Разработка подсистемы управления исполнением договоров на предприятии ракетно-космической промышленности

Любой договор вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом.

Все договора проходят через пять этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

1) прием и первичная обработка;

2) оценка и распределение;

3) хранение договоров;

4) обработка договоров;

5) составление отчетных данных по контролю исполнения договоров;

2.4 Общие требования к решению задачи разработки подсистемы управления исполнения договоров и критерии оценки результативности решения

Подсистема управления исполнением договоров, которая будет разработана для ОАО «Главкосмос», должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

ОАО «Главкосмос» формулирует свои требования к подсистеме управления исполнением договоров. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление договорами Общие требования», часть процессов -- регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. -- идентифицирует как процессы управления договорами. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Требования к подсистеме включают в себя также:

· регистрацию, учет и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних договоров, документов, обращений граждан, организационно-распорядительных договоров;

· возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;

· жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;

· обмен документами между территориально распределенными подразделениями;

· рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;

· поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;

· учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;

· формирование отчетности;

· управление правами доступа;

· применение электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования в следующем виде:

· создание проектов документов;

· согласование проектов документов;

· утверждение документов;

· создание резолюций, поручений;

· контроль исполнительской дисциплины;

· контроль версий документов;

· протоколирование действий;

· обсуждение документов;

· делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме всех этих требований ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных подсистем, а также -- расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство подсистемы -- ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходима предприятиям и возможность к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.

Одно из главных требований компании -- обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает требования, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс поручение сначала сформирует задачу выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, - задачу проверить исполнение для инициатора бизнес-процесса.

Обработка входящих документов на ОАО «Главкосмос»

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

1. Первичную обработку.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрацию.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передачу на исполнение.

6. Контроль исполнения.

7. Подшивку документа в дело.

Принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу. Заведующий канцелярией проверяет правильность доставки, правильность адреса, целостность. Уничтожает упаковку и проставляет дату получения. Заведующий канцелярией передает документы на предварительное рассмотрение референту генерального директора. Он распределяет документы:

- генеральному директору;

- директорам по принадлежности;

- в структурные подразделения, как не требующие резолюции руководителя.

Рисунок Бизнес-Процесс обработки входящих документов

Регистрацию исходящих документов осуществляет структурное подразделение, являющееся их исполнителем. Данные об исходящем документе заносятся в «журнал регистрации исходящих документов». Отправка осуществляется через АХО. Заведующий канцелярией принимает документы для отправки под роспись в «журнале регистрации исходящих документов» соответствующего подразделения. Заведующий канцелярией сортирует документы, упаковывает и адресует. Сдает на почту не позднее следующего дня.

Процесс обработки исходящих документов представлен на рисунке:

Рисунок Бизнес-Процесс обработки исходящих документов

Движение внутренних документов на предприятии

На предприятии издаются организационно- распорядительные (внутренние) документы: положения, инструкции, правила, приказы (см. приложение 5), распоряжения (см. приложение 6), протоколы, акты, письма, факсы, телеграммы, справки, докладные записки.

В приказах и распоряжениях выделяют две части: вводную и распорядительную. В распорядительной части прописывается конкретное задание с указанием исполнителя, сроков исполнения; в последнем пункте указывается наименование должности исполнителя, ФИО, телефон.

Защита информационных систем направлена на обеспечение сохранности рабочих данных, бесперебойного функционирования компьютеров, программного обеспечения и операционной системы.

Все меры по обеспечению защиты тесно взаимосвязаны, поэтому при отсутствии какого-либо решения нельзя говорить о полном обеспечении безопасности. Схемы защиты могут быть едиными для всех пользователей, разграничивающими права доступа к информации и использовать методы засекречивания информации.

Как правило, такие решения могут сочетать в себе несколько функций для обеспечения оптимальной безопасности при коллективной работе с базами данных, корпоративными порталами, системами электронного документооборота.

Защита информационных систем подразумевает четкое разграничение информации на защищаемую и не представляющую особой ценности. К первому типу относятся все данные, связанные с деятельностью компании. Например, коммерческая и финансовая документация, служебная и деловая переписка, сведения о сделках и движении средств. Такие данные дублируются, имеют специальный гриф или электронный шифр.

Широко применяется способ разграничения полномочий и регулирования доступа к подразделам корпоративной информации в зависимости от должностных полномочий сотрудников. Такая градация позволяет четко контролировать потоки данных внутри организации и исключить получение информации людьми, не причастными к выполнению связанных с ней задач.

