Рекомендации по совершенствованию организации личного труда менеджеров
Основные функции менеджмента. Анализ организации труда менеджера в ООО "Торговый дом ХХХ". Рекомендации по организации рабочего места, работе с документацией и корреспонденцией, ведению телефонных разговоров, проведению конференций, планированию труда.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 13.07.2014 |
| Размер файла | 287,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
К организационной технике менеджера относятся: ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, бланки, книги, графики и т.п., которые должны быть удобными и практичными в использовании. Рабочие принадлежности на столе следует располагать в непосредственной близости.
В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
Обязательно должно быть два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.
3.2 Рекомендации по работе с документацией и корреспонденцией
Целью организации работы с документами является создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение документов, порядок прохождения документов, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел и подготовка их на хранение в архив. Для оптимизации делопроизводства менеджер устанавливает и строго соблюдает порядок поступления информации на рабочее место. При подготовке документа следует четко и кратко излагать свои мысли, так как обилие слов мешает быстрому восприятию документа.
Совершенствование работы с документами состоит в автоматизированной обработке информации с использованием других видов обеспечения. Для этого на современных предприятиях создается локальная сеть, позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документации предприятия, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями, как с сотрудниками, так и с партнерами по бизнесу. Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ и создание документов.
Обмен электронными документами осуществляется с помощью электронной почты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения их доставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы, редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документам резолюции.
Одной из наиболее действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции, что позволяет сократить время на составление и чтение писем. Менеджеру целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, требования и т.п.
3.3 Рекомендации по ведению телефонных разговоров
В течение рабочего дня менеджера время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет. Любой звонок отвлекает менеджера от основной работы, некоторые звонки раздражают и не дают сосредоточиться на выполнение основных функций. С настойчивыми звонками рекомендуется бороться следующими способами: свести к минимуму разговор, отложить разговор на более удобное время, прервать разговор, сославшись на занятость.
Уметь вести телефонный разговор - это значит уметь внимательно слушать, все записывать и корректно ставить вопросы. Для четкой и детальной фиксации всех звонков рекомендуется использовать телефонные бланки, которые помогают быстро реагировать на содержание телефонного звонка.
В структуру телефонного разговора менеджера обязательно входят взаимные представления, введение в курс дела, обсуждение ситуации и заключения. До начала телефонного разговора менеджеру следует продумать круг вопросов, требующих короткого и конкретного ответа, а также во время разговора следить, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному.
Зная, что телефонный звонок может нарушить ход мысли менеджеров, обычно устанавливают определенные часы, когда никто не должен разговаривать по телефону. На это время рекомендуется все телефонные аппараты отключать, оставив только внутреннюю экстренную телефонную связь.
3.4 Рекомендации по проведению совещаний
Успех проведения совещания в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать. На совещании определенное число участников обсуждают проблему, затрагивающую их интересы, с целью нахождения возможных решений в соответствии с поставленной задачей. Обычно менеджер участвует в деловых совещаниях, где рассматриваются актуальные для предприятия вопросы и вырабатываются коллективные методы их решения. На эффективность деловых совещаний непосредственно влияют тесно взаимосвязанные друг с другом действия: планирование совещания; формирование повестки дня; определение состава участников; подготовка руководителя и участников к совещанию; подготовка помещения; непосредственное проведение совещания.
Прежде чем собирать людей, следует убедиться, что собрание действительно необходимо, для чего определяются четкие и важные задачи, ответ на которые следует дать тут же. Перед открытием собрания нужно создать атмосферу взаимного доверия, для чего приглашаются руководители высшего уровня или специалисты по обсуждаемому вопросу.
Для успешного проведения собрания выбирается помещение с хорошей акустикой, где люди могут свободно разместиться и где не будет посторонних помех. Время проведение собрания должно устраивать большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. О времени проведения собрания следует оповещать заблаговременно, что обеспечит полную явку. Целесообразно начинать совещание точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.
