Внедрение системы управления проектами на предприятии

Заместитель главы администрации назначается на должность главой поселения:

- осуществляет функции по руководству администрацией в соответствии с распределением обязанностей, установленным главой поселения;

- осуществляет полномочия по руководству администрацией в случае отсутствия главы поселения, в том числе, когда глава поселения не может исполнять свои обязанности.

Структура, штатное расписание администрации утверждается Главой сельсовета в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда, доходов и расходов на его содержание в пределах выделенных бюджетных ассигнований.

Лица, заменяющие в отделе муниципальные должности муниципальной службы, включены в Перечень муниципальных должностей муниципальной службы Агинского района в соответствии с законом Забайкальского края "О реестре муниципальных должностей муниципальной службы", являются муниципальными служащими.

Должностные обязанности муниципальных служащих администрации определяются должностными инструкциями, утвержденными Главой администрации.

Должности технического персонала, включенные в штатное расписание администрации, к муниципальным должностям муниципальной службы не относятся.

В администрации устанавливается пятидневная рабочая неделя с семичасовым рабочим днем. Начало рабочего дня с 9,00 часов, перерыв на обед с 13 часов до 14 часов, окончание 18:00 часов. Накануне предпраздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на один час. В соответствии с законодательством о муниципальной службе, распоряжением главы Агинского района муниципальному служащему может быть установлен ненормированный рабочий день или индивидуальный график работы. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляет заместитель главы администрации.

Поступление гражданина на муниципальную службу оформляется актом представителя нанимателя (работодателя) о назначении на должность муниципальной службы.

Финансирование расходов на оплату труда муниципальных служащих осуществляется за счет средств местного бюджета.

Оплата труда муниципального служащего производится в виде денежного содержания, которое состоит из должностного оклада муниципального служащего в соответствии с замещаемой им должностью муниципальной службы (должностной оклад), а также из ежемесячных и иных дополнительных выплат, определяемых законом Забайкальского края.

Глава администрации осуществляет следующие полномочия:

1) представляет сельское поселение в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени муниципального образования;

2) подписывает и обнародует в порядке, установленном настоящим Уставом, нормативные акты, принятые Советом;

3) издает в пределах своих полномочий правовые акты;

4) вправе требовать созыва внеочередного заседания представительного органа муниципального образования;

5) по решению сельского Совета заключает соглашения о передаче части полномочий Южно Аргалейской администрации для их осуществления органами местного самоуправления Агинского района и наоборот;

6) заключает контракт с главой сельского совета;

7) заключает договоры и соглашения в рамках межмуниципального сотрудничества в пределах свои полномочий;

8) осуществляет руководство подготовкой заседаний администрации вопросов, вносимых на рассмотрение сельского Совета;

9) созывает сессии администрации, доводит до сведения жителей время и место их проведения, а также проект повестки дня;

10) ведет в соответствии с порядком, установленным правовыми актами.

11) осуществляет общее руководство работой аппарата администрации;

12) оказывает содействие депутатам в осуществлении ими своих полномочий, организует обеспечение их необходимой информацией;

13) принимает меры по обеспечению гласности и учету общественного мнения в работе администрации;

14) подписывает протоколы сессий и другие документы администрации;

15) организует в администрации прием граждан, рассмотрение их обращений, заявлений и жалоб;

16) в соответствии с законодательством о труде пользуется правом найма и увольнения работников аппарата администрации, налагает дисциплинарные взыскания на работников аппарата, решает вопросы об их поощрении;

17) координирует деятельность комиссий администрации депутатских групп;

18) открывает и закрывает расчетные счета администрации в банках;

19) является распорядителем бюджетных средств по расходам, предусмотренным отдельной строкой в местном бюджете муниципального образования на подготовку и проведение сессий администрации, работу аппарата и его содержание, и по другим расходам, связанным с деятельностью администрации депутатов;

20) осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральными законами, законами Забайкальского края, Уставом.

Для эффективной работы администрации поселения используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я намерен более подробно рассказать.

Фактически на каждом рабочем месте установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. Для хранения информации в электронном виде в администрации Южно Аргалейского сельского поселения используется система "Парус", она была создана именно для данных организации. Эта программа предназначена для хранения информации о:

- наличие и состояние муниципального имущества;

- учет земельных участков (план земельного участка, площадь, качество почвенного покрова и т.д.);

- архив деловой документации (договора, заявления, выписки и т.д.);

- реестр учета граждан (прописка, паспорта, свидетельства выдаваемые администрацией);

- и иная информация.

Для ведения бухгалтерского учета в администрации используется 1С "Бухгалтерия". Для юридической консультации и обзора изменений в законодательстве применяется программа "Консультант плюс", она обновляется постоянно через Интернет. Их всего выше сказано видно, что техническая оснащенность администрации находиться на должном уровне. Это способствует улучшению и более эффективному управлению.