Установка специального дополнительного ПО обеспечивает контроль функционирования IT-инфраструктуры, исключая возникновение программных и системных ошибок, препятствуя проникновению извне.

Для разрабатываемой системы необходимо определить критерии: технические, качественные и экономические.

Технические критерии:

- интерфейс программы должен быть «дружественным», главный критерий - простота в работе и удобство при вводе данных.

- названия: информация в названии должна ясно и недвусмысленно идентифицировать назначение отчета или формы;

- инструкции: должны быть ясными, понятными и краткими, использоваться знакомая пользователям терминология.

- внешний вид окон и форм: должен быть простым и удобным в использовании.

- вывод сообщения об ошибках: при недопустимом заполнении форм или документов должно выдаваться сообщение с подсказкой.

- невозможность изменения пользователем формул и алгоритмов, по которым происходят вычисления в программном пакете.

Помощь пользователю - Help должна быть ориентирована в первую очередь на работников службы бухгалтерии и юридического отдела. При использовании Help пользователь должен получить четкие описания и последовательность действий.

Критерии качества:

§ подсистема должна удовлетворять критериям качества:

§ контроль доступа;

§ регистрация доступа;

§ управляемость;

§ объем ввода-вывода;

§ изучаемость;

§ интенсивность ввода-вывода;

§ коммуникативность;

§ согласованность;

§ простота;

§ компактность;

§ способность к самоописанию;

§ модульность;

§ общность;

§ расширяемость;

§ машинонезависимость;

§ независимость от системного ПО и др.

Экономические критерии:

Проектируемая система должна улучшить экономическую ситуацию.

§ Годовой экономический эффект,

§ Годовая экономия,

§ Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений,

§ Срок окупаемости капитальных вложений,

§ Критерии оценки потока платежей.

Баланс снабжения предприятия материальными ресурсами составляется в натуральном и стоимостном выражении. И в нем с одной стороны устанавливается потребность в материальных ресурсах, а с другой - источники покрытия этой потребности.

На предприятии в качестве методов решения задач материально-технического обеспечения предлагается:

· ориентация на международные и государственные стандарты, как в области информационных технологий, так и в области методологии управления современными промышленными предприятиями;

· применение передовых зарубежных разработок прикладных программных средств класса ERP;

· творческое использование накопленного опыта управления предприятием на основе существующей нормативной документации и экспертных знаний сотрудников предприятия;

· поочередная разработка и ввод в эксплуатацию составных частей системы с учетом особенностей бизнес-процессов предприятия.

2.5 Описание контекста решения задачи разработки подсистемы управления исполнения договоров в рамках подсистемы «УМКА»

