Разработка подсистемы управления исполнением договоров на предприятии ракетно-космической промышленности

Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ АВИАЦИОННЫЙ ИНСТИТУТ

(НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)

МАИ

Инженерно-экономический Институт (ИНЖЭКИН МАИ)

Кафедра 506: Системы управления экономическими объектами

Дипломный проект

на тему:

Разработка подсистемы управления исполнением договоров на предприятии ракетно-космической промышленности.

Руководитель: Рыжко Н.А.

Студент: Лобза В.А.

Москва 2014



Содержание

решение проблема управление договор

Введение

1. Теоретические и методические основы изучения проблемы разработки подсистемы управления исполнения договоров на предприятии ракетно-космической промышленности

1.1 Введение в проблематику разработки подсистемы управления исполнения договоров на предприятиях

1.2 Различные подходы к решению проблемы разработки подсистемы управления исполнения договоров

1.3 Сравнение рассмотренных вариантов решения и их оценка

2. Анализ изучаемой проблемы на предприятии ОАО «Главкосмос»

2.1 Общая характеристика ОАО «Главкосмос»

2.2 Характеристика системы управления ОАО «Главкосмос»

2.3 Характеристика информационных ресурсов ОАО «Главкосмос»

2.4 Общие требования к решению задачи разработки подсистемы управления исполнения договоров и критерии оценки результативности решения

2.5 Описание контекста решения задачи разработки подсистемы управления исполнения договоров в рамках подсистемы «УМКА»

3. Разработка рекомендаций и мероприятий по решению проблемы разработки подсистемы управления исполнения договоров на предприятии ОАО «Главкосмос»

3.1 Постановка задачи

3.2 Основные концептуальные решения по задаче

3.3 Информационное обеспечение задачи

3.4 Программное обеспечение задачи

3.5 Методическое обеспечение задачи

4. Компьютерное обеспечение проекта и инфраструктура

4.1 Общесистемная программная среда реализации проекта



Введение

Практически каждая компания работает с договорами. У большинства из них встает вопрос разработки подсистемы управления исполнения договоров. Некоторые компании хотят не только их учитывать, но и управлять договорами. Автоматизация управления договорами, безусловно, имеет свои особенности.

Автоматизация договоров начинается с их учета. Картотеки с договорами должны быть наглядными. Входя в картотеку, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, контрагента, сумму договора и т.д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.

Каждый договор, перед тем как стать фактом, проходит цепочку согласований. Хотя в малых компаниях созданием и утверждением документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: техническим отделом, бухгалтерией, производственным отделом и так далее. Система должна позволять устанавливать любой статус документа и строить отчет по согласованиям.

Тема дипломного проекта является актуальной, так как в последнее время в первые ряды управления договорами компании входят владение нефинансовой информацией о состоянии договора. Данное направление называется Управление Задачами (потоками процессов-workflow, проектами). Задача формируется на основе выполняемых работ по договору, находится в определенном состоянии, имеет сроки и состоит в связях с другими задачами. Чтобы пункт договора был выполнен, он должен пройти несколько состояний. Например, разработка программного модуля проходит следующие состояния: технические требования, разработка, отладка, написание документации, опытная эксплуатация. Таким образом, чтобы сдать данный пункт договора, задача должна иметь конечное состояние.

Процесс исполнения договоров с кредиторами и дебиторами подразумевает работу с большим количеством различных документов, сложной организаторской деятельностью и размытой системой контроля над ходом выполнения условий договора. Именно по этому, возникает необходимость разработки информационной подсистемы исполнения договорных обязательств между кредиторами и дебиторами.

Использование подсистемы позволит повысить оперативность принимаемых решений относительно исполнения договорных обязательств, эффективность работы систем исполнения заказов и взаимодействия с поставщиками, сократить временные на анализ договоров с предприятиями и организациями и повысить оперативность системы принятия управленческих решений.

