Совершенствование организационной структуры управления ОАО "Астраханский машиностроительный завод"

Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчиненность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей); цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, однотипность управленческих действий).

Устойчивость форм документов объясняется жесткой фиксацией порядка расположения элементарных смысловых единиц текста (реквизитов документа), т.е. его формуляром Элементы формуляра документа -- это его заранее запланированная информация, т.е. предполагаемое содержание, обуславливаемое целевым назначением документа.

Целевое назначение, функция документа требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов.

Умение работать с документами, правильное построение делопроизводства и делопроизводственных потоков в учреждении и оказывают прямое определяющее воздействие на результаты деятельности, на ее эффективность.

Как уже говорилось, делопроизводство - это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов.

Из всего следует особо выделить движение, так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Исторически делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. Точнее, в зависимости от менталитета и культуры того или иного народа с годами создавалась и соответствующая система документоведения. Современное национальное делопроизводство являет собой систему, унаследованную и устоявшуюся за многие годы советского правления.

Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.

Принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной есть наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Т.о. третье лицо - делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла (ЖЦ) проходит определенные стадии:

создание;

визирование, согласование;

подписание, утверждение;

регистрацию;

рассмотрение;

исполнение;

списание в дело;

хранение, уничтожение.

Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

На оперограмме в Приложении В показано движение входящего документа. На ней показаны все операции по обработке и движению документа, структурные подразделения, и работники, занятые их выполнением. При этом наглядно видны повторные операции, выполняемые сотрудниками отдела управления персоналом, и весь путь прохождения документов, а также отсутствие предупредительного контроля, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документа и централизации его обработки.

Входящие - это документы от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. На примере заявки на кривошипный механический пресс наглядно можно проследить процесс создания внутреннего потока документа: от заявки до создания изделия, который представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Схема разработки проектной документации для заказчиков

Исходящие - большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов, например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.. в срок до...». На примере приказа по отгрузке запчастей для машин в сторонние организации - Таксопарк, представленный на рисунке 7.



Рисунок 7 - Схема движения исходящего документа

Внутренние - данные документы используются для организации работы предприятия. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в канцелярию или ответственному за делопроизводство, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих типов могут быть достаточно разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Прежде всего, все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером.

Практически на всех предприятиях и во всех организациях существуют канцелярии. Их название варьируется - это может быть общий отдел, управление делопроизводства и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия. Основная задача, которую выполняет данное подразделение, - это регистрация всех входящих документов и контроль за их исполнением.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие. Наиболее типичный случай - входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения. Связи в большинстве случаев направлены по принципу: "главный-подчиненный". Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы, посвященные одному вопросу.

Кроме центрального документооборота крупного предприятия существуют специализированные документооборот в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д.

При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат. Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль.

Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входящих документов, представленный на рисунке 8.

Рисунок 8 - Маршрут входящего документа

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

Оперативные - выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение получить объективную картину информации для оперативного управления.

Аналитические - служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов - проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

2.5 Применение автоматизированных систем в управлении документооборотом

Современное делопроизводство должно справляться с огромным потоком документов. Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб по принятию быстрых решений.

Автоматизация делопроизводства требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение или специалист предприятия осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Когда заходит речь об автоматизации делопроизводства (отдел кадров), то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.

Организационно-распорядительными документами являются:

организационные - положения, уставы, инструкции, правила;

распорядительные - постановления, распоряжения, приказы, указания, решения;

справочно-информационные - письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т. д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow»- стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее, зачастую, связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к автоматизированному сдерживается из - за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

И. Юшин и В. Тихонов считают, что для электронного документа подходит следующее определение: «документом является запись информации на материальном носителе:

совершенная с помощью любой известной или могущей возникнуть в будущем технологии и в форме, обусловленной правилами оформления и в соответствии с ними,

предназначенная для передачи этой информации во времени и пространстве;

утверждающая, сопутствующая, подтверждающая или отражающая какой-либо факт или событие,

содержащая атрибуты своей аутентичности (подлинности)». Данное определение, по их мнению, покрывает понятие «электронного документа» и позволяет найти четкие критерии для признания его юридической силы.

