Основы менеджмента

Результаты психологического планирования:

- разработка служебной карьеры на основе психологической ориентации сотрудников организации;

- создание подразделений на основе психологического соответствия сотрудников;

- положительный психологический климат в коллективе;

- создание личной мотивации людей, основываясь на философии организации;

- повышение интеллектуальных способностей членов коллектива и уровня их профессионального образования;

- уменьшение психологических конфликтов (недовольства, скандалов, обид, стрессов, раздражений);

- организация корпоративной культуры на основе норм поведения и образов идеальных сотрудников организации.

Желательно, чтобы психологическое планирование и регулирование выполняла профессиональная психологическая служба предприятия.

Возможности психологических методов: позволяют сделать правильный анализ душевного состояния людей, построить их психологические портреты, создать способы устранения психологического дискомфорта и формировать хороший климат коллектива.

Области изучения психологии труда: психологические аспекты профессионального отбора, профориентации, профессионального утомления, напряженности и интенсивности труда, несчастных случаев и др.

Области изучения психологии управления: анализирует аспекты поведения людей в трудовом коллективе, отношения руководителя и подчиненного, проблемы мотивации труда работников и психологического климата в коллективе.

Социально-психологические методы - это наиболее тонкий инструмент воздействия на социальные группы людей и личность человека.

Пример социально-психологических методов управления - удовлетворение и стимулирование персонала организации.

Для сохранения благоприятного климата в коллективе и эффективной работы в организации необходимо стимулировать работников, чтобы они были счастливы и довольны условиями и размером оплаты труда.

Все это приведет к высокой производительности труда, восприимчивости к инновациям и нововведениям и в результате к высокой конкурентоспособности создаваемой продукции.

18. ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ НА РАБОТНИКОВ

Психологическое воздействие на работников осуществляется с помощью различных психологических методов управления.

Разновидности психологического воздействия.

1. Побуждение - форма морального воздействия на человека, когда подчеркиваются положительные качества сотрудника, его квалификация и опыт, уверенность в успешном выполнении порученной работы. Все это позволяет повысить моральную значимость сотрудника в организации.

2. Убеждение основывается на логическом воздействии на психику человека для достижения установленных целей.

3. Осуждение - прием психологического воздействия на человека, который допускает отклонения от моральных норм в коллективе или результаты труда и качество работы которого весьма неудовлетворительны.

4. Вовлечение - психологический прием, с помощью которого сотрудники становятся соучастниками трудового или общественного процесса.

5. Внушение - психологически целенаправленное воздействие руководителем на подчиненного при помощи апелляции к групповым ожиданиям и мотивам побуждения к труду.

6. Принуждение - форма морального воздействия, когда сотрудника заставляют осуществлять определенную работу.

7. Подражание - способ воздействия на отдельного работника или социальную группу с помощью личного примера.

8. Плацебо - пример поведения авторитетного лица, когда сотрудникам с легкостью показывают какие-либо действия, превозмогая страх, боль, усталость и т. п.

9. Запрещение является промежуточным методом воздействия между принуждением и убеждением.

10. Требование является одной из форм распоряжения. Оно эффективно в том случае, когда руководитель обладает большой властью или пользуется неоспоримым авторитетом.

11. Порицание имеет убеждающее воздействие только в условиях, когда сотрудник идентифицирует себя с руководителем: «он один из нас».

12. Обманутое ожидание результативно в ситуации напряженного ожидания. Предшествующие события должны сформировать у сотрудника строго направленный ход мыслей. Если раскрывается несостоятельность этой направленности, то сотрудник оказывается в растерянности и без возражений воспринимает предлагаемую ему идею.

13. Командование используется в случаях, когда требуется быстрое и точное исполнение поручения.

14. «Взрыв» - прием, известный как мгновенная перестройка личности под влиянием сильных эмоциональных переживаний.

15. Совет - психологический метод, основанный на сочетании просьбы и убеждения. Совет используется во взаимоотношениях коллег, наставников молодых рабочих и опытных руководителей.

16. Просьба руководителя является действенным методом руководства, поскольку воспринимается сотрудниками как доброжелательное распоряжение и показывает уважение к его личности.

17. Похвала - позитивный психологический прием воздействия на человека, который оказывает более сильное действие, чем осуждение.

18. Комплимент - метод воздействия, заключающийся в акцентировании достоинств собеседника.

19. Намек - прием косвенного убеждения посредством шутки, иронии или аналогии. Особенность намека состоит в том, что он воздействует не на сознание, а на эмоции.

19. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Функции управления - вид управленческой деятельности (исполняется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.

Каждая функция управления является сферой действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных целым управленческим циклом.

Основные функции управления различных школ менеджмента.

1. Функции управления А. Файоля: предвидение, планирование, организация, координация, контроль.

2. Функции управления американской школы: планирование, организация, стимулирование, контроль.

3. Функции российской школы управления: целеполагание, анализ, прогнозирование, планирование, организация, координация, мотивация, учет и контроль, коммуникация, принятие решений.

Процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются идеи субъекта, т. е. менеджера. Функции управления объединяются процессом выработки и реализации управленческого решения, обладающим универсальными этапами в определенной их последовательности.