В целях эффективного исполнения своих полномочий, администрации сельских поселений учредили муниципальные казенные и автономные учреждения, передав им часть собственных полномочий, к которым чаще всего относятся:

1) Муниципальное казенное учреждение «Культурно-досуговый центр», которое осуществляет деятельность по организации и постановке сценических выступлений;

2) Муниципальное казенное учреждение «Сельская библиотека»;

3) Муниципальное казенное учреждение спорта;

4)Муниципальное автономное учреждение, осуществляющее благоустройство территории муниципального образования, предоставляющее услуги по закладке, обработке и содержанию садов, парков и других зеленых насаждений, а также по разборке и сносу зданий

2.2 Анализ хозяйственной деятельности администрации СП «Южный Аргалей»

Работа администрации планируется на год. Годовой план составляется исходя из основных направлений деятельности администрации по социально-экономическому развитию поселения в соответствии с планами и программами развития поселения. На основании годового плана формируется ежеквартальный и ежемесячный планы мероприятий. Предложения в проекты планов представляются Главе администрации не позднее, чем за 30 дней - по годовым планам и 7 дней - по месячным планам, который осуществляет формирование планов. К проектам годового и месячного планов при необходимости прилагаются обоснования вопросов, включаемых в план, а также справки о выполнении планов работы администрации поселения за истекший период.

Основу финансовых ресурсов местного самоуправления составляет местный бюджет. Бюджет включает в себя доходы и расходы по статьям единой бюджетной классификации. Доходы бюджета поселения формируются за счет собственных доходов и отчислений от федеральных и региональных налогов и сборов, других доходов поступающих в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Забайкальского края, решение Совета депутатов в распоряжение органа местного самоуправления. В доход бюджета поселения зачисляются:

- местные налоги и сборы;

- отчисления от федеральных и региональных налогов и сборов в соответствии с нормативами, установленными федеральными законами и законами Забайкальского края;

- субвенции, представляемые для обеспечения осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Забайкальского края;

- доходы в виде безвозмездных перечислений из бюджетов других уровней, включая дотации на выравнивание бюджетной обеспеченности поселения, представляемые в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Забайкальского края;

- иные средства финансовой помощи из бюджетов других уровней для долевого финансирования инвестиционных программ и проектов развития общественной инфраструктуры поселения;

- часть прибыли муниципальных предприятий, остающейся после уплаты налогов и сборов и осуществления иных обязательных платежей, в размерах, устанавливаемых нормативным правовым актом Совета депутатов поселения, и часть доходов от оказания муниципальными учреждениями платных услуг, остающаяся после уплаты налогов и сборов;

- штрафы, установление которых в соответствии с федеральным законом отнесено к компетенции органов местного самоуправления;

- иные источники доходов в соответствии с федеральными законами, законами Забайкальского края и решениями органов местного самоуправления, устанавливаемые Советом депутатов поселения.

Расходы бюджета поселения осуществляются в формах, предусмотренных Бюджетным кодексом Российской Федерации. Администрация поселения ведет реестр расходных обязательств поселения в соответствии с требованиями Бюджетного кодекса Российской Федерации в порядке, установленном администрацией поселения. В случаях и порядке, предусмотренных указанными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Забайкальского края, осуществление расходов местного бюджета на осуществление органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий, переданных им федеральными законами и законами Забайкальского края, может регулироваться нормативными правовыми актами органов местного самоуправления поселения.

При подготовке проекта годового плана учитываются предложения специалистов администрации, руководителей подведомственных предприятий, учреждений, организаций, органов территориального общественного самоуправления, общественных организаций. На основании годового плана формируется ежемесячный план мероприятий. К проектам годового и месячного планов при необходимости прилагаются обоснования вопросов, включаемых в план, а также справки о выполнении планов работы администрации поселения за истекший период. Проект годового плана после рассмотрения и внесения в него соответствующих поправок утверждается главой администрации поселения. После утверждения годовой план рассылается организациям и должностным лицам в установленном порядке. Последующие изменения в годовой план вносятся распоряжениями главы администрации поселения.

Финансовая деятельность администрации Южно Аргалейского сельского поселения составляется в виде бюджета, в котором отражены доходы и расходы. Введение, составление и исполнение местного бюджета закреплено в Положении о бюджетном устройстве и бюджетном процесс в муниципальном образовании Южно Аргалейское сельское поселение. В администрации Южно Аргалейского сельского поселения существует следующие доходы:

- налог на доходы физических лиц с доходов облагаемых по налоговой ставке, установленной пунктом 1 статьи 224 Налогового кодекса Российской Федерации, за исключением доходов, полученных физическими лицами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов и других лиц, занимающихся частной практикой;

- налог на доходы физических лиц с доходов, облагаемых по налоговой ставке, установленной пунктом 1 статьи 224 Налогового кодекса Российской Федерации, и полученных физическими, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов и других лиц, занимающихся частной практикой;

- налог на имущество физических лиц, зачисляемый в бюджеты поселений;

- транспортный налог с организаций;

- транспортный налог с физических лиц;

- земельный налог, взимаемый по ставке, установленной подпунктом 1 пункта 1 статьи 394 Налогового кодекса Российской Федерации, зачисляемый в бюджеты поселений;

- земельный налог, взимаемый по ставке, установленной подпунктом 2 пункта 1 статьи394 Налогового кодекса Российской Федерации, зачисляемый в бюджеты поселений;

- госпошлина за совершение нотариальных действий;

- арендная плата и поступления от продажи права на заключения договоров аренды за земли до разграничения государственной собственности на землю (за исключением земель, предназначенных для целей жилищного строительства);

- прочие поступления от использования имущества, находящегося в государственной и муниципальной собственности;

- прочие доходы бюджетов от оказания платных услуг и компенсации затрат государства;

- доходы от продажи земельных участков;

- платежи взимаемые организациями поселений за выполнение определенных функций;

- дотации бюджетам поселения на выравнивание уровня бюджетной обеспеченности (районный фонд);

- дотации бюджетам поселения на выравнивание уровня бюджетной обеспеченности;

- субвенции по передаче полномочий ДДУ;

- субвенции по передаче полномочий ЦБ;

- субвенции на осуществление полномочий по первичному воинскому учету;

-субвенции по передаче полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

- субвенции на финансирование расходов по обучению и воспитанию детей - инвалидов в дошкольных учреждениях;

- прочие безвозмездные поступления в бюджеты поселений.