В связи с вышеуказанным, основная цель дипломного проекта заключается в разработке подсистемы управления исполнения договоров на предприятии ОАО «Главкосмос». Для достижения этой цели нам необходимо решить следующие задачи:

- провести анализ данного предприятия, изучить организационную структуру предприятием;

- проанализировать основные и вспомогательные бизнес-процессы предприятия;

- выявить, процессы, которые нуждаются в автоматизации;

- обосновать необходимость в автоматизации;

- провести анализ рынка информационных систем и обосновать выбор системы;

- разработать программное обеспечение для реализации выявленных задач;

- дать экономическую оценку разработанного программного продукта.



1. Теоретические и методические основы изучения проблемы разработки подсистемы управления исполнением договоров на предприятии ракетно-космической промышленности

1.1 Введение в проблематику разработки подсистемы управления исполнением договоров на предприятиях

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамической и управляемой системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Управление системой базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления предприятием, а также между ним и внешней средой. В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информационная технология - совокупность чётко определённых целенаправленных действий персонала по переработке информации.

Информационная система - человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая информационную технологию.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность методов, персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленных целей.

Информационные системы (системы информационного менеджмента - СИМ) имеют сложную структуру, используют ресурсы нескольких категорий, состоят из отдельных подсистем.

В составе системы информационного менеджмента предприятия принято выделять функциональные подсистемы, работу которых обеспечивают некоторые виды обеспечения.

Функциональные подсистемы выполняют основные функции управления объектом автоматизации. Необходимость выделения функциональных подсистем определяется сложностью управления современными производственными системами.

В соответствии с функциональной организацией системы управления предприятием выделяют следующие подсистемы:

управления контрактами;

управления персоналом;

управления финансами;

бухгалтерского учета;

логистики;

управления производством;

управления взаимоотношениями с клиентами;

информационного обслуживания высшего руководства.

Подсистема управления персоналом предназначена для автоматизации решения задач учета и анализа кадрового состава предприятия, оценки эффективности работы сотрудников, планирования их профессионального и карьерного роста, потребностей в специалистах разного профиля, а также выполнения вычислительных процедур, связанных с расчетом оплаты труда персонала предприятия.

Подсистема управления финансами должна обеспечивать автоматизацию решения задач учета денежных средств, финансового менеджмента, предоставлять набор средств для составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия, ведения платежного календаря и осуществления финансового анализа.

Подсистема бухгалтерского учета предназначена для автоматизации решения задач ведения бухгалтерского учета и составления регламентированной отчетности. Помимо этого здесь должно осуществляться решение тех задач управленческого учета, которые не охвачены средствами других подсистем. Для холдингов здесь должно обеспечиваться также решение задач составления консолидированной отчетности, а для предприятий с иностранным участием - составление отчетности по международным стандартам.

Подсистема логистики призвана автоматизировать решение задач управления коммерческой деятельностью предприятия: ведение данных о договорах, планирование и учет закупок и сбыта товарно-материальных ценностей, предоставления услуг, учета расчетов с контрагентами, ведения складского учета.

Подсистема управления производством предназначена для автоматизации решения задач производственного планирования и учета: ведения формализованного описания спецификации производимой продукции и технологий ее изготовления, объемно-календарного и оперативного планирования производства, учета движения материальных ценностей в производстве и трудозатрат, контроля выполнения заказов.

Подсистема управления взаимоотношениями с клиентами призвана обслуживать сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, исполнение сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание. Основными функциями подсистемы являются: накопление и анализ информации о контактах с клиентами, контроль исполнения сделок, анализ эффективности сделок и маркетинговых компаний по разным критериям.

Подсистема информационного обслуживания высшего руководства предназначена для формирования и предоставления топ-менеджерам сводной информации о деятельности предприятия. Она должна обеспечивать руководителей средствами мониторинга оперативной деятельности предприятия по выбранным ими показателям в любых интересующих их разделах, включать средства анализа данных, прогнозирования тенденций развития и моделирования последствий принятия альтернативных управленческих решений.