Особенность управления обусловливает наличие менеджера - субъекта управления, профессионального управляющего, прошедшего специальную подготовку, дающую ему право на выполнение функций по руководству людьми.

Важная особенность функций менеджмента, определенная спецификой российской экономики, состоит в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды.

Функции управления обеспечивают адаптацию производственно-хозяйственных систем к новым и часто изменяющимся государственным регуляторам, а также адаптацию к новым рыночным условиям во всех сферах хозяйственной и социальной деятельности.

Адаптивность - способность сохранения качественной определенности функции менеджмента при изменениях социально-экономической среды.

Состав адаптивных элементов системы управления: целевые, регулирующие, координирующие, активизирующие, мотивирующие, контролирующие, самоорганизующиеся средства воздействия.

Особенность: система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать меньшие потери ресурсов при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов.

Содержание функций управления: имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными. В системе управления все управленческие функции объединены в единый, целостный процесс. Функции управления обусловлены управляемой (объект управления) и управляющей (субъект управления) подсистемами, действующими законами науки управления, используемыми принципами управления и сложившимися в системе управления отношениями.

Использование функций управления: организация управления и разделение управленческого труда, выбор и улучшение организационной структуры управления, использование методов и средств управления, информационных технологий, подготовка и расстановка кадров и др. происходит с учетом состава и содержания функций управления.



20. КООРДИНАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Координация деятельности организации - это:

1) синхронизация прилагаемых усилий, их объединение в единое целое;

2) процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установленной цели;

3) распределение обязанностей (ответственности). Координация - управленческая деятельность по обеспечению взаимосвязи и слаженности субъектов, объектов и процессов труда во временных и пространственных рамках.

Возможности координации: создает предпосылки для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счет установления прочных связей между подразделениями организации и исполнителями.

Особенности координации: в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации требует от руководства определенных усилий.

Проблемы, возникающие при координации деятельности на уровне подразделения:

1) возможность возникновения противоречий при выполнении различных производственных функций, в частности в отношении объема необходимых для производства запасов. Задача контрольных органов заключается в оптимизации количества запасов;

2) ущемляются долгосрочные интересы организации за счет получения отделом кратковременной выгоды;

3) в результате наличия слишком большого числа снабженческих отделов или отделов по сбыту готовой продукции возникают проблемы;

4) существуют проблемы внутренних цен, когда каждое подразделение определяет собственную цену производства, чтобы оценить эффективность своей деятельности;

5) существует опасность разграничения определенных видов деятельности, которые должны быть тесно взаимосвязаны.

Наиболее результативна координация в тех случаях, когда сотрудник видит вклад собственного труда в достижение целей организации. Поэтому очень важно, чтобы каждый сотрудник предприятия был осведомлен о генеральной линии развития организации, ее задачах и целях.

Координация деятельности с помощью комиссий. Комиссии зачастую являются единственным средством координации различных функций организации. Здесь осуществляется обмен мнениями, лучше понимаются проблемы, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый сотрудник может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

Когда руководитель передает информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Значительным является и обратный процесс передачи информации - от подчиненного к руководителю. На этом этапе могут возникнуть сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений.



21. ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Планирование - процесс по разработке системы мер, направленных на достижение определенных целей.

Планирование дает ответы на вопросы: что необходимо сделать? За какой период времени? Какие ресурсы необходимы? Каким должен быть результат?

Планирование на микроуровне включает совокупность бизнес-планов, краткосрочных программ, которые должны содержать предполагаемые плановые показатели и необходимые меры для их достижения.

Планирование на макроуровне - основная форма государственного регулирования объектов управления.

История развития функции планирования в современном обществе.

В дореформенный период в России основным управленческим элементом было планирование. В этот период разрабатывались системы народно-хозяйственных планов: годовые, пятилетние, комплексные и прочие.

В 90-е гг. приоритетным стало программирование, разработка программ. Программы разрабатывались на различных уровнях: общегосударственном, на региональном и муниципальном. По периоду времени программы разделялись на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Составляющие компоненты цикла планирования:

- анализ внешней среды;

- определение сильных и слабых сторон развития;

- использование имеющихся преимуществ;

- разработка плана достижения цели;

- корректировка целей и отклонений;

- определение целей.

Особенность: планирование реализуется во взаимосвязи и взаимодействии с остальными функциями управления.

Принципы планирования.

1. Чем больше организация, тем разностороннее и четче должно быть планирование его деятельности.

2. Необходимо предвидеть ход развития событий в организации, в отрасли, в подразделениях, у конкурентов.

3. Разрабатывается запасной «аварийный» план, который удастся выполнить даже при самых неблагоприятных обстоятельствах.

4. В процессе планирования должны быть задействованы все звенья управления.

5. Планированием должны заниматься профессионалы.

6. Особое внимание следует уделить составлению бюджетов фирмы.

Уровни планирования:

- стратегические планы;

- тактические планы;

- оперативно-календарные планы; Виды планов по срокам:

- краткосрочные (до года);

- среднесрочные (от 1 до 2 лет);

- долгосрочные (5-10 лет);

- перспективные (более 10 лет).

По целям: стратегические и тактические.

