Для удосконалення процесу управління, а також його оптимізації на даному етапі розвитку економіки, необхідно створювати і застосувати новітні інформаційні технології і системи. При цьому мають бути враховані види інформації, що використовуються, система апарату управління, допуск та доступність інформації. Вони повинні містити у собі нові засоби і методи обробки даних, що являють собою цілісні технологічні системи, які забезпечать цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань).

З появою і масовим впровадженням персональних комп'ютерів та засобів комунікації почала суттєво змінюватись концепція робочого місця менеджера. Слід зауважити, що для найбільш злагодженої роботи різних служб підприємства доцільно об'єднувати комп'ютери у локальні мережі, які дозволяють здійснювати зв'язок між працівниками. Однак такі мережі вимагають для своєї роботи відповідного програмного забезпечення, яке необхідне для функціонування мережі, а також врахування специфіки роботи даного підприємства. Програмне забезпечення повинне відповідати таким вимогам, як зручність доступу до необхідної інформації, простота і зручність у використанні та захист від несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації [31].

Правильно зроблене капіталовкладення в комп'ютерні мережі допоможе збільшити прибутки за рахунок таких факторів:

- зниження адміністративних витрат;

- підвищення продуктивності праці;

- раціоналізації ведення справ;

- зниження витрат на апаратні засоби.

Зниження адміністративних витрат виникає при запровадженні нових периферійних пристроїв, що дає змогу менше витрачати часу на поточні завдання і в кінцевому результаті підвищує рентабельність підприємства.

Підвищення продуктивності праці досягається за рахунок зменшення втрат часу на виконання рутинних операцій. Обмін службовою інформацією за допомогою електронних засобів дає можливість менеджерам позбутись необхідності друкувати, копіювати і розносити її. Електронна пошта забезпечує практично миттєву доставку інформації.

Застосування електронних таблиць та інших систем управління базами даних дозволяє співробітникам працювати спільно, що дає змогу прискорити та раціоналізувати ведення справ.

Зниження витрат на програмне і апаратне забезпечення досягається можливістю співробітників господарюючого суб'єкта спільно використовувати професійні програми та досить дороге периферійне устаткування, таке як лазерні принтери, пристрої резервного копіювання, комунікаційне устаткування [32]. Це дає змогу заощадити витрати на обладнання для кожного користувача.

Слід зауважити, що впровадження комп'ютерних мереж периферійного устаткування і програмного забезпечення, що є складовими частинами сучасних інформаційних систем, дає можливість значно підвищити ефективність прийняття управлінських рішень на підприємстві.

Найважливіший інформаційний потік проходить через апарат управління будь-якого підприємства, а тому саме від часу затримки інформації на даній ланці системи залежить своєчасність надходження до кінцевого об'єкта відповідних даних (рішень) та своєчасність їх обробки. Якщо розробити автоматизовану систему управління, то необхідно, насамперед, максимально автоматизувати та максимально спростити доступ найвищої керівної ланки до усіх без виключення об'єктів системи. Найкраще класифікувати ці інформаційні системи за видами оброблення даних:

- системи підтримки фінансових операцій (СПФО);

- управлінські інформаційні системи (УІС);

- системи підтримки прийняття рішень (СППР);

- системи автоматизації роботи офісу (САРО);

- системи підтримки діяльності апарата вищого менеджменту (СПДАВМ).

Системи підтримки фінансових операцій застосовуються у щоденних операціях фірми, які так чи інакше пов'язані з фінансовими питаннями.

Управлінські інформаційні системи можна назвати системами підтримки управління. Вони регулярно створюють структуру і формують стислі звіти про різні напрями діяльності організації. Деякі системи підтримки управління можуть висвітлювати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі наприкінці робочого дня роздрукувати звіти про діяльність різних підрозділів підприємства або ж знаходити у процесі робочого дня деякі максимальні значення заздалегідь визначених параметрів.

Системи підтримки прийняття рішень - це інтерактивні програми для допомоги і прийнятті управлінських рішень. Ці системи не завжди підтримують поточну роботу. Найчастіше вони створюються для рішення деякого визначеного кола питань [33].

Системи підтримки прийняття рішень сьогодні набули широкого використання у сфері управління. Класичні теоретики менеджменту вважали прийняття рішень найважливішим завданням, що стоїть перед керівником. Звичайно, існують й інші задачі, такі як: формування команди, лідерство, поширення інформації. Прийняття рішень залишається важливою частиною управлінського процесу. За останні 20 років неодноразово починалися спроби підтримати цей процес. Сьогодні можна стверджувати, що ці спроби виявилися вдалими.

Системи автоматизації роботи офісу - це системи, що зберігають, змінюють, відображають інформацію та здійснюють ділову кореспонденцію. На даний момент часу майже кожна фірма має свою електронну адресу, більшість досить активно використовують й інші можливості глобальної комп'ютерної мережі Інтернет, такі як пошук інформації, проведення форумів та конференцій, створення власних сайтів. Таким чином, офіс перетворюється в аналітичний центр збору й обробки інформації, працівники якого можуть виконати будь-які запити менеджерів.

Системи підтримки діяльності апарата вищого менеджменту призначені для підтримки роботи керівників вищої ланки. Вони систематизують і представляють дані в найбільш структурованій і стислій формі. Далі ці дані використовуються для створення звітів у стандартних форматах із застосуванням графіків. Дана система є самою новітньою з уже розглянутих систем.

Загалом на будь-якому підприємстві можна виділити такі основні інформаційні потоки: фінанси, бухгалтерський облік, плани та звітність, організаційно-штатна документація, інформаційні продукти, які використовуються підприємством. Контроль фінансового стану підприємства є невід'ємною ланкою управління. Система інформаційного менеджменту дозволяє проводити фінансовий менеджмент.

Для ведення господарської діяльності, раціонального розподілу витрат на кожному структурному підрозділі необхідно формувати плани і здійснювати контроль за їх виконанням - складання та обробка звітності.

Фінансове планування - це процес оцінки фінансових ресурсів, необхідних для продовження операцій підприємства і своєчасного визначення методів фінансування. Менеджери мають постійно складати фінансові плани, щоб оцінити майбутні фінансові потреби [34].

Важливою ланкою інформаційного забезпечення фінансового менеджменту є система управлінського обліку. Управлінський облік - це окремий самостійний вид обліку, основним призначенням якого є збір, обробка, аналіз та інтерпретація інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Цей облік посідає особливе місце в обліковій системі підприємства, оскільки поєднує облік з управлінням. Пройшовши в своєму розвитку шлях від виробничого обліку витрат - до стратегічного управління витратами, на сьогодні він є однією з основних функцій управління витратами підприємства.

Результат управлінського процесу найчастіше відображається у конкретних управлінських рішеннях, спрямованих на реалізацію конкретних завдань. Менеджери, аналізуючи інформацію, оцінюють перспективи росту; ґрунтуючись на результатах аналізу, - розробляють план заходів (бюджет). Дані про розвиток реальних подій менеджери порівнюють із плановими показниками, з'ясовують причини, що викликали відхилення від плану і приймають рішення (управління за відхиленнями). Джерелом інформації для циклічних управлінських рішень є планово-звітна документація про хід виконання планів. Концептуальні разові рішення вимагають, як правило, спеціального інформаційного забезпечення на основі маркетингових досліджень, аналітичних оглядів конкурентів тощо.

Висновки