В расходы администрации Южно Аргалейского сельского поселения входят расходы на:

- управление, в том числе заработная плата, начисления на оплату труда, услуги связи, транспортные услуги, коммунальные услуги, капитальные ремонт и т.д.;

- воинский учет, в том числе заработная плата, социальная помощь и т.д.;

- поддержка коммунального хозяйства;

- реконструкция жилого фонда, зданий и сооружений, находящихся в муниципальной собственности, коммунальных сетей;

- содержание автодорог, уличное освещение, сбор и вывоз бытовых отходов;

- дошкольное образование, в том числе заработная плата и прочие выплаты;

- централизованная бухгалтерия;

- межбюджетные отношения.

Анализ отчета о доходах и расходах за 2011-2013 года выявил тенденцию увеличения расходной части в динамике. Произошли некоторые изменения в структуре расходов. При этом темпы изменения доходной части отстают от темпов изменения расходной части.



Таблица 2.1.1 - Анализ структуры доходов за 2011 г. и за 2013 гг.

Рассмотрев таблицу можно сделать вывод, что доходы бюджета в 2013 году снизились на 484663,04 руб. по сравнению с 2011 г. и составила 4058951,81 руб.

Увеличился налог на доходы с физических лиц в 2013 г. на 63207,57 руб., по сравнению с 2011 г

Уменьшились субсидии бюджетам поселений в 2013 г. на 435200 руб., по сравнению с 2011 годом. Снизилась дотация бюджетам поселений в 2013 г. по сравнению с 2011 г. на 1133261,35 руб.

Год Статьи	2011 год	2012 год	2013 год	темп изменения
				2012г. к 2011г. в%	2013 г. к 2012 г. в%
Доходы	4543614,85	4892545,04	4058951,81	1,076	0,829
Расходы	4534798,85	4899824,03	4406948,63	1,080	0,899
Операционный результат	-348930,19	-7296,99	-347996,82

По данным таблицы видно, что доходы 2012 г. повысились на 1,076 %, чем в 2011году, а в 2013 г. снизилась на 0,829 %, чем в 2012 году.

Расходы так же увеличились в 2012 г. на 1,080 %, чем в 2011 году. В 2013 г. темп изменения к 2012 году составил 0,899 %.

2.3 Оценка системы управления проектами на основе модели зрелости

За 2010 -2013 года были реализованы следующие проекты:

1) Дорожной компанией "ООО Агинское строительно-монтажное предприятие - 236" вдоль берега р. Аргалей было проложено - 1 км 200 метров сплошной дороги - 399,4 тыс. руб.;

2) Получили грантовую поддержку в районном конкурсе "Жители - за чистоту и благоустройство" - была приобретена и установлена детская площадка "Планета детства" - 50,0 тыс. руб.;

3) По краевой целевой программе "Укрепление материально-технической базы учреждений здравоохранения и образования" в участковую больницу поступило мед. оборудование на 150 тыс. руб.

4) В основной и начальной школе произведена замена электропроводки, установлена пожарная сигнализация, во дворе школы оборудована спортивная площадка с футбольным полем, беговой дорожкой и полосой препятствий, приобретено 2 компьютера, цветной принтер, обновлен библиотечный фонд, приобретено наглядных пособий на 52 тысячи руб., 10 пар лыж и лыжных ботинок;

За 2010 год:

1) участвовали в гранте "Жители за чистоту и благоустройство" "Огни родного поселка", в результате в бюджет поступило 50 тыс.руб. дополнительно, которые были направлены на ремонт уличного освещения;

2) проделан частичный капитальный ремонт жилья;

3) по краевой целевой программе "Обеспечение пожарной безопасности территории Забайкальского края" приобретены огнетушители, ломы, лопаты, ведра, богры, мотопомпа.

За 2011 год:

1) произведен частичный капитальный ремонт жилья - в восьми домах произведен капитальный ремонт электропроводки;

2) по краевой целевой программе "Обеспечение пожарной безопасности территории Забайкальского края" установлена система оповещения людей на случай пожара, произведены работы по устройству мин. полосы - 15 км.

3) произведен ямочный ремонт части дороги по ул. Молодежная;

4) построено 100 метров тротуаров;

6) помимо связи МТС, появилась связь "Мегафон" - для жителей есть возможность намного дешевле звонить в другие регионы;

7) по инициативе депутатов Забайкальского сельсовета и членов партии "Единая Россия" был построен каток, деревянная горка;

8) Трем одиноко проживающим пенсионерам были подвезены бесплатно дрова и дровяной горбыль.

9) установили монумент, в память о погибших на полях сражений в ВОВ.