Стратегия - план на долгий период времени (пять-десять лет), всегда связанный с решением важнейших проблем. Таковыми являются базовые цели и показатели: объем продаж, темпы роста, прибыль, доля на рынке, структура капитала, дивиденды, уровень качества продукции, устойчивость фирмы, социальные цели.

Возможности стратегического плана: позволяет планировать с позиции завтрашнего дня, это процесс, в результате которого происходит постоянная корректировка принятых управленческих решений, постоянный контроль за их выполнением.

Тактическое планирование связано с решением задач на ближайшее время (2-3 г.).

Составляющие компоненты планирования: миссия организации, принципы работы организации, определяющие ее культуру, цели и задачи долгосрочной деятельности, параметры эффективности, стратегии или способы достижения планируемых параметров, тактика или средства реализации намеченных стратегий.

22. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Организация - управленческая деятельность, направленная на обеспечение упорядочения процесса управления в целом.

Организация представляет собой как распределение функций исполнения управленческих решений, так и функций управления. Организация позволяет обеспечить основу целесообразного построения определенного органа управления, нахождения компетенции его структурных подразделений.

Организация как процесс формирования структуры включает:

1) распределение задач между сотрудниками;

2) распределение ответственности. Организовать - значит спланировать и определить функции и действия, необходимые для выполнения работы, а также объединить их в рамках рабочей группы или подразделения.

Организационное взаимодействие - формальные отношения между элементами менеджмента.

Организация - группа лиц, которые имеют цель, на достижение которой они сообща направляют свои усилия.

Организационная структура - целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели. Организацией также называют отдельную компанию.

Этапы построения организации.

1. Определение характера выполняемой работы. Рационально разделить всю работу на подпункты:

- деятельность, которая должна осуществляться, и способы взаимодействия;

- решения, которые будут приниматься;

- отношения с людьми, с которыми нужно взаимодействовать;

- влияние, оказываемое на менеджера другими лицами, принимающими решения.

2. Распределение работ между отдельными элементами менеджмента. Этот этап включает установление норм, стандартов, технических приемов в рамках научных методов управления; установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

3. Построение логических групп управления. Необходимо, чтобы элементы управления были сгруппированы по виду выполняемой работы, т. е. по «принципу ориентации». Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений), т. е. коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу под единым руководством.

Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков.

Во-первых, по принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод используется в случаях, когда профессиональные работники имеют одинаковый профессиональный уровень, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

Во-вторых, по функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу и т. д.

В-третьих, по территориальному признаку, когда организация осуществляет свою деятельность на территории разных областей.

В-четвертых, на основе выпускаемой продукции. Этот способ в настоящее время становится все более популярным на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

В-пятых, на основе интересов потребителя, когда его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса.

23. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

1. Особенности линейной организации управления:

а) распределение должностных обязанностей максимально нацеливает на выполнение производственных задач организации;

б) ведет к формированию стабильной и прочной организации;

3) все полномочия идут от высшего звена управления к низшему.

Преимущества линейной организации:

- четкое распределение обязанностей и полномочий;

- простота в понимании и использовании;

- ответственность;

- установленные обязательства;

- оперативный процесс принятия решений;

- возможность поддерживать необходимую дисциплину. Недостатки линейного построения организации:

- негибкость;

- жесткость;

- неприспособленность к дальнейшему росту организации.

Метод управления может быть бюрократическим, диктаторским, что снижает потенциальные возможности и подавляет инициативу молодых руководителей.

Руководитель может быть перегружен обязанностями, ответственностью, что может привести к стрессу и плохому управлению.

2. Сочетание линейного и функционального управления.

Это наиболее популярный подход. Линейное управление подкрепляется специальными вспомогательными службами. Функциональное построение организации в чистом виде - редкое явление.

Недостатки: разногласия между линейными и функциональными служащими. Линейные служащие часто противодействуют работе функциональных экспертов; возникающие расхождения во мнениях могут выразиться в неверной трактовке полученной от экспертов информации, которая передается линейными служащими непосредственным исполнителям.

3. Матричная система управления. Такая схема распределения полномочий предназначена для работы над специальным проектом.

4. Управление с использованием комитетов (комиссий). Менеджерам оказывается поддержка со стороны постоянных комиссий. Чаще всего комиссия имеет нижестоящую линейную организацию, через которую и осуществляется управление.

Виды отношений внутри организации.

1. Линейные отношения - отношения между руководителем и его подчиненными.

2. Функциональные отношения - отношения сотрудника, который уполномочен осуществлять определенную функцию в рамках всей организации, с другими членами коллектива. Как правило, такая производственная миссия имеет рекомендательный характер, а функциональный руководитель находится в рамках своей линейной организации.

3. Отношения управленческого аппарата существуют в случае представления чьих-либо прав и полномочий. Должностные обязанности при этом состоят в предоставлении рекомендаций, советов.

Достоинства: метод эффективен для обучения и подготовки будущих руководителей. Он экономит рабочее время для высшего звена руководителей, освобождает от ежедневной чисто административной работы.

Недостатки: помощники руководителей часто превышают свои полномочия, неофициально завоевывая дополнительные власть и влияние.

4. Латеральные отношения. Два вида латеральных отношений:

- коллегиальные - отношения между служащими (работниками) одного отдела, подчиненными одному начальнику;

- параллельные - отношения, которые вызваны потребностью в обмене информацией, идеями и мнениями между сотрудниками, занимающими одинаковое положение в организации, но работающими в разных отделах и подразделениях.

