честных и выдержанных людей бизнеса иногда возникает непрошенное желание знать планы прямых конкурентов, Если вспомнить такие понятия, как конкурсное участие, тендер, аукцион, то можно представить, какие выгоды могло сулить владение информацией о планах соперничающих фирм, об их финансовой состоятельности. Зачастую разглашение конфиденциальной информации о состоянии дел компании приводило к ее полному краху от целенаправленной деструктивной деятельности организаций-конкурентов, владевших информацией о внутренних проблемах компании, о ее слабых местах. Есть и другие причины соблюдать стандартные процедуры конфиденциального делопроизводства: гарантированная сохранность документов, контроль за их исполнением, отслеживание пути документов в пределах организации и вне ее, и другие.

Существует практика деления информации на две основные группы: открытая и с ограниченным доступом. Информацию, составляющую вторую группу, можно разделить на подгруппы: составляющие государственную тайну и содержащие конфиденциальную информацию. В зависимости от информационного наполнения документы можно разделить на секретные и конфиденциальные. Документам первой группы присваиваются грифы «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». На документах второй группы могут делаться отметки следующего вида, обозначающие степень конфиденциальности информации и ее принадлежность: «Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и другие.

Практически вся документация организации является конфиденциальной, а значит, сформировался перечень из более тридцати видов документов, на которых проставляется какой-либо из грифов. Подобный подход не делает эффективной безопасность информации, так как в число конфиденциальных бумаг попадают зачастую совершенно не нуждающиеся в защите документы.

Для хранения конфиденциальной документации отводится специально оборудованное, безопасное помещение. Конфиденциальная документация запирается в шкафах и опечатывается.

Все конфиденциальные документы можно разделить на исходящие, входящие и внутренние. На первом этапе обработки входящие конфиденциальные документы попадают в руки уполномоченных на работу с такого рода документами сотрудников. Они устанавливают количество листов, составляющих документ, количество экземпляров и наличие приложений. Если обнаруживается несоответствие имеющихся в пакете документов с перечнем, указанным в сопроводительном письме, сотрудник, сверявший опись с имеющимися в наличии документами, должен составить соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых немедленно пересылается отправителю пакета.

Обязательной является регистрация конфиденциальных документов в специальных журналах. Страницы журнала представляют собой таблицу, содержащую графы: № по порядку, дата регистрации документа, дата подписания и номер документа, адресант, наименование и краткое содержание, количество листов документа, количество листов приложения, количество экземпляров, исполнитель, примечания.

На каждом входящем документе при регистрации должен быть проставлен отпечаток штампа, в который ответственный вписывает наименование документа, его регистрационный номер и дата поступления.

На следующем этапе руководитель организации рассматривает документ и определяет его судьбу: рецензирует документ, назначает исполнителя и передает ему документ с рекомендациями по исполнению. Исполнитель дает расписку в получении конфиденциального документа в журнале регистрации. По исполнении положений документа на нем делается специальная отметка, и он передается для подшивки в дело.

Документ в дальнейшем может продолжать использоваться, может быть отправлен на хранение в архив, уничтожаться. Каждый документ имеет свои сроки хранения, которые регламентируется специальными нормативными документами.

Что касается регламента работы с исходящими конфиденциальными документами, то можно определить ряд стандартных процедур, с помощью которых формируется содержание документа и отслеживается его путь от адресанта до адресата. Подготовительный этап - разработка проекта документа, затем его согласование с руководством и подписание, заключительный этап - регистрация в журнале исходящих конфиденциальных документов и отправка документа.

На этапе подготовки исходящего конфиденциального документа назначается его исполнитель, который и разрабатывает документ, оформляя в двух экземплярах. Законченный проект документа должен утверждаться руководством организации и передаваться для регистрации в журнале исходящих конфиденциальных документов.

Отправка документов осуществляется в соответствии с утвержденным руководством организации перечнем адресатов с указанием регистрационного номера исходящего конфиденциального документа.