За 2012 год:

1) по программе "Безопасность дорожного движения на территории муниципального образования Южно Аргалейское сельское поселение":

- приобрели 4 дорожных знаков, установка которых будет произведена в мае-июне месяце 2013 года;

- ремонт уличных дорог - выполнялись работы по грейдированию дорог на улице молодежная, частично произведены ямочные ремонты дорог по ул. Калинина, пер. Школьный, приобрели трубу и построили мостики по ул. 40 лет победы;

2) по программе "Энергосбережение и повышение энергетической эффективности в зданиях муниципальной собственности администрации Южно Аргалейского сельского поселения на 2011-2013 годы":

- приобрели 22 энергосберегающие лампы в здание администрации;

- обозначилась большая проблема по уличному освещению - имеющиеся лампы ДРЛ в настоящее время неэффективные, администрация Южного Аргалея занимается разработкой проекта на приобретение энергосберегающих ламп для уличного освещения.

3) по программе "Обеспечение безопасности населения в период массового отдыха на водных объектах поселения в 2013 году":

- провели мероприятия по очистке территории зоны отдыха у водоема, прилегающей зеленой зоне и подъездных путей к зоне отдыха от бытового мусора;

- выполнили работу по отбору пиломатериала на пилораме частного предпринимателя;

- построили и установили на территории села ящики под мусор;

- произвели ремонт забора вокруг здания администрации;

- провели работы по уборке территории вокруг стадиона от мусора, очистили от дровяного мусора придомовую территорию инвалида 1 группы, одиноко проживающего жителя села.

Для оценки эффективности проектной деятельности администрации необходимо провести аудит системы управления проектами в организации, для этого можно использовать популярный инструмент - модель уровня зрелости. Например, модель Гарольда Керцнера, которая хотя и охватывает одинаковое с рядом других число областей, но лучше других представляет оценку функциональности. Эта модель использовалась в исследовании практики управления проектами в муниципальных органах власти Пермского края в 2011 году.

Оценка уровня зрелости в области управления проектами позволит определить дальнейшие пути совершенствования внутренних процессов проектного управления. Для этого были изучены документы отчетности по перечисленным проектам за 3 года на предмет выполнения этапности, использования инструментария проектного менеджмента, соблюдения сроков, бюджета, качества.

Оценка проводилась автором экспертным путем сразу по нескольким моделям зрелости: Керцнера, ОРМЗ и РМ2. Согласно этим методикам проектная деятельность администрации соответствует первому (начальному) уровню зрелости и охарактеризовывается как стихийное управление проектами.

Кроме того, было проведено исследование методом закрытого анкетирования, в нем приняли участие 20 респондентов, включая руководителей, заместителей и специалистов администрации и активных жителей поселения. Исследование проводилось по основным областям знаний управления проектами с помощью метода пятиуровневой модели зрелости.

Для получения количественной оценки респондентам предлагалось выразить мнение по поводу ситуаций приведенных в анкете по шкале Лайкерта (-3 Не согласен абсолютно, -2 Не согласен, -1 Скорее не согласен, чем согласен, 0 Не имею мнения, +1 Скорее согласен, чем не согласен, +2 Согласен, +3 Полностью согласен). Анкета представляет собой 10 ситуаций сгруппированных по областям знаний управления проектами (таблица 3 Приложение 3).

Уровень зрелости в области управления проектами объектов исследования соответствует начальному уровню модели зрелости, из максимально возможных 10 баллов для 1-го уровня, Администрацией сельского поселения набрано - 8 баллов . При переходе от более низкого на более высокий уровень зрелости в управлении проектами, прежде всего, улучшаются показатели, связанные со сроками завершения проектов. Что особенно актуально в рамках реализации целевых программ, поскольку многие мероприятия программ затягиваются по времени.

Регулирование проектной деятельности в администрации на момент проведения исследования осуществляется на основе утвержденного Порядка принятия решений о разработке муниципальных программ, их формирования и реализации в муниципальном районе "Агинский район"[4].

Муниципальные целевые программы разрабатываются и реализуются по приоритетным направлениям социально-экономического развития муниципального района на определенный период для наиболее эффективного решения задач в сфере экономического, социального и культурного развития. Это правовой акт, ограниченный по сроку действия, определяющий систему обоснованных целей, соответствующих им задач и обеспеченных ресурсами мероприятий, направленных на положительные и качественные изменения в конкретной социально-экономической сфере муниципального района «Агинский район» (Приложение 4). При подготовке, разработке и реализации муниципальных целевых программ выделяются следующие этапы:

- отбор проблемы для программной разработки;

- принятие решения о разработке целевой программы;

- формирование (разработка) целевой программы;

- экспертиза и оценка программы;

- утверждение программы;

-управление реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения.

Исследуя этап формирования программы, который осуществляет разработчик, можно отметить отсутствие использования методов управления проектами:

а) разрабатывается перечень программных мероприятий и определяет возможные сроки их реализации;

б) определяется источники и объемы финансирования программы, разрабатывает условия и механизм предоставления финансовых средств из бюджетов других уровней и внебюджетных источников;

в) по мероприятиям, предусматривающим финансирование за счет средств внебюджетных источников, готовится соглашения (договоры) о намерениях между заказчиками и организациями;

г) определяется состав исполнителей по каждому программному мероприятию;

д) согласовывается с исполнителями программных мероприятий возможные сроки выполнения мероприятий, объемы финансирования;

е) разрабатывается механизм реализации программы и порядок управления программой;

ж) разрабатывается перечень показателей результативности программы, позволяющих осуществить количественную оценку ожидаемых результатов реализации программы;

з) готовисят проект постановления администрации об утверждении программы.