Подсистема управления исполнения договоров. На протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем. Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение подсистемы автоматизации документооборота и контрактов - «УМКА». Подсистема была разработана по заказу Роскосмоса на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами. Подсистема электронного документооборота («УМКА») - это подсистема автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Как правило, «УМКА» включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией основано на трех составляющих подсистемы:

· технология (на основе современных компьютерных комплексов);

· корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах);

· психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В подсистемах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, контрактов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений. «УМКА» обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов).

Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы подсистемы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием «УМКА», устанавливает систему «административных рамок» в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией. В целом установление четкого порядка использования подсистемы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение «УМКА» и её полноценное использование.

1.2 Различные подходы к решению проблемы разработки подсистемы управления исполнения договоров

Современные технологии призваны упростить и оптимизировать многие процессы в деятельности коммерческих и государственных структур. Благодаря внедрению ИТ-решений делопроизводство становится более структурированным и эффективным. Кроме того, повышается степень контроля и учета. Внедрение СЭД позволяет систематизировать как бумажную, так и электронную документацию. С помощью данной системы упрощается учет и контроль исполнения документов, а также обмен таковыми между территориально-распределенными филиалами компании.

1. Особенности платформы OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow -- это комплексное решение, которое интегрируется с различными электронными системами, созданными для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на предприятии. Электронный документооборот ускоряет обработку документации, увеличивая эффективность.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба.

Функциональность СЭД на базе OPTIMA-WorkFlow

Программы, созданные на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, позволяют:

· автоматизировать процессы по обработке и согласованию документов

· управлять и контролировать их оборот

· хранить и накапливать электронные архивы;

· контролировать исполнительскую дисциплину;

· автоматизировать сложные бизнес-процессы организации;

· составлять максимально полные отчеты и проводить мониторинг эффективности делопроизводства;

· архивные решения позволяют качественно контролировать выдачу и хранение документации;

· обмен документами в многоуровневой компании с территориально-распределенными подразделениями с помощью специализированного программного обеспечения Web-клиента становится оптимальным решением.

Типовые решения на платформе OPTIMA-WorkFlow представляют собой преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, а также инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала.

Типовое решение «МФЦ» на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, позволяет автоматизировать работу многофункциональных центров предоставления муниципальных и государственных услуг.

Типовое решение «Делопроизводство» создано для:

· автоматизации классического делопроизводства;

· упрощения работы с бумажными документами и преобразования таковых в электронные, что существенно повышает эффективность документооборота.

Преимущества сотрудничества с Optima software

Компания Optima software предлагает вашему вниманию как типовые решения, готовые к использованию, так и разработку программного обеспечения на базе OPTIMA-WorkFlow на заказ.

Богатый опыт специалистов компании позволяет решать задачи любой сложности. Но и при установке «коробочных» вариантов Optima software предоставляет полный комплекс услуг по настройке системы, созданию доступа пользователям в зависимости от их полномочий и подготовку пользователей.

Optima software сотрудничает с ведущими компаниями России, такими как Лукойл-Информ, DHL, Газпром, Сбербанк и др. Очевидно, что автоматизация документооборота на платформе OPTIMA-WorkFlow Ї функциональное решение для компаний различного масштаба и сфер деятельности. Оптимизация процессов обработки и учета документации позволяет в целом повысить эффективность бизнес-процессов любой организации.

2. Система «Е1 Евфрат»

Система «Е1 Евфрат» -- мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориальнораспределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат« полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем.

Внедрив систему «Е1 Евфрат», вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами данного решения:

1. Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов

2. Интуитивно понятный и удобный интерфейс

3. Работа с различными СУБД (MS SQL, Oracle; скоро -- MySQL)

4. Простота внедрения и модификации без программирования

5. Удобный графический редактор маршрутов движения документов

6. Создание форм документов любой сложности в графическом редакторе без программирования

7. Высокая скорость работы

8. Управление правами доступа на уровне документов и их разделов

9. Клиент для мобильных устройств

10. Гибкая система передачи прав и назначения заместителей

11. Полная интеграция с MS Office и возможность интеграции
с 1С:Бухгалтерией

12. Возможность работы удаленных офисов по протоколу https

13. Регистрация документов из различных источников (в том числе из электронной почты)

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Оптимизация движения документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Настройка Е1 под требования именно вашей организации.