В рамках подготовки обзора «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов» В.И Тихонов предложил новое определение: «электронные документы -- электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать».

В Федеральном законе «Об электронном документе» определение звучит следующим образом: «Электронный документ -- информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим законом». Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования, он должен:

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие, ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа состоит из двух частей: общей (информация, составляющая содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии -- документ.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» -- всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Исходя из выше сказанного, можно выделить такие составляющие электронного документа: -- это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

интеграции процессов;

повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно - организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно - распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов).

3. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

3.1 Введение новой должности

Исходя из комплексного анализа документооборота и в связи с большим потоком документов в ОАО «АМС» я предлагаю ввести специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению.

Ввод этой должности позволит разгрузить 3 документоведа, т.к. документоведы занимается только с бумагами, а делопроизводитель должен заниматься и с оргтехникой, правильно оформлять документы, консультировать специалистов по вопросам ведения документации завода, совершенствовать работу самого завода.

Основные функции специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению:

Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

Участвовать в планировании, организации и совершенствовании деятельности работы с документами, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства;

Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;

Организовать внедрение систем ведения документации;

Участвовать в проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

Специалист по делопроизводству и документационному обеспечению в своей деятельности руководствуется:

Законодательными актами РФ;

Уставом ОАО «АМС»;

Инструкцией по ведению делопроизводства в строительной компании и другими нормативными и методическими документами по делопроизводству;

Номенклатурой дел;

Должностной инструкцией

На основе вышеперечисленных функций разрабатывается должностная инструкция специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению. Примерная инструкция представлена в Приложении В.

Для занятия вакантной должности специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению работодателям необходим сотрудник:

с высшим образованием,

имеющий опыт работы со специализированными программными средствами,

с опытом работы по специальности не менее года,

обладающий определенными профессиональными навыками;

знающий деловой этикет,

Кроме того, важно понимание специфики строительной отрасли, что, как правило, гарантируется опытом работы в ней или соответствующим образованием.

Так же немаловажным фактором при отборе кандидата на вакансию является его семейное положение, предпочтение отдается замужним в возрасте 25 - 35 лет, имеющим детей. Так как сотрудник с устроенной личной жизнью - гарантия стабильных трудовых отношений.

3.2 Работа кадрового агентства с кандидатами на вакантную должность

В настоящий момент на рынке труда достаточно образованных специалистов, способных претендовать на место сотрудника отдела кадров, несмотря на повышение требований к соискателям. Подбором персонала занимаются профессиональные агентства по кадрам, они подбирают необходимый персонал в течение 1-2 недель.

Предварительный отбор кандидатов осуществляется по результатам резюме. Образец резюме представлен в Приложении Д.

Данное резюме правильно составлено, однако в нем можно выявить некоторые ошибки:

Отсутствует информация о семейном положении соискателя работы.

Должностные обязанности должны быть описаны в разделе «Опыт работы». Объясняется это тем, что работодателю важно знать, какие функции соискатель выполнял на последнем месте работы.

В резюме не следует подробно расписывать трудовую биографию, необходимо перечислить только самые важные моменты.

В резюме желательно указать координаты лиц, которые могут предоставить рекомендации по первому требованию работодателя.

В пункте «Дополнительная информация» должны найти отражение следующие сведения:

наличие загранпаспорта и водительских прав;

готовность к командировкам;

уровень знания иностранного языка, когда оно не является обязательным условием для приема на работу.

Кадровые агентства с помощью консультантов по подбору персонала проводят от 5 до 8 собеседований в день, осуществляют предварительный отбор кандидатов, проводят специальное психологическое и профессиональное тестирование, проверку рекомендаций соискателей с предыдущего места работы. Результатом данной работы является расширенное структурированное резюме, в котором указывается:

опыт работы кандидата,

причина смены работы,

успехи и достижения на предыдущем месте работы.

К резюме прилагается фотография соискателя и личная оценка соискателя кадровым агентом.

Тестирование на уровень владения ПК соискатель может проходить как в кадровом агентстве, так и непосредственно у работодателя. Также тестирование включает в себя проверку:

устных речевых навыков,

письменный перевод письма,

навыков деловой переписки.