Проект программы разрабатывается в виде единого документа и состоит из следующих обязательных разделов:

а) Раздел I. Паспорт программы;

б) Раздел II. Характеристика проблемы, на решение которой направлена программа;

в) Раздел III. Основные цели, задачи, сроки реализации программы:

г) Раздел IV. Система программных мероприятий;

д) Раздел V. Ресурсное обеспечение программы;

е) Раздел VI. Механизм реализации программы;

ж) Раздел VII. Организация управления программой и контроль за ходом ее реализации;

з) Раздел VIII. Оценка эффективности реализации программы.

Анализ порядка реализации программы также выявляет неиспользование методов и технологий управления проектам:

а) осуществляется текущее управление и координацию деятельности исполнителей программных мероприятий, обеспечивая их согласованные действия по выполнению программных мероприятий, по целевому и эффективному использованию финансовых средств;

б) осуществляется контроль за выполнением мероприятий Программы, организует ведение отчетности по программе и обеспечивает ее представление в установленном порядке в Управление;

в) обеспечивается подготовка и своевременное представление предложений по финансированию мероприятий Программы на очередной финансовый год;

г) отслеживается отклонение фактических показателей результативности Программы от утвержденных, устанавливает причины отклонения, готовит предложения по внесению изменений в Программу в целях уточнения качественных и количественных показателей ее реализации, корректировки механизма реализации Программы, состава исполнителей;

д) ежегодно информируется Глава муниципального района, курирующий заместителя Главы муниципального района о ходе реализации Программы.

Исследование проектной деятельности выявило следующее. Обучение ни разу не проводилось, большинство участников проекта не знают нюансов проектного управления. Программа, которую можно было бы отнести к проектам из ее определения, отличается от проекта тем, что ее цели не обязательно должны быть достигнуты; методы проектного управления не используются, глава администрации сельского поселения, он же руководитель проектов составляет соответствующий план-график и назначает лиц, ответственных за выполнение запланированных мероприятий; процедура внесения изменений в программу примитивна и далека от проектного управления изменениями; система коммуникаций также не соответствует проектной. Кроме того, потери вследствие низкого уровня зрелости обычно составляют до 25% от стоимости проектов, а соблюдение сроков наблюдается только в 40 % проектов.

Таким образом, можно сказать, что используя методы и технологии управления проектами можно было бы повысить эффективность проектной деятельности администрации сельского поселения «Южный Аргалей» и обеспечить:

1. достижение результатов;

2. соблюдение сроков и бюджетов проектов;

3. интенсификацию деятельности за счет внутренних резервов;

4. более эффективную реализацию стратегии



3. Предложения по совершенствованиюпроектной деятельности администрации сельского поселения «ЮЖНЫЙ АРГАЛЕЙ»

3.1 Разработка модели проектно-ориентированной системы управления проектами

Проектный менеджмент не противоречит применяемому в администрации сельского поселения программно-целевому планированию бюджета, а только усиливает его.

Программно-целевой подход используется при финансировании отдельных государственных программ социального и экономического развития и направлен на достижение результатов в государственном секторе. Изначально определяется желаемое состояние, а затем пути достижения такого состояния. Для этого используются целевые показатели. Плановые (желаемые) значения таких показателей закладываются в программы развития, а затем на основе получаемых значений осуществляется анализ эффективности и результативности выполненной работы. У такого подхода, на наш взгляд, есть узкие места, которые как раз возможно устранить с помощью применения проектного менеджмента. Речь идет об увеличении прозрачности выполнения тех или иных действий и о четком понимании последовательности выполняемых работ, ограниченных финансовыми и временными ресурсами; налаживании взаимовыгодных межведомственных отношений внутри проекта, а также о строгом распределении ответственности вплоть до каждого участника команды проекта[51].

Проектное управление позволяет с большей четкостью отследить ход движения идеи от начала ее претворения в жизнь до логического завершения. В рамках каждого проекта можно увидеть и оценить результаты выполняемых работ, осуществить общий анализ трудовых, временных, человеческих и иных ресурсов. При этом названные элементы возможно рассматривать в разрезе как одного проекта, так и целого портфеля проектов, а на более высоком уровне управления и региональной стратегии развития.

Таким образом, как и в коммерческих организациях, внедрение проектного управления в государственном секторе позволит значительно сократить сроки достижения результатов, повысить прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений в органах исполнительной власти, улучшить межведомственное взаимодействие и взаимодействие с подрядными организациями[52].

Сегодня существует отставание сферы государственного управления от сферы бизнеса в практике применения инструментов проектного управления, вследствие влияния отсутствия унифицированной методологии, нехватки квалифицированных специалистов, жесткости организационной структуры, а также сопротивления организационным изменениями[53].

Существенным шагом в решении этой проблемы является то, что в прошлом году был сформирован Совет по внедрению проектного управления в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации (Приложение 5) [2]. А в этом году в рамках деятельности этого совета были разработаны и утверждены методические рекомендации проектного управления в органах исполнительной власти Российской Федерации (Приложение 6), которые определяют подходы, принципы, порядок внедрения проектного управления и формализуют типовые шаблоны нормативных методических документов для их внедрения в органах исполнительной власти [3].