Для регистрации выдачи и возврата заводится специальный журнал по аналогии с журналом регистрации входящих документов с разницей в наименование граф таблицы. В таблице журнала регистрации выдачи - возврата конфиденциальных документов имеются следующие графы: номер по порядку, номер документа, дата выдачи, наименование документа и его краткое содержание, количество страниц в документе, количество страниц в приложении, количество экземпляров, ФИО лица, получившего документ, расписка в получении, отметка о возврате с подписью и датой, примечания.

При передаче конфиденциальных документов ответственному лицу сверяется его номер, количество листов документа и приложений (если они есть), количество экземпляров и с сотрудника берется расписка в получении. Подобная процедура производится при возврате документа с добавлением в нее отметки в журнале регистрации выдачи - возврата документа, которая делается лицом, отвечающим за конфиденциальное делопроизводство. Он указывает дату возврата документа и ставит свою подпись.

Как уже упоминалось выше, архивное хранение конфиденциальной документации производится в соответствии с нормативными документами, регламентирующими сроки хранения документов определенных типов и назначения, а также условия их хранения. Если вкратце, то процедура архивного хранения подобного рода документации выглядит следующим образом. Документация, относящаяся к конфиденциальной, отправленная на архивное хранение, упаковывается в коробки и опечатывается. Для архивного хранения выделяется помещение, в которое ограничивается доступ персонала организации и посторонних лиц. Документы, исчерпавшие срок хранения или не подпадающие под действие положений, регламентирующих сроки хранения конфиденциальной документации, могут быть уничтожены специально созданной комиссией, которая составляет акт, утверждаемый впоследствии руководителем организации.

Если конфиденциальный документ в процессе делопроизводства был утерян, приведен в негодность, то руководством организации создается специальная комиссия для расследования причин случившегося и выявления виновных лиц.



Глава 4. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВИДЫ

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства.

Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составляющими частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление причин этого и взятие таких документов на учет.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.

Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их пользователям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому необходимо осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении.

Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

* 1. проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации;

* 2. проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;

* 3. проверки фактического наличия всех носителей и всех, не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

* 4. проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка).

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек). В том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, а также при проверках их фактического наличия, т.к. регистрационные данные и количество листов дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.

Проверки правильности проставления отметок о движении документов, дел и носителей (отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета и др.) следует возлагать на другого сотрудника, не принимавшего участия в проставлении отметок о движении.

Самым оптимальным вариантом является проведение проверок одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежание их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.

Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: «“», «+» и др.

Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.

Проверки правильности производства отметок об отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета, подшивке в дело заверяются подписями проверявших (при проведении проверок одним сотрудником - одной подписью) с проставлением даты.

При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

1. охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

2. проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

3. фиксация конечных результатов проверок.

Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.



4.1 Годовая проверка наличия дел

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение. Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение. Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших документов и оформляются следующим образом: «Перерегистрирован в журнал за _____, год под № ____» с указанием года журнала и номера документа.*

Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и, предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие годы. На обложке дела и в номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера) дела, номера тома дела, количества листов в томе. Кроме того, в делах, зарегистрированных в истекшем году, проверяется соответствие данных о количестве листов на обложке дела и в заверительной надписи.

Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения. В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (в документе количество листов - по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных в истекшем году).

Годовая проверка наличия учетных журналов (картотек) должна проводиться после выверки и закрытия журналов (картотек) учета носителей (при погодном их учете), изданных и поступивших за истекший год документов. В ходе выверки осуществляется проверка наличия округлений (закрытия) всех регистрационных номеров (снятия носителей и документов с учета по данному регистрационному номеру) и проверка наличия карточек в картотеке отработанных документов. При этом если отдельные документы и носители перерегистрированы в журналы учета следующего года, то в журналах учета документов (носителей) текущего и следующего годов проверяется соответствие учетных данных, а на документе (носителе) - наличие нового учетного штампа. Правильность отметок о перерегистрации в журнале текущего года заверяется подписями проверяющих, а в журнале следующего года рядом с номером документа (носителя) проставляется отметка о правильности регистрационных данных. После последнего регистрационного номера в журнале или на отдельной карточке, помещаемой в конце картотеки, производится запись: «Все учетные номера журнала (картотеки) закрыты и проверены», заверяемая подписями проверявших с проставлением даты. При наличии незакрытых учетных номеров выявляются причины и принимаются меры по закрытию.