Задача	Цель задачи	Периодичность	Современное состояние в отношении автоматизации каждой задачи
Уменьшить объемы информации на бумажных носителях	1. Своевременная обработка информационных сведений, поступающих ежедневно в огромных объемах, требует быстроты и вдумчивого отношения, что затруднительно при традиционных подходах к ведению документации. Промедление часто приводит к потере важных текущих данных и, как следствие, к неблагоприятным для предприятия последствиям в виде убытков, срыва сделок, штрафов и прочее.	Решается по запросу, то есть каждый раз	Решается ручным и автоматизированным способом
Увеличить скорость обращения документов	Экономия времени и повышение производительности. При традиционных формах работы процессы, связанные с подготовкой, созданием, поиском, оформлением, обработкой, систематизацией документов требуют серьезных временных затрат. При их сокращении появляется возможность ощутимого повышения продуктивности деятельности, поскольку усилия можно направить исключительно на обработку и практическое применение документальной информации.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Уменьшить время на контроль исполнения договоров	Подсистема электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Вести детальный контроль исполнения договоров	Несомненно, важной функцией контроля исполнения договоров является отслеживание платежей. Это касается как расходных, так и доходных договоров. Для отслеживания платежей по расходным договорам в системе документооборота ESCOM.BPM имеется процесс «Заявка на оплату». Как правило, данный процесс используется для согласования оплаты счетов. Все заявки, относящиеся к договору, отображаются в его карточке в специальном разделе. По каждой заявке отображается её сумма и статус.	Решается по запросу, то есть каждый раз	Решается ручным способом
Отслеживание платежей по договору	Решаются последовательности платежей любого уровня вложенности, даже если цепочка будет состоять из фирм однодневок. Отслеживает необходимость оплаты платежей по созданным шаблонам.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Построение графиков выплат по договору	Позволяет в комплексе оценить текущую ситуацию и заблаговременно предпринять необходимые меры для ее исправления или снижения негативных последствий.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Автоматическое заполнение и создание платежных поручений	Разработано для уменьшения затрат времени на оформление платежных документов	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Оформление документов в различных валютах	Все цены и суммы сохраняются в базе данных в трех валютах - национальной, расчетной и валюте документа, что позволяет в любой момент получать нужные отчеты без длительных процедур пересчета, а также дает возможность оценить курсовые разницы, полученные в результате колебаний курсов валют.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Создать централизованное корпоративное хранилище документов	Электронный архив эффективно решает задачи систематизации документов, организации их хранения и поиска документов, ведения истории изменений и анализа работы с документами. При этом возможна работа с любыми типами документов. Имеются гибкие возможности поиска по реквизитам договора и текстовому содержанию, по связанным документам и произвольной системе папок.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Организовать движение договоров и автоматизировать поток задач	Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом
Организация эффективной защиты информации	В защищенной ОС любой пользователь (субъект доступа), перед тем как начать работу с системой, должен пройти идентификацию, аутентификацию и авторизацию. Субъектом доступа (или просто субъектом) называют любую сущность, способную инициировать выполнение операций над элементами ОС. В частности, пользователи являются субъектами доступа. Конфиденциальность работы с документами всех сотрудников.	Решается автоматически, регулярно и по запросу	Решаются только автоматизированным способом
Эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по договорам	Система способствует повышению оперативности доступа к нужной информации, позволяет четко разграничить возможности доступа для каждого конкретного сотрудника. Быстрота и грамотное распределение работы обеспечат стабильную слаженную деятельность всех подразделений организации или предприятия	Решается автоматически, регулярно	Решается ручным способом
Планирование и учет трудозатрат - исполнителей работ	Результат планирования и учета это повышение исполнительской дисциплины, важную информацию для анализа деятельности и корректировки распределения работ и организации труда, более веские обоснования для получения дополнительных ресурсов.	Решается по запросу, то есть каждый раз	Решается ручным способом
Настройка системы уведомлений и напоминаний	Помочь руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации	Решается по запросу, то есть каждый раз	Решаются только автоматизированным способом
Разграничение прав доступа сотрудников к информации	Распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим	Решается автоматически, регулярно	Решаются только автоматизированным способом



Информационная модель подсистемы

Информационная модель подсистемы - это схема или диаграмма информационных связей задач подсистемы и схемы внешних информационных связей.

Эта модель обеспечивает наиболее эффективное распределение данных и рациональный обмен информации между подсистемами. Информационная модель подсистемы представлена на рисунке.

Рисунок Информационная модель подсистемы

Схема документооборота представлена на рисунке.

Рисунок Схема документооборота



3. Разработка рекомендаций и мероприятий по решению проблемы разработки подсистемы управления исполнения договоров на предприятии ОАО «Главкосмос»

3.1 Постановка задачи

Цель разработки подсистемы является ведение детального контроля исполнения договоров, что в свою очередь поможет предприятию быстро и удобно выполнять определенные работы с договорами и с точностью следить за их исполнением.

Входящая информация это договор, приложения, дополнительное соглашение, банковские выплаты, накладные, счет-фактура, акты.

Выходной информацией задачи являются отчеты и графики по исполнению договора.

В нашем случае контекстная диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Количество пользователей подсистемы составляет 13 человек, а количество рабочих мест, на которых внедрена подсистема, совпадает с количеством пользователей.

С течением времени могут возникнуть проблемы снижения быстродействия информационной подсистемы по причине большого количества данных (например, может увеличиться время контроля договоров). По этой причине задача рациональной организации контроля исполнения договоров с обеспечением допустимого уровня быстродействия информационной системы является актуальной. Целью данной работы является разработка современной подсистемы, которая позволит не только управлять договорами, но и вести качественный контроль за его исполнением.

Диаграмма вариантов использования разрабатываемой системы представлена на рисунке.

Рисунок Диаграмма вариантов использования



3.2 Основные концептуальные решения по задаче

Наиболее объёмной и сложной информацией для организации в базы данных служит информация, представленная исполнительной документацией.

В нормативной и проектной технической документации подробно изложено, какими исполнительными документами должно сопровождаться выполнение работ, Однако, не существует никакой нормативной информации, определяющей принципы организации этих документов в базы данных.