24. ВЗАИМОСВЯЗЬ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

Организации существуют в среде, состоящей из множества элементов, среди которых:

- изменяющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню сотрудников;

- акционеры с их интересами получения дивидендов,

- правительство с налоговыми и законодательными требованиями;

- партнеры, в отношении которых организация имеет свои обязательства;

- рынок с его спросом и предложением;

- действия конкурентов;

- последствия экономических кризисов и т. п.

Действия менеджеров при изменении внешней среды организации:

- постоянное отслеживание ситуации во внешней среде;

- уменьшение размеров организации;

- немедленная реакция на изменения внешней среды;

- реорганизация;

- введение системы производства «точно в срок».

Особенности производства «точно в срок»: части изготавливаются в точно назначенный момент времени так, что дефекты обнаруживаются, а их причины устраняются немедленно по ходу перемещения заготовки от позиции к позиции, в идеале вообще без попадания на склад.

Внешняя среда включает:

1) макрофакторы - политические, юридические, макроэкономические, научно-технические, социально-культурные и т. п.;

2) факторы микросреды - типы материалов и технологий, потребители, конкуренты, поставщики и посредники, источники капитала, трудовые ресурсы.

Политическая обстановка. В последние годы политическая обстановка характеризуется относительной стабильностью.

Юридические факторы. К основным правовым достижениям относятся законодательные акты, регулирующие отношения собственности, налогообложение, защиту прав потребителей, рекламу, товарные знаки и др.

Макроэкономические факторы. Характеризуются следующими показателями: валовой внутренний продукт, оборот розничной торговли, реальные располагаемые денежные доходы населения, экспорт и импорт товаров.

Демографические факторы. К ним относится: численность, структура, динамика и занятость населения.

Конкуренты. Важнейшим инструментом борьбы зарубежных конкурентов с российскими экспортерами является антидемпинговое законодательство.

Граница системы. Если существует отдельная организация, существует среда вокруг нее, следовательно, должна быть граница, отделяющая организацию от не организации.

Руководители должны управлять этой границей для того, чтобы создать условия воздействия на процессы внутри организации и ее взаимодействия со средой.

Разновидности границы:

- физическая составляющая (ограничивает рамки здания);

- организационная составляющая (отличия в уровнях заработной платы, социальных условий);

- граница в сознании людей (имидж организации, гордость принадлежностью к организации). Граница управляема, следовательно, она будет прозрачна для входов организации и ее выходов. Внутри границ происходит трансформация входов в выходы.

Входом организации могут быть материалы, люди, информация или любые их комбинации.

Выходы организации - это ее продукция (товары, услуги). Выходы организации экспортируются ею в среду. Ценность доходов организации от реализации ее выходов заключается в том, что они дают доступ к новым партиям ресурсов (входов), необходимых для ее дальнейшего функционирования - жизни.

Менеджмент управляет процессом трансформации, манипулирует входами и подстраивает выходы в соответствии с запросами рынка (внешней среды).

25. ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ И ДЕЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ

Степень централизации и децентрализации зависит от масштабов полномочий. При отсутствии делегирования полномочий управление организацией становится слишком централизованным.

Степень централизации снижается в случае, если больше решений принимается непосредственно на рабочих местах.

Отличительные особенности централизации: отсутствие передачи полномочий и пределов компетентности, что приводит к снижению оперативности в принятии решений.

Основная цель делегирования полномочий - сделать возможной децентрализацию управления организацией. Передаются лишь полномочия, всю ответственность продолжает нести старший руководитель.

Основные принципы передачи полномочий:

- сотрудник должен обладать достаточными полномочиями для достижения требуемого результата;

- сотрудник должен знать, перед кем он несет ответственность;

- все, что превышает компетенцию должности, передается высшим звеньям управления;

- старшее должностное лицо продолжает нести ответственность за действия подчиненного. Факторы, влияющие на уровень децентрализации:

1) размер затрат;

2) степень унификации;

3) размеры организации;

4) философия менеджмента;

5) наличие подходящего руководителя;

6) использование приемов контроля. Чем выше возможности контролирования, тем большей степени децентрализации можно достичь;

7) география деятельности организации;

8) влияние внешней среды.

Преимущества централизованного управления:

- более эффективный контроль за деятельностью организации;

- устранение повторения тех или иных усилий;

- возможность единых стандартов всех действий;

- более эффективное использование различных ресурсов.

Недостатки централизованного управления:

- промедления в принятии решений;

- рост бюрократизма;

- решения принимаются теми, кто имеет недостаточно полное представление о ситуации на производстве.

Масштабы управления . При установлении масштабов управления помимо степени сложности, характера осуществляемой работы необходимо учитывать субъективные возможности менеджера, его способности сотрудничать с коллегами.

Менеджер вправе осуществлять следующие действия для управления и контроля:

- составление ясного и краткого плана;

- делегирование полномочий;

- использование контрольно-проверочных нормативов.

