Актуальность темы данного исследования заключается в том, что на сегодняшний день создаются большие объемы документированной информации в любых организациях. Поэтому изучение организации работы делопроизводственной службы конкретного учреждения позволит понять какими функциями наделяется это подразделение и какую роль играет в движении документов по документопотокам.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

- структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

- требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

- существующие делопроизводственные традиции.

Степень изученности темы. Статьи В.Ф. Янковой Янковая В. Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. - Режим доступа: URL: http: //www.sekretariat.ru/discuss/91390/ (дата обращения 03. 04.2013); Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. - Режим доступа: URL: http: //http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013). дают определение службе ДОУ, определяют ее назначение. В учебнике Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой и Л.В. Санкиной Делопроизводство. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М., 2006. - 560 с. приводятся задачи и группы функций службы ДОУ.

Объектом исследования является организация делопроизводства в организации.

Предметом исследования стала организация работы делопроизводственной службы (на примере управления делами ФГАОУ ВПО "НИУ БелГУ").

Целью работы было изучить принципы работы управления делами НИУ "БелГУ" как делопроизводственной службы учреждения.

В ходе исследования были поставлены следующие задачи:

"Делопроизводственная служба" - это понятие в настоящее время употребляется в двух значениях:

1. Структурное подразделение организации, выполняющее делопроизводственные функции.

2. Структурное подразделение организации, осуществляющее делопроизводственные функции, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях Янковая В. Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. - Режим доступа: URL: http: //www.sekretariat.ru/discuss/91390/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

"Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти".

Именно второе значение понятия "делопроизводственная служба" важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель - или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. Однако применительно к положению о делопроизводственной службе нужно иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. - Режим доступа: URL: http: //http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013). . Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

объем документооборота организации;

наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». рекомендуется использовать следующие наименования:

1) в министерствах и ведомствах - управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

o секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

o инспекция при министре (руководителе ведомства);

o канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

o отдел писем (жалоб);

o отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

o центральный архив;

2) на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

o подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

o секретариат;

o экспедиция;

o копировально-множительное бюро;

o архив Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М., 2004. - С. 16. .

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Управление делами - это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций Янковая В. Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. - Режим доступа: URL: http: //www.sekretariat.ru/discuss/91390/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Остальные приведенные названия - канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия - это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с "канцелярской рутиной", "канцелярской волокитой", то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название "общий отдел" многим не совсем понятно, поскольку слово "общий" может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия "отдел делопроизводства", "отдел по работе с документами" и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию "канцелярия" (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как "отдел делопроизводства", "отдел документационного обеспечения" и т.п. Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. - Режим доступа: URL: http: //http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции Энциклопедия делопроизводства. Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления Режим доступа: URL: http: //www.edou.ru/enc/razdel41/? COURSE_ID=6&LESSON_ID=128 (дата обращения 03. 04.2013). .

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота;

· унификация форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

· внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Делопроизводство. - М., 2006. - С. 46. .

К технологическим функциям следует отнести:

· осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

· регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

· ведение информационно-справочной работы по документам организации;

· машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

· копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

· разработка и проектирование бланков документов;

· подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

· подготовка к докладу руководству поступающих документов;

· организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

· регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

· организация хранения документов в структурных подразделениях;

· организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

· повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

· организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

· организация делопроизводства по обращениям граждан;

· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Указ. соч. - С. 50.

К контрольным функциям относят:

· контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

· контроль за сроками исполнения документов;

· осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Указ. соч. - С. 52.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

· разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

· проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Указ. соч. - С. 53. .

Статус делопроизводственной службы, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о делопроизводственной службе, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы большое значение имеет определение ее целей и задач, в примерном положении о делопроизводственной службе этот раздел называется "Цели и задачи службы ДОУ". В примерном положении цель делопроизводственной службы сформулирована следующим образом: "Основной целью делопроизводственной службы является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления". Данную формулировку ("организация, руководство, координация, контроль и реализация работ") можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.

Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название). Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

- изменение законодательства в сфере информации и документации;

- изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);

- изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинамиЯнковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М., 2004. - С. 22. .

Конечно, в одних организациях эти изменения более ощутимы, в других - менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно, для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности делопроизводственных служб и выражаются, прежде всего, в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре делопроизводственной службы, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному персоналу.

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы делопроизводства могут входить: секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы делопроизводства выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях делопроизводственная служба состоит из 2-3 человек Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. - Режим доступа: URL: http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Во многих организациях делопроизводственная служба не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба делопроизводства фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба делопроизводства непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности делопроизводственной службы

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21. 08.1998 № 37). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .

Для определения численности персонала службы делопроизводства используются нормативные документы по труду и организации труда Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации. - Режим доступа: URL: http: //vinirina-prof. ucoz.ru/index/sluzhba_dou_v_organizacii/0-6 (дата обращения 02. 04.2013) . Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. - М., 1995. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». . М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М, 1992. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». . М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. - М., 1993. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». . М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. - М., 2002. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». . М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы делопроизводства - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники делопроизводственной службы. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

§ 1.2 Разработка положения о службе делопроизводства и должностных инструкций работников

Важная задача в организации делопроизводственной службы - это разработка положения о службе делопроизводства и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы делопроизводства самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел "Права и ответственность" целесообразно разделить на два раздела: "Права" и "Ответственность" в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы делопроизводства завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

§ 1.3 Нормативное регулирование деятельности делопроизводственной службы