Вместе с тем, в последнее время практически во всех заключаемых контрактах на сооружение или реконструкцию объектов в качестве одного из обязательств генподрядчика приводится требование формирования информационной базы данных по всей технической документации. Кроме того, в контрактах предусматривается, что к сдаче объекта за 10 дней до начала работы комиссии по приемке в эксплуатацию каждого объекта генподрядчик передает исполнительный экземпляр проектной документации с письменным подтверждением соответствия фактически выполненных работ проекту.

Формирование базы данных исполнительной документации традиционными методами требует очень высоких трудозатрат, при этом качество работ всегда остаётся низким. Одной из причин, обусловливающих высокие трудозатраты при низком качестве, служит необходимость связать воедино большое количество документов, имеющих различный диапазон действия и находящихся в различных комплектах, узлах, проектах. Например, для типового объекта ракетно-космического строительства при постановке задачи качественного формирования комплекта исполнительной документации, в случае невозможности обеспечения взаимосвязи между документами, имеющими различный диапазон действия и различное местонахождение, количество документов в комплекте возрастает в 5 и более раз. Без учёта трудозатрат приёмной комиссии, величина которых почти соизмерима с трудоёмкостью формирования самого комплекта принимаемой исполнительной документации, средняя существующая трудоёмкость формирования комплекта, из расчёта на один документ, составляет цифру более 3,5 чел/час.

Заключение договора.

Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт).

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их.

В рамках данного шага заключаются (подписываются) или продляются договора с клиентами.

Договор должен содержать следующую информацию:

· Номер договора

· Дата заключения

· Стороны договора

· Вид договора (например, договор на разовую поставку или долгосрочного сотрудничества)

· Ответственные лица (подписанты)

· Условия сотрудничества (например, условия оплаты/поставки)

· Данные о скидках

· Срок действия

В управлении проектом планирование есть организационным началом процесса реализации проекта. Сущность планирования проекта состоит в обосновании целей и средств их достижения на основе выявления ресурсов, определение комплекса работ, эффективных методов и средств, необходимых для их выполнения, и установление взаимодействия организаций участников проекта. Процесс разработки и контроля планов охватывает все этапы проектного цикла: создание концепции проекта; выбор стратегического решения относительно выполнения проекта и разработка деталей проекта, в частности упорядочения контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, завершение проекта. На этапе планирования проекта определяют все необходимые параметры его реализации:

· длительность (вообще и за отдельными роботами),

· потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах,

· сроки снабжения сырья, материалов и технологического оборудования,

· а также привлечение к проекту других организаций.

Принятые решения относительно этих параметров должны обеспечить реализацию проекта в заданные сроки с минимальными затратами ресурсов и высоким качеством выполнения работ.

Выполнение обязательств по договору

Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:

· Номер счета-фактуры

· Клиент

· Дата отправки

· Сумма

· Дата оплаты

· Дата получения уведомления

Входящие документы

Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке.

Исходящие документы

Расходные накладные.

Ответственный

Ответственный за работу с клиентами.

Описание

Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора.

В журнал заносится следующая информация:

· Номер уведомления

· Клиент

· Номер заказа

· Дата отправки уведомления

Под финансированием предприятия понимают привлечение необходимого для приобретения основных и оборотных фондов предприятия капитала, иными словами, покрытие потребности в капитале. При создании предприятия уставный капитал направляется на приоб-ре-тение основных фондов и формирование оборотных средств в разме-рах, необ-ходимых для ведения нормальной производственно - хозяйствен-ной деятель-ности, вкладывается в приобретение лицензий, патентов, ноу-хау, использование которых является важным доходообразующим фактором. Таким образом, первоначальный капитал инвестируется в производ-ство, в процессе которого создается стоимость, выражаемая ценой реали-зованной продукции. После реализации продукции она принимает денежную форму - форму выручки от реализации произведенных товаров, которая поступает на расчетный счет предприятия.

Контроль договора

На данном этапе регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, определяется размер штрафов и пени для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора клиенту, а также производится выставление или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.

Входящие документы

· Расходные накладные.

· Счета-фактуры.

· Банковские выписки.

· Учтенные претензии к клиенту и от клиента.

Исходящие документы

Налоговая и бухгалтерская отчетность за период.

Ответственный

Ответственный за контроль бухгалтер.

Описание

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках всего бизнес-процесса.

Контроль финансирования:

- счет бухгалтерского учета, предназначенный для учета внутриведомственных расчетов по финансированию. На счете отражают расчеты по финансированию из бюджета между вышестоящим распорядителем ассигнований и подведомственными ему учреждениями, организациями, возникающие в процессе их деятельности и исполнения смет расходов. Счет может иметь субсчета: "Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия"; "Расчеты по финансированию за счет других бюджетов"; "Расчеты по финансированию из бюджета капитальных вложений". Субсчета используются и вышестоящими и нижестоящими распорядителями ассигнований.