Удобные визуальные инструменты для быстрого описания и изменения бизнесс-процессов

Дизайнер форм

Редактор маршрутов

Генератор отчетов

ЛУЧШИЙ Р*

*для адаптации бизнеса к стремительно меняющимся условиям

Высокая производительность E1 обеспечивает комфортную одновременную работу до 1200 пользователей.

Архитектура системы E1

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM- и Helpdesk-систем и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформенность, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации.

Использование системы электронного документооборота позволяет:

1. в значительной степени снизить время согласования документов;

2. повысить скорость и эффективность исполнения поручений;

3. навсегда устранить проблему потерянных документов;

4. снизить затраты на ведение архива;

5. упростить процесс поиска документов.

3. ECM-система DIRECTUM

ECM-система DIRECTUM позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента.

Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.

В составе DIRECTUM выделяются три основных слоя:

· платформа, построенная на обязательных компонентах системы,

· модули системы и технические решения,

· бизнес-решения - не только система, но консалтинг и продуманное внедрение.

Бизнес-решения

Бизнес-слой системы DIRECTUM покрывает прикладные задачи компаний различных сфер и отраслей экономической деятельности.

Слой формируют бизнес-решения. Их внедрение предполагает не только приобретение программного обеспечения, но также консалтинг, оптимизацию бизнес-процессов, внедрение системы, разработку методик и обучение сотрудников компании-заказчика.

Каждое бизнес-решение заточено под конкретную бизнес-задачу и нацелено на достижение измеримого положительного результата, что позволяет добиваться максимального эффекта, не распыляясь на «все и сразу».

Подробнее о стратегии бизнес-решений

1. Управление сервисом

2. Управление проектами

3. Управление претензиями и исками

4. Кадровые процессы

5. Классическое делопроизводство

6. Межкорпоративный финансово-учетный документооборот

7. Обращения граждан

8. Проектный документооборот

9. Согласование счетов на оплату

10. Управление взаимодействием с клиентами

11. Управление договорами

12. Управление совещаниями и заседаниями

13. Управление тендерами

14. Финансовый архив

15. Электронный архив документов дня для банков

16. ИПО «ГАРАНТ»

17. Управление жилищным фондом

18. СетьПроект: Управление проектами

19. Документооборот контрольно-счетного органа

20. Управление качеством

Бизнес-решения предлагают дополнительные удобство и простоту работы в ECM-системе.

DIRECTUM готов к работе в облаке (IaaS); для тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Решения по интеграции DIRECTUM с BPM-системами, позволяют реализовать полный цикл процессного управления.

Подробней о BPM в DIRECTUM

Решения для планшетов iPad и Surface дают возможность работы в режиме 24/7.

Модули системы

Модули и технические решения - основа для построения бизнес-решений.

Модуль - самостоятельная часть системы, объединяющая набор связанных функций, позволяет организовать работу компании в части базовых потребностей бизнеса.

1. Управление электронными документами

2. Управление деловыми процессами

3. Канцелярия

4. Управление договорами

5. Управление совещаниями и заседаниями

6. Управление взаимодействием с клиентами

7. Обращения граждан и организаций

8. Управление показателями эффективности

9. Интеграция с системами обмена

Технические решения - программные продукты, позволяющие реализовать в инфраструктуре ECM-системы решение отдельных частей или узких блоков прикладных задач.

Платформа и компоненты

Платформа обеспечивает масштабируемость, гибкую настройку и легкое развитие системы силами ваших специалистов. В состав платформы входят серверные решения, наборы служб и сервисов и компоненты.