Необходимость установления масштабов управления. В случае необоснованно увеличенных масштабов управления теряется личный контакт между руководителем и подчиненными, следовательно, руководитель может потерять влияние на коллектив, возможно появление подгрупп с неофициальным руководителем, возникают трудности в проверке результатов деятельности группы, снижается качество профессионального обучения работников, а также снижается контроль за выполнением порученных им заданий, что отрицательно сказывается на результатах труда.

Последствия необоснованно сокращенных масштабов управления:

- возникает слишком много уровней управления;

- возрастают административные затраты;

- больше времени отводится на принятие решений;

- возрастает степень контроля, что может привести к снижению инициативы и творческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном состоянии.



26. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ

Важность определения полномочий: для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Каждый работник организации должен понимать, что от него ожидают, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Этому способствует соответствующая справочная литература и инструкции по распределению обязанностей.

Организационные схемы и таблицы. При составлении схем следует учитывать, что схема дает только общие границы структуры организации. Схема должна отражать реальную структуру фирмы.

В случае если схему структуры организации трудно составить, то это может быть причиной того, что с течением времени структура организации стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

Достоинства построения схемы организации: на подготовительном этапе построения схемы организация должна быть подвергнута тщательному анализу. Анализ позволит выявить «слабые места», дублирование полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т. п.

Построение схемы позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации.

Применение схемы.

1. Она может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления организацией.

2. В качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций.

3. Схема используется в качестве справочного материала и позволяет служащим организации быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями.

Недостатки использования схематичных построений.

1. Схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она постоянна. Несмотря на то, что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений, что требует внесения замен и дополнений.

2. В схеме не отражаются неформальные отношения, что уменьшает ее практическую значимость.

3. Схемы по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают наиболее рациональных коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

4. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что может подразумевать их одинаковый статус, следовательно, иногда довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

Руководство (справочник) по организационному построению организации содержит перечень должностей с их подробным описанием.

Распределение обязанностей - это процесс определения масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Документ «Распределение обязанностей» включает следующие положения: уровень положения; название должности; отдел, в котором имеется эта должность; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; описание выполняемых функций; особые полномочия (обязанности); обязанности и права; число подчиненных; ограничения в полномочиях.



27. ПРОЦЕСС МОТИВАЦИИ

Основные стадии мотивации.

1. Возникновение потребностей. Потребность проявляется в виде того, что человек начинает ощущать, что ему чего-то не хватает. Проявляется она в конкретное время и начинает «требовать» от человека, чтобы он нашел возможность и предпринял какие-то шаги для ее устранения.

Основные группы потребностей:

- физиологические;

- психологические;

- социальные.

2. Поиск способов устранения потребности. Человек начинает искать возможности устранить неудовлетворенность.

3. Определение направления действия. Человек определяет, что и какими средствами он должен делать, чтобы устранить потребность:

- «что я должен получить, чтобы устранить потребность»;

- «что я должен сделать, чтобы получить то, что желаю»;

- «в какой мере я могу добиться того, чего желаю»;

- «насколько то, что я могу получить, может устранить потребность».

4. Осуществление действия. Человек прилагает усилия для того, чтобы осуществить действия, которые в итоге должны помочь в получении чего-то для устранения потребности.

5. Получение вознаграждения. Осуществив определенные действия, человек либо непосредственно получает то, что он использует для устранения потребности, либо то, что он может обменять на желаемый для него объект.

6. Устранение потребности. В зависимости от степени снятия напряжения и от того, вызывает устранение потребности ослабление или усиление мотивации деятельности, человек или прекращает деятельность до появления новой потребности, или продолжает осуществлять действия по устранению потребности.

Характер мотивационного процесса зависит от того, какие потребности инициируют его. Однако сами потребности находятся между собой в сложном взаимодействии, часто противоречат друг другу либо же, наоборот, усиливают действия отдельных потребностей. Следовательно, даже при самом полном знании мотивационной структуры человека, мотивов его действия могут возникать непредвиденные изменения в поведении человека и непредвиденная реакция с его стороны на мотивирующие воздействия.

Важным фактором, делающим мотивационный процесс непредсказуемым, является различие мотивационных структур отдельных людей, разная степень влияния одинаковых мотивов на различных людей и различная степень зависимости действия одних мотивов от других. У одних людей стремление к достижению результата может быть очень сильным, у других же оно может быть относительно слабым. Следовательно, конкретный мотив будет по-разному действовать на поведение людей. Вероятна и другая ситуация: два человека имеют одинаково сильный мотив к достижению результата. Но у одного этот мотив доминирует над всеми другими, и он будет добиваться результата любыми способами. У другого же этот мотив соизмерим по силе действия с мотивом на соучастие в совместных действиях. В этом случае поведение у них будет отличаться.

Рассмотрение процесса мотивации достаточно условно, поскольку в реальной жизни нет четкого разграничения стадий мотивации. В каждой конкретной ситуации все строго индивидуально и зависит от сложившихся обстоятельств.



28. ЗАДАЧИ И СПОСОБЫ МОТИВАЦИИ

Роль мотивации: выступает непосредственной причиной поведения сотрудников.

Мотивация - это процесс побуждения человека к определенной деятельности при помощи внутрилич-ностных и внешних факторов.

Ключевые задачи мотивации:

- популяризация качественного труда сотрудников;

- признание труда сотрудников, добившихся значительных результатов;

- использование различных форм признания заслуг;

- поднятие морального состояния сотрудника через признание его заслуг;

- демонстрация отношения фирмы к высоким результатам;

- обеспечение процесса повышения трудовой активности.