Диаграмма компонентов

Представление компонентов содержит информацию о библиотеках кода, исполняемых файлов, динамических библиотеках и других компонентах модели.

Диаграмма компонентов разрабатываемой системы представлена на рисунке

Рисунок диаграмма компонентов

Описание компонентов



Таблица

Описание компонентов

DataSourse	Предназначен для контроля над результатами запроса
Query	Предназначен для выполнения SQL запроса к БД
DBGrids	Предназначен для вывода результата запроса или целой таблицы БД на экран(работает через TDataSource)
TTable	Предназначен для установки связи с БД
DecisionCube	Реализует многомерный куб данных
DecisionGraph	Отображает графики, соответствующие выбору, сделанному пользователем в многомерном кубе
DecisionQuery	Отображает набор данных, используемый для построения куба.
DecisionSource	Источник данных, аналогичный DataSource, но приспособленный для задач DecisionCube
DecisionGrid	Отображает в табличном виде данные, соответствующие выбору, сделанному пользователем в многомерном кубе
WordApplication	Осуществляет соединение с сервером COM
WordDocument	Управляет работой сервера COM
WordFont	Управляет шрифтом сервера COM
WordParagraphFormat	Устанавливает формат абзаца сервера COM

3.3 Информационное обеспечение задачи

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Схема документооборота представлена на рисунке.

Рисунок Схема документооборота

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Процесс создания информационной модели начинается с определения концептуальных требований ряда пользователей.

Концептуальная модель представляет объекты и их взаимосвязи без указания способов их физического хранения.

Таким образом, концептуальная модель является, по существу, моделью предметной области. При проектировании концептуальной модели все усилия были направлены в основном на структуризацию данных и выявление взаимосвязей между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности обработки. Концептуальная модель представлена на рисунке.

Логическая модель отражает логические связи между элементами данных вне зависимости от их содержания и среде хранения. Логическая модель данных может быть реляционной, иерархической или сетевой. Пользователям выделяются подмножества этой логической модели, называемые внешними моделями, отражающие их представления о предметной области. Таким образом, логическая модель базы данных представляет собой полную атрибутивную модель, которая дает наиболее детальное представление структуры данных. Логическая модель представлена на рисунке.

Рисунок Концептуальная модель БД информационной подсистемы

Рисунок Логическая модель БД информационной подсистемы

3.4 Программное обеспечение задачи

Функции, выполняемые программой:

1) Добавление, удаление и редактирование данных (основных договоров, дополнительных, словаря дат, а так же информации о контрагентах );

2) Просмотр просроченных договоров;

3) Сортировка (упорядочение) записей (строк) по возрастанию;

4) Поиска конкретных договоров в БД;

5) Фильтрации данных (отбора записей);

6) Выводит графики;

7) Выполняет экспорт из БД в MsWord;

8) Формирование отчетности исполнения основных и дополнительных договоров.

Работа с программным продуктом осуществляется с использованием меню, представленного ниже.

Рисунок Меню программы

Работу с программой рекомендуется начинать с заполнения справочников. Вызов справочников осуществляется через Главное меню>Справочники.

При необходимости ввод новых элементов в справочники можно выполнить и в процессе ведения учета договоров, вызвав их из соответствующих документов.

Пункт меню «Документы» включает в себя 9 подпунктов. Выбор одного из подпунктов ведет к появлению экранной формы соответствующего документа.

Работу с документами можно также осуществлять через пункт меню «Журналы». Журналы используются для ввода новых документов, их удаления, поиска и просмотра.

Пункт меню «Отчеты» предназначен для формирования результатов деятельности отдела.

Для получения справки по программе необходимо выбрать пункт меню «Помощь». Вызов справки по конкретному справочнику, документу, журналу или отчету выполняется из соответствующих экранных форм.

Диаграммы последовательности и классов

Данная модель описывает взаимодействие между объектами системы и содержит диаграммы классов и диаграммы последовательности.

Отчеты

Рисунок Отчет по основным договорам

Рисунок Отчет по дополнительным договорам

Структурная схема пакета содержит программные модули различных классов:

1. Управляющие модули, предназначенные для загрузки меню или передачи управления другому модулю.

2. Модули, связанные с вводом, хранением, обработкой, выдачей информации.