Для проверки наличия всех учетных журналов (картотек), заведенных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются журналы (картотеки) и номенклатура дел. В журнале и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, номера тома (при наличии двух и более томов), количества листов (в журнале - по заверительной надписи). В картотеке и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, количества карточек (в картотеке по последнему номеру карточки).

Даты проверок проставляются в номенклатуре дел рядом с индексом (номером) дела (журнала, картотеки), в журнале учета документов выделенного хранения рядом с номером документа. Выявление отсутствующих дел, документов и журналов производится путем выверки дат проверок и подписей о снятии их с учета.

*) Таким же образом перерегистрируются и носители. Отметка о перерегистрации проставляется в графе 9 журнала учета носителей.

Отсутствие дел, документов и журналов их поиск осуществляется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок.

При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел и документов выделенного хранения оно прилагается к акту проверки с отражением в отметке о наличии приложения.

4.2 Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов

Для проверки наличия носителей, не переведенных на учет документов выделенного хранения, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида, наименования или назначения носителя, количества листов с их просчетом. В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, количества экземпляров документа и количества листов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновременно проверяется наличие подписи за уничтожение черновика (если он был). Если на момент проверки по каким-либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его наличие с просчетом листов и соответствие записям в графе 5 журнала.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов.

Даты проверок фактического наличия носителей и документов проставляются при журнальном способе учета в соответствующем журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном способе - в графе 3 контрольного журнала.

Поскольку проверка фактического наличия носителей и документов должна проводиться по схеме от документа к учетному журналу (карточке) и они проверяются, как правило, не в последовательности учетных номеров, а по местонахождению, то по завершении проверки всех носителей и документов выявляются непроверенные носители и документы по отсутствию дат проверок.

Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты в дела), то в форме учета проверяется наличие отметок и подписей о произведенных операциях с установлением соответствия количества зарегистрированных листов (а по изданным документам - и экземпляров) документа количеству снятых с учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном способе учета карточка помещается в картотеку отработанных документов.

Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску.

При отсутствии положительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах своей работы. В случае нахождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, то в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных. В соответствующих учетных формах производятся отметки о списании документов со ссылкой на номер и дату заключения комиссии.

Комиссия создается и при обнаружении в ходе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей). В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными и формулируются предложения, направленные на предотвращение неучтенного издания документов. Выявленные неучтенные документы регистрируются в соответствующих формах учета.

4.3 Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей

Для проверки правильности проставления регистрационных данных носителей должны привлекаться журнал учета носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Если носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета носителей, а в журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе в реквизите «Отметка об исполнителе»), количестве экземпляров (в документе - по их фактическому наличию и в реквизите «Отметка об исполнителе»), количестве листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа.

Наиболее сложной является проверка правильности проставления регистрационных данных поступивших документов, поскольку в их состав входят документы, зарегистрированные по журналу учета поступивших документов (входящие документы), журналу учета документов выделение-, го хранения, а также возвращенные документы, которые ранее были зарегистрированы по разным видам учета.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и документы.

В журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов (графа 3) количеству зарегистрированных (графа 5). В журнале учета пакетов и журнале учета поступивших документов проверяется соответствие данных о присвоенном входящем учетном номере, дате поступления документа номере, за которым документ направлен, предприятии-отправителе.

В журнале учета поступивших документов и на документе проверяется соответствие входящего учетного номера, грифа конфиденциальности, даты поступления, вида и заголовка документа, предприятия-отправителя, номера, за которым документ направлен, даты документа, количества листов (с просчетом их в документе).

В документе, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие учетных номеров, грифов конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в реквизите «Отметка о наличии приложения». Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в журнале учета поступивших документов (рядом с номером документа).