IS-Builder не только представляет собой платформу (среду выполнения), но является удобным предметно-ориентированным инструментом разработки. Программисты могут легко освоить IS-Builder для последующего развития ECM-системы вашего предприятия.

За счет платформы и компонент обеспечиваются такие преимущества DIRECTUM, как масштабируемость, возможность гибкой настройки, доступ через веб, интеграция с другими корпоративными системами, обеспечение территориально распределенной работы.

· Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

· Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации по различным направлениям обеспечивается открытой архитектурой и развитыми интеграционными механизмами платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset.

· Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс работы с данными системы DIRECTUM через корпоративный портал.

· Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.

· Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования - от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.

· Технические требования к серверам, рабочим станциям и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

4. УМКА.

Пользователями подсистемы электронного документооборота УМКА являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью подсистемы УМКА приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Какие управленческие задачи помогает решать УМКА

· организовать эффективную работу с контрактами;

· сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

· автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

· обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

· повысить эффективность работы с заявками;

· реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;

· наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Какие результаты дает внедрение УМКА

В органах власти:

· повышение качества оказания государственных услуг;

· улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

· повышение прозрачности и открытости деятельности;

· снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

· создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Для коммерческих компаний:

· повышение управляемости;

· оперативное реагирование на изменения;

· увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Какие преимущества определяют лидерство УМКА

Преимущества определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

· быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

· легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

· возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

· широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

· возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

· большой потенциал для роста масштабов подсистемы -- по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;

· снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

· обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

· простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

· обеспечение высокой степени безопасности данных;

· одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

· эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

1.3 Сравнение рассмотренных вариантов решения и их оценка

Области автоматизации

Параметры	УМКА	DIRECTUM	Е1 Евфрат	OPTIMA-WorkFlow
Делопроизводство	+	+	+	+
Общий документооборот	+	+	+	+
Управление договорной деятельностью	+	+	+	+
Электронный архив	+	+	+	+
Работа с обращениями граждан	+	+	+	+
Управление проектами	+	+	+	+
Работа с документацией СМК	+	+	+	+
Присоединение файлов	+	+	+	+
Регистрация документов из MS Office/Open Office	+	+	+	+
Регистрация из Проводника Windows	+	+	+	+
Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов	-	+	+	-
Изменение прикрепленных файлов	+	+	+	+
Ведение личных папок пользователя	+	+	-	+

Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Создание типовых маршрутов движения документов	+	+	+	+
Поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов	+	+	+	+

Поиск и анализ информации

Атрибутивный поиск по реквизитам документа	+	+	+	+
Осуществление различных видов поиска в одном запросе	-	+	+	+
Шаблоны поиска и иерархическое/классифицируемое хранение	+	+	+	+
Построение отчётов по результатам поиска	+	+	+	+

Информационная безопасность

Поддержка различных способов аутентификации	+	+	+	+
Выдача прав на время исполнения поручения/документа	+	+	+	+
Программные средства контроля целостности документов	+	+	+	+

Стандартные средства настройки

Средства проектирования РКК (дизайнер)	+	+	+	+
Возможность расширения и настройки РКК	+	+	+	+
Возможность использования сложных элементов (таблиц, структуры) при проектировании РКК	+	+	+	+
Дизайнер типовых маршрутов прохождения документов	+	+	+	+
Дизайнер отчетных форм	+	+	+	+
Возможность расширения функционала плагинами	+	+	+	+
Возможность настройки интерфейса под типы пользователей	+	+	+	+

Дополнительно

Совместимый со всеми мобильными ОС клиент для мобильных устройств	-	+	+	-
Настройка интерфейса пользователем	+	+	+	+
Просмотр задач группы, назначение исполнителя руководителем из группы	-	+	+	+
Внутренняя почта	+	+	+	+
Просмотр списка работающих в системе пользователей	-	+	-	+
Дублирование сообщений внутренней почты на внешний e-mail	-	-	-	+
Использование циклов при обработке маршрутов	+	+	+	+
Создание задач для группы	-	+	+	+
Разграничение прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы)	+	+	+	+
Система средств резервного копирования и восстановления данных	+	+	+	+
Настройка набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации	+	+	+	+
Создание папок с поручениями	-	+	+	+
Настройка автоматического создания, регистрации и отправки по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, Web)	+	+	+	+
Отправка подписанных ЭЦП документов с сохранением информации о подписях	+	+	+	+