3. Модули, выполняющие служебные функции (проверка пароля, ведение календаря, и т.д.).

Таблица

Описание модулей

Класс модуля	Идентификатор модуля	Функции
1	Main	Загрузка главного меню
1	DataModule	Контейнер невизуальных компонентов
2	RegVhod	Регистрационная карточка входящего документа
2	RegIshod	Регистрационная карточка исходящего документа
2	RegVn	Регистрационная карточка внутреннего документа
2	OrgSpr	Справочник организаций
2	OtdelSpr	Справочник подразделений
2	KadrSpr	Справочник по кадрам
2	TipDokSpr	Справочник видов документов
2	SearchVhod	Поиск входящего документа
2	SearchIsh	Поиск исходящего документа
2	SearchVn	Поиск внутреннего документа
2	KontrIsp	Поиск документов на контроле
2	Rep1	Отчет о входящих документах за период
2	Rep2	Отчет о выполнении документов
2	Rep3	Отчет о документах, стоящих на контроле
3	Spravka	Дополнительная информация

Для тестирования подсистемы разработали бета-версию продукта «УМКА» На подготовительном этапе было сформулировано техническое задание на настройку системы. Оно включало список документов, участвующих в электронном документообороте, схемы их прохождения (типовые бизнес-процессы) и формы отчетности для осуществления анализа эффективности деятельности компании. Нашим аналитикам также было предложено разделить полномочия сотрудников по доступу к информации. Сначала была установлена часть подсистемы, куда администратором была занесена структура организации, информация о всех сотрудниках, определены их права доступа. Далее, с помощью дизайнера форм созданы шесть регистрационных карточек документов (входящие, исходящие, договора, приказы, служебные записки, акты). Затем были настроены маршруты прохождения и согласования документов с подробным описанием. По техническому заданию в зависимости от вида договора выбирался один из трех настроенных вариантов технологической цепочки их обработки. На создание отчетных форм ушло несколько дней. Затем на компьютеры работников были установлены рабочие места «УМКА», интегрированные с почтовым клиентом. Для поддержки согласования и визирования документов в электронном виде для сотрудников были настроены электронно-цифровые подписи. Затем подсистема была запущена в двухнедельную опытную эксплуатацию, в которой участвовали несколько работников, -- при этом были опробованы все автоматизированные системой процессы и проверено удобство работы с системой. По ее результатам были доработаны настройки прав доступа к информации и контроля над ходом исполнения договоров. На этом этапе система была готова к эксплуатации.

В настоящее время организация имеет два удаленных друг от друга офиса. В подсистеме «УМКА» реализована поддержка территориально распределенной работы, которую мы тоже протестировали. Для этого наш опытный технический специалист на отдельном компьютере установил серверный компонент системы. Затем он перенес уже имеющуюся конфигурацию с сервера протестированной ранее подсистемы. После этого с помощью встроенных настроек было организовано взаимодействие между двумя серверами. В новом «филиале» была создана своя структура предприятия, установлены пользовательские места системы. Для тестирования работы в режиме взаимодействия двух серверов был запущен бизнес-процесс (обработка договора), включающий согласование, параллельную маршрутизацию и контроль договоров, в котором приняли участие сотрудники обоих офисов. Данный процесс для пользователя системы ничем не отличался от варианта работы в рамках локального офиса и поддерживал всю функциональность системы.

Выводы тестирования подсистемы

Безусловно, важный этап организации управления исполнением договоров -- исследование предприятия, целью которого является систематизация внутренних бизнес-процессов и выявление реальных потребностей предприятия в автоматизации. Лучше всего для выполнения подобных работ привлекать специалистов, имеющих опыт внедрения подсистем учета договоров. Мы же на этом этапе достаточно активно консультировались со специалистами.

На основе проведенного исследования формируются требования к будущей подсистеме. Продолжительность данного этапа четко определить очень сложно из-за большого количества субъективных факторов. В нашем случае на подготовку технического задания ушла неделя, в реальности при разработке любой подсистемы исполнения договоров этот этап оказывается самым трудоемким и в зависимости от количества участвующих в нем сотрудников и их квалификации может длиться несколько месяцев. Квалификация нашего технического специалиста позволила после прохождения им трехдневного обучения на администратора системы осуществить ее внедрение примерно за две недели. В течение этого времени специалисты оказывали нам консультационные услуги в рамках управления договорами.

При испытании подсистемы «УМКА» были опробованы все заявленные возможности, включая и взаимодействие удаленных офисов для организации работы в распределенной среде управления.