Высокие требования объясняются необходимостью обеспечения конфиденциальности внутрикорпоративной информации. Так как сотрудник, не имеющий проверенных рекомендаций, представляет собой потенциальную опасность с точки зрения сохранности конфиденциальности информации.

3.3 Совершенствование рабочего места специалиста

Планирование офисного пространства заключается в делении на рабочие зоны таким образом, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.

Чаще всего проблему недостатка пространства можно решить с помощью подбора форм и габаритов рабочего стола, количества приставных столов и иных дополнительных элементов в виде навесных полок, приставных тумб.

Основными принципами эргономичной организации рабочего места являются комфорт и минимизация нагрузок.

Помещения для эксплуатации ПЭВМ должны иметь естественное и искусственное освещение. Эксплуатация ПЭВМ в помещениях без естественного освещения допускается только при соответствующем обосновании и наличии положительного санитарно-эпидемиологического заключения, выданного в установленном порядке. Площадь на одно рабочее место пользователей ПЭВМ должна составлять не менее 6 м2. Помещения, где размещаются рабочие места с ПЭВМ, должны быть оборудованы защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.

Рабочие столы следует размещать таким образом, чтобы видеодисплейные терминалы были ориентированы боковой стороной к световым проемам, чтобы естественный свет падал преимущественно слева.

Искусственное освещение в помещениях для эксплуатации ПЭВМ должно осуществляться системой общего равномерного освещения. В производственных и административно-общественных помещениях, в случаях преимущественной работы с документами, следует применять системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана. Освещенность поверхности экрана не должна быть более 300 лк.

В качестве источников света при искусственном освещении следует применять преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ и компактные люминесцентные лампы (КЛЛ). В светильниках местного освещения допускается применение ламп накаливания, в том числе галогенных.

Для освещения помещений с ПЭВМ следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками, укомплектованными электронными пускорегулирующими аппаратами (ЭПРА). Допускается использование многоламповых светильников с электромагнитными пускорегулирующими аппаратами (ЭПРА), состоящими из равного числа опережающих и отстающих ветвей.

Применение светильников без рассеивания света и экранирующих решеток не допускается.

При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 - 700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. При этом допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики. Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5 - 0,7.

На табуретке или обычном стуле без вреда для здоровья можно провести не более 15 минут в день. Сиденье, сводящее риск к нулю, должно быть снабжено подлокотниками, снимающими нагрузку с мышц плечевого пояса. Упругая спинка анатомической формы уменьшает нагрузку на позвоночник. В результате конструкция равномерно поддерживает тело по всей площади его соприкосновения с креслом. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПЭВМ, позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) следует выбирать с учетом роста пользователя, характера и продолжительности работы с ПЭВМ.

Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений.

Конструкция рабочего стула должна обеспечивать:

ширину и глубину поверхности сиденья не менее 400 мм;

поверхность сиденья с закругленным передним краем;

регулировку высоты поверхности сиденья в пределах 400 - 550 мм и углам наклона вперед до 15 град, и назад до 5 град.;

высоту опорной поверхности спинки 300 +/- 20 мм, ширину - не менее 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости - 400 мм;

угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах +/-30 градусов;

регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах 260 - 400 мм;

стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм и шириной - 50 - 70 мм;

регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230 +/- 30 мм и внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах 350 - 500 мм.

В зависимости от роста работника выбирается размер стула, приложение Г.

Высота рабочей поверхности стола для взрослых пользователей должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм. Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной - не менее 500 мм, глубиной на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Неправильное положение рук при печатании на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Поэтому клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 - 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.

При 8-ми часовой работе на ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать через 2 часа от начала работы и через 1,5 - 2,0 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы. Важную роль в создании комфорта на рабочем месте играет вентиляция.

Вентиляция - это комплекс устройств обеспечивающих нормальные метеорологические условия и удаление вредных веществ из помещений.