Стоимость

Стоимость 1 лицензий	-	5700	5600	7500



2. Анализ изучаемой проблемы на предприятии ОАО «Главкосмос»

2.1 Общая характеристика ОАО «Главкосмос»

ОАО «Главкосмос» основан в 1985 г. в составе Министерства общего машиностроения СССР как Главное управление по созданию и использованию космической техники для народного хозяйства и научных исследований - «Главкосмос СССР». В 1989 году «Главкосмосу СССР» разрешено пользоваться правом юридического лица. В 1991 году «Главкосмос СССР» был выведен из состава структурных подразделений Министерства общего машиностроения СССР и принято решение о деятельности «Главкосмоса СССР» на принципах хозяйственного расчета. В 1991 году Государственная хозяйственная организация (ГХО) «Главкосмос» зарегистрирована на государственной форме собственности с правом хозяйственного ведения и находящаяся в ведении Министерства промышленности РФ. В дальнейшем ГХО «Главкосмос» находился в ведении: с 1993 года - Государственного комитете РФ по оборонным отраслям промышленности; с 1996 года - в ведении Министерства оборонной промышленности; с 1998 г. - в ведении Российского космического агентства. В 2001 году ГХО «Главкосмос» переименован в ОАО «Главкосмос».



Основные направления деятельности ФГУП «Главкосмос»

Основная тематика и страны, с которыми работает ОАО «Главкосмос».

ОАО «Главкосмос», является головным исполнителем договоров с Индийской организацией космических исследований (ИСРО) Правительства Индии. Указанные договора заключены с целью реализации проекта по разработке и поставке криогенных блоков (КРБ) для вывода полезной нагрузки на переходную геостационарную орбиту с параметрами указанными в техническом проекте. Данные работы являются долгосрочными, ведутся с 1993 года и носят многоэтапный характер.

В 2006 году были заключены договора с Китаем, где ОАО «Главкосмос выступает головным исполнителем. В настоящее время проводятся работы по трем договорам, по созданию следующей научно-технической продукции: «Спутниковая антенна с изменяемой диаграммой направленности в диапазоне Ku для обслуживания территории КНР с космического аппарата на геостационарной орбите», «Разработка, изготовление и поставка оборудования никель-водородных аккумуляторных батарей», «Разработка, изготовление, и поставка оборудования и документации одного образца инженерной модели активной фазированной решетки». Всего количество договоров с Китаем планируется довести до пятнадцати. Все договора являются экспортными и финансируются за счет иностранных заказчиков.

В рамках соглашения между Роскосмосом и ИСРО (Индия) в 2007-2008 годах выполняются работы по теме ОКР: Создание научной аппаратуры для проекта “ЮтСат” и участие в реализации проекта по постановке космического эксперимента по изучению ионосферы, верхних слоев атмосферы и солнечной активности на борту спутника с использованием указанной научной аппаратуры.

Также ведется ОКР по теме: «Соглашение» работы выполняются в рамках ФЦП «Глонасс», и «Спектрометрия».

Данные договора финансируются за счет бюджета.

Доля выручки от продажи товаров, продукции, работ, услуг за счет экспортных договоров составляет около 70%. Поэтому экономическая стабильность предприятия зависит от результатов работы с иностранными партнерами по продвижению продукции и услуг предприятий Роскосмоса на экспорт.

Информация по продажам в разрезе стран

Итого:

Китай - 56%;

Казахстан - 25%;

Индия - 4%;

Россия - 15%.

