Управление документацией при внедрении процессного подхода

• «Техническое» проектирование системы

Проектирование архитектуры ПО,

Проектирование системы безопасности,

Определение требований к оборудованию,

Проектирование организации базы данных

• Разработка средств конвертации данных

• Подготовка инфраструктуры тестирования системы

Описание настройки системы

Техническое задание на разработку модулей системы

Описание соответствия данных существующей системы с данными системы

Сценарии бизнес-тестирования системы

Сценарии тестирования интеграции с другими системами

План обучения пользователей

Построение системы

Создание рабочей версии системы

• Разработка дополнительного программного обеспечения

Функциональное расширение модулей и базы данных

Разработка интерфейсов с существующими системами

Разработка программ конвертации данных

• Тестирование

Работоспособности модулей и системы в целом в соответствии с требованиями

средств конвертации данных

интерфейсов

Производительности системы

• Разработка документации для пользователей, системных администраторов и технической поддержки

• Разработка и тестирование процедур инсталляции

Установлена рабочая версия системы

Настроены параметры системы

Проведена тестовая конвертация данных

Созданы инструкции для пользователей

Проведено бизнес-тестирование системы

Проведено тестирование интеграции системы с другими системами

План перехода на новую систему

Переход

Запуск системы в эксплуатацию

• Установка системы конвертации данных, загрузка и проверка данных в системе

• Обучение пользователей

• Подготовка рабочего пространства в системе

• Окончательная настройка системы

• Организация поддержки системы

• Обеспечение нормальной работы пользователей

• Определение статуса готовности системы

• Переход к эксплуатации системы

Конвертированные и проверенные данные

Результаты окончательного тестирования

Подготовленные пользователи

Рабочая система

Инфраструктура поддержки системы

Эксплуатация

Поддержка и развитие системы

• Начало эксплуатации системы

• Аудит системы

• Измерение производительности

• Прекращение использование старой системы

• Поддержка системы

• Определение новых направлений

Работающая система

Результаты проверки эффективности использования системы

Рекомендации по дальнейшему развитию системы

Описание выполняемых работ заключается в формировании цепочек задач, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.

Внедрение готового приложения заключается в одновременном согласовании возможностей приложения и организации исполнения автоматизируемых бизнес-процессов. Это приводит к необходимости настройки (доработки) приложения и модификации бизнес-процессов. После этапа эксплуатации проект по внедрению системы считается реализованным.

Программы, предназначенные для автоматизации документооборота внедряются аналогично, но их функционал отличается от CASE-средств и включает в себя:

· Хранение и обработка корреспонденции и электронной почты;

· Разработка и согласование документов (в том числе возможность создания бизнес-процессов и карт бизнес-процессов);

· Управление документами в соответствии с нормативной документацией;

· Управление документами - хранение, доступ, поиск документов в базе;

· Хранение электронных форм документов;

· Одновременный доступ к ресурсам с разных рабочих мест;

· Ревизия и публикация документов;

· Управление договорами;

· Предоставление отчетности по процессам обработки дел и документов;

· Развитые средства поиска информации;

Система электронного документооборота внедренная на предприятии становится частью единой корпоративной информационной системы, и поэтому должна кроме функциональных удовлетворять еще ряду эксплуатационных и инфраструктурных требований:

1. Производительность;

2. Интеграция;

3. Работа мобильных пользователей;

4. Информационная безопасность;

5. Организация хранилища документов;

6. Настройка и развитие.

Производительность

Система должна обеспечить требующуюся предприятию производительность. Основным параметром при этом является время реакции на самые распространенные действия пользователей - поиск и группирование документов в системе, создание нового документа, построение часто используемых отчетов, инициация экземпляра бизнес-процесса и его отдельных активностей Требуемые значения параметров производительности должны достигаться в конкретных масштабных ограничениях - количестве одновременно работающих пользователей, количестве и объеме хранящихся в системе документов, количества одновременно исполняющихся экземпляров бизнес-процессов. Параметры производительности должны сохраняться приемлемыми в течение среднего времени хранения документов в системе с учетом регулярного выполнения процедур обслуживания архива включая вытеснение редко-используемых документов на медленные дешевые носители в системе хранения.

Система, должна быть масштабируемой в соответствии с планами развития предприятия, допуская подключение новых пользователей, перестройку организационной структуры, создание новых, в том числе удаленных, филиалов и дочерних предприятий без остановки эксплуатации и без существенного падения производительности. Для работы в распределенных сетях система должна поддерживать распределенную модель данных, иметь возможности репликации данных между серверами.