Менеджер, ведущий деловое собрание, задает тон, позволяющий присутствующим правильно воспринимать ситуацию. Во время совещания желательно делать заметки и эффективно их использовать. Мало эффективные, длительные совещания являются результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения. Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20-30 минут, проблемного - до двух часов. После выполнения намеченной цели собрание должно быть закрыто, при этом ведущий призывает слушателей к сотрудничеству, называет ответственных исполнителей, устанавливает сроки исполнения принятых решений и контроль над ними.
Хорошее совещание проводится с использованием наглядных пособий, видеопроекторов, микрофонов, диапроекторов, настенных досок и т.д.
3.5 Рекомендации по делегированию полномочий
Передача части полномочий дает возможность менеджеру быть осведомленным о ходе работы на всех участках, где он имеет ответственных подчиненных. Делегирование полномочий считается одной из самых трудных проблем в управленческой работе, так как очень сложно найти людей, которые не только могут, но и действительно представляют руководителя или специалиста. Риск, связанный с передачей части своих полномочий другим, настоятельно требует не допускать к власти тех, кто ею злоупотребляет.
Существует определенный порядок правильного использования своих полномочий. Он предусматривает передачу части полномочий для сплочения включенных в группу лиц и усиления общей взаимной заинтересованности. Менеджеры высшего уровня не должны пытаться передать своим подчиненным те полномочия, которыми они уже пользуются, благодаря занимаемому им положению. Выбирать своих помощников они должны с учетом мнения группы, при этом, не выражая подсиненным своего сочувствия.
Технология правильного делегирования своих полномочий состоит в следующем: делегировать полномочия исходя из возможностей и способностей своих сотрудников и с учетом необходимости их мотивации и стимулирования; работа должна быть, делегирована целиком, а не в виде частичных изолированных заданий; определить четко время делегирования; крупные и важные задачи поручаются приказным путем или в письменном виде; нельзя вмешиваться в рабочий процесс без веских причин, вместе с тем обеспечить совет и поддержку подчиненным в случае возникновения трудностей; обеспечит контроль конечных результатов порученного дела и немедленно информировать подчиненных о результатах контроля.
3.6 Рекомендации по планированию личного труда
Планирование личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.
Работы, подлежащие выполнению в течение дня, ранжируются по срочности и значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит "врабатывание". Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление сводок).
Каждому рабочему дню следует придавать свой "профиль", то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.
В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.
На непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.
Заключение
Для руководителей практические вопросы эффективного управления организацией актуальны всегда. Мотивация труда, корпоративная культура, стиль руководства и лидерства, корпоративное управление, технологии подбора и оценки персонала - все это может стать эффективным в управлении человеческими ресурсами.
Однако вопросы организации труда, его высокой культуры и правильной постановки имеют особую значимость для современного общества, потому что задачи управления внутренними процессами организации становятся все более и более сложными, повышается социальная ответственность каждого работника.
В данной работе были изучены общие и специальные функции менеджеров, а также были рассмотрены требования к нему.
Анализ организации труда персонала в ООО "Торговый дом ХХХ" выявил как положительные моменты, так и ряд недостатков, которые позволили рекомендовать мероприятия по устранению этих недостатков и совершенствованию организации труда в анализируемой организации.
Для коммерческого отдела необходимо предложить систему бонусных доплат. Годовой экономический эффект от внедрения рекомендаций составит 41 429 рублей.
Совершенствование организации труда и оплаты труда в бухгалтерии необходимо провести по двум направлениям: корректировкой численности бухгалтерии и обоснованного снижения ФОТ бухгалтерии коэффициентно-долевым методом и частичным аутсорсингом с передачей функций главного бухгалтера консалтинговой или аудиторской фирме по договору подряда. Расчеты показали, что более эффективен второй вариант.