При отсутствии вентиляции в закрытых помещениях возрастает концентрация углекислого газа и других вредных веществ. Это негативно сказывается на самочувствии людей, вызывает головную боль, сонливость, потерю работоспособности. Частично проблему можно решить, периодически проветривая помещение, однако в этом случае вместе со свежим воздухом внутрь попадает пыль, разные запахи, уличный шум. К тому же приходится постоянно открывать и закрывать окно или форточку. Вентиляция может быть естественной (аэрация) и механической в зависимости от способа перемещения воздуха. В зависимости от объема вентилируемого помещения различают обще обменную и местную вентиляцию. Обще обменная вентиляция обеспечивает удаление воздуха из всего объема помещения. Местная вентиляция обеспечивает замену воздуха в месте его загрязнения.

Независимо от типа вентиляции к ней предъявляются следующие общие требования: объем приточного воздуха должен быть равен объему вытяжного воздуха; элементы системы вентиляции должны быть правильно размещены в помещении; потоки воздуха не должны поднимать пыль и не должны вызывать переохлаждения работающих; шум от системы вентиляции не должен превышать допустимого уровня.

В производственной среде цвет используется как средство информации и ориентации, как фактор психологического комфорта и как композиционной средство. Цвет оказывает влияние на работоспособность человека, на утомление, ориентировку, реакцию. Холодные цвета (голубой, зеленый, желтый) действуют успокаивающе на человека, теплые цвета (красный, оранжевый) действуют возбуждающе. Темные цвета оказывают угнетающее действие на психику.

При выборе цветового решения интерьеров нужно учитывать категорию работы, ее точность, санитарно-гигиенические условия. Значительная роль в интерьере принадлежит выбору коэффициентов отражения поверхностей. Потолки помещений окрашиваются в белый цвет или близкие к белому цвету. В светлые тона окрашиваются фермы, перекрытия. Нижняя часть стен окрашивается в спокойные тона (светло-зеленый, светло-синий).

Шум является общебиологическим раздражителем, влияет не только на слуховой анализатор, но и на структуры головного мозга, вызывает сдвиги в различных функциональных системах организма, нарушение периферического кровообращения, изменение артериального давления. Шум способствует развитию утомления, снижению производительности труда, появлению шумовой патологии тугоухости. Развитие тугоухости длительный и постепенный процесс. При действии интенсивного шума изменения со стороны нервной системы значительно более выражены, чем развитие тугоухости. Допустимый уровень шума устанавливается с учетом характера работы, характера шума и продолжительности действия. Если уровень шума принтера превышает допустимые нормы, то понизить уровень шума можно, если поставить принтер на мягкую ткань.

Рабочее место специалиста по делопроизводству необходимо оборудовать ПК и оргтехникой, для удобства его работы. При выборе технических средств, необходимо учесть требования, предъявляемые к персональному компьютеру специалиста:

работа в реальном масштабе времени;

обеспечение требований ко времени реакции системы;

регистрация всей информации;

хранение данных о состоянии устройств системы;

возможность выдачи информации на принтер и экран монитора в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора.

3.4 Совершенствование системы электронного документооборота

Электронное делопроизводство включает в себя применение компьютерных технологий в управленческой деятельности для хранения, поиска, обработки и передачи информации.

Возможности для решения всех этих задач имеются в автоматизированной системе «Служебная переписка», разработанной на заказ специалистами информационно-вычислительного центра администрации города.

Для администрации города систему электронного документооборота целесообразнее разработать на заказ программистами информационно-вычислительного центра администрации, чтобы программа полностью учитывала всю специфику работы администрации города с входящей и исходящей документацией, отслеживала этапы движения документов, а также предусматривала формирование и печать отчетов.

Система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Система, с которой работают много пользователей, имеет централизованное управление. Эту функцию выполняют сотрудники информационно-вычислительного центра, осуществляющие единую согласованную политику настройки и управления системой

Также данная система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

При оценке эффективности внедрения АСД речь идет не только об оценке стоимостных характеристик программного продукта, что, бесспорно, важно для рационального расходования средств. Необходимо оценивать эффективность организации документооборота с использованием АСД, так как на основе одного и того же программного средства документооборот может быть организован по-разному, с разной степенью эффективности.

Эффективность внедрения АСД в организации проявляется в различных аспектах ее деятельности, так как автоматизированная технология документооборота затрагивает деятельность всей организации в целом и каждого ее подразделения. Прежде всего, внедрение АСД позволяет устранить имевшиеся недостатки в работе с документами: утери документов, задержки исполнения.