Интеграция

Система электронного документооборота должна обеспечивать высокий уровень интеграции со следующими системами:

- набором офисных приложений в которых пользователи создают свои документы (например Microsoft Office);

- транзакционными системами (ERP, CRM, SCM и т.п.), в которых хранятся данные, отражающиеся в документах и влияющие на ход бизнес-процессов предприятия

- средствами управления каталогами (Active Directory) для обеспечения интеграции справочника пользователей системы с пользователями сети предприятия и поддержки функции единого входа (single Logon);

- службами цифровых сертификатов PKI и крипто-провайдерами для поддержки шифрования и электронной цифровой подписи

- системами электронной почты, мгновенных сообщений

- интранет- и экстранет-порталами предприятия (для этого критически важной является URL-адресуемость объектов и активностей системы)

- файл-серверами и другими хранилищами данных предприятия

Системы для крупных предприятий должны также интегрироваться с другими системами электронного документооборота, управления бизнес-процессами и workflow, поддерживая отраслевые форматы передачи документов и взаимодействие бизнес-процессах с унаследованными предприятием системами аналогичного назначения.

Работа мобильных пользователей

Система электронного документооборота должна поддерживать доступ мобильных и удаленных пользователей - например сотрудников, находящихся в командировках. Такой доступ не должен нарушать требований информационной безопасности. Важными преимуществами являются возможность офф-лайн работы пользователя с системой, а также работы без установки ПО на рабочее место (режим Интернет-кафе), пусть даже и некоторыми функциональными ограничениями.

Информационная безопасность

В документах и бизнес-процессах предприятия содержится заметная часть его стоимости, утечка, уничтожение или искажение являются серьезными угрозами непрерывности бизнеса. Поэтому система электронного документооборота должна удовлетворять с одной стороны политикам и требованиям службы ИБ предприятия, а с другой - всем нормативным документам национального законодательства, включая ограничения на использование алгоритмов шифрования и регламентацию электронной цифровой подписи.

Организация хранилища документов

Система ЭДО должна быть прозрачно для пользователя масштабируемой в направлении увеличения емкости хранилища документов с оптимизацией стоимости (поддерживать процедуры вытеснения редко используемых документов в дешевые емкие хранилища с меньшим быстродействием). Кроме того, система должна иметь возможности резервного копирования и восстановления данных в случае нарушения их целостности в том числе при физическом разрушении носителей информации.

Настройка и развитие

Система ЭДО должна обладать достаточной гибкостью для проведения настроек и развития в процессе эксплуатации. При этом чем больше настроек может быть выполнено с бизнес-аналитиками без привлечения ИТ-персонала, тем лучше. К минимальному набору средств настройки, адаптации и развития системы электронного документооборота необходимо отнести:

- средства ведения справочников системы;

- средства настройки фильтров и представлений;

- конструктор карточек (учетных записей документов);

- конструктор маршрутов документов и графов состояния документов;

- конструктор бизнес-процессов

По выше приведенным факторам оценка функциональности наиболее популярных на российском рынке систем электронного документооборота по 100-бальной шкале приведена ниже.

Рисунок 2 - Оценка функциональности СЭД

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), Directum (Directum), DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот.

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит).

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot).

Следует отметить, что существуют пакеты программ, включающие в себя как CASE-средство, так и систему управления документооборотом, наиболее распространенная из таких систем - EQS.EMTool.

Система EQS.EMTool объединяет два программных продукта:

· CASE-средство для моделирования процессов IDEF0.EM Tool. Это инструментальное средство предназначено для построения модели сети процессов организации и используется для идентификации документов и данных, а также идентификации процессов, где эти документы и данные создаются, используются или преобразуются. В IDEF0.EM Tool для описания процессов используется методология функционального моделирования IDEF0.

· Система управления документооборотом EQS - Electronic Quality System. Этот продукт предоставляет широкие возможности по управлению документами, полностью соответствующими требованиям ИСО 9001:2008.

Документация является источником потенциальных потерь качества и эффективности работы, которые могут возникнуть из-за неполноты информации, недоступности нужной информации, ошибок или несоответствий (противоречий) в информации.

Внедрение информационной системы управления документацией, интегрированной с системой описания сети процессов, можно рассматривать как результативное и эффективное предупреждающее действие для предотвращения перечисленных потенциальных несоответствий.