Исполнительный орган власти в сельском поселении заинтересован в:

- обеспечении достижения результатов, запланированных администрацией;

- соблюдении и сокращении сроков достижения результатов;

- повышении эффективности использования ресурсов;

- прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений в администрации.

По способу достижения целей выделяются:

- процессно-ориентированная система управления, в которой цели органа администрации достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности);

- проектно-ориентированная система управления, в которой цели адмиистрации достигаются преимущественно через реализацию проектов.

Процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на реализацию определенных функций и достижение целей. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

В системе управления администрации СП «Южный Аргалей» выделяется 4 уровня управления: стратегический, тактический, оперативный и операционный уровни. Каждый уровень управления характеризуется своим горизонтом планирования и периодичностью контроля:

- стратегический уровень - планирование на период от 6 лет, контроль не реже 1 раза в год;

- тактический уровень - планирование на период от 1 года до 6 лет, контроль не реже 1 раза в квартал;

- оперативный уровень - планирование на период от 3 месяцев до 1 года, контроль не реже 1 раза в месяц;

- операционный уровень - планирование на период от 1 дня до 3 месяцев, контроль не реже 1 раза в неделю.

Выбор способа достижения целей администрации СП «Южный Аргалей» и, соответственно, типа системы управления администрации СП «Южный Аргалей» осуществляется исходя из масштабности и срочности изменений, которые закладываются в цели администрации СП «Южный Аргалей» относительно текущего состояния. В случае, если цели администрации СП «Южный Аргалей» не предполагают существенных и срочных изменений относительно текущего состояния, может использоваться процессно-ориентированная система управления. В ином случае рекомендуется использовать проектно-ориентированную систему управления. При этом предполагается, что в рамках процессно-ориентированной системы управления могут выполняться отдельные проекты, а в рамках проектно-ориентированной системы управления будут существовать регулярные стандартизованные процессы.

Исходя из поставленных руководством задач о повышении эффективности деятельности администрации мы предлагаем внедрение проектно-ориентированной системы управления, которое предполагает существенные изменения в системе управления.

Рис.3.1. Модель проектно-ориентированной системы управления

Процессы управления, которые необходимо внедрить или модифицировать при переходе на проектно-ориентированную систему управления, делятся на основные и вспомогательные.

К основным процессам управления относятся:

- стратегическое управление;

- тактическое управление

- управление проектами.

К вспомогательным процессам управления относятся:

- управление мотивацией участников проектов;

- управление компетенциями участников проектной деятельности;

- организационная поддержка проектной деятельности;

- технологическая поддержка проектной деятельности.

В перечень основных процессов модели проектно-ориентированной системы управления также входят "Управление процессами" и "Операционное управление". Данные процессы в проектно-ориентированной системе управления не являются профильными и могут быть реализованы любым образом по выбору.

Вся деятельность органа администрации СП «Южный Аргалей» должна декомпозироваться на проекты и процессы. Проекты классифицируются на приоритетные, внутренние и внешние.

Проекты и процессы декомпозируются на мероприятия и контрольные события.

Помимо мероприятий и контрольных событий в администрации используются поручения. Достижение целей проекта (процесса) может осуществляться через формирование поручений и контроль их исполнения, но рекомендуется в качестве основных инструментов планирования и контроля использовать мероприятия и контрольные события. Для поручений, как и для контрольных событий, контролируется срок окончания.

Управление проектами направлено на обеспечение достижения целей администрации сельского поселения путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта. Горизонт детального планирования - от 3 месяцев до 1 года, периодичность контроля - не реже 1 раза в месяц. В случае, если длительность проектов составляет более года, сроки, бюджет и ресурсы проекта укрупненно планируются на весь период, но детальное планирование осуществляется только на период до 1 года с последующим скользящим перепланированием.

Основными инструментами управления проектами в администрации будут являться паспорт проекта, план-график проекта и отчеты по проекту.

Паспорт проекта - это документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий.

План-график проекта включает в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий. Контрольные события включают в себя, как все контрольные события из паспорта проекта (тактического уровня), так и промежуточные контрольные события (оперативного уровня).

Отчет по проекту включает в себя информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их не достижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства. Помимо этого, в отчете может содержаться информация по исполнению бюджета.

А так же в рамках внедрения проектно-ориентированной системы управления должно быть предусмотрено формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления, а также создание проектной культуры в администрации.

Обучение проектному управлению только в администрации СП «Южный Аргалей», по нашему мнению, не целесообразно, поэтому должно быть организовано на районном уровне (администрация Агинского района) и должно осуществляться в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе в рамках повышения квалификации и переподготовки государственных гражданских служащих.

Формирование потребностей в повышении уровня знаний проектного управления и определение направлений обучения рациональнее осуществлять исходя из специфики и задач планируемых и реализуемых проектов, а также текущего уровня знаний должностных лиц администрации, участвующих в проектной деятельности.

На основе Методических рекомендаций проектного управления в органах исполнительной власти Российской Федерации нами разработано положение об управлении проектами в администрации СП «Южный Аргалей», которое может быть утверждено и использовано в текущей деятельности [3].

Положение по управлению проектами в администрации СП «Южный Аргалей» представлено в Приложении 7.