2.2 Характеристика системы управления ОАО «Главкосмос»

«Главкосмос» является открытым акционерным обществом, созданным путем преобразования федерального государственного унитарного предприятия «Главкосмос» на основании Распоряжения Федерального агентства по управлению государственным имуществом «Об условиях приватизации федерального государственного унитарного предприятия «Главкосмос» от 20 декабря 2011 г. № 3203-р и является его правопреемником.

Общество действует на основании Устава, утвержденного Распоряжением Федерального агентства по управлению федеральным имуществом от 20 декабря 2011 г. № 3203-р.

Основной вид деятельности: экспортно-импортные операции в отношении научно-технической продукции в области ракетно-космической техники социально-экономического и научного назначения.

Период деятельности общества в космической отрасли - 28 лет.

2.3 Характеристика информационных ресурсов ОАО «Главкосмос»

Информационные ресурсы - это документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных храненьях и др.).

Активными информационными ресурсами является та часть ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного поиска, хранения и обработки: формализованные и законсервированные на машинных носителях в виде работающих программ профессиональные знания и навыки, текстовые и графические документы, а также любые другие содержательные данные, потенциально доступные на коммерческой основе пользователям компьютеров.

ОАО «Главкосмос» принадлежит государству. Ракетно-космическая промышленность имеет важное политическое и экономическое значение. Ею в значительной мере определяются промышленный потенциал и престиж государства: ее предприятия поставляют свою продукцию на внутренний и внешние рынки, обеспечивают заказами другие отрасли хозяйства, предоставляют большое количество рабочих мест.

Анализируя внешнюю среду ОАО «Главкосмос» можно выделить следующие факторы, с которыми приходится сталкиваться и которые активно влияют на её деятельность (рисунок):

Каждый из этих факторов имеет огромное влияние на предприятие. Они помогают ОАО «Главкосмос» активно развиваться, налаживать связи с иностранными партнерами, привлекать новых поставщиков и потребителей, юридически грамотно выполнять свои обязанности и вести полный контроль обязательств со стороны заказчика.

Генеральный директор осуществляет общее руководство фирмой. Взаимодействует с государственными заказчиками и частными клиентами. Является официальным представителем предприятия. Его распоряжениями определяется организационная структура предприятия, утверждает штатное расписание.

Ниже представлена таблица «Функциональная структура» предприятия.

Таблица

Функциональная структура

Функциональная подсистема	Задачи подсистемы
Подсистема «Управление бухгалтерским учетом»	Призвана обеспечить сбор, подготовку, передачу и хранение первичной учетной информации, машинную обработку исходных данных и получение сводной бухгалтерской документации в кратчайшие сроки и ее высокой достоверностью, передачу организациям учетной информации, необходимой для управления финансово-хозяйственной деятельностью.
Подсистема «Защита информации»	Предназначена для защиты информации на рабочих местах и серверах, в соответствии с требованиями регулирующих органов, и контроля утечек и каналов распространения защищаемой информации.
Подсистема «Зарплата и управление персоналом»	Предоставляет такие возможности как расчет заработной платы как одного, так и нескольких предприятий в одной базе данных с возможностью формирования форм отчетности для всех заинтересованных лиц, управление мотивацией персонала с проведением анализа схем мотивации, автоматизация всего спектра кадрового делопроизводства, кадрового учета и анализа кадрового состава, возможность планирования потребности в персонале и учет занятости, управление приемом, обучением и аттестацией персонала.
Подсистема «Управление и контроль договоров»	Назначением системы является учет всех деловых документов, хранение и работа с текстами документов, контроль каждого этапа рассмотрения, фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело, получение справочной информации о документах, отбор и хранение документов в папках, анализ документооборота.
Подсистема "Правовое обеспечение"	Предназначена для решения правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управления персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Классификация информации на предприятии ОАО «Главкосмос» по видам доступа приведена на схеме ниже.