В результате тестового внедрения мы получили работающую подсистему управления исполнением договоров с возможностью ее модификации при изменении организационной структуры и бизнес-процессов компании без привлечения других специалистов. Функциональные возможности подсистемы, отсутствие необходимости приобретения стороннего программного обеспечения, простота освоения и удобство настройки позволили осуществить разработку в разумные сроки при минимальных финансовых вложениях.

№ теста	Содержание теста	Атрибут	Заданное значение	Ожидаемые результаты	Фактические результаты	Выводы
1	Сохранение данных в окне «Поступление товаров и услуг»	«Контрагент» «Договор контрагента»	«…» «…»	Подсистема не должна позволять проводить договор без заполненных обязательных данных	Подсистема выдает сообщение об ошибке	Подсистема позволяет отслеживать полноту заполнения договора
2	Сохранение данных при несовпадении валюты расчетов по договору и валюты регламентирующего учета	«Договор» «Сумма»	Доллары Рубли	Подсистема не должна позволять проводить договор	Подсистема выдает сообщение об ошибке	Подсистема не позволяет проводить договор
3	Сохранение данных при несовпадении номенклатуры по приходному ордеру и создаваемому на основании его документу	«Товар»(по приходному ордеру) «Товар»(по создаваемому документу)	«Батареи Li-on» «Электронная компонентная база»	Невозможность проведения документа	Подсистема выдает сообщение об ошибке	Подсистема позволяет выявлять несоответствия данных в документах
4	Автоматическое формирование отчета по договору, контролю исполнения договора и документов по работе с данным договором	«Отчет. Договор» «Отчет. Контроль исполнения договора» «Отчет. Документы по работе с договором»	«Батареи Li-on» «Электронная компонентная база» «Спутниковая антенна»	Подсистема должна формировать отчеты только по одной тематике договора	Подсистема выдает сообщение об ошибке	Подсистема не позволяет допустить ошибок в формировании отчетов
5	Поддержка территориально распределенной работы с новым филиалом	Главный сервер Удаленный сервер	Бизнес-процесс (обработка договора) Бизнес-процесс (обработка договора)	Взаимодействие между двумя серверами	Подсистема не выдает сообщение об ошибке	Подсистема позволяет безошибочно взаимодействовать с удаленным офисом для организации работы в распределенной среде управления
6	Разделение сотрудников по правам доступа к информации	Секретная информация Информация общего пользования	Сотрудник без допуска к секретной информации Сотрудник имеющий допуск к секретной информации	Подсистема должна блокировать доступ к секретной информации сотрудникам без допуска к ней	Подсистема выдает сообщение об отказе доступа Подсистема позволяет работу с информацией	Подсистема позволяет предотвратить распространение секретной информации
7	Разделение полномочия сотрудников	Бухгалтерия IT отдел Юридический отдел Охрана Руководство предприятия	Системный администратор Бухгалтер Охранник Юрист Директор фирмы	Подсистема должна давать доступ сотрудникам к информации в зависимости от их полномочий	Подсистема выдает сообщение об отказе доступа Подсистема выдает сообщение об отказе доступа Подсистема выдает сообщение об отказе доступа Подсистема выдает сообщение об отказе доступа Подсистема позволяет работу с информацией	Подсистема четко разграничивает полномочия сотрудников, осуществляет фильтр информации и позволяет не нарушать рабочие процессы отделов
8	Ввод некорректных данных	«Сумма»	Слово	Ввод невозможен	Ввод невозможен	Подсистема не позволяет вводить некорректные данные

3.5 Методическое обеспечение задачи

Сценарий диалога

Главное окно подсистемы документооборота предназначено для работы с журналами регистрации документов, для работы со списком документов и непосредственно с документами, а также для настройки справочников, открытия форм поиска и формирования отчетов.

В верхней части главного окна подсистемы расположено меню.

Рисунок Пункт меню «Файл»

При выборе подпункта меню Файл > Зарегистрировать новый > Входящий документ появляется экранная форма регистрационной карточки входящего документа.