Виды мотивации.

Нормативная мотивация - побуждение человека к определенному поведению с помощью идейно-психологического воздействия: убеждения, внушения, информирования, психологического заражения и т. п.

Принудительная мотивация, основывающаяся на применении власти и угрозе ухудшения удовлетворения потребностей работника в случае невыполнения им соответствующих требований;

Стимулирование - воздействие на внешние обстоятельства с помощью блат, стимулов, побуждающих работника к определенному поведению.

Нормативная и принудительная мотивации являются прямыми способами мотивации, т. к. предполагают непосредственное воздействие на человека, принудительная мотивация - стимулирование - косвенный способ, т. к. в его основе лежит воздействие внешних факторов - стимулов.

Предпосылки возникновения мотивов.

1. В распоряжении общества имеется набор благ, соответствующих социально обусловленным потребностям человека.

2. Для получения этих благ необходимы трудовые усилия человека, трудовая деятельность позволяет работнику получить эти блага с меньшими материальными и моральными затратами, чем любые другие виды деятельности.

Мотив - преимущественно осознанное внутреннее побуждение личности к определенному поведению, направленному на удовлетворение ею тех или иных потребностей. Актуализация мотива означает превращение его в главный импульс психологической активности, обусловливающий поведение.

Мотив характеризует волевую сторону поведения, т. е. он тесно связан с волей человека, представляет собой преимущественно осознанное побуждение.

Возникновение мотива: порождается определенной потребностью, выступающей конечной причиной человеческих действий.

Мотивация - процесс создания системы условий или мотивов, воздействующих на поведение человека, направляющих его в нужную для организации сторону, регулирующих его интенсивность, границы, побуждающих проявлять добросовестность, настойчивость, старательность в деле достижения целей.

Особенность мотивов: мотивы, являясь личностным побуждением к активности, тесно связаны со средой жизнедеятельности, поскольку в ней содержится вся совокупность потенциально возможных стимулов. Индивидуальность человека отражается в выборе стимулов.

Виды мотивов:

1) внутренние;

2) внешние.

Внешние мотивы обусловлены стремлением человека обладать какими-то не принадлежащими ему объектами или, наоборот, избежать такого обладания. Внутренние мотивы связаны с получением удовлетворения от уже имеющегося у человека объекта, который он желает сохранить, или неудобствами, которые приносит обладание им, а следовательно, стремление от него избавиться.

29. ТЕОРИЯ МОТИВАЦИИ Д. МАКГРЕГОРА

Теория мотивации Д. Макгрегора сочетает в себе две противоположные концепции: теорию «X» и теорию «Y». Основные положения теории «X»:

- жесткое руководство и контроль являются основными методами управления;

- человек стремится избегать работы;

- для достижения целей организации надо принуждать работников трудиться под угрозой санкций, не забывая при этом и о вознаграждении;

- сотрудники не очень честолюбивы, боятся ответственности и желают, чтобы ими руководили;

- в поведении сотрудников преобладает стремление к безопасности.

В деятельности руководителя должна преобладать негативная мотивация, основанная на страхе наказания.

Теория «Y» является дополнением теории «X» и основывается на противоположных принципах.

Основные положения теории «Y»:

- при благоприятном, удачном прошлом опыте сотрудники хотят брать на себя ответственность;

- при существовании соответствующих условий сотрудники формируют в себе самодисциплину и самоконтроль;

- лучшие средства достижения целей организации - вознаграждение и личностное развитие;

- нежелание работать - это не врожденное качество сотрудника, а следствие плохих условий труда, которые сдерживают прирожденную любовь к труду;

- трудовой потенциал работников выше, чем обычно считают.

Основная мысль теории «Y»: необходимо предоставлять сотрудникам больше свободы для осуществления самостоятельности и творчества.

«XY-теорию» необходимо применять, учитывая конкретное состояние уровня сознания и мотивации работников. Руководитель должен стремиться развивать группу, если она недостаточно мотивирована, от состояния «X» к состоянию «Y» или от состояния «экономического человека» к «человеку социальному». мотивация менеджмент управление персонал

Современная интерпретация теории «Y» Зигерта и Ланга.

1. Большинство сотрудников получают от работы удовлетворение, радость, ощущают ответственность за свой труд, выражая свою потребность в личной причастности к результатам деятельности.

2. Любые организационные действия должны быть осмысленными.

3. Любой сотрудник стремится выразить себя в труде, лучше познать себя в деле, показать другим свои возможности.

4. Каждый сотрудник имеет собственную точку зрения на то, как усовершенствовать результаты своей деятельности.

5. Каждый человек стремится к успеху, для достижения которого работник прилагает усилия.

6. Сотрудник хочет доказать свою значимость, а также важность своего рабочего места.

7. Каждый сотрудник должен ощущать свою значимость.

8. Сотрудники сильно переживают, если их наказывают за проявленную инициативу. Причиной инициативы часто бывает не погоня за вознаграждением, а стремление к самовыражению.

9. Сотрудники оценивают свою значимость перед руководством по своевременности и полноте получаемой информации.