Впервые понятие информации находящейся в ограниченном обороте введено в ФЗ о кредитных историях 2005 года. По нему ст. 7 говорит что это совокупность информации находящейся в титульной, основной и дополнительной частях кредитной истории является ограниченного доступа. Признаки позволяющие выделить информацию находящуюся в ограниченном обороте. 1) информация не являющаяся гос. тайной изъятие ее из оборота направленно на защиту безопасности государства и обеспечение и защиту прав и свобод граждан. 2) содержащиеся в информации сведения могут нанести ущерб обладателю этих сведений 3)принимаются меры по охране и защите информации. Коммерческая тайна. Закон о коммерческой тайне принят 29 июня 2004 года. До этого было постановление правительства РСФСР 5 дек. 1991 года называлось о перечни сведений ком. Тайны. ГК давал определение служебной и коммерческой тайны. В закон 2004 года в основу определения понятия ком. Тайны положен принцип действия возможности получения коммерческой прибыли от данной деятельности. В закон о милиции и в ведомственные нормативные акты введено понятие аудиторской деятельности. Постановлением правительства в 2002 году утверждается федеральные правила аудиторской деятельности. ФЗ о банках и банковской деятельности 1990 года. Предоставление сведений относящихся к банковской и аудиторской тайне осуществляется только в определенных законом случаях и на установленном законном основании и только указанному кругу должностных лиц.

Для успеха фирмы на рынке ракетно-космической техники необходимы определенные условия, а именно: 1) техническая компетенция и постоянство кадрового состава; 2) достаточный опыт выпуска продукции по своим конструкторским разработкам; 3) умелая организация сбыта готовых изделий; 4) диверсификация производства; 5) эффективность затрат; 6) устойчивость финансового положения. Перспективными для долгосрочного развития промышленности представляются авиалайнеры и космическая техника. Сокращение рынка вооружений, похоже, может быть скомпенсировано объемом продаж на других секторах рынка, достаточных для получения приемлемых прибылей. По темпам развития ракетно-космическая промышленность превзошла другие отрасли и приобрела определяющее значение для современной цивилизации.

Требования по защите информации определяются владельцем ИС и согласовываются с исполнителем работ по созданию системы защиты информации (исполнитель должен иметь соответствующую лицензию на право проведения таких работ).

В процессе формирования требований к системе защиты информации целесообразно найти ответы на следующие вопросы.

1. Какие меры безопасности предполагается использовать?

2. Какова стоимость доступных программных и технических мер защиты?

3. Насколько эффективны доступные меры защиты?

4. Насколько уязвимы подсистемы защиты информации?

5. Имеется ли возможность провести анализ риска (прогнозирование возможных последствий, которые могут вызвать выявленные угрозы и каналы утечки информации)?

В общем случае целесообразно выделить следующие группы требований к системам защиты информации

1) общие требования

2) организационные требования

3) конкретные требования к подсистемам защиты, техническому и программному обеспечению, документированию, способам, методам и средствам защиты.

Законодательство Российской Федерации о государственной тайне основывается на Конституции Российской Федерации, Законах Российской Федерации «О безопасности» и «О государственной тайне».

Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом «О государственной тайне» (Раздел II), на основании которого межведомственная комиссия по защите государственной тайны формирует перечень сведений, отнесённых к государственной тайне.

На распространение таких сведений государством устанавливаются ограничения с момента их создания (разработки) или заблаговременно; государство с целью упорядочивания обращения таких сведений формирует необходимые нормативные акты (перечневую систему засекречивания).

Органы государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, разрабатывают в пределах своей компетенции развёрнутые перечни сведений, подлежащих засекречиванию. Руководствуясь данными перечнями, исполнители определяют степени секретности сведений, устанавливают грифы секретности разрабатываемых ими документов (носителей) и выполняют ограничительные мероприятия.

Основаниями для рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, (снятия ограничений на их распространение) являются:

· взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств по открытому обмену сведениями, составляющими в Российской Федерации государственную тайну;

· изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной.

Срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

Безопасность информации интерпретируется как опасность ее несанкционированного получения за все время нахождения, а также безопасность действий, для осуществления которых используется информация.

...