Рисунок Регистрационная карточка входящего документа

Для ввода и корректировки доступны следующие поля:

Таблица

Поля ввода и корректировки

№ документа	Номер документа. Вводится вручную с клавиатуры
Дата документа	Вводится с помощью встроенного календаря
Регистр.№	Регистрационный номер документа- это номер, под которым документ однозначно идентифицируется в деле. Присваивается автоматически при регистрации
Дата отпр./получ.	Дата фактического получения документа. Вводится с помощью встроенного календаря
Кому напр./от кого получ.	Список отправителей документа. Вводится с применением справочника «организации»
Листов	Количество листов документа с приложениями
Тип документа	Вид документа. Вводится из справочника «вид документа»
Тема	Тема документа (краткое содержание). Вводится вручную
Резолюция	Резолюция документа. Вводится вручную
Подпись рез.	Краткая информация о лицах, наложивших резолюцию на документ. Выбирается из справочника «кадры»
Исполнитель	Исполнитель - сотрудник, осуществляющий подготовку документа. Вводится с применением справочника «кадры»
Срок	Дата, к которой необходимо осуществить исполнение документа. Является обязательной для заполнения. Вводится с применением календаря
Готово, %	Процент исполнения всего документа в целом. Заполняется ручным вводом с клавиатуры или при помощи расположенных рядом с полем кнопок пошагового приращения указанного числа
Дата исполнения	Дата фактического исполнения документа. Заполняется с использованием встроенного календаря
Отметка об исполнении	Произвольный текст, касающийся исполнения документа в целом

При выборе подпункта меню Файл> Зарегистрировать новый> Исходящий документ появляется экранная форма регистрационной карточки исходящего документа.

Рисунок Регистрационная карточка исходящего документа

Пункт главного меню «Справочники» состоит из следующих подменю:

Рисунок Пункт меню «Справочники»

«Организации» открывает справочник контрагентов для изменения или добавления новых записей;

«Подразделения» открывает справочник отделов, существующих на данном предприятии;

«Кадры» открывает справочник сотрудников, работающих на данном предприятии;

«Вид документа» открывает справочник типов документов.

Пункт меню «Поиск» позволяет находить необходимый документ:

.

Рисунок Пункт меню «Поиск».

При выборе подпункта меню Поиск > Входящего документа появляется экранная форма поиска входящего документа.

Рисунок Экранная форма поиска входящего документа

Для осуществления поиска заполняются поля, по которым необходимо найти интересующие документы. При выборе подпункта меню Поиск> Внутреннего документа появляется экранная форма поиска внутреннего документа.

Рисунок Экранная форма поиска внутреннего документа

При выборе подпункта меню Поиск> Исходящего документа появляется экранная форма поиска исходящего документа.

Рисунок Экранная форма поиска исходящего документа

При выборе подпункта меню Поиск> Документы на контроле появляется экранная форма поиска документов на контроле.

Рисунок Экранная форма поиска документов, находящихся на контроле

Программа документооборота позволяет осуществлять текущий контроль за исполнением документов. Для этого в окне поиска необходимо ввести текущую дату, и нажать «Найти». После этого компьютер выдает список документов, находящихся на контроле, срок исполнения которых истекает в течение ближайших 3 дней. Это позволяет своевременно предупредить исполнителя о необходимости завершения работы над документом.

При желании данный список можно распечатать, нажав кнопку «Распечатать». При этом формируется отчет, в котором содержится необходимая информация о документах, стоящих на контроле и информация об исполнителях.

Рисунок Отчет о документах, стоящих на контроле

Подсистема документооборота позволяет формировать несколько видов аналитических отчетов.

Рисунок Пункт меню «Отчеты»

При выборе подпункта меню Отчеты> Отчет о входящих документах появляется промежуточная экранная форма, в которой необходимо указать период, за который нужно сформировать отчет.

Рисунок Формирование отчета

После нажатия кнопки «Сформировать отчет» формируется и при необходимости распечатывается отчет.

Рисунок Отчет о входящих документах

При выборе подпункта меню Отчеты> Отчет выполнении документов формируется и при необходимости распечатывается отчет о выполнении документов (по исполнителям).

Рисунок Отчет о выполнении документов



4. Компьютерное обеспечение проекта и инфраструктура

4.1 Общесистемная программная среда реализации проекта

В современном обществе работа без использования ПК представляется невозможной. Широкое распространение использование ПК получило во многих структурных подразделениях предприятия, такие как бухгалтерия, отдел МТО и юридический отдел. В связи с огромным количеством информационных потоков, движущихся внутри организации, встает вопрос о проектировании информационного обеспечения, главной проблемой которого является организация данных в памяти ПК.

Решением данной проблемы явилось появление новой организации данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, программных и технических средств формирования этих баз.

В базе данных постоянно накапливается и обновляется информация в виде небольшого числа массивов. Каждый из этих массивов ориентирован на использование при решении многих задач управления. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

К разработке информационного обеспечения предъявляется ряд требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Размещено на Allbest.ru

...