10. Хороший сотрудник рассчитывает на признание и поощрение, причем не только материальное, но и моральное.

11. Сотрудники испытывают недовольство, если решение об изменении в их работе принимаются без их ведома.

12. Любой сотрудник хочет знать критерии оценки своего труда.

13. Контроль со стороны неприятен для любого человека, в связи с этим важен самоконтроль.

14. Большинство людей хотят получать новые знания.

15. Если сотрудник имеет свободу выбора действий, то он работает с полной отдачей.

30. ТЕОРИЯ ДВУХ ФАКТОРОВ Ф. ХЕРЦБЕРГА

Ф. Херцберг исследовал двести инженеров и бухгалтеров для выявления мотивационных факторов и их силы.

Служащим задавались два вопроса: «Можете ли Вы детально описать, когда Вы чувствуете себя на работе исключительно хорошо?» и «Можете ли Вы детально описать, когда Вы чувствуете себя на работе исключительно плохо?».

В результате проведенного исследования выявились две группы факторов, влияющих на мотивацию труда. Первую группу факторов Херцберг назвал гигиеническими факторами, вторую - мотиваторами.

Сами по себе гигиенические факторы не вызывают удовлетворенности, но их ухудшение вызывает неудовлетворенность трудом.

При улучшении гигиенических факторов неудовлетворенность не ощущается, но когда такое улучшение воспринимается сотрудниками как естественное, само собой разумеющееся, то нет и удовлетворенности.

Разновидности гигиенических факторов: отношения с коллегами, начальством и подчиненными; вознаграждение; способности руководителя; физические условия труда.

Мотиваторы вызывают удовлетворенность трудом, способствуют высокому уровню мотивации и трудовых достижений.

Разновидности мотиваторов: достижение целей, признание, интересное содержание труда, самостоятельность и ответственность, профессионально-должностной рост, возможности самореализации.

Границы между отдельными гигиеническими факторами и мотиваторами относительны. Так, деньги в форме фиксированной зарплаты относятся к факторам гигиены, в то же время такой мотиватор, как должностной рост, также подразумевает повышение зарплаты.

Для того чтобы избежать неудовлетворенности трудом, достаточно наличия гигиенических факторов в обычном объеме, повышение же производительности труда достигается с помощью мотиваторов.

Основные идеи Ф. Херцберга.

1. Существование мотиваторов может лишь частично компенсировать отсутствие факторов гигиены.

2. Отсутствие гигиенических факторов ведет к неудовлетворенности трудом.

3. Позитивное максимальное мотивационное воздействие достигается с помощью мотиваторов при наличии факторов гигиены.

4. В обычных условиях наличие гигиенических факторов воспринимается как должное и не оказывает мотивационного воздействия.

Отличие модели Ф. Херцберга: отрицает простую альтернативность в воздействии различных мотива-ционных факторов на удовлетворенность трудом.

Главный вывод из теории Ф. Херцберга: руководители должны очень осторожно подходить к использованию различных стимулов и, когда потребности низшего уровня достаточно удовлетворены, не делать упор на гигиенические факторы. И им не следует тратить время и средства на использование мотиваторов, пока не удовлетворены гигиенические потребности сотрудников.

Основные практические рекомендации.

1. Сотрудникам желательно предоставить возможность самостоятельно составлять расписание своей работы.

2. Им следует создать условия для роста собственной самооценки и уважения.

3. Сотрудники должны нести определенную материальную ответственность.

4. Работники должны постоянно узнавать о позитивных и негативных результатах своей работы.

5. Сотрудники должны иметь возможность открытого и приятного общения с руководителями всех уровней управления.

6. Они должны отчитываться за работу на порученном им направлении.

31. ТЕОРИЯ ИЕРАРХИИ ПОТРЕБНОСТЕЙ А. МАСЛОУ

А. Маслоу считает, что на человека влияет целый комплекс потребностей, которые можно объединить в несколько групп, расположив их по принципу иерархии.

Практическое применение теории А. Мас-лоу: руководитель, хорошо знающий уровень потребностей своего сотрудника, может предвидеть, какой тип потребностей будет доминировать у него в обозримом будущем, и использовать соответствующий мотиватор для повышения эффективности его деятельности.

Физиологические потребности - это потребности в пище, одежде, жилье, сне, отдыхе, сексе и т. п. Их удовлетворение необходимо для поддержания жизни, выживания. В организации это потребности в заработной плате, отпуске, пенсионном обеспечении, перерывах в работе, благоприятных рабочих условиях, освещении, отоплении, вентиляции и т. п. Сотрудники, поведение которых движет этими потребностями, мало интересуются смыслом и содержанием труда, их заботит главным образом его оплата и условия.

Потребности в безопасности - физическая и экономическая безопасность. Потребности в безопасности отражают стремление сохранить достигнутое положение, в том числе уровень зарплаты и различные льготы, защитить себя от опасности или лишений. В организациях эти потребности выражаются в стабильной занятости, безопасности работы, создании и (или) сохранении профсоюзов, социальном страховании, выходном пособии и т. п.

Социальные потребности направлены на общение и эмоциональные связи с другими: дружбу, любовь, принадлежность к группе. В организации это выражается в том, что они входят в формальные и неформальные группы, так или иначе сотрудничают с товарищами по работе. Мотивированный социальными потребностями человек рассматривает свой труд как частичку деятельности всего коллектива.