В документах федерального уровня рекомендуется организационная поддержка проектной деятельности, в виде проектного комитета, проектного офиса[1, 3].

Проектный комитет - коллегиальный орган органа исполнительной власти, принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности на долгосрочный и среднесрочный периоды, контроль реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей органа исполнительной власти.

Проектный офис - подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, административную поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органе исполнительной власти.

По нашему мнению, их внедрение на данном уровне власти не целесообразно, впрочем, как и внедрение информационной системы управления проектами. Во-первых, затратно, во-вторых нет такого большого количества проектов и процессов которые надо обслуживать.

3.2. План внедрения

Внедрение процессов и инструментов проектного управления в объеме, достаточном для функционирования проектной системы управления, должно осуществляться в среднем в течение 1 года с момента начала работ. В течение еще 1 года будет производиться ее развитие для обеспечения более эффективной работы.

В рамках 1-го квартала на уровне руководителя органа исполнительной власти принимаются решения по внедрению проектно-ориентированной системы управления, назначается руководитель проекта и ответственные должностные лица, формируется реестр проектов, утверждается Положение об управлении проектами, утверждается запуск пилотных проектов для апробации инструментов и методов проектного управления, обучение руководящего состава органа исполнительной власти и участников пилотных проектов проектному управлению.

В рамках 2-го квартала продолжается формирование оказывается методологическая и административная поддержка пилотным проектам, проводится обучение руководящего состава органа исполнительной власти и участников первых проектов проектному управлению.

В рамках 3-го квартала определяются ключевые показатели эффективности, утверждается положение о проектной мотивации, запуск проектов организуется на постоянной основе, внедряется процесс регулярного обучения участников проектов.

В рамках 4-го квартала проводится финальное тестирование и настройка внедренных процессов и инструментов, а также формируются планы на дальнейшее развитие проектного управления.

План мероприятий по внедрению проектного управления в администрации сельского поселения «Южный Аргалей» представлен в Приложении 8.

Проектный менеджмент дает возможность выстроить прямую зависимость между результативностью деятельности государственных служащих и материальным и моральным их стимулированием. Кроме того, проектный подход обеспечивает детализацию и прозрачность деятельности, минимизирует перерасход бюджетных средств, обеспечивает оптимальное распределение временных, человеческих и материальных ресурсов, способствует повышению уровня качества межведомственного взаимодействия для достижения общего и понятного всем результата. Внедрение проектного управления позволяет сокращать время выполнения работ на 20-50 процентов [54-57].

Следует выделить и экономические эффекты новой модели управления, а именно привлечение в регион дополнительных инвестиций,

Как и любая другая система управления, система проектного менеджмента имеет определенное время внедрения для получения необходимого эффекта, тем более что ее принципы и инструменты должны быть адаптированы под требования и особенности существующей управленческой среды. К тому же предлагаемая нами система должна быть динамична, и постоянно будет требоваться ее совершенствование. В результате мы хотим увидеть довольно мощную и логически выстроенную, а главное эффективно работающую систему, охватывающую практически все области знаний в сфере проектного управления. Мы ожидаем, что наша система управления достигнет второго уровня своей «зрелости» к концу 2015 года.

В идеале, система управления проектами должна работать на интеграцию проектов в стратегию социально-экономического развития района, затем края. После осуществления связи высшего и низших уровней, то есть каскадирования от стратегии развития региона до каждого конкретного проекта, можно будет адекватно представлять систему в ее целостности. Появится возможность проследить взаимосвязь целей и задач системы, начиная с самого низкого ее уровня и заканчивая высшим. В том числе это позволит более эффективно распределять денежные ресурсы: сначала выявлять обоснованную потребность их использования, а уже затем финансировать приоритетные направления. К тому же управление каждым проектом позволит отслеживать движение денежных потоков, обеспечит прозрачность.



Заключение

Распространение методики управления деятельностью на основе проекта на различные сферы деятельности является доказательством ее эффективности. Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: «Обеспечить выполнение работ». Это действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием». Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект.

Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

Современная организация предприятий требует четко регламентированной проектной деятельности - это снижает затраты времени и предотвращает разбрасывание ресурсами.

Исследование проектной деятельности выявило следующее. Обучение ни разу не проводилось, большинство участников проекта не знают нюансов проектного управления. Программа, которую можно было бы отнести к проектам из ее определения, отличается от проекта тем, что ее цели не обязательно должны быть достигнуты; методы проектного управления не используются, глава администрации сельского поселения, он же руководитель проектов составляет соответствующий план-график и назначает лиц, ответственных за выполнение запланированных мероприятий; процедура внесения изменений в программу примитивна и далека от проектного управления изменениями; система коммуникаций также не соответствует проектной. Кроме того, потери вследствие низкого уровня зрелости обычно составляют до 25% от стоимости проектов, а соблюдение сроков наблюдается только в 40 % проектов.

Нами предложена модель проектно-ориентированной системы управления и план ее внедрения. Внедрение процессов и инструментов проектного управления в объеме, достаточном для функционирования проектной системы управления, должно осуществляться в среднем в течение 1 года с момента начала работ. В течение еще 1 года будет производиться ее развитие для обеспечения более эффективной работы.