Список использованных источников
1. Всеобщая декларация прав и свобод человека // Библиотека "Российской газеты" совместно с библиотекой журнала "Социальная защита", № 11, 1995.
2. Бычин В.Б. Организация и нормирование труда: учебник для вузов / В.Б. Бычин, С.В. Малинин, Е.В. Шубенкова, Ю.Г. Одегов - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Экзамен, 2005.
3. Генкин Б.М. Экономика и социология труда: учебник / Б.М. Генкин. 5-е изд., доп. - М.: НОРМА, 2005. - 402 с.
4. Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала: Учебник. - М: ИНФРА-М, 2008. - 320 с.
5. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации // под общ. ред. В.И. Шкатуллы - М.: "Норма", 2007.
6. Организация, нормирование и оплата труда: учебное пособие / под ред. А.С. Головачева. - 3-e изд., испр. - М.: Новое знание, 2007. - 602 с.
7. Организация труда персонала: методические указания / сост. Л.А. Симачкова. - Ульяновск: УлГТУ, 2008. - 47 с
8. Пашуто, В.П. Организация, нормирование и оплата труда на предприятии: учебно-практическое пособие / В.П. Пашуто. - 3-е изд. - М.: Кнорус, 2007. - 317 с.
9. Попазова О.А. Экономика труда - СПб: "Вектор", 2005 - 192 с.
10. Саакян, А.К. Экономика и социология труда: учебное пособие / А.К. Саакян. - СПб.: Питер, 2004. - 128 с.
11. Свистунов В. Организация личной работы руководителей и специалистов // "Кадровик. Кадровый менеджмент", № 6, июнь 2007
12. Спивак, В.А. Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие /В.А. Спивак. - М.: Эксмо, 2008. - 624 с.
13. Трудовой Кодекс РФ // Собрание законодательства Российской Федерации от 7 января 2002 г. № 1 (часть I). Статья 3.
14. Устав организации ООО "Торговый Дом ХХХ"
15. Федеральный закон "Об основах охраны труда в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации от 19 июля 1999 г. № 29. Статья 3702.
16. Штатное расписание предприятия ООО "Торговый Дом ХХХ"
Приложение 1
"Основные этапы принятия управленческих решений"
Приложение 2
"Структура ООО "Торговый Дом ХХХ"
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Основы менеджмента. Сущность, цени и задачи менеджмента в условиях рыночной экономики. Методы подбора менеджеров и оценка их деятельности. Принципы научной организации труда менеджеров. Оценка уровня организации труда менеджеров.
курсовая работа [701,3 K], добавлен 23.01.2007Сущность, законодательная база, принципы организации и основополагающие элементы организации труда. Особенности организации управленческого труда. Анализ организации труда в детской музыкальной школе г. Салавата, рекомендации по ее совершенствованию.
дипломная работа [1,0 M], добавлен 28.07.2010Виды и цели деятельности предприятия. Задачи и функции организации труда персонала. Особенности разделения и кооперации труда. Исследование рабочего места и обязанностей кладовщика. Анализ кадрового состава. Рекомендации по улучшению трудовых условий.
контрольная работа [25,9 K], добавлен 16.12.2013Принципы, функции и задачи организации труда. Показатели (критерии) научной организации трудовой деятельности персонала на предприятии. Оценка и анализ организации труда в ООО "Каро Фильм на Лиговском", разработка рекомендаций по ее совершенствованию.
дипломная работа [2,9 M], добавлен 09.05.2013Понятие и основные элементы научной организации труда. Задачи и основные функции научной организации труда. Рабочие взаимодействия, осуществляемые на рабочем месте. Анализ организации труда на переписном участке. Анализ рабочего места инструктора.
курсовая работа [92,5 K], добавлен 28.03.2012Методы подбора менеджеров и оценка их деятельности. Принципы научной организации труда менеджеров. Оценка уровня организации труда. Анализ элементов системы менеджмента на примере предприятия ОАО "Слодыч". Организационная структура и принципы управления.