документация реинжиниринг бизнес

Заключение

В результате пройденного исследования можно сделать следующие выводы:

1. В соответствии с требованиями ISO 9001:2008 организация должна разработать систему управления документацией в которую необходимо включить порядок управления внутренней нормативной документацией, порядок управления внешней нормативной документацией, порядок управления входящей / исходящей корреспонденцией, а также приказами, распоряжениями и другой организационно-распорядительной документацией, правила управления всеми записями, а так же управление данными на электронных носителях, если такие используются.

2. Практически любая задача управления бизнес-процессами связана с пониманием того, как процессы устроены и как они работают, т.е. с необходимостью их описания (документирования). Документирование бизнес-процессов - это обязательный этап проекта по построению СМК. При этом потребности Компании связаны не только с описанием процессов, но и с измерением их эффективности, а также с последующим анализом и совершенствованием.

3. Для эффективной организации работ по реинжинирингу бизнес процессов подготавливаются следующие виды документов: смета, календарный план-график, техническое задание.

4. При сборе информации об организации бизнес-процессов в компании на данном этапе пользуются следующими основными методами сбора и источниками информации: рабочие семинары, интервью, вопросники и анкеты, документы, существующие в организации.

5. Использование инструментальных средств во многом определяет успех конкретного проекта по реинжинирингу. В конечном счете, любой проект по реинжинирингу может быть реализован и без использования поддерживающих инструментариев. Однако применение средств поддержки в процессе разработки может существенно сократить сроки разработки, уменьшить трудозатраты, повысить качество разработки, уменьшить количество ошибок.

6. Первоначально термин CASE-средства представляли собой инструментальные системы для автоматизации разработки компьютерных программ. Постепенно понятие CASE приобрело новый смысл, и все чаще стало расшифровываться как - Computer Aided System Engineering - компьютерная поддержка проектирования систем.

7. Главной целью ОАО «АМК» является завоевание позиций на рынке кабельной продукции, для ее реализации планируется: постоянное расширении круга потребителей, постоянное повышение качества продукции и увеличение эффективности труда работников.

8. На ОАО «АМК» внедрен процессный подход, Для управления системы менеджмента предприятия определены процессы, назначены руководители процессов. Управление процессами системы менеджмента включает в себя: разработку целей процесса в области качества и экологии, входные и выходные данные, виды деятельности, участники, оценка результатов деятельности процесса.

9. На ОАО «АМК» разработана, утверждена и действует вся необходимая документация и система управления ей в соответствии со стандартами. Вся документация на бумажных носителях зарегистрирована в соответствующих журналах и храниться в структурных подразделениях. Электронный документооборот, наличие специализированных программ (в том числе основанных на CASE-технологиях) нет, что значительно увеличивает время затрачиваемое на создание и управление документацией, увеличивает затраты и в целом понижает эффективность работы. Соответственно для решения данной проблемы рекомендуется подобрать, адаптировать и установить программное обеспечение.

Список литературы

1. Бьерн, А. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования [Текст] / А. Бьерн - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003. - 272 с.

2. Железко Б.А. Реинжиниринг бизнес-процессов: учеб. пособие [Текст] / Б.А. Железко, Т.А. Ермакова, А.П. Володько. - Минск: Книжный дом, 2006. - 216 с.

3. Зиндер Е.З. Бизнес-реинжиниринг и технологии системного проектирования [Текст] / Е.З. Зиндлер - М.: «Центр Информационных Технологий», 1996. - 273 с.

4. Ивлев, В.А., Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации [Текст] / В.А. Ивлев - М.: «Научтехлитиздат», 2000. - 282 с.

5. Калянов Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение). [Текст] / Г.Н. Калянов - М.: «Лори», 1996 - 192 с.

6. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов [Текст] / Г.Н. Калянов - М.: Финансы и статистика, 2006 - 187 с.

7. Маклаков, С.В. CASE-средства разработки информационных систем [Текст] / С.В. Маклаков - М.: Диалог-МИФИ, 2000. - 256 с.

8. Менеджмент процессов [Текст] / Под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Роземанна -- М.: Эксмо, 2007. - 384 с.

9. Моделирование и реинжиниринг бизнес-процессов: учеб. пособие [Текст] / Д.И. Чернявский, Д.В. Рудаков. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2010. - 84 с.

10. Моделирование экономических систем и процессов. [Текст] / Войнов И.В., Пудовкина С.Г., Телегин А.И. - Челябинск: Изд-во ЮУрГУ, 2002. - 392 с.

11. Шматалюк А. Моделирование бизнес-процессов [Текст] / А. Шматлюк - М.: Изд-во «Серебряные нити». 2001. - 327 с.

Приложение

Структура аппарата управления ОАО " Амурский кабельный завод"

Размещено на Allbest.ru

...