В рамках 1-го квартала на уровне руководителя органа исполнительной власти принимаются решения по внедрению проектно-ориентированной системы управления, назначается руководитель проекта и ответственные должностные лица, формируется реестр проектов, утверждается Положение об управлении проектами, утверждается запуск пилотных проектов для апробации инструментов и методов проектного управления, обучение руководящего состава органа исполнительной власти и участников пилотных проектов проектному управлению.

В рамках 2-го квартала продолжается формирование оказывается методологическая и административная поддержка пилотным проектам, проводится обучение руководящего состава органа исполнительной власти и участников первых проектов проектному управлению.

В рамках 3-го квартала определяются ключевые показатели эффективности, утверждается положение о проектной мотивации, запуск проектов организуется на постоянной основе, внедряется процесс регулярного обучения участников проектов.

В рамках 4-го квартала проводится финальное тестирование и настройка внедренных процессов и инструментов, а также формируются планы на дальнейшее развитие проектного управления.

На основе существующих рекомендаций о проектном управлении в органах исполнительной власти Российской Федерации нами разработано положение об управлении проектами в администрации СП «Южный Аргалей», которое может быть утверждено и использовано в текущей деятельности.

Как и любая другая система управления, система проектного менеджмента имеет определенное время внедрения для получения необходимого эффекта, тем более что ее принципы и инструменты должны быть адаптированы под требования и особенности существующей управленческой среды. К тому же предлагаемая нами система должна быть динамична, и постоянно будет требоваться ее совершенствование. В результате мы хотим увидеть довольно мощную и логически выстроенную, а главное эффективно работающую систему, охватывающую практически все области знаний в сфере проектного управления. Мы ожидаем, что наша система управления достигнет второго уровня своей «зрелости» к концу 2015 года.

В идеале, предлагаемая к внедрению система управления проектами должна работать на интеграцию проектов в стратегию социально-экономического развития района, затем края. После осуществления связи высшего и низших уровней, то есть каскадирования от стратегии развития региона до каждого конкретного проекта, можно будет адекватно представлять систему в ее целостности. Появится возможность проследить взаимосвязь целей и задач системы, начиная с самого низкого ее уровня и заканчивая высшим. В том числе это позволит более эффективно распределять денежные ресурсы: сначала выявлять обоснованную потребность их использования, а уже затем финансировать приоритетные направления. К тому же управление каждым проектом позволит отслеживать движение денежных потоков, обеспечит прозрачность.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов Национальный стандарт Российской Федерации

2. ПРИКАЗ Министерства экономического развития Российской Федерации от 5 июня 2013 года N 304 О Совете по внедрению проектного управления в федеральных органах исполнительной власти и органах государственной власти субъектов Российской Федерации

3. РАСПОРЯЖЕНИЕ Министерства экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 г. N 26Р-АУ Об утверждении методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти

4. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ОТ «30»сентября 2013г. № 357 Об утверждении порядка принятия решений о разработке муниципальных программ, их формирования и реализации в муниципальном районе "Агинский район"

5. Аньшин В.М., Ильина О.М. Исследование методологии оценки и анализ зрелости управления портфелями проектов в российских компаниях: Монография. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 200 с. - (Научная мысль)

6. Р.З. Акбердин, А.Я. Кибанов «Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования». Учебное пособие. - М.: ГАУ 2003.

7. М. Вудкок, Д. Фрэнсис «Раскрепощенный менеджер» - Дело,2008 г.

8. А.В. Верховцев «Справочник работника кадровой службы» М.: Инфра - М., 2002 г.

9. Д.Д. Вачугов «Менеджмент»: Учеб. для вузов/ - М.: Высш. школа,

10. О.С. Виханский, А.И. Наумов «Менеджмент» - М.: Экономисть, 2005.-288с.

11. П. Друкер «Рынок: как выйти в лидеры. Практика и принципы». - Бук Чембэр Интернэшнл, М., 2005 г.

12. Елисеева Т.П. Экономический анализ хозяйственной деятельности: учеб. пособие / Т.П. Елисеева. - Мн.: Соврем. шк., 2007. - 944с.

13. Ивасенко, Анатолий Григорьевич. Управление проектами : учеб. пособие для вузов по спец. 080507 "Менеджмент орг." / А.Г. Ивасенко, Я.И. Никонова, Кравченко Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле: Учебник / Л.И. Кравченко. - 7-е изд., перераб. - М.: Новое знание, 2004. - 544 с. - (Экономическое образование).

14. М.В. Каркавин. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2009. - 330 с. : ил. - (Высшее образование)

15. Кожеуров, Александр Алексеевич. Управление проектом : учеб. пособие для бакалавриата спец. 080500 "Менеджмент орг." / А.А. Кожеуров, Т.А. Юдина ; Пензенский гос. ун-т архитектуры и стр-ва. - Пенза, 2009. - 195с

16. Попов Ю.И. Управление проектами : Учеб. пособие [для вузов] по программе МВА и др. программам подгот. упр. кадров / Ю.И. Попов, О.В. Яковенко ; Ин-т экон. и финансов "Синергия". - М. : ИНФРА-М, 2008. - 207 с. : ил. - (Серия учебников для программы МВА (Master of Business Administration)

17. Портни, Стэнли И. Управление проектами для "чайников" : научное издание / С.И. Портни ; Пер. с англ. Н.В. Курбатовой, И.И. Онищенко под ред. И.И. Нагорной, И.И. Онищенко. - М., СПб., Киев : Диалектика, 2008. - 358 с.

...