реферат [58,5 K], добавлен 02.12.2014Рассмотрение теоретических основ организации труда менеджера и рекомендации по его совершенствованию. Суть управленческой деятельности, требования к руководителю, функции планирования и роль менеджера. Понятие власти, лидерства и стилей руководства.
курсовая работа [237,9 K], добавлен 28.10.2010Сущность организации труда, ее задачи и принципы. Понятие и принципы рациональной организации труда. Определение проблем организации труда в ресторане "Япона мама" и рекомендации по повышению производительности труда за счет белее эффективной организации.
курсовая работа [116,9 K], добавлен 05.10.2013Проектирование организации труда на рабочем месте станочника. Система обслуживания рабочих мест участка. Анализ организационно-технических условий производственного объекта (участка, рабочего места). Рекомендации по повышению эффективности производства.
курсовая работа [109,2 K], добавлен 06.07.2011Общая характеристика деятельности персонала ООО "Tez-tour". Анализ рабочего места туристического агента в организации. Оценка выполнения функций, задач и принципов организации труда персонала. Дисциплина труда, меры наказания и поощрения в организации.
курсовая работа [497,3 K], добавлен 26.05.2014Понятие разделения труда. Классификация разделения труда и его границы. Бригадная форма организации труда. Основные формы и виды кооперации труда. Анализ использования рабочего времени, промышленно-производственного персонала. Фотография рабочего дня.
курсовая работа [49,9 K], добавлен 19.01.2012Задачи, функции и принципы научной организации труда. Анализ элементов организации труда на рабочем месте инструктора переписного участка. Информационный стандарт анализа рабочего места. Типовой проект рабочего места инструктора переписного участка.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 28.03.2012Сущность, содержание, задачи и направления научной организации труда. Разделение и кооперация труда. Организация, обслуживание, специализация и оснащение рабочих мест. Техническое нормирование труда на предприятии. Фотография рабочего времени менеджера.
курсовая работа [85,2 K], добавлен 23.10.2014Законы развития и принципы организации труда. Организация рабочего места. Организационно-экономическая характеристика ООО "Моя территория". Анализ численности состава персонала и организации работы работников. Совершенствование организации труда.
курсовая работа [67,6 K], добавлен 21.06.2013Анализ уровня организации и нормирования труда. Расчёт норм затрат труда на базе хронометражных наблюдений (метод цикловых замеров). Особенности анализа фотографии рабочего дня. Экономическое обоснование мероприятий по совершенствованию организации труда.
курсовая работа [89,1 K], добавлен 30.03.2010Законы развития и принципы организации труда. Основополагающие элементы организации труда. Организация рабочего мест. Особенности управления и организации труда в образовательных учреждениях на примере детской музыкальной школы (ДМШ) г. Салавата.
дипломная работа [82,2 K], добавлен 04.10.2010Теоретические аспекты изучения личных качеств руководителя. Организационная структура управления предприятием. Предложения по улучшению организации труда администратора ЗАО "РосМебель". Формула определения эффективности структуры рабочего дня менеджера.
курсовая работа [230,8 K], добавлен 08.01.2014Анализ затрат рабочего времени и организации труда менеджера на предприятии. Изучение тенденций формирования системы интенсификации труда и информационного обеспечения руководителя в условиях рыночной экономики. Описания механизма активизации менеджера.
дипломная работа [60,6 K], добавлен 02.05.2011Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Ошибки в организации личного труда, которые допускают даже квалифицированные руководители. Классификатор затрат рабочего времени специалиста (менеджера) компании ООО "Сириус", факторы помех.
курсовая работа [71,4 K], добавлен 29.06.2016Тарифно-квалификационная характеристика профессии. Характеристика рабочего места. Нормирование труда, планирование численности. Система оплаты труда. Оценка уровня организации труда на рабочем месте. Эффективность совершенствования организации труда.
курсовая работа [34,5 K], добавлен 23.10.2008