Экономия овеществленного труда при автоматизации документооборота проявляется в основном при использовании элементов электронного документооборота и выражается в уменьшении затрат на копирование документов (в том числе расхода бумаги), уменьшении избыточного хранения копий одних и тех же данных на различных серверах освобождение части объема серверов и т.п.

Достаточно ярко экономический эффект от внедрения АСД и использования электронного документооборота проявляется в уменьшении трудозатрат (экономия живого труда) на основные виды работ по документационному обеспечению управления. В первую очередь экономия живого труда проявляется в сокращении трудозатрат и времени на доставку документов адресату, на традиционные операции по обработке документов, справочно-информационную работу, поиск документов и т.п. Значительно уменьшаются непроизводительные затраты времени на поиск информации или документа (от нескольких часов до минут и секунд!), за счет ускорения документопотоков повышается оперативность и четкость работы сотрудников, улучшается качество ДОУ в организации в целом. В конечном счете, это позволяет более оперативно и обоснованно принимать управленческие решения, реагировать на изменения рынка и получать от этого материальную выгоду.

Что касается экономической эффективности данного программного средства, то «Служебная переписка» была разработана программистами информационно-вычислительного центра администрации города, поэтому затраты на совершенствование и внедрение были минимальными, так как это входит в должностные обязанности работника

ПС «Служебная переписка» предназначено для обработки двух видов документов, а именно: входящие документы и исходящие документы, и состоит из двух комплексов программ: «Документы входящие» и «Документы исходящие»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовом проекте была рассмотрена проблема совершенствования организационной структуры управления в ОАО «АМС».

В данной работе были рассмотрены теоретические основы организационного проектирования, был проведен анализ:

функций, задач и структуры астраханского отделения;

структуры отдела управления персоналом, его задач, функций;

организационно-нормативных материалов по делопроизводству;

характера загрузки делопроизводственного персонала и основных специалистов;

состава и структуры документопотоков;

организации работы с документами;

технологии прохождения документов;

организации изготовления (набора) и размножения документов;

организации доставки (движения) документов;

уровня автоматизации делопроизводства.

В ходе проведенного анализа был выявлен ряд недостатков, для устранения которых предприняты следующие меры:

изменения в структуре организации (ввод нового сотрудника, изменение штатного расписания);

разработка должностной инструкции делопроизводителя;

поиск и подбор кандидата на вакантную должность;

оснащение рабочего места нового сотрудника;

внедрена система автоматизации документооборота.

Благодаря эффективному использованию автоматизированной системы документооборота поддерживаются стабильные информационные взаимосвязи, существенно повышается оперативность обработки и поиска информации, доведения документов до исполнителей. Тем самым можно свести к минимуму случайные и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение уверенности в получении достоверной информации. Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа организации, и ее корпоративной культуры, так как часто о работе организации судят именно по работе с документами.

СПИСОК УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ

АРМ - автоматизированное рабочее место;

АС - автоматизированная система;

АСУ - автоматизированная система управления;

ГСДОУ - государственная система документированного обеспечения управления;

ДОУ - документационное обеспечение управление;

ЖЦ - жизненный цикл;

ЕСУД - единая система управления документооборотом;

ИО - информационное обеспечение;

ИТ - информационные технологии;

ОАО - Акционерное общество открытого типа;

ОРД - организационно-распорядительный документ;

ОС - операционная система;

ОАС - офисная автоматизированная система;

ПК - персональный компьютер;

САД - система автоматизированного документооборота;

СУБД - системы управления базой данной;

СЭД - система электронного документооборота;

УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительных документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 1997.

2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2000 года.

3. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введён Постановлением Госстандарта России № 28 от 27.02.1998г.)

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

5. ГОСТ Р 1.5-92. государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. 1992.

6. Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. --Т. VI. -- № 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской Империи. Собр. Первое. -- Т. XX. -- № 14392

7. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 9 августа 2006г.

8. Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства // Труды МГИАИ Т. 31. Вып. 2. 1975. C. 71-86.

9. Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд. - Спб.: Питер, 2006. - 410 с.: ил.