Для проверки правильности присвоения регистрационных данных документов, взятых на учет документов выделенного хранения без присвоения входящего номера, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета документов выделенного хранения и документы. В журналах учета пакетов и документов проверяется соответствие данных о присвоенном номере, дате поступления (регистрации), номере, за которым документ направлен (графа 6 журнала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения), предприятии-отправителе. В журнале учета документов выделенного хранения и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты регистрации, вида и заголовка документа, предприятия-отправителя, номера, за которым документ направлен, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (с просчетом их в каждом экземпляре). Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 8 рядом с номерами документов, переведенных на выделенное хранение) и в журнале учета документов выделенного хранения (рядом с номерами документов).

Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, соответствующие журналы учета документов и документы. В соответствующем журнале учета проверяется наличие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в графе 8 журнала учета пакетов. В журналах учета изданных документов, документов выделенного хранения и на документах проверяется, кроме того, соответствие номеров возвращенных экземпляров. Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 8 рядом с номерами возвращенных документов).

Для проверки правильности проставления регистрационных данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки).

В номенклатуре и на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соответствие индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров статей по перечню.

По учетным журналам, кроме того, проверяется соответствие количества листов. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки.

4.4 Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 14 журнала учета изданных документов, графе 10 журнала учета документов выделенного хранения или в графе 14 журнала учета поступивших документов.

Для проверки правильности проставления отметок о возврате ошибочно присланных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов и копии сопроводительных писем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопроводительном письме проверяется соответствие записей о номере и грифе конфиденциальности документа, адресате, номере и дате сопроводительного письма. Подписи о проверке проставляются в графе 9 журнала учета пакетов.

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные документы, по которым отправлены дела. В номенклатуре дел и сопроводительном документе проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере тома, количестве листов в томе, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел.

Для проверки правильности отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов документа, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела.

Кроме того, в процессе проверок наличия отметок об отправлении документов и дел в сопроводительном документе (за исключением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение пакетов.

Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов выделенного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты об уничтожении дел и документов. В журнале и акте проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, виде и заголовке документа, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются - в графе 13 журнала учета документов выделенного хранения.

Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел и акты об уничтожении дел и документов. В номенклатуре и акте проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела (журнала, картотеки), его заголовке, номере тома, количестве листов в томе (по картотеке - вместо номера тома и количества листов проверяется количество карточек), номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел.

Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и акт об уничтожении дел и документов. В акте, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате документа, количестве листов, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела.

Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении документов и дел, заверенных подписями лиц, производивших уничтожение.

Для проверки правильности проставления отметок о переводе изданных и поступивших документов на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета изданных, поступивших документов и документов выделенного хранения и переведенные на учет выделенного хранения документы. В журнале и документе проверяется соответствие учетного номера, присвоенного при издании или поступлении документа, учетному номеру, присвоенному по журналу учета документов выделенного хранения, грифа конфиденциальности, вида, заголовка и номеров экземпляров документа, количества листов в экземпляре с просчетом листов. Подписи о проверке проставляются в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших документов. В журнале учета документов выделенного хранения рядом с номером документа проставляется отметка о проверке правильности регистрации.

Для проверки правильности проставления отметок о переводе носителей на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета носителей и документов выделенного хранения и переведенные на учет выделенного хранения носители, ставшие документами. В журналах проверяется соответствие учетного номера и грифа конфиденциальности документа (графа 1 журнала учета документов выделенного хранения и графа 9 журнала учета носителей), вида и наименования документа, с какого учетного номера переведен (графа 2 журнала учета носителей и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения), количества листов. В журнале учета документов выделенного хранения и на документе проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, подразделения, разработавшего документ, номера экземпляра, количества листов в экземпляре с просчетом их в документе. В графе 9 журнала учета носителей проставляются подписи о проверке правильности перевода, а в журнале учета документов выделенного хранения рядом с учетным номером отметка о проверке правильности регистрации.

...