Потребности в уважении (личностные потребности). К ним относятся потребности как в самоуважении, так и в уважении со стороны других, в том числе потребности в престиже, авторитете, власти, служебном продвижении. Потребность в уважении со стороны других людей ориентирует человека на завоевание и получение общественного признания, репутации, статуса внутри группы.

Потребности в самореализации (самовыражении) - потребности в творчестве, в осуществлении собственных замыслов, реализации индивидуальных способностей, развитии личности, в том числе познавательные, эстетические потребности. Потребности в самореализации характеризуют наиболее высокий уровень проявления человеческой активности.

Потребности в самореализации - это потребности роста, который может быть безграничным.

Между всеми группами потребностей существует иерархия, определенное соотношение, которое можно изобразить в виде пирамиды. В мотивации поведения человека более высокие потребности актуализируются, становятся главными и определяют поведение сотрудника лишь после того, как удовлетворяются низшие потребности. Удовлетворенность работника достигается в том случае, когда степень насыщения потребности соответствует его ожиданиям. Иначе наступает чувство неудовлетворенности, которое блокирует актуализацию более высоких потребностей.

32. ТЕОРИЯ МОТИВАЦИОННЫХ ПОТРЕБНОСТЕЙ Д. МАК-КЛЕЛАНДА

Дуглас Мак-Клелланд попытался обнаружить наиболее важные среди «вторичных потребностей», которые становятся актуальными при условии достаточной материальной обеспеченности. Он считал, что любая организация дает сотруднику возможности воплотить 3 потребности высшего уровня: во власти, успехе и принадлежности.

Все сотрудники в какой-то мере испытывают потребности в успехе, власти и принадлежности. Но у разных людей эти потребности выражены по-разному или существуют в определенных сочетаниях. То, как они сочетаются, зависит от врожденных качеств, от личного опыта, ситуации и культуры человека. У них потребности во власти, успехе и принадлежности проявляются в соответствующих мотивах поведения.

Основные мотивы постоянны и меняются только в течение длительного промежутка времени. Основные мотивы подвержены краткосрочным колебаниям.

Основные идеи Дугласа Мак-Клеланда.

1. Потребность в успехе не в одинаковой степени выражена у разных работников. Человек, направляющий свои действия на достижение успеха, желает автономии и готов нести ответственность за результаты своей работы. Такие сотрудники стремятся ставить реально достижимые цели, избегать необоснованного риска. Они получают большее удовлетворение не от награды за проделанный труд, а от самого процесса работы, в особенности от ее удачного завершения. Сотрудники, ориентированные на успех, чаще других добиваются его. В процессе мотивирования сотрудников руководитель должен учитывать особенности людей с сильно выраженной потребностью в успехе, давая им соответствующие задания.

2. Потребность во власти проявляется в желании оказывать влияние на других людей, контролировать их поведение, а также в готовности отвечать за других. Потребность во власти положительно влияет на эффективность руководства. Следовательно, на руководящие посты разумно отбирать людей с выраженной потребностью во власти, т. к. такие люди обладают высоким самоконтролем и более ответственно подходят к выполняемой ими работе.

3. Потребность в принадлежности. Она выражается в желании общаться и иметь дружеские отношения с другими людьми. Сотрудники с высокой потребностью в принадлежности достигают высоких результатов в первую очередь при выполнении заданий, требующих высокого уровня социального взаимодействия и хороших межличностных отношений.

Мак-Клелланд выделил 3 типа менеджеров.

1. Институциональные менеджеры - обладают высоким уровнем самоконтроля. Для них свойственна более сильная потребность во власти, чем в групповой принадлежности.

2. Менеджеры, у которых потребность во власти доминирует над потребностью в принадлежности, но в целом люди этого типа более открыты и социально активны, чем институциональные менеджеры.

3. Менеджеры, у которых потребность в принадлежности доминирует над потребностью во власти; они тоже открыты и социально активны.

Менеджеры первых двух типов более эффективно управляют своими подразделениями главным образом благодаря своей потребности во власти.



33. МОРАЛЬНОЕ СТИМУЛИРОВАНИЕ РАБОТНИКОВ

Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) в определении здоровья рссмотрела физическое и психическое состояние человека.

По определению ВОЗ здоровье - это «состояние хорошего физического, психического и социального самочувствия», а не только отсутствие болезни или травмы.

Ответственность за создание хорошего самочувствия лежит в первую очередь на самом человеке. Забота о здоровье отражает способность и желание личности отвечать за себя.

Руководитель организации должен стараться не подвергать опасности здоровье сотрудников. Он ответственен за то, чтобы в их сфере деятельности были всем известны и выполнялись предписания по технике безопасности. Руководитель не должен доверять своим сотрудникам работу, которая не соответствует состоянию их здоровья.

Контроль физического состояния.

Поддержание физической формы оказывает укрепляющее влияние на здоровье человека. Физическая активность является формой снятия психического давления. Физическое утомление делает более яркой и четкой умственную деятельность, психический настрой усиливается, и находится новый угол зрения трудных вопросов. Но необходимо создавать такие условия, чтобы занятия спортом не становились новым поводом для стресса.

...