10. А.В. Охотников, Е.А. Булавина Документоведение и делопроизводство// учебное пособие. - Изд.2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ», 2005. - 304 с. - (Серия «Безупречные документы»)

11. М.В. Стенюков Документы. Делопроизводство. - М.: Приор-издат, (издание 9-е, переработанное и дополненное), 2005. - 160 с.

12. Т.Ю. Теплицкая Настольная книга секретаря - референта. - Изд.2-е - Ростов н/Д: «Феникс», 2006. - 256с. - (Серия «Профессиональное мастерство»).

13. Журнал «Делопроизводство» №4 - 2004г., №3 - 2005г., №1 - 2006г.

14. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» №8 - 2005г.

15. http://www.astrgorod.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Организационная структура ОАО «АМС»

Рисунок 9 - Организационная структура ОАО «АМС»

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Документооборот ОАО «АМС»

Рисунок 10 - Документооборот в ОАО «АМС»

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Оперограмма входящего документа

Рисунок 11 - Оперограмма входящего документа

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

УТВЕРЖДАЮ

__________________________

(Ф.И.О.)

Генеральный директор ОАО «АМС»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Делопроизводителя.

Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в

установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________________.

На должность Делопроизводителя назначается лицо, имеющее:

Делопроизводитель I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Делопроизводителя II категории не менее 3 лет;

Делопроизводитель II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Делопроизводителя не менее 3 лет;

Делопроизводитель: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Делопроизводитель должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

организацию архивного дела;

нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации

автоматизированных информационных систем управления;

основы программирования;

методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

основы эргономики, социальной психологии, социологии;

документообразование;

отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

основы экономики, организации труда и управления;

законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка. В период временного отсутствия Делопроизводителя его обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Делопроизводителя определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Делопроизводителя и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Делопроизводитель:

2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных

показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку

документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью Делопроизводитель может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

С инструкцией ознакомлен:___________________ _______________

(подпись) (Ф.И.О.)

"___"___________ _____ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Резюме

Ниетова Марина Ербулатовна

Сведения о себе: дата рождения: 8 июля 1985 года Семейное положение: не замужем

Тел. дом. 101-10-10, м.т.8(903) 101-01-01

Цель Пол учение работы личного помощника руководителя, секретаря-референта,

офис-менеджера

Образование: Высшее 1998-2003

Государственный педагогический университет. Отделение: Психологии и педагогики

Дополнительное октябрь 1998 - февраль 1999

образование: Региональный учебный центр

Курс: Организация документационного обеспечения управления предприятий с

различными формами собственности

Специальность: Секретарь - референт

Опыт работы: январь 2005 - настоящее время ООО «Торговый дом «NNN» офис-менеджер июль 2004 - декабрь

2004 ООО «Компания «NNN» офис-менеджер июнь 2002 - июнь 2004 ЗАО «NNN»

личный помощник руководителя ноябрь 2001 - апрель 2002 ЗАО «XXX» референт-

делопроизводитель

Исполняемые работа с информацией для успешного функционирования отдела снабжения и

обязанности: отдела маркетинга;

подготовка документов канцелярии и отдела кадров к плановой проверке

государственных организаций;

ведение кадровой документации в соответствии с ТК РФ;

оперативное взаимодействие и контроль за работой делопроизводителей филиалов;

обеспечение документооборота предприятия;

планирование рабочего дня руководителя;

отслеживание выполнения поручений руководителя;

координация деятельности вспомогательных служб, хозяйственное и техническое

обеспечение офиса;

оформление виз, подготовка командировок, заказ авиабилетов;

организация встреч;

телефонное обслуживание, работа с факсимильным, копировальным аппаратами, сканером.

Профессиональ- знание ПК на уровне опытного пользователя: MS Office (Word, Excel, Access),

ные знания и Internet;

навыки: знание общего и кадрового делопроизводства;

умение работать с оргтехникой;

владение слепым десятипальцевым методом печати со скоростью 300-320 ударов в минуту;

английский язык - базовый уровень.

Интересы и компьютеры, музыка, чтение

увлечения:

Дополнительная не имею привычки опаздывать, не теряю самоконтроля в стрессовых ситуациях,

информация: быстро адаптируюсь и обучаюсь

Размещено на Allbest.ru

...